Хранение дел по личному составу. Сдача в архив приказов по личному составу

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

Электронные документы включаются в самостоятельные описи. Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах.

Внимание

Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив. Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Приказы по личному составу В документах службы персонала выделяют два вида приказов:

• приказы предприятия по основной деятельности, но касающиеся работы сотрудников;
• приказы по личному составу фирмы.

Они отличаются способом оформления, порядком утверждения, подписания и издания. Кроме того, с персональными приказами чаще всего работают сотрудники отдела кадров. Там же они и хранятся, отдельно от других документов.

Инфо

Такие приказы входят в состав документов по личному составу организации. Большая часть личных приказов имеет унифицированные формы. Удобство работы с такими бланками подразумевает их единство для фирмы.

Однако обязательное использование стандартизованных бланков предписывается только государственным структурам и бюджетным организациям. Предприятия с иной формой собственности могут не придерживаться этих правил.

Архив документов

Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно.

Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно. Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела.

Документы по личному составу

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации. В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.
Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Сдача документов на хранение в государственные архивы

Некоторые приказы создают в унифицированном виде, заполняя в дальнейшем в дальнейшем только нужные графы. Все же остальные составляются по надобности, но при этом все документы должны соответствовать определенным требованиям. Организация документов по личному составу, в том числе и приказов, осуществляется на основании сроков их хранения.

Логично подшивать их в дела, которые имеют одни и тот же сроки. Так, например, приказы о приеме и увольнении должны сохраняться 75 лет, а значит, они должны находится отдельно от ежегодных документов, регламентирующих отпуск и хранящихся всего пять лет. Если предприятие большое и документооборот достаточно приличный, то можно разные типы бумаг оформлять в отдельное дело (например, приказы по отпускам – одна папка, приказы по командировкам — другая).

Это значительно облегчит работу с документами.
Внимание! Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов. При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел.

Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе. Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т.п. Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела.

Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников.

Порядок подготовки дел к передаче в архив

Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации. Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку.
На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например: ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 1 документов ед. хр. N Nп/п Индексдокумента Датадокумента Заголовок документа Номералистов ед. хр. При -меча-ние 1 2 3 4 5 6 1 02-10 03.05.1993 Невостребованнаятрудовая книжкаРыбкина ПетраЛьвовича 2 02-10 20.10.2004 То же, ВолковойНадежды Семеновны 2 (два) Итого документов. (цифрами и прописью) 1 (один) Количество листов внутренней описи.

Какие документы по личному составу сдаются в архив

Основные виды документов Приведем типичный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности:

• ОРД – приказы и распоряжения (о приеме, увольнении и т.д.);
• различные базы регистрации или учету кадров (в электронном виде или на бумажном носителе – журналы, списки и т.д.);
• личные дела и личные карточки;
• невостребованные личные документы (аттестаты, трудовые книжки и т.д.);
• по оплате труда (лицевые счета и др.);
• по расследованию несчастных случаев (акты, заключения и др.);
• по награждению работников (представления, копии решений и др.);
• по аттестации и тарификации (протоколы и др.);
• связанные с вредными условиями труда.

Работа с перечисленными разновидностями документов в дальнейшем будет рассмотрена более детально.

Все листы дела нумеруются и прошиваются, после чего составляется опись. Папки с документами следует размещать в строгом порядке. В самом помещении надо поддерживать оптимальную температуру и невысокую влажность, а также не допускать попадание прямого солнечного света.

Стеллажи следует регулярно очищать от пыли, а комнаты с документами обрабатывать от грызунов и других вредителей. Уничтожение персональных документов Несмотря на длительное хранение, документы по личному составу могут быть уничтожены. Перед этой процедурой проходит заседание специальной комиссии, которая коллегиально принимает решение о дальнейшей судьбе персональных документов.

Уничтожение всегда происходит строго по описи, в присутствии всех членов комиссии. Это может быть сжигание, уничтожение методом измельчения, прессование и другие способы. Состав персональных документов многолик и разнообразен.

Какие документы по личному составу для архива

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Кроме перечисленных документов, составляется опись дел по личному составу. При составлении описи дел отдела кадров необходимо выполнить ряд требований: — каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером.

Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под самостоятельным номером; — графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; — при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же»; — систематизация дел в описи и присвоение ей номера устанавливаются архивной службой.

Документы по личному составу

Введение

Правильно организованное делопроизводство - залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Функции документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

Составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Цель данной работы: дать определение понятию «документы по личному составу» и кратко охарактеризовать основные виды документов.

1. Документы по личному составу: понятие и классификация

В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию.

Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Обязательное ведение большинства документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы.

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

документация, связанная с комплектованием персонала организации;

документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

В общем случае к документам по личному составу относятся:

трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты);

личные карточки формы Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате;

документы по аттестации сотрудников;

документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация на занятие той или иной должности.

Все документы, за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Некоторые документы приходится обрабатывать секретарю, например это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение.

Основная часть документов, оформляющих отношения работников, входит в состав унифицированной системы первичной учетной документации.Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например: трудовая книжка.

Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены следующие формы документов:

приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1);

личная карточка (ф. Т-2);

приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8).

Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов, например анкета, трудовой договор и др., и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности. Журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении хранятся 75 лет, журналы учета приказов о командировании - 5 лет, журналы учета трудовых книжек и вкладышей к ним - 75 лет, журнал учета личных дел хранятся также 75 лет. Они должны храниться в помещениях, сейфах и шкафах отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Все документы по личному составу, имеющие срок хранения до 10 лет, могут не сдаваться в архив, а могут быть уничтожены в течении года, следующим за истечением срока хранения.

2. Работа с документами по личному составу

.1 Личное дело сотрудника

Личное дело сотрудника - это комплект документов, отражающий все стадии отношений работника с организацией, и содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

К ним относятся документы, связанные с приемом сотрудника на работу, с процессом его продвижения по службе или перемещения, с выполнением работником требований трудовой дисциплины и с прекращением трудовых отношений работника с организацией (увольнением).

Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество сотрудника, дату поступления на работу.

На документы личного дела составляется внутренняя опись. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники отдела кадров.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Внутренняя опись документов дела;

Заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением);

Автобиография;

Анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);

Дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);

Экземпляр трудового договора с приложениями;

Приказ о приеме на работу (копия), а также копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

Документы об образовании (копии)

Копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть);

Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

Другие справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно);

При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника;

Лист - заверитель дела.

Личное дело ведут в одном экземпляре.

Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается, необходимо предъявление соответствующих документов.

Изъятие документов из личного дела возможно только с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан и когда будет возвращен.

Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Хранятся личные дела в закрываемых шкафах по порядку номеров, дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов только с разрешения руководства организации. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются по описи на хранение в архив организации и хранятся 75 лет.

При работе с личными делами и другими кадровыми документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.

Итак, какие же документы ведутся по личному составу?

2.2 Краткое описание документов, входящих в состав личного дела

персонал документ дело личный

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. Резюме, по сути, представляет собой саморекламу специалиста. Задача претендента в сжатом конкретном виде на одной странице представить информацию о себе в ответ на требования, изложенные в заявке или объявлении.

Единых правил составления резюме нет, однако в нем принято отражать следующие блоки информации о себе: личные данные (Ф.И.О., возраст, адрес, семейное положение); цель, которую ставит перед собой претендент, поступая на работу; опыт работы (должности и организации, которые занимал соискатель, отдельные успехи), обычно указывается в последовательности от последнего места работы к предыдущему и т.д. до самого первого; образование; владение иностранными языками; навыки работы с оргтехникой и ПК, знание компьютерных программ. Черты характера важных, по мнению соискателя (коммуникабельность, аккуратность, целеустремленность).

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности. Внизу ставится дата написания, подпись работника и ее расшифровка.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки поступающим на работу и заверяется сотрудником отдела кадров.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление - это документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу (увольнении, переводе, предоставлении отпуска). Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или же на трафаретном бланке, разработанном в данной организации. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда. Руководитель организации, наделенный правом найма работников, накладывает свою резолюцию о принятии работника. После этого заявление поступает в отдел кадров.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины, установление должностных окладов, командировки, смена фамилии и т.п. оформляются приказами по личному составу.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документа. В номере приказа (индексе) проставляется буква «к», означающая, что это приказ по кадрам. Каждый приказ или пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

Приказ оформляется на бланке приказа. В тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть, приказ начинается с глагола, обозначающего действие: «Принять», «Перевести», «Уволить» и т.д. В тексте необходимо указать Ф.И.О. работника, на какую должность, с какого числа, с каким окладом он принимается на работу. Указывается основание (например, личное заявление, представление начальника). Приказ визируется, подписывается и регистрируется, первый экземпляр подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела кадров.

Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного договора. В приказе при приеме на работу следует указывать: на какую должность принимается работник; в какое подразделение: с какой оплатой; с какого числа; вид работы - постоянная с испытательным сроком; со стажировкой, временная (на какой срок), по совместительству; особые условия работы- с принятием материальной ответственности; с сокращенным или ненормированным рабочим днем и т.д. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

В приказе при увольнении работника с работы указывают причину увольнения, со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ. В основании дается ссылка на личное заявление работника или докладную записку руководителя подразделения (при увольнении по инициативе администрации). В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество рабочих дней, даты начала и окончания отпуска. Копии приказа подшиваются в личное дело и передаются в бухгалтерию. Дело с подлинниками приказов по личному составу (прием, увольнение, перевод) в конце года сдается в архив организации, где хранится 75 лет.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку в отдел кадров. В нее вносятся все записи о приеме, переводе на другую работу, увольнении, награждении и поощрении. Записи вносятся после издания приказа и должны точно соответствовать тексту приказа. Порядок ведения трудовых книжек изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятии. Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках, в сейфах, ведутся только по месту основной работы. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2 , которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Работник заполняет листок (анкету) от руки при поступлении на работу. Ответы на вопросы дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов - паспорта, трудовой книжки, документов об образовании. На личный листок наклеивается фотография работника. Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником

Дополнение к личному листку - указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). В нем указывают Ф.И.О. работника и два раздела: 1 - фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это обстоятельство; 2 - фиксирует изменения в образовании, семейном положении, награждениях и т.п. Все изменения также должны быть подтверждены соответствующими документами.

Командировочное удостоверение - это важный документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направленного на временную работу в другую организацию. В командировочном удостоверении указывается, куда и зачем командирован сотрудник, номер приказа, срок командировки и документ, удостоверяющий личность. Вот пример командировочного удостоверения.

Доверенность - это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или гражданина). Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, документов, ТМЦ, или других действий от имени предприятия. В тексте доверенности указывают следующие данные - должность, паспортные данные, предприятие, в котором производятся действия по доверенности, вид деятельности, образец подписи лица, получившего доверенность, срок ее действия. Она должна быть зарегистрирована, иметь номер, дату, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером. Бухгалтер ведет учет доверенностей по журналу или по корешкам доверенностей, остающихся в бухгалтерии. Доверенности выдаются либо для совершения однократных действий, либо на определенный срок.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на получение пенсий, пособий, стипендий.

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Таким образом, совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.

К документам по личному составу относятся - приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления, характеристики, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий, а также все документы, входящие в личное дело.

Личное дело з аполняется работодателем и отражает все необходимые сведения о работнике и другие.

Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, ложатся в основу характеристик при определении возможностей и перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии и пр.

Заключение

Таким образом, документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.

К документам по личному составу относятся: резюмесоставляет потенциальный работник организации, в нем отражается образование, семейное положение, трудовая деятельность; автобиографияописывается вся жизнь сотрудника от школы и до последнего места работы; анкета з аполняется по заданной форме и отражает всю трудовую и семейную жизнь сотрудника; заявлениясоздаются работниками на протяжении всей их трудовой деятельности, например, при приеме на работу, при уходе в административный, или учебный отпуск, при переводе, увольнении и в других различных ситуациях; к приказам по личному составу относят: приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, о направлении работника на работу и другие, связанные непосредственно с сотрудниками организации; трудовой контракт заполняется и подписывается работником и работодателем при приеме на работу: здесь оговариваются все условия, на которых будет проходить трудовая деятельность человека в данной организации; трудовые книжки -обязательный документ, который необходим при приеме на работу, здесь отражаются все изменения трудовой деятельности работника: прием на работу, переводы, поощрения, увольнения; личные карточки отражают все сведения о сотруднике: дата рождения, семейное положение, образование и другое.

К документам по личному составу относят также документы, которые оформляются в других подразделениях (бухгалтерия, плановый отдел): штатное расписание организации, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, документы по социальному обеспечению, характеристики, и все документы, входящие в личное дело.

Личное дело заполняется работодателем и отражает все необходимые сведения о работнике.

Список литературы

1.Постановление Госкомстата России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2.Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие / Г.И. Балибардина. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002. - 77 с.

.Делопроизводство на предприятии. Документы по личному составу / Под общей редакцией М.В. Стенюкова. - М.: Приор, 2001. - 208 с.

.Кадровое делопроизводство (1 часть) / Под ред. А.П. Паршиной. - Курск: РФЭИ, 2010. - 143 с.

5.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие / М.В. Кирсанова. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.

.Клоков И.В. Эффективное делопроизводство / И.В. Клоков, В.С. Пташинский. - СПб.: Питер, 2008. - 224 с.

.Cерикова Г.Н. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / Г.Н. Серикова. - Томск: Изд-во ТПУ, 2007. - 111 с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
• списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
• карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
• личные дела;
• лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
• акты о несчастных случаях, связанных с производством;
• тарификационные ведомости;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
• документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• штатные расстановки;
• книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем - 75 лет. Исключения составляют:

• акты о несчастных случаях, связанных с производством - 45 лет;
• тарификационные ведомости - 25 лет;
• протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - 15 лет;
• протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий - 15 лет;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию, - 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень).

Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

• помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
• включать в дело по одному экземпляру документа;
• группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
• помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
• дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу - приказы.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;
• оформление дел;
• составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.

Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области

Е. В. Алексеева, к. и. н., доц. РГГУ

• Законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие создание архивов документов по личному составу и работу с документами по личному составу в РФ
• Правовые основы доступа к документам по личному составу
• Исполнение запросов социально-правового характера

Разнообразные по видам, формам и назначению документы, возникшие в процессе государственного управления, производственных отношений, фиксации и передачи научного знания, культуры, искусства, межличностного общения – являются результатом общественного развития и общественного сознания.

Любой документ, вне зависимости от цели его создания, места и времени возникновения, авторства, содержит информацию, которая может быть востребована через некий временной период. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу, которые отражают трудовые отношения работника с работодателем . За этой формулировкой закона скрывается комплекс документов, чрезвычайно важный для каждого человека. Именно на основании информации, зафиксированной в документах по личному составу, возможно, в случае необходимости, подтвердить свой трудовой стаж, заработную плату, иные социальные льготы, полагающиеся гражданину по законодательству РФ.

Однако для того, чтобы информация, зафиксированная в документах по личному составу, имела юридическую силу, должны быть выполнены, как минимум, три условия: создание и сохранение этих документов в организациях разных форм собственности и, в случае ликвидации организации без правопреемника, передача их на государственное или муниципальное хранение. Алгоритм действий прописан в п.п.8, 10 ст. 23 ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»: «При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного Фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного Фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе, ликвидируемой в результате банкротства». Важно отметить, что в соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)» в редакции, действующей с 5 марта 2012 г., в ст. 129 сказано, что «конкурсный управляющий обязан... передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными актами Российской Федерации».

Что следует понимать под определением «иные нормативные правовые акты РФ», регламентирующие передачу на государственное хранение документов по личному составу?

Прежде всего, речь идет о двух Распоряжениях Правительства Российской Федерации, принятых в первой половине 1990-х годов. Необходимость государственного регулирования вопросов обеспечения сохранности документов по личному составу в начале 1990-х гг. стояла чрезвычайно остро и была связана с ликвидацией после распада СССР органов управления и иных учреждений и предприятий союзного и республиканского подчинения, а также с созданием значительного числа негосударственных организаций во всех отраслях экономики и общественной жизни и не всегда соблюдавших нормативные требования по документационному оформлению трудовых отношений с сотрудниками, и, как следствие, лишавшие их возможности в дальнейшем документально подтвердить трудовой стаж и т. д. Это грозило серьезными социальными последствиями.

Итак, для обеспечения социальной и правовой защиты граждан Распоряжение Правительства РФ от 23.04.92 № 781-р обязывало в целях предотвращения утраты документов по личному составу, а также улучшения их сохранности и использования:

«1. Установить, что ликвидируемые предприятия, организации... и иные организационные структуры, независимо от формы собственности, передаются на хранение правопреемником или при его отсутствии вышестоящему по подчиненности органу документы по личному составу...».

Кроме того, данное Распоряжение возлагало на государственную архивную службу РФ обязанности по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций всех форм собственности, не имевших правопреемника или вышестоящего по подчиненности органа. В организационном плане было рекомендовано органом исполнительной власти в необходимых случаях создавать архивы для хранения и использования документов по личному составу.

Не менее значимым было и остается Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р, в котором относительно сохранности документов по личному составу «высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц было рекомендовано:

«1. Учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся юридическими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

2. Федеральным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение прав юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в пункте 1 настоящего распоряжения...»

Таким образом, был оформлен правовой механизм, устанавливающий ответственность организации за создание и сохранность документов по личному составу и обязательства государства принять на долговременное (а отдельные комплексы и на постоянное) хранение эти социально значимые материалы.

Важно напомнить, что архивы (прежде всего государственные и муниципальные, а также архивы организаций) являются атрибутом государственности, ее правовым гарантом. Они несут обязательства перед государством и гражданином в документальном подтверждении их юридических прав и социальных гарантий. Во исполнение Распоряжений Правительства в большинстве субъектов РФ были созданы специализированные архивы документов по личному составу. В остальных субъектах документы по личному составу могут храниться в государственном архиве, либо в органе управления архивным делом, совмещающем функции управления архивным делом и хранение документов. Важную роль в сохранении документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе и в результате банкротства, играют муниципальные архивы.

Какие же виды материалов можно отнести к категории документов по личному составу? Обратимся за помощью к ныне действующему нормативному документу – «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М. 2010, зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 г. Рег. № 18380).

Перечень включает только типовые управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности организаций всех форм собственности. В первую очередь нас будут интересовать разделы, содержащие документы по организации, нормированию, тарификации, оплате и охране труда (Раздел № 7), а также документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении (Раздел № 8). Кроме того, следует привлечь документы из раздела № 4 «Учет и отчетность», связанные с оплатой труда и другими выплатами сотрудникам.

Нормативные сроки хранения документов по личному составу учитываются при составлении в каждой организации ведомственных (локальных) нормативных актов: инструкций, правил, положений, в которых изложен порядок составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, составления научно-справочного аппарата, подготовки дел к архивному хранению. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления сводной номенклатуры дел организации и формирования дел в делопроизводстве.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. и «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477.

Ключевым является вопрос доступа пользователей к документам по личному составу в государственных и муниципальных архивах РФ и организации пользования ими. Документы по личному составу, по сути, являются источниками массового происхождения, и их информация (в обезличенном виде), в соответствии с нормами действующего законодательства РФ) могла бы стать основой для уникальных исследований в области социологии, демографии, генеалогии и многих других научных направлений, таким образом, выходя за рамки исполнения только социально-правовых запросов тех граждан, информация о которых зафиксирована в документации, поступившей на хранение в архивы. Поскольку часть дел и документов по личному составу содержат данные о личной и семейной жизни гражданина, сведения, создающие угрозу для его безопасности, их следует использовать чрезвычайно тактично, с соблюдением действующих законодательных норм.

Помощь архивам и пользователям архивной информацией по соблюдению всех требований относительно использования документов по личному составу могут оказать Методические рекомендации, подготовленные ВНИИДАД в 2009 г.- «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими», базирующиеся на нормах российского архивного и смежного законодательств.

Обратимся к подразделу 1.2.3. Методических рекомендаций, в котором перечислены как права и обязанности государственных и муниципальных архивов, так и пользователей (юридических и физических лиц) по обеспечению доступа и организации использования документов по личному составу. В соответствии с п. 3ст. 25 ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации» архив в течении 75 лет со дня создания документа ограничивает доступ пользователей к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, создающим угрозу для его безопасности. После окончания этого периода ограничения на доступ снимаются. Исключением являются дела и документы личного происхождения, переданные в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа.

Архив предоставляет дела и документы без ограничений самому гражданину – субъекту информации или доверенному лицу гражданина (при предъявлении документов, удостоверяющих личность и доверенности, оформленной в установленном законом порядке), если это не противоречит законодательству РФ (например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.).

После смерти гражданина правом на доступ к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне, его частной жизни обладают наследники (доверенные лица наследников), если это не противоречит законодательству РФ. Архив взаимодействует с наследниками при наличии свидетельства о смерти гражданина и документов, подтверждающих их право на наследство. Для других категорий пользователей необходимо письменное нотариально заверенное разрешение гражданина (его наследника или доверенного лица), которое может быть запрошено организацией, направившей пользователя в архив, пользователем, если он – частное лицо, или архивом по просьбе пользователя. Архиву следует выдавать пользователю только те дела и документы, которые будут указаны в разрешении.

Архив предоставляет до окончания 75 лет со дня создания документа архивные дела и документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни по мотивированному письменному обращению сотрудникам организаций-фондообразователей и их преемников, органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия и дознания в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

Архив без согласования с гражданином (его наследниками) обеспечивает доступ пользователей к делам, содержащим основные биографические данные лица: сведения о дате и месте его рождения, смерти, образовании, служебных должностях (если это не противоречит федеральному законодательству, например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.), почетных ученых званиях, наградах, выборных должностях, об опубликованных результатах творческой и научной деятельности гражданина.

Архив обеспечивает доступ пользователя только к тем документам или информации, которые относятся к лицу, в отношении которого было получено разрешение о доступе. Если в деле находятся документы, содержащие конфиденциальные сведения о нескольких лицах, то такие дела на руки пользователям не выдаются. Интересующая пользователя информация может быть выдана ему в виде архивной справки или копий документов с изъятыми из них конфиденциальными сведениями о других лицах. Разрешение на доступ выдается руководителем государственного архива или лицом, обладающим соответствующими полномочиями в письменном виде.

Одной из основных форм использования архивных документов, находящихся в государственных и муниципальных архивах, является исполнение запросов граждан в целях обеспечения их прав и законных интересов. Заявителям предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки, выписки или копии архивных документов, связанных с социальной защитой, предусматривающей пенсионное обеспечение граждан, а также реализацию их прав на получение льгот и гарантий в соответствии с действующим российским законодательством.

Значительное количество часто встречающихся, однотипных запросов граждан дает возможность работникам государственных и муниципальных архивов при их исполнении использовать шаблоны бланков, в которые вносятся лишь необходимые персональные данные. Такая унификация способствует оперативному исполнению запросов граждан. Существенную помощь в этой работе призваны сыграть подготовленные в 2011 году Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 250 от 20.03.2012 г.). Методические рекомендации освещают правовые, организационные, методические вопросы работы по исполнению запросов социально-правового характера. Подробно характеризуются запросы социально-правового характера в соответствии с их тематикой, в том числе о гражданском состоянии, об образовании, о трудовой деятельности, о трудовом стаже, о льготном трудовом стаже, о заработной плате, о несчастном случае на производстве, о военной службе, об участии в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг., о пребывании в плену и на принудительных работах в Германии и оккупированных странах в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., о партизанском движении в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг., о награждении, об опекунстве, попечительстве, пребывании в детских учреждениях интернатного типа; об имущественных правах; об уголовно-процессуальных действиях, о репрессиях.

В Методических рекомендациях составители (И. В. Волкова, И. А. Дегтярева, З. П. Иноземцева и др.) привели примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан. Очерчен примерный круг архивных документов, информация которых позволит исполнить определенные виды запросов. Так, например, при исполнении запроса о страховом стаже работы (важном для начисления пенсии) архивная справка может быть составлена на основании таких документов, как:

– приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
– письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
– акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
– личные карточки формы Т-2;
– табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда,
– другие документы, относящиеся к первичной учетной документации.

Таким образом, положения Методических рекомендаций могут быть чрезвычайно полезны для граждан, оказавшихся перед необходимостью получения различной информации социально-правового характера о себе, своих родственниках, т. к. документ позволяет понять принципы ведения архивного поиска, увеличивает адресность и точность обращений в соответствующие учреждения, помогает понять взаимосвязь искомой информации и наличия документа в архиве.

По объективным причинам не все запросы социально-правового характера исполняются государственными и муниципальными архивами с положительным результатом из-за отсутствия на хранении документов с соответствующей информацией.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» в течение 75 лет с момента создания документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда хранятся в архивах организаций, после чего подвергаются экспертизе (ст.22, п.4). В связи с длительностью сроков временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, а также для других архивных документов чрезвычайно важно обеспечение сохранности в организациях (архивах организаций).

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» п. 3ст. 3.

Федеральное архивное агентство (РОСАРХИВ)

Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Методические рекомендации
«Экспертиза ценности и отбор в состав
Архивного фонда Российской Федерации
документов по личному составу»

Методические рекомендации отражают: нормативно-методическую базу экспертизы ценности и отбора в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу; состав видов документов по личному составу; принципы и критерии экспертизы ценности документов по личному составу; методику проведения отбора документов по личному составу в государственные, муниципальные архивы.

Составители: руководитель темы - М.П. Жукова, исполнители: Б.В. Альбрехт, Л.А. Кондратьева, Е.В. Макаров, Е.Р. Симонова.

В сборе и обсуждении материала участвовали специалисты ГА РФ, РГАЛИ, РГАЭ, Главархива г. Москвы, Главархива Московской области.

Федеральное архивное агентство (Росархив), 2014
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), 2014

1. Общие положения

1.1. Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ст. 3, п. 3).

Документы по личному составу хранятся в государственных, муниципальных архивах, в т.ч. архивах по личному составу, архивах организаций.

1.2. Правовой основой работы с документами по личному составу являются: Гражданский Кодекс Российской Федерации; Трудовой Кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и аналогичные законы субъектов Российской Федерации; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук (М., 2007); Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) и аналогичные перечни за предыдущие годы (1943, 1957, 1967, 1989, 2000 гг.), а также другие нормативные и методические документы по архивному делу.

1.3. Сроки хранения документов по личному составу были установлены перечнями типовых документов, соответствовавшими времени образования документов. До 1967 г. основные виды документов по личному составу (личные дела, лицевые счета, карточки учета работников) имели постоянный срок хранения. С 1967 г. до середины 90-х гг. ХХ века срок их хранения соответствовал «75 лет-Возраст ЭПК». С середины 90-х гг. ХХ века по настоящее время срок хранения установлен «75 лет ЭПК», документы работников руководящего состава (высшего и среднего звена), работников, имеющих награды, звания, степени отнесены, как и ранее, к постоянному сроку хранения, т.е. включены в состав Архивного фонда Российской Федерации.

1.4. Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ст. 22, п. «б» установлен 75-летний срок хранения документов постоянного срока хранения по личному составу в организациях.

дополнительные и уточненные действующие критерии экспертизы ценности документов по личному составу;

необходимость установления особых периодов времени, требующих осторожности при отборе на уничтожение документов по личному составу и применения их выборочного приема на постоянное хранение за определенные годы;

усовершенствованную методику отбора документов по личному составу.

Методические рекомендации предназначены для ЭПК федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов, в т.ч. архивов документов по личному составу, и специалистов организаций-источников комплектования указанных архивов.

2. Состав видов документов по личному составу (классификация)

2.1. Классификация документов по личному составу включает следующие группы:

документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников;

документы о награждении работников;

учетные документы работников;

документы по выплате заработной платы и другим денежным выплатам;

документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда;

отчетные документы по кадровому составу;

трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства).

Состав видов документов в указанных группах, отраженный в соответствующих перечнях типовых документов, имеет различия. Перечни типовых документов закрепляют состав видов документов как существовавших ранее, так и возникающих вновь в системе управления.

Включение видов документов в указанные группы в определенной степени условно, т.к. некоторые из них могут быть отнесены к управленческой документации и могут включаться в соответствующие описи.

2.1.1. Документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников включают:

приказы, распоряжения, постановления, указания;

записки о приеме, перемещении и увольнении (с 1943 г. по 1989 г.);

решения заседаний законодательных или исполнительных органов местных, городских и районных Советов, на которых рассматривались вопросы утверждения руководящего состава исполкомов (с 1943 г. по 1989 г.);

протоколы приема в члены колхоза (с 1943 г. по 1989 г.);

трудовые договоры (контракты), дополнительные трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел (с 2000 г.);

личные дела (штатные формуляры с 1967 г. по 1989 г.) работников (во все хронологические периоды особо выделялись документы руководящих (номенклатурных) работников; участников революционного движения и гражданской войны; работников, имеющих награды; научных сотрудников и профессорско-преподавательского состава, имеющих ученые степени и звания; творческих работников);

личные карточки рабочих и служащих (при отсутствии личных дел);

выездные дела специалистов, выехавших за границу (с 1989 г.);

характеристики работников, не имеющих личных дел (с 1989 г.);

уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел (с 2010 г.);

переписка о приеме, перемещении, увольнении работников (во все хронологические периоды особо выделялись переписка о предоставлении работы участникам Великой Отечественной войны, переписка о переквалификации участников Великой Отечественной войны; переписка о мобилизации специалистов по постановлениям правительственных органов и списки мобилизованных*;

переписка по вопросам реабилитации (профессиональной, медицинской) работников (с 2010 г.)*;

документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных (с 2010 г.)*;

акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу (с 2010 г.)*;

сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел (с 2010 г.)*;

выписки из постановлений аттестационных, квалификационных комиссий, документы к ним*.

2.1.2. Документы о награждении работников включают:

документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий (в отдельные хронологические периоды особо выделялись стахановцы, ударники труда, отличники и победители соцсоревнования, новаторы; лица, имеющие звание «Мать-героиня», орден «Материнская слава», «Медаль материнства», медаль «Ветеран труда»*;

документы о награждении иностранными орденами и медалями (с 2010 г.)*;

ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных (с 2000 г.)*.

2.1.3. Учетные документы работников включают:

личные карточки рабочих и служащих, в т.ч. на временных работников (с 1967 г.);

должностные карточки номенклатурных работников (с 1967 г. по 2000 г.);

книги и карточки учета приема, перемещения, увольнения рабочих и служащих;

карточки учета приема, перемещения и увольнения лиц, работающих по совместительству, для которых в соответствии с пенсионным законодательством, совместительство влияет на размер пенсии (с 1989 г. по 2000 г.);

списки работников (особо выделяются номенклатурные работники, члены руководящих и исполнительных органов (с 1943 г. по 1989 г.), ветераны, участники Великой Отечественной войны и других военных действий (с 1967 г.), награжденные государственными наградами, удостоенные званий и госпремий, временные сотрудники (с 1967 г.), выехавшие на новостройки, в колхозы, совхозы, на лесоразработки, на освоение целинных и залежных земель (с 1957 г. по 1967 г.);

списки лиц, окончивших курсы и сдавших техминимум (с 1943 г.);

алфавиты личных дел;

штатные расстановки, штатные расписания (штатно-списочный состав)*.

2.1.4. Документы по заработной плате и другим денежным выплатам включают:

лицевые счета рабочих и служащих;

расчетные листки;

унифицированные коды оплаты труда и удержаний;

расчетно-платежные ведомости, ведомости на выдачу заработной платы, других выплат (при отсутствии лицевых счетов);

карточки бригад коммунистического труда с данными о среднемесячной зарплате (с 1967 г. по 1989 г.);

табуляграммы;

списки на премирование работников (с 1957 г.)*;

протоколы для выплаты надбавки за выслугу лет (с 2000 г.)*;

индивидуальные сведения застрахованного лица о трудовом стаже, заработной плате и уплате страховых взносов;

налоговые декларации, карточки по учету доходов и налогов на доходы (с 2010 г.);

реестр сведений о доходах физических лиц*.

2.1.5. Документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда включают:

списки профессий, производств и рабочих мест на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда на конкретном предприятии*;

списки и перечни работников и должностей, занятых на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда*;

должностные инструкции работников, связанных с вредными условиями труда*;

табели учета рабочего времени и наряды работников;

книги записи работ и отработанного времени в цехах с вредными условиями труда;

документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) об авариях, несчастных случаях на производстве*;

документы о расследовании несчастных случаев*;

акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (с 1989 г.)*.

2.1.6. Отчетные документы по кадровому составу*:

отчеты по наличию, учету, текучести и распределению кадров;

документы о состоянии и проверке работы с кадрами;

тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки;

отчеты по заработной плате по профессиям (с 1943 г. по 1989 г.);

утвержденные размеры оплаты труда по должностям работников;

сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию и стажу работы (с 2010 г.).

Отчетные документы по кадровому составу непосредственно не относятся к документам по личному составу. Однако, в них содержится информация, позволяющая уточнить сведения общего характера, и конкретно о кадровом составе организаций (количество работников, пол, возраст, профессия и др.).

2.1.7. Особую категорию документов составляют трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства);

2.2. На протяжении 1943-2010 гг. происходило изменение сроков хранения отдельных видов документов, указанных в перечнях типовых документов. При проведении экспертизы ценности и отборе на постоянное хранение документов по личному составу, созданных в определенный хронологический период, учитываются те сроки хранения, которые действовали в этот период.

2.2.1. Изменения в группе «Документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнений работников».

Документам за 1943-1967 гг. по всем видам документов о приеме, перемещении, увольнении, аттестации и переквалификации был установлен срок хранения «постоянно».

Для документов с 1967 г. сроки хранения были дифференцированы на две группы: для организаций, являющихся источниками комплектования и для организаций - не являющихся источниками комплектования. Для документов организаций второй группы устанавливались только временные сроки хранения без отметки «ЭПК». Для отдельных видов документов (личных дел, списков работников, личных карточек работников, книг учета и алфавитов личных дел) организаций первой группы срок хранения «постоянно» был заменен на «75 лет - Возраст ЭПК». Исключения были сделаны только для отдельных личных дел (номенклатурных, руководящих работников, творческих работников, работников, имеющих степени, звания, награды) и их должностных карточек, для которых был оставлен постоянный срок хранения.

С 1989 г. срок хранения личных дел творческих работников был изменен - с «постоянно» на «75 лет».

Для документов с 2000 г. дифференциация сроков хранения для организаций, являющихся источниками комплектования, и для организаций, не являющихся источниками комплектования, была отменена, как и срок хранения «75 лет - Возраст ЭПК», где « - Возраст» был снят.

С 1967 г. срок хранения «протоколов и постановлений аттестационных комиссий» был уменьшен до «25 лет»; а «списков лиц, окончивших курсы школы и сдавших техминимум» до «3 лет (после внесения данных в личное дело (карточку)».

С 1989 г. срок хранения для «протоколов заседаний, постановлений аттестационных квалификационных комиссий» был установлен «15 лет ЭПК» и «15 лет».

2.2.2. Изменения в группе «Документы о награждении работников».

С 1967 г. по 2000 г., в связи с дифференциацией сроков хранения на две группы: для организаций, являющихся источниками комплектования, и для организаций, не являющихся источниками комплектования, для «списков лиц, наградных дел, характеристик и др. документов по награждению правительственными наградами»; «материалов о представлении к присвоению почетных званий Героя Социалистического Труда, лауреата Ленинской и Государственной премий, заслуженного деятеля науки, искусства и других почетных званий (в том числе и по отклоненным представлениям) установлены сроки хранения «постоянно» и «75 лет».

С 2000 г. сроки хранения документов о представлении к награждению дифференцированы: для награждающих организаций - «постоянно»; для других организаций - «75 лет ЭПК».

2.2.3. Изменения в группе«Документы по заработной плате и другим денежным выплатам»:

Сроки хранения лицевых счетов, ведомостей в 1967 г. были изменены - с «постоянно» на «75 лет - Возраст ЭПК». В 2000 г. срок хранения установлен «75 лет ЭПК».

2.3. Изменения в системе управления и его документировании, повторение информации в документах, изменение представлений о ценности документов по личному составу в настоящее время, как и ранее, является основой определения сроков хранения документов.

3. Принципы и критерии экспертизы ценности документов по личному составу

3.1. Принципы историзм, системность, целостность позволяют рассматривать эти документы с точки зрения их возникновения, развития и конкретно на сегодняшний день как единый комплекс документов, определенным образом систематизированный.

3.2. Критерии ценности документов по личному составу подразделяются на общие и дополнительные.

3.2.1. Общие критерии экспертизы ценности документов по личному составу:

роль лица (работника) в конкретной организации (руководящие должности), имеющие награды, степени и звания;

роль организации на конкретной территории (функционально-целевое назначение), в которой работает данное лицо;

хронологический период (время создания документов), значимый для конкретной организации и значимый для страны;

особенности территории, где находится организация - место работы конкретного лица;

значимость информации (сведений о работнике, сведений об организации);

подлинность документа;

повторение информации документов по личному составу в других документах (учетных, отчетных, распорядительных и др.);

вид документа;

физическое, техническое состояние носителя документов (бумажных, электронных);

сохранность комплекса документов организации.

3.2.2. Дополнительные критерии экспертизы ценности документов по личному составу:

участники Великой отечественной войны и других войн и вооруженных конфликтов;

Участники ликвидации последствий стихийных бедствий и техногенных катастроф;

профессиональная (трудовая) династия работников;

работники творческих профессий;

репрессированные, реабилитированные работники;

стаж работы (в целом в организации и в определенные, наиболее значимые для нее, периоды);

роль и заслуги лица в общественной и других сферах деятельности вне организации;

постоянная, временная регистрация лица на конкретной территории;

значение имеющихся сведений общего характера;

полнота документов (формуляр), количество документов;

копийность документов (внутри организации, вне организации).

3.3. На основании указанных критериев экспертизы ценности документов по личному составу осуществляется их отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации, как современных, так и документов за более ранние периоды времени.

3.4. Документы по личному составу относятся к числу массовых, однородных по видам и содержанию, образующихся в достаточно большом количестве. К массовым документам возможно применение выборочного приема.

Применяется целевой отбор документов по личному составу определенных организаций. Выборочный прием документов по личному составу позволяет расширить источниковую базу исследований и раскрыть сведения о рядовых (среднестатистических) работниках.

3.5. Документы по личному составу используются, прежде всего, для подтверждения трудового стажа и заработной платы работников, что особенно актуально для трудоспособных в настоящее время граждан, не достигших пенсионного возраста. Документы граждан, достигших пенсионного возраста, уже использованы для назначения пенсий и могут иметь историческую ценность.

3.6. К документам по личному составу определенных хронологических периодов времени следует подходить с особой осторожностью в силу их значимости (отражение переломных, судьбоносных, чрезвычайных периодов развития России и ее конкретных регионов).

К таким периодам могут быть отнесены:

а) 1917-1945 гг.

б) 1990-1994 гг.

в) отдельные хронологические периоды времени для конкретных территорий.

Документы по личному составу указанных периодов времени раскрывают не только трудовую деятельность и жизнь граждан России, но и дают представление об истории страны в целом.

4. Методика проведения экспертизы ценности документов
по личному составу и комплектование ими архивов

4.1. Этапы проведения экспертизы ценности и отбора на хранение документов по личному составу.

Экспертизе ценности подвергаются все документы по личному составу независимо от времени их создания. Экспертиза ценности документов проводится после истечения установленного срока их хранения. При этом следует учесть, что ряд документов по личному составу может быть отнесен к документам постоянного срока хранения до истечения установленного срока хранения.

Документы по личному составу подразделяются на документы постоянного и документы временного сроков хранения. Раскрывается отметка «ЭПК» в целях определения ценных документов, тем самым пополняется состав документов, отнесенных ранее к постоянному сроку хранения. Работа проводится архивом, ЦЭК (ЭК) организации, государственными, муниципальными архивами, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федерального государственного архива.

4.2. Определенные периоды времени, требующие особой осторожности при отборе документов по личному составу, определяются на основании критериев: времени создания документов, значения информации, содержащейся в документах, полноты комплекса документов, степени сохранности документов. К изучению документов для определения значимых периодов времени, требующих особой осторожности при отборе документов по личному составу, привлекаются специалисты архивных учреждений, научных, учебных организаций и др. Их предложения рассматриваются ЭПК органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федеральных государственных архивов.

При проведении экспертизы ценности документов по личному составу за ранние периоды времени, требующие особой осторожности при отборе, отнесенные к 75-летнему сроку хранения с отметкой «ЭПК» по соответствующим перечням, могут быть включены в состав Архивного фонда Российской Федерации в полном объеме или выборочно по решению соответствующей ЭПК. В каждом государственном или муниципальном архиве могут разрабатываться самостоятельные методики отбора документов по личному составу в состав Архивного фонда Российской Федерации применительно к разноплановым фондам.

4.3. По документам уволившихся (уволенных) работников за все хронологические периоды времени, с учетом тех, которые требуют особой осторожности при отборе, проводится экспертиза ценности документов по личному составу на основании общих и дополнительных критериев экспертизы ценности.

В первую очередь подвергаются экспертизе ценности личные дела работников и взаимосвязанные с ними документы (приказы, лицевые счета, карточки учета работников).

При этом используются: сведения приказов, договоров, штатных расписаний и расстановок, карточек учета работников, списков, наградных документов и др.

К числу документов постоянного срока хранения относятся документы руководящего состава; документы работников творческих и редких профессий; представителей профессиональных (трудовых) династий; репрессированных и затем реабилитированных лиц. Учитываются заслуги работников в общественной и других сферах деятельности, а также стаж работы в конкретной организации в целом и в наиболее значимые для организации периоды времени. Оценивается не только значение информации документов для конкретного лица, но и для организации в целом, а также сведений общего характера.

Данные документы отмечаются (путем специальной наклейки - полоски бумаги определенного цвета) при передаче документов в архив организации после увольнения работника, а также включаются в описи дел постоянного хранения по личному составу при упорядочении документов за соответствующие годы.

4.4. Применение выборочного приема документов по личному составу является дополнением к отбору документов на основании критериев ценности.

Проведение выборочного приема ценных документов по личному составу от определенных организаций осуществляется с учетом критериев: роли организации среди других организаций на данной территории, особенностей территории, на которой находится организация, значимости информации, содержащейся в документах, повторения информации в других документах организации.

Используются: списки источников комплектования архива, документы по учету фондов архивов, справочники, статистические документы и др.

К числу таких организаций могут быть отнесены: градообразующие организации, наиболее крупные организации, организации-представители наиболее типичных для данной территории организаций и др.

4.5. Документы по личному составу формируются в дела в соответствии с установленными правилами. Основные признаки формирования дел: в дело помещаются документы одного хронологического периода (кроме переходящих дел); в дело помещаются документы по одному вопросу (одного работника); в дело помещаются документы одного срока хранения. Объем документов в деле не может превышать 250 листов при толщине в четыре сантиметра. Большие по объему дела разбиваются на тома (части).

При формировании дел необходимо проверить наличие основных реквизитов оформления документов (вида документа, номера, даты, подписи и других реквизитов), без наличия которых использование документа невозможно.

4.5.1. Формирование отдельных дел по личному составу имеет особенности.

Приказы, распоряжения по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и др.) формируются в отдельные дела по каждому году. Внутри дела документы располагаются по хронологии в порядке номеров, полученных в течение календарного года. Документы, явившиеся основанием для издания приказа и не вошедшие в личные дела, формируются отдельно.

Отдельно формируются дела с приказами (распоряжениями) о предоставлении отпусков, взысканиях, дежурствах, краткосрочных российских командировках.

Если в организации приказы по основной деятельности и по личному составу велись совместно с валовой нумерацией, то проводится полистная экспертиза ценности документов, в результате которой приказы формируются в разные дела в соответствии со сроками хранения. Особенности формирования дел оговариваются в исторической справке (предисловии) к описи.

Личные карточки формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий. В отдельных случаях допускается выделение личных карточек руководящего состава в самостоятельные дела (при большом количестве таких дел).

Личные дела являются комплексом документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

В личном деле содержатся: приказы (копии), анкета, заявления, трудовой договор, копии личных документов, документы об аттестации (переаттестации), индивидуальные должностные инструкции и др. Документы в личном деле располагаются в соответствии с хронологией их создания, но первыми и последними являются копии приказов о приеме/увольнении работника.

Недопустимо создание так называемых «нарядов» личных дел, когда ряд личных дел сшиваются в одно дело, т.к. нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с конфиденциальными документами.

Лицевые счета работниковформируются в дела с учетом следующих общих признаков: хронологии, алфавита фамилий (на крупных предприятиях могут формироваться и по структурным подразделениям). Как правило, к лицевым счетам прилагаются шифры производств, цехов, отделов.

Табели и наряды учета рабочего времени формируются по структурным подразделениям, алфавиту фамилий и хронологии.

Карточки учета работниковформируются в дела по дате увольнения и алфавиту фамилий.

Документы об аттестации , установлении квалификации (аттестационные листки) формируются и хранятся в составе личных дел.

Акты о несчастных случаях формируются по хронологии, акты о несчастных случаях со смертельным исходом формируются в отдельные дела.

Невостребованные трудовые книжки хранятся по алфавиту фамилий и каждая из них является самостоятельной единицей хранения.

4.5.2. Оформление дел по личному составу представляет собой комплекс работ по их технической обработке, включающий: подшивку (переплет) дел, нумерацию листов дела, составление заверительной надписи, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, оформление обложки дела.

4.5.2.1. Дела подшиваются в 4 прокола в твердую обложку, из дела удаляются все посторонние предметы (скрепки, закладки и др.). Невостребованные личные документы (аттестаты, дипломы) вкладываются в конверт и подшиваются в дело. В конце дела подшивается бланк листа заверителя. В необходимых случаях в начале дела подшивается бланк внутренней описи документов, где перечисляются виды документов и листы, на которых находятся документы.

4.5.2.2. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и листа заверителя, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу простым (графитным) карандашом илинумератором. Подшитые в дело конверты так же нумеруются (сначала конверт, потом по порядку все вложения).

4.5.2.3. Заверительная надпись составляется только на отдельном листе-заверителе по установленной форме. Запрещается выносить ее на оборот последнего документа или обложку дела. Она включает сведения о количественных параметрах дела и их особенностях (литерные листы, пропущенные листы, листы с оборотом, конверты).

4.5.2.4. Для учета документов определенных категорий дел (личных дел и др.) составляется внутренняя опись документов, котораясодержит сведения о порядковых номерах документов в ней, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположены эти документы.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями) они отражаются в графе «Примечание» со сноской на номера внутренней описи. Может быть составлена и особая опись этих изменений.

4.5.3. Обложка дела по личному составу содержит следующие реквизиты:

наименование организации, ее местонахождение, подчиненность, наименование структурного подразделения;

индекс дела;

архивный шифр дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов дела;

срок хранения дела.

При этом наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена, так же в именительном падеже. Если сама организация или вышестоящая организация имеют официально принятое сокращение наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

4.5.4. По результатам экспертизы ценности документов по личному составу составляются описи дел (документов) и акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению.

4.5.4.1. Документы по личному составу постоянного срока хранения включаются в отдельные описи, т.к. в соответствии с действующим законодательством данные документы должны храниться в организации до передачи в государственные, муниципальные архивы 75 лет.

При составлении описей дел по личному составу временного хранения за ряд лет, хранящихся в архивах крупных организаций или архивных фондах таких организаций, находящихся в государственных, муниципальных архивах, следует решить вопрос о целесообразности создания сводной описи (описей) дел по личному составу за весь или несколько хронологических периодов.

4.5.4.2. Систематизация заголовков дел в описи, как правило, осуществляется в соответствии с хронологической или хронологически-структурной схемой построения фонда, при которой разделами описи являются годы, а подразделами - названия структурных подразделений, в которых образовались или отложились документы по личному составу. В отдельных случаях возможно применение номинального принципа формирования документов по личному составу.

4.5.4.3. Годовой раздел описи дел по личному составу временного хранения составляется по установленной форме, данной в Правилах.

При заполнении формы описи следует обратить особое внимание на то, что в графе «срок хранения» для данного вида документа (дела) ставится срок хранения, предусмотренный действующим в тот период Перечнем типовых документов.

Заголовки дел в описи дел по личному составу располагаются по номинальному признаку в следующей последовательности:

приказы, распоряжения, постановления, указания по личному составу;

списки личного состава;

личные карточки работников;

личные дела;

трудовые договоры;

лицевые счета;

расчетные ведомости;

невостребованные трудовые книжки и др. личные документы;

документы по аттестации, повышению квалификации.

Некоторые виды документов, образовавшиеся в организациях в больших объемах (личные дела, личные карточки, трудовые книжки) могут выделяться в самостоятельные описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в опись по году увольнения лица, на которого они были заведены, и систематизируются по алфавиту фамилий.

4.5.4.4. К законченной описи дел по личному составу в обязательном порядке составляется предисловие, оглавление, список сокращенных слов, титульный лист, порядок составления которых аналогичен порядку их составления в описях постоянного хранения. При необходимости могут составляться указатели к описи.

При составлении описей дел по личному составу постоянного хранения следует составлять к ним отдельные предисловия, в которых были бы учтены все особенности и специфика построения описи, состава документов, их полнота и т. д.

Порядок оформления законченной сводной описи (описей) дел по личному составу аналогичен порядку оформления описей постоянного хранения.

Сводные описи дел по личному составу постоянного и временного хранения, составленная после проведения экспертизы ценности документов в организации после рассмотрения ее ЦЭК (ЭК) организации, подлежит утверждению (согласованию) ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федерального государственного архива.

После составления (усовершенствования) описей дел по личному составу постоянного и временного хранения, находящихся на хранении в государственном, муниципальном архиве, они также должны утверждаться (согласовываться) ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федерального государственного архива.

4.5.4.5. Составление актов о выделении к уничтожению документов по личному составу, не подлежащих хранению, является заключительным этапом экспертизы ценности документов.

Акты составляются только после проведения описания документов по личному составу, включения документов в соответствующие описи дел и их согласования (утверждения).

Акты составляются, как правило, на все документы по личному составу, отложившиеся в различных структурных подразделениях организации, или направлений деятельности (кадровое обеспечение, бухгалтерия, охрана труда и т. д.) и внесенных в ранее составленные описи дел по личному составу временного хранения.

Название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (подраздела описи). Заголовки однородных дел могут вноситься в акт под общим заголовком, с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

4.5.4.6. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составляется строго по форме, установленной Правилами.

4.5.4.7. При составлении актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, следует руководствоваться только теми нормативными документами (перечнями типовых документов), которые действовали в период, когда создавались документы по личному составу, включенные в акт. Например, Перечень типовых документов 1989 г. неправомерно использовать для основания включения в акт документов, создававшихся в 1940-1970 гг. В обязательном порядке в акте должно быть указано, что описи дел постоянного хранения, в том числе и описи дел постоянного хранения по личному составу за эти годы утверждены, а по личному составу временного хранения согласованы с ЭПК органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федерального государственного архива.

4.5.4.8. Если документы находились на хранении в ведомственном архиве, то акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматривается и согласовывается ЭК (ЦЭК) организации и утверждается ее руководителем. Если акт составлен по результатам проведения экспертизы ценности в государственном, муниципальном архиве, то он рассматривается и утверждается ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федерального государственного архива, а затем директором архива.

4.5.4.9. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, является документом строгой отчетности, помещается в дело фонда, где хранится постоянно.

Приложение

Список источников

Конституция Российской Федерации: принята Всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. - М.,1994.

Гражданский Кодекс Российской Федерации. Ч.1-4., 1994-2006 (в ред. ч. 1 от 05.05.2014; ч. 2 от 21.07.2014; ч. 3 от 05.05.2014; ч. 4 от 12.03.2014).

Кодекс законов о труде 1918, 1922, 1971.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (в ред. от 21.07.2014).

Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 28.06.2014).

Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (в ред. от 21.07.2014).

Закон Российской Федерации от 19 февраля 1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях». // Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации. - 1993. - № 16.

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 № 5485-1 «О государственной тайне» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1997. - № 41 (в ред. от 21.12.2013).

Федеральный закон Российской Федерации от 24 июля 1998. №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1998. - № 31 (в ред. от 02.04.2014).

Федеральный закон Российской Федерации от 15 декабря 2001 № 166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2001. - № 51 (в ред. от 02.07.2013).

Федеральный закон Российской Федерации от 15 декабря 2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2001. - № 51 (в ред. от 02.04.2014).

Федеральный закон Российской Федерации от 17 декабря 2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2001. - № 52. - Ч. 1 (в ред. от 28.12.2013).

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2004. - № 43 (в ред. от 11.02.2013).

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2006. - № 31. - Ч. 1 (в ред. от 04.06.2014).

Федеральный закон Российской Федерации от 24 июля 2009 № 213-ФЗ «О валоризации пенсионного капитала» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2009. - № 30.

Указ Президиума Верховного Совета СССР от 18 января 1974 «Об учреждении медали «Ветеран труда» // Ведомости Верховного Совета Союза Советских Социалистических Республик. - 1974. - № 4 (с изм. и доп. от 28.12.1987).

Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 № 188-ФЗ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1997. - № 10 (в ред. от 23.04.2005).

Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2005. - № 24 (в ред. от 01.07.2014).

Постановление Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. N 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2002. - № 31 (в ред. от 24.03.2014).

Постановление Минтруда РФ и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27 февраля 2002 г. № 16/19 па «Об утверждении Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2002. - № 26 (в ред. от 12.03.2010).

Постановление Минтруда РФ от 30 июня 2003 № 44 «Об утверждении Правил обращения за пенсией за выслугу лет федеральных государственных служащих, ее назначения и выплаты» // Российская газета. - № 168 от 26 августа 2003 (в ред. от 19.02.2008).

Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 № 1 «Об утверждении основных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ. - 2004. - № 5.

Приказ Минздравсоцразвития России от 31 марта 2011 г. № 258н «Об утверждении Порядка подтверждения периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости» // Российская газета. - № 5489 от 27 мая 2011.

Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1985.

Основные правила работы архивов организаций. - М., 2003.

Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности народных комиссариатов и других учреждений, организаций и предприятий Союза ССР, с указанием срока хранения материалов. - М., 1943.

Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием срока хранения материалов. - М., 1957.

Перечень документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов. - М., 1963.

Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием срока хранения материалов. - М., 1967.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием срока хранения материалов. - М., 1989.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2010.

Письмо Росархива от 08 октября 2004 № 3/1811-К, ПФ РФ от 05.10.2004 № ГБ-25-25/10734 «О принятии органами ПФР архивных справок и копий документов, выданных организациями».

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждены приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г., № 19. - М., 2007.

См. Приложение. Список источников.

В состав личных дел работников могут быть включены копии указанных документов. В тексте такие виды документов отмечены звездочкой (*).

В соответствии с законодательством начало трудовой деятельности возможно по достижении 14 лет, а выход на пенсию - по достижении 60 лет. Например, для работников, уходящих на пенсию в 2014 г., необходимы документы, начиная с 1967 г. (60 лет - 14 лет = 46 лет. 2014 - 46 = 1968. Поправка в 1 год дает 1967 год).

Управленческие документы постоянного срока хранения хранятся в организациях до передачи в государственные, муниципальные архивы соответственно 15, 10 и 5 лет.