Главная » Трудовая книжка » Кто несет ответственность за оформление первичных документов. Неправильное оформление и ведение трудовой книжки: как исправить ситуацию? Некачественный документ от партнера

Кто несет ответственность за оформление первичных документов. Неправильное оформление и ведение трудовой книжки: как исправить ситуацию? Некачественный документ от партнера

Первичный документ, принимаемый к бухгалтерскому учету, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законом о бухучете. Если при оформлении «первички» допущены нарушения, то это может привести к вполне серьезным последствиям.

В законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не говорится о том, что бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов. Их, как и раньше, необходимо составлять, но теперь в связи с каждым фактом хозяйственной жизни. Закон не требует при оформлении «первички» пользоваться исключительно унифицированными формами документов. Можно их разрабатывать самостоятельно, но при этом соблюдать требование об обязательных реквизитах. Это (часть 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

И, разумеется, первичный документ просто должен быть.

Отсутствие первичного документа

Если вы не оформили необходимый первичный документ, и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Имейте ввиду
С 1 января 2014 года действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Заполнены не все реквизиты

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

Пример
ООО перечислило иностранному партнеру денежные средства в оплату консультационных услуг.
Однако акт, подтверждающий оказание услуг, не содержал всех необходимых реквизитов. Во время выездной проверки работники налоговой инспекции расценили это как нарушение Федерального закона «О бухгалтерском учете» и исключили сумму, уплаченную иностранному партнеру, из состава себестоимости.
Как следствие, было принято решение доначислить налог, а также взыскать с предприятия пени и штраф.
Предприятие с решением инспекции не согласилось и обратилось в арбитражный суд.
Изучив материалы дела, суд встал на сторону предприятия. Он, в частности, указал, что «незначительные недостатки в оформлении первичных документов... не свидетельствуют об отсутствии хозяйственной операции, а также об отсутствии у предприятия расходов по оплате консультационных услуг».

Из-за отмены обязательного использования унифицированных форм первичных документов у компаний должно сократиться количество споров с проверяющими. Контролеры больше не смогут «снимать» расходы по причине ненадлежаще оформленных документов, так как самого требования об использовании типовых форм документов с 1 января 2013 года не существует (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ на мнимую сделку

Учитывая, что с 1 января 2014 года к бухгалтерскому учету нельзя принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Чиновники определили круг ответственности за оформление таких документов в учете.

Так, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни, признается лицо, составившее первичный документ. Этот субъект (гражданин или фирма) должен обеспечить своевременную передачу оформленного документа в бухгалтерию для регистрации в учете, а также гарантировать достоверность его данных.

Что касается лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета (например: бухгалтер, руководитель) или с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (например: аутсорсинговая фирма), то они не несут ответственности за соответствие составленной другими лицами «первички» и свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Некачественный документ от партнера

А вот другой пример. Он показывает, что если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это вовсе не означает, что штрафные санкции могут быть предъявлены и вашему предприятию.

Пример
Налоговая инспекция провела выездную проверку, в результате которой было принято решение о привлечении компании к ответственности.
Основанием для такого решения стало, в частности, отсутствие товарно-транспортных накладных по форме 1-Т. Однако суд с точкой зрения налоговиков не согласился, указав, что факт оприходования обществом купленного товара подтвержден товарными накладными по форме ТОРГ-12. В ответ на это налоговая инспекция привела еще один довод: в товарных накладных (ТОРГ-12) нет ссылки на номер и дату транспортной накладной.
Но и с этим аргументом арбитры не согласились, подчеркнув, что «отсутствие ссылки на номер и дату транспортной накладной, при фактическом принятии на учет товара, подтверждении свидетелями факта поставки товара силами поставщика, не свидетельствует об отсутствии поставки товара» (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2010 г. по делу № А27-391/2010 (определением ВАС РФ от 21.01.2011 № ВАС-67/11 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Административная ответственность

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 20%;
к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 20%.

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».

Должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса;
исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Хотя очень часто можно услышать разговоры об отмене трудовых книжек, она по-прежнему является действительным трудовым документом, подтверждающим стаж человека и его трудовые заслуги. Но даже невзирая на то, что данный документ используется на протяжении многих лет, иногда могут возникать проблемы с его оформлением. Неправильное оформление трудовой книжки и халатное отношение к процедуре может иметь последствия как для работодателя, так и для самого владельца трудовой книжки.

Основа для предотвращения ошибок

Четкое представление о правилах оформления и ведения трудовых книжек может избавить от многих проблем. В качестве основных информативных актов, способствующих правильному оформлению и ведению трудовых, стоит отметить:

Трудовой Кодекс РФ}
Постановление «О трудовых книжках»}
Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек.

Кроме этого, существует ряд дополнительных нормативных актов, которые рассматривают специфические вопросы, касающиеся оформления и ведения трудовых документов. Касается это порядка пересмотра внесенных в книжку записей, процедуры увольнения работника, оформление на работу иностранцев и т.д. Здесь прописаны практически все аспекты как оформления, так и непосредственного ведения трудовых книжек.

Правда, существует один недостаток трудового законодательства. Очень часто возникают спорные ситуации, когда положения разных нормативных документов противоречат друг другу. Часто работники кадровых отделов сталкиваются с ситуацией, когда нужного решения просто не существует, поскольку Правительство не предусмотрело этого в изданных постановлениях. Хотя часто результатами ошибок является обыкновенная халатность кадровика.

Самые распространенные ошибки при первичном оформлении

Существует несколько видов основных ошибок ведения трудовых книжек. Касаются они таких аспектов, как:

первичное оформление}
при внесении записей}
во время оформления вкладышей.

Кроме этих, существует еще множество менее распространенных видов. Во всяком случае, все они ведут к одному и тому же результату, а именно – наказанию работодателя за халатное поведение, что предусмотрено трудовым законодательством.

Согласно действующему законодательству, оформлением трудовых книжек работодатель должен заниматься для всех официальных сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Такая обязанность стоит как перед организациями, так и перед частными предпринимателями. В последнем случае приемом на работу и оформлением трудовых документов может заниматься как сам директор, так и бухгалтер, работающий у него.

Самой частой ошибкой при первичном оформлении является неправильное внесении имени, фамилии и отчества, а также не указание на титульном листе сведений касательно образования владельца книжки. Часто подобные проблемы возникают в результате игнорирования работодателем установленных законодательством требований, которые гласят о необходимости полного заполнения трудовой и осуществлении всех записей на основании официальных документов. Так что производить записи в трудовой книжке со слов работника строго запрещено.

Если при первичном заполнении трудовой книжки кадровик допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, и ошибка была замечена сразу, то данный бланк необходимо списать и выдать новый. О списании бланка нужно создать соответствующий акт, в присутствии работника кадровой службы, руководителя предприятия и еще одного представителя организации, например, члена профкома. В акт нужно вклеить серию и номер трудовой, вырезанную из испорченного бланка.

Где ошибаются во время ведения трудовых и вкладышей

Большое количество ошибок возникает в процессе ведения документа. В результате многим работодателям предъявляют штраф за неправильное ведение трудовых книжек. Прежде всего, организации делают ошибку при указании функции, которая поручена сотруднику. Запись о приеме на работу должна состоять из:

даты приема}
названия структурного подразделения, куда распределили человека}
названия занимаемой должности и специальности работника.

Еще более частой ошибкой является использование сокращений в процессе внесения записей. Согласно действующим требованиям законодательства, использовать в процессе ведения трудовых книжек любые сокращения строго запрещено. В случае нарушения данного требования документ может быть признан недействительным.

Если необходимо вносить исправления, делать это нужно только в соответствии с требованиями правил ведения трудовых документов. Строго запрещено использовать зачеркивание и указание рядом верных данных. Здесь нужно внести соответствующую запись с новым порядковым номером, в которой будет указана ссылка на неверные сведения, внесенные ранее: «Запись под номером … считать недействительной». Далее пишутся правильные сведения. Причем такие исправления должны проводиться по месту работы человека и на основании официальных документов.

Также весьма частой ошибкой кадровиков является заверение перевода сотрудника на новую должность печатью организации и подписью директора. Нужно всегда помнить о том, что такой подход является нарушением требований ведения трудовых книжек. Печать и подпись ставится только при приеме человека на работу и при его увольнении.

Что касается вкладышей в трудовые книжки, то чаще всего, здесь присутствуют типичные ошибки, допускаемые кадровиками при ведении трудовых книжек. Во вкладыше находится информация о трудовом стаже и деятельности человека, но при этом он является недействительным без предъявления трудовой. Именно поэтому вкладыш вшивают в саму трудовую.

Ответственность за нарушение правил ведения

Работодатель может быть наказан за нарушение правил оформления и ведения трудовых документов своих сотрудников. Все виды наказания предусмотрены на законодательном уровне, а поэтому свою ответственность должен знать каждый кадровик.

Даже в том случае, если происходит утеря при получении трудовой книжки на руки, никакая расписка, полученная от владельца документа, не снимает с работодателя ответственности за сохранность.

Вся ответственность разделена на дисциплинарную и административную. Если дисциплинарная предполагает наказание конкретного сотрудника кадрового отдела, который был виновником ошибки, то административная ответственность за неправильное оформление трудовой книжки ложится на организацию. Для назначения наказания должны быть доказательства. При этом дисциплинарное оно будет или же административное, зависит от степени ошибки.

Дисциплинарная ответственность

Наказание дисциплинарного плана является ничем иным как взыскание за ненадлежащее выполнение кадровиком своих обязанностей. Это предполагает наличие нескольких документов, в состав которых входят:

приказ, подтверждающий возложение полномочий и обязанностей на человека,
должностные инструкции,
трудовая книжка, в которой была допущена ошибка.

Что касается нарушений, которые способны стать причиной дисциплинарного наказания, то здесь может быть несколько вариантов. Поскольку сотрудник кадрового отдела занимается выдачей, хранением, ведением и учетом трудовых книжек, нарушение порядка действий по любому из этих пунктов может стать причиной взыскания. Что касается степени наказания, то все решает работодатель, и человека могут наказать либо устным замечанием, либо выговором, либо увольнением.

Здесь многое зависит от степени тяжести совершенной ошибки. Стоит также заметить, что в основном, первая ошибка касательно ведения трудовых книжек чаще всего не является причиной увольнения. После такого нарушения с человека могут снять полномочия, а увольнение предполагается в случае неоднократного нарушения правил. В случае обнаружения нарушений работодатель должен немедленно принимать всевозможные меры и не ждать, пока пострадавший обратится в суд.

Материальная ответственность

Материальное взыскание применяется при необходимости компенсации убытков, которые виновное лицо нанесло работнику по причине нарушения должностных инструкций и невыполнения обязанностей. Чаще всего применение материальной ответственности применяется для следующих ситуаций:

работодателем была не вовремя выдана трудовая книжка}
сотрудник кадровой службы внес неправильную запись в трудовую.

Работодатель обязан уведомить человека при увольнении о необходимости получить трудовую книжку на руки. При этом нужно взять от уволившегося работника письменное разрешение на отправку трудового документа по указанному адресу почтой. В таком случае работодатель не несет ответственность за задержку, начиная с даты отправки. Задержкой считается количество дней, которое прошло от начала прекращения трудового договора до вручения или отправки трудовой книжки. Такая задержка – это вынужденные прогулы, которые работодатель будет обязан компенсировать. Во избежание подобных ситуаций уведомление отправляют на следующий день после увольнения.

В случае внесения в трудовую книжку неверной записи работник, допустивший ошибку при ведении трудового документа, будет обязан компенсировать владельцу потерю заработка, которую тот понес в результате ошибки. При этом материальная ответственность ложится на плечи работодателя, и в случае возникновения подобных проблем именно он будет отвечать перед пострадавшим. Размер компенсации устанавливается в зависимости от среднего заработка сотрудника во время вынужденных прогулов.

Процесс применения взысканий

Работодатель, который несет ответственность за неправильно оформленные трудовые книжки, может возместить материальный ущерб на добровольном основании. Для этого выдается соответствующий приказ, а неверную запись в трудовой книжке исправляют в соответствии со всеми требованиями трудового законодательства. В случае отказа от добровольной компенсации стороной-виновником, пострадавший имеет полное право обратиться в судовые органы. При этом в иске указываются обстоятельства ситуации и требования к виновнику.

Законодательство предусматривает возможность получения работником дополнительной компенсации в качестве морального ущерба. Примером могут быть страдания человека, которые возникли по причине нарушения своих обязанностей работодателем, не лучшим образом сказавшиеся на здоровье. Размеры компенсации и все дополнительные нюансы должны решаться в судовом порядке. Но работник обязательно должен предоставить все аргументы и доказать вину работодателя. Только в таком случае можно рассчитывать на получение компенсации от компании.

Работником может подниматься вопрос об индексации сумм взыскания. Для этого подается отдельное заявление. Также работодателю необходимо понимать, что привлечение пострадавшим работником представителя для судовых разбирательств в будущем может вылиться в компенсацию понесенных затрат. Размер этой суммы устанавливается в судебном порядке на основании документов, предоставленных стороной пострадавшего.

Если работодатель решается возместить ущерб на добровольном основании, то в таком случае законодательство его не будет ограничивать в сроках. В противном случае, в течение трех месяцев после фиксации факта нарушения пострадавший сотрудник должен обратиться в судовую инстанцию. В силу объективных уважительных причин данный срок может быть продлен. Организация имеет полное право обжаловать требования сотрудника. Для этого подается встречный иск, и ведутся судовые разбирательства.

Как известно, чем внешне более прост вопрос, тем сложнее на него отвечать: очевидность и привычность трудно аргументировать. Так и с первичными документами: все профессионалы и непрофессионалы знают, что они должны быть правильно оформлены. А если все же в их оформлении допущена ошибка? Сразу же актуальными становятся вечные вопросы классиков: «Что делать?», «Кто виноват?».
В данном исследовании остановимся на одном из этих аспектов, и рассмотрим какая же и, собственно, чья ответственность наступает за допущенные ошибки

Сразу подчеркнем: полным и всеобъемлющим ответ на заданные вопросы получится только в том случае, если одновременно проблема будет рассматриваться в нескольких плоскостях:

Аспект 1. Виды первичных документов с позиции влияния на последствия допущенной ошибки по их оформлению.

Аспект 2. Последствия допущенной ошибки по оформлению первичных документов.

Аспект 3. Виды ответственности.

Вот где-то на пересечении этих прямых и может находиться та конкретная точка, а именно: воплощенный в реальное действие результат - наказание за допущенную ошибку по оформлению первичных документов. И, как у любой точки на плоскости, ее координаты таковы:

а) установленное виновное лицо (лица);

б) примененная санкция.

Итак, разложим проблему на составные части.

Аспект 1. Требования по оформлению в зависимости от вида первичных документов

Прежде всего необходимо четко очертить анализируемую (исследуемую) область: о каких документах идет речь? А для этого обратимся к терминологии.

В более широком смысле толкование термина «документ» представлено в п. 1 ст. 1 Закона Украины «Об информации» от 02.10.1992 г. № 2657-XII , в соответствии с которым:

документ - это материальный носитель, содержащий информацию, основными функциями которого являются ее сохранение и передача во времени и пространстве .

первичный документ - это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление.

Как видим, достаточно широкое толкование. В некоторой степени более конкретны специалисты Минфина в Положении № 88 . В соответствии с п. 2.1 Положения № 88 :

первичные документы - это документы, созданные в письменной или электронной форме, фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (владельца) на их проведение.

Дополнительно также стоит еще отметить следующее. НКУ просто «пестрит» ссылками и упоминаниями первичных документов, но самого термина не содержит. Однако всегда из контекста следует, что и в НКУ речь все же идет об учетных первичных документах, т.е. в первую очередь о документах с позиции бухгалтерского учета. А это значит, что первичные документы необходимо рассматривать как один из составляющих метода бухгалтерского учета, его неотделимую часть.

Таким образом, отправной точкой на пути последующего установления ответственности за допущенные ошибки оформления первичных документов целесообразно обозначить именно требования главных «бухгалтерских» нормативных документов по данной тематике:

Обратите внимание!

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие такие документы (п. 8 Закона о бухучете , п. 2.14 Положения № 88).

Более того, п. 2.16 Положения № 88 предписывает: в случае выявления несоответствия первичного документа требованиям законодательства в сфере бухучета такие документы с письменным обоснованием передаются руководителю предприятия, учреждения . До отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимаются к исполнению.

Это значит, что неверно оформленные первичные документы, в принципе, имеют очень мало шансов быть исполненными вообще. Либо принятые к исполнению по особому распоряжению руководителя такие неправильно оформленные первичные документы однозначно указывают на главное ответственное лицо - самого руководителя, отдавшего распоряжение неверно оформленные первичные документы исполнять.

Иное дело, когда ситуация кардинально противоположная: ошибка оформления первичного документа не была выявлена на предприятии. Таким образом, последствия ее, если они и были, могут быть выявлены только в результате проведения внешнего контроля: аудиторской проверки, проверки контролирующих органов и т.д.

В святи с этим актуальным становится следующий аспект.

Аспект 3. Виды ответственности

Для начала подчеркнем: как отмечалось, первичные документы разного рода сопровождают все без исключения хозяйственные операции . А разные операции - это, в свою очередь, значит, что возможен разный ущерб от неверного оформления первичного документа.

Оформление первичных документов - обязательная составляющая бухгалтерского учета. За нарушение порядка ведения бухучета и в связи с этим за неправильное оформление первичных документов предусмотрена административная ответственность КУоАП.

В соответствии с ст. 164 2 КУоАП, в числе других нарушений за отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение ложных данных в финансовую отчетность, непредоставление финансовой отчетности предусмотрена следующая ответственность:

Наложение штрафа от 8 до 15 НМДГ;
наложение штрафа от 10 до 20 НМДГ (при повторном выявлении такого же правонарушения в течение года).

Следовательно, за допущенные ошибки оформления первичных документов на основании ст. 164 2 КУоАП в совокупности с нормами п. 8 Закона о бухучете и п.п. 2.14, 2.15 Положения № 88 лицо, на которое возложено право подписания первичных документов, а также главный бухгалтер и руководитель предприятия как должностные лица могут понести административную ответственность за допущенные ошибки в оформлении первичных документов .

Кроме того, напомним: за нарушение законов по вопросам налогообложения и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, установлены следующие виды юридической ответственности (п. 111.1 НКУ):

финансовую;
административную;
уголовную.

При этом роль первичных документов (а значит, и правильности их оформления) переоценить трудно: ведь в соответствии с нормами НКУ практически весь налоговый учет основан на данных бухгалтерского учета, и первичные документы являются основой для всех налоговых расчетов.

Это говорит о том, что если в результате допущенной ошибки в оформлении первичного документа была допущена ошибка еще и в налоговом учете, а тем более если данная ошибка привела к занижению налогового обязательства предприятия перед бюджетом (касательно любого вида налога), то уже может идти речь не только о нарушении норм Закона о бухучете иПоложения № 88 . В таком случае можно говорить о нарушении законов по вопросам налогообложения.

Руководствуясь п. 111.2 НКУ, финансовая ответственность за нарушение законов по вопросам налогообложения и другого законодательства устанавливается и применяется согласно НКУ и прочим законам. Финансовая ответственность применяется в виде штрафных (финансовых) санкций (штрафов) и/или пени. Однако, учитывая п. 112.1 НКУ, привлечение к финансовой ответственности налогоплательщиков за нарушение законов по вопросам налогообложения, другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не освобождает их должностных лиц при наличии соответствующих оснований от привлечения к административной или уголовной ответственности .

Таким образом, достаточно «незатейливая» ситуация в виде неправильного оформления первичного документа в зависимости от последствий может иметь разный результат и воплотиться в разного рода ответственность: от обычного переоформления документа с вынесением выговора или лишения премии до привлечения соответствующих должностных лиц к административной или даже уголовной ответственности.

Проведенный анализ не будет полным, если не рассмотреть такой вид ответственности, какматериальная ответственность . И вот почему.

В тех случаях, когда сотрудники допустили ошибки в оформлении первичных документов и предприятию был нанесен ущерб, установлена взаимосвязь между допущенной ошибкой в оформлении первичного документа и установленным оцененным ущербом (например, предприятием были уплачены штрафные санкции), у предприятия есть право на основании норм трудового законодательства возместить суммы уплаченных штрафных санкций за счет работников, допустивших данные нарушения.

И в завершение: правильное оформление первичных учетных документов - крайне важное дело, и не прощает невнимательности или халатности .

Ольга МИРОНОВА,

аудитор, САР,
директор ООО «Аудиторская фирма «Ольга-Аудит»

Федеральный закон от 06.11.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» действует с 1 января 2013 года. За это время у бухгалтеров накопились практические вопросы по его применению, в том числе, в части составления первичных документов. Кроме того, в конце 2013 года в данный Закон внесен ряд изменений. В частности, ответственность за правильность оформления первички заменена на ответственность за ее оформление. В материале к.э.н. В.В. Приображенской (Минфин России), вы найдете ответы на популярные вопросы.

Ответ будет положительным. Действительно, возможна ситуация, когда первичный учетный документ организации будет содержать подписи лиц только других организаций и не подписываться должностными лицами самой организации. Такая вероятность обусловлена имеющейся законодательной нормой, позволяющей руководителю экономического субъекта передать ведение бухгалтерского учета сторонней организации, например, по т. н. договору аутсорсинга. Рассмотрим ситуацию более подробно. В силу части 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ) ведение бухгалтерского учета и хранение соответствующих документов организуются руководителем экономического субъекта.

Напомним, что руководитель экономического субъекта - лицо, являющееся единоличным исполнительным органом экономического субъекта, либо лицо, ответственное за ведение дел экономического субъекта, либо управляющий, которому переданы функции единоличного исполнительного органа (ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

При организации ведения бухгалтерского учета возможны следующие ситуации:

1) руководитель экономического субъекта возлагает ведение бухучета на должностное лицо этого субъекта, например, главного бухгалтера. В установленных случаях указанное должностное лицо должно соответствовать требованиям, определенным в части 4 статьи 7 Закона № 402-ФЗ, а также дополнительным требованиям, установленным федеральными законами (ч. 5 ст. 7 Закона № 402-ФЗ);

2) руководитель принимает ведение бухучета на себя. До вступления в силу Федерального закона от 28.12.2013 № 425-ФЗ такая ситуация была допустима только в субъектах малого и среднего предпринимательства. Условия отнесения юридических лиц к категории субъектов малого и среднего предпринимательства установлены в части 1 статьи 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации». В соответствии с действующей редакцией Закона № 402-ФЗ принять ведение бухгалтерского учета на себя может также руководитель некоммерческой организации, имеющей право применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Федеральным законом от 02.11.2013 № 292-ФЗ такое право предоставлено некоммерческим организациям, за исключением: некоммерческих организаций, поступления денежных средств и иного имущества которых за предшествующий отчетный год превысили три миллиона рублей; коллегий адвокатов; адвокатских бюро; юридических консультаций; адвокатских палат; нотариальных палат; жилищных и жилищно-строительных кооперативов; кредитных и сельскохозяйственных потребительских кооперативов; микрофинансовых организаций; обществ взаимного страхования; организаций государственного сектора; государственных корпораций; государственных компаний; политических партий, их региональных отделений или иных структурных подразделений; саморегулируемых организаций; некоммерческих организаций, выполняющих функции иностранного агента (включенных в соответствующий реестр, предусмотренный пунктом 10 статьи 13.1 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»);

3) ведение бухучета руководитель передает иному физическому или юридическому лицу путем заключения договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Этот вариант не может быть применен кредитными организации. В соответствии со статьей 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. Подобный договор может заключаться, например, при оказании услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию. Вместе с тем в силу статьи 421 ГК РФ стороны могут заключить договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами. Однако при заключении экономическим субъектом договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета также следует учитывать упомянутые ранее требования части 4 и части 5 статьи 7 Закона № 402-ФЗ. Данным требованиям должны соответствовать физическое лицо либо, как минимум, один работник (по трудовому договору) юридического лица, с которыми заключается договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (ч. 6 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Исходя из части 2 статьи 1 Закона № 402-ФЗ бухгалтерский учет включает составление бухгалтерской (финансовой) отчетности на основе документированной систематизированной информации об объектах бухгалтерского учета. В соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 21.12.2013 № 357-ФЗ в часть 1 статьи 13 Закона № 402-ФЗ, бухгалтерская (финансовая) отчетность должна составляться на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета. Своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета подлежат данные, содержащиеся в первичных учетных документах (ч. 1 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). При этом первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) при его совершении либо, если это не представляется возможным, непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Поскольку бухгалтерский учет экономического субъекта может вести по договору иное юридическое или физическое лицо, то на практике не исключена ситуация, когда составление некоторых первичных учетных документов, а также «перенос» данных из первичных документов в регистры может оказаться в ведении только сотрудников аутсорсинговой компании или физического лица, которое ведет бухгалтерский учет по договору.

Однако следует учитывать нормы части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, в которой установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. В частности, первичный учетный документ в обязательном порядке должен содержать наименование должности и подпись каждого из лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформление свершившегося события. При подписании первичного учетного документа ответственными лицами необходимо указывать фамилию с инициалами, а также иные реквизиты для идентификации этих лиц. Перечень лиц, совершивших сделку или операцию и ответственных за ее оформление или ответственных за оформление свершившегося события, подпись которых требуется при оформлении первичного учетного документа, будет зависеть от особенностей конкретного факта хозяйственной жизни, оформляемого данным первичным документом.

При этом вне зависимости от того, сотрудник какой организации подписывает первичный учетный документ, необходимо, чтобы исходя из содержания такого документа можно было идентифицировать каждое лицо, совершившее сделку или операцию, а также каждое лицо, ответственное за оформление сделки, операции или свершившегося события. При оформлении первичного учетного документа указывается должность, которую занимает ответственное лицо согласно трудовому договору с работодателем.

Изложенная позиция зафиксирована в Рекомендациях аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2013 год (письмо Департамента регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности от 29.01.2014 № 07-04-18/01). Напомним, что указанные рекомендации не устанавливают правовых норм и не являются нормативным правовым актом. Данный документ имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствуют экономическим субъектам, аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации об аудиторской деятельности и о бухгалтерском учете в понимании, отличающимся от трактовки, изложенной в Рекомендациях. Однако следует учитывать, что приведенная в Рекомендациях информация базируется на российском законодательстве и нормативных правовых актах в области бухгалтерского учета.

Должен ли руководитель организации ставить свою подпись на каждом первичном документе?

Ранее упоминались изменения, внесенные в Закон № 402-ФЗ Федеральным законом от 21.12.2013 № 357-ФЗ и вступившие в силу с 1 января 2014 года. Теперь в части 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, руководитель экономического субъекта должен определить, а не утвердить формы первичных учетных документов. Напомним, что унифицированные формы первичной учетной документации, как правило, содержат обязательные реквизиты, предусматривающие утверждение формы руководителем организации (должность, подпись, расшифровка подписи, дата). Уточненная формулировка Закона № 402-ФЗ избавляет руководителя экономического субъекта от обязанности собственноручно подписывать каждую разработанную организацией форму первичного учетного документа.

Наряду с формами первичных учетных документов руководитель определяет состав таких документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов (документ ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ „О бухгалтерском учете"»).

Может ли организация по-прежнему пользоваться унифицированными формами первичных документов?

С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными, если иное не установлено уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов. Однако организация может использовать данные унифицированные формы при разработке и определении собственных форм первичных учетных документов.

Обязательные реквизиты первичных учетных документов определены в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных к обязательным реквизитов, в связи с чем при необходимости организация может включить в первичный учетный документ дополнительные реквизиты. Дополнительные реквизиты могут быть обусловлены, в частности, характером факта хозяйственной жизни, оформляемым данным документом, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетной информации.

Какие еще законодательные изменения в порядке оформления первичных учетных документов действуют с 2014 года?

Федеральным законом от 21.12.2013 № 357-ФЗ (далее - Закон № 357-ФЗ) дополнена часть 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, в связи с чем к бухгалтерскому учету не допускается принятие документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. А при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах не допускаются не только пропуски или изъятия, но и регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета.

Под мнимым объектом бухгалтерского учета в части 2 статьи 10 Закона № 402-ФЗ понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида, например, неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни. Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание. Притворным объектом бухгалтерского учета является объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его, в том числе притворные сделки. Напомним, что мнимая и притворная сделки определены в статье 170 ГК РФ и признаются ничтожными. Так, мнимая сделка - сделка, совершенная лишь для вида, без намерения создать соответствующие ей правовые последствия; притворная сделка - сделка, которая совершена с целью прикрыть другую сделку, в том числе сделку на иных условиях.

Также Законом № 357-ФЗ запрещено ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров (ч. 3 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

Несет ли ответственность за содержание первичного документа бухгалтер аутсорсиноговой компании?

Да, если бухгалтер является лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни. Законом № 357-ФЗ статья 9 Закона № 402-ФЗ дополнена нормой, которая предусматривает, что достоверность данных в первичных учетных документах, а также своевременную передачу таких документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета должно обеспечивать лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни. Одновременно лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (или лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета), не несет ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Как законодательно урегулирован порядок внесения исправлений в первичку, оформленную в электронном виде?

Действительно, на практике возникает много вопросов по внесению исправлений в первичные учетные документы, составленные в электронном виде и подписанные электронной подписью. Возможность составления электронного первичного учетного документа предусмотрена частью 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. При этом бухгалтерским законодательством не установлены требования к виду электронной подписи: простая или усиленная (квалифицированная и неквалифицированная).

Внесение исправлений в первичный учетный документ допускается в соответствии с частью 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ (если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета). Однако исправление в первичном учетном документе, составленном в электронном виде, имеет ряд законодательных особенностей, в том числе обусловленных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Так, в статье 11 данного Закона определено, что квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока, в частности, подтверждено отсутствие изменений, внесенных в электронный документ после его подписания.

В этой связи отметим, что Законом № 402-ФЗ установлены только единые требования к исправлению в первичном учетном документе вне зависимости от того, в каком виде он составлен - бумажном или электронном. К таким требованиям относятся:

дата исправления;
подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Вместе с тем конкретный порядок внесения исправлений в электронный первичный документ в Законе № 402-ФЗ не определен, поскольку методика внесения таких исправлений будет зависеть от используемых технических средств или информационных технологий.

Если вы не оформили необходимый первичный документ и это обнаружилось во время налоговой проверки, ваша организация может быть оштрафована.

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета» классифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение - 5 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 15 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога, а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. N 6-О).

Какой штраф в какой ситуации применить, должен решать суд.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактуют и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могут классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могут сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Конечно, чтобы полностью исключить претензии налоговиков, нужно заполнять все предусмотренные реквизиты. Однако, если по какой-то причине этого сделано не было, а проверяющие расценивают это как грубое нарушение, не спешите платить штраф.

Пример

ООО «Невко» перечислило иностранному партнеру денежные средства в оплату консультационных услуг. Однако акт, подтверждающий оказание услуг, не содержал всех необходимых реквизитов.

Во время выездной проверки работники налоговой инспекции расценили это как нарушение Федерального закона «О бухгалтерском учете» и исключили сумму, уплаченную иностранному партнеру, из состава себестоимости. Как следствие, было принято решение доначислить налог, а также взыскать с предприятия пени и штраф.

Предприятие с решением инспекции не согласилось и обратилось в арбитражный суд.

Изучив материалы дела, суд встал на сторону предприятия. Он, в частности, указал, что «незначительные недостатки в оформлении первичных документов: не свидетельствуют об отсутствии хозяйственной операции, а также об отсутствии у предприятия расходов по оплате консультационных услуг».

Решение суда отражено в постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 11 апреля 2001 г. N А56-23126/99.

Пример

Предприниматель В.К. Малышев осуществлял деятельность по перевозке грузов. Вместе с налоговой декларацией Малышев представил в налоговую инспекцию накладные и квитанции к приходным кассовым ордерам, полученные от поставщиков и подтверждающие его расходы по покупке топлива и запчастей.

Документы были оформлены на типовых бланках, на них были печати организаций-поставщиков и штампы «Оплачено» с указанием дат. Между тем ни на накладных, ни на квитанциях к приходным ордерам не были указаны должности и фамилии оформивших их работников.

Налоговики расценили это как нарушение Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и исключили суммы, оформленные этими документами, из состава расходов. Предприниматель не согласился с налоговой инспекцией и обратился в арбитражный суд.

Выслушав аргументы сторон, арбитражный суд поддержал позицию предпринимателя.

Свое решение суд обосновал так: «Отсутствие в представленных документах наименований должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и расшифровок их личных подписей свидетельствует о нарушении этими лицами ведомственных нормативных актов, но не опровергает наличия у предпринимателя расходов по эксплуатации автомобиля».

Решение суда отражено в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 24 ноября 1998 г. N 512/98.

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 2 000 до 3 000 рублей (п. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского учета привело:

к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%;

к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение. К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ - ее должностные лица.