Персональные данные: готовы ли вы к проверке? Обработка персональных данных. Полезные документы

Определяемся с понятием.

Уже более 3 лет российское законодательство при обработке персональных данных работников стоит на страже неприкосновенности частной жизни, семейной и личной тайны, и следит за обеспечением защиты свобод и прав гражданина и человека. Для это было принято довольно много нормативные акты, которые обязывали обеспечить безопасность персональных данных, взаимодействуют с которыми не только физические и юридические лица, но и разные органы власти. К наиболее важным нормативным актам можно отнести:

• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных);
• Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" (далее - Постановление N 687);
• Постановление Правительства РФ от 17.11.2007 N 781 "Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" (далее - Постановление N 781).

На заседании Госдумы в декабре 2009 года в третьем чтении был принят законопроект N 284213-5 "О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона "О персональных данных". В соответствии с этими изменениям из Закона были исключены требования, касающиеся использования криптографических средств защиты персональных данных. Согласно ст. 25 Закон о персональных данных все информационные системы персональных данных, которые были созданы до вступления данного Закона в силу, необходимо было не позднее 1 января 2010 года привести в соответствие с требованиями действующего законодательства. А в законопроекте же предлагалось продлить срок до 1 января 2011 года.

Но как эти изменения относятся к кадровой службе? Что нового содержится в данном Законе и Постановлениях, чего нет в гл. 14 Трудового кодекса РФ? Во-первых, все эти документы определяют порядок работы с персональными данными, а также уточняют и расширяют нормы права, которые приведенные в Трудовом кодексе РФ. Во-вторых, они определяют правила по обеспечению безопасности работы с персональными данными.

Предлагаем разобраться в этом детальнее. При использовании персональных данных работников, для определения объема работ, следует отталкиваться от ключевых понятий, таких как "персональные данные" и "обработка персональных данных".

Согласно Трудовому кодексу РФ персональные данные работников – это информация, касающаяся конкретного работника и тесно связанная с трудовыми отношениями, которая необходима каждому работодателю. А согласно Закону о персональных данных, в котором уточняется и расширяется это понятие, к персональным данным может относиться любая информация, касающаяся определенного или определяемого на основании такой информации физического лица (т.е. субъекта персональных данных), в том числе его имя, фамилия, отчество, дата и место рождения, адрес проживания, образование, профессия, социальное, семейное, имущественное положение, доходы и другая информация. Таким образом, любой работодатель, заключивший трудовой договор с работником, получает всю необходимую информацию, которая относится к персональным данным. Как правила, вся эта информация содержится в следующих, предъявляемых работником при приеме на работу документах. К ним относятся:

• паспорт;
• свидетельство о присвоении ИНН;
• военный билет (если имеется);
• страховое пенсионное свидетельство;
• документы об образовании (в том числе и дополнительное образование, если работник представляет их при приёме на работу или это необходимо для выполнения определенных трудовых функций);
• водительское удостоверении и документы на автомобиль, опять же, если это необходимо в связи с выполнением некоторых трудовой функции работника;
• справка о прохождении медицинского осмотра (медицинская книжка), если это необходимо в связи с выполнением трудовых функций.

Использование предприятием вышеуказанных данных сведений в своей деятельности трактуется законодательством как "обработка персональных данных ". К таким действиям можно отнести следующие: сбор, накопление, систематизация, уточнение, хранение, использование, обновление, изменение, блокирование, обезличивание, уничтожение передача, распространение и другие действия. Обычно все вышеперечисленные операции выполняются на любом предприятии и в любой организации, но в разном объёме.

Особое внимание следует уделить понятию "передача персональных данных ", потому как в связи с ним на работодателя накладываются определённого рода ограничения (ст. 88 ТК РФ). Во-первых, собственник не имеет права:

• без письменного согласия работника сообщать его персональные данные в коммерческих целях;
• без письменного согласия работника сообщать третьей стороне его персональные данные, кроме случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы здоровью и жизни первого и иных случаев, которые предусмотрены законодательством РФ;
• запрашивать в медицинских учреждениях информацию о состоянии здоровья работника, кроме сведений, непосредственно связанных с вопросом о возможности выполнения работником его трудовых функций.

Кроме вышеперечисленного работодатель обязан соблюдать и следующие требования:

• предупреждать лиц, которые получили персональные данные любого работника, что эти данные можно использовать исключительно в тех целях, для которых они сообщались, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Все лица, которые получают персональные данные работника, обязаны соблюдать режим конфиденциальности (секретности). Однако на обмен персональными данными работников в установленном законодательством РФ порядке данное положение не распространяется;
• доступ к персональным данным работников разрешать только специально уполномоченным лицам, причём доступ лишь к тем персональным данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
• осуществлять передачу персональных данных представителям работников только в установленном законодательством РФ порядке и ограничивать всю информацию лишь теми персональными данными, необходимыми для выполнения указанных представителями целей.

Необходимые документы.

Работодатель, для выполнения требований законодательства, обязан соблюдать определённые условия обработки персональных данных. В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона "О персональных данных" обрабатывать персональные данные, притом с согласия субъектов персональных данных, может только оператор. Но есть исключения, приведённые в ч. 2 ст. 6 этого закона, где говорится, что разрешение не требуется, если обработка персональных данных проводится на основании федерального закона, который устанавливает её цель, круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, и условия получения персональных данных, а также определяет полномочия оператора. Многие полагаю, что Трудовой кодекс РФ, который является федеральным законом, соответствует данному исключению, но в Кодексе оговариваются некоторые цели обработки персональных данных и указывается на то, что работодатель должен сам определить объём, цели и содержание обработки данных. В случае, если этот объём превышает приведенный в Трудовом кодексе, то работодателю перед использованием данных работника необходимо получить его разрешение, т.е. перед тем как заключать трудовой договор с работодателем, работник обязан написать заявление о согласии на обработку своих персональных данных. Как правило, в таком заявлении должны быть указаны:

• Ф.И.О., номер документа, удостоверяющего его личность, сведения о его дате выдачи и выдавшем его органе, а также адрес работника;
• наименование и адрес работодателя, который получает согласие сотрудника;
• перечень персональных данных, согласие на обработку которых даёт работник;
• цель обработки персональных данных;
• перечень действий, связанных с персональными данными, на совершение которых даётся согласие, и общее описание способов обработки персональных данных, которые будет использовать работодатель;
• срок, в течение которого будет действовать согласие;
• порядок отзыва заявления.

Цели обработки персональных данных.

Рассмотрим более детально цели обработки персональных данных. В составленном заявлении работнику необходимо подробно указать варианты, при которых могут использоваться его персональные данные. Например, прежде чем заказывать визитные карточки с фамилией работника, необходимо получить его согласие, так же обстоит ситуация и с присвоением электронного адреса, содержащего фамилию работника. Обязательно надо согласовать и срок использования персональных данных работника после его увольнения.

Документы, содержащие сведения о работнике, организация обязана хранить в течение семидесяти пяти лет, поэтому работодателю стоит заранее получить согласие на их использование, а так же определить объём в котором эти сведения могут быть использованы. За работником сохраняется право на отказ от использования его персональных данных, но учитывая возможные последствия (ч. 2 ст. 18 Закона "О персональных данных"), этот отказ должен быть оформлен письменно. Как правило, данного рода ситуации возникают на предприятиях достаточно редко, но чтобы избежать подобных осложнений работодатель обязан ознакомить работника с Положением о персональных данных, составить документ об ознакомлении с Положением, которые обязательно следует заверить подписью работника. Документ должен содержать полный список персональных данных, представляемых работниками, а также в нём указывается где и каким образом они будут храниться, помимо этого в документе необходимо перечислить меры, принятые для обеспечения безопасного хранения носителей информации, и указать лиц ответственных за исполнение.

Согласно ст. 6 Положения N 687 все сотрудники организации, имеющие отношение к работе с персональными данными, должны быть проинструктированы о правилах работы с персональными данными и об ответственности, сопряженной с этой работой. С такими работниками, как правило, заключается трудовой договор, где отдельными пунктами прописываются их обязанности и ответственность, последующая за нарушение конфиденциальности в отношении разглашения персональных данных других лиц.

Требования, предъявляемые к работе на различных носителях.

В процессе деятельности предприятий, получаемая информация сохраняется на носителях двух видах. Это, как правило, бумажный и электронный документооборот - материальные и электронные носители. К списку материальных носителей относятся: трудовая книжка, журнал учёта трудовых книжек, журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции, журнал регистрации приказов и командировочных листов, табели по учёту рабочего времени и другие документы, напрямую или косвенно связанные с информацией о персональных данных сотрудников. В Законе о персональных данных прописано об обязанностях работодателя, касающихся обеспечения хранения персональных данных на бумажных носителях и их сохранности, а также исключения ознакомления с этими документами лиц, не имеющих разрешения.

К электронным носителям персональных данных относятся различные базы данных, которые содержат в себе персональные данные сотрудников. Эта информация хранится, обрабатывается и передается при помощи технических средств. На основании ст. 19 Закона о персональных данных Правительство Российской Федерации постановило утвердить Положение №781 от 17 ноября 2007г об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных. Под безопасностью персональных данных на электронных носителях понимается сохранение конфиденциальности, исключение несанкционированного проникновения, это относится и к проникновению, не имеющему злого умысла, которые могут привести к потере, искажению, изменению, копированию и другим действиям с персональными данными.

В целях исключения таких ситуаций, работа с электронными носителями должна быть построена следующим образом:

1. На каждом предприятии информационная система должна квалифицироваться по степени важности, обрабатываемому объёму персональных данных и степени угрозы проникновения. Провести классификацию имеет право организация, прошедшая соответствующее лицензирование. После определения класса, руководство предприятия составляет перечень мер, применяемых для защиты имеющихся персональных данных.
2. Организация, в целях исключения несанкционированного взлома и незаконного проникновения в помещение, в котором находится информационная система, работающая с персональными данными, должна организовать соответствующую охрану.
3. Организовать мероприятия, позволяющие предотвратить случайный или умышленный доступ к персональным данным. А если таковой факт произошёл, своевременно обнаружить проникновение и принять меры к устранению последствий проникновения, и исключить действия, которые могут повлечь утерю, порчу и изменение информации.
4. Принять срочные меры по восстановлению утраченной или измененной информации о персональных данных.
5. Следить за уровнем защиты информации.

И последнее, для обеспечения работы с персональными данными на должном уровне, на предприятии и в организации должны имеется следующие документы:

• Положение о персональных данных.
• Приказ о назначении ответственных за обеспечение безопасности персональных данных.
• Приказ о назначении ответственных лиц за работу с персональными данными.
• Договоры и дополнительные соглашения с работниками об обработке персональных данных.
• Заявления работников на обработку персональных данных.

Статья 1 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» устанавливает, что персональные данные - это любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Оператором может быть в том числе юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами:
организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных;
определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Статья 85 ТК РФ говорит о том, что персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Согласно статье 86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования.

Требование № 1: обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспе-чения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Требование № 2: при определении объёма и содержания обрабатываемых персональных данных работника рабо-тодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.

Требование № 3: все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные ра-ботника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источ-никах и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Требование № 4: работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его по-литических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьёй 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

Требование № 5: работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Требование № 6: при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права ос-новываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

Требование № 7: защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счёт его средств в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами.

Требование № 8: работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

Статья 88 ТК РФ устанавливает следующие требования при передаче персональных данных работника:
запрещено сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника. Исключе-ние составляют случаи, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в дру-гих случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;
запрещено сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
следует предупреждать лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть ис-пользованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (кон-фиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;
передача персональных данных работника осуществляется в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
доступ к персональным данным работников разрешается лишь специально уполномоченным лицам. Указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
запрещается запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

Таким образом, доступ к персональным данным работников может быть разрешён только специально уполномоченным лицам, которые к тому же имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

В частности, следует разработать ряд локальных документов, которые регулируют работу с получаемыми персональны-ми данными и ответственность лиц, их получающих. Например:
положение о персональных данных;
приказы об утверждении списков лиц, имеющих доступ к персональным данным работников;
обязательства о неразглашении персональных данных лицами, имеющими доступ к персональным данным;
порядок хранения персональных данных.

Работники, которые получают доступ к персональным данным для выполнения своих непосредственных обязанностей, должны быть ознакомлены со всеми необходимыми документами под роспись.

Целесообразным представляется особо оговорить ответственность за неразглашение персональных данных в должност-ной инструкции каждого сотрудника, получившего доступ к персональных данным для выполнения своих служебных обязанностей.

В идеале сотрудники, осуществляющие операции с персональными данными, должны находиться отдельно от других сотрудников. В любом случае их рабочие места (или место) должны быть оборудованы сейфами для хранения соответствующих документов.

Приведём несколько примеров соответствующих документов.

Образец приказа о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных:

Общество с ограниченной ответственностью «Работодатель»
Приказ от 20.03.13 № 55
Во исполнение положений Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Назначить ответственным за организацию обработки персональных данных в организации начальника отдела персонала (Ф. И. О.). Дата, подпись.
Образец положения о персональных данных:

Во исполнение требований главы 14 ТК РФ, Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных», а также в целях приведения локальных нормативных актов ООО «Работодатель» в соответствие с действующим законодательством РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие с 20.05.13 Положение о персональных данных работников ООО «Работодатель» (далее - Положение).
2. Начальнику отдела персонала (Ф. И.О.) в срок до 29.05.13 довести Положение до сведения всех сотрудников организации под
роспись.
3. В срок до 03.06.13 запросить с работников, осуществляющих обработку персональных данных, перечисленных в Положении, обязательство о неразглашении персональных данных работников ООО «Работодатель» (по форме Приложения № 1 к Положению).
4. Местом хранения Положения определить кабинет отдела персонала.
5. Контроль исполнения данного приказа оставляю за (должность, Ф. И. О.).
Должность, дата, подпись
С приказом ознакомлены: Должность, подпись, расшифровка

Общество с ограниченной ответственностью «Работодатель» (ООО «Работодатель»)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Работодатель»

ПОЛОЖЕНИЕ
о персональных данных работников ООО «Работодатель»

1. Общие положения
1.1. Положение о персональных данных работников ООО «Работодатель» (далее - Положение) разработано в соответствии с ТК РФ, Федеральным законом от 27.06.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными нормативно-правовыми актами.
1.2. Положением определяется порядок получения, систематизации, использования, хранения и передачи сведений, составляющих персональные данные работников ООО «Работодатель» (далее - Общество).
1.3. Персональные данные работника - любая информация, относящаяся к конкретному работнику (субъекту персональных данных) и необходимая Обществу в связи с трудовыми отношениями. Сведения о персональных данных работников относятся к числу конфиденциальных (составляющих охраняемую законом тайну Общества).
1.4. При определении объёма и содержания обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.
2. Получение персональных данных
2.1. Источником информации обо всех персональных данных работника является непосредственно работник. Если персональные данные можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть заранее в письменной форме уведомлён об этом и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель обязан сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
2.2. При поступлении на работу претендент заполняет анкету, в которой указывает следующие сведения о себе:

Ф.И.О.;
- пол;
- дату рождения;
- семейное положение;
- наличие детей, их даты рождения;
- воинскую обязанность;
- место жительства и контактный телефон;
- образование, специальность;
- стаж работы по специальности;
- предыдущее(ие) место(а) работы;
- факт прохождения курсов повышения квалификации;
- наличие грамот, благодарностей.

2.3. Работодатель не вправе требовать от претендента предоставления информации о политических и религиозных убеждениях, о частной жизни.
2.4. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет документы в соответствии со статьёй 65 ТК РФ.
2.5. Работодатель имеет право проверять достоверность сведений, предоставляемых работником. По мере необходимости работодатель может истребовать у работника дополнительные сведения и документы, подтверждающие достоверность этих сведений.
2.6. При оформлении работника сотрудники отдела кадров заполняют унифицированную форму № Т-2 «Личная карточка работника» и формируют личное дело, которое хранится в отделе кадров. Отвечает за ведение личных дел (должность).
2.7. Личное дело работника состоит из следующих документов:

Трудовой договор;
- личная карточка формы № Т-2;
- копия трудовой книжки;
- характеристики, рекомендательные письма;
- паспорт (копия);
- документ об образовании (копия);
- военный билет (копия);
- свидетельство о регистрации в налоговом органе (ИНН) (копия);
- пенсионное свидетельство (копия);
- свидетельство о заключении брака (копия);
- свидетельство о рождении детей (копия);
- копия документа о праве на льготы (удостоверение почётного донора, медицинское заключение о признании лица инвалидом, др.);
- результаты медицинского обследования (в случаях, установленных законодательством);
- документы, связанные с трудовой деятельностью (заявления работника, аттестационные листы, документы, связанные с переводом, дополнительные соглашения к трудовому договору, копии приказов, др.).
2.8. Документы, поступающие в личное дело, хранятся в хронологическом порядке.
3. Хранение персональных данных
3.1. Личные дела хранятся в бумажном виде в папках с описью документов, пронумерованные по страницам. Личные дела находятся
в отделе кадров в специально отведённом шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа, и располагаются в алфа-
витном порядке.
3.2. Личные дела регистрируются в журнале учёта личных дел, который ведётся в электронном виде и на бумажном носителе.
3.3. После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление работника, приказ о расторжении трудового договора, др.), составляется окончательная опись и личное дело передаётся в архив организации на хранение.
3.4. В отделе кадров Общества кроме личных дел создаются и хранятся следующие документы, содержащие персональные данные работников:

Трудовые книжки;
- подлинники и копии приказов (распоряжений) по кадрам;
- приказы по личному составу;
- материалы аттестаций и повышения квалификаций работников;
- материалы внутренних расследований (акты, докладные, протоколы и др.);
- копии отчётов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения;
- другие.
3.5. Персональные данные работников также хранятся в электронном виде в локальной компьютерной сети. Доступ к электронным
базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей. Пароли устанавлива-
ет системный администратор Общества, затем они сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным
работников. Пароли изменяются не реже одного раза в два месяца.
3.6. Кабинет отдела кадров оборудуется (указать, чем, например охранной системой и камерой видеонаблюдения).
3.7. Заместитель генерального директора - директор по персоналу осуществляет общий контроль соблюдения работниками мер по
защите персональных данных, обеспечивает ознакомление сотрудников под роспись с локальными нормативными актами, в том числе
с настоящим Положением, а также истребование с работников обязательств о неразглашении персональных данных.
4. Доступ к персональным данным
4.1. Доступ к персональным данным работников имеют:
- учредители Общества;
- генеральный директор;
- заместитель генерального директора;
- финансовый директор;
- директор по персоналу;
- главный бухгалтер;
- юрист;
- начальник отдела безопасности;
- руководители структурных подразделений (только к данным работников своего подразделения);
- специалисты отдела по работе с персоналом и бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы им для выполнения конкретных функций.
4.2. Доступ специалистов других отделов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения генерального директора или заместителя генерального директора.
4.3. Копировать и делать выписки персональных данных работников разрешается исключительно в служебных целях и с письменного разрешения директора по персоналу.
5. Обработка персональных данных работников
5.1. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни (п. 1 ст. 10 закона № 152-ФЗ). В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьёй 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
5.2. Обработка персональных данных работников работодателем возможна без их согласия в случаях, когда:
- персональные данные являются общедоступными;
- персональные данные относятся к состоянию здоровья работника, их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;
- обработка персональных данных необходима для установления или осуществления прав их субъекта или третьих лиц либо в связи с осуществлением правосудия;
- обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством РФ об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, об исполнительном производстве, с уголовно-исполнительным законодательством РФ;
- обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования, со страховым законодательством;
- по требованию полномочных государственных органов - в случаях, предусмотренных федеральным законом.

5.3. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов или иных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и профессиональном продвижении, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
5.4. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных, полученных о нём исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
5.5. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования, утраты обеспечивается работодателем за счёт его средств в порядке, установленном федеральным законом.
5.6. Работники должны быть ознакомлены под расписку с документами Общества, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области.

5.7. Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.
5.8. Лица, имеющие доступ к персональным данным, подписывают Обязательство о неразглашении персональных данных.
6. Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных
6.1. Работник обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.
6.2. Работник имеет право на:

Полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
- свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей такие данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
- доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
- требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своём несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведённых в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
7. Передача персональных данных
7.1. Работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.
7.2. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном законодательством.
7.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено на получение персональных данных либо отсутствует письменное согласие работника, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдаётся письменное уведомление об отказе в предоставлении таких данных.
7.4. Работодатель должен предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.
7.5. Передача персональных данных работников в пределах Общества осуществляется в соответствии с настоящим Положением.
7.6. При передаче работодателем персональных данных работника его законным, полномочным представителям в порядке, установленном ТК РФ, эта информация ограничивается только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
8. Ответственность
8.1. Разглашение персональных данных работника Общества, то есть:
- передача посторонним лицам, не имеющим к ним доступа;
- публичное раскрытие;
- утрата документов и иных носителей, содержащих персональные данные работника;
- иные нарушения обязанностей по их защите, обработке и хранению, установленных настоящим Положением, а также иными локальными нормативными актами Общества, -
лицом, ответственным за получение, обработку и защиту персональных данных работника, влекут наложение на него дисциплинарного взыскания (выговора, увольнения по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ).

8.2. В случае причинения ущерба Обществу работник, имеющий доступ к персональным данным сотрудников и совершивший указанный дисциплинарный проступок, несёт полную материальную ответственность в соответствии с пунктом 7 части 1 статьи 243 ТК РФ.
8.3. Работник Общества, имеющий доступ к персональным данным сотрудников и незаконно использовавший или разгласивший указанную информацию без согласия сотрудников из корыстной или иной личной заинтересованности и тем самым причинивший крупный ущерб, несёт уголовную ответственность на основании статьи 188 УК РФ.
8.4. Руководитель Общества за нарушение порядка обращения с персональными данными несёт административную ответственность по статьям 5.27, 5.39 КоАП РФ, а также возмещает работнику ущерб, причинённый неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные об этом работнике.

С этим Положением следует ознакомить всех сотрудников организации. При приёме на работу нового сотрудника его надо ознакомить с данным документом до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Сотрудники, непосредственно участвующие в обработке персональных данных, должны быть не только ознакомлены с данным Положением, но и подписать обязательство о неразглашении персональных данных.

Образец обязательства о неразглашении персональных данных:

Обязательство о неразглашении персональных данных работников ООО «Работодатель»

Я, (Ф. И. О., должность), с Положением о персональных данных работников ООО «Работодатель» ознакомлен(а). Обязуюсь не разглашать персональные данные работников, ставшие мне известными в связи с исполнением должностных обязанностей. Об ответственности за разглашение персональных сведений работников предупреждён(а).
Дата, подпись

Если возникает необходимость передачи персональных данных третьим лицам, необходимо получить согласие по следующей форме:

Генеральному директору ООО «Работодатель»
от (Ф. И. О.),
зарегистрированного по адресу (указать), паспорт (серия, номер, кем и когда выдан)

Согласие на передачу персональных данных третьей стороне

Я, (Ф. И. О.), в соответствии с абзацем 1 части 1 статьи 88 ТК РФ настоящим даю согласие ООО «Работодатель» на предоставление в (указать, куда) следующих моих персональных данных:
- Ф. И. О., дата рождения;
- номер свидетельства государственного пенсионного страхования;
- размер заработной платы;
- размер начисленных и уплаченных страховых взносов.
Настоящее Согласие действительно в течение одного года с момента его получения. Дата, подпись

ВАЖНО:

Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или их совокупность, в том числе сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, в силу статьи 90 ТК РФ привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 13.11 КоАП РФ, 137 УК РФ).

Представляется необходимым утверждение специальной системы доступа работников отдела кадров, а также руководящего состава к персональным данным.
Также стоит предусмотреть в локальных актах персональную ответственность таких лиц за сохранение конфиденциальности персональных данных.

Работодатель не вправе требовать от претендента предоставления информации о политических и религиозных убеждениях, о частной жизни.

После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление работника, приказ о расторжении трудового договора и др.), составляется окончательная опись и личное дело передаётся в архив организации на хранение.

Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.

Сотрудники, непосредственно участвующие в обработке персональных данных, должны быть не только ознакомлены с данным Положением, но и подписать обязательство о неразглашении персональных данных.

Николай СОЛИЧЕНКО, эксперт ООО "Smart Solution"

C чего начать?!

Итак, Вы наконец то решили "разобраться" с защитой персональных данных в Вашей организации. С чего же начать?!

В первую очередь необходимо назначить ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в организации. Их может быть несколько. Например по 1 сотруднику в каждом отделе, обрабатывающем персональные данные в организации.

В небольших организациях ответственным, как правило, назначают начальника отдела кадров или начальника информационного отдела. Основные задачи ответственного - подготовка документов по защите персональных данных , контроль за соблюдением требований по защите.

На следующем этапе необходимо определиться где и в каком виде присутствуют персональные данные в Вашей организации.

Напомним, что персональные данные – это любая информация о людях. Это могут быть персональные данные сотрудников, данные пациентов (если речь идет о медучреждении), данные граждан (если речь идет о госучреждении) и т.д.

Субъект персональных данных - это человек, персональные данные которого Вы обрабатываете.

Особое внимание следует уделить так называемым специальным категориям персональных данных . К ним относятся персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

В большинстве организаций обрабатываются только персональные данные сотрудников. Как правило, они присутствуют в бумажных документах (трудовых договорах, платежных ведомостях, личных делах, приказах и т.д.) и в электронном виде (программы для расчеты заработной платы, подготовки и передачи отчетности, выписки доверенностей и т.д.).

После этого необходимо определиться с целями обработки каждого вида персональных данных.
Целями могут быть:
- обеспечение трудовых взаимоотношений (для персональных сотрудников);
- обеспечение медицинской деятельности (для персональных данных пациентов в медучреждениях);
- исполнение федеральных законов (например, ФЗ «Об актах гражданского состояния»).

Нельзя обрабатывать персональные данные без конкретной цели! Обрабатываемые персональные данные группируются по целям обработки. Например: «Сотрудники», «Пациенты», «Граждане».

Для обработки персональных данных в организации за исключением ряда случаев, приведенных ниже, требуется согласие субъекта персональных данных. Согласие может быть дано в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения за исключениям ряда случаев, приведенных ниже. Это может быть дополнительный пункт в договоре или заявке, которую субъект подписывает собственноручно, либо специальный документ (в терминах закона "согласие в письменной форме ").

Согласие в письменной форме требуется в следующих случаях:
- обрабатываются специальные категории персональных данных
- обрабатываются биометрические персональные данные
- будет осуществляться трансграничная передача персональных данных

Согласие субъекта не требуется в случаях:
- обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона (например трудового кодекса);
- персональные данные обрабатываются для исполнения договора, заключенного с субъектом персональных данных (например договор подряда).

На следующем этапе для каждой группы персональных данных (ПДн) необходимо определить способы обработки : автоматизированный, неавтоматизированный, смешанный.

Неавтоматизированная обработка – это обработка персональных данных на бумажных носителях.

Автоматизированная обработка (или обработка в информационных системах персональных данных - ИСПДн) предполагает использование компьютера.

Смешанная обработка предполагает как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку группы персональных данных. Она встречается наиболее часто. По результатам данного этапа необходимо оформить документ «Перечень персональных данных». В нем обязательно нужно указать: группы персональных данных, перечень персональных данных (ФИО, адрес, паспортные данные и т.д.), цели обработки, срок хранения персональных данных, способ обработки и другие сведения на Ваше усмотрение.

Организации, обрабатывающей персональные данные, необходимо зарегистрироваться в Роскомнадозоре. Для этого необходимо подать «Уведомление об обработке персональных данных ».Уведомление не требуется в случаях:
- Обрабатываются только персональные данные сотрудников.
- Обрабатываются только персональные данные лиц, заключивших договор с Вашей организацией. И эти персональные данные используются только для исполнения данного договора и никуда не передаются без согласия субъекта персональных данных (лица, заключившего договор).
- Обрабатываются только персональные данные членов общественного объединения или религиозной организации.
- Обрабатываются общедоступные персональные данные.
- Персональные данные используются только для однократного пропуска на территорию организации.
- Обрабатываются персональные данные включающие в себя только фамилии, имена и отчества.
- Персональные данные обрабатываются без использования средств автоматизации.
- Персональные данные обрабатываются в системах, имеющих статус федеральных автоматизированных информационных систем или государственных информационных систем персональных данных.
- Персональные данные обрабатываются в соответствии с законодательством о транспортной безопасности

Уведомление отправляется в электронном виде (заполнение формы на сайте http://www.pd.rsoc.ru/operators-registry/notification/form/) и дублируется в бумажном виде с подписью руководителя и печатью.

Субъект (человек персональные данные которого обрабатываются в организации) имеет право запросить сведения о наличии в организации его персональных данных и сами персональные данные. Для работы с такими обращениями необходимы документы: инструкция по работе с обращениями субъектов персональных данных, журнал для регистрации таких обращений и набор бланков для ответов субъекту.

Для персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных (ИСПДн) и обрабатываемых без использования средств автоматизации выдвигаются различные

Администрация компании, решившей обрабатывать персональные данные, должна первым делом уведомить о своих намерениях Роскомнадзор в соответствии с приказом № 706 от 19 августа 2011 года «Об утверждении Рекомендаций по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерениях) персональных данных» и положений Федерального закона № 152 «О персональных данных» .

Для этого оператор должен воспользоваться утвержденной формой и рекомендациями по ее заполнению. Документ направляется в территориальный орган Роскомнадзора . Если же оператор решит обойтись без уведомления регулятора, получит штраф от 3 до 5 тысяч рублей, в некоторых случаях наказания могут оказаться более суровыми – вплоть до закрытия сайта нарушившего закон предприятия.

Чтобы проблем с Роскомнадзором не возникало, бланк готовится в соответствии с требованиями – пишется от руки или в электронном виде, но на фирменной бумаге юридического лица, с подписью уполномоченного гражданина, указанием контактных данных и перечнем видов ПДн, обработку которых планируется осуществлять.

В России действует следующая классификация:

• Персональные данные (относящиеся к физическому лицу).
• Специальные категории (ведомости о вероисповедании, состоянии здоровья, политических убеждениях, расовой и национальной принадлежности).
• Биометрические сведения (физиологические и биологические особенности).

Кроме этого, оператору персональных данных следует подготовить документацию по системе, защите сведений, создать документ под названием «Политика в отношении защиты персональной информации» и предоставить физическим лицам возможность давать или не давать разрешение оператору обработку определенных сведений личного характера.

Какие способы обозначил Роскомнадзор?

Роскомнадзор выделил три основных способа обработки информации :

• Неавтоматизированная обработка сведений конфиденциального характера.
• Исключительно автоматизированное взаимодействие с передачей данных по сети или без нее.
• Смешанная обработка персональных данных физических лиц.

Вторая и третья модели обращения с сведениями требуют дополнительного уточнения – какая именно сеть (если вообще предусмотрена) используется для передачи конфиденциальных ведомостей: сеть юридического лица (внутренняя) либо сеть общего пользования Интернет. От указанных выше данных будет зависеть степень защищенность системы и характер угроз.

Законодательные условия

Условиям обработки посвящена . Несоблюдение нижеуказанных условий может стать основанием для санкций со стороны Роскомнадзора, вплоть до отзыва разрешения на работу с ведомостями.

Принципы в организации работы

Определяет несколько основных принципов, которых должны придерживаться операторы на всех этапах работы.

1. Справедливое и законное основание для сбора и обработки.
2. Допускаются манипуляции со сведениями для достижения конкретных, заранее указанных целей. Использование ПДн для достижения целей, не совместимых с утвержденными ранее, запрещена.
3. Базы, содержащие ПДн, собранные с разными целями, не могут быть объединены.
4. Если в процессе сбора информации оператор получил в распоряжение сведения, не отвечающие целям обработки, он не имеет права их использовать. Намеренное получение избыточных относительно целей данных также недопустимо для оператора.
5. Оператор берет на себя обязательства по поддержанию точности, достаточности и актуальности. Неполные и неточные данные должны быть отредактированы, уточнены или удалены.
6. После достижения целей сбора персональной информации физических лиц, сведения должны быть переведены в обезличенную форму или уничтожены оператором.

Справка : Понятие персональных данных в Российской Федерации касается только информации, принадлежащей физическим лицам, юридические лица таких сведений не имеют.

Общий порядок действий

Инструкции

По обеспечению безопасности рабочих мест

1. Первым делом оператор должен обеспечить изоляцию места, где хранятся ПДн. Согласно положениям профильного закона, ограничение доступа является обязательным условием для организации рабочих мест сотрудников, работающих с ПДн.
2. Работники, имеющие доступ к ПДн, должны пройти инструктаж по работе с конфиденциальной ведомостями и выполнять функции в соответствии с должностной инструкцией. Кроме этого, сохранность ПДн должна стать личной ответственностью должностных лиц оператора.
3. Рабочее место необходимо оборудовать так, чтобы свести к минимуму возможность просмотра конфиденциальной информации третьими лицами (это следует учитывать при планировке). Стеллажи с документами стоит размещать вдоль стен, желательно, чтобы сотрудник, ответственный за обработку, имел возможность видеть их как можно чаще.
4. В месте обработки желательно установить сейф для хранения.
5. Если обработкой занимается несколько человек, столы следует устанавливать на расстоянии от 1,2 метра, дабы исключить случайное прочтение ПДн, или воспользоваться искусственными перегородками, высотой 1,5-2 метра.
6. Сотрудника желательно обеспечить специализированным инструментарием (лотками для корреспонденции) для эффективного использования свободного пространства на столе.

По хранению информации

При обработке важно придерживаться принципов и условий работы с такой информацией.

Как видите, при работе с персональными данными следует придерживаться принципов, указанных в ФЗ «О Персональных данных» и распоряжениях Роскомнадзора. Первым делом оператор должен зарегистрироваться у регулятора, затем разработать документацию по работе с ПДн и только затем начинать обработку, придерживаясь принципов и правил.

С конца лета Закон о персональных данных действует в новой редакции. Изменились правила получения и защиты информации. Для работодателя это означает лишь одно - дополнительный документооборот. В статье расскажем о том, как составить положение о работе с персональными данными сотрудников и назначить ответственного за организацию работы с персональными данными.

Что такое персональные данные

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к физическому лицу (субъекту персональных данных) . Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ.

Согласно ч. 1 ст. 85 Трудового кодекса под персональными данными сотрудника понимают информацию, касающуюся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями. Речь идет о таких данных, как:

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• адрес;
• семейное положение;
• должность (профессия);
• зарплата, другие доходы;
• владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.;
• образование, квалификация, профессиональная подготовка, сведения о повышении квалификации;
• привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
• факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
• физиологические особенности, здоровье;
• деловые и иные личные качества;
• другие сведения.

Перечень кадровых документов, в которых содержатся персональные данные работников, приведен в табл. 1 на с. 76.

Таблица 1. Документы, в которых содержатся персональные данные работников

Оператор по обработке персональных данных

Согласно Закону N 152-ФЗ лицо (юридическое или физическое), которое организует и (или) осуществляет обработку персональных данных, определяет их состав, цели обработки, действия, совершаемые с персональными данными, называют оператором (п. 2 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). В нашем случае это работодатель.

Обработка персональных данных - любое совершаемое с ними действие. Операции по обработке персональных данных:

• сбор;
• запись;
• систематизация;
• накопление;
• хранение;
• уточнение (обновление, изменение);
• извлечение;
• использование;
• передача (распространение, предоставление, доступ);
• обезличивание;
• блокирование;
• удаление;
• уничтожение персональных данных.

Положение о работе с персональными данными

Порядок выполнения обработки оператором персональных данных может быть установлен в Положении о работе с персональными данными сотрудников (далее - Положение). Унифицированной формы документа нет. Рассмотрим, как составить этот документ с учетом требований Закона N 152-ФЗ. Положение состоит из нескольких разделов. Они представлены в табл. 2. В ней же кратко указаны сведения, которые должны содержать разделы. Развернутая информация представлена во фрагменте Положения о персональных данных работников, которое приведено на с. 80.

Таблица 2. Структура Положения о персональных данных работников

Фрагмент Положения о персональных данных работников

Введение Положения в действие

Положение о персональных данных утверждается руководителем компании и вводится в действие приказом по организации (образец приведен на с. 90). Запись об утверждении Положения нужно сделать в журнале регистрации локальных нормативных актов.

Если есть профсоюз

Если в компании есть профсоюз, с ним нужно согласовать Положение. Для этого проект положения направляют в выборный орган профсоюза (ст. 372 ТК РФ). Тот должен выразить свое мнение (в письменной форме) не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта. Если профсоюз не согласен с проектом или имеет предложения по его совершенствованию, у администрации есть два выхода. Первый - согласиться. Второй - в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. Если и это не поможет, следует оформить протокол разногласий. После этого администрация имеет право принять Положение без учета требований профсоюза. Однако тот сможет обжаловать Положение или начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, предусмотренном гл. 61 Трудового кодекса.

Ознакомление работников с Положением

Работники должны быть ознакомлены с Положением под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Данный факт может фиксироваться:

• в тексте трудового договора каждого работника (перечисление локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора);
• - листе ознакомления с Положением (образец на с. 91);
• - журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами (образец на с. 91).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами

Фрагмент журнала ознакомления с Положением о персональных данных

Примечание. Срок хранения персональных данных

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных должны храниться постоянно. Что касается заявлений работников о согласии на обработку данных (о них будет рассказано в следующих номерах), других документов работника, то они хранятся 75 лет. Об этом говорится в Перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Административная ответственность

Меры административной ответственности (в основном предусмотрены штрафы, дисквалификация в данном случае не применяется) для предприятия и его должностных лиц за нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников приведены в табл. 3.

Таблица 3. Ответственность за нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников

Ответственный за организацию работы с персональными данными работников

Ответственного за сбор, обработку, хранение персональных данных работников назначает руководитель организации. Для этого следует издать приказ (образец которого приведен на с. 92).

Этим же приказом может быть установлен список лиц, имеющих доступ к персональным данным. Указанный список не возбраняется утвердить и отдельным приказом руководителя.

Как правило, ответственными за организацию работы с персональными данными работников (их получение, обработку, хранение, защиту и т.д.) назначают следующих работников:

• начальника отдела кадров;
• (старшего) инспектора по кадрам;
• директора по персоналу;
• заместителя начальника отдела (директора по персоналу);
• специалиста по работе с персоналом.

Может быть введена и новая должность.