Куда отправляются документы по закупкам. Схема проведения закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика)
Согласно законодательству РФ, при выборе поставщика услуг или товаров для государственных органов обязательно должны проводиться тендеры. Такие закупки можно считать взаимовыгодными: заказчик может выбрать контрагента, который предоставит товар либо услугу по выгодной цене, а исполнитель может подписать очень выгодный контракт на большой объем работ. Принять участие в конкурсе может любое предприятие, независимо от формы собственности. Все, что требуется, – это собрать документы для тендера и подать заявку.
Что требуется для участия в тендере?
Деятельность в сфере государственных закупок способно принести предприятию хорошую прибыль. Однако до сих пор совершенно не все успешные предприятия рискуют подавать заявки, потому что просто не знают, как это сделать правильно.
Документация
В большинстве случаев для участия в конкурсе требуется стандартный пакет документов. Однако заказчик может дополнительно потребовать дополнительную документацию. О том, что требуется представить дополнительные документы на участие в тендере, заявителя извещают в письменном виде.
Стандартный пакет бумаг включает в себя:
- заявку на участие (на ней обязательно должна стоять печать и подпись исполнительного органа);
- опись представляемых документов, подписанную руководителем предприятия-заявителя;
- список лиц, уполномоченных действовать от имени заявителя;
- заверенные копии приказов об их назначении;
- копию приказа о назначении на должность главного бухгалтера;
- выписку из ЕГРЮЛ, взятую не более чем за 15 дней до подачи документов;
- заверенные копии устава и учредительных документов компании-заявителя;
- заверенную копию свидетельства о регистрации юридического лица;
- копию свидетельства о постановке юридического лица на учет в налоговом органе;
- документацию, подтверждающую наличие опыта работы в качестве исполнителя по тендерам;
- справку из банка, который оказывает банковские услуги заявителю, о платежеспособности своего клиента;
- справку из налоговой, в которой подтверждается отсутствие задолженности по платежам;
- копии бухгалтерских отчетов за 3 последних отчетных периода, на которых стоит отметка налогового органа;
- копии бумаг с отметкой налогового органа, отражающих доходы и расходы за три последних отчетных периода.
Заказчик имеет право запросить у участников тендера лицензии на осуществляемую деятельность и другие разрешительные документы.
Чтобы получить гарантию высокого качества товаров либо услуг, заказчик имеет право требовать от потенциальных исполнителей приложить к основному комплекту документов копии сертификатов и дипломов специалистов компании, которые будут работать по тендеру.
Если компания-заявитель поставляет товары не собственного производства, то потребуется дополнительно предоставить свидетельство дилера.
В том случае, когда поставляемый товар должен быть сертифицирован, к заявке на участие прилагаются сертификаты и декларации соответствия на товар.
Порядок подачи документов
Чтобы принять участие в конкурсе, компании должны к заявке приложить все документы по тендеру, а также их опись. Все бумаги должны быть заверены у нотариуса.
- Приняв решение участвовать в тендере, руководитель компании должен подать заявление на участие, в котором он своей подписью подтверждает, что принимает все условия, прописанные в государственном контракте, а также то, что его компания не имеет задолженностей по налоговым выплатам и не проходит процедуру ликвидации.
- В том случае, если заказчик просит обеспечить заявку на участие в тендере, то руководитель компании-соискателя должен оплатить нужную сумму, а к заявке приложить соответствующие документы для участия в тендере. Если заявку не обеспечить, заказчик аннулирует ее, и компания к участию в торгах не допускается. Обычно размер денежного обеспечения может составлять до 5% от суммы будущего контракта. Поэтому заявитель должен быть готов к тому, что ему придется заплатить определенную сумму за участие в торгах.
- Вся документация предоставляется на русском языке. Если заявку на участие в тендере подает иностранное предприятие, то бумаги составляются на русском языке и на языке предприятия-заявителя.
- Все бумаги, поданные для участия в тендере, должны быть прошиты и опечатаны.
- Заявка на участие подается в запечатанном конверте.
- В документацию для тендеров разрешено вносить изменения до того момента, пока не истек срок их подачи.
- Заявитель может отозвать или отменить заявку до того, как срок подачи документов истечет.
- Если при проверке документации заказчик обнаруживает ошибки или нехватку какого-либо документа, он вправе отказать заявителю в принятии заявки. Иногда, когда ошибки присутствуют, но заказчик считает их несущественными, заявление на участие принимается.
Подготовка документов для проведения тендера
Все бумаги, объем которых более одного листа, должны быть прошиты. Тем, кто решил подготовить документацию самостоятельно, не будет лишним изучить информацию о том, как прошивать документы для проведения тендера.
Сшивание защищает документацию от подделки и уже давно признано самым надежным способом подтверждения подлинности многостраничных документов. Если документ очень объемный и состоит из большого количества листов, то его делят на небольшие стопки, которые сшивают по отдельности, а потом все стопки собираются в один документ, сбоку которого прикрепляется картонная корочка.
Чтобы сшить бумаги для проведения тендера, понадобится:
- шило или дырокол;
- печать;
- клей для бумаги;
- иголка и банковский шпагат (либо суровые нитки);
- печать;
- лист бумаги размером примерно 6х4 см.
Сам процесс сшивания несложен, но проводить его следует аккуратно, чтобы не повредить сам документ и не испортить его внешний вид. Неаккуратно сшитые и смятые листы, скорее всего, создадут у комиссии негативное представление о заявителе. Все листы должны быть пронумерованы в обязательном порядке. Если на них сохранились скрепки или скобки, их нужно удалить.
Примерно посередине левого поля шилом делается несколько отверстий. Они должны располагаться вертикально на одном уровне. Расстояние между проколами должно быть около 3 см. Затем листы прошиваются, а остаток нити выводится на обратную сторону последнего листа. Длина хвостика нити должна быть не менее 6 см. Концы нитей связываются на узел и прижимаются к бумаге. Сверху на них клеится лист неплотной бумаги, под которым должен отчетливо просматриваться узелок.
Тендерная документация — это пакет документов, содержащий извещение о закупке, информацию об объекте, предмете и условиях торгов, инструкцию участникам, условия заказчика передачи победителю заказа на выполнение работ, указанных в предмете закупки.
Участие в тендерах и аукционах подразумевает под собой выполнение определенных условий, предоставление информации и документов, указанных в документации закупки. Сюда входят требования к компаниям-участникам, качеству и количеству необходимых товаров, работ или услуг.
Подготовка документов для тендера
Чтобы заказчик оценил предложение потенциального исполнителя и получил информацию о нем, участник тендера должен собрать определенный пакет документов. Корректное их оформление и правильный перечень — важнейшее условие участия в закупке.
Документооборот при проведении тендера регулируется Федеральными законами:
- государственные торги — ФЗ №44;
- закупки компаний с государственным участием — ФЗ №223.
Закупки частных компаний не регламентируются, и поэтому перечень документов для участия в аукционах может быть любым.
Документы для участия в открытом конкурсе
Процедура подачи заявок регламентирована ст.51 ФЗ №44. Главное, чтобы оформление и содержание документов отвечали требованиям, установленным в конкурсной документации и извещении о проведении открытого конкурса. Там же содержится информация о сроках и месте приема заявок.
Заявка на участие должна содержать опись документов. Требовать от участника документы, не оговоренные в ст. 51 ФЗ №44, заказчик не имеет права.
- Информация и документы об участнике закупки, которые необходимо предоставить в составе заявки на участие в открытом конкурсе:
- Коммерческое предложение: цена предлагаемого товара (в случае осуществления поставки товара - цена за единицу товара), объем, страна происхождения;
- в случаях, предусмотренных конкурсной документацией, копии документов, подтверждающих соответствие товара, работы или услуги требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации (сертификаты, паспорта качества и пр.);
- если цена контракта в предложении участника ниже начальной максимальной цены контракта на 25% и более, то участнику необходимо предоставить подтверждение добросовестности, а именно копии ранее исполненных контрактов со всеми приложениями, а также все закрывающие документы по этим контрактам;
- обеспечение заявки на участие в тендере: подтверждение перечисления денежных средств в виде платежного поручения или банковской гарантии.
— для юридических лиц - название и фирменное наименование, фактический и юридический адрес с индексом, ИНН учредителей, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа (обычно, это Генеральный директор); для физических лиц — фамилия, имя и отчество, паспортные данные, места жительства и номер телефона;
— выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей) или нотариально заверенная ее копия; для физических лиц — документы, удостоверяющие личность;
— документ, подтверждающий полномочия лица на осуществление действий от имени участника открытого конкурса: решение или протокол о назначении или избрании на должность, а также при необходимости - доверенность на осуществление действий от имени участника открытого конкурса;
— документы, подтверждающие соответствие компании-участника требованиям установленным в конкурсной документации (лицензии, сертификаты, декларации и т.д.);
— копии учредительных документов;
— решение об одобрении или о совершении крупной сделки;
— документы, подтверждающие отнесение участника к учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы или к организациям инвалидов;
— в случае применения национального режима: документы, подтверждающие соответствие такому режиму;
— документы, подтверждающие принадлежность участника к субъектам малого предпринимательства или социально ориентированным некоммерческим организациям в случае, если такое ограничение установлено Заказчиком в извещении и документации о проведении открытого конкурса.
Все документы должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью компании и подтверждены подписью уполномоченного лица. Это значит, что участник несет ответственность за подлинность предоставленных документов.
Документы для участия в электронном аукционе
Основные правила оговорены в ст. 66 ФЗ №44.
Электронный аукцион отличается тем, что весь документооборот и заключение самой сделки происходит на электронных торговых площадках. Поэтому подать заявку на участие в электронном аукционе может только компания, которая прошла процедуру аккредитации.
Заявка состоит из 2 частей:
Содержание первой части зависит от того, какого рода закупка проводится (поставка товара, выполнение работ или услуг). Если в аукционной документации есть конкретные требования относительно любых качеств товара (размеры, внешний вид, функциональные характеристики и т.д.), участник должен согласиться на поставку или использование для выполнения работ именно такого продукта, а также указать конкретные характеристики требуемого товара в соответствии с требованиями, установленными Заказчиком и нормативно-технической документацией.
Вторая часть - информация о компании-участнике. Во второй части заявки участник декларирует свое соответствие установленным Заказчиком требованиям к поставщикам, а также подтверждает это необходимыми документами (решение или протокол о назначении, решение или протокол об одобрении крупной сделки, лицензии, свидетельства допуска к различным видам работ и пр.).
Очень важный момент: все документы для участия в торгах должны быть заверены электронной цифровой подписью ответственного лица — представителя компании-участника, который имеет на это полномочия.
Чтобы подготовить всю необходимую тендерную документацию в срок, и быть уверенным в правильности ее оформления, обратитесь к профессионалам. Специалисты «РусТендер» всегда Вам помогут.
Особенности участия субъектов малого предпринимательства в аукционах
Согласно 44-ФЗ Заказчик имеет право разместить закупку с установлением определенных преимуществ. Наиболее часто устанавливается преимущество участия субъектов малого предпринимательства. Кроме того, согласно 44-ФЗ, преимущества также могут предоставляться:
учреждениям уголовно-исполнительной системы;
организациям инвалидов;
социально ориентированным некоммерческим организациям.
Чаще всего, субъектами малого предпринимательства являются Индивидуальные Предприниматели.
Документы для участия ИП в тендерах почти никак не отличаются от тендерной документации юридических лиц.
Основное отличие: вместо выписки из единого государственного реестра юридических лиц предоставляется выписка из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.
Выписку достаточно загрузить на площадке во время прохождения процесса аккредитации. Главное требование к выписке повторяется в законе несколько раз: она должна быть получена не ранее, чем за 6 месяцев до того, как информация о закупке была размещена в единой информационной системе.
Кроме этого, ИП необходимо будет прикрепить на площадку в процессе аккредитации копии документов, удостоверяющих личность, а иностранной организации — нотариально заверенный перевод на русский язык документов о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.
В случае, если Вы нуждаетесь в помощи при составлении заявки на участие в торгах или не уверены в правильности заполнения, Вы можете воспользоваться нашей услугой оформления заявки или получить бесплатную консультацию наших специалистов .
ООО МКК "РусТендер"
Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника — сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ
Какие закупочные процедуры может использовать заказчик?
Закон № 223-ФЗ практически не регламентирует процедуры закупок, устанавливая лишь требования к размещению информации. Обязательными для включения в «Положение о закупке» являются конкурс и аукцион. Обязательными для включения, но не обязательными для проведения. Т.е. кроме конкурса и аукциона будут прописаны другие способы закупок, которыми можно пользоваться. Следует предусмотреть процедуру для закупок в электронной форме (не обязательно открытый аукцион в электронной форме), так как Правительство может установить перечень продукции, закупаемой в электронной форме.
Процедуры закупок могут быть конкурентные и неконкурентные.
К конкурентным процедурам относятся:
- Торги:
- Открытый (закрытый) конкурс, двухэтапный конкурс, селективный конкурс.
- Открытый (закрытый) аукцион, в том числе электронный. - Иные способы:
-Запрос котировок, запрос предложений, конкурентные переговоры.
К неконкурентным процедурам относится закупка у единственного источника.
Наиболее популярные процедуры закупок
Селективный конкурс является своеобразным компромиссом между открытым и закрытым. Подать заявку на участие в нем может любой поставщик, однако до участия в конкурсе допускаются лишь претенденты, выбранные заказчиком.
При относительно небольших объемах закупок серийной продукции используется способ запроса ценовых котировок (ценовых предложений), в ходе которого, после запроса цены на одну и ту же продукцию у разных поставщиков, выбирается самое дешевое предложение. Запрос ценовых котировок производится не менее, чем у трех поставщиков, причем сравниваться должна однотипная продукция. Каждый участник подобных закупок может предложить только одну ценовую котировку.
Запрос предложений и конкурентные переговоры чаще всего используются при закупке консультационных услуг и, по своей сути, представляют собой формализованные процедуры переговоров на базе требований заказчика и предложений поставщиков, подготовленных на их основе.
Аукционы изначально использовались для продажи ценностей, имущества, а также, например, квот. Для закупок применяется редукцион (аукцион наоборот).
Некоторые включают в число способов закупок тендер. Обычно это копия конкурса под другим названием. Используется для того, чтобы вывести закупку из-под действия Гражданского кодекса (ст. 447-449). Однако суды, как правило, воспринимают тендер как конкурс (как и запрос предложений) с соответствующими правовыми последствиями.
Документы и сведения, которые заказчик обязан размещать на официальном сайте
Документы, регламентирующие закупочную деятельность заказчика:
- Положение о закупке - в течение 15 дней со дня утверждения.
- Изменения в Положение о закупке - в течение 15 дней со дня утверждения.
- План закупки товаров, работ, услуг на срок не менее, чем один год. Порядок формирования такого плана, сроки его размещения, требования к его форме устанавливаются Правительством РФ.
- План закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств - на период от пяти до семи лет. При этом критерии отнесения продукции к инновационной и (или) высокотехнологичной устанавливаются федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности.
- С 1 января 2013 года до 1 января 2015 года планы закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств размещаются заказчиками на официальном сайте на трехлетний срок.
Документы конкретной закупочной процедуры:
1. Извещение о закупке (при проведении торгов - не менее чем за 20 дней до дня окончания подачи заявок на участие в таких закупочных процедурах. Для остальных процедур срок определяет сам заказчик);
2. Документация о закупке с проектом договора;
3. Изменения, вносимые в извещение и документацию, разъяснения документации (размещаются не позднее чем в течение 3 дней со дня принятия). Если проводятся торги и изменения в извещение или документацию внесены позднее чем за 15 дней до даты окончания подачи заявок, срок подачи заявок должен быть продлен так, чтобы со дня размещения на официальном сайте внесенных в извещение о закупке, документацию о закупке изменений до даты окончания подачи заявок на участие в закупке такой срок составлял не менее чем 15 дней;
4. Протоколы, составляемые в ходе закупки - не позднее, чем через 3 дня со дня подписания таких протоколов;
5. Сведения об изменении существенных условий договора (объем, цена, сроки) - не позднее, чем в течение 10 дней со дня внесения изменений в договор;
6. Отчеты о закупках - не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным;
7. Сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком;
8. Сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);
9. Сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки, сведения о которой составляют государственную тайну или в отношении которой приняты решения Правительства Российской Федерации о не размещении информации.
Случаются ситуации, когда официальный сайт недоступен по разным причинам в течение более, чем 1 рабочего дня. В таком случае заказчик обязан разместить всю информацию на своем сайте. Это не обязательно должен быть официальный сайт заказчика, но должно быть четко обозначено, что конкретный сайт имеет отношение к конкретному заказчику. Доступ ко всей информации должен быть бесплатным.
Документы и сведения, которые заказчик не обязан размещать на официальном сайте
1. Сведения о закупке товаров, работ, услуг, стоимость которых не превышает 100 тыс. руб., а в случае, если его годовая выручка за отчетный финансовый год составляет более чем пять миллиардов рублей - 500 тыс.руб.
2. Не подлежит размещению на официальном сайте и сайте заказчика информация, составляющая государственную тайну, а также определенная соответствующим решением Правительства РФ.
Отнесение заказчиком информации к коммерческой тайне не является основанием для ее не размещения на официальном сайте.
Первым документ, который заказчик оформляет при осуществлении закупки, является извещение.
1. Способ закупки (открытый конкурс, открытый аукцион или иной предусмотренный положением о закупке способ).
2. Наименование, место нахождения, почтовый адрес, адрес электронной почты, номер контактного телефона заказчика.
3. Предмет договора с указанием количества поставляемого товара, объема выполняемых работ, оказываемых услуг.
4. Место поставки товара, выполнения работ, оказания услуг.
5. Сведения о начальной (максимальной) цене договора (цене лота). Обратите внимание, что речь идет не о самой цене, а о сведениях о ней.
6. Срок, место и порядок предоставления документации о закупке, размер, порядок и сроки внесения платы, взимаемой заказчиком за предоставление документации, если такая плата установлена заказчиком, за исключением случаев предоставления документации в форме электронного документа.
7. Место и дата рассмотрения предложений участников закупки и подведения итогов закупки.
Заказчик вправе указывать дополнительно иные сведения.
1. Установленные заказчиком требования к качеству, техническим характеристикам товара, работы, услуги, к их безопасности, к функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара, к размерам, упаковке, отгрузке товара, к результатам работы и иные требования, связанные с определением соответствия поставляемого товара, выполняемой работы, оказываемой услуги потребностям заказчика.
2. Требования к содержанию, форме, оформлению и составу заявки на участие в закупке.
3. Требование к описанию участниками закупки поставляемого товара, который является предметом закупки, его функциональных характеристик (потребительских свойств), его количественных и качественных характеристик, требования к описанию участниками закупки выполняемой работы, оказываемой услуги, которые являются предметом закупки, их количественных и качественных характеристик.
4. Место, условия и сроки (периоды) поставки товара, выполнения работы, оказания услуги.
5. Сведения о начальной (максимальной) цене договора (цене лота).
6. Форма, сроки и порядок оплаты товара, работы, услуги.
7. Порядок формирования цены договора (цены лота) (с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей).
8. Порядок, место, дата начала и дата окончания срока подачи заявок на участие в закупке.
9. Требования (разумные) к участникам закупки и перечень документов, представляемых участниками закупки для подтверждения их соответствия установленным требованиям.
10. Формы, порядок, дата начала и дата окончания срока предоставления участникам закупки разъяснений положений документации о закупке.
11. Место и дата рассмотрения предложений участников закупки и подведения итогов закупки.
12. Критерии оценки и сопоставления заявок на участие в закупке.
13. Порядок оценки и сопоставления заявок на участие в закупке.
Заказчик имеет право указывать дополнительно иные сведения.
Вместе с документацией должен быть размещен проект договора, который формально является его частью.
Нужно ли распечатывать документацию об электронном аукционе при формировании материалов по закупке? Например, всю подготовительную информацию (запросы предложений,техническое задание и прочее) плюс аукционная документация, протоколы,извещение о закупке?
Ответ
Оксана Баландина , шеф-редактор Системы Госзаказ
С 1 июля 2018 года по 1 января 2019 года у заказчиков переходный период – разрешено проводить и электронные, и бумажные процедуры. С 2019 года конкурсы, аукционы, котировки и запросы предложений на бумаге запретят, кроме восьми исключений.
Читайте, какие закупки проводить на ЭТП, как выбрать площадку и получить электронную подпись, по каким правилам заключать контракты в переходный период и после.
Заказчик может хранить все документы по закупкам в электронном виде (на сервере или компьютере), однако, напоминаем, обязательному хранению подлежат, в том числе оригиналы документов, которые составлены заказчиком в письменной форме или переданы участником закупки в рамках осуществленной закупки.
Хранение документов, связанных с проведением конкурса, аукциона, запроса котировок, запроса предложений
В соответствии ч. 1 ст. 2 Закона о контрактной системе законодательство РФ о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд основывается на положениях Конституции РФ, Гражданского кодекса РФ, Бюджетного кодекса РФ и состоит из Закона о контрактной системе и других федеральных законов, регулирующих отношения, указанные в ч. 1 ст. 1 Закона о контрактной системе. Одним из таких федеральных законов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ).
Какое противоречие есть в законодательстве по срокам хранения документов
В разных НПА прописаны разные сроки хранения для одних и тех же документов. С июля 2018 года заказчики по Закону № 223-ФЗ хранят все закупочные документы не менее трех лет (Федеральный закон от 31.12.2017 № 505-ФЗ). Но сроки хранения документов указаны и в других НПА, которые не имеют отношения к закупкам. Например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» обязывает хранить закупочные документы пять лет. Перечень таких документов указан в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
.
— Из статьи
Так, согласно ч. 3 ст. 6 Закона № 125-ФЗ, п.п. 5.2.6. Постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590 "О Министерстве культуры Российской Федерации", полномочиями по утверждению перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения наделено Минкультуры России. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Данный перечень подготовлен в соответствии с Законом № 125-ФЗ с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов, и включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Согласно п. 273 вышеуказанного перечня документы (конкурсная документация, протоколы аудиозаписи, запросы, извещения уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации в организации - заказчике и в других организациях должны храниться 5 лет. При этом по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам решениями экспертно-проверочных комиссий срок хранения может устанавливаться постоянным.
В свою очередь, в Законе о контрактной системе также предусмотрены сроки хранения различных документов. При этом в отличие от конкретного срока, указанного в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, сроки, установленные в Законе о контрактной системе, определяют минимальный срок хранения каждой категории документов.
Так, согласно ч. 15 ст. 53 Закона о контрактной системе протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем 3 года.
В соответствии с ч. 2 ст. 24 Закона о контрактной системе конкурсы бывают следующих категорий: открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс. В свою очередь, согласно ч. 3 ст. 56 Закона о контрактной системе при проведении конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 56 Закона о контрактной системе. В соответствии с ч. 3 ст. 57 Закона о контрактной системе при проведении двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 57 Закона о контрактной системе.
Согласно ч. 2 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе. В соответствии с ч. 11 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона о контрактной системе о проведении конкурса с ограниченным участием и закрытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе. Согласно ч. 15 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении двухэтапного конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе и положений о закрытом конкурсе.
Таким образом, срок хранения документов, указанный в ч. 15 ст. 53 Закона о контрактной системе, применяется к открытому конкурсу, конкурсу с ограниченным участием, двухэтапному конкурсу, закрытому конкурсу, закрытому конкурсу с ограниченным участием, закрытому двухэтапному конкурсу.
В соответствии с ч. 10 ст. 60 Закона о контрактной системе документы и информация, связанные с проведением электронного аукциона и полученные или направленные оператором электронной площадки в форме электронного документа в соответствии с данным законом, хранятся оператором электронной площадки в соответствии с едиными требованиями, предусмотренными ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе.
Четыре интересных вопроса о документации для открытого конкурса
Открытый конкурс большинство заказчиков используют не так часто. Его процедуры сложнее аукционных, поэтому вопросов возникает больше. Мы ответили на четыре вопроса читателей журнала про открытый конкурс. Опытным специалистам по закупкам они позволят закрепить свои знания, а начинающим — усвоить их в доступной форме. Ответы для наглядности подкрепили примерами.
Согласно ч. 10 ст. 112 Закона о контрактной системе со дня вступления в силу Закона о контрактной системе (с 1 января 2014 г.) до даты начала функционирования операторов электронных площадок, прошедших отбор в соответствии с ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе, закупки товаров, работ, услуг путем проведения электронных аукционов осуществляются на ранее прошедших отбор электронных площадках (ОАО "Единая электронная торговая площадка" (www.roseltorg.ru); ЗАО "ММВБ-Информационные технологии" (www.ets-micex.ru); ГУП "Агентство по государственному заказу, инвестиционной деятельности и межрегиональным связям Республики Татарстан" (www.zakazrf.ru); ЗАО "Сбербанк-Автоматизированная Система Торгов" (www.sberbank-ast.ru); ООО "Индексное агентство РТС" (www.rts-tender.ru)). При этом, согласно указанной норме, на такие площадки не распространяются положения ч. 8 ст. 44 Закона о контрактной системе и сохраняется порядок функционирования таких площадок, ранее установленный федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим нормативное правовое регулирование в сфере размещения заказов, совместно с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на осуществление контроля в сфере размещения заказов, до дня вступления в силу Закона о контрактной системе (1 января 2014 г.). Порядок проведения электронных аукционов на таких площадках должен соответствовать требованиям Закона о контрактной системе. Электронные аукционы, извещения о проведении которых размещены в единой информационной системе до даты начала функционирования операторов электронных площадок, прошедших отбор в соответствии с ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе, проводятся на таких ранее отобранных электронных площадках. Заключение контрактов по результатам указанных аукционов осуществляется на таких электронных площадках. Федеральный орган исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок вправе установить особенности прекращения функционирования ранее прошедших отбор электронных площадок, в том числе в части возврата участникам закупок денежных средств, внесенных в качестве обеспечения заявок на участие в электронных аукционах.
Так, например, согласно п. 3.8 Регламента организации и проведения открытых аукционов в электронной форме для размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд, разработанного электронной площадкой ЗАО "Сбербанк-АСТ" в 2012 году, хранение электронных документов осуществляется на электронной площадке оператора в течение 10 лет.
Исходя из ч. 13 ст. 90 Закона о контрактной системе протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение 3 лет.
Таким образом, в настоящее время, срок хранения документов, указанных в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, составляет для заказчика 5 лет и не противоречит требованиям Закона о контрактной системе, за исключением документов в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, которые хранятся заказчиком в течение 3 лет согласно ч. 13 ст. 90 Закона о контрактной системе.
Что касается документов по запросу предложений, то, заказчику следует, применив ст. 6 ГК РФ (аналогия закона), хранить документы по данному конкурентному способу также 5 лет.
Следует отметить, что в графе № 3 вышеуказанного перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть, если документация о закупке оформлена и отработана в 2014 году, то срок ее хранения начинается с 1 января 2015 года и соответственно по 31 декабря 2019 года, далее документация готовится к архивированию или уничтожению согласно перечню, установленному законодательству и положениям делопроизводства заказчика.
Учитывая изложенное, документы о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, электронного аукцион, запроса котировок, запроса предложений заказчику следует хранить 5 лет. Документы в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, заказчику следует хранить в течение 3 лет.
Сколько лет хранить документы по закупкам
Заказчики обязаны хранить архивные документы. Об этом сказано в части 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ.
Перечень типовых архивных документов, сроки и правила, по которым хранят документацию, утвердило Минкультуры России в приказе от 25 августа 2010 года № 558, далее - Приказ № 558. При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки хранения (ч. 3 ст. 6 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, подп. 5.2.6 постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590, письмо Минэкономразвития России от 6 апреля 2015 г. № Д28и-894).
Вместе с документами о закупке храните информацию, которую использовали, чтобы определить и обосновать НМЦК. Это оригиналы документов от поставщиков, снимки экрана с изображениями страниц сайтов, где указаны дата и время (п. 2.1 Методических рекомендаций, которые утверждены приказом Минэкономразвития от 2 октября 2013 г. № 567).
Чтобы определить, сколько лет хранить тот или иной документ, используйте таблицу.
| Наименование документа | Срок хранения | Основание |
| Государственные и муниципальные контракты | Пункт 272 Приказа № 558 | |
| Открытые конкурсы | ||
| 5 лет, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянно | Пункт 273 Приказа № 558 | |
| Заявки участников | ||
| Аудиозаписи вскрытия конвертов | ||
| Протоколы | ||
| Запросы, извещения, уведомления, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии контрактов и другие документы |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558 |
| Переписка о проведении открытых конкурсов | 5 лет | Пункт 275 Приказа № 558 |
| Конкурсы: с ограниченным участием, двухэтапные, закрытые, закрытые с ограниченным участием, закрытые двухэтапные | ||
| Конкурсная документация, изменения и разъяснения документации | - 5 лет, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянно | Пункт 273 Приказа № 558 |
| Заявки участников | ||
| Протоколы | ||
| Аукционы | ||
| Аукционная документация, в том числе технические задания и информационные карты |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558 |
| Извещения и уведомления | ||
| Заявки участников и запросы | ||
| Протоколы, копии контрактов | ||
| Доверенности, графики - календарные планы, и другие документы | ||
| Переписка о проведении аукционов | 5 лет | Пункт 275 Приказа № 558 |
| Закрытые аукционы | ||
| Документация о закупке, изменения документации, разъяснения документации | 3 года | Часть 13 статьи 90 Закона № 44-ФЗ |
| Заявки участников | ||
| Протокол рассмотрения заявок, протокол закрытого аукциона | ||
| Запросы котировок | ||
| Документация, технические задания, информационные карты |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558 |
| Извещения и уведомления | ||
| Заявки участников и запросы | ||
| Протоколы, копии контрактов | ||
| Переписка о проведении котировок | 5 лет | Пункт 275 Приказа № 558 |
| Запросы предложений | ||
| Извещение, приглашения участникам |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558, статья 6 Гражданского кодекса РФ |
| Документация запроса предложений | ||
| Заявки участников и запросы | ||
| Протоколы, копии контрактов | ||
| Аудиозапись вскрытия конвертов | ||
| Графики - календарные планы, доверенности и прочие документы | ||
| Журналы, Реестры, Положения | ||
| Журнал регистрации протоколов комиссии по закупкам | 5 лет | Пункт 276 Приказа № 558 |
| Журнал регистрации представителей участников, которые подали заявки | 5 лет | Пункт 277 Приказа № 558 |
| Журнал регистрации представителей участников, которые прибыли на процедуру вскрытия конвертов с заявками | ||
| Журналы регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросе котировок | 5 лет | Пункт 278 Приказа № 558 |
| Реестры государственных, муниципальных контрактов | Постоянно | Пункт 279 Приказа № 558 |
| Положения о комиссиях по закупкам | Постоянно | Пункт 274 Приказа № 558 |
| Гранты | ||
| Документы о проведении конкурсов на право получить грант |
Постоянно; 5 лет - по отклоненным заявкам |
Пункт 280 Приказа № 558 |
| Положения, регламенты конкурсных комиссий, экспертных советов на право получить грант | Постоянно | Пункт 281 Приказа № 558 |
| Представления на кандидатов, которых избирают в состав экспертных советов на право получить грант, документы к ним | Постоянно | Пункт 282 Приказа № 558 |
| Переписка о проведении конкурсов на право получить грант | 5 лет | Пункт 283 Приказа № 558 |
| Журналы учета заявок участников конкурсов на право получить грант | 5 лет | Пункт 284 Приказа № 558 |
| Документы на электронной площадке | ||
| Заявки на участие в закупках и другие документы, которые представляют участники торгов | 10 лет с даты, когда заказчик подписал протокол о результатах закупки | Подпункт «к» пункта 2.1 главы II приложения 2 к приказу Минэкономразвития России от 23 июля 2015 г. № 495 |
| Протоколы о результатах проведения закупки | ||
Письмо Минэкономразвития России от 24.04.2017 № Д28и-1805
«…Частью 15 статьи 28 Закона № 44-ФЗ установлено, что протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года.
В соответствии с частью 13 статьи 90 Закона № 44-ФЗ протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение трех лет.
Таким образом, согласно положениям Закона № 44-ФЗ установлен минимальный срок хранения указанных документов - 3 года.
При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки их хранения.
В отношении хранения документов, связанных с закупочной деятельностью уполномоченного учреждения по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для государственных и муниципальных заказчиков следует отметить, что данное учреждение также вправе установить свой перечень документов и сроки их хранения, в соответствие с полномочиями, которые возложены на данное учреждение. При этом сроки хранения документов, связанных с закупками, не могут быть менее установленных Законом № 44-ФЗ сроков. …»
Ассистент заказчика - онлайн-сервис, который помогает автоматизировать документооборот по планированию закупок. Вы быстро и правильно спланируете закупки, проверите план на предмет ошибок, создадите электронную и печатную форму отчета по закупкам у едпоставщика и загрузите готовые документы в ЕИС.
Нормативные документы по закупкам, документы подтверждающие соответствие участника закупки требованиям - важная составляющая в вопросе получения положительного результата при . Закупочная деятельность регулируется соответствующими нормативными актами. Это касается и обычных сделок такого рода, и, особенно, сферы государственных заказов. В первом случае предприятие или организация, закупающая товары, услуги или нечто иное, должна опираться на основной документ Российской Федерации - его Конституцию. Также подобные сделки регулируются на уровне Гражданского Кодекса РФ, если они проводятся на конкурсной основе, в форме аукциона, организуемого для выбора главного претендента на заключение договора по закупкам.
Помимо этого в отношении них действуют положения Федерального Закона №223-ФЗ, Федерального Закона №135-ФЗ и Федерального Закона №161-ФЗ, иных нормативных документов, например, регионального значения. Наши адвокаты помогут Вам во всем разобраться, документы закупок 44-ФЗ и иных нормативов будут соблюдены, Ваша будет сделана только после разъяснения всех деталей будущего мероприятия.
Как подготовить документы к тендеру?
Тендером называется электронный аукцион, когда заказчиком выступает государственное предприятие, а исполнителем может быть любая компания, имеющая необходимые характеристики. Предприятие выполняется по определенным свойствам, главенствующим из которых является наиболее выгодная стоимость. Смысл аукциона - предложить заказчику самую выгодную стоимость выполнения работ. Участие в тендерах для предприятий налагает на них определенные требования. Существует установленный перечень документов для участия в тендере на строительство или выполнение других услуг или работ. Для этого от будущего нанимателя потребуется следующая информация:
- непосредственно само оповещение о необходимости выполнения услуги или закупки товара;
- подробная информация о предмете сделки;
- условия работы на будущем проекте или поставка товара по определенной стоимости;
- требования заказчика к будущему исполнителю.
Требования к документам:
Важным условием является правильно оформленные документы для участия в электронном аукционе. При несоответствии или неполном предоставлении перечня участник к торгам не допускается или предпочтение заказчиком отдается другому исполнителю.
Какие необходимы документы для участия в тендере ИП и как их правильно оформить, регулирует федеральное законодательство. Также то, какие документы нужны для тендера в конкретной ситуации, можно уточнить на площадке, где проходят торги в разделе требований к исполнителям.
ПОЛЕЗНО : смотрите видео и узнаете как участвовать в тендерах правильно, задайте свой вопрос в комментариях ролика и получите бесплатный совет адвоката по госзакупкам уже сегодня
Список документов для участия в тендере:
Список документов для участия в тендере для юридических и частных лиц различен. Для компаний он содержит следующие:
- информация об организации: название, юридический адрес, перечень учредителей, исполняющих руководящие функции, копии;
- выписка из единого реестра юрлиц. Для ИП выписка из ЕГРИП;
- документ, подтверждающий, что лицо, которым осуществлялась подготовка документов к тендеру, имеет на это полномочия;
- подтверждение того, что исполнитель может профессионально выполнять заказ, в аукционе, на котором он принимает участие (лицензии, свидетельства, сертификаты и прочие).
Для физического лица требуется предоставить следующее: информацию об исполнителе: паспортные данные, адрес, номер телефона и сам паспорт.
Перед тем, как подготовить документы к тендеру, необходимо проанализировать примерный объем работ заказчика и составить смету. Далее потенциальному заказчику в процессе торгов исполнители направляют коммерческие предложения. Существует правило на демпингование цены. Если подрядчик озвучивает стоимость, заниженную более, чем на четверть от минимальной указанной, то ему потребуется доказать свою добросовестность. Это можно сделать, приложив ранее исполненный контракт с приложениями о его исполнении.
Наш адвокат советует изучить нормативные документы при закупке товаров или услуг перед началом участия в конкурсе:
Если закупочная деятельность осуществляется в стандартном порядке и не связана с проведением конкурсов и аукционов, то на причастное к ней предприятие на накладывается большого объема обязательств. Закупки иного рода регулируются Гражданским Кодексом РФ, в частности, о порядке их проведения можно узнать из статей 447-449 первой части ГК РФ и из статей 1057-1061 второй части ГК РФ.
Отдельно следует отметить и нормативные документы регламентирующие закупки, осуществляемым в рамках государственных заказов. Их достаточно много, поскольку данный вид деятельности связан с интересами государства и должен иметь устойчивую правовую базу. Важность их изучения поможет избежать в будущем неприятности, связанной с . Основными среди них являются:
- Федеральный закон, касающийся порядка работы контрактной системы закупок товаров, услуг, предназначенных государственных и муниципальных нужд, который регулирует самые основные положения, относящиеся к сфере госзакупок.
- Федеральный Закон, определяющий порядок осуществления закупок товаров, работ, услуг юридическими лицами разного уровня, документы участия в закупках, в котором прописаны основные моменты правоотношений в процессе осуществления госсзакупок организациями и предприятиями.
- Федеральный Закон об электронной подписи, в котором указан порядок использования электронных средств подтверждения личности в процессе разного рода сделок, в том числе и в сфере закупок.
- Постановления Правительства на основе Федерального Закона №44-ФЗ от 05.04.2013, и т.п. документы в сфере закупок.
Список правовых документов по закупкам насчитывает не один десяток наименований, поэтому разобраться в них сможет только компетентный юрист, который уже имел опыт практической деятельности в данной сфере. Поэтому всем, кто решил принять участие в закупках на конкурсной основе, рекомендуется заручиться поддержкой квалифицированного адвоката. Наша юридическая помощь поможет добиться положительного результата, Ваши документы подтверждающие соответствие участника закупки единым требованиям будут проверены и проанализированы до начала процедуры.
ПОЛЕЗНО : смотрите ВИДЕО по теме участия нашего адвоката в антимонопольном споре и подпишитесь на канал YouTube, чтобы иметь возможность получать совет адвоката через комментарии к ролику.
Читайте еще по вопросам закупок:
С нашим адвокатом будет простым делом
Мы проведем профессионально