Структура системы нса. Курсовая работа научно-справочный аппарат к документам архива Научно справочный аппарат делам архивного фонда

Размер: px

Начинать показ со страницы:

Транскрипт

1 Тема: Особенности формирования научно-справочного аппарата к архивным документам Вопросы: 1. Порядок описания архивных документов 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам Цель: усвоить особенности составления научно-справочного аппарата к архивным документам Задачи: Определить порядок описания архивных документов Усвоить правила оформления документов научно-справочного аппарата Выявить и запомнить виды архивных справочников и особенности их составления Уяснить основные правила составления и применения научносправочного аппарата 1. Порядок описания архивных документов Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) архивов, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной документной информацией, является одной из главных задач архивоведческой работы. Эффективность функционирования НСА к документам любого архива напрямую зависит от результатов описания этих документов. При этом описание документов понимается двояко: процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования;

2 собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физикотехническом состоянии, условиях доступа и т.п. Описание документов архива проводится на трех основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учета, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учета, документ. При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа. Основными принципами многоуровневого описания являются: соответствие информации уровню единицы описания; взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания; неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня. Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива. Полученная таким образом совокупность данных используется в том числе в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учетных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней. Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация. Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: - наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учета, документа);

3 - справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объема единицы описания, крайних дат (даты создания) документов в единице описания; - вид носителя информации. Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: - сведения о фондообразователе (история фондообразователя); - сведения по истории хранения документов до приема в архив и в архиве (история фонда). Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учета и документа сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку. Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: - условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); - авторские права, условия репродуцирования и использования; - язык документов; - физические характеристики, влияющие на возможность использования; - наличие фонда пользования; - НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; - подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности. В дополнительную информацию входят следующие элементы: - местонахождение оригиналов; - наличие и местонахождение копий документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания; - библиография.

4 Описание на уровне фонда включает следующие элементы: название фонда, справочные данные, информацию по истории образования и хранения фонда, аннотацию, библиографию, информацию об условиях доступа и использования. Справочные данные состоят из: поисковых данных (номера фонда); объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат документов по каждому виду документации; указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата. Информация по истории образования и хранения фонда (историческая справка к фонду) состоит из истории фондообразователя и истории фонда. История фондообразователя включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организациипредшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций следующие сведения: даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника; задачи и функции организации и их изменения; масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни; изменения в названии и подчиненности организации; структура организации и ее изменения.

5 История фондообразователя для фонда личного происхождения состоит из кратких биографических данных (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для семейного, родового фонда аналогичные сведения даются по степени родства о каждом из лиц последовательно. На фонд, состоящий из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, аналогичные сведения даются о каждом из них в алфавитном порядке фамилий. Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей. История фонда включает следующие сведения: дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды); степень сохранности документов; особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения; сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения); состав научно-справочного аппарата к фонду. Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т.д. Для архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, в том числе о времени, условиях, причинах создания, принципах построения,

6 а также местонахождении коллекции до поступления в архив, указывается ее составитель. Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ. Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе. Описание на уровне единицы хранения, единицы учета включает: o название фонда; o название структурной части фондообразователя; o заголовок; o справочные данные; o вид носителя информации; o информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может дополняться аннотацией отдельных документов или группы документов. Заголовок единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения включает: наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; организация, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент); вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документов единицы хранения; название местности, с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;

7 даты событий. Допускаются такие элементы заголовка как «Автор не установлен», «без даты», «не ранее... г.». Заголовок киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала, или название события, отраженного в кино- или телесюжете, и дату производства или дату съемки. Заголовок фонодокумента включает название отраженного в фонодокументе события, место и дату события, название, жанр фонодокумента. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др. Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название художественного произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии авторов и/или исполнителей, обработки, переложения, текста, перевода произведения, язык документа. Заголовок фотодокумента включает аннотацию изображения или название фотоальбома, диафильма, фамилию автора, место и дату съемки. Заголовок машиночитаемого (электронного) документа включает вид представления информации (база данных, текстовый файл, оцифрованное изображение и др.) и ее краткое содержание, автора или составителя информации, дату документа. Заголовок единицы хранения может быть дополнен аннотацией отдельных документов или группы документов, наличие которых нельзя определить по заголовку. Аннотируются уникальные и особо ценные документы, документы организаций предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие значение для исполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов.

8 Аннотация к заголовку единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения раскрывает содержание отдельных документов, группы документов единицы хранения. При аннотировании киновидеодокументов дается краткое содержание отдельных киновидеодокументов, отражающих наиболее значимые события или их отдельные моменты. Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенном(ых) на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на документе указывается: «второй слева» или «в центре группы». В аннотации фонодокумента излагается краткое содержание отдельного документа и указываются: тип голоса исполнителя вокального произведения; название музыкального инструмента, если произведение исполняется одним солистом; название музыкального коллектива, если произведение исполняется несколькими музыкантами; инициалы, фамилия и звание художественного руководителя, дирижера и др. Справочные данные включают: поисковые данные (номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи); крайние даты документов (дата создания документа); для аудиовизуальных документов записи (перезаписи); объем единицы описания: для документов на бумажной основе количество листов; для киновидеофонодокументов (в зависимости от вида) количество единиц хранения в единице учета, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах);

9 для фотодокументов количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов количество фотоотпечатков. Вид носителя информации: для управленческой документации и документов личного происхождения бумага, калька, пергамен, ткань и т.д.; для фонодокументов граммофонной записи вид граммофонного оригинала, название металла, из которого изготовлен или которым покрыт оригинал (медь, никель и т.д.); для фонодокументов магнитной записи тип магнитной ленты; для видеодокументов тип видеопленки; для фото- и кинодокументов формат пленки, цветопередача, вид основы; для машиночитаемых (электронных) документов дискета, диск, лента и т.п. Описание на уровне документа включает: заголовок документа: наименование вида документа; автор; адресат/ корреспондент; вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документа; название местности, с которой связаны содержание, автор или корреспондент документа; даты изложенных в нем событий; справочные данные (в том числе поисковые данные номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи, номера листов; дата создания документа); вид носителя информации; информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может быть дополнен аннотацией, раскрывающей содержание документа, не отраженное в заголовке. 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам

10 Научно-справочный аппарат (НСА) структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Обязательными элементами СНСА являются описи, путеводитель по фондам архива, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементам СНСА являются указатели, обзоры документов. В системе НСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве организаций, НСА архивов организаций, муниципальных архивов и СНСА государственных архивов. Преемственность НСА архивов организаций, муниципальных и СНСА государственных архивов основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов с необходимым справочным аппаратом к ним. Утвержденные ЭПК архивных учреждений описи (годовые разделы описей) архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью СНСА архива. Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов архива организации могут быть приняты в архив для использования в составе системы НСА в качестве самостоятельных элементов или вливаться в соответствующие разделы каталогов.

11 При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, установлении очередности работ с фондами в зависимости от их информационной значимости, характера их документов, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к ним, практических потребностей. Документы фондов организаций, содержащих многостороннюю, межотраслевую информацию, и фондов личного происхождения, содержащих преимущественно особо ценные и уникальные документы, подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам. Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, описи могут иметь только титульный лист. На уровне фонда составляются групповые характеристики или сведения о них помещаются в список неаннотируемых фондов. При создании и совершенствовании НСА отдельные части фонда, имеющие самостоятельные описи, в зависимости от информационной значимости документов, могут иметь различный научно-справочный аппарат. Для объединенных фондов также применяется дифференцированный подход

12 к созданию НСА в зависимости от информативности частей, входящих в его состав. Для определения путей совершенствования СНСА архива ведется анализ и учет состояния всех имеющихся элементов СНСА как в традиционном виде (журнал по учету состояния НСА, картотека), так и в автоматизированном виде. При учете состояния СНСА указываются: номер фонда, номер описи, имеющиеся виды НСА. Архивные справочники Архивные справочники делятся на типы, определяемые их целевым назначением: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор. В свою очередь каждый из этих типов имеет виды и разновидности. Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми. Опись дел, документов (Приложение 11) архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. В архиве описи составляются на неописанные документы. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листазаверителя (Приложение 12) и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета. Путеводитель архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные. Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Межархивные путеводители

13 подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов. При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, информация о которых будет включена в справочник, отборе сведений, применении различной методики представления информации о фонде, группе фондов (индивидуальная, групповая характеристики или включение информации о фонде в список неаннотируемых фондов), выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. При подготовке межархивных справочников помимо этого осуществляется и выбор архивов, сведения о которых будут включены в данный путеводитель. Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата. Содержание характеристик зависит от объекта описания. Схема построения путеводителя определяется его целевым назначением (видом) с учетом состава фондов (профиля) архива и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нем. В путеводителях и кратких справочниках по фондам (кроме тематических) может применяться схема, по которой информация о фондах архива (архивов) делится на три раздела: о фондах досоветского периода, во втором советского периода, в третьем постсоветского периода. Подразделы схемы строятся в исторической и логической последовательности. Путеводитель по фондам архива (архивов) вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия фонда, номера фонда, объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду. Перечень характеристик может быть

14 дополнен списком неаннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них. Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) выступает фонд. Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объемах дел по личному составу, об условиях доступа и использования. Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам). Характеристика документов фонда (фондов), части фонда (фондов) тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда, номера фонда, крайних дат документов фонда, номера описи (описей), содержащих документы по теме, указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата к фонду (фондам), аннотации документов и библиография по теме, Характеристика может быть дополнена сведениями по истории фондообразователя, а также об условиях доступа и использования. Краткий справочник по фондам архива (архивов) вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов. В краткий справочник могут входить сведения: обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов (новых поступлениях, рассекреченных и переданных на открытое хранение и др.). Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из: названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации.

15 Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных. Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об объеме дел по личному составу, а также об условиях доступа и использования; библиографией. Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя по архиву состоит из характеристик состава и содержания фондов (соответствует организации фондов в архиве) и сведений о научносправочном аппарате к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловие. Путеводитель по архивам вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивов. Он может включать информацию об архивах, музеях, библиотеках и других хранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных фондов отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или другое хранилище документов Архивного фонда Российской Федерации. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит из: названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), справочных данных по видам документации, исторической справки и аннотации. Характеристика может дополняться информацией об условиях доступа и использования документов, библиографией по архиву. Путеводитель должен иметь справочный аппарат, в который входят: титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, приложения, указатели. К путеводителю может составляться общая библиография.

16 Для многотомных изданий составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов. Каталог межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. При определении состава каталогов конкретного архива учитывается: его уровень и профиль, структура, состав и содержание, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников, кадровые и материально-технические возможности архива. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный). Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета, опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу). В архиве основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

17 В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности. Самостоятельный тематический каталог создается в том случае, если группировка информации в нем отличается от группировки разделов систематического каталога. В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, а далее по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри по алфавиту их наименований. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно-территориальных единиц, а внутри по алфавиту наименований. В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и фамилий лиц. Далее систематизация проводится в логической или хронологической последовательности. В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или логической последовательности. В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой классификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному

18 составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов. Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов. В архиве она может проводится как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел, документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, единицы хранения, единицы учета, листов, язык документа, способ воспроизведения; для карточного каталога также фамилия составителя и дата составления описательной статьи. Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок, которая включает: полную отсылку (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичную отсылку (дополняющую) для связи двух или нескольких родственных понятий. В отсылочных карточках графы «рубрика» и «подрубрика» заполняются в обычном порядке, а в графе «содержание» указывается: «см. также...», даются индексы названий соответствующих подразделов каталога или других архивных справочников, к которым дается отсылка. Ведение каталога комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и

19 рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учетных форм работ по каталогизации и использованию каталогов. Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются. Индексирование выбор или составление того или иного индекса (индексов) по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. В предметном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту. Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации). Указатель архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели. Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми, по форме электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей алфавитными, систематическими, хронологическими.

20 Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения). Указатели к единицам хранения одного фонда или нескольких описей одного фонда составляются в том случае, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей и часто используется. Указатели к единицам хранения нескольких фондов или описей нескольких фондов одного архива составляют в том случае, если это фонды однородных по своим функциям и последовательно сменявших друг друга организаций, организаций одной отрасли. Такие же указатели могут быть межархивными. Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов одного архива или нескольких архивов. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик); сложной (имеет одну подрубрику или определение понятия). Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают: порядковые номера единиц хранения, указателя к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов. Поисковые данные указателя к единицам хранения фондов нескольких архивов дополняются названиями архивов. Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, единиц хранения, листов единиц хранения; указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; указателя к документам нескольких архивов и названиями архивов. Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.

21 Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке. Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим. Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия учреждений и/или их структурных частей, названия отраслей и т.п.) и может быть глухим или аннотированным. Именной указатель включает фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички), биографические справки. Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову (без инверсии). Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, а частицы фон, ва, ле, де и др. приводятся после фамилии и инициалов. Именной указатель строится по алфавиту фамилий. Географический указатель включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и др. географических понятий. Современные названия географических понятий указываются сначала, а в скобках даются их старые названия, кроме того, старые названия вносятся в алфавитном порядке со ссылкой на новое название. Географические названия, представляющие собой сложные понятия, даются без инверсии, по первому слову. Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. В указателе применяется система общих («см.») и частных («см. также») отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.

22 Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника. Обзор архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива (архивов) является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива (архивов) по определенной теме. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов одного или нескольких архивов по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.

23 В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов с источниковедческим анализом документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения; в межархивном и межфондовом тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными названиями архивов, номерами фондов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме. В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структуре обзора, составе справочного аппарата; предисловие к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах. В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки. Структурная схема применяется в обзоре фонда организации с отчетливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Название структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов обзора. Отраслевая (функциональная) схема в обзоре фонда применяется, когда фондообразователь не имеет четко выраженной функциональной структуры или когда его структура часто менялась. В тематическом обзоре отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретную деятельность определенной системы

24 организаций, направления развития тех или иных сторон государственного управления, экономики, науки, культуры и т.д. Построение обзора по предметно-тематической схеме предусматривает расположение сведений о документах по тематическим группам. Хронологическая схема применяется в случаях, когда необходимо охарактеризовать отдельные периоды в деятельности организаций, или отразить последовательность происходивших исторических событий. При построении межархивного тематического обзора информация в отдельных случаях может быть систематизирована по местам хранения документов, т.е. по алфавиту архивов. Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда. Автоматизированный научно-справочный аппарат Автоматизированный НСА (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Автоматизированный НСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных баз данных. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения, единицы учета, документа, содержащиеся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии. АНСА реализует все функции традиционной системы научносправочного аппарата архива и предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов (в том числе в режиме удаленного доступа). Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА. Для

25 заполнения БД НСА используются: первичная документная информация, основные и вспомогательные учетные документы, информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов. Обязательным элементом описания для всех трех основных уровней в БД АНСА являются ключевые слова термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения, единицы учета, документа). Ключевые слова вводятся в БД в процессе описания конкретного объекта или после его завершения. Ключевое слово может состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещается в специальный файл ключевых слов. Обязательными видами ключевых слов являются: «тематика» термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды деятельности и т.д., отраженные в документах объекта описания; «персоналии» термины, идентифицирующие лица, с которыми связаны единицы описания данного уровня. Терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фамилии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища и т.д.; «география» термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (названия стран, республик, краев, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек и т.д.). В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов. Выходными формами автоматизированного НСА являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в АНСА архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, описи). При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику.

26 Для каждого уровня описаний в БД АНСА создаются рубрикаторы (систематические, тематические) для поиска данных, автоматизированного формирования текстов справочников. Для уровня фонда рубрикатором, предназначенным для формирования текста путеводителя по фондам архива, является схема систематизации фондов в путеводителе. Для каждого уровня описания возможно использование нескольких рубрикаторов, что позволяет вести одновременную подготовку различного вида справочников, формировать перечни фондов (документов) по различной тематике, сохранять результаты рубрицирования. Для каждого уровня описания в базах данных НСА архива в обязательном порядке предусматривается набор процедур многоаспектного поиска информации по ключевым словам; по текстам аннотации, исторической справки; по текстам полных и сокращенных названий объекта описания, полных и сокращенных переименований фонда и/или фондообразователя; по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам документов, входящих в единицу описания); по любому сочетанию перечисленных реквизитов. Представление результатов поиска должно производиться в следующих формах: база данных, редуцированная в соответствии с условиями запроса; текстовый файл или распечатка описаний, удовлетворяющих запросу. Справочный аппарат к базам данных по документам архива реализуется в виде базы данных (метабазы), содержащей описание имеющихся в архиве баз данных. В метабазе содержатся сведения по каждой автономной базе данных название БД, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на СУБД или язык программирования, использованных для создания базы данных.

27 Литература: 1. Федеральный закон от 22 октября ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации Малышева С.Ю. Основы архивоведения: Учебное пособие. Казань, Алексеева Е.В. Архивоведение: учебник для нач. проф. Образования. М., С

Тема: Использование архивных документов и составление к ним научно-справочного аппарата Вопросы: 1. Порядок описания архивных документов 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам 3.

Тема 6. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации 6.1. Состав и организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации 6.2. Организация документов в архиве 6.3. Организация

Государственное учреждение Государственный архив Тульской области АРХИВНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ И НАУЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ Начальник отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства В.В. Зеленова

ГОСТ 7.23 6 ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ. СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ 3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ Термины, применяемые в стандарте, по ГОСТ 7.0-84 и ГОСТ 7.60-90. 4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 4.1 Информационные издания по степени аналитико-синтетической

«Развитие каталогизации документов личного происхождения в ЦГАЛИ СПб (методическая база, опыт, перспективы)» Т.Н. Зверева, зав. отделом научного описания личных фондов, информационно-поисковых систем и

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Саратовский государственный социально-экономический

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Алтайский государственный институт культуры» Факультет информационных ресурсов и дизайна Кафедра музеологии и документоведения

Составление и оформление описей дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,

ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 12 мая 2014 г. 241-п г. Тюмень О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФГБОУ ВПО «ВОЛОГОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ УТВЕРЖДАЮ 15 сентября 2011 ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ (АРХИВНОЙ) ПРАКТИКИ

Администрация Александровского муниципального района Пермского края АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ УТВЕРЖДАЮ Глава муниципального районаглава администрации Александровского муниципального района А. Б. Шицын НОМЕНКЛАТУРА

ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 2017 г. г. Тюмень О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области В соответствии

АДМИНИСТРАЦИЯ КОТЕЛЬНИКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 25.05.2017 г. 305 Об утверждении Порядка и схемы учета архивных документов в муниципальном архиве администрации

В ГБДОУ создаются и обрабатываются многочисленные виды управленческих документов (финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетностатистических, организационно-распорядительных), отражающих жизнеспособность

Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области НИЖНЕТАГИЛЬСКИЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ Выполнила: ФИО Специальность: Название Анализ системы

Стр 1 из 12 КОПИЯ Утверждено решением Правления АО «Медицинский университет Астана» 53 «13» декабря 2013 г. ПОЛОЖЕНИЕ ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА ПОЛОЖЕНИЕ О СИСТЕМЕ КАТАЛОГОВ И КАРТОТЕК г.астана

ОБЛАСТНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ» ПАМЯТКА в помощь пользователю, впервые приступившему к работе с документами в читальном зале ОКУ «Госархив Курской области» Исполнители:

Индексы Вид работ и операций КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ Направление деятельности государственных архивов Этапы видов работ и операций Под общей редакцией кандидата

ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ ТРУДОВ СОТРУДНИКОВ ИНСТИТУТА ОРГАНИЧЕСКОГО СИНТЕЗА им. И. Я. ПОСТОВСКОГО УрО РАН ЗА 1991 2010 гг. Засыпкина Л.А. (ЦНБ УрО РАН) Одной из задач, осуществляемых

«Опыт каталогизации документов в «Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга» А.В. Тихоцкая, заведующая отделом информационно-поисковых систем ЦГИА СПб В настоящее время в архиве

Введено в действие: Выполнил: директор Научной библиотеки Т.П. Ткаченко Стр.1 из 6 Процессный подход ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ Экземпляр Проверил: первый проректор Л.А. Омельянович Утвердил: ректор

Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа ПАМЯТКА по отбору на постоянное хранение личных дел пользователей, работавших в Государственном архиве Ямало-Ненецкого автономного округа Салехард

ИНСТРУКЦИЯ по систематизации документов и заполнению 686 поля «Индексы других классификаций» в АБИС «OPAC-Global» СОДЕРЖАНИЕ 1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ... 2 2 НОРМАТИВНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ... 2 3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ ГОСТ 7.23-96 СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ

Подготовка путеводителей по фондам бывших партийных архивов и государственных архивов, хранящих документы coветского периода Методические рекомендации 1. Организация работы Для подготовки справочника определяется

От 04 апреля 2017 г. 105- Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия) В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006

Справочный аппарат библиотеки: каталоги и картотеки библиотечно библиографический урок Что такое каталог, для чего он нужен и как с его помощью вы можете найти всю интересующую вас информацию о книге,

Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Список изменяющих документов (в ред. Постановлений

Государственный архив Российской Федерации Электронные информационно- поисковые ресурсы архива В ГА РФ хранится более 6 миллионов дел дел высших органов государственной власти и органов государственного

УТВЕРЖДЕНО решением экспертно-проверочной комиссии при министерстве культуры Краснодарского края от 29 сентября 2017 года 9/3 МЕТОДИЧЕСКОЕ ПИСЬМО «Усовершенствование и переработка описей дел, документов»

ГОСТ Р 51141-98. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Государственный стандарт Российской Федерации Делопроизводство и архивное дело Термины и определения Предисловие ГОСТ Р 51141-98

Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.9-95 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования" (введен в действие постановлением Комитета РФ по стандартизации,

Муниципальное казенное учреждение «Калининская межпоселенческая библиотека» Отдел комплектования и обработки литературы «Система каталогов и картотек в библиотеке» Методическая консультация ст. Калининская

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ КАБИНЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН (ТАТГЛАВАРХИВ) Отдел по взаимодействию с государственными и муниципальными архивами СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ К АРХИВНОМУ

Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ I. Общие положения 1. Настоящие Правила устанавливают

УТВЕРЖДАЮ Директор государственного казенного архивного учреждения «1 ошдарстщ&щли архив Ставро- Л.В. Маркова "ода ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ АРХИВІТ УтаЖ ДЕНИЕ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ 07.07.2017 717 г. Амурск «Об утверждении Положения об архиве администрации Амурского муниципального района Хабаровского края»

Инструкция по работе с ПК «НСА» 1. Запуск 1.1. Откройте программу НСА, для этого в папке с программой НСА (по умолчанию: C:\Program Files\iTex\NSA) найдите и запустите файл NSA.exe (Рисунок 1) Рисунок

На главную страницу Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 Основные правила работы архивов организаций Введение 1. Общие положения 1.1. Понятие архива организации 1.2. Виды архивов 1.3. Основные

М Е Ж Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ ГОСТ 7.23-96 Издание официальное МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ БИБЛИОТЕКИ СПБГЭТУ 1.Общие положения 1.1.Настоящее Положение определяет порядок организации, ведения, редактирования и администрирования электронного каталога СПбГЭТУ

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 Правила делопроизводства в федеральных органах

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ Главная страница ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ НА ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ МОСКВЫ (ЦАДЭНМ) МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ ЦАДЭНМ С ДОКУМЕНТАМИ НА ЭЛЕКТРОННЫХ

ГОСТ Р 51141-98 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОССТАНДАРТ РОССИИ Москва Предисловие 1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским

Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28 Дата введения 01.01.99 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОСТ

ГОСТ Р 51141-98 Группа Т00 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО Термины и определения Records management and organization of archives. Terms and definitions ОКС

РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ 04.02.2014 17-РГ г. Екатеринбург Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ РАБОЧАЯ ПАМЯТКА по организации передачи тематических негативных фотопленок на государственное хранение, их учет, описание и использование Составитель: В.Д. Тихоша,

Министерство образования и науки Российской Федерации Пл 14-2015 Тематический план комплектования фонда научной библиотеки УТВЕРЖДЕНО Ректор А.Д.Плутенко 25.12.2014 Пл 14-2015 Благовещенск, 2015 Составил

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления

Б3.ДВ.14.2. Архивоведение Фонд оценочных средств для проведения промежуточной аттестации обучающихся Общие сведения 1. Кафедра истории 2. Направление подготовки 44.03.05 Педагогическое образование (профили

87 ПРИЛОЖЕНИЯ (образцы форм) 88 Приложение 1 к пп. 2.11.5, 2.11.7.2. АКТ (дата) УТВЕРЖДАЮ Директор о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка документов подписи Фонд Название фонда В фонде обнаружены

Участвовать в проведении экспертизы ценности документов и отборе документов постоянного и временного хранения для передачи в архив; - подготавливать документы к последующему хранению и использованию;

СОВЕТ МИНИСТРОВ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14 декабря 2016 года 693 г. Луганск Об утверждении порядка государственного учета документов Архивного фонда Луганской Народной Республики

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) Records management and organization

1 Составление и оформление описей дел по личному составу организации Документы по личному составу, образующиеся в процессе деятельности организаций, являются документальным подтверждением трудового стажа

УТВЕРЖДЕН приказом ГУРХ «НАРХ» от 9.0.20 -п (с последующими изменениями) Прейскурант работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе Государственным казенным учреждением Республики Хакасия «Национальный

Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу Методические рекомендации по усовершенствованию и переработке описей дел Составитель: Ч.М. Гиниятуллина ведущий консультант сектора обеспечения

Комитет по делам архивов Оренбургской области Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области» (ГБУ «ГАОО») СОСТАВЛЕНИЕ АРХИВНЫХ ОПИСЕЙ Обзор архивоведческой литературы,

Информационно-поисковая система КГКУ «Государственный архив Алтайского края» в информационном обеспечении пользователей Информационно-поисковая система КГКУ «Государственный архив Алтайского края» (далее

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ Бюджетное профессиональное образовательное учреждение Удмуртской Республики «Ижевский индустриальный техникум имени Евгения Фёдоровича Драгунова»

Муниципальное казенное учреждение «Калининская межпоселенческая библиотека» Отдел комплектования и обработки литературы «Библиотечные фонды и каталоги» Выпуск 3 Библиотечные каталоги и картотеки Методическая

1. Общие положения. 1.1. Электронный каталог (ЭК) библиотеки представляет собой машиночитаемый библиотечный каталог, работающий в реальном режиме времени, и является составной частью справочно-поискового

Аннотация рабочей программы дисциплины Б1.Б14 Архивоведение Направление подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение, [Документоведение и документационное обеспечение управления] 1. Цели и задачи

В каждом архиве имеется научно-справочный аппарат (НСА) для учета, поиска и использования хранящихся документов. Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников. Архивный справочник -- информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную. Система НСА складывается из комплексов научно-справочного аппарата всех государственных архивов, а также межархивных справочников, автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) и принятых в практике архивов информационных документов.

В СНСА входят справочники, выполняющие учетно-контрольную и информационно-поисковую функции. К первой группе относятся книга учета поступлений в архив; список фондов архива; лист фонда; опись дел. Ко второй группе относятся: фондовые каталоги; путеводитель, тематический путеводитель, краткий справочник по фондам архива(-ов); указатель описей фонда(-ов); каталоги; опись дел; тематический и фондовый обзоры; тематический указатель к делам (документам); научно-популярные издания; информационные письма; тематический перечень; архивные справки (тематического или библиографического характера).

Разработка информационно-поисковых систем (ИПС) должна вестись с учетом преемственности уже существующих и действующих в аппарате государственного управления систем научно-технической информации.

Состав системы НСА конкретного госархива определяется составом и содержанием его документов, интенсивностью и характером их использования. Отсюда вытекает дифференцированный подход к созданию системы НСА в каждом архиве, к разработке НСА каждого фонда.

Система НСА любого архива должна содержать информацию на уровнях: фонд-дело-документ.

Межархивные справочники обеспечивают поиск информации на уровне фонда, но в различных масштабах: ЦФК Росархива РФ по стране в целом, так же как и справочник типа путеводителя "Государственные архивы РФ", фондовые каталоги республик и других регионов и аналогичные справочники -- соответственно по регионам.

Тематические путеводители, указатели, обзоры дают информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межфондовые справочники обеспечивают поиск информации по документам одного архива. Указатель фондов архива обеспечивает поиск конкретного фонда и дает информацию на уровне фонда.

Путеводитель по фондам архива содержит характеристики или краткие сведения о фондах, расположенные в систематизированном порядке; дает информацию о фонде и служит для ознакомления с составом и содержанием архива и хранящихся в нем фондов. Краткий справочник по фондам архива дает систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них (даты существования, объем и крайние даты документов), выполняет функции путеводителя, дает информацию на уровне фонда.

Состав справочников системы НСА в каждом архиве и в целом по стране создается для эффективного использования документов АФ РФ, поиска необходимой информации в возможно короткие сроки и учета, обеспечения сохранности документов, содержащих информацию.

Для облегчения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователям справочно-поисковые средства. Совокупность взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, создаваемых на единой научно-методической основе, называется системой научно-справочного аппарата (НСА). Среди архивных справочников выделяются основные (путеводители, описи дел, документов, каталоги) и вспомогательные (указатели).

Путеводители

Путеводителями называются архивные справочники, содержащие сведения о фондах архива в систематизированном виде и предназначенные для ознакомления пользователя с их составом и содержанием. Состоят из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.

Справочники-путеводители, содержащие информацию о документах государственного архива Воронежской области, делятся на несколько видов.

Межархивные справочники-путеводители «Государственные архивы РСФСР» (М., 1980) и «Государственные архивы СССР» (М., 1989) содержат общие сведения, включающие в себя справочные данные, справку об истории архива, краткую информацию о составе и содержании хранящихся документов.

Межархивный тематический справочник «Справочник о документах по истории сельского хозяйства, хранящихся в государственных архивах Центрально-Черноземного района РСФСР» (Воронеж, 1990) содержит информацию о составе хранящихся в фондах архива документов по сельскохозяйственной тематике.

Путеводитель по фондам ОГУ «Государственный архив Воронежской области», составленный в 2007 году, дает представление обо всем массиве документов, находящихся на хранении в архиве за период с 1611 г. по 2006 г.

Путеводитель состоит из шести основных частей:

1. Фонды учреждений, организаций и предприятий досоветского периода.
2. Фонды учреждений, организаций и предприятий советского и постсоветского периодов.
3. Фонды личного происхождения.
4. Фонды учреждений, организаций и предприятий, действовавших в период временной оккупации.
5. Аудиовизуальные документы.
6. Научно-справочная библиотека.

В приложениях даны: справка об истории административно-территориального деления Воронежской области; указатель учреждений, организаций, предприятий, должностей, упомянутых в путеводителе; географический указатель; список использованных источников и литературы.

Описи дел, документов (архивные)

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков единиц хранения/единиц учета и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда, а также учета дел. Для облегчения поиска информации внутри описей дел, они снабжаются специальным справочным аппаратом. В справочный аппарат описи дел входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие (в котором содержатся краткие сведения об истории фондообразователя и фонда, а также приводится краткая аннотация состава документов фонда), список употребленных в описи сокращенных слов и выражений (при необходимости), переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

На наиболее ценные, значимые дела возможно составление в описи подробных аннотаций к заголовкам с перечислением названий каждого документа, входящего в дело. Такие аннотации были составлены к делам фондов: Воронежская казенная палата, приказных изб Воронежского края, содержащие интересные документы середины XVII — начала XVIII вв. и др.

Каталоги

Каталоги — межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, дел, архивных документов архива сгруппированы по отдельным предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации («Схема Единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР» (советский период), М., 1978, «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (ХVIII — нач. ХХ в.), М., 1983, «Схема классификации фотодокументов госархива Воронежской области», Воронеж, 1979, «Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации», М., 2007).

В ОГУ «Государственный архив Воронежской области» имеются систематический и именной каталоги.

Систематический каталог содержит сведения управленческой документации и личного происхождения (досоветского и советского периодов), НТД, фотодокументов. Разновидностью систематического каталога являются каталоги по истории госучреждений и истории административно-территориального деления.

В настоящее время полной тематической разработке подвергнуто 365 фондов (см. список фондов, прошедших каталогизацию).

В основном это наиболее используемые фонды: государственной власти и управления; промышленных предприятий; учреждений, организаций, предприятий сельского хозяйства, статистики, финансирования, народного образования, культуры и др. С 2001 года ведется работа по каталогизации документов XVII века.

Фотокаталог дает представление о фотодокументах, хранящихся в госархиве Воронежской области.

Каталоги представлены традиционным карточным вариантом и базами данных: «Электронный каталог», «Фотокаталог».

Всего составлено и включено в каталоги по состоянию на 01.01.2008 года каталожных карточки по документам управленческого характера и личного происхождения; 2709 каталожных карточек по научно-технической документации.

Указатели

Указатели — архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

В ОГУ «Государственный архив Воронежской области» ведется работа по созданию указателей, разнообразных по своему видовому содержанию:

1. Внутрифондовые к документам (именные). Составлены к документам фондов: Воронежского отряда народного ополчения, Воронежского истребительного батальона, Комиссий по делам бывших красногвардейцев и красных партизан. С 2006 года ведется БД «Награды за материнство» по фонду Воронежского облисполкома.
2. Внутрифондовые к описям (хронологические, структурные, воинских подразделений, именные, репертуара театра и др.). Составлены к описям таких фондов как ЦЧОблисполком, Воронежский драмтеатр им. Кольцова, Военная прокуратура 10 стрелкового корпуса, приказных изб.
3. Межфондовые к описям. В связи с увеличением количества запросов социально-правового характера о репрессировании граждан, для первоначальной ориентации в документах по этому вопросу был составлен «Межфондовый географический указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». При составлении этого указателя использовались фонды исполнительной власти.
4. Межфондовые к документам (именные). «Межфондовый именной указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». Указатель представлен карточками и БД «Репрессированные».

В целях правильной организации использования доку­ментальных материалов в архиве создается комплекс посо­бий - научно-справочный аппарат (НСА). Комплекс учетных документов, архивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и со­держания для облегчения их использования, а также возмож­ность быстрого отыскания требуемых материалов в хранили­ще. Система НСА предусматривает обеспечение отыскания документов и документной информации в пределах фонда, архива, Государственного Архивного фонда в целом. Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных ма­териалов. Как указано выше, к научно-справочному аппарату относятся путеводители, описи, каталоги, указатели фондов, тематические обзоры, научно-справочные пособия. Основ­ным архивным справочником является опись, так как на нее опираются все остальные справочники и учетные документы: во всех справочниках даются или шифры единиц хранения, присвоенные им согласно описи, или номера самих описей.

Начинать работу со справочными пособиями к архивным материалам необходимо с общего ознакомления с их системой вданном архиве и поданному фонду для определения наиболее целесообразного и экономичного плана работы. Если имеется несколько видов справочных пособий, то работу следует начи­нать с наиболее совершенных, так как они позволят быстрее обнаружить материалы по теме исследования. При наличии в архиве тематического каталога правильнее обратиться к нему в первую очередь. По своим особенностям тематическим каталог наиболее удобен при выявлении материалов по срав­нительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразователей. По широкой теме, особенно связанной с материалами одного фонда, целесообразнее вести поиски материалов, пользуясь описями. Выявление материалов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, обладал известным минимумом фактов, которые могли бы облегчить работу с описями и сделать выявление исчерпывающим. Наи-болeeобщими научно-справочными пособиями являются п утеводитель и список фондов. Выяснив название и номер не-обходимого ему фонда, исследователь получает возможность по реестру описей (или по листу фонда) выбрать нужную опись и приступить к ее просмотру. Пользование описью может быть облегчено вспомогательными указателями к ней, а также кса-мим материалам, включенным вопись (например, к нарядам). Таков основной ряд справочных пособий, в котором каждый предыдущий справочник сообщает все необходимые сведения для пользования последующим, обеспечивая в конечном итоге вхождение необходимых архивных документов. Каталоги и тематические обзоры - другой, параллельный, ряд справочных пособий, позволяющий вести разыскания до­кументов, минуя ряд «путеводитель - опись». Практически же исследователю приходится пользоваться всей системой спра­вочных пособий. Полезно сочетать работу над справочными пособиями с просмотром самих выявленных материалов. Это может дать или прямые указания на наличие еще не обнару-женныхдокументов, или целый ряд дополнительных сведений, которые окажутся полезными при дальнейшем просмотре опи­сей. В целях более полного выявления архивных материалов следует практиковать «перекрестное» использование разных видов справочных пособий.

Каждый тип справочника имеет присущий именно ему способ подачи информации. Так, в описи мы встречаемся с чет­кими и сжатыми заголовками на единицы хранения (дела), с прибавлением в необходимых случаях аннотаций отдельных, особо важных документов. В каталогах объектом описания является не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или его части, группе до­кументов, отдельном деле, группе дел. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов, по­строенный так же, как и заголовок дела в описи. Несмотря на сходство формы заголовка в описи и на каталожной карточке, объем информации описательных статей различен, так как различен объект описания. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечис­ляются виды документов с указанием хронологических рамок и характера содержащейся в них информации. Далее перечис­ляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем так же освещается следующий вопрос. Эта часть обзора называется характеристикой документов. К обзору обязательно составляется вспомогательный справочный аппарат.

Значительная часть архивов учреждений, организаций, предприятий (особенно небольших) располагает ограниченным составом научно-справочного аппарата. Во многих из них един­ственным архивным справочником являются описи. Но если составление обзоров под силу только крупному ведомственно­му архиву, то карточные каталоги на основе регистрационных карточек должны быть и в небольших архивах, так как они облегчают поиск документной информации. Правилами пред­усматривается передача в архив учреждения вместе с делами и регистрационных карточек. Работникам делопроизводства следует твердо усвоить, что и регистрационным карточкам на исполнение запросов, и контрольным карточкам на приказы и другие распорядительные документы, в которых выписаны вопросы, предстоит еще долго служить справочным целям. Поэтому все картотеки надо передавать в архив учреждения в должном порядке. Разделение массива карточек на две части (карточки на документы постоянного хранения и карточки на документы временного хранения) возложено на делопроиз­водственный персонал. В учреждениях, куда поступает значи­тельное количество предложений, заявлений и жалоб граждан обычно заводят отдельную карточку.

Важно отметить, что каждый тип справочника и каждый учетный документ имеют свое назначение. При этом они не дублируют, а дополняют друг друга.

Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

В систему научно - справочного аппарата архива входят:

1. Архивная опись - это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.

Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива - указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.

В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи:

· Дел постоянного срока хранения;

· Дел временного срока хранения

· Дел по личному составу;

· Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).

Состав архивной описи:

· Описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);

· Итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);

· Лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);

· Справочный аппарат к описи.

Справочный аппарат к описи включает:

· Титульный лист;

· Предисловие;

· Список сокращённых слов;

· Переводная таблица (в случае переработки);

· Указатели.

Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).

Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.

Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку.

От качества подготовки описи зависит эффективность поиска архивной документной информации.

2. Каталоги. Они бывают:

· Систематические. К немунужно обращаться в том случае, если необходимо выяснить, по каким отраслям знания имеются книги в библиотеке; необходимо подобрать литературу по определенной теме, вопросу, предмету; нужно установить автора и точное название книги, если известно ее содержание.

Название каталога говорит о том, что карточки с описанием произведений печати сгруппированы по определенной системе, в соответствии с содержанием по отдельным отраслям знаний. Книги разных авторов по одной и той же теме, таки образом, собраны вместе.

Последовательность расположения основных отделов каталога и подотделов внутри каждого отдела зафиксирована в особом документе - схеме классификации. За многовековую историю существования библиотек создано немало различных вариантов схем классификации. Наиболее прогрессивные из них всегда опирались на классификацию наук, которая стремилась установить правильные связи и взаимодействия различных наук между собой.

· Методических пособий.

3. Картотека - справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).

Она бывает:

· Именная;

· Именная бойцов-минёров;

· По предоставлению гражданам жилплощади; метрических книг.

4. Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива, тематический путеводитель по фондам архива.

Путеводитель по архивам - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты

5. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели в архиве организации могут быть межфондовыми, внутрифондовыми, по форме - электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик - глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей - алфавитными, систематическими, хронологическими.

Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).

Основными видами указателей являются:

· предметный (его разновидности - тематический, именной, географический),

· хронологический.

По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

6. Обзор документов - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.

Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор.

Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и / или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору

7. Перечни - это архивные справочники, которые создаются на основе описания архивных документов, т.е. на основе создания вторичной информации о составе, содержании и поисковых данных документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. «Перечни вопросов» имеют вид рукописных, позднее - машинописных переплетённых книг, составлявшихся в делопроизводстве организаций и учреждений и сдававшихся вместе с делами и описями в архив. На обложках проставлены шифры - номера фондов, описей, дел, содержание которых они раскрывают. «Перечни вопросов» раскрывают содержание дел, имеющих «глухие» заголовки, повышают информативность описей

В настоящее время идёт работа с программным комплексом «Архивный фонд» (уровень «Дело») и с созданными в архиве базами данных: «Научно-справочная библиотека», «Периодика», «Указатель фондов», «Справочно-информационный фонд». Тематических БД по документам архива не создано.