Состав документации о проводимой закупке. Тендерная документация Какие документы оформляются при публичных закупках

Нужно ли распечатывать документацию об электронном аукционе при формировании материалов по закупке? Например, всю подготовительную информацию (запросы предложений,техническое задание и прочее) плюс аукционная документация, протоколы,извещение о закупке?

Ответ

Оксана Баландина , шеф-редактор Системы Госзаказ

С 1 июля 2018 года по 1 января 2019 года у заказчиков переходный период – разрешено проводить и электронные, и бумажные процедуры. С 2019 года конкурсы, аукционы, котировки и запросы предложений на бумаге запретят, кроме восьми исключений.
Читайте, какие закупки проводить на ЭТП, как выбрать площадку и получить электронную подпись, по каким правилам заключать контракты в переходный период и после.

Заказчик может хранить все документы по закупкам в электронном виде (на сервере или компьютере), однако, напоминаем, обязательному хранению подлежат, в том числе оригиналы документов, которые составлены заказчиком в письменной форме или переданы участником закупки в рамках осуществленной закупки.

Хранение документов, связанных с проведением конкурса, аукциона, запроса котировок, запроса предложений

В соответствии ч. 1 ст. 2 Закона о контрактной системе законодательство РФ о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд основывается на положениях Конституции РФ, Гражданского кодекса РФ, Бюджетного кодекса РФ и состоит из Закона о контрактной системе и других федеральных законов, регулирующих отношения, указанные в ч. 1 ст. 1 Закона о контрактной системе. Одним из таких федеральных законов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ).

Какое противоречие есть в законодательстве по срокам хранения документов

В разных НПА прописаны разные сроки хранения для одних и тех же документов. С июля 2018 года заказчики по Закону № 223-ФЗ хранят все закупочные документы не менее трех лет (Федеральный закон от 31.12.2017 № 505-ФЗ). Но сроки хранения документов указаны и в других НПА, которые не имеют отношения к закупкам. Например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» обязывает хранить закупочные документы пять лет. Перечень таких документов указан в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
.

— Из статьи

Так, согласно ч. 3 ст. 6 Закона № 125-ФЗ, п.п. 5.2.6. Постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590 "О Министерстве культуры Российской Федерации", полномочиями по утверждению перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения наделено Минкультуры России. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Данный перечень подготовлен в соответствии с Законом № 125-ФЗ с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов, и включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Согласно п. 273 вышеуказанного перечня документы (конкурсная документация, протоколы аудиозаписи, запросы, извещения уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации в организации - заказчике и в других организациях должны храниться 5 лет. При этом по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам решениями экспертно-проверочных комиссий срок хранения может устанавливаться постоянным.

В свою очередь, в Законе о контрактной системе также предусмотрены сроки хранения различных документов. При этом в отличие от конкретного срока, указанного в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, сроки, установленные в Законе о контрактной системе, определяют минимальный срок хранения каждой категории документов.

Так, согласно ч. 15 ст. 53 Закона о контрактной системе протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем 3 года.

В соответствии с ч. 2 ст. 24 Закона о контрактной системе конкурсы бывают следующих категорий: открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс. В свою очередь, согласно ч. 3 ст. 56 Закона о контрактной системе при проведении конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 56 Закона о контрактной системе. В соответствии с ч. 3 ст. 57 Закона о контрактной системе при проведении двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 57 Закона о контрактной системе.

Согласно ч. 2 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе. В соответствии с ч. 11 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона о контрактной системе о проведении конкурса с ограниченным участием и закрытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе. Согласно ч. 15 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении двухэтапного конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе и положений о закрытом конкурсе.

Таким образом, срок хранения документов, указанный в ч. 15 ст. 53 Закона о контрактной системе, применяется к открытому конкурсу, конкурсу с ограниченным участием, двухэтапному конкурсу, закрытому конкурсу, закрытому конкурсу с ограниченным участием, закрытому двухэтапному конкурсу.

В соответствии с ч. 10 ст. 60 Закона о контрактной системе документы и информация, связанные с проведением электронного аукциона и полученные или направленные оператором электронной площадки в форме электронного документа в соответствии с данным законом, хранятся оператором электронной площадки в соответствии с едиными требованиями, предусмотренными ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе.

Четыре интересных вопроса о документации для открытого конкурса

Открытый конкурс большинство заказчиков используют не так часто. Его процедуры сложнее аукционных, поэтому вопросов возникает больше. Мы ответили на четыре вопроса читателей журнала про открытый конкурс. Опытным специалистам по закупкам они позволят закрепить свои знания, а начинающим — усвоить их в доступной форме. Ответы для наглядности подкрепили примерами.

Согласно ч. 10 ст. 112 Закона о контрактной системе со дня вступления в силу Закона о контрактной системе (с 1 января 2014 г.) до даты начала функционирования операторов электронных площадок, прошедших отбор в соответствии с ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе, закупки товаров, работ, услуг путем проведения электронных аукционов осуществляются на ранее прошедших отбор электронных площадках (ОАО "Единая электронная торговая площадка" (www.roseltorg.ru); ЗАО "ММВБ-Информационные технологии" (www.ets-micex.ru); ГУП "Агентство по государственному заказу, инвестиционной деятельности и межрегиональным связям Республики Татарстан" (www.zakazrf.ru); ЗАО "Сбербанк-Автоматизированная Система Торгов" (www.sberbank-ast.ru); ООО "Индексное агентство РТС" (www.rts-tender.ru)). При этом, согласно указанной норме, на такие площадки не распространяются положения ч. 8 ст. 44 Закона о контрактной системе и сохраняется порядок функционирования таких площадок, ранее установленный федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим нормативное правовое регулирование в сфере размещения заказов, совместно с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на осуществление контроля в сфере размещения заказов, до дня вступления в силу Закона о контрактной системе (1 января 2014 г.). Порядок проведения электронных аукционов на таких площадках должен соответствовать требованиям Закона о контрактной системе. Электронные аукционы, извещения о проведении которых размещены в единой информационной системе до даты начала функционирования операторов электронных площадок, прошедших отбор в соответствии с ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе, проводятся на таких ранее отобранных электронных площадках. Заключение контрактов по результатам указанных аукционов осуществляется на таких электронных площадках. Федеральный орган исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок вправе установить особенности прекращения функционирования ранее прошедших отбор электронных площадок, в том числе в части возврата участникам закупок денежных средств, внесенных в качестве обеспечения заявок на участие в электронных аукционах.

Так, например, согласно п. 3.8 Регламента организации и проведения открытых аукционов в электронной форме для размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд, разработанного электронной площадкой ЗАО "Сбербанк-АСТ" в 2012 году, хранение электронных документов осуществляется на электронной площадке оператора в течение 10 лет.

Исходя из ч. 13 ст. 90 Закона о контрактной системе протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение 3 лет.

Таким образом, в настоящее время, срок хранения документов, указанных в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, составляет для заказчика 5 лет и не противоречит требованиям Закона о контрактной системе, за исключением документов в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, которые хранятся заказчиком в течение 3 лет согласно ч. 13 ст. 90 Закона о контрактной системе.

Что касается документов по запросу предложений, то, заказчику следует, применив ст. 6 ГК РФ (аналогия закона), хранить документы по данному конкурентному способу также 5 лет.

Следует отметить, что в графе № 3 вышеуказанного перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть, если документация о закупке оформлена и отработана в 2014 году, то срок ее хранения начинается с 1 января 2015 года и соответственно по 31 декабря 2019 года, далее документация готовится к архивированию или уничтожению согласно перечню, установленному законодательству и положениям делопроизводства заказчика.

Учитывая изложенное, документы о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, электронного аукцион, запроса котировок, запроса предложений заказчику следует хранить 5 лет. Документы в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, заказчику следует хранить в течение 3 лет.

Сколько лет хранить документы по закупкам

Заказчики обязаны хранить архивные документы. Об этом сказано в части 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ.

Перечень типовых архивных документов, сроки и правила, по которым хранят документацию, утвердило Минкультуры России в приказе от 25 августа 2010 года № 558, далее - Приказ № 558. При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки хранения (ч. 3 ст. 6 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, подп. 5.2.6 постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590, письмо Минэкономразвития России от 6 апреля 2015 г. № Д28и-894).

Вместе с документами о закупке храните информацию, которую использовали, чтобы определить и обосновать НМЦК. Это оригиналы документов от поставщиков, снимки экрана с изображениями страниц сайтов, где указаны дата и время (п. 2.1 Методических рекомендаций, которые утверждены приказом Минэкономразвития от 2 октября 2013 г. № 567).

Чтобы определить, сколько лет хранить тот или иной документ, используйте таблицу.

Письмо Минэкономразвития России от 24.04.2017 № Д28и-1805

«…Частью 15 статьи 28 Закона № 44-ФЗ установлено, что протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года.

В соответствии с частью 13 статьи 90 Закона № 44-ФЗ протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение трех лет.

Таким образом, согласно положениям Закона № 44-ФЗ установлен минимальный срок хранения указанных документов - 3 года.

При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки их хранения.

В отношении хранения документов, связанных с закупочной деятельностью уполномоченного учреждения по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для государственных и муниципальных заказчиков следует отметить, что данное учреждение также вправе установить свой перечень документов и сроки их хранения, в соответствие с полномочиями, которые возложены на данное учреждение. При этом сроки хранения документов, связанных с закупками, не могут быть менее установленных Законом № 44-ФЗ сроков. …»

Ассистент заказчика - онлайн-сервис, который помогает автоматизировать документооборот по планированию закупок. Вы быстро и правильно спланируете закупки, проверите план на предмет ошибок, создадите электронную и печатную форму отчета по закупкам у едпоставщика и загрузите готовые документы в ЕИС.

Здравствуйте, уважаемые читатели онлайн школы “Азбука тендеров”! Из настоящей статьи вы узнаете, что такое документация о закупке и из чего она состоит. Это фундаментальная информация, которая будет полезна, как заказчикам, так и участникам закупок, которые только начинают осваивать участие в государственных тендерах.

При проведении государственных закупок в рамках 44-ФЗ заказчик наряду с извещением обязан разместить в единой информационной системе (ЕИС) документацию о проводимой закупке, требования к содержанию которой установлены в Законе № 44-ФЗ.

Итак, документация о закупке по 44-ФЗ состоит из:

Извещения об осуществлении закупки . Это документ, в котором содержится ключевая информация о проводимой закупке:

• сведения о заказчике и его местонахождении;
• краткое изложение условий контракта с описанием объекта закупки;
• начальная (максимальная) цена контракта;
• источник финансирования;
• идентификационный код закупки;
• ограничения участия в определении поставщика, установленные в соответствии с 44-ФЗ;
• способ определения поставщика;
• срок, место и порядок подачи заявок;
• размер и порядок предоставления обеспечения заявок;
• размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта.

Примечание: Общие требования к содержанию извещения установлены в статье 42 44-ФЗ. Однако для каждого отдельно взятого способа закупок состав сведений и информации, содержащейся в извещении, может отличаться.

Технического задания . Практически каждая документация о закупке содержит раздел “Техническое задание”. Это раздел или часть документации, в которой заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. В некоторых случаях эта часть документации может иметь такие названия, как “Смета”, “Дефектная ведомость”, “Спецификация” и т.д.

Этот раздел (часть документации) является для участника закупок самым важным, т.к. именно после его изучения участник принимает окончательное решение об участии или неучастии в той или иной закупке.

Примечание: Правила описания объекта закупки, которыми должен руководствоваться заказчик при подготовке технического задания (сокращенно — ТЗ), установлены в статье 33 44-ФЗ.

Общей части . Это часть документации, в которой заказчик описывает способ закупки, указывает информацию об используемых понятиях и сокращениях, требованиях к участникам и содержанию заявок. В общей части также прописывается порядок отзыва заявок, порядок предоставления разъяснений документации и порядок оценки заявок. Т.е. участник закупки, изучив эту часть документации, должен разобраться с тем, что ему необходимо сделать, чтобы принять участие в данной закупке.

Инструкции . В этой части документации должна содержаться информация по подготовке заявок участниками.

Примечание: В 44-ФЗ требование об обязательном наличии инструкции в составе документации установлено для:

• запроса предложений (п.3 ч.6 ст.83 44-ФЗ);
• закрытого аукциона (п.2 ч.1 ст.87 44-ФЗ);
• открытого конкурса (п.4 ч.1 ст.50 44-ФЗ);
• электронного аукциона (п.2 ч.1 ст.64 44-ФЗ).

Информационной карты . Это своего рода квинтэссенция информации, содержащейся в извещении и общей части документации. Как правило, этот раздел документации представляется в виде таблицы, где указывается основная информация о проводимой закупке.

Примечание: Если общая часть документации имеет разночтение с информационной картой, то руководствоваться нужно информацией, указанной в информационной карте, т.к. она имеет приоритет перед общей частью.

Обоснования начальной (максимальной) цены контракта . Это часть документации, в которой представлена информация, на основании которой заказчиком была установлена НМЦК.

Примечание: Согласно ч.1 ст.22 44-ФЗ НМЦК определяется и обосновывается заказчиком с помощью следующих методов:

• метод сопоставимых рыночных цен (анализ рынка);
• нормативный метод;
• тарифный метод;
• проектно-сметный метод;
• затратный метод.

Образцов форм и шаблонов . В этой части документации заказчик размещает образцы форм, которые участнику необходимо будет заполнить при подготовке своей заявки.

Проекта контракта . Неотъемлемой частью любой документации является проект контракта. Т.е. это шаблон контракта, который будет заключен с победителем закупки.

Прочих документов и материалов. Наряду с вышеперечисленными документами заказчик может в составе документации приложить рисунки, схемы, чертежи, технические условия и т.д.

Хотим обратить ваше внимание на то, что состав документации о закупке может меняться в зависимости от того, что закупается заказчиком (товар, работа или услуга) и от того, каким способом эта закупка проводится.

Где и как получить документацию о проводимой закупке?

Как было сказано в самом начале статьи, извещение и документация о закупке размещается заказчиком в ЕИС. Поэтому ознакомиться с этой информацией и скачать её на свой компьютер вы можете с сайта единой информационной системы — www.zakupki.gov.ru.

Что для этого необходимо сделать?

Во-первых , вам необходимо зайти на официальный сайт ЕИС и ввести поисковые параметры, воспользовавшись инструментом быстрого или расширенного поиска.

Во-вторых , в результатах выдачи по вашему поисковому запросу найти подходящую закупку и нажать по номеру закупки.

В-третьих , в появившемся окне вам необходимо перейти по гиперссылке “Извещение о проведении…”, чтобы ознакомиться с общей информацией о данной закупке, а затем перейти во вкладку “Документы закупки”.

В-четвертых , во вкладке “Документы закупки”, вам необходимо скачать все прикрепленные документы (файлы).

Хотим обратить ваше внимание на то, что документы могут быть прикреплены на сайте, как в виде отдельных файлов, так и виде одного файла (архива).

Вся информация и документация, размещенная на сайте ЕИС, предоставляется абсолютно бесплатно.

В случае необходимости вы также можете запросить у заказчика комплект документации на бумажном носителе. В данном случае заказчиком может быть предусмотрена плата за предоставление документации, но не превышающая расходы на создание копии такой документации.

Изменения и разъяснения документации о закупке

В том случае если в ходе изучения документации о закупке у вас возникли какие-либо вопросы, то вы можете направить в адрес заказчика запрос на разъяснение положений документации. При участии в электронном аукционе участник может подать не более 3-х таких запросов. Количество запросов для других процедур 44-ФЗ не регламентировано.

Такой запрос может быть направлен участником закупок не позднее чем за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.7 ст.50 44-ФЗ) и не позднее чем за 3-и дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.4 ст.65 44-ФЗ) или закрытом аукционе (ч.4 ст.87 44-ФЗ).

Заказчик также может вносить изменения в документацию о закупке, как по собственной инициативе, так и в связи с поступившим запросом от участника закупки не позднее чем:

• за 5-ть до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.6 ст.50 44-ФЗ);
• за 2 дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.6 ст.63 44-ФЗ);
• за 2 рабочих дня до даты истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок (ч.6 ст.74 44-ФЗ);
• за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в закрытом аукционе (ч.7 ст.87 44-ФЗ).

Важный момент: Изменять объект закупки не допускается. В случае внесения изменений в документацию срок подачи заявок продлевается.

Документация, как инструмент ограничения конкуренции

Заказчик может механически влиять на количество участников закупки. Очень часто в документации устанавливаются требования по товару таким образом, чтобы соответствовать этим требованиям мог только один или несколько участников.

Ограничения можно установить в документации, выдвинув требование для одного товарного знака. Также способом уменьшения участников пользуются при помощи включения в позицию контракта нескольких видов продуктов, для которых требуют различные характеристики. Иногда пользуются вариантом, когда к одному лоту выдвигают требования по множеству характеристик, взаимосвязанных между собой в документации.

Такие действия заказчика считаются нарушением. Законодательством предусмотрено четкое описание товаров (работ, услуг), которые являются объектом закупки.

Необоснованные требования, установленные заказчиком в документации, могут быть обжалованы участником в ФАС. Поэтому, обращайте пристальное внимание на установленные заказчиком требования еще на этапе изучения документации.

Сколько хранится документация по закупкам 44-ФЗ?

Согласно ч.15 ст.53 44-ФЗ протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года .

Вот мы и рассмотрели с вами основные моменты, относящиеся к документации о проводимой закупке. Правильно составленная документация позволит участникам закупок безошибочно подготовить свои заявки, а заказчикам избежать штрафов и проверок со стороны контрольных органов.

На этом сегодня все. Если у вас остались вопросы, то можете задавать их ниже в комментариях к этой статье.

Согласно законодательству РФ, при выборе поставщика услуг или товаров для государственных органов обязательно должны проводиться тендеры. Такие закупки можно считать взаимовыгодными: заказчик может выбрать контрагента, который предоставит товар либо услугу по выгодной цене, а исполнитель может подписать очень выгодный контракт на большой объем работ. Принять участие в конкурсе может любое предприятие, независимо от формы собственности. Все, что требуется, – это собрать документы для тендера и подать заявку.

Что требуется для участия в тендере?

Деятельность в сфере государственных закупок способно принести предприятию хорошую прибыль. Однако до сих пор совершенно не все успешные предприятия рискуют подавать заявки, потому что просто не знают, как это сделать правильно.

Документация

В большинстве случаев для участия в конкурсе требуется стандартный пакет документов. Однако заказчик может дополнительно потребовать дополнительную документацию. О том, что требуется представить дополнительные документы на участие в тендере, заявителя извещают в письменном виде.
Стандартный пакет бумаг включает в себя:

• заявку на участие (на ней обязательно должна стоять печать и подпись исполнительного органа);
• опись представляемых документов, подписанную руководителем предприятия-заявителя;
• список лиц, уполномоченных действовать от имени заявителя;
• заверенные копии приказов об их назначении;
• копию приказа о назначении на должность главного бухгалтера;
• выписку из ЕГРЮЛ, взятую не более чем за 15 дней до подачи документов;
• заверенные копии устава и учредительных документов компании-заявителя;
• заверенную копию свидетельства о регистрации юридического лица;
• копию свидетельства о постановке юридического лица на учет в налоговом органе;
• документацию, подтверждающую наличие опыта работы в качестве исполнителя по тендерам;
• справку из банка, который оказывает банковские услуги заявителю, о платежеспособности своего клиента;
• справку из налоговой, в которой подтверждается отсутствие задолженности по платежам;
• копии бухгалтерских отчетов за 3 последних отчетных периода, на которых стоит отметка налогового органа;
• копии бумаг с отметкой налогового органа, отражающих доходы и расходы за три последних отчетных периода.

Заказчик имеет право запросить у участников тендера лицензии на осуществляемую деятельность и другие разрешительные документы.

Чтобы получить гарантию высокого качества товаров либо услуг, заказчик имеет право требовать от потенциальных исполнителей приложить к основному комплекту документов копии сертификатов и дипломов специалистов компании, которые будут работать по тендеру.

Если компания-заявитель поставляет товары не собственного производства, то потребуется дополнительно предоставить свидетельство дилера.

В том случае, когда поставляемый товар должен быть сертифицирован, к заявке на участие прилагаются сертификаты и декларации соответствия на товар.

Порядок подачи документов

Чтобы принять участие в конкурсе, компании должны к заявке приложить все документы по тендеру, а также их опись. Все бумаги должны быть заверены у нотариуса.

1. Приняв решение участвовать в тендере, руководитель компании должен подать заявление на участие, в котором он своей подписью подтверждает, что принимает все условия, прописанные в государственном контракте, а также то, что его компания не имеет задолженностей по налоговым выплатам и не проходит процедуру ликвидации.
2. В том случае, если заказчик просит обеспечить заявку на участие в тендере, то руководитель компании-соискателя должен оплатить нужную сумму, а к заявке приложить соответствующие документы для участия в тендере. Если заявку не обеспечить, заказчик аннулирует ее, и компания к участию в торгах не допускается. Обычно размер денежного обеспечения может составлять до 5% от суммы будущего контракта. Поэтому заявитель должен быть готов к тому, что ему придется заплатить определенную сумму за участие в торгах.
3. Вся документация предоставляется на русском языке. Если заявку на участие в тендере подает иностранное предприятие, то бумаги составляются на русском языке и на языке предприятия-заявителя.
4. Все бумаги, поданные для участия в тендере, должны быть прошиты и опечатаны.
5. Заявка на участие подается в запечатанном конверте.
6. В документацию для тендеров разрешено вносить изменения до того момента, пока не истек срок их подачи.
7. Заявитель может отозвать или отменить заявку до того, как срок подачи документов истечет.
8. Если при проверке документации заказчик обнаруживает ошибки или нехватку какого-либо документа, он вправе отказать заявителю в принятии заявки. Иногда, когда ошибки присутствуют, но заказчик считает их несущественными, заявление на участие принимается.

Подготовка документов для проведения тендера

Все бумаги, объем которых более одного листа, должны быть прошиты. Тем, кто решил подготовить документацию самостоятельно, не будет лишним изучить информацию о том, как прошивать документы для проведения тендера.

Сшивание защищает документацию от подделки и уже давно признано самым надежным способом подтверждения подлинности многостраничных документов. Если документ очень объемный и состоит из большого количества листов, то его делят на небольшие стопки, которые сшивают по отдельности, а потом все стопки собираются в один документ, сбоку которого прикрепляется картонная корочка.

Чтобы сшить бумаги для проведения тендера, понадобится:

• шило или дырокол;
• печать;
• клей для бумаги;
• иголка и банковский шпагат (либо суровые нитки);
• печать;
• лист бумаги размером примерно 6х4 см.

Сам процесс сшивания несложен, но проводить его следует аккуратно, чтобы не повредить сам документ и не испортить его внешний вид. Неаккуратно сшитые и смятые листы, скорее всего, создадут у комиссии негативное представление о заявителе. Все листы должны быть пронумерованы в обязательном порядке. Если на них сохранились скрепки или скобки, их нужно удалить.

Примерно посередине левого поля шилом делается несколько отверстий. Они должны располагаться вертикально на одном уровне. Расстояние между проколами должно быть около 3 см. Затем листы прошиваются, а остаток нити выводится на обратную сторону последнего листа. Длина хвостика нити должна быть не менее 6 см. Концы нитей связываются на узел и прижимаются к бумаге. Сверху на них клеится лист неплотной бумаги, под которым должен отчетливо просматриваться узелок.

Нормативные документы по закупкам, документы подтверждающие соответствие участника закупки требованиям - важная составляющая в вопросе получения положительного результата при . Закупочная деятельность регулируется соответствующими нормативными актами. Это касается и обычных сделок такого рода, и, особенно, сферы государственных заказов. В первом случае предприятие или организация, закупающая товары, услуги или нечто иное, должна опираться на основной документ Российской Федерации - его Конституцию. Также подобные сделки регулируются на уровне Гражданского Кодекса РФ, если они проводятся на конкурсной основе, в форме аукциона, организуемого для выбора главного претендента на заключение договора по закупкам.

Помимо этого в отношении них действуют положения Федерального Закона №223-ФЗ, Федерального Закона №135-ФЗ и Федерального Закона №161-ФЗ, иных нормативных документов, например, регионального значения. Наши адвокаты помогут Вам во всем разобраться, документы закупок 44-ФЗ и иных нормативов будут соблюдены, Ваша будет сделана только после разъяснения всех деталей будущего мероприятия.

Как подготовить документы к тендеру?

Тендером называется электронный аукцион, когда заказчиком выступает государственное предприятие, а исполнителем может быть любая компания, имеющая необходимые характеристики. Предприятие выполняется по определенным свойствам, главенствующим из которых является наиболее выгодная стоимость. Смысл аукциона - предложить заказчику самую выгодную стоимость выполнения работ. Участие в тендерах для предприятий налагает на них определенные требования. Существует установленный перечень документов для участия в тендере на строительство или выполнение других услуг или работ. Для этого от будущего нанимателя потребуется следующая информация:

1. непосредственно само оповещение о необходимости выполнения услуги или закупки товара;
2. подробная информация о предмете сделки;
3. условия работы на будущем проекте или поставка товара по определенной стоимости;
4. требования заказчика к будущему исполнителю.

Требования к документам:

Важным условием является правильно оформленные документы для участия в электронном аукционе. При несоответствии или неполном предоставлении перечня участник к торгам не допускается или предпочтение заказчиком отдается другому исполнителю.

Какие необходимы документы для участия в тендере ИП и как их правильно оформить, регулирует федеральное законодательство. Также то, какие документы нужны для тендера в конкретной ситуации, можно уточнить на площадке, где проходят торги в разделе требований к исполнителям.

ПОЛЕЗНО : смотрите видео и узнаете как участвовать в тендерах правильно, задайте свой вопрос в комментариях ролика и получите бесплатный совет адвоката по госзакупкам уже сегодня

Список документов для участия в тендере:

Список документов для участия в тендере для юридических и частных лиц различен. Для компаний он содержит следующие:

• информация об организации: название, юридический адрес, перечень учредителей, исполняющих руководящие функции, копии;
• выписка из единого реестра юрлиц. Для ИП выписка из ЕГРИП;
• документ, подтверждающий, что лицо, которым осуществлялась подготовка документов к тендеру, имеет на это полномочия;
• подтверждение того, что исполнитель может профессионально выполнять заказ, в аукционе, на котором он принимает участие (лицензии, свидетельства, сертификаты и прочие).

Для физического лица требуется предоставить следующее: информацию об исполнителе: паспортные данные, адрес, номер телефона и сам паспорт.

Перед тем, как подготовить документы к тендеру, необходимо проанализировать примерный объем работ заказчика и составить смету. Далее потенциальному заказчику в процессе торгов исполнители направляют коммерческие предложения. Существует правило на демпингование цены. Если подрядчик озвучивает стоимость, заниженную более, чем на четверть от минимальной указанной, то ему потребуется доказать свою добросовестность. Это можно сделать, приложив ранее исполненный контракт с приложениями о его исполнении.

Наш адвокат советует изучить нормативные документы при закупке товаров или услуг перед началом участия в конкурсе:

Если закупочная деятельность осуществляется в стандартном порядке и не связана с проведением конкурсов и аукционов, то на причастное к ней предприятие на накладывается большого объема обязательств. Закупки иного рода регулируются Гражданским Кодексом РФ, в частности, о порядке их проведения можно узнать из статей 447-449 первой части ГК РФ и из статей 1057-1061 второй части ГК РФ.

Отдельно следует отметить и нормативные документы регламентирующие закупки, осуществляемым в рамках государственных заказов. Их достаточно много, поскольку данный вид деятельности связан с интересами государства и должен иметь устойчивую правовую базу. Важность их изучения поможет избежать в будущем неприятности, связанной с . Основными среди них являются:

• Федеральный закон, касающийся порядка работы контрактной системы закупок товаров, услуг, предназначенных государственных и муниципальных нужд, который регулирует самые основные положения, относящиеся к сфере госзакупок.
• Федеральный Закон, определяющий порядок осуществления закупок товаров, работ, услуг юридическими лицами разного уровня, документы участия в закупках, в котором прописаны основные моменты правоотношений в процессе осуществления госсзакупок организациями и предприятиями.
• Федеральный Закон об электронной подписи, в котором указан порядок использования электронных средств подтверждения личности в процессе разного рода сделок, в том числе и в сфере закупок.
• Постановления Правительства на основе Федерального Закона №44-ФЗ от 05.04.2013, и т.п. документы в сфере закупок.

Список правовых документов по закупкам насчитывает не один десяток наименований, поэтому разобраться в них сможет только компетентный юрист, который уже имел опыт практической деятельности в данной сфере. Поэтому всем, кто решил принять участие в закупках на конкурсной основе, рекомендуется заручиться поддержкой квалифицированного адвоката. Наша юридическая помощь поможет добиться положительного результата, Ваши документы подтверждающие соответствие участника закупки единым требованиям будут проверены и проанализированы до начала процедуры.

ПОЛЕЗНО : смотрите ВИДЕО по теме участия нашего адвоката в антимонопольном споре и подпишитесь на канал YouTube, чтобы иметь возможность получать совет адвоката через комментарии к ролику.

Читайте еще по вопросам закупок:

С нашим адвокатом будет простым делом

Мы проведем профессионально

Закупки регулируются не только законами и подзаконными нормативными актами, но и внутренними документами компании. И для заказчика, и для поставщика важно уметь работать с этими документами и анализировать их для того, чтобы при закупках сотрудничество было взаимовыгодным и обходилось без конфликтов.

Знание о документах, регулирующих закупочную деятельность, необходимо для эффективного ведения бизнеса и заказчикам, и поставщикам. Заказчики должны понимать правила результативного и в то же время легального составления документов, позволяющих учесть специфику своей деятельности и использовать наиболее продуктивные закупочные инструменты. Поставщики со своей стороны имеют шанс расширить свой рынок сбыта в том случае, если знают, что и как читать в этих документах, иными словами, умеют находить и анализировать их. Не говоря уже о том, что почти любая компания в реальной жизни выступает и заказчиком, и поставщиком.

Однако для того, чтобы не запутаться в массиве внешне схожих бумаг, разговор о регулирующих закупки документах необходимо начать с разъяснений по крайней мере базовых моментов регулирования закупок в России.

Законодательство о закупках

Закупки в России, проводимые организациями, делятся на коммерческие и регулируемые. Коммерческие закупки проводятся в соответствии с общими нормами гражданского и антимонопольного права. Правила проведения регулируемых закупок установлены нормами специального законодательства.

В регулируемые закупки входят регулируемые государственные и муниципальные закупки (регулируемые закупки сегмента b2g) и регулируемые закупки социально значимых коммерческих организаций (регулируемые закупки сегмента b2b). Правила регулируемых закупок сегмента b2g установлены Законом о контрактной системе закупок для госнужд (Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее - Закон № 44-ФЗ)) и подзаконными нормативными актами, принятыми для его исполнения. Правила регулируемых закупок сегмента b2b определяются Законом о закупках товаров отдельными видами юрлиц (Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ (далее - Закон № 223-ФЗ)), принятыми для его исполнения подзаконными нормативными актами, а также корпоративными правилами проведения закупок. Документация каждой конкретной закупки регулируемого заказчика должна соответствовать правилам проведения регулируемых закупок, установленным перечисленными выше документами.

Важнейшими требованиями к регулируемым закупкам, предъявляемыми законодателем, являются:

• транспарентность;
• конкурентность.

Для обеспечения прозрачности все ключевые сведения о регулируемых закупках публикуются на официальном сайте www.zakupki.gov.ru . В частности, на этом сайте публикуются:

• корпоративные правила проведения закупок;
• документация каждой закупки;
• контракты, подписанные по результатам закупок.

Для обеспечения конкуренции каждая регулируемая закупка по умолчанию должна проходить посредством соревнования между потенциальными поставщиками за право заключить контракт с заказчиком (однако Законом № 44-ФЗ и корпоративными правилами проведения закупок предусматриваются отдельные исключения из этого требования). Соревнование между поставщиками проводится по определенными процедурам.

Для регулируемых закупок сегмента b2g установлено 12 видов таких процедур. Основными видами являются аукцион и конкурс. Победителем аукциона становится поставщик, запросивший самую низкую цену за свою поставку. Победителем конкурса становится поставщик, предложивший лучшие условия поставки. Аукционы используются в первую очередь для приобретения стандартизированной продукции, широко представленной на рынке. Конкурс используется для приобретения нестандартных товаров, работ или услуг, а также в том случае, когда для достижения цели закупки цена не является главным фактором. При закупках относительно небольших объемов в сегменте b2g используются упрощенные конкурсы и упрощенные аукционы.

В электронной форме в сегменте b2g в настоящее время проводятся исключительно аукционы. И лишь на пяти площадках, назначенных государством. В ближайшем будущем планируется проводить в электронной форме все конкурентные процедуры закупок сегмента b2g.

Для регулируемых закупок сегмента b2b используются десятки разновидностей процедур соревнований между потенциальными поставщиками, в том числе сложные и комбинированные процедуры. Каждая из этих процедур по желанию заказчика может быть проведена в электронной форме, и в настоящее время заказчик сам имеет право выбрать ту электронную площадку, на которой он будет проводить закупки в электронной форме. Для социально значимых коммерческих организаций Закон № 223-ФЗ и принятые для его исполнения подзаконные нормативные акты устанавливают базовые требования ведения закупочной деятельности, направленные:

• на эффективное расходование заказчиком своих закупочных бюджетов;
• развитие конкуренции между его поставщиками;
• поддержку малого бизнеса.

Конкретные механизмы исполнения этих правил коммерческие организации обязаны описать в своих корпоративных правилах проведения закупок. В них же определяются процедуры соревнования между поставщиками за право заключить контракт с заказчиком.

Документы по закупкам компании

Нормативные правовые акты, устанавливающие правила проведения закупок, определяются статусом заказчика. При этом каждая конкретная закупка регулируется еще и закупочной документацией, которую разрабатывает сам заказчик.

У большинства заказчиков документация должна соответствовать не только законодательству, но и корпоративному закупочному стандарту, который таким образом занимает в этой иерархии срединное положение между законодательством и собственно документацией о закупках. Для субъектов b2b корпоративный закупочный стандарт, который в их случае именуется положением о закупках, является обязательным.

Помимо закупочной документации и закупочного стандарта для любого хотя бы относительно крупного заказчика для полноценной и слаженной работы структурных подразделений необходимы внутренние регламентирующие документы, определяющие порядок проведения закупочной работы. Это может быть регламент согласования заявок на проведение закупки, регламент работы отдела закупок, положение о деятельности закупочной комиссии и т.п. В большинстве случаев разработка таких документов законодательством прямо не предписана, однако и не запрещена, а работу заказчика эти документы значительно облегчают.

В обобщенном виде иерархию документов, регулирующих закупочную деятельность, можно представить в виде таблицы (см. ниже).

Документы, регулирующие закупки

Закупки без рисков

Независимо от уровня документа его содержание подчиняется общим законам юридической техники и логики нормативного регулирования. Разумеется, и тем и другим можно пренебрегать, но такое пренебрежение повышает риск неопределенности норм и их произвольного толкования. Это, в свою очередь, создает условия для злоупотреблений как со стороны заказчика, так и со стороны поставщиков. Оспоримость закупок и разбирательства по поводу их проведения в этом случае неизбежны.

Для минимизации таких рисков на стадии разработки документа важно помнить по крайней мере базовые правила юридической техники.

1. Иерархичность. Нормативный акт нижестоящего уровня не должен противоречить акту вышестоящего уровня. Акт нижестоящего уровня содержит специальные нормы по отношению к акту вышестоящего уровня, развивает и конкретизирует его положения.
2. Структурированность. Документ должен быть разбит на тематические пункты и подпункты. Пункты объединяются в разделы. Каждый структурный элемент документа должен содержать нормы, объединенные одной темой. Структурные элементы документа нумеруются, причем каждый уровень имеет свою нумерацию, позволяющую однозначно идентифицировать каждую норму (например, "подпункт "а" пункта 2.1 второго раздела").
3. Лаконичность. Для формулировки нормы необходимо использовать настолько простые и лаконичные термины и фразы, насколько это возможно без ущерба для ясности.
4. Ясность. Каждая норма должна иметь очевидное значение, и это значение должно быть одно и только одно. Двусмысленность нормы не допускается.
5. Единообразие. Каждый термин, используемый в документе, имеет одно и только одно значение. Каждое понятие в документе обозначается одним и только одним термином.