Главная » Без рубрики » Личный автомобиль в служебных целях. Нюансы учета

Личный автомобиль в служебных целях. Нюансы учета

Достаточно часто в организациях используют личные автомобили работников для выполнения служебных задач. В таких ситуациях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно различными способами. В большинстве случаев применяют следующие два способа.

1. Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами. Однако зачастую работодатель (принимая во внимание свои интересы при налогообложении прибыли) предлагает ежемесячную компенсацию в следующем размере (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 1 200 руб.;
для автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 1 500 руб.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 2 400 руб., с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 3 000 руб.;
для мотоциклов — 1 200 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2 , Правил).

2. Организация использует личный автомобиль работника на основании договора аренды

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632 , ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Работа некоторых сотрудников автономных учреждений связана со служебными поездками. Статьей 188 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя компенсировать работнику затраты, понесенные последним при использовании личного имущества, в том числе автомобиля. В каком размере следует выплатить данную компенсацию? Как отразить ее в бухгалтерском и налоговом учете? На эти и другие вопросы мы дадим ответы в статье.

Как было сказано выше, Трудовой кодекс налагает на работодателя обязанность компенсировать расходы, понесенные работником. Статьей 188 ТК РФ предусмотрено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. На практике всегда возникает вопрос, как оформить данную выплату и из чего следует исходить, чтобы определить сумму компенсации.

Документы - основания для выплаты компенсации

Порядок и условия выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях установлены п. 2 Приказа Минфина РФ от 04.02.2000 № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» (далее - Приказ Минфина РФ № 16н). В нем указано, что данная денежная выплата работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, производится в соответствии с порядком и условиями, предусмотренными п. 1 - 6 ,8 и 9 Письма Минфина РФ от 21.07.1992 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее - Письмо Минфина РФ № 57). Согласно п. 4 письма для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию учреждения копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Об иных документах в данном письме не говорится. Однако поскольку нормы ст. 188 ТК РФ предусматривают компенсацию за использование принадлежащего работнику имущества, считаем необходимым представлять документы, подтверждающие право собственности на автомобиль. Аналогичное мнение было высказано Минфином в Письме от 18.03.2010 № 03‑03‑06/1/150 .

Следовательно, для обоснования расходов по выплате денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях нужны:

Технический паспорт на легковой автомобиль и свидетельство о регистрации транспортного средства (для удостоверения права собственности на автомобиль);

Соглашение между работником и организацией, заключенное к трудовому договору;

Приказ руководителя о выплате компенсации;

Должностная инструкция работника, подтверждающая разъездной характер работы и его производственную необходимость.

Следует обратить внимание на разъяснения, приведенные в письмах Минфина РФ № 57 ,от 16.05.2005 № 03‑03‑01‑02/140 . Чиновники указывают:

1) в размерах компенсации, установленных законодательством согласно ст. 188 ТК РФ , уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;

2) компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце;

3) за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и др.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Путевой лист: выдавать или нет?

Согласно позиции, изложенной УФНС по г. Москве в письмах от 04.03.2011 № 16‑15/020447@, от 22.02.2007 № 20‑12/016776 , от 20.09.2005 № 20‑12/66690 , сотруднику следует вести учет служебных поездок в путевых листах, которые являются подтверждением фактического использования автомобиля в служебных целях и обоснованности расходов сотрудника. Путевые листы должны составляться по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 , и ежемесячно представляться в бухгалтерию организации. Такого мнения придерживаются и чиновники финансового ведомства (Письмо Минфина РФ от 13.04.2007 № 14‑05‑07/6 ).

Типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 78 по согласованию с Минфином, Минэкономики, Минтрансом, входит в состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.

В соответствии с Приказом Минфина РФ № 173н типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля» подлежит применению всеми государственными (муниципальными) учреждениями. Согласно ОК 011‑93. Общероссийской классификатор управленческой документации (ОКУД) данной форме присвоен номер 0345001.

Однако анализируя постановления арбитражных судов, отметим, что данное требование, выдвигаемое Минфином и ФНС, необоснованно. Согласно Указаниям по применению и заполнению формы 3 «Путевой лист легкового автомобиля», приведенным в вышеназванном постановлении Госкомстата, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта организации и основанием для начисления заработной платы водителю.

Таким образом, выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не состоящему в должности водителя данной организации, последняя не обязана, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях (постановления ФАС СКО от 18.06.2009 № А53-14011/2008‑С5-14 ,ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008 ).

Размер выплаты: нормирован или нет?

По правилам ст. 188 ТК РФ размер выплаты компенсации утверждается по соглашению сторон между работником и учреждением. Из этого следует, что трудовым законодательством нормы не устанавливаются. Однако если выплата в автономном учреждении осуществляется за счет субсидий, выделяемых из бюджета, не следует забывать о положениях Приказа Минфина РФ № 16н .Пунктом 1 данного приказа предусмотрены следующие нормы:

Отметим, работодатели при выплате компенсации за использование личного автотранспорта не обязаны исходить из приведенных сумм. Приказ Минфина РФ № 16н регламентирует только нормативы при выплате компенсации за счет средств бюджета.

Автономные учреждения наряду с выполнением государственного (муниципального) задания, финансируемого за счет субсидий, выделяемых из бюджетов РФ, могут заниматься деятельностью, приносящей доход, облагаемой налогом на прибыль. Это дает им право в части расходов, связанных с такой деятельностью, воспользоваться Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» . В нем установлены нормы выплаты компенсации для организаций, в пределах которых данные расходы включаются в состав расходов по налогу на прибыль (1 200 руб. - для авто с объемом двигателя до 2 л и 1 500 руб. - для авто с объемом двигателя свыше 2 л).

Однако Минфин в одном из своих разъяснений, приведенных в Письме от 15.10.2008 № 03‑03‑07/24 , указал, что нормирование расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов применяется не при выплате такой компенсации работнику, а только в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организации-работодателя. Таким образом, автономное учреждение за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, может платить и больше, но суммы превышения над вышеприведенными нормами в этом случае учесть при расчете налога на прибыль будет невозможно.

В качестве справочного материала приведем Нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях , утвержденные Постановлением Правительства РФ от 20.06.1992 № 414 . В указанном акте законодатель приводит нормы для включения данных выплат в себестоимость продукции (работ, услуг).

* Пунктом 1 Постановления Правительства № 414 разрешено организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, применять указанные нормы с повышением до 10% в зависимости от условий эксплуатации легковых автомобилей.

Как отразить в бухгалтерском учете?

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции № 157н ).

Сумма начисленной компенсации в автономном учреждении отражается следующей бухгалтерской записью (п. 132 Инструкции № 183н ):

Дебет счетов 0 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 212, 0 109 70 212, 0 109 80 212, 0 109 90 212)

Кредит счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»

Выдача начисленной суммы из кассы учреждения оформляется записью (п. 88 Инструкции № 183н ):

Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»

Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»

Страховые взносы. Начислять или нет?

Разъяснения по данному вопросу приведены в Письме ФСС РФ от 17.11.2011 № 14‑03‑11/08‑13985 . Согласно положениям ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Пунктом 1 ст. 7 Закона о страховых взносах определено, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности в рамках трудовых отношений. Аналогичные нормы действуют в отношений страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125‑ФЗ ).

Таким образом, база для начисления страховых взносов определяется плательщиком (учреждением) как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных вышеприведенной статьей, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением необлагаемых сумм, указанных в ст. 9 Закона о страховых взносах и ст. 20.2 Федерального закона № 125‑ФЗ .

В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона о страховых взносах и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125‑ФЗ страховые взносы не начисляются на все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных законом норм), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер работы, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343‑19 ,от 05.08.2010 № 2538‑19 .

Следует ли удержать НДФЛ с компенсации?

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных законом норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса. Как уже было отмечено выше, ст. 188 ТК РФ установлено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в силу п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, удостоверяющие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма ФНС РФ от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ ,Минфина РФ от 23.12.2009 № 03‑04‑07‑01/387 , от 01.12.2011 № 03‑04‑06/6-328 ).

Как учесть расходы при исчислении налога на прибыль?

Вопросы обложения налогом на прибыль компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях рассмотрены в письмах Минфина РФ от 09.08.2011 № 03‑03‑06/1/465 , от 15.10.2010 № 03‑03‑06/1/649 .

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Следовательно, расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль только в тех случаях, когда работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и в пределах законодательно установленных норм.

Следует также обратить внимание на то, что компенсация должна начисляться только в случае, если работник, которому выплачивается компенсация, является собственником автомобиля (Письмо Минфина РФ от 18.03.2010 № 03‑03‑06/1/150 ).

На основании пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ (при использовании метода начисления) расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации. Аналогично такие расходы признаются и при использовании кассового метода (п. 2 ст. 273 НК РФ ).

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей причисляются к расходам на содержание служебного автотранспорта и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ. Как уже было отмечено, такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ № 92.

Вместе с тем следует отметить, что Минфин в Письме от 26.05.2009 № 03‑03‑07/13 указал, что с владельцами транспортных средств, используемых для служебных целей, могут быть заключены договоры гражданско-правового характера (например, договор аренды транспортного средства без экипажа), по которым расходы, связанные с использованием личного автотранспорта, могут быть учтены в полном объеме как для целей налогообложения прибыли организаций, так и в бухгалтерском учете автономного учреждения. Аналогичный вывод следует из Письма от 22.12.2011 № 03‑03‑06/1/844 .

В соглашении к трудовому договору В. В. Ивановой указано, что для исполнения трудовых обязанностей она использует личный легковой автомобиль. Сотрудница представила документы, подтверждающие право владения автомобилем. Согласно приказу руководителя автономного учреждения компенсация выплачивается с 01.02.2012 в размере 4 200 руб. за счет средств от приносящей доход деятельности и подлежит включению в состав прямых затрат по учреждению при формировании себестоимости платных услуг. С 01.02.2012 по 16.02.2012 В. В. Иванова была в отпуске.

В соответствии с п. 6 Письма Минфина РФ № 57 в феврале компенсация за использование личного автомобиля (ВАЗ) будет выплачена без учета времени нахождения В. В. Ивановой в отпуске. В феврале 2012 года - 29 календарных дней, для расчета учитывается период с 17‑го по 29 февраля. Сумма выплаты составит 1 882,76 руб. ((4 200 руб. / 29 дн.) x 13 дн.).

Бухгалтер автономного учреждения сделает следующие учетные записи:

Обратите внимание, что в рассматриваемом примере при исчислении налога на прибыль бухгалтер вправе учесть в расходах только 1 200 руб.

________________________________________________________

1. Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

2. Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само-управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

3. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

4. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

5. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

С. Валова , редактор журнала «Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности»

Фото Бориса Мальцева, ИА «Клерк.Ру»

Использование автомобилей сотрудников в служебных целях сегодня практикуется в различных организациях и учреждениях, имеющих в штате сотрудников с разъездным характером работы. Также использует свои автомобили руководящий состав, которому по долгу службы приходиться «мобильно» решать много различных вопросов. На каких же условиях персонал может использовать личные авто? Какие ему полагаются выплаты, в чем заключаются их бухгалтерский учет и налогообложение?

Как можно оформить «на работу» автомобиль сотрудника?

Оформить отношения с сотрудником, использующим автомобиль при выполнении служебных обязанностей, можно по-разному. Во-первых, можно включить положение об использовании имущества в условия трудового договора и выплатить компенсацию в порядке и размерах, предусмотренных законодательством. Во-вторых, никто не запрещает подписать с сотрудником гражданско-правовой договор по аренде личного автомобиля с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации. Каждый из вариантов имеет преимущества и недостатки.

В отличие от всех иных видов получения авто в пользование, в данном случае автомобиль эксплуатируется не только в служебных, но и в личных целях. Следовательно, компенсация за использование личного автомобиля сотрудника может быть ниже арендной платы, уплачиваемой по договору аренды транспортного средства с экипажем. Однако, как показывает практика, использование личного транспорта существенно ограничено сферой его эксплуатации: как правило, это служебные командировки, когда на личном транспорте проще добраться туда, куда не ходит общественный или служебный транспорт.

Также использование личного имущества в рамках трудовых отношений может расцениваться как связанное с исполнением сотрудником трудовых обязанностей, а полагающиеся работнику компенсационные выплаты могут расцениваться как не подпадающие под налоговое и страховое обложение. В то же время названные выплаты, как правило, ограничиваются трудовым законодательством. Гражданское право дает участникам отношений большую свободу действий, что позволяет им предусмотреть в договоре практически любой размер выплат, связанных с использованием имущества в интересах другой стороны. Однако это лишает выплаты компенсационного характера и заодно преференций по налогам и взносам.

Добавим: независимо от выбора обозначенных вариантов, учреждению выгодно, чтобы сотрудник использовал личный автомобиль. Как минимум, учреждение не понесет бремя капитальных затрат на приобретение автотранспорта, поэтому не увеличится бюджет расходов текущего периода. Также сократятся расходы на содержание и эксплуатацию: часть из них оплачивает работодатель, а часть - работник (владелец авто), использующий его и в личных целях. Помимо экономии на затратах учреждение может снизить объем документооборота и трудозатрат по учету эксплуатации автотранспорта.

Эксплуатация личного транспорта в рамках законодательства

Отношения между работником и работодателем регулируются нормами трудового законодательства, которые предусматривают выплату компенсации за использование авто, износ (амортизацию) имущества (потерю стоимости), а также расходы, связанные с использованием работником личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК РФ).

Порядок возмещения затрат работника и размеры выплат определяются актами трудового законодательства, а при отсутствии данных актов - соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме. У бухгалтера может возникнуть вопрос: как разработать такой порядок (соглашение) об использовании личного авто?

Один из вариантов - это взять за основу имеющиеся нормативные документы по выплате компенсации за использование личного авто, например, утвержденные Правительством РФ (речь идет лишь о правилах выплаты компенсации, а не о ее размере):

для федеральных государственных гражданских служащих (Постановление от 02.07.2013 № 563);
для персонала органов внутренних дел (Постановление от 30.12.2011 № 1199);
для сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органов (Постановление от 17.01.2013 № 14).

Хотя документы адресованы разным категориям лиц, правила назначения и выплаты денежной компенсации по всем ним сходны. Во-первых, она выплачивается сотрудникам, служебная деятельность которых носит разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями. Во-вторых, основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ руководителя соответствующего органа (учреждения). В-третьих, сотрудникам, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности его собственника, денежная компенсация выплачивается в таком же порядке. В-четвертых, для выплаты компенсации «разъездной» сотрудник подает заявление с указанием того, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.

К заявлению работник прикладывает следующие документы:

копия свидетельства о регистрации личного транспортного средства (паспорта личного транспортного средства, доверенности на управление автомобилем);
путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены органом власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию личного транспортного средства в служебных целях (затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, текущий ремонт).

Все представленные документы должны подтверждать использование имущества в интересах работодателя, а не в интересах работника (Постановление АС СЗО от 16.03.2015 № Ф07-1834/2011). К этому добавим, что решение о выплате компенсации (возмещении расходов) принимается руководителем в определенный срок с учетом:

необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
времени использования личного транспорта в служебных целях;
объема средств, выделенных учреждению на ведении деятельности.

Какие расходы возникают при использовании личного авто?

На самом деле эксплуатация транспортного средства предполагает несение самых различных затрат, не все из которых компенсирует работодатель. Если исходить из норм ст. 188 ТК РФ и практики эксплуатации личного транспорта, то расходы между работником и работодателем будут распределяться так:

Работнику полагается возмещение расходов на приобретение ГСМ по фактическим затратам, подтвержденным документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками). Выплата компенсации производиться отдельно от возмещения поименованных расходов.

Для сравнения представим распределение расходов по договору аренды авто с указанием услуг по управлению и технической эксплуатации между арендодателем и арендатором (если в их роли выступают работник и работодатель соответственно).

Как видим, расходы распределены схожим образом, но есть и различия. В частности, при использовании личного авто работник не получает отдельно плату за услуги по его управлению и технической эксплуатации. Сама эксплуатация личного автомобиля производится в рамках трудовой деятельности, за которое работник получает вознаграждение (зарплату). Компенсация за использование транспорта есть некий аналог арендной платы, в которую также заложен износ автомобиля (потеря его стоимости).

Бухгалтерский учет

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции № 157н ).

В бухгалтерском учете учреждения показываются всего две операции:

начисление суммы компенсации и отражение возмещения фактических затрат;
выдача сотруднику компенсации в установленном размере.

Бухгалтер бюджетного или автономного учреждения физической культуры и спорта в соответствии с инструкциями № 174н , 183н сделает следующие учетные записи:

Отметим, что если транспортное средство используется по договору аренды, то используется счет 302 24 «Расчеты по арендной плате за пользование имуществом» (п. 256 Инструкции № 157н). По кредиту данного счета отражается начисление арендной платы, по дебету - перечисление ее на счет сотрудника (выдача из кассы учреждения).

Бухгалтер бюджетного или автономного учреждения физической культуры и спорта в соответствии с инструкциями № 174н, № 183н сделает следующие учетные записи:

Отметим: в упрощенных проводках нет записей по налоговым обязательствам.

НДФЛ

Данным налогом облагаются все доходы, получаемые физическими лицами, включая работников учреждений. От исчисления и удержания названного налога п. 3 ст. 217 НК РФ освобождает все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм). Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, нужно обратиться к иному, в частности, к трудовому, законодательству.

Из него следует, что необлагаемой суммой будет являться та, которая установлена в соглашении об использовании личного имущества работника. Причем должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина РФ от 30.04.2015 № 03‑04‑05/25434, от 20.04.2015 № 03‑04‑06/22274).

Здесь добавим, что ни трудовое, ни налоговое законодательство не содержат:

перечня документов, которыми может быть подтвержден производственный характер использования личного имущества;
положений, запрещающих работодателю компенсировать работникам расходы, понесенные ими в связи с выполнением трудовых обязанностей.

Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать порядок определения необлагаемой компенсации работникам расходов по использованию личного авто, установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты.

Страховые взносы

При исчислении данных взносов нужно помнить, что они исчисляются с выплат и вознаграждений, начисляемых в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров (ст. 7 Закона о страховых взносах ). Компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником, не является оплатой труда и не относится ни к вознаграждению за выполнение трудовых или иных обязанностей, ни к материальной выгоде. Поэтому названная выплата не подлежат обложению страховыми взносами (Определение ВС РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855). К такому логичному и краткому выводу судей добавим подробные рекомендации чиновников.

Как указано в Информационном письме ФСС РФ от 14.03.2016 № 02‑09‑05/06‑06‑4615, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть бухгалтер должен располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

В разъяснении чиновников также сказано, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и обозначенное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица. Согласно ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности на право управления транспортным средством, облагаются страховыми взносами в общем порядке. Не спешите соглашаться с чиновниками. Почему?

Судебные инстанции не разделяют приведенное мнение. Если авто используется по доверенности, то именно данный документ подтверждает правомерное использование чужого автомобиля, в том числе в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование авто, находящегося во владении работника на основании доверенности (Постановление АС УО от 06.04.2015 № Ф09-10118/14). На сегодняшний день в законодательстве отсутствует понятие личного имущества работника, поэтому им может быть имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Следовательно, компенсация работнику за использование личного авто, управляемого по доверенности, не облагается страховыми взносами (Определение ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423).

Также не будет облагаться страховыми взносами выплаченная по договору аренды компенсация за использование личного транспорта, которым сотрудник управляет на основании доверенности. Выплаты по договору аренды транспортного средства с экипажем в силу взаимосвязанных норм пенсионного, гражданского законодательства не могут восприниматься третьими лицами иначе как компенсация лицу, которому выдана доверенность на управление автомобилем, и поэтому не образует объекта обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды (Определение ВС РФ от 30.07.2015 № 306-КГ15-5578, Постановление АС ПО от 18.02.2015 № Ф06-18242/2013).

Нужен ли путевой лист при выплате компенсации за использование личного авто?

Таким вопросом задаются многие бухгалтеры, знающие о том, что данный документ обязывает составлять Устав автомобильного транспорта , который запрещает осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (п. 2 ст. 6). Путевой лист входит в разрешительную документацию, необходимую для допуска транспортного средства юридического лица к участию в дорожном движении (п. 2.2 приложения 2 к Правилам обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов ).

Из сказанного следует, что согласно требованиям транспортного законодательства без путевого листа не обойтись учреждению и организации, эксплуатирующим свой автотранспорт в целях перевозки пассажиров и грузов. Если транспортное средство используется гражданином в личных целях, то необходимость в оформлении путевого листа не возникает, так как это предусмотрено вышеуказанными нормативными актами для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт.

Аналогичный вывод можно сделать в отношении эксплуатации личного транспорта в служебных целях. Однако необходимость его составления следует уже не из норм «транспортного» законодательства, а из требований трудового и налогового законодательства, которые обязывают подтвердить именно служебное использование личного имущества сотрудника. На это указали и судьи в Постановлении АС УО от 16.05.2016 № Ф09-4056/16. Для признания расходов на приобретение ГСМ в целях производственной деятельности необходимо наличие надлежаще оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход топлива и свидетельствующих о необходимости использования транспортного средства. Сведения, не позволяющие идентифицировать расходы на горюче-смазочные материалы как производственные, могут сыграть на руку ревизорам, которые начислят страховые взносы с неоднозначных выплат, являющихся вознаграждением за выполнение трудовой функции.

Подведем итог. Для того чтобы выплата за использование личного транспорта сотрудников считалась компенсационной, нужно, чтобы соблюдались следующие условия. Использование транспортного средства связано с исполнением трудовых обязанностей. Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя учреждения, в котором предусмотрены ее размеры. Размер возмещения указанных расходов при этом должен соответствовать экономически обоснованным затратам, сопряженным с фактическим использованием транспортного средства для целей трудовой деятельности. Если указанные условия не выполнены, то лучше заключить с работником договор об аренде транспортного средства с экипажем и считать налоги и взносы в общем порядке.

Вопрос того, как оформить использование личного автомобиля в служебных целях сотрудником предприятия является достаточно сложным как для российских работодателей, так и для самих работников-автовладельцев. Однако на текущий момент действующее законодательство предоставляет достаточно широкий выбор возможных механизмов, которые можно применить в данной ситуации, что может повлиять на размер компенсации за использование собственной машины при работе на какое-либо предприятие. Также особого внимания заслуживает и вопрос использования личного транспорта индивидуальным предпринимателем.

Использование личного автомобиля в служебных целях – правовая база и варианты действий

Российское законодательство не содержит отдельных нормативных документов, которые бы непосредственно регулировали вопросы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях и были бы посвящены им целиком и полностью. Возможность применения личных транспортных средств при ведении трудовой деятельности согласно российскому законодательству существует – она закреплена в положениях статьи 188 Трудового кодекса РФ.

В целом, сейчас распространены следующие способы оформления использования личной машины на работе:

Компенсационный порядок. В этом случае применение личного автотранспорта просто закрепляется в локальных нормативных актах предприятия, либо с сотрудником или . В данной ситуации процессуальные процедуры являются минимальными, а работодатель получает возможность достаточно гибкого регулирования трудового процесса, одновременно с этим выплачивая работнику компенсационные выплаты, которые до определенного предела не облагаются НДФЛ. В то же время, с точки зрения подсчета фактических расходов по использованию автомобиля и компенсации ГСМ, ремонта и иных аспектов деятельности при данном подходе работник является наименее защищенным и доказать свою правоту в судебном порядке ему будет достаточно сложно.
Аренда. Часто для снижения фактических расходов одной из сторон трудовых взаимоотношений, а также в целях оптимизации учета всех затрат, связанных с использованием автомобильного транспорта, используется механизм аренды. В данной ситуации организация фактически берет автомобильный транспорт в аренду без услуг водителя, а сам работник таким образом ездит уже на фактически служебном транспорте, находящемся на балансе предприятия. Договор аренды позволяет предусмотреть полную схему компенсирования затрат на автомобиль без ограничений, однако имеет и ряд свойственных ему недостатков.
Ссуда. Применение механизма безвозмездной ссуды автомобиля также является оправданным способом использования личного транспорта в служебных целях. В таковом случае работник не будет получать прямого вознаграждения за предоставление своего транспорта, но, в то же самое время, это снизит и общую налоговую нагрузку, связанную с учетом НДФЛ и иных отчислений с аренды автомобиля. Как и в случае с арендой, транспорт в данной ситуации ставится на баланс предприятия.
Заключение договора ГПХ с водителем. В некоторых ситуациях вместо полноценного трудоустройства есть возможность заключить с водителем договор гражданско-правового характера на предоставление услуг по транспортировке товаров или людей. Однако данный вариант организации деятельности имеет как свои преимущества, так и недостатки, серьезно выделяющие и отличающие его от иных способов применения служебного автомобиля в личных целях.

Вне зависимости от того, как осуществляет свою трудовую функцию водитель, ездит ли он по работе на личном или находящемся на балансе предприятия автомобиле, у него в обязательном порядке должен иметься путевой лист со штампом о прохождении медицинского осмотра. Данные требования являются ультимативными и несмотря на противоположные судебные решения из практики по данному вопросу ранее, на 2018 год обязателен как для ИП, так и для иных водителей, фактически применяющих транспортное средство для исполнения своих служебных обязанностей.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Отдельный порядок компенсации предусмотрен в данном случае для сотрудников органов внутренних дел, Следственного комитета, а также некоторых иных категорий государственных служащих.

В отношении же простых работников имеет место ряд нюансов, связанных с расходами предприятия на компенсацию таковых услуг в целях учета налогообложения и прибыли. Так, статья 264 НК РФ и Постановление Правительства №92 от 08.02.2002 устанавливают предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в размере 1200 рублей для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см и 1500 рублей – для превышающих данный объем. Все суммы прямых компенсаций за использование личного транспорта в данном случае не могут превышать означенных средств в целях учета расходов.

Данное ограничение касается только расчета фиксированной ежемесячной компенсации, а не расходов, привязанных к обслуживанию транспорта. То есть, в вопросах учета расходов на ГСМ, на ремонт автомобиля и иных схожих затрат, ограничения на внесение в расходную часть отчетности предприятия не предусмотрено.

К особенностям работы на личном автомобиле в служебных целях можно отнести:

Простоту оформления взаимоотношений. В данном случае предприятию не требуется заключать дополнительных договоров с работником.
Отсутствие налогообложения при правильном учете и расчете компенсаций.
Сложности в подсчете фактических расходов на ГСМ и ремонт и необходимость введения дополнительных механизмов учета.
Ограниченные возможности действий работника по защите собственных прав.

Использование личного автомобиля в служебных целях по механизму ссуды.

Вопросы применения ссуды личного автомобиля на предприятии рассматриваются положениями статьи 689 Гражданского кодекса РФ. В данном случае подразумевается передача предприятию транспортного средства в непосредственное пользование. Это влечет за собой возложение именно на предприятие обязанности по обслуживанию автомобиля, его ремонту, учету ГСМ, однако, в свою очередь, значительно упрощает ведение отчетности с точки зрения расчетов НДФЛ и расходов предприятия в вопросах налогообложения.

Следует отметить, что в данном случае работодатель должен предусмотреть возможность закрепления автомобиля исключительно за его владельцем и право использования данного транспортного средства сотрудником в личных целях.

К основным нюансам ссуды личного автомобиля предприятию можно отнести:

Упрощение подсчета расходов на автомобиль.
Необходимость переоформления страхового полиса транспортного средства на предприятие.
Отсутствие прямых дополнительных вознаграждений сотруднику.
Необходимость оформления дополнительной кадровой документации на управление транспортом для отдельного работника.

Аренда личного автомобиля предприятием для использования в служебных целях

Сдача личного автомобиля в аренду в целях последующего использования его в служебных целях является достаточно распространенной практикой. Такая методика организации взаимоотношений позволяет обеспечить работнику достаточный уровень гарантий по сохранности его транспорта, предоставить дополнительное вознаграждение, а также поставить автомобиль на баланс предприятия, что, как и в случае с ссудой, значительно упростит ведение отчетности и последующую ее сдачу.

Однако к недостаткам подобного способа использования личного транспорта в служебных целях можно отнести необходимость уплачивать НДФЛ с арендных выплат сотруднику, оформлять заново страховку на транспортное средство и заключать дополнительный договор аренды. При этом все это нужно делать, устанавливая одновременно с этим новые локальные акты на предприятии, которые бы регулировали взаимоотношения с собственниками такового транспорта, работающими на предприятии. Необходимо также помнить, что в данном случае должен заключаться именно договор аренды транспортного средства без экипажа. Правовое регулирование означенного вопроса наиболее подробно раскрывается положениями статьи 643 ГК РФ.

Использование своего транспорта на работе по договору ГПХ

Договор гражданско-правового характера часто используется многими представителями бизнеса в качестве альтернативы трудовому договору. В данном случае фактически исполняющий свои обязанности работник становится с точки зрения законодательства исполнителем, а его фактический работодатель – заказчиком. Соответственно, в данных отношениях не применяются нормативы трудового права и положения ТК РФ в целом. Это имеет как определенные плюсы, так и минусы для каждой из сторон взаимоотношений.

В вопросах же использования личного транспорта с применением подобного правового механизма следует отметить, что владелец автомобиля вправе предоставлять нанимателю транспорт как по договору аренды без экипажа, так и по договору аренды с экипажем, а также подряда, субподряда или прямого оказания услуг по перевозке или транспортному обслуживанию. Однако в данном случае необходимо, чтобы владелец транспорта имел надлежащие права для осуществления таковой деятельности – то есть, являлся субъектом предпринимательства, что может повлечь за собой определенные дополнительные расходы времени и денежные затраты.

Использование личного автомобиля индивидуальным предпринимателем или директором ООО

Если же личный автомобиль в служебных целях использует индивидуальный предприниматель или же директор предприятия, то в данном случае также могут использоваться и иные механизмы оформления данных действий. В первую очередь, следует отметить, что ни сам ИП, ни директор предприятия тем более не освобождаются от обязанности проходить медицинские осмотры, выписывать себе путевые листы и должным образом оформлять рабочие поездки в целом. Однако на практике данное требование соблюдается далеко не всегда, особенно если деятельность субъекта хозяйствования, который они представляют, не связана с транспортными перевозками напрямую.

В данном случае при возникновении каких-либо проблем, как предприниматель, так и директор вправе объяснить свои поездки личными, а не рабочими целями . И для того, чтобы обвинить их в нарушении законодательства, сотрудникам правоохранительных органов и следствию придется объективно доказать факт исполнения ими именно рабочих функций на момент какого-либо происшествия, если таковое произошло.

В случае с директором ООО, вне зависимости от того, является ли он одним из учредителей или даже единственным учредителем юридического лица, он может использовать для оформления личного автомобиля на предприятии любые вышеозначенные способы – аренду, безвозмездное пользование транспортом или же компенсационный порядок. Это допускается, так как он одновременно выступает и физическим лицом – директором и работником, и представителем юридического лица.

В отношении же индивидуальных предпринимателей, арендовать или ссудить автомобиль самому себе, равно как и трудоустроить себя в качестве собственного же работника не получится. Законодательством прямо устанавливается необходимость заключения договора между как минимум двумя разными лицами в данных ситуациях, а сам ИП является лишь физическим лицом. Чтобы учитывать расходы на транспорт в целях налогообложения, индивидуальному предпринимателю будет необходимо поставить автомобиль на баланс предприятия. Аналогичные действия допускаются и для директора ООО без использования вышеозначенных механизмов правового регулирования.

В зависимости от специфики деятельности организации, любая фирма может иметь определенное количество транспорта в штатном автопарке. Для вождения коммерческих автомобилей нанимаются профессиональные водители, методика приема и оформления права вождения которых регламентируется специфическими документами.

Из представленной ниже статьи вы узнаете:

каким образом оформляется использование служебного автомобиля и кого назначают в качестве ответственного лица;
как происходит оформление приказа об использовании служебного автомобиля;
полагается ли наказание за использование служебного автомобиля в личных целях.

Использование служебного автомобиля

Если в поручение наемному сотруднику предоставляется машина, числящаяся в отчетности компании, то за такой транспорт ответственный работник несет полную ответственность. С другой стороны, руководитель организации обязан выделять средства на обеспечение беспрепятственного выполнения прямых обязанностей штатного водителя, так как подчиненный не обязан тратить личную заработную плату на нужды компании. Данные обязанности отражаются в необходимости:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

обеспечивать финансовыми средствами для покупки горючего топлива;
оформлять очередные технические осмотры, оплачивая услуги станции обслуживания;
приобретать расходные материалы и запчасти, если из-за неисправности механизмов водитель не может вывезти авто с места стоянки;
оплачивать парковку, если организация на имеет собственного места для стоянки служебного транспорта.

Конечно, любой наниматель заинтересован в том, чтобы обеспечивать функционирование компании с наименьшими затратами, и если у человека будет свой личный транспорт, то начальник сможет сэкономить существенные средства из-за отсутствия необходимости приобретать машину для коммерческих целей. Но в таких случаях директор организации обязан составить с водителем, имеющим личный транспорт, соглашение, по которому обязуется выплачивать компенсации в случае поломки и выхода из строя автомобиля при выполнении поручений.

Бухгалтерской отчетностью регистрируется каждый выезд штатного автомобиля, при этом, учитывается расход топлива и износ запчастей. Руководство сразу же будет в курсе, если водитель, который обязан использовать машину лишь в рабочих целях, пренебрежет запретом и решит нарушить правила трудового распорядка. Данный факт выяснить по расходу горючего, но хуже всего будет, если авто попадет в аварию. За порчу коммерческого имущества полагается административная ответственность в виде штрафов и мгновенное увольнение с занимаемой должности.