Система делопроизводства в организации: важные вопросы. Практики организации делопроизводства и документооборота на современном предприятии

Документирование Документооборот Хранение документов (архивное дело).

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством;

передачу на исполнение

Виды и задачи делопроизводства.

Различают общее, специальное, секретное и не секретное делопроизводство .

Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.п.) аппарата управления.

Специальное -Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.

Секретное -Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.

Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства.

В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.-не секретное

Задачами делопроизводства в ОВД являются:

1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.

3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

Нормативное регулирование и стандартизация делопроизводства.

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства

Как и кем регулируется сфера делопроизводства в рамках Российской Федерации

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти , координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации , включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти , разрабатывая соответствующие нормативные правовые акт

Состав нормативной базы

Нормативную базу делопроизводства составляют:

Законы:

● Кодифицированные законы (кодексы)

● Федеральные законы РФ

Подзаконные акты на уровне федерации:

● Нормативные указы Президента Российской Федерации

● Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации:

Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.).

Регламентируют вопросы документационного обеспечения как общественного, так и ведомственного характера (могут быть использованы как информационно-справочные материалы для предприятий и организаций, не попадающих в зону подчинения):

Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Унифицированные системы документации.

Государственная система документационного обеспечения управления.

Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления.

Субъекты делопроизводства.

Входящий субъект и исходящий субъект. Субъект может быть контрагентом, физическим или юридическим лицом

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.

В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Оганизация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству .

Виды документов.

докуме́нт - облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.

Организационные документы

Уставы и положения являются сложными организационными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются соответствующими службами (ведомствами) - разработчиками.

Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями органов, отделов, служб ОВД.

§ Уставы. Под уставомпонимается свод правил, регулирующих деятельность органа (службы, отдела) ОВД; их взаимоотношения с другими службами, органами ОВД; гражданами; права и обязанности службы, органа ОВД. Например, Устав патрульно-постовой службы милиции. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.)

§ Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы МВД, единого органа, структурного подразделения. Положения могут также регламентировать и деятельность должностных лиц.

§ Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих служебные, организационные вопросы, финансовые и иные специальные стороны деятельности служб, подразделений, органов МВД, а также отдельных должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Требования, предъявляемые к документам.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удосто­верения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в за­конодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленче­ских документов закреплены в действующих в настоящее вре­мя в России общегосударственных нормативно-технических документах - государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нор­мативных и нормативно-методических документов каждое уч­реждение (организация, фирма) устанавливает свои требова­ния к работе с документами в уставе (положении), регламен­тах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

 права и обязанности должностных лиц, отдельных со­трудников в процедурах оформления документов;

 состав применяемых в аппарате управленческих документов;

 компетенция руководителя, его заместителей и руководи­телей среднего звена, их право на издание различных ви­дов распорядительных документов;

 порядок подписания, согласования и визирования доку­ментов, их заверение печатью;

 обязательные требования к оформлению и порядок рабо­ты с документами.

 Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъ­являются следующие основные требования:

 обеспечение юридической силы документа;

 создание условий для оперативного исполнения документов;

 возможность оперативного поиска документов (использо­вания их в справочных целях);

 возможность использовать для создания, копирования, об­работки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно-технические до­кументы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены ре­комендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документа­ции, используемых для документирования различных управ­ленческих действий, особое значение имеет система органи­зационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

12. Реквизиты документов, их значение и правила оформления.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований*

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (або­нентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

08 наименование вида документа;

10 регистрационный номер документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

20 отметка о наличии приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копий;

26 отметка об исполнителе и номер его телефона;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа;

29 идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предна­значены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах простав­ляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фа­милии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рацио­нальное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, вы­полняемых при регистрации документа, контроле за его испол­нением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор ре­квизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за рекви­зитом в соответствии с традициями последовательности их за­полнения и чтения при работе с документом в аппарате управле­ния. Схема расположения реквизитов (рис 4.1) на документах, составляющих систему организационно-распорядительной доку­ментации, позволяет максимально увеличить «полезную» пло­щадь - место для размещения текста - основного реквизита до­кумента. Размещение реквизитов документа в соответствии с тре­бованиями ГОСТ Р 6.30-97 значительно улучшает качество доку­ментов, их внешний вид.

Требования, предъявляемые к бланкам документов.

4.1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

§ проверка правильности доставки документов;

§ проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

§ фиксация факта получения документов;

§ подготовка их к исполнению;

§ передача документов исполнителям.

Сроки хранения документов

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы , имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

§ временным (до 10 лет);

§ временным (свыше 10 лет);

§ постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы : бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство , общество , науку , отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов - это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

§ отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

§ отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

§ выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

§ установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

§ при составлении номенклатуры дел ;

§ при формировании дел ;

§ при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации , для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии .

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

· для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией

· для организаций, которые не передают документы на государственное хранение

Понятие делопроизводства, его элементы.

Делопроизводство представляет собой деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и организацию работы с ними. 2)(документационное обеспечение управления) это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования, и организации работы с документами.

Делопроизводство включает в себя два составляющих элемента – документирование и документооборот. Документирование – это фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. И плюс Хранение документов (архивное дело).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством;

передачу на исполнение

30 сентября 2013 г. 17:36

«Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте,
а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!».
Л.Кэррол.

Для того, чтобы сохранить лидирующие позиции на рынке, компании вынуждены соревноваться не столько с конкурентами, сколько с самими собой. Существование в старых рамках и сопротивление современным технологиям, приходящим на помощь компаниям, заинтересованным в максимальном получении прибыли, в настоящих реалиях смерти подобно.

В рамках данной статьи мы не будем затрагивать все сферы жизни организации и все возможные способы их оптимизировать, мы остановимся более подробно на автоматизации процесса работы с информацией. Технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, объединяются под единым термином ECM (Enterprise Content Management) .

С одной стороны, в основе любой ECM-системы лежит управление документами . В понятие документ мы вкладываем более широкое понятие, чем просто бумажный документ, – это контент, который имеет ценность для бизнеса. ECM-система ориентирована на управление всем жизненным циклом документа, с момента создания до передачи на хранение. Что же происходит с документами и как изменяются принципы работы с ними в результате внедрения ECM, рассмотрим ниже.

С другой стороны, задача ECM-системы - создание среды для накопления опыта и протекания бизнес-процессов, создание необходимых условий для организации предприятия, гораздо менее зависящего от отдельных людей, их умений и знаний. И это уже задача управления взаимодействием. ECM-система может стать на предприятии основным интеграционным звеном информационных систем разных типов. Это тема отдельного разговора.

Процесс работы с документом. Перезагрузка.

Создание документа на раз-два-три

Итак, рассмотрим работу с документами в ECM-системе. При внедрении ECM-системы предприятию будет необходимо пересмотреть всю документацию, которая регламентирует работу с бумажными и электронными документами, выявить возможности оптимизации и описать новые способы работы с информацией.

Условно все документы в организации по способу возникновения можно разделить на две группы: документы, создаваемые внутри организации, и документы, поступающие извне. Внешние документы – это документы, пришедшие в организацию, это может быть бумажная документация, факсы, сообщения электронной почты. Внутренние документы – это документы, созданные внутри самой организации, эти документы чаще всего уже созданы в электронном виде. Рассмотрим, каким же образом идет работа с ними в ECM-системе.

Внешние документы могут поступать в организацию и в зависимости от этого в систему они будут попадать разными путями:

● Бумажная документация, письма, телеграммы и прочее заносится в систему непосредственно со сканера без промежуточного сохранения на локальном диске;

● Сообщения электронной почты – процесс занесения в систему становится еще проще. Интеграция с MS Office позволяет занести текст письма в систему также без промежуточного сохранения на локальном диске, отправить полученный документ задачей на исполнение, сохранить контакт в системе и все это не выходя из окна Outlook;

● При получении факсов независимо от того принимается факс делопроизводителем, отвечающим на звонок, или автоматически факсом, программный сервис (например, Microsoft Fax Service) получает сообщение от факса, формирует файл с сообщением и сохраняет его в локальной папке, уже оттуда службы ECM-системы подхватывают файлы с документами и заносят в систему.

Большинство внутренних документов создаются уже непосредственно в системе и каких-то дополнительных манипуляций для занесения не требуют. При создании документов значительно ускоряет процесс использование готовых шаблонов, макетов документов, мастеров действий, кроме того, это позволяет соблюдать единообразие среди документов одной группы или одной тематики. Стоит отдельно упомянуть документы, которые возникают внутри организации, но попадают в систему ECM в результате интеграции с учетными системами, например, SAP, 1C, для таких документов также можно настроить автоматическое сохранение в системе и назначение прав.

Работа внутренних процессов

Любой документ останется лишь набором слов или байт в том случае, если он не будет «работать», не будет включен в бизнес-процессы организации. Workflow или управление потоками работ - это именно тот инструмент, который участвует в транспортировке документов между участниками того или иного бизнес-процесса.

Процессы согласования – самые наглядные примеры использования workflow. Согласование становится более прозрачным, инициатор согласования в любой момент может получить информацию о том, на каком этапе согласования находится созданный им документ, какие сотрудники уже согласовали его, а какие считают, что документ требует доработки. Возможность создания версий при согласовании документов позволяет вносить правки, не искажая первоначального вида документа.

Работа через веб-интерфейс в рамках согласования документа позволяет выйти за стены офиса, рабочая система становится доступной в любой точке мира, где есть сеть Интернет. Руководитель в любой момент может получить доступ к документу, оставить свои комментарии, вынести резолюцию, подписать документ электронной подписью, отправить задание по документу исполнителю.

Использование внутренних корпоративных порталов упрощает многие коммуникации в компаниях, делает информацию доступнее, процессы более гибкими и простыми. При правильной организации таких порталов и интеграции с СЭД появляется возможность работать с документами и задачами через веб-интерфейс портала, обращаться к документам, просматривать задачи и осуществлять поиск необходимой информации.

От документа или от процесса

Приведенная на рисунке схема работы с документом характерна для организаций, которые работают в рамках классического делопроизводства, то есть «от документа ». Для более «продвинутых» организаций более характерна работа «от процесса ». В организации выстроены бизнес-процессы так, что работа идет без использования служебных, докладных записок, резолюций. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Исполнение тех или иных поручений осуществляется в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач, в рамках типовых бизнес-процессов или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

Регистрация документов используется преимущественно при работе с исходящей и входящей корреспонденцией, для внутренних документов за счет прохождения работ вне секретаря, уменьшается цепочка действующих лиц бизнес-процесса, ускоряя тем самым движение.

Классическое делопроизводство в ECM

Вернемся к теме классического делопроизводства. На современном этапе у компаний возникает потребность гармоничного и эффективного сближения «бумажного» делопроизводства и электронного документооборота. ECM-системы могут дать много для построения эффективной работы с бумажной документацией и повышения прозрачности делопроизводства. При этом используя опыт и лучшие практики можно определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение электронного делопроизводства и последующий переход на безбумажные процессы. Рассмотрим лучшие практики организации такой работы.

Регистрация входящей документации

Значительная часть поступающей внешней документации подлежит обязательной регистрации, так как чаще всего требует принятия какого-либо решения или исполнения.

В том случае, если внешний документ поступает в бумажном виде, сначала он регистрируется в системе делопроизводителем, т.е. на него заводится регистрационно-контрольная карточка, которая содержит дату и номер регистрации, а так же другие данные по документу (отправитель, адресат, краткое содержание и т.д.). После регистрации в системе на бумажный документ вручную проставляется регистрационный номер, затем документ сканируется и заносится в систему.

Использование сканера и принтера штрихкодов позволяет сделать процесс занесения более автоматизированным.

При небольшом объеме внешней документации порядок регистрации и занесения в систему аналогичен вышеописанному, с той лишь разницей, что регистрационный номер не пишется на бумажном документе, а из РКК распечатывается штрих-код на клеящейся ленте, который затем наклеивается на документ.

При большом объеме входящей документации более рациональным является следующий способ занесения и регистрации документов: на каждый бумажный документ создается регистрационно-контрольная карточка, распечатывается штрихкод, наклеивается на каждый документ, затем все документы одновременно загружаются в потоковый сканер, а специально установленное программное обеспечение позволяет распознавать отсканированные документы по нанесенному штрихкоду и заносить их в систему без непосредственного участия делопроизводителя.

В том случае, если внешний документ поступает в электронном виде и подлежит регистрации, то такой документ распечатывается и дальнейшая работа по нему аналогична работе с бумажным документом.

Помимо внешней документации регистрации может подлежать ряд внутренних документов (для организаций с разветвленной территориально удаленной структурой, документы из головного офиса в подчиненную структуру): распорядительные документы, исходящие документы, служебные записки, протоколы и акты. Эти документы создаются в системе на основании различных шаблонов, которые уже содержат штрихкод, поэтому специальная распечатка и наклеивание штрихкода на эти документы не требуется.

Отправка адресату, вынесение резолюции

Документы, как входящие, так и внутренние рабочие и исходящие предполагают рассмотрение руководителем и вынесение резолюции.

Если руководитель активно работает в системе, то делопроизводитель отправляет ему входящий документ задачей по маршруту. Получив задание с вложенным электронным документом, руководитель принимает решение о его дальнейшей судьбе – передать на исполнение, передать на исполнение с контролем или исполнение по документу не требуется. В том случае, если руководитель передает документ на исполнение, то он указывает исполнителей, сроки исполнения и непосредственно текст резолюции. В том случае, если руководитель передает документ на исполнение с контролем, то дополнительно указывает контролеров исполнения и сроков.

Если руководитель не работает в системе, то он выносит резолюцию на распечатанном документе, и уже делопроизводитель или референт, работающий в системе, выполняет за руководителя все вышеописанные действия.

Создание поручений

В обоих случаях в системе создается поручение, которое содержит информацию о том, кто выдал поручение, текст поручения, когда поручение было выдано, кто является исполнителем по поручению, в какой срок поручение должно быть исполнено, кто является контролером исполнения, если требуется контроль. Карточка поручения позволяет аккумулировать всю информацию по исполняемому документу: в ней отображаются дата отчета каждого исполнителя, фактическая дата исполнения по поручению всеми исполнителями, текст отчета, так же в карточке поручения можно указывать внешних исполнителей.

Контроль исполнения

Фиксация в системе поручений по документам, сроков исполнения и исполнителей позволяет в дальнейшем использовать различные инструменты для контроля исполнения поручений. В процессе исполнения поручения в карточку автоматически заносятся данные о сроке выполнения поручения исполнителем, прикрепляется отчетный документ, если он был создан при исполнении, или комментарии исполнителя, указанные в тексте задания. Все эти данные могут быть использованы при создании разнообразных аналитических отчетов, сформированных с учетом тех или иных критериев, например, детальный отчет по исполнению поручений генерального директора, информация по исполнению поручений, контролируемых приемной главного инженера, анализ исполнения поручений по документам и т.д.

Помимо отчетов контролировать поручения можно настраивая различные фильтры в справочнике Поручения.

Перемещение документа и списание в дело

В ECM-системах есть инструменты для фиксации и отслеживания, где находится тот или иной документ в определенный момент времени. Вся эта информация будет отображаться в регистрационной карточке документа, в которой будут указаны все передвижения документа: кому документ выдавался, когда, был ли выдан оригинал документа или его копия, в какое дело был списан документ и т.д. Большим подспорьем в занесении этой информации может служить использование штрихкодов, либо вся необходимая информация будет заноситься в систему вручную.

После того, как работа по документу завершена, документ списывается в дело, ECM-система помогает подготовить различные отчеты и подготовительные документы для этого.

Говоря о хранении документов, имеет смысл обозначить одну из ключевых функции ECM-системы - управление записями. Рано или поздно любой документ оказывается в электронном архиве, полноценная ECM-система должна обеспечить его долгосрочное архивирование, автоматизировать политики хранения в соответствии с нормами, правилами и сроками хранения тех или иных документов.

С каждым годом объем информации в организации растет в геометрической прогрессии и для любой организации оказывается важным обеспечивать должную защиту и хранение .

Безбумажный документооборот: быть или не быть?

Использование системы ECM в оптимизации бизнес-процессов может способствовать тому, что часть документации будет циркулировать только в электронном виде. Это в первую очередь коснется тех документов, которые характеризуются внутренним использованием и не требуют наличия «живой подписи»: служебные и докладные записки, планы и графики работ, внутренние технологические, методологические инструкции и стандарты.

Значительное сокращение хождения бумажных документов в рамках процессов согласования также является плюсом - все правки и доработки могут вноситься в новые версии согласуемого документа, фиксироваться в виде комментариев в выполняемых задания на согласование, а итоговый бумажный документ появится в самом конце, когда необходимо будет поставить на него «живую» подпись.

Не все распорядительные документы, финансовые и кадровые документы на данный момент можно полностью перевести в электронный вид, как и ряд других документов, входящих в . Переход к полностью безбумажному офису пока имеет , но движение идет постоянно, чему способствует и развитие законодательной базы и правоприменительной практики.

Одним из примеров такого движения является принятие закона, позволяющего обмениваться электронными счетами-фактурами, что открыло путь для внедрения обмена электронными документами между организациями, а так же контролирующими органами. Подробнее об этом вы можете узнать из раздела на ECM-Journal.

В данной статье мы попробуем сформулировать основные вопросы, на которые должен ответить специалист по документационному обеспечению организации, чтобы выбрать наиболее приемлемый для конкретной организации вариант работы с документами. Грамотно построенная работа с документами не только даст возможность сформировать систему делопроизводства в организации, но и поможет при составлении инструкции по делопроизводству.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации), фактически выделяют три основных раздела в инструкции по делопроизводству (особенности работы с электронными документами мы пока оставляем вне поля нашего рассмотрения):

1. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти.

2. Организация документооборота.

3. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти.

Структуру инструкции по делопроизводству мы будем использовать как схему для формирования вопросов, на которые нужно дать ответ в процессе формирования системы делопроизводства организации.

СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Какие виды бланков документов необходимы организации для издания документов?

В самом простом случае – это бланк письма организации и бланк распорядительного документа (например, приказа). В других случаях это могут быть бланки иных видов документов (распоряжений, постановлений, решений, актов, протоколов и др.).

Решение об использовании конкретных видов бланков принимает руководство и служба делопроизводства.

Каким образом изготавливаются бланки документов?

Все виды бланков или отдельные виды бланков организации могут изготавливаться типографским способом, средствами оперативной полиграфии. Организация может принять решение об использовании электронных шаблонов бланков . Какое бы решение ни было принято, служба делопроизводства должна принимать самое непосредственное участие в проектировании бланков. Если проектирование бланков поручается по договору специализированной фирме, служба делопроизводства должна сформулировать требования к бланкам. Нужно помнить, что требования к бланкам, составу реквизитов бланка, их расположению, так же как и правила оформления реквизитов документов, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Каким образом утверждаются бланки организации?

Бланки документов могут утверждаться в составе инструкции по делопроизводству или как отдельный комплект (альбом).

Утверждение образцов бланков осуществляется приказом (распоряжением) руководителя, приказ доводится до сведения всех структурных подразделений организации.

Если в организации принимается решение об учете бланков, этим же приказом устанавливается работник и структурное подразделение, ответственные за ведение учета бланков.

Необходимо ли вести учет бланков документов? Если да, то кто и в какой форме его будет вести?

Решение о ведении учета бланков организации принимают самостоятельно. Как правило, ведется учет бланков, изготовленных типографским способом или средствами оперативной полиграфии. Если принимается положительное решение, то учет бланков выполняется работником службы делопроизводства и для этого применяется специальный журнал учета выдачи бланков (может применяться форма журнала, установленная Методическими рекомендациями в приложении № 30, см. пример).

ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Журнал учета поступления бланков

Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения

Какие виды распорядительных документов издает руководитель организации?

Как правило, руководители организаций, действуя единолично, издают приказы и/или распоряжения. В органах власти руководители могут издавать также постановления (решения) на основе решений, принятых коллегиально. В любом случае необходимо руководствоваться уставом (положением) организации, потому что именно в этом документе закрепляется компетенция руководителя и, в целом, руководящих органов организации.

Имеют ли право заместители руководителя организации издавать распорядительные документы?

Заместители руководителя организации могут наделяться правом издавать распоряжения (указания). Распорядительные документы, издаваемые руководителем и заместителями руководителя организации, подлежат регистрации, поэтому важно выявить весь комплекс издаваемых распорядительных документов, чтобы определить место и порядок их регистрации в организации, а также порядок доведения этих документов до исполнителей.

Наделены ли руководители структурных подразделений правом издавать (подписывать) документы?

Руководители структурных подразделений могут наделяться правом не только вести переписку от имени подразделения и по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, но и издавать распорядительные документы по подразделению. Как правило, такая практика характерна для крупных подразделений организации, филиалов организации, а также для компаний, составляющих холдинг (группу компаний).

Если руководители подразделений наделяются полномочиями по изданию соответствующих документов, в организации может быть принято решение об использовании бланков структурных подразделений, а если организация имеет филиальную сеть, то, соответственно, бланков филиалов.

Информация, полученная при ответе на данный вопрос, важна не только для принятия решений по вопросам документирования, но и для правильной организации документооборота.

Какие виды нормативных правовых актов издаются в организации?

Выявление этого комплекса документов необходимо для того, чтобы регламентировать порядок и процедуру подготовки этих документов, установить порядок их согласования и утверждения, доведения до исполнителей.

Среди нормативных документов есть документы, непосредственно утверждаемые руководителем (заместителем руководителя), например должностная инструкция, положение о структурном подразделении и некоторые другие, а есть документы, утверждаемые приказом организации, например штатное расписание, стандарты организации, правила, инструкции и др.

Имеются ли в организации коллегиальные или совещательные органы (советы, совещания, комиссии, правления и др.) и каким образом документируется их деятельность?

Как правило, деятельность таких органов фиксируется в протоколах. Если в организации действует несколько такого рода органов (например, дирекция, ученый совет, экспертная комиссия), протоколирование их деятельности может иметь особенности, которые могут выражаться как в самой форме протокола, так и в его оформлении. Все это в последующем необходимо отразить в инструкции по делопроизводству.

С помощью каких документов в организации осуществляются внутренние информационные связи, т.е. каким образом происходит информационный обмен между структурными подразделениями, в т.ч. филиалами, а также между организациями, составляющими группу компаний?

Как правило, внутренняя переписка, т.е. переписка между структурными подразделениями организации и должностными лицами, осуществляется с помощью служебных, докладных, аналитических записок, поэтому в инструкции по делопроизводству должно быть установлено, какие документы используются для внутреннего информационного обмена (как правило, переписка между структурными подразделениями осуществляется в виде служебных записок, на уровень руководства информация представляется в виде докладных записок, аналитических записок, справок, сводок).

Переписка с филиалами, а также организациями, составляющими группу компаний, осуществляется посредством деловых писем, составляемых на бланках этих филиалов (организаций), т.е. как переписка со сторонними организациями, даже если эти организации находятся на одной территории.

Какова процедура подготовки отдельных видов документов, например распорядительных документов (приказов, распоряжений), протоколов, деловых писем и других наиболее важных для организации категорий документов?

Процедура подготовки документа включает в себя не только собственно составление документа исполнителем, но и согласование документа со всеми заинтересованными должностными лицами и специалистами, а также представление документа на подпись или утверждение руководству.

Поскольку процедура подготовки документов не является универсальной и имеет множество особенностей, зависящих от вида и назначения документа, при установлении порядка работы с документами и в инструкции по делопроизводству нужно обратить на эту сторону работы с документами особое внимание. Инструкция по делопроизводству должна определять не только состав реквизитов документа, особенности их оформления, структуру текста, но и с кем должен быть согласован проект документа, каким образом осуществляется процедура согласования документа, кто и в каком виде представляет документ на подпись или утверждение руководителю.

Определяя порядок подготовки документов, важно обратить внимание на функции и ответственность лиц, участвующих в процедуре подготовки документа, в частности на функции исполнителя и лиц, согласовывающих (визирующих) документ, и на то, в каком виде документ представляется на рассмотрение руководства (количество экземпляров документа, комплектность, наличие сопроводительных документов и др.).

Какие виды документов, кроме общей управленческой документации, можно отнести к особо важным (значимым) для деятельности организации?

К таким документам может относиться договорная документация (договоры, контракты, соглашения и др.), обращения граждан и другие документы, отражающие специфику деятельности организации. Организация работы с такими документами также должна быть регламентирована. Во многих организациях в целях определения порядка работы с такими документами разрабатываются отдельные нормативные документы (инструкции, правила, положения), но вполне возможно отразить процедуру подготовки таких документов, а также процедуру их обработки в инструкции по делопроизводству. Во всяком случае нельзя допускать того, чтобы данные документы остались вне поля нормативного регулирования.

Какие документы подлежат утверждению?

В каждой организации создаются документы, подлежащие утверждению. Как правило, это документы, устанавливающие нормы длительного действия и рассчитанные на широкий круг организаций или лиц. Состав этих документов во многом зависит от характера деятельности организаций. Как правило, перечень утверждаемых документов включается в инструкцию по делопроизводству организации.

Какие документы следует заверять печатью?

Как правило, печатью заверяются документы финансового характера, документы, содержащие обязательства, копии документов и др. Перечень документов, заверяемых печатью, также следует включить в инструкцию по делопроизводству. При составлении такого перечня следует руководствоваться действующим законодательством.

Каковы правила изготовления документов и каков стиль оформления документов в целом?

Вопросы внешнего оформления документов нормативными документами по делопроизводству не регламентированы, поэтому каждая организация имеет право и возможность устанавливать собственные правила. Однако нужно помнить, что с документами работает человек, поэтому требования к изготовлению документов должны соответствовать нормам эргономики. Например, оптимальной для восприятия органами зрения человека является гарнитура шрифта Times (в последних версиях текстового редактора Word – это Times New Roman), размер № 13-14. Только в таблицах допускается использовать шрифты меньших размеров.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Организация расположена на одной территории или имеет территориально удаленные подразделения (филиалы)?

Если организация имеет территориально удаленные подразделения, этот факт нужно обязательно учитывать при организации делопроизводства, предусматривая механизм взаимодействия с такими подразделениями. Кроме того, следует иметь в виду, что нужно организовывать делопроизводство не только в центральном (головном) офисе, но и в территориально удаленных подразделениях, иначе при их взаимодействии не исключены проблемы.

Какая форма делопроизводства может быть реализована в организации: централизованная, смешанная или децентрализованная?

Выбор формы организации делопроизводства зависит, главным образом, от двух факторов: структуры организации (точнее, от того, имеет ли организация территориально удаленные подразделения) и возможностей службы делопроизводства, в т.ч. ее технической оснащенности. Например, служба делопроизводства организации малочисленна, технически плохо оснащена, в работе с документами информационные технологии не применяются или применяются очень ограничено, сотрудники службы делопроизводства в стоянии выполнять только часть делопроизводственных работ (например, осуществлять обработку входящей и исходящей корреспонденции, вести регистрацию и учет документов, обеспечивать рассылку документов по подразделениям). Следовательно, в этом случае часть делопроизводственных функций должна быть передана структурным подразделениям, и мы в таком случае можем говорить о смешанной форме делопроизводства. Иная картина, если в организации служба делопроизводства – это подразделение, укомплектованное квалифицированными специалистами, хорошо технически оснащенное, в организации есть возможность использовать систему электронного документооборота. В этом случае служба делопроизводства может взять на себя большую часть делопроизводственных функций, включая не только обработку документов и организацию документооборота, но и организацию текущего хранения документов, т.е. выбрать централизованную форму делопроизводства, при которой все основные делопроизводственные функции выполняются службой делопроизводства.

Имеются ли в структурных подразделениях организации работники, ответственные за ведение делопроизводства?

Для оптимальной организации работы с документами в каждом структурном подразделении организации должен быть работник, отвечающий за ведение делопроизводства. Это может быть секретарь, делопроизводитель структурного подразделения или иной сотрудник, на которого возложено выполнение делопроизводственных функций. Если в подразделении нет штатной единицы секретаря или делопроизводителя, поскольку объем делопроизводственной работы невелик, ответственным за ведение делопроизводства подразделения приказом руководителя организации назначается иной сотрудник, который будет выполнять делопроизводственные функции наряду с выполнением своих прямых обязанностей. Данные работники подразделений организуют делопроизводство структурного подразделения, в т.ч. документооборот структурного подразделения.

Из каких документов состоят основные документопотоки организации: входящие (поступающие) документы, исходящие (отправляемые) и внутренние документы?

Определение структуры и состава документопотоков необходимо для формирования системы регистрации документов и организации документооборота. Например, если в организацию поступают документы из вышестоящей (головной) организации, подведомственных организаций, научных учреждений и граждан, поступающие документы неоходимо сортировать на соответствующие группы документов (документопотоки). Почему? Потому что документы, поступившие из головной организации, мы должны будем направить на рассмотрение руководителю организации; документы подведомственных организаций мы направим на резолюцию заместителю руководителя, курирующему работу с подведомственными организациями; документы, поступившие из научных учреждений, – заместителю руководителя, курирующему данные вопросы; обращения граждан – руководителю или заместителю руководителя, на которого возложена работа с обращениями граждан.

С какими организациями взаимодействует организация, каков круг корреспондентов?

Выявление круга корреспондентов организации необходимо для систематизации документов, начиная с их регистрации, и в дальнейшем для организации хранения документов. Результатом этой работы должен стать классификатор корреспондентов, который может использоваться при регистрации документов и формировании дел. Например, в организации выделены следующие группы корреспондентов:

● органы государственной власти и управления (код 01);

● вышестоящая организация (наименование) (код 02);

● предприятия – поставщики сырья и материалов (код 03);

● организации – заказчики (код 04) и т.п.

Что нам дает этот классификатор для организации документооборота? Выделив данные группы корреспондентов, мы можем упорядочить движение документов в организации: документы первых двух классификационных групп после регистрации должны быть направлены на рассмотрение руководителю организации, двух последних – на рассмотрение заместителям, курирующим соответствующие направления деятельности организации.

Кроме того, код корреспондента может быть включен в состав регистрационного номера документа. Например, регистрационный номер входящего документа вышестоящей организации будет иметь вид: № 120/02 (порядковый номер поступившего документа и через косую черту – код корреспондента), а документа исходящего (направляемого в вышестоящую организацию) – № 02/115 (код корреспондента и порядковый исходящий номер документа).

Какие еще классификаторы целесообразно использовать для систематизации документов и выделения документопотоков?

В организации могут использоваться:

● классификатор должностных лиц: руководитель организации, заместители, должностные лица (например, руководители направлений и структурных подразделений, наделенные правом принимать решения);

● предметно-тематический классификатор (классификатор вопросов деятельности);

● классификатор структурных подразделений;

● номенклатура дел и др.

Коды по применяемым классификаторам включаются в состав регистрационного номера документа. Например, используя при регистрации документов номенклатуру дел, вы тем самым формируете систему хранения документов. Предположим, к вам поступило письмо от аудиторской фирмы, которое после исполнения должно быть помещено в дело № 01-22 по номенклатуре дел вашей организации. Следовательно, при регистрации этого письма как входящего ему нужно будет присвоить номер 120/01-22 (120 – порядковый номер поступления в пределах календарного года; 01-22 – индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет помещен документ после исполнения). Дополнительно в состав регистрационного номера мы можем ввести код корреспондента (см. предыдущий вопрос), а также код должностного лица и другие коды в соответствии с используемыми классификаторами.

В какой форме предполагается вести регистрацию документов?

Существует две формы регистрации документов: журнальная и карточная. Обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте (журнал или карточка на бумажном носителе), так и в автоматизированном режиме (электронный журнал, регистрационная база данных, система электронного документооборота, которая наряду с другими функциями позволяет регистрировать документы). Если на начальном этапе формирования системы делопроизводства организация не может позволить себе приобрести систему электронного документооборота, то самый простой и эффективный вариант – использование электронных журналов регистрации документов (входящих документов, исходящих документов, журналов регистрации внутренних документов в соответствии с их видами). Такие журналы удобнее всего вести в виде таблицы Excel.

Кто будет вести регистрацию документов и каких документов?

При централизованной форме делопроизводства этот вопрос не возникает, поскольку вся документация регистрируется в службе делопроизводства. При смешанной форме делопроизводства очень важно определить, кто (какое подразделение, какой сотрудник) будет осуществлять регистрацию документов и каких документов. Как правило, входящие и исходящие документы регистрируются в службе делопроизводства. Определенная часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, докладные, служебные записки и др.) также регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний различных органов регистрируются по месту создания лицом, ответственным за организацию работы данного органа. Внутренняя документация структурных подразделений регистрируется в структурных подразделениях.

При смешанной форме делопроизводства ни в коем случае нельзя забывать про один из важнейших принципов делопроизводства –однократность регистрации. Если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, поступил на исполнение в структурное подразделение, он не должен регистрироваться повторно. В подразделении может вестись только учет поступивших документов, т.е. сведения о документе вносятся в учетную форму под тем же регистрационным номером, который был присвоен документу в службе делопроизводства.

Все ли документы организации должны регистрироваться?

В идеале да, но по сложившимся в делопроизводстве правилам регистрируются только те документы, которые требуют исполнения и необходимы в справочных целях. Служба делопроизводства организации должна подготовить список нерегистрируемых документов. Такой список включается в инструкцию по делопроизводству.

Какова последовательность перемещений документов (входящих, исходящих, внутренних) в организации?

Служба делопроизводства организации должна определить, каким образом осуществляется передача документов в процессе их обработки и рассмотрения руководством, в процессе подготовки, согласования, представления на подпись или утверждения и затем помещения в дело и/или отправки. В инструкции по делопроизводству должно быть четко определено, в чьей зоне ответственности находится документ на каждом этапе своего жизненного цикла и какова последовательность перемещений документа в каждом случае (имеются в виду входящие документы, исходящие, внутренние).

ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ОРГАНИЗАЦИИ

Какие документы составляют документальный фонд организации?

В документальный фонд организации включаются все документы, образовавшиеся в деятельности организации. Это все поступившие документы, все документы, созданные в организации (как внутренние, так и копии отправленных документов). Документальный фонд организации формируется по годам, т.е. документы, образовавшиеся в деятельности организации в течение года, составляют годовой срез документального фонда организации.

Чем документальный фонд организации отличается от ее архивного фонда?

В состав архивного фонда организации включаются только документы, имеющие ценность, значимость для последующей деятельности организации, социально-правовое, культурное, историческое, научно-техническое значение. То есть архивный фонд организации – это только часть документального фонда организации. Как правило, в состав архивного фонда организации включаются документы, имеющие сроки временного хранения свыше 10 лет и постоянного срока хранения.

Каким образом осуществляется систематизация документов и организация их хранения?

Основой систематизации документов в дела является номенклатура дел – перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел утверждается руководителем организации и в течение года используется для формирования дел. Инструкция по делопроизводству организации должна установить порядок разработки номенклатуры дел и порядок формирования документов в дела.

Каким образом устанавливаются сроки хранения документов, образующихся в деятельности организации?

Сроки хранения документов устанавливаются номенклатурой дел и соответствуют срокам, определенным перечнями документов со сроками хранения. Такие перечни разрабатываются Росархивом. В настоящее время действует два перечня:

● Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003);

● Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).

Кроме того, необходимо использовать также отраслевые, или ведомственные, перечни.

Каким образом разрабатывается номенклатура дел организации?

Номенклатура дел разрабатывается на основании приказа организации, проект которого готовит служба делопроизводства. Ответственность за разработку разделов номенклатуры дел возлагается на работников, ведущих делопроизводство в структурных подразделениях. Разделы номенклатуры дел, включающие дела структурного подразделения, согласовываются со службой делопроизводства. Подготовленные в структурных подразделениях номенклатуры дел служба делопроизводства сводит в единую номенклатуру дел организации, которую принято называть сводной номенклатурой дел организации. Сводная номенклатура дел до утверждения руководителем согласовывается с экспертной комиссией организации и, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, – с соответствующим архивом.

В течение какого времени действует номенклатура дел?

Номенклатура дел организации действует в течение года. Как правило, в последнем квартале года номенклатура дел корректируется каждым структурным подразделением (уточняются заголовки дел, вводятся новые, если это необходимо, исключаются те, которые оказались недействующими (лишними)). Скорректированная номенклатура дел утверждается руководителем и вводится в действие на предстоящий год. Такая работа проводится ежегодно.

С какой целью в организации создается экспертная комиссия и кто входит в ее состав?

Экспертная комиссия является постоянно действующим совещательным органом при руководителе организации. Комиссия создается для организации экспертизы ценности документов организации и согласования ее результатов. Экспертная комиссия согласовывает номенклатуру дел организации, описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (в т.ч. описи дел по личному составу), описи дел постоянного хранения, а также акты о выделении документов к уничтожению.

Каким образом в организации организуется хранение документов, составляющих ее архивный фонд?

Документы, составляющие архивный фонд организации, хранятся в архиве организации. Как правило, архив – это структурное подразделение в составе службы делопроизводства или самостоятельное структурное подразделение организации. В архив организации из структурных подразделений передаются документы временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, и постоянного хранения. Эти документы после окончания делопроизводственного года, в котором они были завершены, еще, как правило, два-три года хранятся в структурных подразделениях, а затем по описям передаются в архив организации. Документы временных сроков хранения до 10 лет включительно в течение установленных сроков хранятся в структурных подразделениях, и по истечении сроков хранения выделяются к уничтожению.

Каким образом уничтожаются документы?

Документы уничтожаются только после проведения экспертизы их ценности, в ходе которой на документы, образовавшиеся в деятельности каждого структурного подразделения, составляются описи дел (на документы, которые подлежат хранению и которые будут передаваться в архив организации) и акты о выделении документов к уничтожению (на документы, сроки хранения которых истекли). Описи и акты в обязательном порядке согласовываются с экспертной комиссией.

После согласования руководитель организации утверждает описи и акты. Утвержденный акт о выделении документов к уничтожению является основанием для сдачи документов в пункты переработки вторсырья.

В.Ф. Янковая,
зам. директора ВНИИ документоведения и архивного дела

Основы делопроизводства используются при организации юридического лица любого типа. Оно представляет собой достаточно трудоемкий процесс, в котором принимают участие абсолютно все сотрудники управленческого аппарата. Ведь один отдел занимается заполнением и оформлением документации, другой отвечает за своевременное движение этих документов по инстанциям, а для третьих подразделений данная информация является наглядным руководством в рутинной работе.

Основы делопроизводства имеют законодательное обоснование, а в качестве такой базы можно выделить единую государственную систему делопроизводства, которая четко отражает основные правила, рекомендации и руководства. Причем контролируется весь путь, который проходит документ с момента его создания до сдачи в архив. Наверное, каждому работающему человеку известно такое понятие, как государственный стандарт того или иного образца. Данные стандарты являются ярким примером основных положений системы.

Конечно, прежде чем создать единую систему, специалистам пришлось провести кропотливую работу по изучению важнейших принципов работы с бумагами. Долгое время изучались основы делопроизводства с разделением на стадии оформления, движения по подразделениям, применения, сдачи в архив. В результате обработки полученной информации можно было выделить общие тенденции, соответствующие производственной деятельности предприятий любых организационно-правовых форм.

Основы делопроизводства направлены на унификацию системы заполнения однотипных документов с целью обеспечения сопоставимости данных в рамках одной страны и даже на международном уровне. Кроме того, стандартизация и унификация позволяют сэкономить время для пользователей отчетности, так как ускоряют процесс ознакомления с документом. Примером может служить бланк, то есть документ с заранее отпечатанными реквизитами на нем. Они могут разрабатываться и использоваться в рамках отдельного предприятия, в масштабе страны в целом или носить международный характер. Причем стоит понимать, что бланк является не только удобным рабочим документом, облегчающим производственную деятельность, но и отражающим репутацию фирмы, степень ее ответственности. Прежде чем отдавать в массовую следует тщательно проверить грамотность написания каждого реквизита и правильность общего оформления.

Основы документооборота отмечают необходимость регистрации каждого документа, проходящего через тот или иной участок в течение производственной деятельности. Грамотность специалиста заключается в целесообразном распределении всех документов, своевременной их регистрации в а также в рациональной группировке информации по разработанной схеме.

В настоящее время проводится много семинаров, раскрывающих главные приемы и секреты данной деятельности. Особой популярностью пользуются основы кадрового делопроизводства, ведь сфера учета сотрудников и претендентов на должность отличается большим объемом документов. В данном аспекте специалисты проводят масштабную работу по прогнозированию количества вакансий на предстоящий по учету повышения квалификационного уровня работников, аттестационных мероприятий и прочего. Кроме того, все аналитические работы, касающиеся персонала предприятия, также являются элементом кадрового делопроизводства.

Работники подразделения по учету персонала в обязательном порядке ежегодно формируют дополняя и уточняя уже существующий материал. Вместе с тем, необходимо следить за соответствием документов действующим правовым нормам. К специалистам предъявляются требования по своевременному отправлению устаревшей документации в архив, где она будет храниться в течение установленного срока, как правило, не менее пяти лет. К важнейшим задачам данного отдела относится составление специализированных анкет, использующихся а также подготовка перечня вопросов, помогающих во время собеседования.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

ГАОУ СПО «Волгоградский медико-экологический техникум»

Волжский филиал

Реферат по документационному обеспечению управления

Тема: «Документооборот»

Выполнила: Студентка 2 курса

Копац А.В.

Введение

1. Понятие документооборота

2. Общая структура документационного обеспечения управления

3. Классификация документов

4. Нормативная база делопроизводства

5. Автоматизация документооборота.

6. Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

документооборот делопроизводство бухгалтерский

1. Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

Горизонтальные - связывают организации одного уровня

Вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

2. Общая структура документационного обеспечения управления

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1).

Рис.1. Схема документационного обеспечения управления

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Рис. 2. Документооборот на предприятии

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2). В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 3).Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Рис. 3. Схема документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

3. Классификация документов

Существует целый ряд вариантов классификации документов.

По происхождению - Служебные, личные

По срочности - Срочные, несрочные

По гласности - Секретные, сов.секретные, для служебного пользования, несекретные

По форме - Типовые, индивидуальные

По срокам хранения - Временного хранения, долговременного, постоянного

По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние

По типу носителей - Бумажные, электронные

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:

· организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);

· распорядительные (распоряжения, приказы, решения);

· информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);

· документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).

4. Нормативная база делопроизводства

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства. Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рис.4.К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Рис.4. Нормативная база делопроизводства

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.

Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов (материалы ГОСТ можно найти на CD-ROM-приложении).Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204).

5. Автоматизация документооборота

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии (рис. 5): бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

Рис. 5. Эволюция форм документооборота

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Рис. 6. Смешанный документооборот

Смешанный документооборот (рис. 6) предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

6. Особенности организации документооборотав бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»

Документооборотв бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика» можно охарактеризовать как смешанный. Поскольку фабрика является предприятием с небольшим штатом сотрудников, нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов здесь используется программа MicrosoftOutlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов. Как видно из рис. 6, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым.

Рис. 6. Организация документооборота по принципу «каждый с каждым» в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»

При таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение, в т.ч. и бухгалтерия, формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Таким образом, на фабрике организована работа на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. Эта схема управленияпри удобна для хранения документов. Например, в папке "Бухгалтерия" есть папка "финансовый отдел", в ней папка "финансовое планирование", еще глубже - "минимизация налогообложения". Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей - каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

На Рязанской чайной фабрике график документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График устанавливает рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Для каждого документа, в том числе и в бухучёте, существует свой путь движения, пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

* таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

* группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

* контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики фабрикиутверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя фабрики.

График документооборота оформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники фабрики (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по фабрике осуществляет главный бухгалтер.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до этого хранятся в бухгалтерии в закрывающихся шкафах под ответственность заместителя главного бухгалтера. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены. Наряды на работу, сменные рапорты и другие документыхранятсяне переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.) первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранятсяв течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятсяне менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива фабрики работникам других структурных подразделений не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Бухгалтерский документооборот в ООО «Рязанская чайная фабрика» в целом поставлен чётко. Однако сотрудники иногда тратят довольно много времени на поиск необходимых данных. Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность. Система электронного документооборотапозволила бы организовать любое взаимодействие между сотрудниками предприятия на основе документов, обеспечить создание и движение документов по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение.

Вместе с тем, график документооборота в ООО «Рязанская чайная фабрика» отличается чёткостью, сотрудники стремятся точно выполнять его, что способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению уровня автоматизации учетных работ, оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечению своевременного составления отчетности.

Заключение

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив.Документооборот на предприятии регламентируется графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.

Для каждого документа в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»существует свой путь движения, т.е. свой документооборот.

Недостатком организации документооборота в ООО «Рязанская чайная фабрика»является то, что сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных или воссоздание документов, уже существующих, достоинством - чёткое выполнение графика документооборота, стремление придерживаться научных основ документооборота, руководство нормативными документами при его осуществлении.

Список использованной литературы

1. Бархатнова А. Сроки хранения документов и последствия их утраты // Финансовая газета. - 2004. - № 44.

2. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. - 2004. - №№ 7-8.

3. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.Д. Новодворского. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 254 с.

4. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М., 2005. - 720 с.

5. Елгина Е.Б. Первичные документы. - М.: Статус-кво, 2004. - 452с.

6. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - М.: ИНФРА - М, 2004. - с. 645.

7. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2000. №1. 3-5.

8. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

9. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа - «Интел-синтез» 2001 - 324 с.

10. Храмцовская Н.А. Что такое «документ»? /Делопроизводство и документооборот на предприятии/ N7, июль 2004 г.

11. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е издание - М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС», 2003.- 895с.

13. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»

14. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98. Утверждено приказом МФ РФ от 09.12.98 г. №60н.

15. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99. Утверждено приказом МФ РФ от 06.07.99 г. №43н.

16. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти,утверждённая приказом Федеральной архивной службы Росси от 27.11.2000 / №68

17. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения (утверждено постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28)

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013


Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.

курсовая работа , добавлен 15.01.2013


Документный состав, регламентирующий деятельность Управления ветеринарии Тюменской области. Современная система делопроизводства. Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота. Подбор систем электронного документооборота.

дипломная работа , добавлен 27.11.2013


Организационная структура ЗАО "Атомэнерго". Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Архитектура системы AtomDoc и структура электронного документа.

дипломная работа , добавлен 29.01.2013


Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.

курсовая работа , добавлен 05.02.2016


Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".

дипломная работа , добавлен 12.12.2011


Понятие и значение делопроизводства в деятельности предприятия, принципы и роль автоматизации. Задачи службы документационного обеспечения управления. Технологии реализации систем электронного документооборота, используемые программные средства.

курсовая работа , добавлен 10.01.2015


Система документационного обеспечения управления, её место в системе управления персоналом. Анализ документооборота ОАО ЦТД "Диаскан". План организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 13.02.2015


Значение документационного обеспечения в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения.

дипломная работа , добавлен 19.12.2013


Изучение видов и функций документооборота. Организационно-экономическая характеристика организации ООО "Райживсоюз". Анализ действующей системы документооборота. Процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.