Основные этапы обработки исходящих документов следующие. Исходящие документы

Передача документов внутри организации

Обработка исходящих документов

Оформление исходящих документов

Журнал исходящих документов

Виды исходящих документов

Вложенные файлы

Регистрация исходящих документов

Учет исходящих документов

Обработка исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих этапов:

Главная » Управление » Основные этапы обработки исходящих документов следующие. Исходящие документы

Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит из следующих этапов:

составление чернового документа;

подготовка проекта документа;

его согласование (визирование);

удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

отправка документа адресату;

подшивка копии-отпуска в дело.

Работа с исходящими документами производится по схеме, представленной в примере

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации, затем составляет черновой документ.

После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования».

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск - на стандартных листах бумаги.

Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на подпись руководителю.

После подписания двух экземпляров проставляется дата подписания документа, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.

Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит из следующих этапов

Обработка исходящих документов . Обработка и отправка исходящих документов

Следующий вопрос ». Обработка исходящих документов . Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит.

- прием и первичная обработка поступающих документов
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы , заключения, отчеты и т. д.) несут...

Обработка исходящих документов . Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит из сл... подробнее ».

...организацию текущего хранения документов , отправку исходящих документов , экспертизу ценности документов и обработку документов перед сдачей дел в архив организации.

Прием, обработка и распределение поступающих (входящих) документов .
подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов .

Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов .
Соответственно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои...

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы (см. Рис. 10 .6).

Составление проекта документа исполнителем.

Согласование проекта документа с компетентными лицами.

Проверка правильности оформления проекта документа.

Регистрация документа.

Отправка документа адресату.

Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект документа составляется секретарем или другим сотрудником и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправление документов осуществляется централизовано экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в день получения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправление или передача документов без их регистрации в канцелярии.

Исполнители	Подготовка проекта документа	Согласование документа	Оформление документа	Подписание документа	Отправка документа
Директор
Сотрудник ДОУ (секретарь)
Начальник структурного подразделения

Рис.10.6. Схема движения исходящего документа

Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы (см. Рис. 10 .7.).

Составление проекта документа.

Согласование.

Проверка правильности оформления.

Подписание документа руководителем.

Регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы.

Передача документа секретарю.

Контроль его исполнения.

Исполнение.

Подшивка исполненного документа в дело.

Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Рис.10.7. Схема движения внутреннего документа

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные им сроки.

Узнайте, как отличить исходящие документы от входящих и внутренних, в каком порядке осуществляется регистрация исходящих документов в 2016 году, с помощью каких реквизитов обозначаются исходящие документы организации в регистрационной форме, какие этапы включает обработка исходящих документов, а также в каких случаях уместно вести журнал исходящих документов.

Из этой статьи вы узнаете:

чем исходящие документы отличаются от входящих и внутренних;
как происходит регистрация исходящих документов в 2016 году;
какие виды исходящих документов существуют;
как осуществляется оформление и учет исходящих документов;
нужно ли вести журнал исходящих документов в 2016 году.

Весь документооборот организации можно разделить на три основных потока: исходящий, входящий и внутренний. Входящими называют документы, поступающие извне, внутренними - разработанные для внутреннего использования и не покидающие пределы организации. Документооборот исходящих документов предполагает их отправку за пределы учреждения. Перед отправкой все исходящие документы проходят обработку в соответствии с принятым в организации порядком.

Стандартная обработка исходящих документов в 2016 году проходит в несколько этапов:

составление чернового проекта;
согласование (визирование);
регистрация;
отправка.

Подготовкой документа занимается исполнитель, который в дальнейшем передает готовый проект на согласование. Если проект соответствует всем требованиям, на нем проставляются необходимые реквизиты (подпись, дата, печать, при необходимости - гриф утверждения и т. д.). Если должностное лицо, с которым согласовывался проект, выразило какие-либо пожелания или замечания, их в письменном виде прикладывают к проекту и возвращают на доработку. Только после окончательного утверждения документ со всеми визами передается для регистрации и отправки в канцелярию.

Узнайте, какие каналы доставки корреспонденции получателям считаются самыми надежными

Дальнейшее оформление исходящих документов происходит силами делопроизводителей или секретарей. Получив напечатанный на соответствующем бланке и завизированный проект документа, делопроизводитель проверяет наличие всех необходимых реквизитов. Убедившись, что оформление документа не противоречит установленным в организации правилам и стандартам, он регистрирует его, занося регистрационные данные в используемую канцелярским отделом форму.

Основных форм регистрации существует три - журнальная, карточная и автоматизированная. Последняя считается наиболее удобной и рациональной, поскольку позволяет вести регистрацию на разных рабочих местах, моментально добавляя все регистрационные данные в общую базу, что облегчает информационно-справочную работу и существенно улучшает возможности контроля за исполнением документов. Карточная форма предполагает создание бумажной картотеки, причем форма регистрационной карточки разрабатывается самой организацией. Также на практике может применяться журнальная система, чаще всего не для всех документов, а только для наиболее важных.

Анализируем правила регистрации документов вместе с экспертом

Как выглядит регистрационный журнал исходящих документов? Для удобства работы с бумагами организации обычно утверждают отдельную форму журнала для каждого типа регистрируемых документов, особенно если приходится иметь дело с отправкой особо важных или конфиденциальных сведений. Данные о документах вносятся в журнал в порядке их обработки и отправки, следовательно, в отличие от автоматизированных систем учета и регистрации, его не смогут заполнять одновременно двое и больше работников. Это одна из причин, по которым применение журнальной системы регистрации целесообразно только в организациях с незначительным документооборотом. Также можно завести отдельный журнал для самых значимых документов.

Регистрация исходящих документов в 2016 году предполагает обязательное заполнение регистрационной формы (бумажной или электронной). Реквизиты, которые обычно указываются в форме, содержат:

наименование подразделения, занимавшегося подготовкой документа, и данные исполнителя;
исходящий номер документа и дату его утверждения;
данные адресата и краткое содержание документа, а также контрольную дату ожидаемого ответа;
ссылку на входящий документ, если отправляемое сообщение является ответом на него;
индекс дела, в которое подшивается копия отправленного документа.

Утвержден единый формат обмена электронными сообщениями между системами управления документами

По мере необходимости в регистрационную форму добавляются и другие сведения о документе - указывается количество листов и приложений, порядок отправки, отметки об исполнении. Рекомендуется регистрировать документы-ответы на карточках входящих документов-запросов - для оперативного поиска информации в дальнейшем.

Учет исходящих документов в 2016 году ведется с использованием уникальных номеров, которые присваиваются в два этапа. Первый индекс проставляется на проекте документа исполнителем, который нумерует его в соответствии с принятой в организации номенклатурой (обычно указывается номер раздела и дела, в котором будет храниться его копия в дальнейшем). Второй индекс проставляется сотрудником канцелярии или секретарем, осуществляющим регистрацию, и представляет собой порядковый номер исходящего документа, перенесенный из регистрационной формы.

О том, какими должны быть первые этапы делопроизводства в организации, читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Исходящие документы организации могут быть инициативными или ответными, отправляемыми в качестве реакции на поступившие ранее устные или письменные запросы. Также можно классифицировать исходящую документацию по типу адресата, в роли которого может выступать частное лицо или другое учреждение. Выделяют и разные виды исходящих документов по содержанию (информационно-справочные, организационно-распорядительные) или форме (приказы, отчеты, запросы, договоры, докладные записки, постановления, счета и т. д.).

Если речь идет об отправителе с большим количеством филиалов или подчиненных нижестоящих учреждений, исходящие документы организации преимущественно носят организационно-распорядительный характер с преобладанием приказов (распоряжений), постановлений, инструкций. Компании-партнеры в основном обмениваются счетами, договорами, запросами и информационными письмами, а нижестоящие организации и филиалы регулярно отправляют вышестоящим адресатам докладные записки и отчеты.

Журнал учета исходящей корреспонденции (бланк).doc
Журнал учета входящей корреспонденции (бланк).doc
Должностная инструкция секретаря (бланк).doc

Доступно только подписчикам

Журнал учета исходящей корреспонденции (образец).doc
Журнал учета входящей корреспонденции (образец).doc
Должностная инструкция секретаря (образец).doc

Исходящие документы могут быть отправлены: по почте; курьером; по факсу; электронной почтой.

Этапы обработки исходящих документов:

Подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

Регистрация документа;

Отправка документа адресату;

Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы и т. п.).

Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в "Журнале регистрации исходящих документов".

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

Работа с внутренними документами

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

Составление проекта документа исполнителем;

Проверка правильности оформления проекта документа;

Согласование проекта документа;

Подписание документа руководителем (утверждение - в необходимых случаях);

Регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

Передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

Контроль исполнения документа;

Исполнение документа;

Проставление отметки об исполнении;

Подшивка исполненного документа в дело.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация необходима:

Для обеспечения сохранности документов;

Для удобства поиска документов;

Для учета и контроля исполнения документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

информационные материалы, присланные в копии для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

прейскуранты;
пригласительные билеты;

программы конференций, совещаний;

Документы регистрируются в организации один раз : создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Формы регистрации документов:

Централизованная;

Децентрализованная;

Смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов). Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д.

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

Входящие документы;

Исходящие документы;

Внутренние документы;

Контракты коммерческие;

Документы, имеющие гриф ограничения доступа.

В свою очередь внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Например: приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу, протоколы, акты и т.д.

Существует три формы регистрации документов : журнальная, карточная и автоматизированная.

Устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, с оставляются следующие самостоятельные картотеки:

справочные, контрольно-справочные;
картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки , в которых:

составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм)

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными.

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
автоматический контроль за исполнением документа;
возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………… …………..……..…4

1.ХАРАКТЕРИСТИКА ДВИЖЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ………….….6

1.1. Понятие документооборот и характеристика документооборота………………..6

1.2. Этапы работы с исходящими документами…………………………………….….9

1.2.1. Подготовка проекта документа и проверка правильности оформления
документа……………………………………………………… ………………………....9

1.2.2. Согласование документа……………………………………………………… ....11

1.2.3. Подписание документа руководителем……………………………………….. ..13

1.2.4. Регистрация документа и отправка……………………………………………...14

1.2. 5.Организация хранения документов……………………………………………... 18

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………… …………………….29

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………..31

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Этапы обработки исходящих документов……………………….33

ВВЕДЕНИЕ

Деловой документ имеет большое значение. В документах закрепляются государственное устройство и взаимоотношения между государствами, документы служат средством связи организаций между собой, предприятий и организаций с гражданами.
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса разработки и оформления документов. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от исполнителей до руководителей всех уровней.
Актуальность темы «Технология обработки исходящих документов» заключается в том, что для успешного функционирования предприятия необходим отлаженный механизм работы с исходящими документами, при работе которого не должно происходить временных задержек исполнения документов, утери и т.д.
Для написания дипломной работы по теме «Технология обработки исходящих документов» необходимо разработать научный аппарат.
Проблема: каковы особенности, этапы обработки исходящих документов.
Цель: изучение особенностей, этапов обработки исходящих документов.
Объект: процесс обработки исходящих документов.
Предмет: особенности, этапы обработки исходящих документов.
Гипотеза: технология обработки исходящих документов будет эффективнее, если:

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Методы исследования:
1. анализ литературы, архивных источников и других информационных материалов;
2. анализ терминологической системы;
3. сравнение;
4. синтез;
5. обобщение;
6. наблюдение;
7. беседа.

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ДВИЖЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3. 1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

Однако необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

1.2. Этапы работы с исходящими документами

Исполнители

Подготовка проекта документа

Согласование документа

Оформление документа

Подписание документа

Исполнение

Контроль исполнения

Сотрудник ДОУ (секретарь)

Руководитель структурного подразделения

Исполнитель

Юрисконсульт

1.2.1. Подготовка проекта документа и проверка правильности оформления документа
Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководители или специалисты. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает минимальные размеры полей. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей нужно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые устанавливает ГОСТ. Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм. Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.
При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.
Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.
Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, которые составляются в одном экземпляре.
Проверка правильности оформления документа выполняется уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).
Это означает, что исходящий документ должен:

В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

1.2.2. Согласование документа

Согласование документа - это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице ее должностного лица или коллегиального органа. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор финансовой академии
при правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г.Жукова
29.08.2010
Гриф согласования документа размещается ниже реквизита «подпись». Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается без кавычек, прописными буквами от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, личная подпись с расшифровкой подписи. Дата согласования указывается под личной подписью также от границы левого поля.
Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне - слева и справа. При большем количестве размещают двумя вертикальными рядами. В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита «Отметка о наличии приложения», делается запись «Лист согласования прилагается». При этом на листе согласования в правом верхнем углу указывается, что лист относится к каждому документу.
Согласование документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа.
Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).
Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С.Федоров
25.03.2010
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему.
Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.
Виза ставится на копии документа непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования. Визируется документ исполнителем, ответственными должностными лицами, заместителем руководителя организации, юристом. Состав должностных лиц, визирующих документ, устанавливается нормативными актами организации (положениями, инструкциями). Отказ от визирования не допускается. Если при визировании в проект документа вносятся существенные изменений, он после перепечатывания подлежит повторному визированию. Несущественные изменения редакционного характера повторного визирования документа не требуют.

1.2.3. Подписание документа руководителем

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т.д.).
Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы возвращают на доработку исполнителям.
Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.
Генеральный директор Личная подпись А.Е.Цицин
ОАО «Термика»

После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отравляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.
При необходимости составитель документа указывает вид отправления – заказное письмо и т.д.
Документы должны быть отправлены и отосланы в тот же день или не позднее следующего дня, телеграммы – немедленно.
Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный экземпляр, направляют адресату, второй – помещают в дело.

1.2.4. Регистрация документа и отправка

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Журнал содержит следующие графы:

Таблица 1.
Журнал регистрации исходящих документов

Документы регистрируются в организации один раз – в день подписания или утверждения.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов.
Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.
Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.
Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях. С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных средств.
1.2.5. Организация хранения документов
В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида: хранение документов в процессе их исполнения; хранение исполненных документов. Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись» и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки в течение дня хранятся на столе исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Выбранная мною тема важна, т.к. обработка исходящих документов занимает важную роль в документообороте предприятия. Документы проходят определенные этапы, которые требуют контроля за исполнением.
При изучении темы «Технология обработки исходящих документов» мною были рассмотрены следующие понятия: документооборот, документопоток, исходящий документ.
Для написания дипломной работы была поставлена цель: изучение особенностей, этапов обработки исходящих документов.
Исходя из этой цели, были решены следующие задачи:
1. проанализированы литературные источники;
2. изучены этапы обработки исходящих документов;
3. выявлены особенности обработки исходящих документов;
4. проанализирована технология обработки исходящих документов на примере …
.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

3. Андреева, В.И. Делопроизводство [Текст]: практическое пособие/ В.И.Андреева. – Изд. 8-е, перераб. и доп. – М. : ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2001. – 192 с.
4. Андреянова, В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии [Текст]: Библиотека журнала» консультант директора» – М. : ИНФРА-М, 2001. - 96 с.
5. Басаков, М.И. Справочник секретаря-референта [Текст]: Практическое пособие / М.И Басаков - Ростов н/Д «Феникс», 2001. – 512 с.
6. Борикова, Л.В., Виноградова, Л.А. Пишем реферат, доклад, выпускную квалификационную работу [Текст] / Учебное пособие для студентов высших и средних педагогических учебных заведений – М.: Академия, 2002. – 128 с.
7. Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника. [Текст]: учебное пособие для студ. изуч. совр. инф. технол./ В.Л.Бройдо. - М. : Информационно-издательский дом «Филинъ», 1998.- 424 с.
8. Гойхман, О.Я. Теория и практика референтской деятельности [Текст]: учебное пособие / О.Я.Гойхман, Т.В.Гордиенко, Т.М.Надеина, Н.Н.Романова, Э.Я.Соловьев, А.В.Филиппов; под общ.ред. О.Я.Гойхмана. – М. : ИНФРА-М, 1999. - 272 с.
9. Делопроизводство. Подготовка служебных документов [Текст] / Ю.М. Дёмин.- СПб.: Питер, 2003.- 220с.
10. Кузнецов, И.Н. Рефераты, курсовые и дипломные работы. Методика подготовки и оформления [Текст]: Учебно-методическое пособие/ И.Н.Кузнецов. - Изд. 4-е, перераб. и доп. – М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 340 с.
11. Ларин, М.В. Оформление служебных документов [Текст] : Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003 / М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М. : МЦФЭР, 2003. – 112 с. – (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2003). 12. Ларьков, Н.С. Документоведение [Текст]: учебное пособие / Н.С.Ларьков. – М. : АСТ: Восток – Запад, 2006. – 472, с.
13.Научно-исследовательская работа студентов [Текст]: Учебно-методическое пособие / Д.В.Туманов, С.К. Шайхитдинова, Р.П.Баканов и др.; Под ред. Д.В.Туманова. – Казань: Изд-во Казанского ун-та, 2007. – 140 с.
14. Организация работы с документами. [Текст]: Учебник для вузов. /Под ред. В.А. Кудряева. – М. : ИНФРА-М, 2001. - 592 с.
15. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере [Текст] / Л.В.Павлюк, Т.И.Кисилева, Н.И.Воробьев.– СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 2000. - 304 с.
16. Петелин, В.Г. Делопроизводство на предприятии [Текст]: Краткий курс. Деловая игра «Создай свое предприятие». – М. : «Ось-89», 2001. – 112 с.
17. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления [Текст] :учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений. – М.: издательский центр «Академия», 2008.-176 с.
18. Румынина, Л.А. Делопроизводство [Текст]: Учебник для студ. учрежденный сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям / Л.А.Румынина. – м.: Мастерство; Высшая школа, 2001.-208с.
19. Сахарова, В.И., Богданова, Л.А. Культура оформления научно-исследовательских работ: учебно-методическое пособие [Текст] / под науч. ред. Паниной Т. С. - Кемерово: изд-во ГОУ «КРИРПО», 2005. - 72 с.
20.Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций) [Текст] / М.В.Стенюков. – М.: А-Приор, 2007. – 176 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Этапы обработки исходящих документов

Составление проекта
исходящего документа

Проверка правильности

Оформления проекта документа

Согласование проекта документа

Подписание руководителем

Регистрация документа

Простановка номера на

Документе

Проверка правильности

Адресования