22.01.2019 , Сашка Букашка

Реквизиты документа - это его обязательные элементы, без которых этот документ является неполным или некорректно оформленным. Обычно реквизиты - это часть оформления. И любой официальный документ - это определенная совокупность реквизитов, информационных данных и сведений. Причем порядок и правила составления документации такого рода определяется на законодательном уровне. В статье расскажем, что такое реквизиты документа, приведем примеры.

Что такое реквизиты и зачем они нужны в документе

Итак, реквизит документа - это элементы визуального оформления деловой и иной официальной документации, которые утверждены на государственном, региональном, местном уровнях либо регламентированы локально (на уровне организации, предприятия).

Эти элементы наделяют документацию юридической силой. Следовательно, если при составлении официальной бумаги будет допущена ошибка в реквизитах либо важный элемент будет отсутствовать вовсе, то, скорее всего, документ будет признан ничтожным.

Следовательно, реквизит - это обязательный элемент оформления документа. Чтобы систематизировать внушительное количество сведений, информации и элементов, чиновники разработали специальный стандарт - ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот нормативно-правовой акт систематизирует и устанавливает правила применения реквизитов в деловых бумагах.

Отметим, что стандарт вступил в силу с 01.07.2018. Также стоит обратить внимание, что применение правил ГОСТа не является обязательным, то есть носит рекомендательный характер.

Виды реквизитов деловой документации

Элементы оформления по своей сути представляют собой некие информационные структуры или блоки, которые детально характеризуют назначение документа. Иными словами, реквизиты документа позволяют определить следующую информацию:

1. Кто является составителем официальной бумаги. Например, наименование, адрес (фактический, юридический, ИНН, КПП, ОГРН и прочее).
2. К какому виду документации можно отнести конкретную бумагу. Например, позволяет идентифицировать вид деловой документации: счет, приказ, распоряжение, уведомление, инструкция, план мероприятий и прочее.
3. Кто утвердил, согласовал и подписал бумагу. То есть реквизиты позволяют получить сведения об органе, должности или объекте, являющемся инициатором распоряжения.

Все реквизиты можно разделить на две группы: постоянные и переменные.

К постоянным следует относить те элементы, которые используются для типовых бланков и формуляров. Например, фирменный бланк организации - утвержденная унифицированная форма конкретного предприятия.

Переменные элементы - это те сведения, которые указываются на типовом бланке и позволяют идентифицировать его содержание.

Также весь состав реквизитов документов можно классифицировать на основные и дополнительные сведения. Основные - это те данные, которые определяют юридический статус бумаги. То есть без основных элементов документация утрачивает юридическую силу и признается ничтожной.

Дополнительные - это информация, которая детализирует основные реквизиты. Указывать такие данные не обязательно, то есть бумага не потеряет своего статуса. Однако они позволяют конкретизировать ситуацию.

Ключевые элементы первички

Напомним, что первичкой, или первичной документацией, называют особый тип финансовых бумаг, которые обязательны в бухгалтерском учете. Ключевое назначение первички - это фактическое подтверждение совершенной хозяйственной операции и(или) факта хозяйственной деятельности экономического субъекта.

ВАЖНО! Для первичной документации чиновники утвердили особый перечень обязательных сведений-реквизитов. Он раскрыт в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, обязательные реквизиты первичных документов:

1. Наименование документа, бланка или унифицированной формы.
2. Дата составления.
3. Наименование субъекта, который составил первичку.
4. Содержание операции, оформляемой первичкой.
5. Единица, в которой следует выражать хозяйственную операцию (натуральные или денежные величины).
6. Должности, Ф.И.О. лиц, которые уполномочены на совершение данных операций, а также ответственных за оформление.
7. Подписи ответственных, уполномоченных лиц.

Отметим, что при отсутствии обязательной информации в первичке бумага будет признана недействительной.

Примеры реквизитов

Как мы отметили выше, с 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который установил ключевые требования и правила к составлению деловой документации. Так, пункт 4 данного ГОСТа устанавливает действующие реквизиты документов (с примерами), а также их коды:

Пункт 5 ГОСТа Р 7.0.97-2016 регламентирует правила оформления реквизитов документации. Причем чиновники предусмотрели наглядные примеры оформления деловых бумаг.

Не смотря на то, что применение этого ГОСТа, как и прочих национальных стандартов делопроизводства РФ является добровольным, но для корректного составления документов всё же стоит к нему обращаться. Правильно расположенные и корректно прописанные реквизиты документа улучшают деловую репутацию компании. Рассмотрим те реквизиты, которые используются при составлении писем, распоряжений, первичных учетных и иных документов обычными коммерческими организациями.

Реквизит	Где в документе располагается	Как оформляется
Герб (Гербы Российской Федерации, субъекта, муниципального образования РФ)		Бланки с Государственным гербом РФ имеют право изготавливать только полиграфические предприятия
Эмблема организации	по середине верхнего поля, над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего листа	Должна быть разработана и утверждена распорядительным документом
Товарный знак	в верхнем поле по середине или слева на уровне наименования организации	Товарный знак должен быть зарегистрирован в установленном порядке, а его использование прописано в уставе организации
Наименование организации	в верхнем поле документа по середине или слева	Должно соответствовать наименованию, отраженному в учредительных документах (уставе)
Справочные данные об организации	под наименованием компании	Текст должен включать: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты, адрес сайта, коды ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП
Наименование вида документа	под реквизитами автора документа (наименования организации)	не указывается при составлении служебных и деловых писем
Дата документа	в поле под наименованием вида документа, при его отсутствии — под справочными данными организации	Записывается в последовательности: дата, месяц, год должна соответствовать дате подписания, допускается оформление: арабскими цифрами с разделением точками: 01.01.2019
Регистрационный номер документа	на одном уровне с датой документа	Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа. Порядок его формирования устанавливается в соответствии с внутренней системой классификации
Место составления	в поле под датой и номером документа	Должен содержать сведения о территориально-административной единице указывается во всех документах кроме служебных и деловых писем
Гриф ограничения доступа	в правом верхнем углу первого листа документа	Проставляется в соответствии с локально-нормативными документами. Может содержать, например, отметки: «Коммерческая тайна» «Для служебного пользования» «Конфиденциально»
Адресат (получатель) документа	в верхней правой части документа или справа под реквизитами бланка	Используется при составлении служебных или деловых писем, служебных записок и т.п. и включает: наименование организации, должность и ФИО должностного лица
Текст документа	располагается под всеми вышеперечисленными реквизитами	Составляется на русском языке
Подпись	под текстом документа	Включает наименование должности подписанта, саму подпись и ФИО подписанта: Директор Иванов Иванов И.И.
Печать	рядом с подписью	Не затрагивая подпись должностного лица, в месте, обозначенном «МП»

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ, приведен в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н):

наименование и код документа (формы);

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи этих работников и их расшифровки.

В официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены.

Код формы - это семизначный номер документа в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Если же для операции, по которой типовой бланк не предусмотрен, вы разработали форму документа самостоятельно, реквизит "Код формы" можно не заполнять. Остальные реквизиты должны присутствовать.

В первичном документе, который фирма разработала самостоятельно, печать нужна только в том случае, если ее необходимость вы предусмотрели, утверждая бланк этого документа в учетной политике (договоре). Наличие печати в первичном документе, составленном по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом России, зависит от того, что сказано в указаниях (инструкциях) по заполнению унифицированных форм.

Сроки хранения документации.

Помимо Закона «О бухгалтерском учете» и НК РФ, сроки хранения документов регламентирует архивное законодательство.

Для хранения , документацию условно можно разделить на три группы:

- постоянного срока хранения (устав, решения, положения, постановления, приказы, планы, годовые отчеты, протоколы, переписка с государственными органами и т.д.);

Документы текущей деятельности - временного срока хранения (устанавливаются правилами организации архивного дела, хранятся не менее 5 лет);

Документы по личному составу, срок хранения 75 лет (приказы, личные карточки и т.д.).

Некоторые документы рассмотрим подробнее:

Договор

Договор - соглашение между двумя или большим числом лиц, направленное на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей в отношениях между сторонами. Договор признается заключенным, когда стороны выражают (в требуемой законом форме) согласие по всем существенным его пунктам.

Счет
Коммерческий счет - основной расчетный документ, выписываемый продавцом на имя покупателя и удостоверяющий поставку товара, выполнение работ или оказание услуг и их стоимость. Коммерческий счет содержит требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты– обязательный элемент оформления официального документа.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТу 6.30-2003.

Всего реквизитов 30.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации; Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

02 — герб субъекта Российской Федерации; Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04 — код организации; Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 — код формы документа; Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 — наименование организации; Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09 — справочные данные об организации; Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10 — наименование вида документа; Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11 — дата документа; Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12 — регистрационный номер документа; Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

14 — место составления или издания документа; Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 — адресат; В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

16 — гриф утверждения документа; Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

17 — резолюция; Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

18 — заголовок к тексту; Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 — отметка о контроле; Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 — текст документа; Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

21 — отметка о наличии приложения; Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

22 — подпись; В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 — гриф согласования документа; Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования,

24 — визы согласования документа; Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

25 — оттиск печати; Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26 — отметка о заверении копии; При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,

27 — отметка об исполнителе; Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

29 — отметка о поступлении документа в организацию; Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 — идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2. ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Обязательность документирования операций установлена законодательной нормой, согласно которой все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Учетный документ
представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, служит средством ее осуществления и основанием для ее учетной регистрации.

По своему назначению учетные документы подразделяются на распорядительные и оправдательные документы.

Распорядительными являются документы, оформляющие распоряжение, приказ о выполнении операции (например, приказ руководителя о выдаче аванса работнику, распоряжение руководителя отдела снабжения об отпуске материалов со склада в производство, доверенность на получение товара и др.).

Хозяйственная операция совершается лишь после получения соответствующего распоряжения или разрешения от уполномоченных на то должностных лиц организации.

Совершенная хозяйственная операция должна быть подтверждена оправдательными документами.

Оправдательными
являются документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции.

К оправдательным документам можно отнести приходные кассовые ордера, накладные, расчетные документы и др.

Распорядительный и оправдательный документы могут быть объединены в. одном комбинированном учетном документе (например, расходный кассовый ордер, в котором содержится как распоряжение о выдаче определенной суммы денег конкретному лицу, гак и расписка данного лица в их получении из кассы организации).

Оправдательный документ, являющийся первым письменным свидетельством о совершении хозяйственной операции, называется первичным учетным документом.

Первичный учетный документ по совершенной хозяйственной операции может быть принят к бухгалтерскому учету при соблюдении ряда нормативно установленных требований:

1. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты;

наименование документа (формы) и код формы;


дату составления;


измерители хозяйственной операции (натуральные и денежные);


личные подписи этих лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов
: применением средств вычислительной техники).


Правильность оформления первичного учетного документа заключается в указании всех обязательных реквизитов документа и отражении в нем сведений, полностью раскрывающих содержание и особенности совершенной хозяйственной операции.


Отсутствие в первичном учетном документе хотя бы одного из обязательных реквизитов считается нарушением правил ведения бухгалтерского учета, влекущим в некоторых случаях применение к организации финансовых санкций.


Первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.


Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации разрабатываются и утверждаются Государственным комитетом РФ по статистике (далее — Госкомстат РФ), содержат непосредственно сами формы и указания по их заполнению.


В настоящее время большинство организаций обязаны применять следующие основные унифицированные формы первичной учетной документации:


по учету кассовых операций;


по учету материалов;


По учету торговых операций;


по учету основных средств;


по учету нематериальных активов;


по учету труда и его оплаты;


авансовый отчет;


по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;


по учету результатов инвентаризации.


Отдельные организации (в зависимости от специфики своей деятельности), кроме указанных выше форм, обязаны применять некоторые из перечисленных ниже унифицированных форм первичной учетной документации:


по учету работ в капитальном строительстве;


по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;


по учету работы строительных механизмов и машин;


по учету работ в автомобильном транспорте.


Типовые формы расчетных документов по банковским операциям утверждены Положением Центрального банка РФ (далее — ЦБ РФ) о безналичных расчетах и являются обязательными для применения всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.


Для документально/о оформления банковских операций, совершаемых путем безналичных расчетов, Положением ЦБ РФ о безналичных расчетах предусмотрено использование следующих расчетных документов:


— платежные поручения;


Аккредитивы;


Чеки;


платежные требования;


инкассовые поручения.


В зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы (кроме форм по учету кассовых операций и расчетных документов) допускается включение дополнительных реквизитов.


Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом организации. При включении дополнительных реквизитов не допускается удаление отдельных постоянных реквизитов из унифицированных форм.


При использовании различных бухгалтерских программ, основанных на использовании средств вычислительной техники, допускается также самостоятельный выбор того или иного формата форм, изменение размеров граф или строк унифицированных форм первичной учетной документации.


В расчетных документах изменение размеров полей и граф расчетных документов, установленных Положением ЦБ РФ о безналичных расчетах, не допускается.


Организации могут самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.


Первичные учетные документы, формы которых не предусмотрены в альбомах и утверждаются непосредственно организацией, должны содержать нормативно установленные обязательные реквизиты.


Разработанные организацией формы первичных учетных документов с краткими указаниями по их заполнению подлежат утверждению руководителем организации и должны прилагаться к приказу об учетной политике организации.


Унифицированные формы первичных учетных и расчетных документов, наиболее часто применяемые в учетном процессе, будут представлены с примерами по их заполнению по мере рассмотрения соответствующих тем.


Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности должно осуществляться на русском языке.


Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.


Руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Данный перечень целесообразно разработать применительно к должностям лиц, а не к их фамилиям.


Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.


Без подписи главного бухгалтера организации или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.


Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.


Некоторые первичные документы помимо подписей должны заверяться печатью организации (например, квитанция к приходному кассовому ордеру, платежные поручения и др.).


Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции,


При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день (по окончании дня) на основании кассовых чеков.


В первичных учетных документах должны быть заполнены все строки. Если какие-либо строки не заполняются и остаются свободными, то в них обязательно ставятся прочерки.


Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При заполнении документов на бумажных носителях записи в них делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущей машинке. Использование простых карандашей для записей запрещается. При использовании машинных носителей организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных
носителях для других участников хозяйственных операций. Копии таких документов также должны представляться по требованию суда, прокуратуры и органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ.


Внесение исправлений в первичные кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера) и первичные банковские документы (денежные чеки, платежные поручения) не допускается.


Если допущена ошибка в таких документах (кроме денежного чека), то они уничтожаются и составляются новые документы.


Если допущена ошибка при составлении денежного чека, то чек перечеркивается и на нем делается надпись «Аннулирован». Аннулированный чек должен остаться в чековой книжке. Затем заполняется новый (следующий по номеру) чек.


В остальные первичные учетные документы вносить исправления разрешается, однако эти исправления должны быть обязательно оговорены.


Внесение исправлений в первичные учетные документы осуществляется в следующем порядке:


неправильно написанный текст или неправильно указанная сумма должна быть аккуратно зачеркнута одной тонкой чертой таким образом, чтобы можно было бы прочесть зачеркнутый текст (сумму);


правильный текст или сумму следует написать сверху зачеркнутого текста (суммы);


исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено» и согласовано
с лицами, ранее составившими и подписавшими эти документы;


указанное согласование должно быть подтверждено подписями тех же лиц;


в исправленном документе должна быть указана дата внесения в него исправления.


Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.


Поступающие в бухгалтерию первичные учетные документы подлежат обязательной проверке. ,


Проверка осуществляется:


по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, полнота заполнения реквизитов, наличие необходимых подписей и, при необходимости, печати);


арифметически (проверяется правильность сумм и подсчетов в документе);


• по содержанию (проверяется законность отраженных в документах операций, соблюдение логической увязки отдельных показателей).
  

  Первичные учетные документы, прошедшие проверку и обработку, должны иметь какую-либо отметку (дата записи в учетный регистр, подпись или оттиск штампа проверяющего или ответственного за обработку документов), исключающую возможность их повторного использования.
  

  Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.
  

  В соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений. В таких случаях главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
  

  В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.
  

  3. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ СОГЛАСНО ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ»
  

  Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29. 07. 1998 г. № 34н).
  В п. 1 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» и в п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, которые могут создаваться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях информации. В последнем случае согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
  

  Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий.
  

  Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ «красное сторно»).
  Сокращения в бухгалтерских документах или неполное указание каких-либо реквизитов должны быть либо общепринятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толкования.
  

  Допустимость того или иного сокращения зависит от конкретных условий, но в любом случае следует позаботиться, чтобы сделанные вами сокращения были понятны не только вам. Прибегать к каким-либо сокращениям, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невозможно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.
  

  Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 15) предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.
  

  Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.
  

  В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
  

  наименование документа (формы);
  

  код формы;
  

  дату составления;
  

  измерители хозяйственной операции (в натуральном
  и денежном выражении);
  

  наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  

  личные подписи указанных выше должностных лиц.
  

  В п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:
  

  наименование организации, от имени которой составлен документ;
  

  расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ.
  

  Поскольку Положение по ведению бухгалтерского учета является подзаконным нормативным актом и не может устанавливать новые нормы, то формально требование о расшифровке подписей на документах и указание наименования организации, от имени которой составлен документ, можно оспорить, а документ, в котором отсутствуют эти реквизиты, не может быть признан недействительным. Тем не менее, указывать расшифровки подписей целесообразно, поскольку впоследствии при необходимости это позволит легко установить, кто подписал данный документ и отвечает за правильность и обоснованность совершения зафиксированной документом хозяйственной операции. Также желательно и указание наименования организации, от имени которой составлен документ.
  

  Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась. Таким образом, например, в случае отсутствия документов, подтверждающих факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства, при документальной проверке работники налоговых органов могут признать неправомерным списание расходов на себестоимость.
  

  Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 13) предприятиям предоставлено право помимо указанных выше обязательных реквизитов включать в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации на конкретном предприятии.
  

  Как правило, предприятиями используются следующие дополнительные реквизиты:
  

  номер документа;
  

  адрес предприятия;
  

  основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);
  

  другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.
  ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА. СИСТЕМЫ ОПТИЧЕСКОГО РАСПОЗНАВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Понятие и виды реорганизации юридического лица. Учет операций, связанных с реорганизацией в форме разделения юридического лица ПОНЯТИЕ, ВИДЫ, ФОРМЫ И МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ Понятие представительства, его значение, виды и субъекты

  2013-12-19

Реквизиты - обязательные элементы документов. Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Для придания документу юридической силы используются обязательные реквизиты: наименование организации или структурного подразделения; дата; регистрационный индекс; подпись.

Кроме обязательных реквизитов существуют дополнительные реквизиты, придающие документу юридическую силу- гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

Распорядительные документы - приказ, распоряжение, указание, постановление, решение;

справочно-информационные - акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

Обязательные реквизиты:

Наименование организации обозначает автора до­кумента, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименова­ние (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях когда оно закреплено в ее учредительных документах. Со­кращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Наименование структурного подразделения . Авто­ром документа может быть структурное подразделение организации. На именование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) - дата его принятия, для утверждаемого до­кумента (план, отчет, инструкция, положение) - дата утверждения.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или ут­верждающее документ непосредственно при подписании. При подго­товке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Регистрационныйиндекс (реквизит 12) создаваемых и полу­чаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемо­го классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д).

Подпись - обязательный реквизит официаль­ного документа. Должностные лица подписывают документы в пре­делах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименова­ния должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фа­милией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Дополнительные реквизиты:

Гриф утверждения располагают в правом верх­нем углу над текстом от пятого положения табулятора после 40 пе­чатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Документ утверждается двумя способами: изданием распоряди­тельного документа (приказа, распоряжения, постановления, реше­ния) или должностным лицом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности липа, утвер­дившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Печать. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

В организации используются разные по назначению печати - гербовые и простые.

Печать ставится на документах, требующих особого удостове­рения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, до­веренностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Отметка о заверении копии. Заверителъную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от грани­цы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

БИЛЕТ 25

25 тв.Перечислить размеры шрифтов, используемых при создании документов, определить интервальность при оформлении текста, многострочных реквизитов, установить порядок нумерации листов многостраничных документов.

пунктом 77 Инструкции установлено, что текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Согласно пункту 78 Инструкции при наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта TimesNewRoman (TimesNewRomanCyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа. Установлено, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе MicrosoftWord, размер шрифта - 14 пт.

при подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал - до 11 пт. Но содержится оговорка о том, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.

Оформлению документа на компьютере посвящен пункт 81 Инструкции, согласно его норме реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. Однако в середине строк реквизитов знаки препинания, естественно, сохраняются.

при оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта TimesNewRoman (TimesNewRomanCyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, размер шрифта номеров листов – 14 пт. Еще один очень важный момент: новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы со сроком хранения до трех лет включительно Инструкция допускает печатать на двух сторонах листа.

БИЛЕТ 26

Дать определение резвизитам «Виза» и «Гриф согласование» , охарактеризовать и выделить особенности применения указанных реквизиток

1) Виза – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Показывает внутренние согласование документов, располагаются после реквизита подписи слева от нулевого табулятора и состоит из наименование должности, подписи, расшифровки, подписи и даты

При отсутствии свободного места, виза оформляется на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводится. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка.

2) Гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. 2

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий директор
ЗАО "Термика"
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

В зависимости от содержания документа внешнее согласование осуществляется в следующей очередности:

С подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

С общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;

С органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

С вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

БИЛЕТ 27

Дать определение понятия «Бланк документов», охарактеризовать виды бланков используемых в организации, учреждении, выделить назначение каждого вида и особенности.

Бланк документов- Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Стандартом установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

Бланк для письма (приложение 1);

Общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов (приложения 2, 3, 4).

Первый из указанных выше бланков используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.).

На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а в ряде случаев и организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).

На общем бланке размещают:

Государственный герб РБ;

Общие бланки допускается изготавливать как на одном языке, так и на двух. Обязательность использования двух языков при оформлении бланка определяется наличием на нем изображения Государственного герба РБ (гербовые бланки оформляются только на двух языках). Наличие изображения Государственного герба на бланке также определяет вариант расположения реквизитов бланка: он должен быть обязательно продольным (приложения 4, 5). Общие бланки негосударственных структур, на которых отсутствует изображение Государственного герба, могут оформляться с использованием как продольного (приложение 3), так и углового (приложение 2) вариантов расположения реквизитов.

БИЛЕТ 28

При изготовлении бланка для письма используются следующие реквизиты:

Государственный герб РБ;

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (для органов государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

Наименование организации;

Почтовый адрес отправителя;

Коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: «дата», «регистрационный индекс» и «регистрационный индекс и дата входящего документа».

На этот же бланк могут наноситься также ограничительные отметки для размещения реквизитов «адресат», «заголовок к тексту». Указание на бланке этих реквизитов и отметок целесообразно в том случае, если оформление документов в организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Применение компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.

На общем бланке размещают:

Государственный герб РБ;

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

Код организации: по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» для других организаций;

Наименование вышестоящей организации;

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Место составления или издания;

Ограничительные отметки и линии для реквизитов «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

На общий бланк могут наноситься также ограничительные отметки для размещения реквизитов «код документа по ОКУД», «заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения».

БИЛЕТ 29

Законом закреплена обязанность всех государственных организаций наносить изображение Государственного герба РБ на бланки своих документов. При этом изображение Государственного герба должно помещаться государственными органами и иными государственными организациями как на бланках для письма, так и на общих бланках, а также бланках конкретного вида документов.

Вместе с тем закон не исключает возможности использования изображения Государственного герба негосударственными организациями, однако определено, что такое право может предоставляться им только законодательными актами Республики Беларусь.Предоставление негосударственной организации или должностному лицу государственного органа права помещать изображение Государственного герба на бланки документов может осуществляться только посредством издания Декрета или Указа Президента РБ. В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РБ, должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Такие номера допускается наносить на левое нижнее поле лицевой стороны или на оборотную сторону бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядковых номеров на обороте, так как это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело и др.).

Учет гербовых бланков ведется в организациях при их поступлении раздельно по видам в учетно-регистрационной форме (карточке или журнале) по следующим реквизитам:

Наименование вида гербового бланка (общий бланк, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);

Дата поступления, индекс сопроводительного документа, организация - поставщик бланков (указывается дата и номер письма полиграфического предприятия, изготовившего бланки, его наименование);

Количество поступивших экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа (организации), фамилия и инициалы должностного лица-получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.

Лицо, персонально ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков документов, назначается приказом (распоряжением) руководителя. Оно выдает гербовые бланки непосредственно структурным подразделениям (исполнителям).

Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) по выдаче этих бланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируются:

Наименование вида бланка (общий бланк, бланк для письма, бланк для конкретного вида документа);
- получатель бланков (наименование структурного подразделения или исполнителя);
- должность, фамилия и инициалы должностного лица, получившего бланки;
- количество экземпляров;
- серии и номера бланков;
- расписка в получении;
- номера и серии испорченных бланков;
- отметка об уничтожении.

В организациях с небольшим объемом документооборота поступление и выдачу гербовых бланков возможно вести в одном журнале (картотеке).

Регистрируя исходящие документы, подготовленные на гербовых бланках, в соответствующую регистрационную форму можно ввести дополнительно графу «номер (серия) бланка».

Уничтожаются бланки с изображением Государственного герба РБ по акту с отметкой в журнале (карточке). Образец такого акта приведен в приложении 5.

Приказом руководителя назначается комиссия, которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков, о чем делается отметка в учетно-регистрационной форме после последней записи.

Если документ, оформленный на гербовом бланке, предназначен для рассылки, он может тиражироваться средствами оперативной полиграфии. При этом каждая копия рассылаемого документа заверяется печатью. Указатель

БИЛЕТ 30

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.
К данной группе документов относятся:

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ;

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ;

УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ;

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОРАЗДЕНИИ.

Состав реквизитов документов:
01 – государственный герб РФ.
02 – герб субъекта РФ.
03 – эмблема организации или товарный знак.
04 – код организации.
05 – код по виду документа.
06 – наименование организации.
07 – справочные данные об организации.
08 – вид документа.
09 – дата документа.
10 – регистрационный номер.
11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа.
12 – место составления или издание.
13 – ГРИФ ограничения доступа кдокументу.
14 – адресат.
15 – ГРИФ утверждения документа.
16 – резолюция.
17 – заголовок к тексту.
18 – отметка о контроле.
19 – текст документа.
20 – отметка о наличии приложения.
21 – подпись.
22 – ГРИФ согласования документа.
23 – визы согласования документа.
24 – печать.
25 – отметка о заверении копии.
26 – отметка об исполнителе.
27 – отметка об исполнении документа и направлении его в ДЕЛО.
28 – отметка о поступлении документа в организацию.
29 – идентификатор электронной копии документа.

БИЛЕТ 31

Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности.

Общие положение об уставе определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

Устав организации утверждается его учредителями (участниками) . Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В уставе организации должны определяться:

1. наименование юридического лица,

2. место его нахождения,

3. порядок управления деятельностью,

4. а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

В уставах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

БИЛЕТ 32

32 Теоретический Вопрос.
Дать определение понятию «формуляр документа». Объяснить значение постоянных и переменных реквизитов. Охарактеризовать обязательные и дополнительные реквизиты документа. Выделить особенности оформления реквизитов.

Формуляр документа - это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, ее отдельного вида.

В делопроизводстве выделяют индивидуальный и типовой формуляры. Типовой формуляр - это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр - формуляр конкретного документа (акт, приказ по основной деятельности и т.д.).

Реквизит– это обязательный элемент документа.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные .

Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Постоянными реквизитами , наносимыми на бланк для писем, являются:

· Государственный герб Республики Беларусь,

· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания),

· код организации по ОКОГУ или ОКЮЛП,

· наименование вышестоящей организации,

· наименование организации,

· наименование структурного подразделения,

· почтовый адрес отправителя,

· коммуникационные и коммерческие данные.

Реквизиты также делятся наобязательные и дополнительные.

Для придания документу юридической силы применяют обязательные реквизиты:

· наименование организации/структурного подразделения (подтверждает авторство);

· регистрационный индекс;

· подпись.

Кроме обязательных реквизитов существуют дополнительные обязательные реквизиты, придающие документам юридическую силу:

· гриф утверждения;

· печать;

· отметка о заверении копии.

(Особенности оформления реквизитов есть у каждого в тетрадиJ)

БИЛЕТ 33

Дать определение понятия «инструкция», определить, охарактеризовать структуру текста, выявить состав реквизитов, особенности и отличия от других документов.

Инструкция по делопроизводству – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений или должностных лиц.

Издается в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по исполнению и ведению документов.

Текст документа - это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа.

Композиционная (логическая) структура текста документа - последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.

Текст включает:

· Общие положения;

· Цели и задачи;

· Функции;

· Права и обязанности;

· Руководство;

· Взаимоотношения с другими подразделениями.

Подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками, визирует юридическая служба, утверждает руководитель. Вступает в силу с момента утверждения.

Тексты приказов по основной деятельности составляются по схеме:

1) вводная, или констатирующая, часть (обоснование);

2) распорядительная часть.

Тексты приказов по личному составу состоят из тех же композиционных частей, расположенных в обратном порядке:

1) распорядительная часть;

2) обоснование.

Тексты протоколов строятся по схеме:

1. вводная часть (повестка дня);

2. основная (слушали - выступили - решили).

Тексты писем обычно состоят из 3-х частей: введения , в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ; изложения , где приводятся цифры, факты и доводы; заключения , содержащего суть вопроса, т.е. предложения, распоряжения или просьбы.

Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но заключение - обязательная часть любого текста документа.

Тексты сложных по структуре (cодержанию) документов (приказы, распоряжения, протоколы, инструкции и др.) делятся на пункты и подпункты. В больших по объему документах пункты могут объединяться в разделы и подразделы.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точками и записываются с абзаца.

Если текст основной части документа разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используются абзацы, которые не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь заголовки при необходимости.

В заголовках не допускается переноса слов, применения римских цифр, математических знаков и греческих букв. Точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголо-вок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согла-сования или виза согласования. Текст инструкции разбивает-ся на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подпи-сывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.
Инструкции бывают, например, должностные; по безо-пасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штат-ным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
Общие положения;
Должностные обязанности;
Права;
Ответственность;
Взаимоотношения.

БИЛЕТ 34

Структура и штатная численность организации предприятия – это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Он не имеет унифицированной формы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Данный документ служит основанием для составления штатного расписания.
Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Порядок разработки и введения в действие штатного расписания конкретной организации, его форма и содержание определяется нанимателем.

Штатное расписание организации также должно отражать ее организационную структуру, штатный состав и штатную численность работников. (Могу кинуть документ полностью по штатному расписанию с примерами документов)

Порядок разработки и введения в действие штатного расписания конкретной организации как локального нормативного правового акта, его форму и содержание определяет наниматель.

В штатном расписании обязательно надо указать наименование должностей, профессий и специальностей, а также квалификацию работников. Именно поэтому так важно участие кадровой службы в данном процессе.

Используются такие реквизиты,как: Гриф утверждения,гриф приложения, название вида док-та,дата.

БИЛЕТ 35

Положение о структурном подразделении представляет собой локальный нормативный акт (организационный документ), определяющий статус структурного подразделения, его место в организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями, внутреннюю организационную структуру, закрепление за ним функций организации, права и ответственность.

Положения о структурных подразделениях разрабатываются на все структурные подразделения организации руководителями соответствующих структурных подразделений под методическим руководством и при согласовании с отделом организации труда и заработной платы (ООТиЗ), отделом кадров (ОК), юридическим отделом (ЮрО), отделом охраны труда (ООТ), отделом охраны окружающей среды (ОООС) по соответствующим направлениям деятельности этих подразделений.

Положения о структурных подразделениях утверждаются приказом руководителя организации, вступают в силу с момента издания приказа и действуют до их замены новыми. Приказ издает ООТиЗ (в случае отсутствия этого подразделения в организации - ОК). В приказе указываются:

срок утверждения и введения в действие положения;

мероприятия, связанные с введением в действие положения;

об утрате силы ранее действовавшего аналогичного положения

Согласованные и утвержденные в двух экземплярах положения о структурных подразделениях регистрируются в ООТиЗ. Один экземпляр хранится в ООТиЗ, другой - у руководителя соответствующего структурного подразделения в соответствии с установленным порядком делопроизводства.

Структура текста

· Общие положения

· Основные задачи

· Организационная структура

· Функции

· Права и обязанности

· Взаимоотношения. Связи

· Ответственность

Реквизиты: гриф утверждения,дата,номер,место издания, наименование организиции,название вида документа, подпись,гриф согласования

БИЛЕТ 36

Виды распорядительных документов

Распоряжение – распорядительный документ,издаваемый руководителем в рамках его компетенции. Распоряжения издают министерства,ведомства,администрацияобластей,городов,районов и предприятий.

Указания – распорядительный документ,издаваемый по вопросам,связанным с организацией и исполнением пприказов,инструкций и других актов. Применяются слова – предлагаю или обязываю

Приказ – распорядительный документ,издаваемый руководителем организации,действующий на основе принципа единоначалия. Издается для решения основных задач,стоящих перед организацией.

Приказы и распоряжения делятся на три вида:

Ø По основной деятельности

Ø По личному составу

Ø По административно-хозяйственным вопросам

Постановления и решения делятся на 2 вида:

y По основной деятельности

y По личному составу

Никогда не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов по личному составу с какими-либо другими вопросами.
В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта.
Распорядительная часть документа зааканчивается указанием должностного лица,ответственного за контроль исполнения всего документа. Отсутствие указания об ответственном за контроль означает,что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.
В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются со службами,ответственными за исполнение приказа.

Решения – это распорядительный документ,являющийся правовым актом,применяемым коллегиальным органом: коллегии министерства или ведомства,научнымсоветом,советомдиректоров,местные исполнительные органы власти.

БИЛЕТ 37

Формуляр документа – это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения. Она определяет особенности каждого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, ее отдельного вида. Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность. Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей - не менее: левое- 30мм,правое- 8,верхи низ- 20.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав ипорядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.Основными реквизитами являются: наименование организации, дата, регистрационный индекс, подпись. Данные реквизиты придают документу юридическую силу и являются обязательными для всех видов документов. Дополнительные реквизиты - это реквизиты придающие документу юридическую силу и наносящиеся на документ в определенных ситуациях. К ним относятся гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

БИЛЕТ 38

Приказ - распорядительный док-т(правовой акт), издаваемый руководителем организации,действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Задачи определяются уставом организации(положением о ней).

К приказам по основной деятельности относятся приказы о распределении обязанностей между руководством, внесении изменений в структуру и штатную численность, об утверждении организационных документов и внесении изменений в них, создания комиссий и др.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности раскрывают содержание функции управления.

Основные реквизиты документов

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов.

1. Государственный герб РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

2. Герб субъекта РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Ее помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации при наличии таковой. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают в скобках ниже полного или за ним.

9. Справочные данные об организации. Они включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другое).

10. Наименование вида документа должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Дата документа. Она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 8 марта 2007 года следует оформлять как 08.03.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 08 марта 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2007.03.08.

12. Регистрационный номер документа. Он состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т. д.

14. Место составления или издания документа. Его указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

15. Адресат. Это организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

17. Резолюция. Она включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

18. Заголовок к тексту. Он включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем (о ком)?».

19. Отметка о контроле над исполнением документа. Она обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. Текст документа составляется в соответствии с языком управленческих документов (см. далее).

21. Отметка о наличии приложения; оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, решениям) на его первом листе в правом верхнем углу пишут Приложение № с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

22. Подпись. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24. Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати. Он заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

27. Отметка об исполнителе. Она включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается проставлять в виде штампа.

30. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Из книги Fedora 8 Руководство пользователя автора

6.1.6. Печать документов В печати документов нет ничего сложного, но перед тем, как выбрать команду меню Файл?Печать (или щелкнуть на кнопке Печать панели инструментов Стандартная), убедитесь, что принтер, на котором вы хотите распечатать документ, выбран в программе как

Из книги Компьютер на 100. Начинаем с Windows Vista автора Зозуля Юрий

Сохранение документов После набора текста в программе Блокнот его необходимо сохранить. Для этого в меню Файл выполните команду Сохранить. Появится окно сохранения документа (рис. 1.18). По умолчанию система предлагает сохранить файл в папке Документы, с чем вы можете

Из книги Эффективное делопроизводство автора Пташинский Владимир Сергеевич

Печать документов Команды для печати документов обычно находятся в меню Файл.? Параметры страницы. Команда подготовки документа к печати. В появившемся после выбора данного пункта окне (рис. 1.21) можно задать размер используемой при печати бумаги, способ ее подачи,

Из книги 3ds Max 2008 автора Верстак Владимир Антонович

Обязательные реквизиты бланка Бланки в зависимости от расположения реквизитов могут быть угловыми или продольными.Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные

Из книги Интернет для электрика автора Повный Андрей

Свитки настроек Shader Basic Parameters (Основные параметры затенения) и Basic Parameters (Основные параметры) Свитки Shader Basic Parameters (Основные параметры затенения) и Basic Parameters (Основные параметры) (рис. 3.5) позволяют настраивать параметры тонированной раскраски, трех главных компонентов цвета

Из книги Самоучитель работы на компьютере автора Колисниченко Денис Николаевич

документов Несколько интересных и полезных ресурсов, которые предлагают бесплатные ГОСТы и прочие нормативно-технические

Из книги Основы информатики: Учебник для вузов автора Малинина Лариса Александровна

13.2. Создание документов 13.2.1. Быстрое создание документа Для быстрого создания пустого документа нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N или первую кнопку (с изображением чистого листа) на стандартной панели инструментов (рис. 112). На рисунке изображены самые полезные кнопки

Из книги 500 лучших программ для Windows автора Уваров Сергей Сергеевич

13.4. Сохранение документов 13.4.1. Сохранение документа в формате MS Word Для сохранения документа нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S (или выполните команду меню Файл, Сохранить или нажмите кнопку с изображением дискетки на стандартной панели инструментов - как вам больше

Из книги Технология XSLT автора Валиков Алексей Николаевич

13.5. Открытие документов Для открытия документа используется команда меню Файл, Открыть. Ей соответствует комбинация клавиш. В результате выполнения данной команды откроется окно Открытие документа, в котором вы сможете выбрать файл (рис. 132). Рис. 132. Открытие

Из книги КОМПАС-3D для студентов и школьников. Черчение, информатика, геометрия автора Большаков Владимир

5.3. Форматирование документов К стандартному форматированию документов можно отнести такие операции с фрагментами текста, как изменение положения на листе, изменение правых и левых отступов, красной и выступающей строки, выравнивание текста, изменение межстрочных

Из книги автора

2.1. Основные типы документов В терминах КОМПАС-3В LT любое изображение, которое можно построить средствами системы, принято называть документом. С помощью КОМПАС-3D LT можно создавать документы трех типов: детали, плоские чертежи и фрагменты. В случаях, когда идет речь о

Из книги автора

15.5. Печать документов Чтобы не было неприятных сюрпризов, непосредственно перед печатью документа выполните команду Файл | Предварительный просмотр страницы (или нажмите кнопку предварительного просмотра на стандартной панели инструментов - она находится возле