На сегодняшний день актуальность программ электронной архивации документов очень высока. Обработка и хранение всей документации предприятия в цифровой форме – это не мода и не просто дань компьютерной эпохе; как показывает практика, электронный архив действительно позволяет решать массу задач, ранее крайне проблематичных, и реально повышает общую эффективность работы любой организации. Прежде всего, снижает трудоемкость процессов поиска/отбора документов и, таким образом, позволяет экономить существенные объемы рабочего времени. Создание действующей системы электронного документооборота подразумевает несколько этапов, важнейшими из которых являются:

• оцифровка, т.е. преобразование бумажных материалов в электронные;
• каталогизация и систематизация, т.е. упорядочение полученного массива электронных версий с возможностью мгновенного доступа к любому документу (или к любой группе материалов, отобранных по какому-либо критерию).

Перевод бумажных носителей в электронные осуществляется посредством сканирования. При этом каждому новому файлу важно задать имя (по определенным правилам) таким образом, чтобы оно отвечало требованиям индексации и поиска документов в будущем архиве. Вторым важным моментом является создание базы данных из полученных сканов, т.е. оцифрованных документов. Этот этап - основной. От того, насколько грамотно будет решена данная техническая задача, будет зависеть эффективность электронного архива и комфортность работы с ним.

создание и хранение электронных документов

Программа хранения документов в электронном виде (или хотя бы более-менее упорядоченный «склад» отсканированных листов где-то на жестком диске офисного компьютера) может быть создана пользователем самостоятельно. Для небольшого документооборота в компании из нескольких человек этого, возможно, будет достаточно. Однако даже при незначительном увеличении объема бумажной документации затраты на ее самостоятельную оцифровку и создания упорядоченной структуры вырастают в разы, а сложность создания единого интерактивного архива – на порядки. Практика показывает, что привлечение профессионалов и приобретение готовой программы, специально разработанной для хранения электронных документов, является для развивающейся организации единственным разумным решением проблемы. Рассмотрим главные преимущества – готового решения в сфере хранения электронной документации.

1. Уникальная программа систематизации и структурирования базы данных.
2. Минимизированные затраты на приобретение, внедрение и работу с программой.
3. М инимальные технические требования к оборудованию. Нет необходимости пополнять парк компьютеров дорогостоящими сверхпроизводительными машинами.
4. Скорость поиска нужного документа и работы с целостным массивом, в сотни раз превышающая скорость «ручной работы» с бумажным архивом.
5. Возможность приобрести готовое решение, учитывающее специфику любого конкретного бизнеса.

Для того чтобы эффективно пользоваться программой E-Arch , достаточно отсканировать ваши документы и занести их в базу. Интерфейс интуитивно понятен, «дружественен» к любому пользователю и не требует дополнительного обучения сотрудников. Благодаря готовому решению возможно не только эффективное , но и удобная работа с ними. К основным функциям E-Arch относятся:

• хранение электронных версий бумажных документов в любом формате;
• минимум действий пользователя (и, соответственно, затрат его времени), необходимых для поиска документа, его просмотра, редактирования и вывода на печать;
• возможность регламентации и разграничения прав доступа;
• импортирование файлов из других систем, в т.ч. 1С;
• возможность резервного копирования, т.е. максимальная надежность и долговечность документации.

«Архив документов» является программой, которая предназначена для организации, хранения, контроля и предоставления легкого доступа к различным документам. В программе можно проводить цифровой и бумажный документооборот.

Также программа предоставляет доступ для нескольких пользователей, контроль доступами юзеров, ведет историю корректировок, обладает русскоязычным меню и прочее. Программа разработана фирмой «Простой софт». Стоимость программы довольно невысокая, но при этом предоставляются все необходимые инструменты для работы с документами.

Многие знают, что работать с документами очень утомительно и неинтересно, однако, при этом данный процесс является очень важным. Документально сопровождается практически вся деятельность и манипуляции с деньгами, выдача и доставка товара и прочее.

Если в документах порядок, значит и в делах будет порядок. Чтобы навести порядок в делах, разработано большое количество специальных приложений. Среди них можно отметить утилиту «Архив документов», которая имеет отличия от всех остальных подобных приложений. Все это будет рассмотрено ниже.

Взглянув первый раз на программу, можно сазу понять, что она ничем не отличается от остальных. Принцип организации документов практически такой же, как и везде, в табличном виде. Интерфейс тоже стандартный – цвета тусклые, похожие на устаревшие версии Windows.

Стоит отметить, что недостатком это не является, а даже в каких-то моментах можно отнести к достоинствам приложения. В программе нет ничего такого, чего нет в остальных аналогичных разработках, поэтому будут рассмотрены только основные моменты.

Среди достоинств разработчики отмечают гибкую структуру данных, куда можно вставлять таблицы и поля, сортировать по разным критериям. Также в программе имеются фильтры, рассчитываемые поля, можно создавать документы по шаблонам, отчеты и вести историю документов.

Однако, достоинствами программы должны быть функции, которых нет в остальных аналогичных разработках. Но в этой программе нет ничего выдающегося, однако, разработчики ставят все стандартные функции в достоинства. На данный момент все вышеперечисленное является стандартным набором для подобных приложений, без которых трудно выполнять работу быстро и качественно.

В общем, организация данных происходит в табличном виде. Здесь на полях можно увидеть все необходимую информацию о параметрах документа. Можно регулировать отображение полей в этой таблице. К тому же можно вставлять новые поля. В общем, можно выполнять такие же действия, как и в СУБД SQL или Access.

Также можно вписывать sql-запросы в ручном режиме. Все файлы базы данных располагается в разделах, которые можно настраивать. В каждом разделе отображаются привязанные друг к другу таблицы, где выделяется основная и подчиненная. Таблицу с фотографиями можно привязать к списку «Сотрудники». Список документов может быть привязан к актам и прочему.

Также программа обладает многопользовательским режимом доступа, где каждому пользователю предоставляются определенные права и доступы. Устанавливаются ограничения благодаря установке роли и ограничений по полям. Ролью является пакет возможных доступов и параметров юзера. В рассматриваемой программе можно выделить три роли.

Первая называется «Администратор», которая позволяет выполнять все. Вторая – «Пользователь». Она позволяет работать с информацией, добавлять новую, корректировать личные параметры. С этой ролью невозможно проводить какие-то серьезные операции с базой данных и изменять общие настройки программы. Роль «Гость» предназначена только для просмотра данных на основных разделах.

Можно создавать новые роли. Если не получается найти эту функцию, тогда можно обратиться к справке. Кроме того, есть возможность устанавливать персональные ограничения по полям таблицы.

По поводу интерфейса можно выделить, что он легко настраивается, но не в плане оформления, а в плане наполнения. Можно настроить количество отображаемых полей, разделов и параметров таблицы. Кроме табличного отображения информации, можно выводить информацию в виде дерева, что позволяет быстро их фильтровать по определенному критерию.

Обычная панель инструментов располагает значками для обработки и ликвидации записей, фильтров, вставки нового поля, переноса информации, перемещения по записям и остальных манипуляций. В утилите довольно много функций, поэтому пиктограммы на панели очень маленькие, и в первое время работы различать их будет довольно сложно. В этом случае смогут помочь только появляющиеся подсказки при наведении указателя мыши.

Если применять приложение не с нуля, тогда стоит воспользоваться опцией импорта для добавления корректировок данных. Импортировать файлы можно из Excel и CVS, а потом настроить соответствие необходимых полей. Сделать это можно и в ручном режиме.

В программе имеются фильтры, при этом по всем языкам SQL. В разделе «История выдачи» отображаются люди, кому были переданы документы, а также дата, когда они должны вернуться. С этой функцией всегда будет понятно, у кого находятся документы, если они вдруг пропадут.

Поля могут быть текстовыми и числовыми, логическими, содержать в себе дату, картинку и файл. Также поля можно создать вычисляемые, для чего в них нужно вписать формулу. Получается так, что создавать новые поля можно для удовлетворения всех потребностей, которые могут возникнуть в процессе работы.

При подведении итогов по каким-то полям, то результат будет появляться автоматически. Данные в таблице можно привязывать друг к другу, по определенному полю. Можно выполнять копирование полей, чтобы в дальнейшем быстро применять для остальных полей.

Групповое обновление помогает корректировать записи указанной таблицы, которые подходят для конкретных условий. Это может пригодиться для ликвидации всех данных об операциях произведенных с клиентом, который покинул рынок. Отлично пригодиться групповая ликвидация записей, в которых фигурирует имя клиента.

На протяжении работы в базе данных может собираться различный мусор, в котором нет никакого смысла. Для поиска и ликвидации может пригодиться опция «Поиск дублей», с помощью которой в таблицы будет происходить сравнение записей по указанным полям. Завершив поиск, можно сразу же увидеть, что было выявлено, чтобы не позволить непредвиденную ликвидацию важных файлов.

В истории корректировок отображаются все манипуляции, которые происходили в базе данных, поэтому ничего не останется незамеченным. Программа позволяет использовать компрессию к базе данных, изготавливать резервные копии и восстанавливать ее. Можно генерировать отчеты по определенным полям и применять имеющиеся. В общем, все нужные функции для общения с базой данных в утилите есть.

Перед приобретением предоставляется один месяц пробного периода, на протяжении которого не ограничиваются функции, поэтому их можно опробовать все. Стоимость программы вполне допустима. Она находится в пределах рыночной цены аналогичных разработок.

Программу можно купить в нескольких вариантах. Базовая версия на одно рабочее место будет стоить 300 рублей. Версия «Стандарт» для трех компьютеров потянет на 8000 рублей. Для пятерых пользователей программа будет стоить 12000 рублей. 20000 рублей нужно будет отдать за версию «ПРО». Версия «ВИП» не ограничивается и стоит 40000 рублей.

Работать в утилите довольно просто. Если что-то не понятно, тогда можно воспользоваться справкой, которая есть в утилите и на сайте разработчика. В общем, функционально рассматриваемая утилита ничем не отличается от аналогичных разработок сторонних производителей. В этом случае выбирать подобные программы необходимо ориентируясь только по стоимости.

Также по электронке осуществляется техподдержка. Кроме того, помощь можно получить после заполнения формы обратной связи. Помимо этого, можно поискать ответы на вопросы на форуме. К тому же можно воспользоваться справкой к программе.

Стоит отметить, что программа довольно нетребовательна. Работать она может на операционках Windows, начиная с версии 2000. Частота процессора нужно не ниже 400 МГц. Оперативки требуется всего 128 МБ, а свободного места на диске нужно 12МБ для самой программы, а также место под резервные копии.

Каждый из нас со временем работы на компьютере с такой проблемой, как найти нужный файл. Архивные документы, всевозможные отчеты, файлы, полученные с электронной почты, различные бланки, шаблоны и еще многое другое зачастую со временем теряются на жестком диске. Теперь благодаря данной программе
систематизировать документы стало очень просто. Утилита позволяет организовать архивирование, использовать шаблоны, ввод дополнительной информации, учитывать взаимосвязи, осуществлять поиск по ключевым словам и аналитикам документа, а так же разграничивать пользователей по правам доступа.
Данный инструмент даёт возможность формировать новую структуру каталогов, копировать каталоги из других мест совместно с существующими файлами. Этот софт позволяет создавать архивы документов Microsoft Excel и Microsoft Word; создавать документы на основе шаблонов; реализовывать пользовательские справочники- это позволяет уменьшить время определения информации к необходимому файлу. На замену ручного ввода пользователю доступен уже существующий список. выбором из существующего списка. Следует скачать, что количество справочников не ограниченно.
Вы легко сможете сохранить важную для вас информацию. А существующая история работы с каждым из документов позволит проследить все операции с данным файлом. Утилита позволит подготовить договорные документы, найти и проанализировать комплект договоров. Пользователю так же доступна работа с шаблонными формами. Программа позволит эффективно и быстро использовать нужные документы, а весь интерфейс понятен на интуитивном уровне.

Ключевые особенности и функции

• Упрощена система администрирования;
• Полностью удаленны предопределённые папки, такие как входящие, исходящие и так далее;
• Формирование структуры папки выполняется в автоматическом режиме;
• Документы отображаются в виде списка;
• Улучшен и расширен поиск по аналитике документов;
• Появилась группировка по дополнительным полям;
• Осуществляется контроль над новыми и удалёнными каталогами
• Реализован новый помощник "Создание документа на основании";
• Улучшен порядок следования шаблонов;
• Создан инструмент сохранения настроек табличной формы для отдельной папки;
• Появилась возможность переноса файлов между каталогами с использованием механизма Drag&Drop (перенос мышкой);
• История работы с файлом;
• Исправлены ошибки.

Программа для создания архива документов. Система электронного документооборота. Электронный архив документов. Программа документооборота. система учета документов. Регистрация документов организации.

Скачать программу архив документов: Обеспечение бумажного и электронного документооборота - Поддержка работы как с локальной offline базой так и с online базой через интернет - Возможность хранения реальных документов непосредственно в базе данных - Возможность хранения реальных документов в сетевых папках с ссылками на них - Возможность хранения изображений и отсканированных копий документов - Регистрация документов организации - Экспорт данных в Excel. - Оповещение настраиваемое по различным датам документов. - Удобный поиск документов по любому параметру - Привязка документов к контрагентам организации - Возможность привязывать документы к другим документам - Ведение истории выдачи из архива документов по сотрудникам - Использование различных цветовых схем для выделения требуемых статусов и категорий документов - Работа с электронным архивом документов по сети - Разграничение прав пользователей программы

Учет документов в организации является важной составляющей бизнес-процесса. Система электронного документооборота позволяет не просто автоматизировать и упорядочить учет хранение документов организации, но и получить преимущества перед конкурентами так как найти нужный файл используя электронный архив документов будет очень просто и быстро. Можно сократить количество ошибок при заключении однотипных сделок если оперативно анализировать документы из архива. Для каждого нового документа автоматически формируется уникальный номер - таким образом происходит регистрация документов организации.

Программа учета документов обеспечивает надёжное хранение электронных документов в виде записей в базе данных с возможность мгновенного поиска информации по различным критериям. Архив документов программа незаменимая в организациях работающих с ГОСТами, СНИПами и подобными сводами правил и стандартов где требуется абсолютная точность и соблюдения обязательных норм. Учет электронных документов позволит в короткие сроки по запросу предоставить оригиналы документов даже работа с ними велась много лет назад - в этом поможет программа документооборота. Система учета документов и система электронного архива документов становятся незаменимыми помощниками в различных сферах деятельности и создание электронного архива документов становится совершенно простой задачей для компаний решивших навести порядок в документах.

Программа электронного документооборота. Основная форма программы для учета документов. Электронный документооборот ведется за счет создания записи о документе в которой описываются все необходимые параметры и вкладываются скан копии документа или файлы. Программа позволяет связать с документом журнал учета выдачи документов, другие документы, комментарии, изображения и сканы, физические файлы (word, excel, pdf и любые другие).

Важно понимать, что программа не является полностью законченным решением. Это только пример возможной конфигурации. Во всех организациях своя специфика ведения дел и программу можно доработать под нужды конкретной организации убрав ненужный функционал и добавив недостающий. Можно изменить виды таблиц и карточных форм, добавить новые справочники и таблицы, создать печатные формы по образцам и т.д.

Скриншоты

Карточка документа. Программа для учета документов позволяет хранить файлы непосредственно в базе

Возможность хранить изображения (фото, сканы документов) непосредственно в базе

Проекты позволяют объединять документы в группу и контролировать такие этапы как первичный приём документов, движение документов и финальная выдача документов

Справочник сотрудников

Справочник контрагентов и компаний. К контрагенту можно привязывать множество документов.

Первые 60 запусков программа работает в демо режиме без каких-либо ограничений. После 60 запусков программа перейдёт в режим бесплатной версии. Бесплатной версией можно пользоваться без ограничений по времени.

Для приобретения программы, Вам необходимо выбрать тип лицензии. Лицензии делятся на несколько типов в зависимости от ограничения на максимальное количество одновременных сессий пользователей - т.е. количество одновременно работающих с базой сотрудников. Так же ограничивается число пользователей в справочнике "Пользователи".

Лицензия	Ограничения	Цена
Free	одновременно с базой может работать 1 пользователь. 1 запись в справочнике "Пользователи". Нельзя создавать новые поля в таблицах и изменять существующие.	бесплатно
Simple	одновременно с базой может работать 3 пользователя. 3 записи в справочнике "Пользователи".	5 000 р.
Extended	одновременно с базой могут работать 6 пользователей. 6 записей в справочнике "Пользователи".	8 000 р.
Professional	одновременно с базой могут работать 9 пользователей. 9 записей в справочнике "Пользователи".	12 000 р.
Premium	одновременно с базой могут работать 12 пользователей. 12 записей в справочнике "Пользователи".	15 000 р.
Unlimited	без ограничений.	20 000 р.

Лицензия оплачивается только один раз. Лицензия не привязывается к конкретному компьютеру. Срок действия лицензии не ограничен.