Работа по обеспечению сохранности служебной документации. Привалов В.Ф

Транскрипт

1 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебного курса «Обеспечение сохранности документов» обеспечить студента необходимыми навыками работы по обеспечению сохранности документов. Задача: раскрыть систему документационного обеспечения управления; показать особенности делопроизводства на современном этапе. 2. Место дисциплины в структуре ООП: Учебная дисциплина «Обеспечение сохранности документов» относится к профессиональным дисциплинам обязательной части циклов ООП начального профессионального образования. Изучение данной дисциплины дает возможность приобрести необходимые навыки и знания по обеспечению сохранности документов. Дисциплина изучается в 1, 2 полугодиях. Изучение дисциплины «Обеспечение сохранности документов» является необходимым для последующего освоения теоретических дисциплин и практик: «Организация и нормативно-правовые основы архивного дела», «Документационное обеспечение деятельности организации», и др. 3. Требования к результатам освоения дисциплины: Учащийся должен обладать следующими компетенциями: ПК 2.1. Формировать дела. ПК 2.6. Обеспечивать сохранность архивных документов в организации. ПК 2.3. Систематизировать и хранить документы текущего архива. ПК 2.4. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации. ПК 2.2. Обеспечивать быстрый поиск документов по научно-справочному аппарату (картотекам) организации. В результате изучения дисциплины «Обеспечение сохранности документов» учащийся должен Знать: основные положения Единой государственной системы делопроизводства; виды, функции документов, правила их составления и оформления; порядок документирования информационно-справочных материалов Уметь: систематизировать и хранить документы текущего архива; формировать справочный аппарат, обеспечивающий быстрый поиск документов; осуществлять экспертизу документов, готовить и передавать документальные материалы на хранение в архи Владеть: практическим опытом документирования и документационной обработки документов канцелярии и архива; практическим опытом обеспечения сохранности документов. 4. Объем дисциплины и виды учебной работы Всего часов Вид учебной работы / зачетных единиц Максимальная учебная нагрузка 226 Семестры 1 2

2 Аудиторные занятия (всего) В том числе: лекции практические занятия (ПЗ) семинары (С) лабораторные работы (ЛР) Самостоятельная работа (всего) В том числе: курсовой проект (работа) расчетно-графические работы реферат Другие виды самостоятельной работы Освоение рекомендованной литературы, подготовка к занятиям Вид промежуточной аттестации (зачет, экзамен) Общая трудоемкость часы 152 дисциплины зачетные единицы 8 зачет 5 Содержание дисциплины 5. 1 Содержание разделов дисциплины п/п 1 2 Наименование раздела дисциплины Организация работы с документами Составление номенклатуры дел Содержание раздела Понятие документооборота, документопотока и их основные этапы. Группы документов в документальном обеспечении предприятия: поступающие и отправляемые (входящие и исходящие), внутренние; их особенности. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. Порядок обработки отправляемых документов. Виды операций по обработке документов. Организация рационального движения документов внутри организации. Обработка исполненных и отправляемых документов. Порядок регистрации документов с грифом "КТ" или "Конфиденциально". Анализ структуры документооборота. Методы учета и сокрещения документооборота. Учет количества и качества документов организации. Сокращение объема документооборота. Основные факторы, совершенствующие работу с документами. Общее понятие о номенклатуре дел; основные составляющие номенклатуры дел. Назначение работы по составлению номенклатуры дел. Нормативные документы и методические материалы, используемые для составления номенклатуры дел. Индивидуальная номенклатура дел, сводная номенклатура дел, типовая и примерная номенклатура дел; их особенности. Форма номенклатуры дел предприятия (организации). Разделы номенклатуры дел. Заголовки дел; их систематизация.

3 3 Формирование дел 4 5 Систематизация и обеспечение сохранности документной информации Организация хранения документов в архивах Порядок расположения; требования к наименованиям, формулировкам; составляющие элементы. Правила ведения дел. Порядок внесения дополнений, уточнений. Использование номенклатуры дел и хранение. Преимущества ведения номенклатуры дел с помощью персонального компьютера. Формирование дел; определение; назначение и роль в организации делопроизводства. Нормативные документы для организации работы по формированию дел. Инструкция по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы; ее назначение, порядок разработки. Группировка дел; специфика формирования отдельных категорий дел. Требования к документам, формируемым в дело. Виды документов, формируемых в самостоятельное дело. Порядок расположения документов в деле. Специфика систематизации отдельных категорий документов. Особенности формирования дел с перепиской. Способы оформления дел; используемые папки; оформление обложки дела Правила хранения дел в структурных подразделениях предприятия, организаций, фирм. Внутренняя опись документов дела; назначение; форма. Карта-заменитель; лист-заменитель; их назначение и форма. Правила выдачи и изъятия отдельных документов дела. Архив предприятия; его назначение. Задачи архива. Требования к помещению для архива; оснащение архива. Понятие об оптимальном сроке использования документов в делопроизводстве. Комиссия по определению срока хранения конкретных дел; ее состав и полномочия. Основные принципы установления сроков хранения дел. Документы, относящиеся к категории документов долговременного хранения. Документы, подлежащие уничтожению; форма акта о выделении документов к уничтожению. Порядок уничтожения документов дел. Особенности хранения бухгалтерских документов. Правила оформления дел для архивного хранения. Прием и передача дел в архив; порядок осуществления. Опись документов; порядок составления. Журналы регистрации, регистрационные картотеки на документы; их назначение. Передача документов долговременного и постоянного хранения на договорной основе. Комплектование архивов. Особенности комплектования государственных архивов. Особенности комплектования ведомственных архивов. Учет и обеспечение сохранности документальных материалов. Понятие и задачи учета архивных материалов. Единицы учета архивных документов. Книга поступлений документов. Список фондов. Лист фонда. Карточный указатель к листам фондов. Опись. Паспорт архива. Карточка фонда. Цели и периодичность проверки наличия и состояния архивных материалов. Проверка наличия (состояния) дел. реставрация архивного

4 6 7 8 Экспертиза ценности документов Система научносправочного аппарата к документам архива Использование архивных документов документа. Учет документов в архивах с переменным составом и ведомственных архивах. Обеспечение сохранности архивных документов. Система мер по организации хранения. Требования к обустройству архивохранилищ. Топографические указатели. Режимы хранения документов. Принципы экспертизы и критерии ценности документов. Цель экспертизы ценности документов. Критерии оценки происхождения документа. История развития экспертизы ценности архивных материалов. Критерии отбора документов на хранение. Основных принципов оценки материалов: значимость фондообразователя, значение содержания документов, повторяемость информации; время и место возникновения документов; их юридическая сила, а также внешние особенности. Ценность архивного документа. Авторская принадлежность. Подлинность и копийность документов. Дублетность документов. Физическое состояние документа. Языковые или художественные особенности документа. Критерии оценки кинофотофонодокументов. Критерии оценки типовых категорий документальных материалов. Выделение материалов, не подлежащих хранению (выделение документов к уничтожению). Проведение экспертизы ценности архивных материалов. Функции экспертных и центральных экспертных комиссий. Функции центральной экспертной комиссии. Функции экспертных комиссий государственных архивов с постоянным составом документов. Функции экспертно-проверочных комиссий. Функции центральной экспертно-проверочной комиссии. Непосредственное осуществление экспертизы ценности документов. Обработка архивных документов. Научнотехническая обработка документальных материалов. Описание архивных материалов. Единица хранения архивных документов. Создание научно-справочного аппарата. Путеводитель по архиву. Историческая справка к архивному фонду. Списки и указатели фондов. Описи и реестр описи. Каталоги. Тематические обзоры документальных материалов. Виды информационных документов: информационное сообщение (информационное письмо); справка-ориентировка; тематический перечень; список-справочник; тематическая справка; обзоры, путеводители, описи, каталоги и т.д. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива. Основные функции системы и задачи. Использование в архивах. Гипертекстовые справочники. Формы и порядок использования архивных документов. Доступ к архивным документам. Архивная справка: тематическая, биографическая. Архивная копия. Архивная выписка. Использование документов ведомственных архивов. Исполнение запросов граждан и

5 организаций социально-правового характера. Право граждан на доступ к документированной информации о них. Организация учета работы архива по использованию документов. Порядок выдачи дел из архива. Cроки нахождения дел во временном пользовании. Книга выдачи дел из хранилища. Карта-заместитель дела. Прием-передача дел при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) организации. Правила приема-передачи дел. Назначение комиссии по приемупередаче дел. Составление акта. 5.2 Разделы дисциплины и междисциплинарные связи с последующими дисциплинами п/п 1 2 Наименование последующих дисциплин Организация и нормативно-правовые основы архивного дела Документационное обеспечение деятельности организации разделов данной дисциплины, необходимых для изучения последующих дисциплин Лабораторный практикум - не предусмотрен. 7. Примерный перечень контрольных вопросов и заданий для самостоятельной работы 1. Понятие документооборота. 2. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. 3. Порядок обработки отправляемых документов. 4. Организация рационального движения документов внутри организации. 5. Анализ структуры документооборота. 6. Составление номенклатуры дел. 7. Заголовки дел; их систематизация. 8. Правила ведения дел. 9. Использование номенклатуры дел и хранение. 10. Формирование дел. 11. Нормативные документы для организации работы по формированию дел. 12. Группировка дел. 13. Специфика формирования отдельных категорий дел. 14. Требования к документам, формируемым в дело. 15. Виды документов, формируемых в самостоятельное дело. 16. Порядок расположения документов в деле. 17. Специфика систематизации отдельных категорий документов. 18. Особенности формирования дел с перепиской. 19. Способы оформления дел. 20. Правила хранения дел в структурных подразделениях предприятия, организаций, фирм. 21. Комплектование архивов. 22. Обеспечение сохранности архивных документов. 23. Принципы экспертизы и критерии ценности документов.

6 24. Проведение экспертизы ценности архивных материалов. 25. Обработка архивных документов. 26. Формы и порядок использования архивных документов. 8. Примерный перечень тем рефератов, курсовых работ и эссе 1. Понятие документооборота. 2. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. 3. Порядок обработки отправляемых документов. 4. Организация рационального движения документов внутри организации. 5. Анализ структуры документооборота. 6. Составление номенклатуры дел. 7. Заголовки дел; их систематизация. 8. Правила ведения дел. 9. Использование номенклатуры дел и хранение. 10. Формирование дел. 11. Нормативные документы для организации работы по формированию дел. 12. Группировка дел. 13. Специфика формирования отдельных категорий дел. 14. Требования к документам, формируемым в дело. 15. Виды документов, формируемых в самостоятельное дело. 16. Порядок расположения документов в деле. 17. Специфика систематизации отдельных категорий документов. 18. Особенности формирования дел с перепиской. 19. Способы оформления дел. 20. Правила хранения дел в структурных подразделениях предприятия, организаций, фирм. 21. Комплектование архивов. 22. Обеспечение сохранности архивных документов. 23. Принципы экспертизы и критерии ценности документов. 24. Проведение экспертизы ценности архивных материалов. 25. Обработка архивных документов. 26. Формы и порядок использования архивных документов. 9. Примерный перечень вопросов к экзамену (зачету) по дисциплине 1. Понятие документооборота. 2. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. 3. Порядок обработки отправляемых документов. 4. Организация рационального движения документов внутри организации. 5. Анализ структуры документооборота. 6. Составление номенклатуры дел. 7. Заголовки дел; их систематизация. 8. Правила ведения дел. 9. Использование номенклатуры дел и хранение. 10. Формирование дел. 11. Нормативные документы для организации работы по формированию дел. 12. Группировка дел. 13. Специфика формирования отдельных категорий дел. 14. Требования к документам, формируемым в дело. 15. Виды документов, формируемых в самостоятельное дело. 16. Порядок расположения документов в деле. 17. Специфика систематизации отдельных категорий документов. 18. Особенности формирования дел с перепиской.

7 19. Способы оформления дел. 20. Правила хранения дел в структурных подразделениях предприятия, организаций, фирм. 21. Комплектование архивов. 22. Обеспечение сохранности архивных документов. 23. Принципы экспертизы и критерии ценности документов. 24. Проведение экспертизы ценности архивных материалов. 25. Обработка архивных документов. 26. Формы и порядок использования архивных документов. 10. Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины: а) основная литература 1. Захаров, Н.Л. Организационное поведение государственных служащих. [Текст]: учебное пособие / Н.Л. Захаров - М.: ИНФРА-М, Черепанова, Н. В. История развития делопроизводства в России. [Электоронный ресурс] : рабочий учебник / Н.В.Черепанова Черепанова, Н. В. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов [Электоронный ресурс] : рабочий учебник / Н.В.Черепанова Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе. [Текст] : учебник / Ш. А. Янкович. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, б) дополнительная литература 1. Алексеева Е. В. Архивоведение: учебник для учреждений начального проф. образования [Текст] : учебник / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова; под ред. В. П. Козлова М.: Академия, Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р) [Текст] : учебное пособие / М.И.Басаков - М. : Дашков и К, Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебник / А.С.Гринберг - М. : Юнити-Дана, Делопроизводство [Текст]: учебник для начального профессионального образования [Текст] : учебное пособие / Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Емышева Е.М. М.: Форум, Документационное обеспечение управления (делопроизводство) [Текст] : учебное пособие / Т.А.Быкова, Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина - М. : Инфра-М, Документационное обеспечение управления в организации. [Текст] : учебное пособие / О.Н.Соколова, Т.А.. Акимочкина - М. : КноРус, Документоведение [Текст] : учебник / Кудряев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричников А.Г. / под ред. Проф. Кудряева Н.Н. М.: Логос, Кабашов С.Ю., Асфандирярова И.Г. Делопроизводства и архивное дело в терминах и определениях [Текст]: учебное пособие. / Кабашов С.Ю., Асфандирярова И.Г. - М.: Флинта, Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст] : учебник / А.С.Гринберг - М. : Юрайт, Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия [Текст]: учебное пособие. / Рогожин М.Ю. СПб.: Питер Юг, Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству [Текст]: учебное пособие. / Рогожин М.Ю. СПб.: Питер, Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере [Текст]: практическое пособие. /Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина Ф.М., Воробьев Н.И. СПб.: «Издательский дом Герда», 2006.

8 13. Технотронные документы - информационная база источниковедения и архивоведения [Текст] : сборник научных статей М.: РГГУ, Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение [Текст]: конспект лекций: учебное пособие / Е. А. Ульянина, А. С. Якименко М.: Высшее образование, в) программное обеспечение - компьютерные обучающие программы; - тренинговые и тестирующие программы. Программное обеспечение для доступа к компьютерным обучающим, тренинговым и тестирующим программам: - АСПЗ «5+» для ПТ; - ИС «КОМБАТ»; - ИС «ЛиК». - ИР «КОП». г) базы данных, информационно-справочные и поисковые системы - Сайт Всероссийского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД): - Электронный ресурс «Типовые образцы договоров, документов и других деловых бумаг, своды законов и кодексов, сборник нормативов и стандартов, каталог бизнеспланов и идей, рейтинг банков России»: - Сайт федерального архивного агентства: Материально-техническое обеспечение дисциплины: - сервера на базе MS SQL Server, файловый сервер с электронным образовательным контентом (электронное хранилище учебных продуктов); - спутниковая образовательная сеть вуза; - компьютеры с доступом в Интернет и образовательную сеть вуза. 12 Методические рекомендации по организации изучения дисциплины: Консультативно-тренинговые (аудиторные) занятия Все виды аудиторных занятий сочетают образовательную, воспитательную практическую и методическую функции. Вводная лекция лекционное занятие, предназначенное для создания общего впечатления о дисциплине. На занятии до сведения обучающегося доводятся основные вопросы дисциплины, показывается ее роль и место в соответствующей области знаний, определяется значение дисциплины для формирования общих и профессиональных компетенций. Модульная лекция лекционное занятие, предназначенное для овладения обучающимися знаниями теоретического характера в рамках материала модуля. Тьюторинг лекционное занятие консультативного характера, на котором раскрываются основные вопросы, подготовки к самостоятельной работе, тематической контрольной работе, а также к промежуточной и итоговой аттестации. Коллективный тренинг коллективное занятие по заранее разработанному сценарию с использованием активных методов обучения. Различают несколько видов коллективных тренингов: дискуссия, круглый стол, ролевая и деловая игра. Индивидуальный компьютерный тренинг работа обучающегося на компьютерном учебном терминале (КУТ) с программными средствами обучающе-тренингового характера по всем дисциплинам (модулям) учебного плана.

9 Мониторинг работы с текстами - проверка результатов выполнения обучающимися «Заданий для самостоятельной работы», содержащихся в рабочем учебнике. В процессе проверки выявляется умение обучающегося структурировать и анализировать содержание учебника, составлять тезисы, конспекты, логические схемы, а также фиксируются результаты заучивания основных терминов и понятий, фактов, персоналий и дат, приведенных в глоссарии. Оценка на занятии показывает умение обучающегося решать типовые задачи в рамках материала данного модуля. Мониторинг работы с текстами проводится до начала коллективного тренинга по данному модулю. Тест-тренинг (урок закрепления полученных знаний) тренинговое занятие, предназначенное для закрепления базовых теоретических знаний обучающегося в рамках материала модуля. Проводится на КУТе с использование программного средства тренингового характера. Теле-эссе индивидуальное занятие, предназначенное для тренинга коммуникативных навыков. В течение занятия обучающийся по заранее подготовленной тематике на специально оборудованном учебном месте записывает свое выступление, которое до конца обучения хранится на внешнем носителе. Работа в информационной базе знаний и IP-хелпинг работа обучающегося с ресурсами ТКДБ и получение консультаций с использованием специальной электронной системы в асинхронном режиме. Модульное тестирование контрольное мероприятие по материалу каждого модуля, реализующее неотсроченный контроль знаний по модулю. Занятие проводится с использованием тестовых систем (с применением приборов тестирования или компьютерной системы тестирования). Предэкзаменационное тестирование контрольное мероприятие, цель которого состоит в выявлении неосвоенных и плохо освоенных вопросов дисциплины перед проведением экзамена и подготовка обучающегося к процедуре электронного экзамена (итоговая контрольная работа). Работа в информационной базе знаний (самостоятельная работа) Самостоятельная работа студентов является важной компонентой профессиональной подготовки специалистов и включает в себя следующее. Изучение рабочего учебника работа с тематическим обзором, выучивание глоссария (словарь терминов), изучение алгоритмов решений типовых задач модуля. Занятие проводится в рамках самостоятельной работы обучающегося. Работа с текстами работа с методическими пособиями в начале изучения дисциплины, при освоении материала модуля и при подготовке к контрольной работе. Занятие носит самостоятельный характер. Работа с электронным образовательным контентом повторное закрепление материала модуля с использованием обучающих программных продуктов. Занятие проходит в свободные от основного расписания занятий часы, в специально выделенной аудитории (длительность работы с одним учебным продуктом ограничивается только временем функционирования выделенной аудитории) или на личном компьютере обучающегося. Промежуточная аттестация Для контроля текущей успеваемости и промежуточной аттестации используется рейтинговая и информационно-измерительная система оценки знаний. Зачет (годовая итоговая контрольная работа) контрольное мероприятие, которое проводится по дисциплинам, предусмотренным учебным планом, по окончании их изучения. Занятие аудиторное, проводится в форме письменной работы или с использованием электронной тестовой системы. Курсовая работа, курсовой проект самостоятельная учебная научноисследовательская работа обучающегося, выполняемая под руководством преподавателя по общеобразовательным дисциплинам учебного плана. Имеет целью развитие у

10 обучающихся навыков самостоятельной творческой работы, овладение методами современных научных исследований, углублённое изучение какого-либо вопроса, темы, раздела учебной дисциплины (включая изучение литературы и источников). Уровень выполнения работы позволяет определить степень сформированности системы знаний обучающегося. Электронный экзамен контрольное мероприятие, фиксирующее уровень знаний обучающегося по определенной дисциплине. Занятие проходит в форме письменной работы или тестирования в автоматизированных системах. Разработчики Черепанова Н.В. к.философ.н. Сидоренко Н.В.

ОРГАНИЗАЦИЯ И НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ АРХИВНОГО ДЕЛА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков в области организации и нормативно-правых основ

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ТУРИСТСКОЙ ИНДУСТРИИ 1. Цели освоения дисциплины Целью учебной дисциплины «Информационные технологии в туристской индустрии» являются изучение студентами основ организации современных

ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ БЮДЖЕТА 1 Цели и задачи дисциплины: Цели учебной дисциплины «Организация исполнения бюджета» - формирование знаний в области организации исполнения федерального и территориальных

СОЦИАЛЬНАЯ РАБОТА 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебной дисциплины «Социальная работа» сформировать у студентов научные представления о профессии, теоретически, практически и личностно подготовить их

АНАЛИЗ ФИНАНСОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Анализ финансовой деятельности» - обеспечить знание и понимание студентом анализа финансовой деятельности, его сущности, значимости

УПРАВЛЕНИЕ В СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков, необходимых для управления в социальной работе. Задачи ознакомить студентов

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины: Цель дисциплины «Документационное обеспечение управления» - обеспечить студентов необходимыми навыками работы с документами.

АУТСОРСИНГ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины обеспечить студенту знание и понимание теоретических положений по аутсорсингу, его роли и места в решении проблем повышения эффективности менеджмента.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ 1. Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины дать студентам знания в области разработки, функционирования и использования автоматизированных информационных технологий

ГОСУДАРСТВЕННАЯ И МУНИЦИПАЛЬНАЯ СЛУЖБА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Государственная и муниципальная служба» - сформировать у студентов в рамках общей профессиональной культуры правовое

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Изучение студентами основных технологических подходов, организационных положений и методик в области проектирования

ТЕХНИКА И ТЕХНОЛОГИЯ «ПАБЛИК РИЛЕЙШНЗ» 1. Цель и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Техника и технология паблик рилейшнз» - формирование профессиональной компетенции в области техники и технологии связи

УПРАВЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЯМИ 1 Цели и задачи дисциплины Целью дисциплины «Управление операциями» являются: - изучение теории и методологии управления операциями в производственной деятельности; - приобретение

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Управленческие решения» обеспечить знания и понимание студентом истории развития, методологии и технологии подготовки и принятия

АВТОМАТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ 1 Цели и задачи дисциплины: Дать базовые знания и умения по использованию систем автоматической обработки информации в предстоящей профессиональной деятельности. Обучить

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЛИНГВИСТИКЕ 1. Цели и задачи дисциплины: Целью дисциплины «Информационные технологии в лингвистике» является формирование углубленных знаний об образовательном потенциале Интернет

ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Программа учебной дисциплины «Психологическое организационного развития» в сжатой форме излагает прикладные проблемы

УЧЕТ И АНАЛИЗ (ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ) 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Учет и анализ (финансовый учет)» овладение методикой и навыками ведения бухгалтерского финансового учета, получение представления

РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕСА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины обеспечить студенту знание и понимание теоретических положений по реинжинирингу бизнеса, а также методов и средств радикального перепроектирования

СОЦИОЛОГИЯ КУЛЬТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Овладение студентами теоретическими знаниями и практическими навыками в области социологии культуры Задачи усвоение теоретических и методологических

ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ 1 Цели и задачи дисциплины Цели дисциплины Получение студентами знаний об информационных ресурсах организаций и предприятий, условиях доступа к информационным

СОЦИАЛЬНАЯ КВАЛИМЕТРИЯ, ОЦЕНКА КАЧЕСТВА И СТАНДАРТИЗАЦИЯ СОЦИАЛЬНЫХ УСЛУГ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков в области социальной квалиметрии,

СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Связи с общественностью» дать студентам теоретические знания об основных этапах возникновения связей с общественностью, а также

СОЦИАЛЬНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебной дисциплины «Социальная безопасность» дать студентам в системном изложении социологические знания и представления о сфере безопасности человека,

СТАТИСТИКА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины Статистика: теория статистики обучение студентов теоретическим основам статистики, что включает овладение статистической методологией и практическими

БЮДЖЕТНАЯ СИСТЕМА РФ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Бюджетная система РФ» усвоение студентами суммы знаний о бюджетной системе РФ, специфике бюджетной классификации, особенностях функционирования

СОЦИОЛОГИЯ ПОЛИТИЧЕСКИХ ДВИЖЕНИЙ И ПАРТИЙ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель: Цель изучения дисциплины - приобретение знаний и ориентиров в области политической социологии, в особенности социологии политических

ЭКОНОМИКА ОБРАЗОВАНИЯ 1 Цель и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Экономика образования» - сформировать у студентов теоретические знания и практические навыки в области экономики образования.

ПЕНСИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебной дисциплины «Пенсионное обеспечение» сформировать у студентов научные представления о пенсионном обеспечении. Задачи: сформировать научные

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОЦИАЛЬНОЙ СФЕРЕ 1. Цели и задачи дисциплины Цель учебной дисциплины «Информационные технологии в социальной сфере» формирование и развитие знаний и навыков работы с информационными

СОЦИАЛЬНАЯ ЭКОЛОГИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель: Преподавание дисциплины Социальная экология должно быть направлено на изучение студентами достижений мировой и отечественной социально-экологической

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ОРГАНЫ И ИХ СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель изучения дисциплины: Цель дисциплины дать студентам бакалавриата по направлению "политология" базовые теоретические

УПРАВЛЕНИЕ МЕЖКОНФЕССИОНАЛЬНЫМИ КОНФЛИКТАМИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Овладение студентами теоретическими знаниями и практическими навыками в области управления межконфессиональными конфликтами.

СОЦИАЛЬНАЯ РЕАБИЛИТАЦИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков, необходимых для социальной реабилитации как в специфическом виде профессиональной

ПРИНЯТИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ РЕШЕНИЙ В ЭКОНОМИКЕ И МЕНЕДЖМЕНТЕ С ПРИМЕНЕНИЕМ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Принятие оптимальных решений в экономике и менеджменте с применением

ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ ПАРЛАМЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 1 Цели и задачи дисциплины: Политологическое обеспечение дисциплины состоит в изучении способов формирования и структуры Федерального собрания - парламента

МЕНЕДЖМЕНТ В СТРАХОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины - формирование у студентов четкого понимания правовых, математических и экономических основ страхового дела, изучение методологических

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Делопроизводство» - дать студентам теоретические знания и обеспечить освоение студентами практическими навыками по делопроизводству, оперируемыми

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Изучение студентами основных технологических подходов, организационных положений и методик в области проектирования и функционирования

СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И СЕТИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цели Формирование у студентов теоретических знаний и практических навыков применения современных информационных технологий (ИТ).

ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭКОНОМИКИ 1 Цели и задачи дисциплины: Целью учебной дисциплины «Государственное регулирование экономики» является изучение общих принципов и основных направлений государственного

ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ КОНСУЛЬТИРОВАНИЕ В СИСТЕМЕ ПРОФОРИЕНТАЦИОННОЙ РАБОТЫ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Программа учебной дисциплины «Психологическое консультирование в системе профориентационной работы»

ПРОЕКТИРОВАНИЕ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель - формирование у обучающихся системы знаний о закономерностях создания и реализации дидактических проектов в различных образовательных

БИЗНЕС-ПЛАНИРОВАНИЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины: Дать знания об основных принципах и методах делового планирования; выработка практических навыков составления бизнес-планов для решения

ВЕДЕНИЕ В ПРОФЕССИЮ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Сформировать у студентов научные представления о профессии, теоретически, практически и личностно подготовить их к мотивированному овладению профессией

СТАТИСТИКА: ТЕОРИЯ СТАТИСТИКИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Статистика: теория статистики» обучение студентов теоретическим основам статистики, что включает овладение статистической методологией

СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Стратегическое планирование» - изучение теоретических и методологических основ стратегического планирования, а также обучение

ЭКСКУРСИОННОЕ ДЕЛО 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины - формирование у студентов системы знаний и практических навыков в вопросах подготовки, разработки и проведения экскурсий и экскурсионных

КОНТРОЛЬ И РЕВИЗИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Контроль и ревизия» - обеспечить знание и понимание студентом сущности, роли, функции, метода контроля и ревизии как инструмента

СОЦИАЛЬНЫЕ ИННОВАЦИИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Социальные инновации» формирование у студентов представлений о социальных процессах и явлениях как системном целом, функционирующем

ОРГАНИЗАЦИЯ, ПОДГОТОВКА И ПРЕЗЕНТАЦИЯ СОЦИОЛОГИЧЕСКОГО ИССЛЕДОВАНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Формирование и систематизация у студентов устойчивой системы знаний, умений и навыков в практической

КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины: Ознакомление студентов с эволюцией инструментальных средств поддержки принятия управленческих решение и информационно-

ЭКОЛОГИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины «Экология» формирование у студентов социальной работы понимание взаимосвязей в системе человек-общество-природа, в которой общество и природа

СОЦИОЛОГИЯ МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ 1 Цели и задачи: Цель: Цель привить студентам необходимые знания и помочь овладеть минимальными навыками в сфере социологического способа изучения массовой коммуникации.

ВСЕМИРНЫЕ МЕЖДУНАРОДНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель изучения дисциплины: Изучение роли всемирных международных организаций в развитии интеграционных тенденций. Изучение роли всемирных

ЭТИКА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель учебной дисциплины этики делового общения ввести студента в круг знаний, составляющих основы профессиональной и нравственной культуры бакалавра философии.

ДЕОНТОЛОГИЯ СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЫ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Сформировать у студентов научные представления о морально-этических принципах работников социальной сферы, соблюдение которых необходимо им

ОРГАНИЗАЦИЯ И ОПЛАТА ТРУДА 1 Цели и задачи дисциплины: Цель дисциплины «Организация и оплата труда» приобретение будущими специалистами теоретических знаний и практических навыков в вопросах формирования

ФИНАНСЫ И СТАТИСТИКА В ТУРИЗМЕ 1 Цели и задачи дисциплины: Цель Овладение студентами теоретическими знаниями и практическими навыками в области финансов и статистики в туризме. Задачи усвоение методологии

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1 Цели и задачи дисциплины: Цели Изучение студентами основных технологических подходов, организационных положений и методик в области проектирования

ЭКОНОМИКА ОБРАЗОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ 1 Цель и задачи дисциплины Цель дисциплины формирование у магистрантов знаний по вопросам экономики и ее места в народнохозяйственном

Федеральное агентство по образованию России

ГОУ СПО «Барнаульский торгово-экономический колледж»

ПЦК правовых дисциплин

Дисциплина «Организация хранения, консервация и реставрация документов»

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации»

Выполнил студент Н.А. Шестова

Специальность 0611 ДОУ и архивоведение

Руководитель работы О.И.Горшкова

Барнаул 2009

ВВЕДЕНИЕ

1. Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации

Понятие учета документов в государственном (ведомственном) архиве

Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий

Порядок размещения и топографирование документов в архиве

Порядок выдачи дел из хранилища

Поверка наличия и состояния документов в архивах

Заключение

Список использованных источников

ВВЕДЕНИЕ

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации -- исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы -- это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.

Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ РФ, определяются Федеральным Архивным агентством.

Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

Предметом курсовой работы является учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Таким образом, цель данной курсовой работы - изучение системы учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. Изучить литературу по данной теме;

2. Определить понятие «учет документов»;

3. Рассмотреть проведение учета особо ценных документов АФ РФ;

4. Рассмотреть порядок размещения и топографирование документов в архиве;

5. Проследить порядок выдачи дел из хранилищ;

Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании курсовой работы. Это законы, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ; нормативно-методическая база:

ь ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ь Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации;

ь Основные правила работы архивов организаций.

Вопрос учета и обеспечения сохранности документов АФ РФ довольно хорошо освещен в учебной литературе по архивоведению, например, у таких авторов как Михайлов О.А. «Электронные документы в архивах», Тельчаров А.Д. «Архивоведение», Артемьева СИ., Иванцова Н.Ф. «Архивоведение», Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение».

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

1. Теоретические основы учета и обеспечения сохранности

д окументов архивного фонда Российской Федерации

1.1 Понятие системы учета документов в государственном

(ведомственном) архиве

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. При этом в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:

ь Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям -- отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов.

ь Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности -- опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные -- временными.

ь Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

Учет документов в государственных архива х

Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы, вспомогательные формы учета, взаимосвязь между учетными документами хранилищ и подразделением централизованного учета, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схема организации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы по учету документов (вид работы, вид учетного документа, место его заполнения -- централизованный учет или хранилище). Схема наглядно отражает взаимосвязь централизованного учета и учета хранилищ и помогает правильно осуществить организацию учета.

Основными учетными документами в государственном архиве являются:

ь книга учета поступлений (для учета каждого поступления документов в архив) (Приложение А);

ь книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (для учета каждого поступления этих фондов);

ь список фондов (для учета каждого фонда или коллекции или объединенного фонда, а также количественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мере поступления) (Приложение Б);

ь список фондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составе такие дела) (Приложение Г);

ь лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда) (Приложение В);

ь архивная опись (для поединичного и суммарного учета дел);

ь опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих особо ценные документы);

ь опись страхового фонда (для поединичного и суммарного учета таких дел);

ь реестр описей особо ценных дел (для учета количества описей особо ценных дел (Приложение Д);

ь инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности (для поединичного и суммарного учета таких дел);

ь паспорт хранилища (произвольной формы; для суммарного учета фондов и единиц хранения и их состояния в данном хранилище на 1 января каждого года);

ь сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (представляются в соответствующий орган управления архивным делом для внесения изменений в фондовый каталог и последующей отсылки в ЦФК).

Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один рая составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для включения в автоматизированную систему научно-технической информации (АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации.

На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержит документы по истории фондообразователя и фонда (историческую справку, копию характеристики фонда, составленную для путеводителя), акты (приема, передачи документов, проверки их наличия, о недостаче дел в фонде, переработке фонда и другие), пересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д.

Для учета документов в отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами форме. Учет листов в деле ведется с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр.

Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах составляются вспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными и поэтому встречаются чаще других -- реестры описей; карточки и книги движения фондов, описей, дел; книги учета документов, передаваемых в другие архивы, и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество. При этом обилие учетных документов может привести к осложнению учета, а следовательно, к путанице, отсутствию четкости. Целесообразно иметь ограниченное количество учетных документов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме.

В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные документы на фонды советского и дореволюционного периодов ведутся раздельно. Номера фондов советского периода имеют букву Р, написанную через дефис перед номером, например: Р-23, Р-45 и т.д.

Каждый фонд записывается для присвоения ему номера в список фондов лишь один раз при первом поступлении. При передаче фонда в другой архив его номер другому фонду не присваивается. Перенумерация фондов в архиве проводится в исключительных случаях и только с разрешения Росархива. Ежегодно в книге учета поступлений и списке фондов на 1 января составляется итоговая запись.

Самым сложным для заполнения учетным документом является лист фонда. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения: новые поступления, выбытие документов, их состав, крайние даты, НСА и другие сведения, как по каждой описи, так и в целом по фонду. После каждой записи в листе фонда в гр. "наличие (остаток)" подводится итог по описи, в которой произошли изменения, а также по фонду в целом.

Чтобы облегчить поиск необходимых сведений о фондах, хранящихся в госархиве (иногда их количество достигает нескольких десятков тысяч), в централизованном учете составляется карточный указатель фондов. Карточка составляется на каждое название фонда и имеет отсылки к другим названиям, на ней указываются также номер фонда, крайние даты существования фондообразователя под этим названием, его подчиненность и

крайние даты документов. Карточка помещается в картотеке в соответствии с принятой в архиве схемой классификации для указателя. Простейшей в обращении является схема, в основу которой положены виды учреждений, организаций, предприятий, расположенные по алфавиту (артели -- промысловые, сельскохозяйственные; заводы -- авиационные, машиностроительные; управления -- благоустройства, бытового обслуживания, энергетического хозяйства и т.д.).

Инвентарная книга по учету документов, имеющих во внешнем оформлении материальные ценности (драгоценные металлы и камни, лаковые миниатюры и др.), составляется в трех экземплярах. Первый хранится в отделе централизованного учета, второй -- у материально ответственного лица, третий -- в бухгалтерии архива. Ведется единая книга для всего архива; в ней по порядку номеров указываются фонды, содержащие такие дела, а в пределах фонда -- по порядку номера описей и дел в них. Присвоенный делу инвентарный номер ставится в виде числителя дроби над архивным шифром дела.

Учет документов в ведомственных архивах

Государственный учет в ведомственных архивах ведется по установленным правилам и формам. Учетные документы ведомственных архивов содержат сведения, аналогичные учетным формам госархивов, но их меньше по количеству. Рад учетных документов (опись дел, лист-заверитель, внутренняя опись) остаются неизменными и в государственных, и в ведомственных архивах.

Основными учетными единицами, как и в госархиве, являются архивные фонды (или архивные коллекции), единицы хранения (дела). Учет осуществляется по основным и вспомогательным учетным документам. Основные учетные документы обязательны для каждого архива, ведение вспомогательных документов и их виды определяются архивом (как

правило, вспомогательные учетные документы целесообразно вести в крупных архивах, имеющих несколько хранилищ).

Основными учетными документами являются:

ь книга учета поступления и выбытия документов (для учета каждого поступления и выбытия документов в архиве);

ь список фондов (для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров);

ь лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающей изменения в составе и объеме фонда);

ь описи дел (для поединичного и суммарного учета дел, особо ценных дел, страхового фонда);

ь формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве (для внесения изменений в фондовые каталоги архивных органов), утвержденные статистической службой РФ.

Для учета количества листов в делах постоянного и долговременного (свыше десяти лет) хранения составляется лист-заверитель дела, для учета документов в ряде категорий дел (особо ценные, личные, судебные и следственные и др.) составляется внутренняя опись. На каждый фонд заводится дело фонда.

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.

Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи). Форма описи, порядок занесения в опись единиц хранения и составления итоговой записи известны из курса делопроизводства (вспомним, что на дела со сроком хранения до десяти лет разрешается не составлять опись, а учитывать их по номенклатурам). Тем не менее, нередко в структурных подразделениях при сдаче дел в архив составляются описи на дела десятилетнего срока хранения. Вызывается это определенными причинами. Например, при большом количестве дел, сформированных в нескольких томах, учитывать их в дальнейшем по номенклатуре практически невозможно. В этом случае только составление описи на такую группу дел может гарантировать их учет и сохранность.

Описи и заменяющие их номенклатуры дел учитываются по листу фондов. Каждой описи присваивается валовой номер по листу фонда. Если часть документов фонда поступила в госархив, то номер законченной описи согласовывается с ним. К номерам описей по личному составу прибавляется индекс "лс", к номерам описей временного (свыше десяти лет) хранения -- индекс "в".

Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения с добавлением литер "сп" и указания через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались включенные в опись дела (например, 1сп-84, 2сп-86).

Каждый вид описей имеет самостоятельную нумерацию, начинающуюся с первого номера. Сводной номенклатуре дел, заменяющей опись, присваивается номер, состоящий из литер "нв" с добавлением через дефис двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура (например, нв-83, нв-84). При выбытии всех дел по какой-либо описи се номер другим описям не присваивается. Переработанные описи и номенклатуры, из которых выбыли все дела, снимаются с учета.

Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является в однофондовом архиве основным учетным документом, фиксирующим все изменения в составе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части: в первой - учитываются неописанные документы (если они есть в архиве), во второй -- описанные документы.

Номер фонда переносится из списка фонда (если архив хранит несколько фондов) или проставляется номер фонда, присвоенный госархивом (если документы организации уже поступали на госхранение). Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется ОЦ. В графу "крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, даже если документов в фонде за этот период нет. В графу "название фонда" в хронологической последовательности перечисляются не только все названия, но и подведомственность организации - фондообразователя независимо от наличия документов в фонде за каждый период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации вносятся в лист фонда при дальнейшем поступлении документов в архив.

Изменения в учетные данные листа фонда, связанные с поступлением и выбытием описанных и неописанных документов, вносятся на основании следующих документов:

ь опись структурного подразделения и годовой раздел сводной описи организации;

ь номенклатура дел, заменяющая годовой раздел сводной описи;

ь акт приема-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;

ь акт о выделении к уничтожению дел;

ь акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

ь акт о неисправимом повреждении дел;

ь акт проверки наличия и состояния дел.

Изменения, связанные с техническими ошибками (неправильный подсчет дел, неучтенные, пропущенные и литерные номера и др.), вносятся в годовой раздел сводной описи или в законченную опись, а затем в лист фонда по акту проверки наличия и состояния дел (только после утверждения последнего руководителем организации), а по актам о необнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения -- только после согласования их с соответствующим архивным учреждением.

Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завершается заполнением граф 10 -- 16 "наличие (остаток)". Это даст возможность сразу определить количество дел в фонде, как общее, так и по учитываемым категориям (постоянного хранения, особо ценных дел, по личному составу), а также увидеть состояние документов (описанные, неописанные, утвержденные ЭПК).

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение. В его правом верхнем углу указывается: "Продолжение. Ф. №, лист 2". На первом листе делается ссылка "См. продолжение Л.2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения подкладываются за основным и хранятся в папке с клапанами.

На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета. В архиве заполняются лицевая сторона карточки и первая вертикальная колонка сведений обратной стороны, Последующие изменения вносятся в карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений о составе и объеме фонда по установленной форме. Дата отправления карточки в архивное учреждение записывается в листе фонда.

На каждый фонд в архиве заводится дело фонда, в когорте включаются документы по истории организации и ее фонда: историческая справка, акты передачи дел фонда в госархив, о выделении к уничтожению дел, о неисправимом повреждении дел, проведении проверок наличия и состояния дел и др. Документы располагаются в деле фонда в хронологической последовательности их составления. Листы дела фонда нумеруются. К делу фонда составляется внутренняя опись и заверительная надпись, которые по мере пополнения дела дополняются. Дело фонда имеет тот же номер, что и фонд.

В установленные сроки ведомственный архив высылает в архивное учреждение форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января. Эта форма, кроме сведений о документах, содержит информацию об оснащенности и кадрах архива (паспорт архива).

Быстрый рост объема документной информации отражается и на объемах архивов. И хотя экспертные комиссии, отбирая на государственное хранение ценные документы, ставят преграду для поступления в АФ РФ массовых документов, в фондах организаций во множестве остаются документы планового, отчетного характера, обобщающие информацию, а следовательно, лишающие ее той конкретности, индивидуальности, первичной достоверности. Поэтому в наибольшей мереценные документы часто тонут в официальных документах массового характера. Пытаясь сохранить особо ценные документы, содержащие в наибольшей мерезначительную для государства, науки и общественности информацию, ГАС РФ обратила внимание работников государственных и ведомственных архивов на необходимость выявления таких документов и создания на их базе страхового фонда, обеспечивающего им длительную сохранность. Была разработана методика выявления, хранения и использования особо ценных документов и изготовления на их базе страховых копий.

1.2 Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий

В документальном фонде организации могут отложиться документы особой ценности, зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры: документы, являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.п.

Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се деятельности могли создаваться такие документы. Целесообразно обсудить на ЭК с участием старейших работников план и пути выявления особо ценных документов.

По согласованию с соответствующим госархивом и под его руководством ведомственный архив определяет особо ценные документы. Для выявления дел, содержащих особо ценные документы, берутся в первую очередь описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность фондообразователя.

Если дело содержит особо ценные документы (ОЦД), оно включается в перечень. В перечне указываются: номера фонда, описи, дела, заголовок дела и в той же графе -- аннотация на особо ценные документы; гр. "примечание" используется для пояснений и необходимых отметок (физическое состояние дела, объем ОЦД, связь с другими делами и др.).

Перечень рассматривается на ЭК (ЦЭК) и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. После утверждения перечня все особо ценные дела подлежат учету. На обложках дел, включающих такие документы, в правом верхнем углу ставится индекс ОЦ. Главным учетным документом особо ценных дел является опись установленной формы.

Опись составляется на каждый фонд отдельно в четырех экземплярах, одобряется ЭК организации и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. Опись имеет итоговую запись, которая изменяется по мере пополнения описи до четырехзначного числа. Дела в опись вносятся в порядке номеров описей и дел. Учет описей ведется в листах фондов, к номеру такой описи добавляется индекс ОЦ.

В конце итоговой записи годового раздела сводной и законченной описей, содержащих особо ценные дела, делается запись по форме: "В том числе ОЦД №. всего (количество цифрами и прописью) дел". В гр. "примечание" напротив каждого такого заголовка дела проставляется отметка ОЦ.

В листе фонда учет особо ценных дел осуществляется по тем описям, которые содержат эти дела. Для этого в гр. 5, 6, 8, 11, 15 указывается через дробь (в знаменателе) их количество, которое отражено в итоговой записи к описи, с добавлением к цифрам ОЦ. Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи (указанный в числителе) не влияет, так как особо ценные дела уже учтены в общем объеме дел.

Особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и при чрезвычайных условиях подлежат ей в первую очередь).

Одним из важнейших мероприятий по обеспечению безопасности и сохранности особо ценных и уникальных документов АФ РФ является создание страхового фонда их копий.

При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страховой фонд. Придавая важное значение комплексному совершенствованию и развитию работ по созданию страховых фондов документации, осуществляемых в различных ведомствах и сферах деятельности, Правительство Российской Федерации в 1995 году приняло постановление о создании единого страхового фонда документации (СФД) и утвердило Положение об этом фонде.

Совокупность страховых копий составляет страховой фонд. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.

Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе -- это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке (микрофильм страхового фонда), а фонд пользования -- это позитивный микрофильм (в двух экземплярах) второго поколения, т.е. изготовленный с негативного микрофильма первого поколения, предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве. Если сама организация не может изготовить микрофильмы, ей следует обратиться в архивные или другие учреждения, имеющие специальную аппаратуру.

Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов и страниц в каждом деле. При получении заказа все дела сверяются с описями и проверяются полистно. В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его микрофильмировании Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества занятых на нем фондов, дел, документов.

Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фондом пользования на государственное хранение. Опись может составляться на микрофильмы одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке. Перенумерация страховых копий запрещается. Данные учета вносятся в опись из книги поступления и выбытия.

1.3 Порядок размещения и топрографирование документов в

архивах

Размещение фондов в хранилищах архивов -- это одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения в наибольшей мереценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

Документы архива подразделяются на:

ь документы общего хранения

ь документы обособленного хранения

ь документы на бумажной основе

ь документы на пленочной основе (кинофотодокументы, магнитные и видеозаписи).

Документы общего и обособленного хранения всегда размещаются в разных хранилищах. Раздельного хранения требуют также документы на бумажной и пленочной основе. Целесообразно иметь отдельные, специально оборудованные хранилища для научно-технической и картографической документации. Это позволяет создать лучшие условия для сохранности таких документов и более рационально использовать площадь хранилищ. При этом эти документы могут размещаться и с обычными делами.

Особо ценнее дела, с которых снят страховой фонд, хранятся в государственных архивах обособленно, иногда в специально построенных хранилищах. Обращение к таким делам допускается в исключительных случаях. Ознакомление с содержанием документов производится путем выдачи страховых копий (фонд пользования), которые также хранятся отдельно от других документов архива на бумажной основе, так как в большинстве случаев исполнены на пленочном носителе.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой), в котором указывается распределение фондов или комплексов фондов по хранилищам по возможности с учетом новых поступлений документов.

Для того чтобы учитывать место хранения каждой группы материалов нумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки. Если архив располагается помещениями в разных зданиях, то каждому зданию присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу.

Комнаты нумеруются от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация происходит последовательно от первой комнаты. Для нумерации комнат используются буквенные индексы.

Нумерация стеллажей ведется в пределах комнаты слева направо от входа. Стеллажные полки нумеруются сверху вниз. Стеллажи и полки нумеруются арабскими цифрами.

Основные правила работы архива обязывают хранить документы постоянного хранения в картонных коробках, а так же в различных контейнерах. Дела временного хранения - на стеллажах в связках. Запрещается хранить документы между стеллажами, на окнах и вне хранилищ.

Порядок размещения документов в государственных и ведомственных архивах, несмотря на применение общих принципов, различается. Это зависит от:

ь характера хранилищ (в первых документы хранятся постоянно, во вторые они поступают для хранения на разные сроки);

ь состава хранящихся документов (в первых -- дела только постоянного хранения и многоотраслевого профиля, во вторых -- дела разных сроков хранения, как правило, одного или нескольких учреждений определенной отрасли);

ь хронологических рамок документов.

Все это учитывается при размещении документов в госархивах. Документы досоветского и советского периодов (там, где они есть) хранятся раздельно. И те, и другие комплексы фондов размещаются в хранилищах в соответствии с классификационной схемой, принятой в архиве. Часто в основу схемы положен отраслевой принцип. Например, в одном из хранилищ располагаются фонды промышленных предприятий, в другом -- финансовых и кредитных учреждений, акционерных обществ, в третьем -- учебных заведений, учреждений и предприятий культуры и т.д. Такое размещение возможно потому, что состав документов госархивов достаточно стабилен. При наличии свободных площадей в архиве в плане размещения предусматривается резерв для новых поступлений документов. В случае отсутствия резерва для комплектования, вновь поступившие дела размещаются на свободных местах, а место их хранения отражается в топографических указателях. Это обеспечивает их оперативный поиск.

В ведомственном архиве в основе размещения лежит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, учет ежегодного движения дел (их прием и передача), удобства оперативного использования документов. Документы общие, закрытые и технические хранятся в разных помещениях. Рассмотрим их размещение на примере документов общего характера. Они делятся на группы по срокам хранения: документы постоянного хранения, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет). Как правило, в самостоятельную группу выделяются документы по личному составу (приказы, личные дела, лицевые счета и т.д.) как в наибольшей меречасто использующиеся для наведения справок.

В пределах групп (постоянного хранения, свыше десяти лет, до десяти лет, дела по личному составу) документы размещаются по фондам, в пределах фондов -- по номерам описей и номерам дел. Документы постоянного хранения, которые должны храниться века, размещаются в лучшем помещении. Здесь же, в ведомственном архиве, им предстоит пролежать до передачи на государственное хранение. Ежегодно (или через два-три года) в госархив передаются группы дел, у которых истек срок ведомственного хранения. На освободившемся месте размещаются документы постоянного хранения. Возникающая при всём этом непоследовательность в их размещении компенсируется полнотой и четкостью топографирования.

Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели.

Справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище, называются топографическими указателями. Топографические указатели бывают двух видов: постеллажный и пофондовый. Назначение постеллажного указателя -- фиксировать сведения о том, какие полки и стеллажи заняты теми или иными делами, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя -- давать информацию о том, где хранятся документы конкретного фонда, т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения. Таким образом, у разных видов топографического указателя различное назначение. Они не заменяют друг друга и не дополняют, потому что используются в разных целях, но они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том, и в другом указателе должны совпадать. Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахождение документов и, следовательно, не будут выполнять своего назначения. При наличии в архиве одного небольшого фонда правила разрешают пофондовый указатель не составлять. Па фонд крупного учреждения, имеющего сложную структуру, карточки пофондового топографического указателя могут составляться на каждое структурное подразделение.

Основные правила устанавливают формы карточек постеллажного и пофондового топографических указателей. При заполнении карточки используется ее оборотная сторона. Если на одной стороне не уместились все сведения по конкретному фонду (или стеллажу), заполняется следующая карточка, а если нужно, то и третья, и четвертая. Все карточки, относящиеся к одному фонду (или стеллажу), скрепляются, но так, чтобы можно было вносить происходящие изменения. При этом удобнее хранить карточки в специальных ящиках или прочных картонных коробках, расположив их там в порядке номеров фондов или хранилищ и стеллажей. Для быстроты поиска нужного стеллажа или фонда в картотеке можно поставить разделители.

Рассмотрим пример заполнения карточки постеллажного топографического указателя. В этом примере структурные подразделения учитываются в архиве как самостоятельные фондообразоватсли. В хранилище № 1 размещены дела постоянного хранения, о чем свидетельствуют номера описей (без литер "лс", "в", без указания на номенклатуру дел). Если бы одна из полок стеллажа не была занята, то после ее номера карандашом следовало бы написать: свободна. При указании номера описи целесообразно ставить годы создания документов. Примечание может быть использовано, например, для указания передачи части фонда во временное пользование.

В приведенном примере заполнения карточки пофондового топографического указателя на тот же фонд видно, что документы постоянного, долговременного и временного хранения разметаются в разных хранилищах (документы по личному составу -- в хранилище 2, дела со сроками до десяти лет включительно учитываются по номенклатуре и находятся в хранилище 4). Для указания конкретного хранилища используется гр. "примечание", а все хранилища, где размещается фонд, пишутся справа над графлением карточки. В той же гр. "примечание" обоих указателях при необходимости можно давать наименования структурных подразделений.

Сравнив записи об одних и тех же документах фонда в обоих указателях, можно убедиться в полной идентичности сведений о размещении этих дел.

В архивах, имеющих несколько помещений, целесообразно иметь схему хранилищ, которая помогает быстро ориентироваться в расположении комнат и стеллажей.

В некоторых небольших архивах учреждений топографические указатели не составляют, считая, что работник архива достаточно хорошо знает состав и размещение документов. Но такая мотивировка неосновательна, рассредоточен по частям, и чем меньше дел создается ежегодно в учреждении, тем мельче комплекс документов каждого срока хранения за конкретный год и тем труднее этот комплекс увидеть на полке. Опытный работник архива действительно может знать, где лежит каждое дело, но при его смене или временной замене новый работник окажется в сложном положении. Без постеллажного топографического указателя можно обойтись в однокомнатном или двухкомнатном архивохранилище, но пофондовый указатель необходим в каждом архиве.

1.4 Порядок выдачи дел из хранилища

Установленный Основными правилами порядок выдачи дел из хранилищ ведомственных архивов имеет целью обеспечить сохранность документов, и в первую очередь документов АФ РФ.

Документы, хранящиеся в архиве, могут выдаваться: для использования работникам структурных подразделений, исследователям; организациям во временное пользование; для проведения архивных работ с документами -- хозрасчетным организациям для подготовки к передаче дел на госхранение, тематической разработки и т.д.; для проведения работ по улучшению сохранности документов -- создание страхового фонда, копирование, реставрация и т.д. в лабораториях архивных или других учреждений. В зависимости от целей работы с документами они выдаются в рабочую комнату (читальный зал) архива или во временное пользование вне архива.

Выдача дел исследователям и представителям других организаций, работающим в читальном зале (рабочей комнате) архива, производится по письму соответствующей организации. Письмо должно иметь резолюцию руководителя учреждения о разрешении работать с документами данного учреждения.

Выдача документов во временное пользование другим организациям, в том числе судебным и следственным органам, также оформляется по письменной просьбе заинтересованных организаций и с разрешения руководителя данного учреждения. На дела, выданные во временное пользование, составляется акт в двух экземплярах. Оба экземпляра акта подписываются руководителями организаций (выдавшей дела и получившей дела) и скрепляются гербовыми печатями. Один экземпляр остается в архиве, другой -- выдается получателю дел.

Основные правила устанавливают сроки пользования делами, выданными из архива: для работников структурных подразделений своей организации -- десять дней, для работников других учреждений -- три месяца. В случае необходимости продления срока пользования делами производится переоформление документов на их выдачу. При этом работники архива обязаны проверить сохранность этих дел.

Дела, выдаваемые в читальный зал или временное пользование, должны быть переплетены или подшиты, иметь оформленные обложки, сверенные с описью шифры дел, пронумерованные листы и заверительную надпись. В дела постоянного хранения при выдаче в читальный зал вклеиваются (на обороте первого листа обложки) листы использования, где работавший с делом отмечает цель и тему использования дела или номера его конкретных листов. При передаче дела в госархив это обеспечивает преемственность в учете использования документов АФ РФ.

Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи по следующей форме (приложение).

За своевременным возвращением дел в архив устанавливается контроль. На место каждого выданного дела кладется заполненная работником архива карта-заместитель (приложение).

При подкладке дела на место карта-заместитель изымается и хранится в архиве в папке с клапанами вместе с другими картами до минования надобности.

Работник архива проверяет физическое состояние возвращенных дел (наличие всех листов в особо ценных делах и делах постоянного хранения, целостность листов, обложек, отсутствие помет исследователя на документах и т.д.). При выявлении дефектов составляется акт, предъявляемый организации, использовавшей документы, или в судебные органы для привлечения к ответственности виновных.

Если судебным или следственным органам необходимо изъять документы, то это должно оформляться по их письму с разрешения руководителя учреждения и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел постоянного хранения выдаются только документы, интересующие органы, при всём этом вместо изъятых листов оставляются их копии (фотографические, ксерографические или машинописные), заверенные заведующим архивом или ответственным за архив лицом. Акт об изъятии документов хранится в деле фонда.

Если архив направляет дела на переплет, реставрацию, копирование в госархив или другие организации, осуществляющие эти работы, то передача дел оформляется заказом. Заказ составляется и двух экземплярах по форме акта выдачи дел во временное пользование другой организации. Акт подписывается руководителем учреждения (или структурного подразделения, в состав которого входит архив, например, управления делами) и бухгалтером, который будет производить расчет за выполненные работы. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с делами передается организации, которая будет проводить намеченные работы. При получении дел после переплетения, реставрации, копирования работник архива проверяет их физическую сохранность и качество исполнения работ.

Архив обязан следить за порядком транспортировки дел как внутри здания, так и вне его. Транспортировка документов внутри здания должна гарантировать их сохранность. В другие здания документы перевозятся в упакованном виде (в обернутых связках, закрытой чистой таре) и обязательно в закрытом транспорте, в сопровождении ответственных лиц. Перевозки документов на большие расстояния (в другие местности) должны сопровождаться мерами предосторожности, позволяющими защитить транспортируемые дела от вредных воздействий атмосферных осадков, света, а также механических повреждений. Для этого документы упаковываются в водонепроницаемые материалы и помещаются в зависимости от объема отправляемых дел в ящики или контейнеры.

1.5 Поверка наличия и состояния документов в архивах

В числе мероприятий, проводимых в архивах в целях обеспечения сохранности документов, немалая роль принадлежит проверке наличия и состояния документов, которая заключается в установлении фактического присутствия дел, чистящихся по описям, и выявлении дел, требующих профилактической обработки и реставрации. В процессе проверки наличия документов выверяется учетно-справочный аппарат.

В государственных архивах проверка наличия и состояния дел является периодической плановой работой. В зависимости от ценности документов фонды в госархивах делятся на три категории. Фонды первой категории, содержащие в наибольшей мереценные, а следовательно, в наибольшей мереинтенсивно использующиеся документы, подвергаются проверке наличия один раз в 10 лет, фонды второй и третьей категорий -- раз в 15 лет, а особо ценные документы -- раз в 5 лет.

Задачи и методика проверки наличия и состояния дел в государственных и ведомственных архивах в принципе одинаковы, хотя эта работа в госархивах более сложна и объемна.

Проверка наличия и состояния документов в ведомственном архиве проводится также по плану: дела постоянного хранения проверяются не реже одного раза в пять лет и перед передачей на госхранение, а дела по личному составу и долговременного хранения (свыше десяти лет) -- не реже одного раза в десять лет. Помимо плановых проверок проводятся единовременные в следующих случаях: после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; при смене заведующего архивом или ответственного за архив лица; при реорганизации или ликвидации учреждения.

Проверка наличия документов проводится работниками архива или комиссией, назначаемой руководителем учреждения. Итоги проверки оформляются актом (по каждому фонду отдельно). После утверждения акта проверки наличия и состояния дел руководителем организации по всем пунктам акта (кроме пунктов о необнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения) в учетные документы вносятся соответствующие изменения.

Проверке предшествует изучение материалов предыдущих проверок наличия (актов и оставленных листов проверок) и выверка учетных документов (правильность нумерации дел и итоговых записей в описях, соответствие итоговых записей в описях количеству дел в листе фонда). Проверка проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках: шифра дела, названия фондообразоватсля и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов, заголовков дел, дат, количества листов.

Дела, выданные во временное пользование, проверяются по книге и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии. Физическое состояние дел (ветхость бумажной основы, поражение плесенью, насекомыми и т.д.) определяется путем их просмотра. Вес обнаруженные недостатки записываются в лист проверки, который является рабочим документом, а затем после выяснения и устранения некоторых вопросов, возникших в ходе проверки, на основании итоговых записей по каждой графе листа проверки составляется акт. Недопустимо делать какие-либо пометки и записи в описях и других учетных документах, так как они могут дезориентировать работников архива и исследователей в будущем.

В ходе проверки наличия и состояния дел фонда устанавливается следующее: количество дел, числящихся по описям и окапавшихся в наличии, в том числе неописанных; качество итоговых записей (учет литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров дел); наличие дел, относящихся к другим фондам; количество дел, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов, переплетения или подшивки, обработки, а также количество неисправимо поврежденных дел. Проверка наличия дел позволяет выявить дела, ошибочно внесенные в ту или иную опись (неправильно определен фонд или дело отнесено не к тому году, например, если оно в процессе формирования перешло на второй год и было включено в опись не по году заведения, а по году окончания).

Прежде чем приступить к непосредственному просмотру мате риалов, необходимо подробно ознакомиться с документами дела фонда (акты о передаче дел, акты о выделении к уничтожению документов и др.). Особенно тщательно надо изучить документы предшествующей проверки наличия, а в процессе работы с описями проверить, внесены ли в них изменения по результатам прошлых проверок. В связи с рассредоточением частей фонда в хранилище необходимо обратиться к пофондовому топографическому указателю, чтобы не пропустить каких-либо частей фонда.

Непосредственную работу по проверке наличия и состояния дел удобнее проводить вдвоем: один проверяющий смотрит опись, другой -- дела. Первый берет очередное дело, называет его шифр и зачитывает заголовок, а другой проверяет по описи идентичность номера и заголовка. Затем первый проверяющий просматривает листы дела, устанавливает соответствие документов заголовку, наличие заверительной надписи, проверяет, нет ли случайно вложенных дел или отдельных документов, а также физическое состояние документов. В случае обнаружения недостатков он называет их, чтобы другой занес номер дела в соответствующие графы листа проверки.

Записи в листе проверки ведутся по каждой описи обособленно. Записи по следующей описи начинаются на новом листе. Так легче подводить итог, находить ошибки, вносить исправления после выявления неточностей.

Общие замечания об условиях хранения, о состоянии материалов данного комплекса и предложения (например, о проведении обеспыливания) можно записать в конце листа.

При проведении проверки наличия следует сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, связках; подкладывать на соответствующие места обнаруженные в ходе проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда (если такое дело уже внесено в лист проверки по другой описи, можно внести исправление в лист проверки); изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других (изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями для срочного проведения профилактических работ). Если среди дел фонда обнаружены неописанные дела, они изымаются и ставятся в конец фонда по категориям дел (постоянные к постоянным, временные к временным и т.д.). Описание документов в ходе проверки наличия не допускается, так как некоторые из них уже могли быть учтены, но утратили обложку или не были зашифрованы. Все эти вопросы выясняются в ходе розыска необнаруженных дел.

На каждое необнаруженное дело составляется карточка, которая включается в картотеку необнаруженных дел и ставится там в порядке номеров фондов, описей, дел.

При выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, последняя пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки по каждой группе ошибок в соответствующих графах. Из листа проверки обобщенные данные переносятся в акт. По окончании проверки в конце каждой описи (после заверительной надписи) делается запись "проверено" и проставляется дата проверки, а также должности и подписи лиц, проводивших ее.

Если при проверке наличия не обнаружены какие-то дела, по окончании работы принимаются меры их розыска. Наибольшая вероятность найти отсутствующие дела под тем же номером, но в комплексе дел другого года или другой описи как неправильно подложенные. При этом вести розыск необнаруженных дел рекомендуется более углубленно. Для этого следует изучить учетные документы по выдаче дел из хранилищ; организовать розыск дел в структурных подразделениях, где они образовались, имея в виду возможное их оставление для практического использования и ошибки в оформлении выдачи; изучить документы дела фонда (акты о выделении дел к уничтожению, выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия, в которых эти дела, возможно, также числились отсутствующими).

Найденные дела подкладываются на места, а в карточке учета необнаруженного дела записывается -- "найдено и подложено в фонд дела, причина отсутствия которых подтверждена документами, исключаются из описей и других учетных документов. На дела, пути розыска которых исчерпаны (розыск может проводиться в течение года), составляется акт о необнаружении, а на неисправимо поврежденные дела -- акт о неисправимых повреждениях дел. Такие дела снимаются с учета в установленном порядке.

Заключение

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации -- общенационального историко-культурного достояния, государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене. Важнейшее значение для создания и совершенствования архивного дела, обеспечивающего надежную сохранность историко-культурного наследия страны, имеют механизмы реализации законов.

Таким образом, в заключение данной работы можно сказать следующее: учет архивных документов является тем инструментом, который определяет осуществление учета образующихся в их деятельности документов и обеспечения их сохранности.

Архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

Список использованных источников:

Законодательная база:

1. Закон Алтайского края «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах»

2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Нормативно-методическая база:

3. ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

4. ГОСТ 7.48-2000 «Основные термины и определения»

5. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

6. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002

7. Основные правила работы ведомственных архивов Российской Федерации, М., 2002

8. Основные правила работы архивов организаций, М., 2003

Литература:

9. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002

10. Алтайский архивист. - 2003 № 2

11. Андреева В.И. Делопроизводство (с образцами документов на основе ГОСТов РФ). - М.:ЗАО [!!! В соответствие с ФЗ-99 от 05.05.2014 данная форма заменена на непубличное акционерное общество] «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. - 192с.

12. Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф., «Архивоведение» - Бийск, 2002

13. Архив фирмы.- М., 1997

14. Архипова Н.Г. Делопроизводство на компьютере. - М., 2004 - 260с.

15. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины «Архивоведение». - М., 1999

16. Безопасность архивов и архивных фондов. - М., 2000

17. Болгова Е.Н. Отбор на государственное хранение управленческих документов. Методические рекомендации. - М., ВНИИДАД, 2001

18. Бункина Н.К., Семенов А.Н. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 2002

19. Вялова М.Н. Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций. - М., Мосгорархив, 2001

20. Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспеченю сохранности документов. - М., 2003

21. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., 1996

22. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. - М., 2000

23. Отечественные архивы. - 2004 № 4

24. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М-СПб., 2001

25. Тельчаров А.Д. «Архивоведение» - М., 2005

Согласно пункту 3 статьи 17 ФЗ "О бухгалтерском учете" №129 от 21.11.1996 года, ответственность за хранение регистров, бухгалтерских и отчетных документов несет непосредственно руководитель компании. На основании пункта 6.6 «Положений о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983 года на главного бухгалтера предприятия возложена обязанность по сохранности, классификации и архивному комплектованию первичных документов.

Причины утери документации

В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).

Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

• справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
• уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
• справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
• документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
• иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы фирмы.

Утрата по вине сотрудников . В случае, если пропажа или незаконная утилизация документов наступило вследствие действий работника организация, руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании в соответствии со статьей 193 ТК РФ. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом по предприятию. Увольнение виновного лица производится в соответствии Приказом №Т-8, утвержденного Письмом Роструда от 01.06.2011 года №1493-6-1.

По завершению установления факта пропажи и оформлению необходимых актов, комиссия приступает к восстановлению утерянной документации. Если четко не выявлено, какая часть первичных дел потеряна, создается дополнительная инвентаризационная комиссия.

Ответственность

Согласно статье 27 Федерального закона № 125, на должностных лиц организации при утрате первичных документов могут быть обращены следующие виды взыскания:

Налоговая ответственность:

• 200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
• 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
• 30 000 рублей - при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (пункт 2 статьи 120 НК РФ);
• штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ).

Административная ответственность

Согласно статье 15.11 КоАп РФ, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

Уголовная ответственность:

• при уклонении от уплаты налогов на должностное лицо может быть наложен штраф в размере 100 000 - 300 000 рублей, либо удержания заработной платы за период от 1 до 2 лет, либо произведен арест на срок до 2 лет с лишением занимать аналогичную должность в течение 3-х лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ);
• при уклонении от уплаты налогов в особо крупных размерах - штраф от 200 000 до 500 000 тысяч, либо удержание заработной платы от 1 до 3 лет, либо арест до 5 лет с лишением прав занимать прежнюю должность в течение 3-х лет или без такового ограничения (часть 2 статьи 199 УК РФ).

Следует учесть, что если при утрате или незаконном уничтожении документов руководство организации не примет необходимые действия по их восстановлению, это будет наказано в соответствии пунктом 1 и 4 статьи 110 Налогового Кодекса РФ.

В ИП Коробейников С.Л. я проходила практику, а так же работала некоторое время после практики. В данной главе я опишу обязанности, которые я выполняла за время работы в организации. Я работала в качестве помощника руководителя. Выполняла поручения руководителя, а так же главного бухгалтера.

Я выполняла следующие обязанности:

Консультация посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг;

обслуживание посетителей;

осуществление работы по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий;

обеспечение чистоты и порядка в помещении;

осуществление приема и контроля первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготовка их к обработке;

организация системы документации;

контроль за состоянием делопроизводства;

методическая работа по вопросам документационного обеспечения;

прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные подразделения, отправка документации по адресатам;

учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов;

контроль за своевременным исполнением документов, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам;

ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск;

подготовка и сдача в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив;

обеспечение сохранности проходящей служебной документации.

Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод, что я занималась всеми поручениями руководителя и главного бухгалтера. Я изучила первичную бухгалтерию, делопроизводство, работу офис – менеджера. За время прохождения практики я овладела множеством практических навыков, расширила теоретические знания. Я считаю, что достоинством практики является возможность закрепить теоретические знания и овладеть рабочей специальностью.

Заключение

В процессе прохождения производственной практики в ИП Коробейников С.Л. я ознакомилась с деятельностью этой строительной организации, с её проблемами, достижениями, задачами. Бала изучена история создания организации.

В ходе практики я расширила и углубила профессиональные навыки по сбору, обработке и анализу информации. Использовала приобретенные мною теоретические и практические знания. Получила множество новой информации, касающейся деятельности и профессиональных качеств людей управляющих финансово-хозяйственной деятельностью общества. Принимала непосредственное участие в работе организации. Получила знания о документах и их составлении, о первичной бухгалтерии, составлении отчетов. Я освоила некоторые тонкости применения норм ТК на практике, поняла, как работают некоторые законы, осознала их значимость в практической деятельности.Практическая деятельность мне помогла научиться самостоятельно решать определенный круг задач, возникающих в ходе работы. Я научилась составлять некоторые виды отчетов, анализировать их содержание и их форму.

К выполнению заданий подходила осознанно и ответственно, выполняла в установленные сроки. В ходе практики трудностей не возникло.

Пройденная практика способствовала формированию профессиональных способностей и навыков. В заключении можно сказать, что весь период прохождения практики был насыщенным аналитической работой по различным пунктам деятельности организации. Эти сферы деятельности включали в себя не только систему управления человеческими ресурсами, но также и экономические и финансовые вопросы функционирования компании на рынке.

Зав время прохождения практики я научилась работать с нормативной документацией, улучшила знание специальных компьютерных программ, изучила программы Project expert, 1С:Бухгалтерия, поняла структуру внутренней организации компании и её деятельности. Кроме того, я изучила технологию производства работ и организации строительства и ознакомилась с проектной и исполнительной строительной документацией по выполняемым компанией видам работ.

Проанализировав свою деятельность в ИП Коробейников С.Л. я пришла к выводу, что рабочий процесс организован рационально, условия и средства труда находятся на высоком уровне, что обеспечивает успешное выполнение производимых организацией работ. В процессе прохождения практики у меня также получилось успешно применить имеющиеся теоретические знания в области бухгалтерии. Таким образом, можно заключить, что практика пройдена успешно, при этом полностью выполнены поставленные цели и задачи. Я считаю, что полученный опыт будет в дальнейшем способствовать более продуктивному освоению специальных дисциплин и применению теоретических знаний в практической деятельности.

ГОСТ Р 51141.

Глоссарий лекции

План лекции

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ).

1. Обеспечение сохранности документов как одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. Понятие «комплекс мер по организации хранения документов и дел». Оперативное и архивное хранение документов.

2. Комплекс технологических операций по учёту, рациональному размещению, выдаче во временное пользование и контроля наличия документов в процессе их оперативного хранения.

3. Основные требования к хранилищам и хранению документов.

4. Средства технического хранения дел (документов), их эксплуатационные характеристики. Характеристика режимов временного хранения дел (документов).

5. Особенности организации хранения документов в структурных подразделениях.

6. Текущее и архивное хранение ЭД, БД.Х.

99) обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

100) обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

101) режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением

107) хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов

108) государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

109) ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами

110) депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

111) постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

112) документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

113) документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению

114) ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну

117) единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

124) проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

Обеспечение сохранности документов - одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

В соответствии с ГОСТ Р 51141 «обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.

Сохранность документов обеспечивается в результате комплекса мероприятий по их учёту и хранению.

В свою очередь хранение архивных документов понимается как обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Организация хранения документов включает рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью созда­ния страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставра­ция) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. п. 8.2). Вопросы, относящиеся к хранению, обращению и использованию документов должны решаться на протяжении всего периода их жизненного цикла. Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства.

Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания , с тем, чтобы сохранить их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.

Правила, определяющие, в соответствии с действующим законодательством, порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, должны применяться системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена, и он не потребуется в качестве доказательства.

Для обеспечения сохранности документов в организации должны осуществляться:

1. комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание

· материально-технической базы хранения документов (здание и поме­щения хранилищ,

· средства хранения документов (стационарные или передвижные: шкафы, сейфы, стеллажи. Нормы установки– Раздел 4.4. Основных правил),

· средства охраны и безопасности хранения,

· средства климатического контроля,

· средства копи­рования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

2. комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хра­нения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиеническией, охранный режимы хранения), а также организацию размещения документов в хранилищах и на средствах хранения, топографирование и организацию порядка выдачи документов.

При организации хранения и создании условий хра­нения следует учитывать специфику видового состава документов, ха­рактерного для конкретного архива.

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния:

· в процессе делопроизводства

· при поступ­лении документов в архив,

· при их хранении и передаче документов на Постоянное хранение.

При физическом уничтожении документов, утратившими практическаую и научную ценность, следует руководствоваться следующими принципами:

• - уничтожение должно всегда быть санкционированным;
• - документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными
• разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
• - уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить
• конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
• - все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные,
• страховые и резервные копии, следует уничтожить.

Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с докумен­тами называется оперативным .

Оперативное хранение подразделя­ется на хранение документов в процессе их исполнения и хране­ние уже исполненных документов.

Организация оперативного хранения документов находится в компетенции непосредственного руководителя структурного подразделения или устанавлива­ется единообразной в целом по офису в инструкции по делопро­изводству.

Непосредственное хранение подавляющего большинства документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, в течение определённого времениосуществляется в структурных подразделениях. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретарь отдела), формирование и хранение дел возлагаетсяна одного из сотрудников или непосредственно на испол­нителя.

В небольшой фирме за хранение дел отве­чает секретарь руководителя или один из сотрудников секрета­риата.