Как исправить неверную запись в трудовой. Самые распространенные ошибки в трудовой – примеры ошибок

Порой информация, отражающаяся в ТК, должна подвергаться изменениям. Иногда меняются паспортные данные сотрудника, степень образования, профессия. Помимо этого, кадровики порой сами допускают ошибки во время заполнения документа. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

Что делать, если допустил ошибку при заполнении трудовой?

При обнаружении в трудовом документе некорректной записи или информации, которая не соответствует действительности, исправлять ее необходимо там, где неточная запись создавалась, или на новом рабочем месте, обязательно имея в наличии официальный документ от работодателя, допустившим неточность.

При исчезновении фирмы, на которой ошиблись при заполнении ТК, исправительная запись должна вписываться на новом рабочем месте. Когда такой компании нет, заниматься исправлением сведений в ТК должно предприятие, где сотрудник служит в данный момент. Основанием для создания исправлений должны служить выписки из необходимых архивных документов.

Внесение изменений в трудовую книжку при совершении ошибки.

Как уже выяснилось, изменения в ТК могут вноситься при обнаружении недостоверной информации. Возникает это еще в случаях изменения личных сведений о рабочем, информации об его профессии, степени образования.

Чтобы изменить запись, стоит придерживаться порядка действий. После самой последней записи в книжке необходима постановка номера записи в первой графе по порядку, во второй графе зафиксировать дату изменения записи, после чего в графе 3 вывести информацию об отражении неверности или неточности предыдущей записи.

Затем пишется достоверная запись. При этом в четвертой графе обязательно нужно указать название документа, на основании чего правильная запись отражается в ТК.

Сходный порядок действий распространяется на многие ситуации по признанию недействительными сведений о:

1. Переводе на новое служебное место на постоянной основе.
2. Увольнении.
3. Незаконном увольнении.

Вся информация вносится на основании выпущенных приказов работодателя.

Внесение данных сведений осуществимо не позднее недели с момента выхода приказа. Здесь исключением будет являться увольнение – данная запись в обязательном порядке пишется в день увольнения.

Записи должны иметь соответствие с теми приказами, по которым они и были прописаны в ТК сотрудника.

Запрещены сокращения в ТК в момент отражения новой информации. Исправления вносятся исключительно на русском языке. Есть и исключения – трудовая книжка может содержать информацию, зафиксированную на двух языках, и вторым может являться язык той республики, которая входит в состав РФ и установила собственный государственный язык. Особых правил для ведения трудовой книжки на втором языке нет, но представляется, что сведения данного формата должны вноситься сразу же за первой, которая была написана на русском языке.

Со вносимыми изменениями в ТК работодатель должен проинформировать сотрудника. Гарантом ознакомления также будет являться личная подпись служащего в специальной карточке по форме № Т-2. Там же эта запись в обязательном порядке должна быть продублирована.

Действия при конкретных ошибках

Порядок действий при изменении неверных сведений в трудовой книжке в целом стандартен для большинства ситуаций, но существуют случаи, в которых имеются нюансы оформления изменений в трудовой книжке. Кардинальных отличий от базовой ситуации нет, но необходимо строго придерживаться именно того порядка, который был отведен законом под каждую конкретную ситуацию.

Неверно указанная дата

Исправление записи должно происходить согласно правилам.

При неверно отраженной дате случившегося события – принятия на должность, увольнения – у специалистов кадрового состава есть два варианта развития событий, как внести изменение.

Первый вариант – делается запись о недействительности информации под определенным порядковым номером и сразу же нужно прописывать верную дату тут же. Второй вариант – внести сведения дважды: в первой записи указать неверность данных, во второй же указать правильную дату.

Оба вариант несут одинаковый результат, поэтому. Каждый кадровик выбирает здесь для себя вариант, который более удобен для него.

К примеру:

Вовремя выявленная ошибка в заполнении трудовой, существенно облегчит перевод на другую работу.

Чтобы признать информацию неверной, есть только единственный вариант – объединить две записи. Данный тип исправления должен обязательно производиться на том месте работы сотрудника, где эта запись и была сделана. Для исправления необходимо сделать новую запись с пометкой, что запись под определенным номером недействительна и здесь же сделать соответствующее ситуации исправление.

Если же возможность исправления записи по прошлому месту работы отсутствует, исправить подобные сведения можно при помощи работодателя-преемника, но основанием для полномочий по смене сведений в ТК обязательно представлен в документе работодателя, в результате чьей деятельности и были оформлены неточности в книжке.

Например:

Неправильное внесение реквизитов приказа

В этих ситуациях процедура изменения тоже проста – объявляем неверную запись недействительной, с обязательным указанием ее порядкового номера. После этого можно копировать запись полностью при корректировке реквизитов приказа.

Например, вы принимаете на должность экономиста сотрудника. Выглядело это в трудовой так:

Именно так выглядит правильное исправление информации в ТК в ситуации с указанием неправильных реквизитов приказа.

Распространенные ошибки при заполнении трудовой книжки.

И в этой ситуации действовать необходимо так же, как и было ранее описано. Здесь желательно делать одну общую запись, чтобы не путаться в датах и не допустить лишние ошибки. Обычно ошибка в данных о награждении заключается в неверном характере объявления благодарности, поэтому, необходимо быть очень внимательными при внесении исправлений, поскольку этот раздел является самым ошибочным у работников кадровых служб.

Вкратце все выглядит так же, как и обычно – предыдущая запись объявляется неверной, затем в этой же записи делается пометка с исправленными данными. К примеру:

Смена информации на титульном листе

Совершение ошибок при заполнении может привести к серьезным последствиям.

Это самая спорная и проблемная часть трудовой книжки, если говорить о внесении изменений. Вообще кадровые специалисты часто спорят друг с другом на предмет возможности исправления титульного листа трудовой книжки. Согласно закону, исправление информации на титульном листе возможно, но только при наступлении таких ситуаций, как:

1. Первоначальное заполнение.
2. Обнаружение ошибки при дальнейшем заполнении.

Если рабочее место является первым в жизни сотрудника, то согласно ТК РФ ст. 65 трудовая книжка должна быть оформлена работодателем за свой счет. Когда работодатель во время первого заполнения ТК что-то неправильно пишет на титульнике, необходим следующий порядок действий:

1. Подготовить акт о списании бланка, который был испорчен.
2. Зафиксировать достоверную информацию в новый бланк.

Стоит отметить, что такой вариант развития событий может быть использован исключительно при первичном заполнении книжки.

При выявлении неточностей последующими работодателями, пенсионные органы при расчете стажа могут отказать в зачтении отработанных лет. В этой ситуации могут помочь только судебные органы, от которых владелец книжки должен получить решение о принадлежности ему документа.

Смазанная печать так же является ошибкой в заполнении.

Во вкладышах обычно ошибки бывают двух типов – размазанная печать и недостоверная информация. Если на печати организации информация читается плохо, то можно внести исправления.

Здесь есть интересный момент – законодательством не регламентируется порядок внесения измененной информации во вкладыш ТК при плохой читаемости печати. Это значит, что исправление может вноситься в абсолютно свободной форме.

В случае с недостоверной информацией все стандартно – правила и порядок для корректировки документа точно такой же, как и для остальных страниц. Недостоверные записи должны быть объявлены неверными, после чего должны вноситься записи с правильной информацией.

Необходимо помнить, что свидетельские показания — это недостаточное основание для внесения исправлений во вкладыш трудовой книжки.

И именно для предотвращения таких случаев требуется наличие документа от работодателя.

Исправлять ошибки может только кадровик или работодатель.

Данная процедура осуществляется несколько иначе, чем обычное внесение изменений в связи с некорректностью предыдущей информации. Здесь порядок следующий: кадровый специалист должен зачеркнуть старые записи, подлежащие аннулированию, затем при наличии личных документов и документально отраженных данных работодателя внести новые и верные данные.

Кадровик обязательно должен сослаться на определенный документ. Ссылка должна отображаться на внутренней стороне в обложке ТК, также ее необходимо заверять печатью и подписью.

Помните: сведения о трудовой деятельности не зачеркивают ни при каких обстоятельствах! Здесь порядок такой же, как и описывалось выше – записать сведения о недействительности предыдущей записи, зафиксировав ее номер, и затем вносить новую достоверную запись под своим порядковым номером.

Кадровый специалист осуществляет внесение исправлений без всяких проблем при скором обнаружении неточности. Если же недостоверность сведений была обнаружена позже, то записи об увольнениях и переводах сотрудника должны заверяться при помощи подписи уполномоченного лица, и обязательно должно подтверждаться печатью компании.

Если запись обнаруживается на новом рабочем месте, порядок действий должен быть следующим:

1. Кадровый служащий отмечает, что запись, сделанная ранее, признается недействительной.
2. Затем он вносит верную запись.
3. Указывает дату исправления вместе с реквизитами приказа.
4. Правильная запись нумеруется в трудовой книжке следующим номером по порядку.

Очень важно обратить внимание на ситуацию, в которой сотрудник восстанавливается на рабочем месте. Иными словами, кадровой службе необходимо признать увольнение недействительным, либо поменять формулировку, по которой работник был уволен. Здесь есть два варианта:

1. Сотрудник восстанавливается, кадровый специалист вносит новую запись о том, что старая запись об увольнении не является действительной.
2. При другой формулировке увольнения кадровик также признает старую запись недостоверной и тут же пишет новую со скорректированной формулировкой.

Внесение дополнений

Изменения вносятся при наличии определенных документов.

Самая частая ситуация у кадровых служащих, которая может образоваться при внесении изменений в ТК – изменение контактных данных и паспортных сведений. Инструкция для внесения изменений в трудовом документе рабочего на титульном листе регламентируется пунктом 2.3 Инструкции по оформлению трудовых книжек.

Для старта отражения изменений в анкетных сведениях о рабочем, необходимо наличие следующих документов:

1. Паспорт.
2. Свидетельство о рождении, смене ФИО, или документе о заключении брака.
3. Другие документы (необходимо ссылаться на их дату и номер).

Старые сведения, отраженные на титульном листе, могут быть зачеркнуты. Это касается даты рождения, ФИО.

Необходимо помнить, что старая запись после зачеркивания все равно должна легко читаться.

Затем кадровик вносит новые достоверные данные.

Итог

Неправильное заполнение может привести к потере трудового стажа.

Деятельность кадровых служб организаций строго регламентируется Гражданским и Трудовым кодексами РФ. Вся необходимая информация об отражении информации в трудовых документах и внесении изменений в них прописывается в данных документах.

Каждый кадровый специалист должен обращать внимание на правильность ведения трудовых книжек сотрудников, поскольку неточности, выявленные пенсионными органами при оформлении пенсии человеку, могут в итоге сказаться как на зачтенном общем трудовом стаже, так и на сумме пенсионных ежемесячных выплат.

Все изменения также должны очень строго и правильно оформляться, поскольку неправильное оформление исправления в трудовой книжке также чревато незачетом определенного трудового периода. Кадровым специалистам необходимо постоянно справляться о правилах заполнения и быть предельно осторожными во избежание возможных проблем. Нельзя забывать ссылаться на нормативные документы, обязательно нужно соблюдать правильную форму исправлений и каждый тип исправления должен оформляться так, как это отражено на законодательном уровне.

Иными словами, всем ответственным рабочим за ведение ТК нужно быть максимально сконцентрированными и внимательными во время исполнения своих обязанностей. Еще сами рабочие должны интересоваться информацией о своем трудовом пути, которая фиксируется в главном трудовом документе, чтобы быть уверенными в правильности их ведения.

Из этого видео вы узнаете о типичных ошибках при заполнении трудовой книжки и о их исправлении.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Заполнение трудовой книжки – одна из основных функций сотрудников отделов кадров организаций. Однако нередко практикующие специалисты сталкиваются с банальным, но при этом с крайне злободневным вопросом: как исправить ошибку в трудовой книжке?

Зная правила заполнения этого важного документа о трудовом стаже работника, допустить оплошность в его заполнении маловероятно, однако нельзя исключать человеческий фактор. Ошибки в записях в трудовой книжке могут касаться наименований мест работы сотрудника, дат приема и увольнения, статей трудового законодательства, награждений.

Неточности могут иметь место на титульном листе, внутренних страницах, вкладыше трудовой книжки.

Вне зависимости от особенностей ошибок в документе – существуют основные единые правила их исправления, в частности:

1. Записи в трудовой книжке должны в точности соответствовать реальной практике работы сотрудника, чтобы у него не возникло проблем в дальнейшем при оформлении пенсии;
2. Если кадровый работник впервые завел работнику трудовую книжку работнику и допустил в ней ошибку, то такой документ подлежит уничтожению;
3. Если неточность была допущена в действующем документе, то ее не зачеркивают, не замазывают, не удаляют из документа листы, а вносят исправления записью ниже;
4. Исправление всех видов ошибок предполагает признание записей недействительными.

В то же время существуют и некоторые особые нормы, которые касаются конкретных ошибок в трудовой книжке. Речь о них пойдет ниже.

Законодательные аспекты

Трудовое законодательство России предоставляет кадровым работникам детальную инструкцию относительно того, как правильно заполнять трудовую книжку (Постановление Министерства труда №69, 2003). Здесь же детально освещены вопросы внесения исправлений в этот важный документ.

Существуют также правила хранения трудовых книжек на предприятии и определения ответственных за эти вопросы лиц (Постановление Правительства №225, 2003).

На что влияют ошибки в трудовой книжке?

• Во-первых, они могут помешать правильному начислению пенсии работнику;
• Во-вторых, зачастую неточности в указании причин увольнения могут привести к формированию неблаговидной репутации у работника.

В связи с этим процесс заполнения трудовых книжек регулируют подзаконные акты. Это означает, что:

1. Существует общий механизм исправления всех неточностей;
2. Предусмотрена ответственность кадровых работников за неверное заполнение трудовой (в том числе и в вопросе внесения в нее корректировок), а также за отказ в исправлении ошибок.

Исправление любых ошибок в трудовой книжке должно происходить с отсылкой на законодательные акты или локальные документы.

Изменение неверной записи

Если говорить о механизме исправления любой неверной записи в трудовой книжке, то он предполагает такой порядок действий:

• После последней записи в основном разделе документа ставится следующий порядковый номер и дата внесения корректировок;
• В центральном поле прописывается: «Запись за номером … считать недействительной»;
• Вносится новая запись, с указанием приказа руководителя (в некоторых случаях – распоряжение), на основании которого вносятся поправки в документ.

Все указанные манипуляции не предполагают зачеркивания неверной записи.

Следует отметить, что все корректировки в трудовую книжку можно вносить исключительно синими, черными или фиолетовыми чернилами, которые должны обладать свето- и водостойкостью.

Существует всего один случай зачеркивания записи в трудовой книжке. Когда это происходит? Если речь идет об исправлении фамилии работника на титульном листе документа. Осуществляется этот процесс так:

1. Прежняя фамилия зачеркивается сплошной прямой чертой;
2. Действительная фамилия пишется ниже или рядом (если позволяет пространство листа);
3. Ниже прописывается основание для внесения исправлений (например, номер и серия паспорта, в котором у лица значится иная фамилия.

После того как кадровый работник внес все необходимые корректировки, новую запись своей подписью заверяет руководитель организации. Кроме того, внесенная информация удостоверяется печатью компании.

Исправление неверной записи, если ошибка обнаружена на новом месте работы

Если работник трудоустроился на новом месте, однако при оформлении его документов обнаружилось, что кадровый отдел прежнего работодателя допустил ошибку в его трудовой книжке, то ему потребуется совершить следующие действия:

1. Сотрудник запрашивает по прежнему месту работы копии официальных документов, свидетельствующих о совершении ошибки (приказы руководства, личная карточка сотрудника, журнал регистрации приказов или выписки из них);
2. Инспектора кадрового отдела по новому месту работы вносят корректировки с отсылкой на предоставленные работником бумаги.

Можно обратиться за корректировками непосредственно в кадровую службу прежнего работодателя. Однако работнику удобнее, если все записи в трудовую внесут по новому месту работы, что не потребует лишних перемещений трудовой книжки.

Исправление неверной записи, если ошибка обнаружена при увольнении

Бывают случаи, когда неверная запись в трудовой книжке работника обнаруживается непосредственно в процессе увольнения. В этой ситуации возникает весьма непростая дилемма:

• С одной стороны, ошибку допустила именно эта организация и она обязана ее устранить;
• С другой стороны, после прекращения трудовых отношений с работником кадровый отдел вносит необходимые записи в его трудовую книжку, а также закрывает свой лист: заверяет записи, сделанные под наименованием организации подписями кадровика, руководителя и печатью организации.

Ошибка же требует внесения в документ еще одной записи. Как это сделать?

1. Сделать новый заголовок – название организации (он будет дублироваться, однако споров относительно авторства записи впоследствии не будет);
2. Под ним признать ошибочную запись недействительной и прописать верную информацию;
3. Вновь закрыть все записи в трудовой книжке, по примеру того, как это делалось при увольнении сотрудника.

Если работодатель откажется исправить допущенные им ошибки в трудовой книжке работника, то последний имеет право подать иск на организацию в суд.

Исправление неверной записи, если с момента увольнения прошло время

Как исправить ошибку в трудовой книжке, если работник обнаружил ее по истечении нескольких лет с момента увольнения?

Как правило в этом случае корректную информацию в трудовую книжку вносит новый работодатель. Он прописывает в ней:

1. Дата внесения корректировок и соответствующий порядковый номер записи;
2. Информация о признании неверной записи недействительной;
3. Новые сведения с отсылкой на официальные документы прежнего работодателя.

В чем преимущество такого подхода? Даже если компания, в которой ранее работал сотрудник прекратила свое существование необходимые для исправления записи в трудовой книжке документы (личную карточку, приказы руководства и др.) можно запросить из архива.

Аннулирование информации об увольнении при восстановлении на прежней работе

Бывают случаи восстановления работника на прежнем месте трудовой деятельности и признания его увольнения недействительным. Это может произойти в том случае, если сотрудник был уволен незаконно и по решению суда был восстановлен в прежней должности. Что делает в этом случае кадровый отдел?

• Дату, когда работник приступает к выполнению трудовых обязанностей после восстановления в должности, прописывает в трудовой книжке;
• Свидетельствует о недействительности записи об увольнении;
• Указывает на восстановление в конкретной должности.

В качестве основания для восстановления может быть указано соответствующее решение суда.

Исправление записи об увольнении при изменении основания увольнения

Если в трудовом договоре была неверно приведена формулировка увольнения сотрудника, то исправление такой ошибки осуществляется стандартным методом:

• Вносится информация о недействительности записи об увольнении;
• Прописывается корректное основание увольнения с отсылкой к соответствующей статье трудового кодекса.

Исправление неверной записи, если она была обнаружена после увольнения

Иногда при трудоустройстве лица кадровики допускают ошибку при заполнении его трудовой книжки. Однако выявляется она лишь в момент его увольнения, поскольку до этого времени документ хранится у работодателя. Как поступают в этом случае?

1. Прописывают повторно подзаголовок – наименование компании-работодателя;
2. Указывают дату исправления ошибки;
3. Аннулируют неверную запись (признают ее недействительной);
4. Вносят корректную информацию.

После этого закрывают трудовую книжку повторно, заверяя ее подписями кадровика, руководителя компании и печатью.

Изменение дат приема и увольнения

Халатность кадровых работников в вопросе заполнения дат в трудовой книжке может стать причиной проблем гражданина с ПФР. Именно поэтому, получая документ на руки при увольнении, важно внимательно проверять его содержание. Что делать, есть выявилась пусть даже небольшая неточность в датах?

• Во-первых, подготовить заявление на имя руководителя компании с просьбой исправить ошибочную информацию;
• Во-вторых, дождаться выхода приказа руководителя с соответствующим номером;
• В-третьих, получить свою трудовую книжку в кадровом отделе.

Стоит отметить, что сами исправления вносятся в стандартном порядке: пишется подзаголовок – наименование компании, аннулируется неверная запись, указывается корректная информация.

Сведения удостоверяются подписью специалиста отдела кадров руководителя и печатью организации.

Изменение недостоверных реквизитов приказа

Номер и дата приказа – одна из основных граф в трудовой книжке. Что делать, если допущена ошибка в обозначении основания для трудоустройства или увольнения?

1. Запись оформляется на дату внесения изменений;
2. Неверная строка аннулируется, после чего запись дублируется, но уже с иными реквизитами приказа.

Исправление ошибок в названии организации

Как правило, наименование организации прописывается в виде подзаголовка над записями о приеме на работу или увольнении. Именно поэтому при наличии ошибки в наименовании места работы исправления осуществляются следующим образом:

1. Под информацией о трудоустройстве или сразу под заголовком прописывается: «в наименовании организации была допущена ошибка».
2. После этого пишется организационно-правовая форма и правильное название фирмы.

Исправление записи, сделанной ошибочно

Если в трудовую книжку была внесена ошибочная запись, то аннулировать ее достаточно просто. Для этого необходимо:

1. Внести запись о недействительности информации в конкретной строке и прописать корректные данные;
2. В графе №4 информация не прописывается или указываются реквизиты приказа, признающего информацию ошибочной (если таковой издавался).

При этом крайне важно упомянуть, что запись признается недействительной, поскольку сделана по ошибке.

Исправление ошибок в разделе «Сведения о награждениях»

Сразу за основным разделом, в котором фиксируется информация о трудоустройстве и увольнении, следует раздел о награждении сотрудника. Этот раздел не обязателен к заполнению, оттого кадровики часто допускают ошибки при внесении в него информации. Каковы основные правила исправления ошибок в этой части трудовой книжки?

• Во-первых, зачеркивать или замазывать неверную информацию здесь также недопустимо;
• Во-вторых, если ошибка допущена, то делается следующая запись, в которой информация в конкретной строке признается недействительной;
• И, наконец, вносятся корректные сведения.

Что делать, если запись о работе внесена в раздел «Сведения о награждениях»?

Одной из самых распространенных ошибок в трудовой книжке является внесение сведений о трудоустройстве в раздел о награждении (это делается для того, чтобы продлить документ, в котором не хватает листов).

Такие действия законодательством не допускаются: если трудовая книжка закончилась, то следует оформить ее вкладыш.

Однако, как поступить, если неверная запись в раздел «Сведения о награждениях» все же внесена? Самый простой способ – признать ее недействительной в стандартном порядке в связи с тем, что она сделана по ошибке.

Самый простой способ избежать сложных бюрократических процедур по исправлению ошибок в трудовой книжке – не допускать их. Если же это все же произошло, то существуют разрешенные законом способы исправления неверных записей.

Согласно законодательству, трудовая деятельность человека отражается в его трудовой книжке. Она является одним из основных документов, поэтому сотрудники кадровой службы должны знать, можно ли делать исправления в трудовой книжке и как правильно это делать.

Чем чреваты неправильные записи в трудовой?

Допущенные ошибки при заполнении трудовой книжки могут привести к тому, что работник не сможет оформить пенсионные выплаты. К тому же в этом документе фиксируется стаж и другие сведения о трудовой деятельности.

Если есть возможность получить определенные льготы, важно, чтобы все записи соответствовали установленному списку, иначе доказать свое право на льготную пенсию будет очень сложно.

Как делаются исправления

Сотрудники кадровой службы обязаны заполнять трудовую книжку согласно общепринятым правилам. Также они должны знать, как исправить неточную или ошибочную запись в этом документе. Это можно делать только на основании подтверждающих документов} свидетельские показания основанием не являются.

Все исправления в разделах трудовой книжки нельзя делать путем зачеркивания – это допускается только на титульном листе. Использовать корректор, подчищать или затирать записи категорически запрещено. Трудовая книжка, в которой исправления сделаны неправильным образом, считается недействительной.

Работодатель или его уполномоченное лицо при приеме сотрудника должны заполнить титульную страницу в трудовой книжке, если ранее он не работал. Выдает трудовую книжку организация, работник оплачивает бланк документа. Все личные сведения вносятся на основании документов, нельзя заполнять трудовую книжку «на слух». После того, как вся информация будет вписана, работник должен лично с ней ознакомиться и подтвердить ее достоверность.

Если титульный лист был заполнен на предыдущем месте работы, сотрудник кадровой службы в настоящей организации обязан проверить достоверность данных. Для этого работник должен предоставить подтверждающие документы.

За ведение и хранение трудовых книжек отвечает уполномоченное лицо, поэтому ошибочные записи должны быть вовремя выявлены и исправлены в установленном порядке. За нарушения и неисполнение вмененных обязанностей ответственное лицо может понести дисциплинарную или административную ответственность, в зависимости от степени тяжести проступка.

Основные ошибки

Ошибки в трудовых книжках допускаются довольно часто. Главной причиной этого является невнимательность или отсутствие элементарных знаний. К типичной ошибке работников кадровых служб можно отнести заполнение титульного листа. Неправильная буква в фамилии или неверное написание имени, опечатка в дате рождения приводят к тому, что документ становится недействительным. Если ошибка допущена при первичном заполнении, то бланк должен быть заменен новым. В том случае, когда опечатка произошла по вине сотрудников организации, работник не должен платить за бланк, это делает работодатель за свой счет.

Если ошибка в титульном листе обнаружена в трудовой книжке, которая уже содержит записи о приемах и увольнениях, ее можно исправить.

Корректировка фамилии, имени, отчества и даты рождения

В том случае, когда ошибка допущена в личных данных работника, исправить ее можно на основании паспорта или других подтверждающих документов. После того, как работник их предоставит, сотрудник кадровой службы аккуратно одной прямой линией перечеркивает неправильную информацию и рядом дописывает верную. Обязательно нужно сделать ссылку на документ, который является основанием для корректировок. Его реквизиты и наименование указываются на обороте обложки и заверяются подписью ответственного лица и печатью организации. То же касается и смены фамилии в связи с вступлением в брак или разводом.

Нередки случаи, когда неправильно написано имя или отчество владельца трудовой книжки. Даже одна неправильная буква может вызвать огромное количество проблем при оформлении пенсии. Неправильно указанная дата рождения также должна быть исправлена. Порядок корректировки в таких случаях не имеет четкого алгоритма, каждая ситуация рассматривается индивидуально.

Если неточность допущена при первичном заполнении трудовой книжки, документ считается недействительным, и его необходимо заменить за счет работодателя.

Если трудовая книжка практически полностью заполнена, можно обратиться в суд, чтобы получить решение о том, что трудовая книжка принадлежит конкретному человеку.

Некоторые работодатели корректируют эти данные так же, как и фамилию, делая ссылку на документ на обратной стороне обложки. Затем пишется фраза: «Исправленному верить», рядом расписывается уполномоченное лицо и ставит печать организации. Если исправления будут сделаны произвольным способом, такой документ вызовет вопросы в Пенсионном фонде.

Корректировка образования и специальности

Кадровик должен знать, допускаются ли исправления в трудовой книжке и согласно каким требованиям они должны осуществляться. Иногда строка, куда вписывается образование, содержит неточные данные. Это связано с тем, что на момент открытия трудовой книжки работник имел незаконченное высшее образование. Иногда лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, забывает, что необходимо обновлять сведения. Поэтому на основании диплома или другого документа необходимо сделать корректировку. То же относится и к специальности, квалификации и разряду. Сотрудники кадровых служб должны помнить, что в этом случае они делают не изменения, а дополнения.

Еще одна причина, по которой трудовая книжка может быть признана недействительной, – это неразборчивые записи на титульном листе. Все эти сведения должны быть написаны четко и понятно.

Иногда при заполнении трудовой книжки сотрудник кадровой службы забывает ставить печать. Это считается грубым нарушением правил. Чтобы исправить эту ситуацию, работник должен обратиться в ту организацию, которая выдавала трудовую книжку. Печать должна стоять на установленном месте и не перекрывать записи и подпись.

Корректировка сведений о работе

Зачастую большое количество ошибок, которые допускаются при заполнении трудовых книжек, приходится на раздел «Сведения о работе». Именно этот раздел является одним из основных, отражающих трудовую деятельность. Каждую неточную или ошибочную запись надо своевременно исправить, чтобы не пришлось столкнуться с трудностями при оформлении пенсии.

Порядок корректировки записей в этом разделе установлен законодательством. Если ошибка обнаружена уже на новом месте работы, чтобы исправить ее, работник может обратиться к предыдущему работодателю. Если это по каким-то причинам сделать нельзя, уполномоченное лицо имеет право откорректировать запись на основании подтверждающего документа.

Вносить изменения на основании свидетельских показаний можно только в том случае, если имела место массовая утрата работодателем документов в связи с форс-мажором, который подтвержден документально.

Делая корректировку сведений о работе, запись нельзя зачеркивать. Правильная информация вносится отдельной строкой.

1. В первом столбце ставится номер по порядку, во второй графе указывается дата исправления.
2. В третьем столбце необходимо написать, что запись под таким-то номером считается недействительной, а также указать правильные сведения.
3. В четвертой графе нужно сделать ссылку на документ, который подтверждает правомерность корректировок, зафиксировать его наименование и реквизиты.

Иногда встречается и такая ошибка, как запись названия организации и должности в одной строке. Так как сама информация не противоречит действительности и подтверждена документально, никаких исправлений делать не нужно. Но кадровику стоит быть внимательнее, так как работник имеет право обвинить его в некомпетентности.

Недействительными могут быть признаны записи об увольнении и переводах. Иногда вследствие невнимательности сотрудник кадровой службы указывает причину увольнения, которая не соответствует действительности и мешает уволенному работнику найти новое достойное место работы. В том случае, если работодатель отказывается добровольно вносить изменение, пострадавший сотрудник может обратиться в суд. Тогда организация должна будет возместить работнику каждый вынужденный прогул.

Исправление записей об увольнении или переводе делается в общепринятом порядке, так же, как и при приеме на работу. Указывается, какая запись и под каким номером признана недействительной, фиксируются реквизиты документа, являющегося основанием для корректировок.

Дубликат

Работник имеет право требовать, чтобы вместо трудовой книжки, которая содержит порочащую его запись, ему выдали дубликат. В этом случае работодатель должен взять все расходы и заботы на себя, восстанавливая документ. Для этого пострадавший сотрудник должен написать письменное заявление с указанием причин выдачи дубликата.

Если работник уволен незаконно и ему уже сделали запись в трудовую книжку, он имеет право ее оспорить. На основании решения суда он должен быть восстановлен на работе. Это в обязательном порядке сопровождается приказом, в котором пострадавший сотрудник должен поставить подпись.

Заполнение вкладыша

Когда трудовая книжка полностью заполнена, работодатель обязан выдать работнику вкладыш. Сведения о работе нельзя вносить в другие разделы – такой документ будет считаться недействительным.

Кадровик должен не только знать, можно ли делать исправления в трудовой книжке, но и как правильно корректировать записи во вкладыше. Он выдается согласно тем же правилам, что и трудовая книжка. При этом в основном документе нужно сделать пометку «Выдан вкладыш» и указать его реквизиты. Четких требований, где именно это необходимо указывать, нет. Обычно пометку ставят на титульном листе в верхнем правом углу.

Титульный лист заполняется на основании документов, которые должен предъявить работник. Если при заполнении будет допущена ошибка, бланк необходимо ликвидировать и выдать сотруднику новый. Это должно сопровождать актом, так как номер и серия уже используются. На трудовой книжке также делается пометка с новым реквизитом.

Вкладыш подшивается в трудовую книжку под обложку. Нумерация во вкладыше продолжается согласно номеру по порядку. Если была обнаружена ошибка в записях, исправляется она так же, как и в трудовой книжке.

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а .

Исправления могут вноситься следующими способами:

1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Читайте также: Оформление вкладыша в трудовую книжку

Запись можно признать недействительной двумя способами:

1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

1. Организацией, допустившей ошибку.
2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Если работник, забирает трудовую книжку для исправления по предыдущему месту работы, выдачу необходимо оформить соответствующим образом (расписка о получении), чтобы при ее утере организация не несла ответственности.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Читайте также: Что делать, если утеряна трудовая книжка: руководство к действиям

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

В случае когда происходит замена фамилии в результате брака , в качестве основания все равно ставится паспорт, поскольку данные в трудовую книжку вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, а свидетельство о браке в этот перечень не входит.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Хотите узнать как ежемесячно зарабатывать от 50 тысяч в Интернете?
Посмотрите моё видео интервью с Игорем Крестининым
=>>

Устраиваясь первично на работу, в обязательном порядке заводится специальный документ, носящий название трудовая книжка. Он требуется для того, чтобы делать записи о приёме/увольнении сотрудника, его карьерных достижениях (перевод на новую должность).

Там же делаются отметки о возможных проблемах, с которыми может в дальнейшем столкнуться новый работодатель (прогулы и другие нарушения).

То есть в целом, в данном документе фиксируются такие сведения как трудовая деятельность и стаж. Однако случается и так, что при внесении записей сотрудниками отдела кадров допускаются различные ошибки, которые, в принципе, делать нельзя.

Это может быть и неправильное указание приказа, отсутствие определённой печати, сокращение слов и др. Кроме этого владелец трудовой книжки, может и не знать о том, что в ней была допущена ошибка.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Поскольку данный факт, чаще всего, выясняется позднее, при устройстве на новую работу, выходе на пенсию или при иной ситуации, когда могут потребоваться сведения о трудовой деятельности человека.

Как же поступить в данной ситуации? Давайте более детально ознакомимся с вопросом, как исправить ошибку в трудовой книжке, образец записи, даст возможность понять, как должны выглядеть правильно оформленные сведения о сотруднике.

Кто может исправлять?

Если при устройстве на новое место работы или иных обстоятельствах, выясняется, что кадровик внося сведения в трудовую допустил ошибку, то её нужно исправить. Для этого имеется два варианта, кто это может делать:

1. Предыдущий работодатель, при обращении ранее работавшего на него сотрудника;
2. Новый работодатель, может сделать запрос, после написания соответствующего заявления сотрудником и затем, на основании полученного ответа внести корректировку.

Стоит отметить, что при ликвидации предприятия, обращение должно происходить к правопреемнику, если это делается самостоятельно.

При его отсутствии, новый работодатель имеет право внести корректировку, однако для этого потребуется представить документ, подтверждающий ликвидацию предыдущего места работы.

Как происходит корректировка данных?

Столкнувшись с вопросом, как исправить ошибку в трудовой книжке, образец может быть представлен в нескольких вариантах занесения правильных данных в трудовую книжку:

1. Одинарное ровное перечёркивание;
2. Признание недействительности записи;
3. Внесение дополнительной информации, в виде обычной записи через запятую.

Внося какую-либо корректировку на титульном листе, неправильная запись должна быть перечёркнута одной ровной линией.

Затем на внутренней стороне обложки документа, делается пометка, на основании чего внесли исправления (к примеру, свидетельство о заключении брака и др.) и заверяется печатью организации и подписью ответственного лица.

Поскольку наиболее часто неверно указываются такие данные как Ф.И.О., то в случае, если записи в книжке уже ведутся, внесение корректировки возможно только после вынесения решения суда о том, что документ действительно принадлежит истцу.

Если же записей ещё не было, то она просто признаётся недействительной и взамен выдаётся новая трудовая

В случае, когда сотрудник получает дополнительное образование или по окончанию каких-либо курсов предоставляет сертификат, то такие сведения также вносятся в трудовую, через запятую в строке про образование или квалификацию.

В зависимости от предоставленного сотрудником, подтверждающего данные сведения документа.

Если ошибка допущена при указании информации о приказе, дате и др., то есть в разделе, где заносятся сведения о работе, тогда такую запись необходимо признать недействительной и сделать новую.

При этом обязательно нужно указать дату, с которой новая запись вступает в силу. Не стоит забывать, что любая запись должна подкрепляться организации и подписью ответственного лица.

Что влечёт за собой ошибочная запись?

Если с последствиями неправильной записи у сотрудника всё понятно, стоит отметить, что для работодателя это также может иметь определённые и весьма неблагоприятные последствия.

За допущенную ошибку, может быть наложен штраф от 30 до 50 тыс. р. с ответственных за внесение записей в трудовую. Касательно организации, то её деятельность может быть приостановлена на срок до 90 календарных дней или выплатам пособия по безработице в размере ежемесячной оплаты труда.

Как исправить ошибку в трудовой книжке, послесловие

Любая сделанная запись в трудовой книжке должна быть правильно оформлена. В данном документе не допускаются различного рода способы исправлений (замазывание корректором, стирание записей и др.), за исключением тех, о которых писалось выше.

Не стоит забывать тот факт, что если что-то оформлено ненадлежащим образом, то в дальнейшем это может принести проблемы сотруднику и вполне возможно и работодателю (касается тех ситуаций, когда происходит обращение бывшего сотрудника в суд, для признания действительности трудовой книжки).

Поэтому если кадровик видит что допустил ошибку или это было сделано до него, то, лучше сразу внести исправление. Да и к тому же это не так сложно, как кажется.

Однако и владелец трудовой книжки (при увольнении или первичном трудоустройстве) и сотрудник кадрового отдела должны внимательно просматривать информацию, чтобы при необходимости своевременно внести корректировку.

Полезные статьи:

• Как исправить кредитную историю бесплатно, по фамилии, через Интернет;

P.S. Прикладываю скриншоты моих заработков в партнёрских программах. И напоминаю, что может каждый, даже новичок! Главное — правильно это делать, а значит, научиться у тех, кто уже зарабатывает, то есть, у профессионалов .

Вы хотите узнать какие ошибки совершают новички?


99% новичков совершают эти ошибки и терпят фиаско в бизнесе и заработке в интернет! Посмотрите, чтобы не повторить этих ошибок — «3 + 1 ОШИБКИ НОВИЧКА, УБИВАЮЩИХ РЕЗУЛЬТАТ» .

Вам срочно нужны деньги?


Скачайте бесплатно: «ТОП — 5 способов заработка в Интернете ». 5 лучших способов заработка в интернете, которые гарантированно принесут вам результат от 1 000 рублей в сутки и более.

Здесь готовое решение для вашего бизнеса!


А для тех, кто привык брать готовые решения, есть «Проект готовых решений для старта заработка в Интернет» . Узнайте, как начать свой бизнес в Интернете, даже самому «зеленому» новичку, без технических знаний, и даже без экспертности.