Хранящая в электронном виде и. Как хранить электронные документы? Советы эксперта

Правила хранения бухгалтерских первичных документов. Условия хранения электронных документов. Порядок уничтожения электронных документов - читайте в статье.

Вопрос: Вопрос по электронному хранению бухгалтерских первичных документов. Предположим, что мы принимаем решение хранить бухгалтерские первичные документы в электронном виде (электронном архиве). Значит ли это, что если документ поступил на бумажном носителе, то мы можем его отсканировать, поместить в электронный архив, а бумажный документ не хранить (уничтожить)?

Ответ: Нет, не значит.

Положение , утвержденное , и Правила , утвержденные .

2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Отсканированный образ документа допускает, но не подразумевает долгосрочного хранения.

Обоснование

Как хранить бухгалтерские документы

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах , утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде ().

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие - такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314 .

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно , прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252 , п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей и Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение , утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила , утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 . Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015 .

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Новые правила хранения электронных документов

В бумажном или электронном виде хранить документы

Если документы составлены в электронном виде, их можно хранить в электронном виде. Распечатывать на бумаге и хранить документы в таком виде не нужно (письмо Минфина России от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

Какой бы способ вы ни выбрали, нужно руководствоваться новыми Правилами хранения документов .

Где хранить документы

Способ хранения документов зависит от установленного срока хранения.

По срокам хранения различают три типа документов:

  • - временного срока хранения (до 10 лет включительно);
  • - временного срока хранения (свыше 10 лет);
  • - постоянного срока хранения.

Документы первого типа хранятся в бухгалтерии (п. 2.3 и 4.2 Правил хранения документов).

Чтобы обеспечить сохранность документов второго и третьего типа, компания вправе:

  • - создать собственный архив (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 1.4 Правил хранения документов);
  • - воспользоваться услугами профессионального архива.

Какой способ предпочтительней, компания решает самостоятельно.

Как хранить электронные документы

Рассмотрим порядок хранения электронных документов, если у компании есть собственный архив.

В каких условиях хранить электронные документы

В отличие от документов в бумажном виде, для хранения электронных документов должны соблюдаться три условия (п. 2.30 Правил хранения документов).

Два экземпляра. Электронные документы должны храниться в двух экземплярах. Один — основной, второй — рабочий. Их нужно хранить на разных физических устройствах.

Бухгалтер должен передать на хранение не менее двух экземпляров электронного документа на разных носителях.

Наличие технической базы. В архиве компании должны быть технические и программные средства для воспроизведения и копирования электронных документов. Кроме того, такие средства нужны для их перезаписи и контроля физического и технического состояния.

Гарантия сохранности. В архиве должен быть установлен режим хранения, обеспечивающий сохранность электронных документов. Нельзя допустить, чтобы они были утрачены или попали в несанкционированную рассылку. Хранить электронные документы нужно так, чтобы они не были уничтожены или на них исказилась информация.

В каком виде передать электронный документ в архив

Схема Алгоритм действий по передаче электронного документа в архив

Как контролировать хранение электронного документа

Если в компании меняется техника, программное обеспечение и т. п., они должны быть синхронно заменены и в архиве компании.

С появлением новых носителей и новых форматов нужно своевременно перезаписывать электронные архивные документы на такие носители и форматы (п. 2.32 Правил хранения документов).

Кроме того, не реже одного раза в пять лет нужно проверять (п. 2.32 и 2.40 Правил хранения документов):

Если что-то окажется не в порядке, электронные документы следует перезаписать на новые носители. При этом важно, чтобы при перезаписи была обеспечена полнота и достоверность информации.

Во всех случаях нужно проводить проверку на наличие вредоносных компьютерных программ (п. 2.39 Правил хранения документов).

Если электронный документ содержит вредоносные компьютерные программы, его следует изъять для антивирусной обработки (п. 2.41 Правил хранения документов).

Как получить электронный документ из архива

Электронный документ из архива можно получить в виде электронной копии или копии на бумажном носителе (п. 2.47 Правил хранения документов).

Электронные копии архивных документов можно получить из архива в электронной форме или по сети Интернет. Их заверяет электронной подписью руководитель компании или уполномоченное им должностное лицо ().

При выдаче копии документа на бумаге на обороте каждого листа проставляют архивный шифр, заверяют надписью и печатью на обороте последнего листа копии (п. 5.14 Правил хранения документов).

Как уничтожить электронный документ

Если у электронного документа истек срок хранения, его можно уничтожить. Отбор документов проводит экспертная комиссия, состоящая из сотрудников компании.

Список документов к уничтожению пишут в акте. Его форма приведена в приложении № 21 к Правилам хранения документов.

После этого проводят физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами (п. 4.13 Правил хранения документов).

Отвечает Станислав Котович,

заместитель директора правового департамента Минфина России

«Для каждой строки Баланса, показатель которой существенен, введите подстроки. В них укажите числовые значения, которые входят в состав укрупненных показателей типовой формы Баланса. Например, к строке 1150 «Основные средства» можно добавить отдельные строки и привести в них данные о стоимости зданий, машин и оборудования, если такая информация является существенной. Как определить уровень существенности показателей, читайте в рекомендации.»

Обеспечение сохранности архивных документов — одно из главных направлений работы архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:

  • обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;
  • обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
  • обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Обеспечение физической сохранности файлов

Данный аспект обеспечения сохранности электронных документов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от:

  • вида хранимых электронных документов и их совокупного объема,
  • предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа,
  • характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения,
  • требований по обеспечению аутентичности документов.

Например, хранение объемных и сложноструктурированных информационных ресурсов (интегрированных баз данных, гео- и мультимедиа-систем, проектной и конструкторской документации, оригинал-макетов печатных изданий) лучше осуществлять на емких электронных носителях для того, чтобы не нарушать целостность документов.

Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные дискеты). Главное обращать внимание на репутацию фирмы-изготовителя и страну-производителя, что в итоге ориентирует на стоимость носителя, а также соблюдать минимальные требования к режимам их хранения. Как с любым товаром, здесь действует правило: дешевое хорошим не бывает. По этой же причине при организации долговременного хранения электронных документов следует, например, выбирать оптические диски («болванки»), розничная цена которых будет не ниже 22 — 25 рублей.

Оптические компакт-диски (CD) непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10 — 15 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на современные и емкие носители.

Оптические диски считаются самыми долговечными носителями. Некоторые производители определяют срок хранения своей продукции чуть ли не в 200 лет. Насколько это обосновано, может показать лишь практика, а она крайне противоречива. С одной стороны, есть свидетельства успешного использования записей на CD в течение 10 — 15 лет, с другой стороны, регулярно появляются сообщения об отказах считывания информации с этих дисков. При этом в последние годы особенно много нареканий поступало на доступ к файлам, записанным на CD-R . Аналитики пока затрудняются дать исчерпывающее объяснение возможных причин: являются ли сбои в чтении файлов следствием ущербности технологии CD-R или каких-то других факторов (нарушения технологии при изготовлении «болванок», нарушения условий и режима хранения, технологической несовместимости устройств записи и считывания информации).

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R — оптические диски с однократной записью информации.

Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает комплекс работ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей — электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей .

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при относительной влажности 50% и температуре +11 оC обеспечивает сохранность их свойств в течение 50 лет (ISO 18923). По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при относительной влажности 50% и температуре +10 оC (ISO 18927); для дисков WORM — при относительной влажности 50% и температуре +3 оC (ISO 18925).


* Изменение показателя в сутки.
** Изменение показателя в час.

Как видим, низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом также следует учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использования в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры (порча) самих носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать оптический диск с указанной выше температуры до +23 — 25 оC, потребуется не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность акклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают температурного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5 оС должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности на 10% — не менее 4 суток.

Поэтому при выборе режимов хранения электронных носителей следует учитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей, затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалось выше, при организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент — температура +23 оC (ISO 18923), для оптических дисков — +25 оC (ISO 18927), при относительной влажности 50%. «Основные правила работы государственных архивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим в архивохранилищах: температура — +17 — 19 оC, относительная влажность — 50 — 55%. При таких условиях можно рассчитывать на срок хранения дисков CD-R до 20 лет.

Решение проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения

Если проблемы физической сохранности файлов в настоящее время решаются довольно успешно, то другие аспекты долговременного хранения электронных документов ждут своего методологического обоснования и технологического прорыва. Возникающие проблемы связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения.

Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.

Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами и драйверами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты: многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков, скорее всего, также со временем изменятся.

Приблизительный жизненный цикл подобных технологий — 10 — 15 лет, после чего следует их быстрое вытеснение из производства. Такие технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов. Желательно каждые 10 — 15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей. Так что вопрос, сохранят ли свои качества магнитные ленты или оптические диски после 50 лет хранения, теряет остроту. Архивам достаточно гарантий производителей на ближайшие 15 — 20 лет.

Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения:

  • операционной системы,
  • системы управления базами данных (СУБД),
  • текстовых редакторов и процессоров (Word, Pad),
  • графических (ACDSee) и web-браузеров (Internet Explorer, Opera, Firefox),
  • специализированных проектных (AutoCAD, ArchInfo) и гео- приложений (MapInfo),
  • программ, специально разработанных для работы с конкретными базами данных.

Для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов с небольшими сроками хранения зависимость от смены программного обеспечения не существенна: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5 — 7 лет. К тому же, многие современные электронные делопроизводственные системы и системы электронного архива организации (например, на базе таких широко известных систем управления документооборотом как DOCUMENTUM или DocsOpen) снабжаются необходимыми конверторами форматов. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.

При организации долговременного хранения электронных документов смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности их просмотреть. Существует несколько решений данной проблемы:

    Миграция — своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами (т.н. «пользовательские форматы»). Это сложный и дорогой путь. Как правило, простых конверторов здесь не достаточно. Наибольшие проблемы возникают с базами данных. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые имеют важное значение для деятельности организации и постоянно используются в работе. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.

    При организации долговременного хранения баз данных и других электронных документов желательна их предварительная (перед передачей в архив) миграция в «открытые» или «архивные» (страховые) форматы. Для текстовых документов это — txt, rtf, pdf; для графических — tiff, jpg; для таблиц и баз данных — txt, xls, db, dbf. Цель такой подготовки к архивному хранению заключается в том, что в случае необходимости из страховых форматов проще конвертировать документы в форматы текущих информационных систем.

    Иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. Это, в первую очередь, относится к сложноструктурным и многоформатным ресурсам: документам из систем автоматизации проектных работ (САПР) и геоинформационных систем, мультимедиа-продуктам и т.п. В таких ситуациях можно использовать эмуляторы программной среды, что, впрочем, бывает непросто сделать, так как они могут быть разработаны не для всех программных оболочек. Именно поэтому при разработке информационных систем следует изначально ориентироваться не только на распространенные форматы хранения, но и на распространенные операционные системы, СУБД и другое программное обеспечение. В этом случае может быть проще найти необходимые эмуляторы, которые могут разрабатываться и поставляться на рынок самими производителями программного обеспечения. Например, операционные системы MS Windows\’95, 98, NT, 2000, XP поддерживают эмулятор операционной системы MS DOS. Так как это широко распространенные операционные системы, есть надежда, что корпорация Microsoft и в дальнейшем будет поддерживать эмуляторы своих старых ОС.

    Инкапсуляция — включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем.

    Следует отметить, что исследования, связанные с применением эмуляции и инкапсуляции при долговременном хранении электронных документов, носят пока единичный характер. Даже если вскоре и будут предложены некоторые методики, потребуется немало времени для их апробации. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов пока остается миграция.

Обеспечение аутентичности (подлинности) электронных документов

Со способами обмена электронными документами и методами обеспечения их долговременного хранения тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности.

До сих пор главным средством аутентификации электронной документации служат протоколы аудита сетевых ресурсов. С их помощью можно проследить историю документов и выявить случаи несанкционированного доступа к ним. Однако слабым местом такой системы аутентификации являются сами протоколы, находящиеся в практически бесконтрольной власти сетевых администраторов.

Другая проблема — обеспечение аутентичности в межсетевом (межкорпоративном) пространстве. Без четких представлений о происхождении электронных документов и твердых гарантий их целостности суды отказываются признать за ними доказательную силу и принимать в качестве письменных свидетельств. Обмен электронными документами осуществляется на доверительной основе (например, электронная почта) и их достоверность гарантируется лишь авторитетом владельца информационного ресурса или электронного адреса. В свое время именно нерешенность вопросов аутентичности и целостности электронных документов помешала реализации идей «безбумажного офиса».

С середины 1990-х гг. наметился заметный прогресс в аутентификации электронных данных, в технологическом и правовом отношениях. Все большее распространение получают электронные средства защиты целостности данных и их идентификации с определенным физическим лицом — так называемые цифровые (электронные, электронные цифровые) подписи и печати, электронные «водяные знаки», контрольные суммы файлов и т.п.

Все множество цифровых подписей условно можно свести к двум классам:

  1. с использованием биометрических параметров человека — отпечатков пальцев, тембра голоса, радужной оболочки глаз и т.п.;
  2. с применением методов криптографии. Последний класс получил название — «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). Именно ЭЦП считается наиболее надежным средством аутентификации в межкорпоративном электронном пространстве.

В правовом отношении ЭЦП долгое время находила применение лишь в частноправовой сфере. Для ее применения необходимо было заключение двусторонних или многосторонних договоров (на бумаге), в которых определялись все нюансы генерации, верификации, хранения ЭЦП и ответственность сторон. Рубеж веков стал периодом массового правового признания электронных средств аутентификации в открытых информационных сетях. Законы об ЭЦП или электронном документе были приняты в большинстве развитых и многих развивающихся странах.

Правовое признание ЭЦП превращает этот реквизит в надежное средство, обеспечивающее аутентичность и целостность электронных документов, однако только тех, которые находятся в оперативном использовании, со сроком хранения пять, максимум 10 лет. Для аутентификации документов на протяжении десятков лет ЭЦП не годится. Чтобы понять, почему это происходит, нужно несколько слов сказать о том, что собой представляют технологии криптографической аутентификации и защиты информации, определяемые законодательством как «аналог собственноручной подписи».

Российский закон об ЭЦП помогает раскрыть сущность этой технологии. В нем ЭЦП определяется как «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе» (ст. 3).

ЭЦП выглядит как последовательность цифр и других символов, что, собственно, и позволяет говорить о ней как о реквизите, обособленном от других реквизитов электронного документа. Технологически ЭЦП возникает в результате выполнения системой криптозащиты так называемого асимметричного алгоритма шифрования, т.е. шифрования с использованием ключа (опять же последовательность цифр), который отличается от ключа, применяемого потом для расшифрования сообщений. Первый ключ называется закрытым (тайным, личным) ключом. Им может владеть только тот человек, от лица которого документ подписывается. Второй ключ — открытый, его значение может узнать любой, кому необходимо удостовериться в подлинности ЭЦП. Эта пара ключей взаимосвязана, но при этом закрытый ключ не может быть за обозримое время вычислен, исходя из значения открытого ключа. Таким образом, использование открытого ключа при аутентификации надежно связывает подписанный документ с обладателем закрытого ключа.

В то же время особенностью ЭЦП, которая отличает ее от собственноручной подписи человека, является то, что идентифицирует она не столько лицо, подписавшее электронный документ, сколько конкретный документ: два разных документа, подписанные с использованием одного и того же закрытого ключа, будут иметь разные числовые выражения ЭЦП. Связано это с тем, что, кроме закрытого ключа, в алгоритм вычисления ЭЦП включены и другие параметры, в первую очередь, так называемый хэш-код файла/ов с электронным документом.

Алгоритмы хэширования информации реализуются с помощью хэш-функций, которые в криптографии относятся к разряду однонаправленных, т.е. таких, которые достаточно легко высчитать, но очень непросто обратить. При использовании качественной хэш-функции вероятность получения одного и того же хэш-кода для двух различных файлов ничтожно мала. Именно хэш-код электронного документа гарантирует его целостность — то, что после подписания документа можно будет легко установить, вносились ли в него изменения или нет. Удобство хэш-функций при вычислении ЭЦП заключается также в том, что они преобразовывают цифровые последовательности (файлы) разнообразной длины в последовательности (хэш-коды) фиксированной длины в 56, 64 и т.п. бит информации. Этим самым экономятся вычислительные ресурсы пользовательских компьютеров.

Идею асимметричного шифрования выдвинули в 1976 г. американские криптографы У. Диффи и М. Хеллман. Тогда же появился RSA, широко используемый и в настоящее время алгоритм шифрования с открытым ключом. В нашей стране в 1994 г. были изданы ГОСТ 34.10 на генерацию и верификацию ЭЦП и ГОСТ 34.11 на хэширование информации. С 1 июля 2002 г. действует новый ГОСТ 34.10-2001, который в два раза увеличил длину ключа подписи (до 1024 бита). Большинство существующих на российском рынке средств ЭЦП основаны именно на этих стандартах.

Существуют разные технологии приложения ЭЦП к электронному документу. Одни из них дописывают хэш-код, подпись и другие, связанные с ними реквизиты (например, отметку о времени подписания), непосредственно в файл с документом. Другие размещают эту информацию в связанных с документом файлах. Во многом именно по этой причине ЭЦП, сгенерированную в одной системе криптозащиты, невозможно проверить в другой системе, даже если они основаны на одних и тех же алгоритмах шифрования. Кроме этого, российские средства ЭЦП — «Верба», «Криптон», «Крипто-Про», «Корвет», «ЛАН Крипто» — часто реализуют различные протоколы (правила) аутентификации, что также не способствует их совместимости. Таким образом, подлинность подписи лучше проверять тем же средством ЭЦП, с помощью которого она была сгенерирована.

Следует также отметить, что подтверждение подлинности ЭЦП — процесс технологически кратковременный. Он зависит от жизненного цикла средства ЭЦП — конкретной системы криптографической защиты данных. В частности, аутентификация электронного документа становится невозможной после смены технологической платформы или бесполезной после утраты юридической силы сертификата средства ЭЦП. Это значит, что под вопросом оказывается подлинность документов, подписанных ранее.

Немаловажен и вопрос о стойкости ЭЦП, которая в первую очередь зависит от длины открытого ключа подписи. В середине 1970-х гг. считалось, что для разложения на множители числа из 125 цифр потребуются десятки квадрильонов лет. Однако всего через два десятилетия с помощью нескольких тысяч компьютеров, соединенных через Интернет, удалось разложить число из 129 цифр. Это стало возможным благодаря как новым методам разложения больших чисел, так и возросшей производительности компьютеров и объединения их в глобальные вычислительные сети. В настоящее время при расчете стойкости алгоритмов генерации и верификации ЭЦП во внимание принимается срок ответственности по основным банковским операциям. А он не превышает пяти лет. Например, первый ГОСТ Р 34.10-94 использовал 512-битный алгоритм шифрования. ГОСТ Р 34.10-2001 использует уже 1024-битный алгоритм. По мнению экспертов, данный ГОСТ сможет сохранить устойчивость к вскрытию лишь в ближайшие 5 — 6 лет. То есть через 10 — 15 лет никто не гарантирует, что ЭЦП, сгенерированная с использованием этого ГОСТа, не была фальсифицирована неделю назад.

Но главная проблема при аутентификации электронных документов, подписанных ЭЦП, состоит в том, что этот реквизит (как и значение отдельного хэш-кода или контрольной суммы, гарантирующих целостность документа) неразрывно связан с форматом документа. При переформатировании электронного документа (что неизбежно при долговременном хранении) проверка подлинности ЭЦП становится бессмысленной.

Наиболее приемлемым методом обеспечения аутентичности электронных документов при долговременном хранении (особенно заверенных ЭЦП) можно было бы считать применение эмуляторов или конверторов при их воспроизведении. Но подобная практика пока мало изучена. Проблемы здесь видятся как в ограниченном наборе этих программных средств, так и в возможных ошибках воспроизведения документов, которые могут возникать при эмуляции или конвертировании, что опять-таки негативно сказывается на доказательной силе электронных документов при долговременном хранении. Инкапсуляция, вероятно, самый перспективный способ. Именно способ решения проблемы аутентичности электронных документов видят в нем американские архивисты. Но он требует долговременной апробации и дальнейшего развития.

Необходимость переформатирования электронных документов при долговременном хранении приводит к тому, что, по существу, появляется другой документ с измененными реквизитами и контрольными характеристиками: датой последнего сохранения, объемом, контрольной суммой, хэш-кодом, ЭЦП и т.п. Получается, что подлинник электронного документа будет невозможно прочитать и использовать, а его миграционная копия не будет иметь юридической силы.

Отмеченная проблема — обеспечение аутентичности электронных документов в долговременной перспективе — на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная. Четких рекомендаций, как ее решить, пока нет ни в нашей стране, ни за рубежом. Сейчас выход видится в одном: не стоит на этапе делопроизводства создавать, а затем хранить исключительно в электронном виде документы, предполагающие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон. Желательно одновременно создавать и хранить этот официальный документ также на бумажном носителе.

В условиях нерешенности технологических проблем аутентификации электронной информации на первое место выходит «старый дедовский метод»: удостоверение подлинности электронных документов при передаче их на внешних носителях в архив с помощью документов на бумаге, оформленных в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.4-84 и ГОСТ 28388-89. Указанные ГОСТы технологически и концептуально давно устарели, многие их положения на практике просто не выполнимы. Однако они по-прежнему действуют и включают в себя рациональное ядро, которое можно использовать при разработке формы удостоверяющего документа. Подобный документ (удостоверяющий лист, сопроводительное письмо, акт приема-передачи документов или т.п.) должен включать идентификационные характеристики файлов и электронного носителя и быть заверенным подписями должностных лиц и печатью.

Залог успеха

Таким образом, анализ природы электронных документов позволяет определить несколько условий, выполнение которых обеспечивает их сохранность и возможности использования на протяжении десятков лет:

  1. В архив должны приниматься и храниться «информационные объекты» (файлы), включающие, главным образом, содержательную и контекстную информацию (данные). Прием на хранение информационных ресурсов в комплекте с исполняемыми программами (оболочками прикладных информационных систем) со временем может вызвать правовые и технологические проблемы их использования. Прием компьютерных программ необходим в исключительных случаях, когда без этого невозможно воспроизведение принимаемых на хранение электронных документов.
  2. В краткосрочной перспективе (5-10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях.
  3. В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые форматы (страховые форматы), причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками.
  4. Электронные документы в страховых форматах могут оказаться очень неудобными в использовании и могут значительно замедлять время доступа пользователей к архивной информации. Оперативность доступа к архивным электронным документам может обеспечиваться тем, что они будут приниматься, храниться и/или своевременно переводиться в форматы текущей информационной системы организации/архива — пользовательские форматы. Процедура миграции в пользовательские форматы также должна быть ориентирована на возможное признание полученных документов подлинниками. Эта мера необходима в связи с тем, что заранее трудно определить, какие из форматов (страховые, пользовательские или те, в которых документы приняты на хранение) могут стать основой для создания миграционных страховых копий последующих поколений.
  5. При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа.

В следующем номере читайте продолжение статьи. Будут рассмотрены вопросы организации учета и описания электронных документов при их долговременном хранении.

1 См., например: Через пару лет информация с CD-R исчезнет (http://www.rambler.ru/db/news/msg.html?mid=4528814&s=5).

2 2 См.: ISO 18923, 18925, 18933.

3 См.: ISO 18923:2000. Imaging Materials. Polyester-Base Magnetic Tape. Storage Practices (Полиэфирные магнитные ленты. Правила хранения); ISO 18927:2002. Imaging Materials. Recordable Compact Disc Systems. Method for Estimating the Life Expectancy Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Компакт-диски с однократной записью информации. Метод оценки долговечности, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью); ISO 18925:2002. Imaging Materials. Optical Disc Media. Storage practices (Оптические диски. Правила хранения).

4 См: INFORMATION MANAGEMENT. Challenges in Managing and Preserving Electronic Records. GAO. United States General Accounting Office. Report to Congressional Requesters. June 2002. GAO-02-586.

5 См.: Анин Б.Ю. Защита компьютерной информации. СПб., 2000. С. 121.

6 ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1985; ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения. М., 1990.


Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

  • Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
  • Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
  • Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
  • Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

  1. Организация ежегодной экспертизы ценностей.
  2. По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
  3. Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

  • Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
  • Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
  • Опись оформляется в двух экземплярах.
  • Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
  • В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
  • Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
  • Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
  • Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
  • Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
  • Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

  1. Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
  2. ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
  3. ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
  4. Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
  5. Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
  6. Каждый из файлов проверяется на читабельность.
  7. В опись включается запись о приеме-передаче.
  8. Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

  • При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
  • Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
  • Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
  • Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
  • Учитываться должны все электронные документы.
  • В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

  • В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
  • В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
  • Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

  • Дата предоставления документа.
  • Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
  • Наименование структурного подразделения.
  • Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

  • С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
  • Поиск нужного документа не требует много времени.
  • Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
  • Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

  • Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
  • Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
  • Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.

Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

устойчивого электропитания;

резервного копирования;

антивирусной защиты;

профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделятся по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете” - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие - проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

С каждым годом растет популярность электронного документооборота, в том числе – среди клиентов нашей компании, заказывающих у нас создание электронных архивов. Статистические данные свидетельствуют: каждые три года объем корпоративной документации, представленной в электронной форме, удваивается! Некоторые руководители, анализируя эту тенденцию и сравнивая электронный и бумажный документооборот организации, делают вывод о ненужности последнего. Спешим предостеречь от поспешных выводов. Предлагаем взвесить все аргументы и увидеть истинное положение вещей!

Неоспоримые достоинства электронного документооборота

Рост интереса к электронным архивам, созданием которых профессионально занимаются наши специалисты, вполне объясним. Перевод документации в электронную форму позволяет:

    существенно упростить и ускорить работу с ней (в частности, за счет практически мгновенного поиска нужного документа по любым его реквизитам);

    организовать обмен документацией между отделами, подразделениями, филиалами компании с помощью современных телекоммуникационных средств;

    освободить офисные площади от груды бумаг;

    наделить разных сотрудников разными правами доступа к документации, обеспечить надлежащую степень ее конфиденциальности;

    наконец, дать информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты (как при форсмажоре, так и вследствие противоправных действий).

Казалось бы, в битве электронного и бумажного документооборота организации первый с учетом всех его достоинств одерживает уверенную победу. Итак, от хранения бумажных копий можно полностью отказаться? Забегая вперед, дадим правильный ответ: нет!

Незаменимость бумажных экземпляров документов

Современное законодательство наделяет некоторые электронные документы, применяемые в некоторых ситуациях, юридической силой – такой же, какую имеют бумажные оригиналы. Речь, в частности, идет о:

    счетах-фактурах, трудовых договорах и других формализованных документах (то есть таких, требования к форме которых законодательно регламентированы), заверенных КЭП (квалифицированной электронной подписью);

    доверенностях, договорах и некоторых других неформализованных документах, заверенных ЭП (простой электронной подписью).

Как мы видим, во всех перечисленных случаях упоминается электронная подпись. Она будет придавать документам юридическую силу, если соблюдается еще одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о взаимном признании такой подписи. Это соглашение, как показывает опыт, подписывается далеко не всегда. Если его нет, ни одна инстанция, включая суд, не примет к рассмотрению электронный документ, поскольку он не будет иметь юридической силы. Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план: придется искать бумажный оригинал документа!

В качестве заключения

Итак, при сравнении электронного и бумажного документооборота организации мы приходим к выводу: важную роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так:

    нужно пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, делая тем самым работу организации максимально эффективной;

    к бумажным документам, на основе которых был создан электронный архив, нужно относиться максимально бережно.

Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов?

Электронные документы вошли в нашу жизнь относительно недавно, поэтому говорить о возможности их сохранения на 50 и более лет можно только в теории. Однако гарантированно сохранить документацию на 10-20 лет можно, соблюдая все правила и законодательные нормы.

Проблемы долгосрочного хранения

Долговременное хранение электронных документов на физических носителях не представляется возможным: ведь они быстро устаревают. Достаточно вспомнить дискеты, которыми еще 10 лет все активно пользовались, а сегодня их и открыть-то негде на современных компьютерах. Так же в прошлое уходят и компакт-диски. И можно предположить, что и флешки скоро станут раритетом.

Мало сохранить документацию, важно еще суметь адекватно воспроизвести сохраненную информацию спустя много лет. А форматы электронных документов тоже изменяются с немалой скоростью (еще недавно Word-овские файлы имели расширение.doc, а сегодня это уже.docx). Предлагаются все новые редакторы, набирает популярность облачное хранение, и сложно прогнозировать, насколько современные форматы будут совместимы с технологиями будущего.

Способы хранения электронной документации

И все же, какие сегодня существуют способы сохранить важную документацию на длительный срок?

    Локальный архив. Все документы просто складываются в одну папку на компьютере. Это может быть и отдельная сетевая папка, в которую могут “складывать” документы сотрудники разных направлений по локальной сети. Основные минусы такого варианта – низкий уровень безопасности и надежности, сложности в поиске и обеспечении доступа к конкретному документу в случае, если архив уже разросся до таких масштабов, когда вручную найти нужный файл уже невозможно.

    Специальный электронный архив. Он позволяет обеспечить оперативный доступ к каждому файлу, сохранение связей между ними, дает возможности управлять правами доступа и гарантировать безопасность, а также своевременно переводить файлы в новые форматы. В электронном архиве все важные документы объединены в одну систему, где ничего не потеряется, и где можно в любое время быстро отыскать нужный файл благодаря четкой и понятной структуре каталогов.

А что говорит закон о хранении электронных документов?

Хотя закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» был принят еще до того, как началось активное развитие электронного документооборота, он по-прежнему актуален: ориентируются именно на его положения. А в остальном государству не принципиально, как хранятся те или иные документы, главное, чтобы соблюдались требования ФЗ: электронные архивы им не противоречат.

Автоматические системы управления документами

Информация как таковая со временем превратилась в полноценный ресурс производства, Сегодня ее качество во многом определяет эффективность управления, и для этого на предприятиях активно внедряются автоматические системы.

Автоматизированное управление

Для современного предприятия в целом – это важнейшая функция, без которой практически невозможно вести целенаправленную деятельность. Если же брать автоматические системы управления документами (АСУД), то основным их назначением является подготовка, согласование и обработка документов организации, а результатом внедрения – освобождение сотрудников от некоторых рутинных операций и, как следствие, ускорение всех производственных процессов и повышение конкурентоспособности.

С помощью автоматической системы можно обрабатывать входящие, исходящие, организационно-распорядительные и архивные документы.

Основные функции, выполняемые АСУД:

    автоматический ввод данных и уменьшение за счет этого количества возможных ошибок;

    регистрация входящей и исходящей корреспонденции и последующее перенаправление ее в необходимое подразделение;

    осуществление многоуровневого контроля за исполнением документов, отслеживание сроков;

    поиск и подбор документов, сохранение поисковых запросов, формирование отчетов;

    анализ документооборота организации с целью его оптимизации и снижения затрат на его ведение, формирование статистических сводок.

Автоматические системы управления документами могут использоваться в двух целях. С одной стороны, они обеспечивают привычный (традиционный) порядок документооборота, но на новом, качественном, уровне. С другой – помогают постепенно перейти от бумажной к безбумажной технологии обработки информации.

В любом случае внедрение АСУД несет предприятию определенную пользу. По данным некоторых исследований, автоматическая обработка документации приводит к улучшению и ускорению обслуживания клиентов, к росту эффективности работы подразделений и значительному снижению уровня запасов.

Какую выбрать АСУД для своей организации

Существует множество программ для автоматизации управления документами. Выбор той или иной зависит от объема документооборота, от масштабов деятельности, а также от финансовых возможностей.

Системы автоматизации делопроизводства (САД) применимы в организациях с небольшим документооборотом. Они предназначены для внутреннего пользования, поэтому разрабатываются для конкретного пользователя.

Системы электронного документооборота (СЭД) одновременно и автоматизируют делопроизводство, и работают с различными видами документов, в том числе с юридически значимыми. Охватывают стадии от создания и получения до перемещения и копирования. СЭД внедряются на предприятиях с большим объемом документооборота.

Корпоративные системы управления делопроизводством (КСУД) – универсальные, но в то же время более сложные системы в техническом и организационном плане. Работают со всеми типами документов. Предназначены для использования всеми структурами учреждения.

Разработка регламента электронного архива

При формировании электронного архива обязательным этапом является формирование его регламента. Он подразумевает создание ряда требований, в соответствии с которыми хранятся документы в архиве, срок их хранения, правил передачи и обработки документов и так далее. Регламент по электронному архиву является неким «фундаментом», на котором базируется вся его последующая работа.

Кроме того, создание регламента необходимо и в рамках соблюдения действующего законодательства и соответствующих правил. Это нужно, в том числе для того, чтобы обеспечить интеграцию и взаимодействие архива с уже существующими информационными системами. Как внутренними (в рамках предприятия), так и внешними (существующими у других предприятий и органов).

Процесс создания регламента электронного архива делится на несколько этапов. Среди них:

    анализ структуры будущего архива;

    непосредственная разработка регламентов и процедур по работе с архивом (при этом особое внимание уделяется учету требований действующего законодательства и соответствующих норм и правил);

    разработка стандартов и правил хранения документации и управления архивом;

    разработка внедрения архива в компании.

Каждый из перечисленных этапов делится на реализацию более мелких задач. В частности, анализ подразумевает определение:

    баз данных и документов, подлежащих хранению;

    структуры хранимых документов;

    сценариев, по которым в дальнейшем предполагается работа с документами;

    разработчиков и потребителей документации.

Дальнейшая разработка регламентов подразумевает создание алгоритмов:

    архивации документов в соответствии с их видом и назначением;

    жизненного цикла (от создания до уничтожения документации);

    работа с архивом (не только непосредственно с документами, но и с другими системами);

    накопления и использования базы данных;

    защиты и создания информационной безопасности.

При разработке регламента электронного архива необходимо учесть:

    форматы хранения документации;

    структуру архива;

    стандарты обработки документов и их оформления;

    создание графика и регламента, касающихся основных работ с документами;

    шаблоны отчетов для оценки основных показателей функционирования;

    стратегии доступа и сценарии защиты.

Сроки уничтожения документов: что, когда и как?

По истечении обязательного срока хранения документы организации – как коммерческой, так и государственной/муниципальной подлежат уничтожению. Исключением из правил будут только документы, срок хранения которых не ограничен – т.н. документы постоянного хранения (например, годовая бухгалтерская отчетность или личные дела работников). Подлежат уничтожению и электронные документы, причем порядок и процедура уничтожения, сроки хранения точно такие же, как и для документов на бумаге.

Как определить сроки хранения и уничтожения документов

Основные нормативные акты регулирующие сроки хранения бумаг:

    Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле»;

    Перечень типовых управленческих документов…с указанием срока хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000);

  • Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года Об утверждении Перечня типовых управленческих документов…с указанием срока хранения.

Важно! Определять сроки хранения и, соответственно, сроки уничтожения документов любого типа нужно предельно внимательно. Дело в том, что списки в Перечне от 2000 года (утв. Росархивом) и Перечне от 2010 года (утв. Минкультом) существенно различаются. При этом документы, датированные до 2010-го года, хранятся и уничтожаются (сдаются в архив) в соответствии с Перечнем Росархива, тогда как датированные позднее – в соответствии с Перечнем из Приказа Минкульта.

Как уничтожать документы: этапы процедуры

Как таковая процедура уничтожения документов в нормативных актах регламентируется только опосредованно. Порядок действий организации должен быть примерно следующим:

    формирование экспертной комиссии (соответствующим приказом по организации);

    проведение экспертизы (частота – раз в год);

    составление перечня документов, подлежащих уничтожению;

    уничтожение и составление акта о нем с указанием списка документов.

Экспертиза – ключевой этап процедуры уничтожения документов – предполагает не только определение факта истечения срока хранения документа, но и его ценности с точки зрения сохранности информации. Кроме того, в ходе изучения дел ищутся и дублирующие документы, копии, оказавшиеся подшитыми к делам – их тоже уничтожают.

Когда нужно уничтожать документы

В соответствии с действующим законодательством, в частности, перечнями, утвержденными Росархивом и Минкультом РФ, срок уничтожения уже не подлежащих хранения документов не ограничен. Рекомендуемая частота созыва экспертной комиссии – раз в год (в течение года, как правило, накапливаются и бухгалтерские документы, и ряд других, срок хранения которых истекает.

Что касается собственно физического уничтожения, законы не дают никаких разъяснений. Для крупных объемов документов выгодней аутсорсинг уничтожения – с оформлением в этом случае проблем не будет. Небольшие объемы уничтожаются на месте – с помощью шредера, например. Для удаления электронных документов тоже имеет смысл привлечь специалистов – хотя бы потому что уничтожение предполагает и стирание скрытых и случайных копий.

Поделиться: