Документы для оформления тк рф. Какие документы не нужны? Справка о зарплате с прежнего места работы

Бизнес не возможен без людей, поэтому организациям и индивидуальным предпринимателям для осуществления предпринимательской деятельности нужен персонал. В первую очередь, нужны постоянные работники, образующие основную команду. Таких работников принимают по трудовым договорам, и взаимоотношения с ними регулируются Трудовым кодексом. Расскажем, как правильно провести оформление приема на работу, не допустив ошибок и выполнив все требования законодательства.

Шаг 1. Требуем с работника все необходимые документы

При трудоустройстве на работу нужно предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов, в частности паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство и т.д. (подробнее об этом см., « »). Без них прием на работу не состоится.

Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных

Шаг 3. Знакомим с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами предприятия, которые непосредственно связаны с работой данного сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Шаг 4. Заключаем трудовой договор

После ознакомления будущего работника с локальными актами предприятия можно заключить с ним трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:

• трудовым договором в свободной форме (подробнее об этом см., « »);
• типовым трудовым договором (подробнее об этом см., « »).

Шаг 5. Издаем приказ о трудоустройстве

Когда договор подписан, можно переходить к следующему этапу оформления приема на работу – изданию приказа о трудоустройстве нового сотрудника (подробнее об этом см., « »). Напомним, что все события в жизни предприятия требуют документального оформления.

На сегодняшний день четко разработана система по работе с кадрами, установлены общепринятые документы, которые требуют и принимают сотрудники различных организаций. Все это реализовывается согласно законам Российской Федерации.

Значимость кадрового дела не вызывает сомнений. Это очень важное звено трудовых отношений. Ни одна компания не обходится без этого трудоемкого процесса. А для правильного функционирования данного подразделения, необходимо знать кадровый документооборот.

Порядок приема на работу

Требования трудового кодекса

Главными пунктами трудовых отношений являются:

1. Свобода выбора деятельности.
2. Содействие в трудоустройстве.
3. Защита от безработицы.
4. Обеспечение справедливых условий на производстве.
5. Своевременная выплата денежных средств.
6. Обеспечение равноправия сотрудников.
7. Беспрецедентная компенсация за вред, нанесенный сотруднику при исполнении своих трудовых обязанностей.
8. Социальное партнерство.

Согласно требованиям трудового кодекса запрещено:

• трудовое принуждение,
• дискриминация в трудовой сфере.

При оформлении сотрудников на работу необходимо придерживаться определенного порядка. Претендент, пришедший в организацию, обязан предоставить оригиналы и ксерокопии документов, в соответствии со статьей №65, прописанной в трудовом кодексе России от 30.12.2001.

Нельзя просить предъявлять документы, которые не предусмотрены российским законодательством.

Это касается ИНН. Работодатель не имеет права отказать гражданину в приеме, если ИНН не предоставляется, либо отсутствует вовсе. Также беспочвенным будет считаться отказ в принятии на работу, если у пришедшего устраиваться не будет регистрации по месту жительства.

Согласно трудовому кодексу (статья № 68) при оформлении на работу претендент должен быть ознакомлен с документами, имеющими прямое отношение к его деятельности. Это важные нормативные акты, официальные внутренние документы, коллективный договор и прочие. Также он должен в качестве подтверждения расписаться в специальном журнале. Все это нужно выполнить до подписания договора.

Что касается заявления о принятии на работу, то оно не считается необходимым документом, однако многие организации для удобства принимают его.

Принятые документы нужно хранить на протяжении 75 лет .

Регламент

Для иностранных граждан

Иностранными считаются граждане, которые находятся в России по визе или без нее. У них отсутствует как вид на жительство, так и выданное разрешение, свидетельствующее о временном проживании, однако имеется миграционная карта. оформляются по особым требованиям.

В таком случае при трудоустройстве предъявляются следующие документы:

• Национальный паспорт.
• Миграционная карта.
• Уведомление о постановке на миграционный учет.
• Разрешение на работу.

Таким образом, при приеме граждан на работу любая организация вступает в трудовые отношения, которые регулируются ТК РФ от 30.12.2001 (№197-Ф3). Оформленный трудовой договор имеет свои сроки подачи в отдел кадров. При приеме на работу устраивающимися лицами подается ряд документов. Цель данной процедуры – идентифицировать нового сотрудника и составить его личное дело. В то же время каждая организация содержит внутренние документы, которые подготавливаются и оформляются в пределах самого учреждения. И эту информацию также следует донести до поступающего на службу, иначе отношения работника и работодателя не будут чётко регламентированными, могут оставаться спорные моменты.

В помощь ему рассмотрим основные правила и этапы.

Основной перечень

В Трудовом кодексе (ст. 65) указан пакет основных документов, которые можно требовать у оформляемого гражданина. Копии их будут храниться в личном деле работника.

Трудовой кодекс РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
• справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Паспорт

Чаще всего предоставляется российский паспорт, но бывают и исключения , например:

• паспорт моряка – удостоверяет личность своего владельца и в России, и за границей;
• удостоверение личности военнослужащего ;
• для иностранцев – паспорт иностранного гражданина (он выдается только гражданам, проживающим в России постоянно);
• удостоверение беженца – подтверждает личность лиц, которые официально признаны беженцами;
• другие в соответствии с законодательством.

Трудовая книжка

Она должна храниться строго в сейфе . Стоит особо отметить несколько нюансов:

• при первом трудоустройстве выдает работодатель;
• если сотрудник принимается на работу – он не должен приносить (она хранится на основном месте работы);
• если работник потерял свою трудовую книжку – по заявлению работодателю придется оформить ему новую .

СНИЛС

Это документ из Пенсионного фонда.

Важно: если работник устраивается впервые – такое свидетельство ему должен оформить работодатель.

Военный билет

При устройстве на работу лицо, которое является военнообязанным и подлежит , предъявляет работодателю документы воинского учета .

Документ об образовании

Если новая работа требует каких-то особых знаний и умений – сотрудник должен принести копию документа, подтверждающего наличие этих знаний.

Диплом, удостоверение о пройденных курсах и прочие.

Справка об отсутствии судимости

Некоторыми видами работ не могут заниматься лица, имеющие судимость .

В этом случае сотрудник должен заранее получить и принести на работу об отсутствии судимости или об отсутствии уголовного преследования .

Дополнительно требуемые

Помимо основных , бухгалтеру могут понадобиться некоторые другие, список которых не регулируется Трудовым кодексом , например:

1. о приеме на работу. По Трудовому кодексу нет обязательного требования этого документа, но многие кадровики и бухгалтеры предпочитать вложить его в личное дело.
2. Свидетельства о рождении детей. Их копии понадобятся, если сотрудник будет получать вычет по .
3. с прошлой работы: о заработке (понадобится для расчета больничных); 2-НДФЛ и другие.
4. На некоторые виды работ необходимо прохождение медосмотра :

• например, если гражданин устраивается в детские сады, продуктовые магазины, столовые или кафе ;
• если работнику придется управлять автомобилем ;
• если предстоящее рабочее место относится к вредным или опасным ;
• также обязательный медосмотр проходят несовершеннолетние .

Особенности оформления работников у ИП

Если сотрудника оформляют на работу в – не будет никаких нюансов в отношении фондов.

Предприятие автоматически становится на учет в них по данным, которые сообщает налоговая.

С немного сложнее.

Как только на работу принимается первый сотрудник – нужно будет становиться на учет в фондах самостоятельно. Это означает, что предпринимателю или бухгалтеру нужно будет отвезти туда комплекты документов.

В Пенсионный фонд подаем следующие документы и заверенные копии:

• заявление с просьбой о регистрации работодателя в ПФР, написанное собственноручно;
• копию паспорта (первая страница и с пропиской);
• копии первого работника на работу и с ним.

На это у есть всего 30 дней . ПФР же поставит на учет предпринимателя в течение пяти дней .

В Фонд социального страхования (в течение 10 дней) подаются:

• заявление на регистрацию в ФСС (образец можно скачать на сайте ФСС или получить в отделении фонда);
• копии и оригиналы паспорта , его свидетельства о постановке на учет и свидетельства ОГРНИП;
• копии и оригиналы о приеме первого сотрудника на работу, с ним и трудовой книжки с записью о приеме.

Трудоустройство инвалида

Предоставляет стандартный пакет документов для приема на работу.

Важно, что такой работник не обязан при трудоустройстве показывать свои медицинские справки и заключения, если только этого не требует характер работы.

Изменения коснутся только дополнительных преимуществ и прав :

Также в специальном сотрудник должен подтвердить , что он знает о своем праве отказаться от такой работы.

Прием несовершеннолетнего

По Трудовому кодексу работодатель может принять на работу со следующими оговорками :

• до 18 лет работники обязаны проходить медосмотр за счет работодателя каждый год;
• несовершеннолетние работники в любое время могут получить оплачиваемый отпуск на 31 день;
• запрещено несовершеннолетнего без разрешения комиссии по делам несовершеннолетних и трудовой инспекции. Исключение составляет .

В любом случае, запрещается принимать несовершеннолетних:

• если работы связаны с поднятием тяжестей ;
• если работа может повлиять на нравственное развитие несовершеннолетнего (продажа сигарет, работа в казино, ночных клубах, торговля алкоголем и другие).

Если устраивается иностранный гражданин

Принимать на работу можно только совершеннолетних иностранцев. При оформлении предъявляет дополнительно к основным документам:

• медицинский полис , действующий в России (в отдельных случаях работодатель сам обеспечивает иностранных работников медицинским обслуживанием путем заключения договоров с медицинскими учреждениями);
• патент или разрешение на работу (некоторые исключения предусмотрены федеральными законами);
• вид на жительство или разрешение на временное проживание в РФ.

Также стоит отметить, что иностранные работники-мужчины не предоставляют работодателю документы о воинском учете .

Оформление работника по совместительству

При оформлении от него потребуется только паспорт, СНИЛС и, если это необходимо по характеру работы, документ об образовании .

Важно, что в трудовой книжке такому работнику запись ставится лишь по его желанию, и делают это на основной работе.

Еще одно отличие совместителя от обычных работников – оплачиваемый отпуск предоставляется ему в то же время, что и на основной работе.

Составляем заявление

Законом не предусмотрена обязательность такого документа, значит, нет и определенных требований к его составлению.

Вот основные моменты , которые желательно учесть при написании сотрудником заявления о приеме:

• оно пишется собственноручно ;
• в шапке заявления – кому (должность, наименование фирмы), от кого (фамилия, имя, отчество; зарегистрирован по адресу);
• в теле заявления пишется обычно такой текст: прошу Вас принять меня на работу в «название предприятия» на должность «кем хочет работать гражданин» с «предполагаемая дата начала работы»;
• внизу ставится дата и подпись нового сотрудника;
• в левом верхнем углу руководитель может поставить резолюцию;
• бухгалтер должен зафиксировать документ в учета заявлений сотрудников.

Заявления о приеме на работу.

Оформление принятого работника

Рассмотрим основной алгоритм действий после того, как работник принес все документы и написал заявление о приеме.

Для начала работника (под роспись) стоит ознакомить с различными актами и положениями компании, например:

• о материальной ответственности;
• о неразглашении коммерческой тайны;
• о режиме труда и отдыха;
• другие.

Оформляется , в котором обязательно должны быть указаны:

Далее оформляется приказ , сотрудник подписывает его в течение трех дней. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись. Напомним, для совместителя это действие не требуется.

Сотрудник должен подписать заявление о согласии на обработку персональных данных . Заполняется также работника. Обычно форму Т-2 печатают на картоне.

Для сотрудников, имеющих детей , оформляется вычет по НДФЛ.

Таким образом, верно оформленные документы помогут избежать неприятностей во время различных проверок или разногласий с сотрудниками.

Следуя этим нехитрым правилам , бухгалтер сможет принять нового работника в полном соответствии с законом.

Российским законодательством установлены конкретные правила приема на работу. В соответствии с ними соискатель должен подать пакет обязательных и при необходимости дополнительных/рекомендуемых документов.

В материале ниже разберем, какие из бумаг нужны в любом случае, а какие - можно предоставить по личной инициативе (в связи со спецификой профессии).

Документы для трудоустройства на работу по ТК РФ

В обязательном порядке, согласно ТК РФ, соискатель подает работодателю следующий перечень бумаг:

• Документ, удостоверяющий личность. Это или паспорт гражданина РФ, или заграничный паспорт. Если на момент подачи бумаг он утерян, придется предоставить временную справку из паспортного стола.
• Трудовая книжка (для ранее работавших соискателей). Не подается документ в тех случаях, если утерян, а также если гражданин проходит первичное официальное трудоустройство или поступление на должность по совместительству. При утере/повреждении трудовой книжки вместо нее будущий сотрудник пишет заявление о приеме с указанием причины отсутствия документа.
• Приписное свидетельство или военный билет (для военнообязанных мужчин).
• СНИЛС (свидетельство о социальном страховании). Соискателям, официально устраивающимся на работу впервые, предприятие оформляет СНИЛС самостоятельно.
• Любой документ об образовании пополняет список обязательных бумаг. Это диплом, аттестат, свидетельство об окончании курсов. Кстати, если соискатель только ищет работу, то нужно . На его основании работодатель выбирает кандидата.

Помимо этого пакета бумаг, при поступлении на должность будущий сотрудник обязан приложить и другие документы:

• . Пишется на имя руководителя предприятия в свободной форме. В некоторых случаях работодатель предоставляет готовый фирменный бланк документа. Бумага подшивается к личному делу сотрудника в результате принятия его на предприятие.
• Фотографии (снимки не старше 1 года). Нужно приложить 3 фотокарточки размером 3 х 4. Их используют для пропуска и идентификации личного дела сотрудника.
• ИНН (свидетельство о пребывании гражданина на налоговом учете).
• Справка 2-НДФЛ (о доходах). Желательно предоставить для тех сотрудников, которые меняют место работы. На основании документа работнику выгоднее посчитают выплаты по больничному листу с учетом стажа с прошлого места.

Важно: иногда в отделе кадров просят заполнить . На данный момент – это уже чистая формальность. Анкета содержит стандартные .

Список дополнительных документов, связанных со спецификой работы

Помимо основного перечня бумаг, необходимых для устройства, соискатели некоторых профессий обязаны предоставить дополнительные документы. Это касается всех вакансий, связанных с повышенной концентрацией внимания, высотными работами и трудом в сложных условиях. Такие требования предъявляются к будущим сотрудникам по специальностям:

• Машинист тепло/электровоза;
• Крановщик;
• Водитель;
• Стропальщик;
• Пилот;
• Рабочий в цех с вредными условиями и т.д.

Здесь необходимо подать для официального трудоустройства дополнительные бумаги по перечню:

• Удостоверение, подтверждающее квалификацию соискателя на момент оформления. Для работников опасных профессий предусмотрена ежегодная переаттестация. Поэтому все штампы в удостоверении должны быть свежими на момент приема на должность.
• Водительское удостоверение нужной категории (для сотрудников автотранспорта).
• Справка медицинская (форма 86/у). В ней указано наличие/отсутствие противопоказаний для труда на конкретной должности.

Важно: если соискатель отправляется на работу в условия Крайнего Севера, в документе должна содержаться информация о возможности/невозможности пребывания и труда в условиях холода по состоянию здоровья на момент поступления на предприятие.

• Справка о наличии/отсутствии судимости. Необходима тем кандидатам, которые претендуют на должность, не допускающую уголовного преследования/судимостей у соискателя ранее.

Внимание: прием на работу инвалида на должность, не требующую медицинской справки для обычного сотрудника, не обязывает такого работника предоставлять её в отдел кадров. Инвалид в этом случае сам решает, хочет ли он подавать документ в списке обязательных.

Какие документы нужны для оформления на работу несовершеннолетнему?

По закону РФ к официальному трудоустройству на полный и неполный рабочие дни допускаются лица от 14 лет. В этом случае перечень бумаг будет следующим:

• Работник от 14 до 15 лет. При приеме, помимо паспорта, нужно предоставить согласие родителей и/или органов опеки на устройство несовершеннолетнего, медицинскую форму 86/у, а также справку с места учебы с расписанием постоянных занятий. Последняя позволяет спланировать график сотрудника не в ущерб учебе.
• Подросток 15-16 лет. Обязан предоставить паспорт, трудовую книжку (для устраивающихся не в первый раз), документ об общем образовании или справку с места учебы (как для 14-летнего соискателя), справку из учебного заведения о форме обучения (для заочников), медицинскую справку.
• Работник 17 лет. В дополнение к перечню вышеперечисленных бумаг нужно приложить уже и документ о постановке на воинский учет.

Важно: согласно ТК РФ несовершеннолетние сотрудники не могут привлекаться к сверхурочному труду, командировкам, ночным сменам и труду в выходные/праздничные дни. Также такого работника нельзя отзывать из отпуска. Однако правило не распространяется на представителей творческих профессий - сотрудников цирка, актеров театра и кино, представителей СМИ. Несовершеннолетние сотрудники ежегодно проходят медицинское обследование за счет предприятия.

Подводим итоги

Важно понимать, что работодатель не имеет права требовать от соискателя дополнительных бумаг при официальном трудоустройстве, если это не предусмотрено законом РФ. Но в некоторых случаях будущий сотрудник по личной инициативе может подать дополнительные документы с целью выгодного соблюдения своих интересов на момент принятия должности.

Таковыми бумагами являются характеристики и рекомендательные письма, дополнительные дипломы и свидетельства о прохождении курсов, повышении квалификации. В результате сбора такого пакета соискатель может претендовать на лучшие условия труда. Помните - ваша сила в знании законов РФ.

Как показывает практика, оформление трудоустройства представляет собой один из основных факторов кадрового учета. В данной статье разберем, какие документы понадобятся при приеме на работу в 2018 году. Кроме того, уделим внимание также вопросу о том, какую документацию работодателям запрещено требовать от трудоустраиваемых, и какими последние при этом обладают правами.

Первым делом необходимо четко обозначить, что совокупность документов, которые трудоустраиваемый должен предоставить работодателю, является персональными данными работника, и относительно их обработки существуют некоторые правила.

Гл. 14 Трудового кодекса РФ определено, что работодателем должен быть не только составлен документ, которым устанавливается порядок обработки личных данных трудоустраиваемых, их обязанности и права в рассматриваемой отрасли, но и проведено ознакомление каждого из них с данным актом под роспись. После того, как такой документ будет работником подписан, работодатель вправе, в соответствии со ст. 6 вышеуказанного Закона, обрабатывать личные сведения сотрудника без наличия на то разрешения от последнего.

Обязательные документы при приеме на работу в 2018 году

В настоящее время почти всеми организациями практикуется создание определенного перечня документов, обязательных для представления будущими сотрудниками при трудоустройстве. Это позволяет существенно упростить процедуру оформления будущих работников, которые на день подписания трудового контракта уже должны будут приходить со всеми необходимыми сведениями.

При составлении указанного в 2018 году следует учитывать то, что статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации определен исчерпывающий перечень документов, предъявлять которые обязан каждый гражданин при заключении контракта о трудоустройстве.

Сюда входит:

• паспорт или любой другой удостоверяющий личность документ;
• трудовая книжка. В качестве исключения выделяют случаи, когда контракт о сотрудничестве оформляется впервые или деятельность работника в компании будет осуществляться по совместительству;
• справки воинского учета: для граждан, которые могут призвать к военной службе, или являющихся военнообязанными;
• страховое свидетельство Фонда государственного пенсионного страхования;
• свидетельство об образовании, наличии специальных навыков и знаний или о квалификации, если предстоит заместить должность, требующую специальной подготовки и знаний.

Для отдельных случаев, в зависимости от специфики деятельности, Трудовым кодексом РФ, отдельными ФЗ, постановлениями Правительства и указами Президента РФ предусматривается необходимость предъявления для заключения трудового договора некоторых дополнительных документов.

Кроме того, вышеуказанной статьей устанавливается запрет на требование от лица, которое поступает на работу, иных документов, помимо определенных вышеназванными законодательными актами и инстанциями.

Какие документы надо изучить при приеме на работу: Видео

Пример фактического списка документов для приема на работу

Однако, как показывает практика, документов, которые предусмотрены настоящей статьей, не достаточно для оформления приема претендента на работу, и наниматели требуют дополнительно предоставить некоторые другие сведения. Как быть в подобной ситуации?

Одним из способов решения такой проблемы может быть следующий: законодательством запрещается требовать от трудоустраиваемого какие-либо документы, помимо вышеуказанных, однако нигде при этом не установлен запрет на предложение кандидату представить дополнительные документы или сведения.

С учетом обязательных, в соответствии з Законом, документов, перечень необходимой при приеме на работу в 2018 году документации может иметь следующий вид:

«Для оформления на работу, просим предоставить следующие документы:

• паспорт или другой документ, которым удостоверяется Ваша личность;
• трудовую книжку;
• страховое свидетельство фонда государственного пенсионного страхования;
• справки воинского учета (теми, кто может быть призван на военную службу, или является военнообязанным);
• свидетельство об образовании, наличии специальных навыков и знаний и о квалификационном уровне.

Также предлагаем Вам подать следующие документы:

После заключения трудового договора с гражданином, который ранее нигде не работал, трудовая книжка и свидетельство Фонда государственного пенсионного страхования оформляются нанимателем.

Кроме того, согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при отсутствии у трудоустраиваемого лица трудовой книжки из-за ее утраты, повреждения или по какой-либо иной причине работодатель должен по заявлению этого лица в письменной форме оформить другую трудовую книжку.

В каких случаях могут потребоваться дополнительные документы?

Дополнительная документация при оформлении на работу может потребоваться также, если будущий сотрудник принимается на работу на предприятие посредством перевода.

Для его оформления организацией, принимающей рабочего на работу, должно быть направлено письмо в организацию, где тот работает, с запросом об его увольнении в порядке перевода.

При согласии организация, получившая указанное обращение, направляет ответ, содержимым которого сообщает о том, что у нее нет возражений против увольнения рассматриваемого сотрудника посредством перевода в данную компанию. Копии этих обращений могут быть подкреплены к личному делу сотрудника, выступая при этом подтверждением оснований его оформления на работу в порядке перевода из другого предприятия.