Журнал учета служебных записок. Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления
Пример оформления служебной записки СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Кому: заместителю генерального директора по персоналу - начальнику службы персонала
И.И. Иванову117 От кого: от начальника отдела кадров М.М. Михайловой
Тема: проект изменений к штатному расписанию на текущий год
В соответствии с Вашими указаниями от 20 января с.г. отделом кадров подготовлен проект изменений к штатному расписанию (прилагается на 4 листах).
При Вашем согласии прошу Вас утвердить прилагаемый проект изменений и подписать соответствующее распоряжение о введении в действие уточненного штатного расписания с 1 апреля с. г.
Проект распоряжения о введении в действие уточненного штатного расписания прилагается (на 1 листе).
(подпись) М.М. Михайлова118
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись) П.П. Попова
Начальник отдела труда и заработной платы
(подпись) A.A. Александров
Исп. приложений Е.Е. Егорова (111-22-33)119
Приложение 47 Образец оформления акта. Наименование предприятия (организации, учреждения) АКТ №
документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения
в учетные документы _
подпись, расшифровка подписи
Дата Унифицированная форма № ‘Г-73 Утверждена постановлением
Госкомстата России от 06.04.01 №26 Отчетный
период с по М.П.
(наименование структурного подразделения)
работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы
Служебные записки: когда составлять и как оформлять
Как часто, решая производственные вопросы, вы сталкиваетесь с необходимостью донести до руководства информацию в письменной форме? Объяснить ситуацию, предостеречь от ошибок, пояснить какие-либо обстоятельства. И конечно, нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить их на бумаге. Многие на собственном опыте знают, как бывает трудно написать докладную записку с обоснованием, например, необходимости дополнительной штатной единицы в отделе кадров в связи с возросшим объемом работ. К тому же далеко не всегда понятно, когда, как и зачем нужно составлять ту или иную записку. Вот эти вопросы мы и решили обсудить, чтобы сберечь ваше время и нервы.
Разновидностью служебной переписки является внутренняя, которая ведется в рамках организации (в случаях, когда вопрос не может быть решен устно). В этой ситуации составляются служебные записки - докладные или объяснительные. Кроме того, в процессе документирования могут создаваться также пояснительные и аналитические записки.
На первый взгляд особых различий между докладной, объяснительной, пояснительной и аналитической записками вроде бы и нет. Действительно, эти документы близки по своему назначению, все они относятся к информационно-справочным документам, создаваемым для решения оперативных вопросов в самых разных сферах управленческой деятельности. Все записки являются документами, обеспечивающими:
в общем случае - информационный обмен между структурными подразделениями, в т. ч. между обособленными структурными подразделениями и «головной» организацией
в ряде случаев - информационный обмен между подведомственными предприятиями и вышестоящей организацией (учреждением)
во всех случаях, когда речь идет о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности, - информацию для всех заинтересованных внешних и внутренних пользователей бухгалтерской отчетностью компании, включая налоговые органы, органы статистики, банки, собственных акционеров (участников) и любых иных заинтересованных пользователей.
Обратите внимание! Служебные записки относятся к информационно-справочной документации и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам
Служебные записки, независимо от разновидности, имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, указанная в записках, не содержит распоряжений, ни к чему не обязывает, но способна инициировать определенные управленческие решения, помочь выбрать тот или иной способ управленческого воздействия, а может только быть принята к сведению, и не более того.
Итак, информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия решений или подготовки организационно-правовых и распорядительных документов.
Законодательство не предусматривает каких-либо жестких требований к служебным запискам, поэтому порядок их составления и оформления с учетом специфики организации целесообразно отразить в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству.
Совет Определите случаи и правила оформления служебных записок в локальном нормативном акте
все виды записок, создаваемых в компании для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками
порядок составления всех видов записок (на бумажном носителе или в электронной форме)
структуру текста и особенности содержания докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки
обязательные реквизиты докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки и порядок их оформления
порядок регистрации всех видов записок
сроки хранения всех видов записок. Какие моменты важно не упустить и что следует учесть кадровику при составлении и оформлении той или иной записки, мы расскажем далее. И для наглядности приведем конкретные примеры составления этих документов.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка - разновидность служебной. Определение «докладная записка» как самостоятельное понятие законодательными актами не установлено.
Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали - снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.
Докладные записки, которые фиксируют определенные события, перечисленные в ч. 2 и 3 ст. 722 ТК РФ, или предупреждают о наступлении таких событий, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.
В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (далее - ОКУД ОК 011-93), рассматриваемый документ упоминается только один раз - как докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286041), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
А вот в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень документов с указанием сроков хранения), докладную записку можно встретить в самых разных разделах управленческих документов (табл. 2 ).
Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.
Можно предложить классификацию докладных записок, приведенную в таблице 1 .
Докладные записки составляются в тех случаях, когда у работника возникает необходимость проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение), выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем, а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.
Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.
Словарь кадровика
Исходя из информации, приведенной в толковых словарях, можно предложить следующие определения докладной записки:
1. Письменное сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству (Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона, 1907-1909).
2. Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о
сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя (Большой бухгалтерский словарь / под ред. А.Н. Азрилияна. - М. Ин-т новой экономики, 1999).
3. Документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М. Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГДАДА, 1974).
Основание составления журнала регистрации записок и представлений
Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений (к поощрению).
По усмотрению кадровых специалистов данный журнал может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.
Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.
В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.
Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.
Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).
Журнал регистрации записок и представлений не является обязательным документом и ведется в организациях, в которых широко ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.
Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:
Содержание журнала регистрации записок и представлений
Журнал не имеет унифицированной формы. предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:
Журнал обычно ведется кадровым работником. но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.
Журнал регистрации записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.
Примеры оформления. Деловое письмо.
Каждое деловое письмо имеет свой номер, индекс и дату. Поэтому при ответных письмах (а также в ходе переписки) делаются ссылки на номер и дату того или иного делового письма. Ссылка пишется отдельной строкой ниже адреса получателя и перед основным текстом.
Начальнику планово-экономического отдела
Треста бумажных и ламинированных изделий
на Ваш №________________________________
Начальник планового отдела
Номер письма и его дата указываются на штампе.
Когда ответное деловое письмо имеет продольный штамп, то ссылка на номер (или индекс) запросного письма обычно входит в этот штамп.
Если деловое письмо посылается от имени двух не подчиненных друг другу организаций или учреждений, то оно подписывается руководителями обоих учреждений и в одну строку (но не одна подпись под другой).
Примеры оформления. Докладная и служебная записки.
Докладная записка - это документ, представляющий собой письменное обращение сотрудника учреждения к выше стоящему должностному лицу этого же учреждения.
Форма написания докладной записки следующая
Директору типографии. …
Мастера переплетного цеха
1 Наименование адресата пишется посередине текста.
2 Дата ставится от начала левого поля после подписи.
Примеры оформления.Служебная записка
Наряду с докладной запиской внутри учреждения может иметь место служебная записка.
Служебная записка - это документ, представляющий собой письменное обращение сотрудника учреждения к другому сотруднику, причем оба работника не подчинены друг другу.
Образец служебной записки
Образец служебной записки является документом, на основании которого структурные подразделения предприятия ведут между собой переписку. Адресатом оформленной служебной записки является начальник или специалист другого отдела. Образец служебной записки считается внутренним документом. В данном виде документа содержится информация касательно вопросов деятельности предприятия, которые относятся к компетенции того или иного структурного подразделения, и которые при этом не требуют обращения к вышестоящему руководителю.
Как правильно написать служебную записку.
Теперь вы знаете, как написать служебную записку правильно исходя из указанных данных по правилам составления данного рода документа.
Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.
ФАЙЛЫ
Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.
Заявления
Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.
На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.
Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.
Составные части журнала
Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.
Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.
Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:
- Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
- Дата выдачи. Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
- ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
- Содержание справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка. В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.
- Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
- Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
- Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.
Разновидности журналов
Существуют три основные разновидности журналов:
- Документы по кадровому делопроизводству.
- Журналы по общему делопроизводству.
- Журналы по охране труда.
Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.
Хранение
При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.
После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).
Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.
Оборотная сторона
С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).
Ответственный за заполнение
Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.
В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.
Обязательна ли такая форма
Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:
- Регистрационном номере справки отдельно.
- ФИО и других данных того сотрудника, который готовил справку, а также его подпись.
- Том, какие основания для получения справки были. Ссылки на номера документов с датировкой.
Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.
Допустимы ли исправления
При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.
Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.
Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.
Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.
Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.
Что такое журнал регистрации служебных записок?
Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал.
Он должен быть отдельным. В нем не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.
Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.
Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учета служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.
Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.
Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.
Речь идет не о выявлении нарушений при аудиторской проверке, а об упущенных возможностях.
Ведение журнала учета служебных записок позволяет:
- быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
- оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
- по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
- пресечь регистрацию задним числом;
- подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определенный день конкретным специалистом.
Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.
Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает журналов.
Ответственные лица
Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.
Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.
Оформление книги учета
Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне.
Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.
В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.
Где она хранится?
Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.
Отсутствие на предприятии унифицированного образца позволяет ответственному за вопрос специалисту вести журнал в произвольной форме.
В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:
- данные следует свести в таблицу;
- каждая новая строка несет информацию только об одной конкретной записке;
- каждому документу присваивается свой уникальный номер;
- нумерация порядковая;
- форма имеет годовую периодичность.
- индекс;
- дата регистрации;
- адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
- краткое содержание;
- примечание.
Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.
Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:
- номер документа (указывается отдельно от номера записи);
- кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
- дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
- кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
- отметка об исполнении.
Если строгого бланка не существует, то определенные требования к самому журналу — бумажному носителю — все же предъявляются.
Скачать образец журнала регистрации служебных записок
Пример документа на фото ниже:
Он обязан иметь твердую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.
Клеевой переплет, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.
Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.
Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.
Инструкция по заполнению
Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.
- уместно угловое расположение нумерации страниц;
- указывайте номера в верхней части листов;
- применяйте шрифт Times New Roman;
- 14 размер считается оптимальным;
- дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
- отметка об окончании — число, когда журнал был заполнен — ставится на обложке (правый нижний угол);
- название учреждения должно быть центрировано;
- наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
- нумерацию страниц начинайте со второй.
Последняя страница заполняется не до конца. Необходимо оставить свободное место для сведения данных. Надпись должна содержать точное число актов. В случае необходимости указываются ошибки в нумерации, пропуски номеров.
В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и ее расшифровка.
Пример:
В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.
Скачать образец заполненного журнала регистрации служебных записок
На картинке пример записей:
Срок хранения
Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учета регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.
Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчетливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учета способна привести к упрощению системы.
«Слушай, давай все это выкинем», — сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза — когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.
Сколько должна храниться документация?
Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.
Конкретные периоды для хранения документации
Самый недолгий срок хранения — 1 год, максимальный — 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.
Сроки хранения общераспространенных документов
Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.
Кадровые документы:
- штатные расписания — постоянно;
- подтверждающие происшествие несчастного случая — 45 лет;
- подтверждающие возникновение профессионального заболевания — 75 лет;
- личное дело работника — 75 лет;
- все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда — 75 лет.
Финансовые документы:
- имеющие информацию об исчислении и уплате налогов — 4 года;
- подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника — в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
- подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков — в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
- подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды — 6 лет;
- сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата;
- принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении — 5 лет;
- бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность — 5 лет;
- кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами — 5 лет;
- паспорт версии ККТ — в течение всего срока, пока паспорт действителен.
Сроки хранения документов в организации в некоторых случаях могут определяться юридическим лицом самостоятельно, но они не могут быть меньше сроков, указанных в законодательных актах.
Как разгребать бумажные завалы?
Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:
- подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
- документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
- которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
- бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.
Процедура уничтожения документов
При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.
Вне зависимости от форм собственности, вида деятельности и размеров каждое предприятие обязано иметь в своем распоряжении архив. Именно здесь размещается вся документация, предназначенная для сохранения. Здесь находятся и годовые отчеты, и кассовые книги, и счета-фактуры, и справки, и отчеты о заработной плате, инвентаризационные описи и т. д. Примечательно, что срок хранения бухгалтерских документов напрямую зависит от их характера. Некоторые бумаги должны находиться в архиве организации 75 лет, другие — лишь год. Все эти рамки предусмотрены законодательством. Давайте посмотрим, какие временные пределы установлены для тех или иных важных бумаг.
Законодательная база для помещения в архив
Срок хранения бухгалтерских документов регламентируется рядом актов. Так, двадцать второго октября 2004 года был подписан очередной Федеральный закон, номер которого 125. Название данного положения — «Об архивном деле». Особо значимой для организаций является семнадцатая статья. В ней сказано, что все предприятия обязаны следовать предписаниям нормативных актов, положений и прочих законов, в которых указаны периоды времени, на протяжении которых те или иные бумаги должны находиться в архиве. Есть и более ранние постановления, определяющие срок хранения бухгалтерских документов. Например, Закон Российской Федерации под номером 129. Его название — «О бухгалтерском учете». Он вступил в силу двадцать первого ноября 1996 года. Первый пункт семнадцатой статьи данного постановления гласит, что все предприятия, вне зависимости от каких-либо причин, обязаны хранить первичные и другие бухгалтерские документы, а также отчетность и регистры столько времени, сколько установлено для них архивным делом страны. Однако при этом срок для большинства бумаг не должен быть менее пяти лет.
Различие в постановлениях
Налоговое законодательство имеет свои постулаты. Одним из них является двадцать третья статья кодекса, а точнее, восьмой подпункт первого параграфа. Там указаны сроки хранения бухгалтерской документации, а также прочих бумаг, а именно:
1. Используемых для расчета и последующей уплаты налогов.
2. Подтверждающих получение дохода.
3. Указывающих на несение расходов.
4. Свидетельствующих об уплате налогов.
Для всех категорий налогоплательщиков эти сроки составляют четыре года. Можно подумать, что данные законы противоречат друг другу. Однако стоит помнить, что первое постановление действует в бухгалтерском праве, а второе — в налоговом. Так как организация должна руководствоваться и тем, и другим кодексом, то выбирать следует крайний срок, то есть пять лет.
Прочие важные законы и постановления
Срок хранения бухгалтерских документов также регламентируется и следующими актами:
1. Одобренные и подписанные шестого февраля 2002 года руководством Росархива «Основные правила работы архивов организации».
2. Утвержденный шестого октября 2000 года «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
3. Подписанное Министерством финансов СССР «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» под номером 105, вступившее в силу двадцать девятого июля 1983 года.
Двенадцать месяцев и пять лет
Минимальный срок хранения бухгалтерских документов — один год. Такой период предусмотрен лишь для отдельной категории бумаг, которая включает корреспонденцию с соответствующими органами о времени предоставления отчетности. Срок хранения кассовых документов составляет пять лет. Кроме них, аналогичный период времени должны находиться в архиве и следующие бумажные носители:
1. Балансы за квартал.
2. Отчеты организации за четверть года с прикрепленными к ним объяснительными записками.
3. Главная книга.
4. Все протоколы заседаний по обсуждению, а также утверждению балансов за квартал и отчетов за такой же период.
5. Шахматные журналы.
6. Кассовые книги и оправдательные (первичные) документы.
7. Ведомости (оборотные и накопительные) по счетам баланса (как аналитическим, так и синтетическим).
8. Все документы внесистемного, а также системного учета (контрольные и вспомогательные книги, журналы, картотеки).
9. Акты произведенных ревизий финансовой и хозяйственной деятельности компании, а также всевозможные первичные материалы к ним.
10. Карточки, картотеки и книги по операциям с подотчетными лицами.
Хранение годовой отчетности
Не менее десяти лет должны храниться:
1. Балансы, а также отчеты организации за год. К ним обязательно должны прилагаться объяснительные записки.
2. Описи инвентаря.
3. Балансы передаточного и разделительного характера.
4. Сличительные ведомости.
5. Балансы ликвидационного характера. К ним в обязательном порядке должны прикладываться объяснительные записки и прочие приложения.
6. Книги, по которым ведется учет зданий и сооружений.
7. Протоколы заседаний, на которых рассматривались либо утверждались балансы и отчеты за годовой период.
8. Всевозможные материалы, содержащие в себе сведения по инвентаризации сооружений, зданий.
9. Протоколы заседаний, на которых рассматривали сличительные ведомости процессов инвентаризации.
Самый длинный период
Наибольший срок, семьдесят пять лет, должны храниться лицевые счета каждого работника. Если же таких документов нет, то их заменяют ведомости, по которым выдается заработная плата. Известно, что основные средства списываются с баланса после полной амортизации через указанное время. В соответствии с законодательством их паспорта должны храниться точно такой же период.
Каждый месяц деловые бумаги, от налоговых накладных до обычной переписки, пополняют кипы пылящихся по шкафам папок.
И наступает время, когда пора решать вопрос, что с этим всем добром делать, какая документация подлежит хранению, а какая нет , также важны сроки, в течение которых часть бумаг должна быть неприкасаемой и доступной для предъявления в любой момент, когда это потребуется.
Важно понимать, что размер, масштаб фирмы совершенно неважен, правила одни для всех.
Причины уничтожения официальных бумаг
Главной причиной, если отсутствуют форс-мажорные обстоятельства, для уничтожения документов считается окончание срока хранения , наступившее к 1 января следующего года. Кроме этого, поводами могут быть следующие обстоятельства:
- повреждение вследствие пожара, затопления;
- кража;
- воздействие стихии, приведшей к полной или частичной порче (цунами, сель, обвал, извержение вулкана и т.п.).
Каждая из причин должна иметь подтверждение .
Например, если произошло преступление — проникновение в помещение офиса и кража бумаг, то правоохранительные органы должны выдать справку о том, что действительно имел мест такой факт.
При этом важные документы должны храниться в шкафах с замками или в сейфах, а если правила хранения нарушены, то будет наложено административное наказание (штраф).
Те же требования касаются документов, сгоревших или затопленных — потребуются справки соответствующих служб и органов.
Правила, регламентирующие хранение
Определить время сохранения деловых бумаг можно, воспользовавшись Перечнем, который утвержден Госархивом в 2006 году, 06 октября.
Согласно этому документу, хранить документы можно короткое время — 1 год, 5 лет, а некоторые — 10, 50, 75 лет, иные и вовсе уничтожать нельзя. В каком архиве будут на сохранении бумаги — совершенно не важно , хоть в собственном, принадлежащем предприятию.
Вот что определено Перечнем:
- налоговые отчеты годовые хранятся постоянно, за квартал — 5 лет, за месяц — 1 год;
- балансы бухгалтерские и отчеты за год — постоянно, за квартал — 5 лет, за месяц — 1 год;
- вся первичная учетная бух. документация — 5 лет.
Кадровые бумаги следует сохранять на протяжении 75 лет (это приказы о назначениях, перемещениях, личные дела, табели по вредным работам и т.п.).
Документы, которые не подлежат утилизации
Как видно из вышесказанного, постоянному хранению , то есть бессрочному, подлежат такие ключевые бумаги:
- бухгалтерские налоговые отчеты годовые;
- балансы бухгалтерские годовые;
- отчеты за год бухгалтерские.
Храниться постоянно должны те документы, которые подтверждают, что все налоги государству предприятие выплатило полностью , и правильность отчислений можно проверить в любой момент.
Комиссия, созданная на предприятии, должна отобрать документы, которые следует сохранять постоянно.
Составляется перечень этих бумаг по возрастанию от начала года к концу, и 4 экземпляра этого перечня подписываются руководителем. Постоянно хранящиеся бумаги сдают в госархив или складывают в собственный, при этом назначая ежегодно обновляющимся приказом ответственного за сохранность.
Уничтожение архивных документов
Бумаги с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены, начиная с 1 января следующего года — к примеру, если в декабре 2015г. срок закончился, то с 01.01.2016 г. можно приступать к уничтожению, но только в том случае, если ревизия за соответствующий период уже состоялась.
Если документы нужно получить из госархива , то их истребуют по накладной. Все полученные из архива бумаги, которые подлежат уничтожению, должны быть описаны в перечне, который по сути и является актом на уничтожение архивных бумаг — должно быть описано название дела, количество бумаг.
Все дела, которым путь указан к утилизации и которые внесены в акты, до момента уничтожения хранятся отдельно . Акты утверждаются руководителем после рассмотрения комиссией.
Сам факт уничтожения должен быть подтвержден актом об уничтожении — обычно это реализовывают путем сжигания или использованием специальных агрегатов в присутствии членов комиссии , которые своими подписями удостоверяют свершение уничтожения. Если документов много, то их можно сдать на утилизацию фирме, которая этими делами занимается.
Бланк акта о выделении к уничтожению документов и дел.
Составление акта
Акт на уничтожение архивных бумаг не должен содержать подробного описания каждого дела, достаточно указать общее название — приказы, или справки, или другое, а даты указать крайние, то есть наиболее раннюю и самую позднюю в данной папке.
Акт содержит следующие данные:
- название дела или общее название документов;
- крайние даты;
- номер дела по номенклатуре или по описи;
- количество единиц хранения;
- сроки хранения и номера статей (в соответствии с Перечнем).
В конце таблицы указывается, сколько папок (дел) подлежит уничтожению всего, и подписывается акт комиссией из минимум трех человек (обычно это архивариус, начальник отдела кадров, ответственный за ведение дел).
Вверху акт утверждает руководитель фирмы.
Примерно так выглядит верно составленная типовая форма акта.
Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Срок его хранения
Все акты на уничтожение документации следует хранить в одной папке, приказывая по дате возрастания. Срок хранения этих актов определяется в 5 лет .
Итоги
Даже если фирма небольшая и документов не очень много, нет смысла их хранить десятилетиями, но и избавляться от всех огулом также нельзя. Пока не пройдет ревизионная проверка , то действительно лучше ничего не уничтожать.
Истребить следует то, что разрешено законом, а вот налоговые отчеты годовые, а также бухгалтерские балансы и отчеты неприкасаемы навсегда .
Для уничтожения бумаг нужно создать на предприятии экспертную комиссию , которая разрешит уничтожить часть дел, срок хранения которых истек. Акт на уничтожение включает список дел, с обязательным утверждением руководителем. Факт уничтожения также следует запротоколировать и оформить актом.
Если объем бумаг значительный, то стоит воспользоваться услугами специализированных фирм , а несколько кило бумаги можно просто сжечь в присутствии комиссии.
Любая, даже самая небольшая организация или индивидуальный предприниматель в процессе работы сталкивается с необходимостью отправки документов «во внешний мир». Отправляются письма-запросы и коммерческие предложения, приходят запросы и письма из различных инстанций, на которые приходится отвечать. И рано или поздно возникает ситуация, когда руководитель просто не может вспомнить, отвечал ли он на письмо и что именно, отправил запрос или нет. Или приходит письмо-ответ, а никто уже не помнит, о чем вообще шла речь в запросе.
Чтобы исключить подобные казусы, необходимо сразу начать правильно вести учет всех документов, как поступающих в организацию (или предпринимателю), так и отправляемых ими. Такой учет можно вести с помощью специализированных программ, электронных таблиц, но для малого бизнеса с небольшим количеством документов, вполне подойдет традиционный бумажный журнал регистрации исходящих документов.
Что это такое?
Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов, можно купить в канцелярском магазине. Они выпускаются разного формата и толщины, имеют разные названия граф. Можно в качестве такого журнала использовать обычную тетрадь или большой блокнот, разлиновав его соответствующим образом.
Журнал регистрации исходящей корреспонденции позволяет отследить и легко найти всю отправленную корреспонденцию, убедиться, что требующиеся ответы отправлены своевременно, а при необходимости и подтвердить факт создания и отправки письма. При получении ответа легко и быстро можно найти исходящее письмо и восстановить в памяти предмет обсуждения.
Журнал поможет также убедиться в корректности адресата и назвать точную дату отправки корреспонденции.
Вопрос заполнения журнала исходящих документов решается в зависимости от масштаба и организационной структуры организации. Естественно, что в крупных организациях, имеющих службу ДОУ, обязанность ведения журнала учета исходящих документов лежит на ее сотрудниках, а чаще всего закрепляется за определенной штатной единицей.
В небольших организациях, не имеющих часто не только специализированной службы документооборота, но и секретаря, а также при работе индивидуального предпринимателя ведение журнала регистрации обычно ложится на самого руководителя (предпринимателя) или кого-то из сотрудников . При этом, если учет и регистрация документов возлагается на сотрудника, данную обязанность лучше закрепить приказом руководителя (предпринимателя).
Как зарегистрировать исходящий документ в специальной программе, минуя журнал, говорится в видео.
Срок хранения?
Типовой срок хранения журнала регистрации исходящих документов составляет 3 года, после чего назначенная приказом руководителя экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проводит экспертизу ценности документов. По решению данной комиссии документы, не представляющие ценности, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Как заполнить?
Сразу надо сказать, что образец журнала регистрации исходящих документов искать не стоит, поскольку единых требований к заполнению не существует. Все правила ведения журнала регистрации диктуются логикой и удобством учета документов, а также некоторыми специфическими особенностями организации.
В первую очередь стоит сказать о тех исходящих документах, которые в регистрации не нуждаются. Такой список следует принять в любой организации, чтобы облегчить работу секретаря (или другого сотрудника, ответственного за регистрацию документов). Обычно не регистрируют следующие категории документов:
- рекламные проспекты и материалы, отправляемые в различные организации;
- поздравительные письма и открытки;
- пригласительные билеты на мероприятия;
- бухгалтерские документы.
Порядок работы с исходящими документами, которые необходимо зарегистрировать следующий. Сначала составляется проект документа. Если в организации несколько подразделений, то проекту может быть присвоен номер, включающий код подразделения, являющегося его создателем или инициатором. После согласования документа с руководителем и внесения необходимых правок документ оформляется согласно правилам организации на фирменном бланке и подписывается руководителем. Только после этого документу присваивается оригинальный регистрационный номер и документ заносится в журнал регистрации исходящих документов.
Следует упомянуть о том, что иногда в организациях заносят в журнал регистрации еще не подписанные руководителем документы на стадии проекта. Однако такая практика не является оптимальной, потому что документ в итоге может быть не подписан совсем — и тогда в журнале останется запись о несуществующем документе. Или документ может быть подписан через несколько дней (а то и недель) и внесен в журнал регистрации повторно, тогда в журнале образуется дубль записи. И то, и другое является неприятным, поскольку затрудняет впоследствии работу с документами.
Сам журнал регистрации обычно имеет следующие графы (столбцы):
Мы будем рады вашим комментариям!
Если служебные или докладные записки составляют не все сотрудники организации, то образец объяснительной может потребоваться рано или поздно любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие из них лучше всего подходят для того или иного случая.
Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу (начальнику отдела, руководителю предприятия) называют докладной. Законодательство не дает четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию решения.
Составляют докладную по инициативе сотрудника либо в соответствии с устным распоряжением руководителя . Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.
Объяснительная записка образец
В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.
Различают следующие виды докладных:
- Отчетные. Предполагают информирование об окончании работ или этапов, исполнении распоряжений;
- Информационные. Составляются регулярно для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ;
- Инициативные. Содержат предложения, рекомендации.
Докладная записка образец
Документ может быть внешним или внутренним в зависимости от адресата.
Внешний адресован руководителю вышестоящей организации. Для составления используют общий бланк предприятия. Согласно примеру, докладная записка состоит из нижеследующих элементов:
- название учреждения;
- дата;
- индекс;
- адрес оформления;
- данные адресата;
- заголовок к теме докладной;
- изложенный текст;
- подпись руководящего лица;
- ФИО исполнителя с указанием контактного телефона.
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Внутренний документ составляют на имя главы организации, для оформления используют обычный лист. Он содержит следующие элементы:
- обозначение отдела;
- наименование записки;
- дата и регистрационный номер;
- заголовок;
- текст;
- ФИО адресата;
- подпись, фамилия, инициалы, должность составителя.
Одним из видов внутренних документов является докладная о ненадлежащем исполнении либо невыполнении работником обязанностей. Она предназначена для информирования руководства и включает предложение о назначении сотруднику дисциплинарного взыскания.
Служебная записка - пример написания и журнал учета
Это документ информационного характера, используется для взаимодействия горизонтальных (не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как составить служебную записку?
В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) этот вид не предусмотрен. При этом его используют в целях производственного назначения:
- для запроса сведений;
- при выдаче инструкций;
- в качестве сопроводительного документа;
- как информационное письмо.
Форма служебной записки. В тексте описывают, что послужило причиной его оформления - просьба, заявка, предложение. Может отображаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях, изменениях в работе организации и ее подразделений. Документ также может содержать сведения для службы охраны о работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.
За трудовые успехи сотрудников могут , ценным подарком, званием, грамотой. Для этого начальник отдела, профсоюз или коллектив оформляет записку.
Служебная записка на премию
В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной. Однако образец заполнения схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.
В целях контроля документации заводят журнал регистрации. Он может содержать данные о регистрационном номере, дате, наименовании или кратком содержании, должностном лице, подписавшем документ.
Журнал регистрации служебных записок образец
Помимо журнального предусмотрен карточный или автоматический учет.
Форма объяснительной записки
Этот документ используют для пояснения обстоятельств событий и фактов. Составляет работник предприятия на имя вышестоящего должностного лица.
Подразумевается написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего документ. В некоторых организациях предусмотрен набор на компьютере. Правила оформления объяснительной на законодательном уровне не закреплено, тем не менее, существуют типовые образцы заполнения. Составленная не по форме, действительна.
Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде чем применять к сотруднику взыскание, с него должна быть затребована объяснительная об обстоятельствах и причинах совершенных действий.
Записку составляет сотрудник либо структурное подразделение.
Третьим способом номер документа усложняется еще сильнее. К номеру документа может быть добавлен индекс его дела по номенклатуре дел, номер структурного подразделения, в котором был создан документ, дата, порядковый номер организации внутри группы и так далее. Как говорится, кто во что горазд. Принцип, которым следует руководствоваться, здесь, пожалуй, только один: не усложнять без необходимости. Этот способ индексации внутренних документов подходит только для крупных организаций, например: Приказ от 02.11.2015 №123/П/01-12/2/С-З Этот номер может быть прочитан следующим образом: Приказ с порядковым номером 123 относится к делу 01-12 и создан структурным подразделением №2 Северо-западного филиала компании. Скачать журнал регистрации внутренних документов Вы можете скачать журнал регистрации внутренних документов прямо сейчас (xlsx, 13 kB).
Регистрация внутренних документов
При этом если номер у каждого документа будет свой, то буквенный индекс не меняется и служит для того, чтобы по одному индексу можно было понять, что за документ перед нами. Буквенные индексы пишутся после порядкового номера через косую черту.
Инфо
Примеры буквенных индексов для внутренних документов: Акты – /А Приказ - /П Протоколы - /Пр Инструкции - /И и т.д. Каждая организация может разработать собственную удобную для себя систему буквенной индексации.
Полные регистрационные данные документов в этом случае могут выглядеть следующим образом: Приказ от 02.11.2015 №123/П Приказ от 03.11.2015 №124/П Приказ от 04.11.2015 №125/П и так далее.
Журнал регистрации записок, представлений
Как пишется служебная записка? В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) не предусмотрен этот вид документации. При этом их используют в различных целях производственного назначения:
- для запроса информации;
- при выдаче инструкций;
- в качестве сопроводительного документа;
- как информационное письмо.
В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления, т.е.
просьба, заявка, предложение и т.д.
Внимание
В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т.д. Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.
Регистрация служебных записок
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #9 30 июня 2010, 12:56 У нас в организации (я работаю в Отеле и т.к. у нас много подразделений (отделов)) внутренняя приписка регистрируется в одном журнале вместе с внешней, (ранее я работала в гос. учреждение и там было так заведено, на новом месте я стала делать так же)единственное что бы не путать где внешняя, а где внутренняя переписка, они хранятся в разных папках, которым присвоены номера, соответственно, когда письмо регистрируется в журнал, там же ставиться отметка (номер папки). У меня нет ни проблем с поиском документа и нет лишних журналов…
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Key-User Иначе такая попа получится.
Как составить служебную записку
Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:
- по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
- все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
- из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.
Объяснительная записка - образец и правила заполнения
Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая. Содержание
- Докладаная записка - образец объяснительной
- Служебная записка - пример написания и журнал учета
- Форма объяснительной записки
Докладаная записка - образец объяснительной Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной.
Справочник адвоката
За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией, ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.
Служебная записка на премию В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия. В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.д.
Журнал регистрации справок, выданных работникам
Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом. Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту. Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения. Инструкция по заполнению Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки. В их основе лежит деление документа на чёткие структурные части. Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.
Журнал регистрации служебных записок образец Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации. Форма объяснительной записки Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.
Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере.
Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления. В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.
Согласно ТК РФ (ст.
Как правильно вести журнал регистрации служебных записок
В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.
Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения. Оформление книги учета Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне. Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать. В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.
Где она хранится? Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.
Отсутствие на предприятии унифицированного образца позволяет ответственному за вопрос специалисту вести журнал в произвольной форме.
Это быстро и бесплатно! Оглавление:
- Что такое журнал регистрации служебных записок?
- Ответственные лица
- Оформление книги учета
- Инструкция по заполнению
- Срок хранения
Что такое журнал регистрации служебных записок? Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал. Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе. Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой. Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах. Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации. Однако отказ от практики может иметь негативные последствия. Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.