Главная » Организация Бизнеса » Для чего нужна оцифровка документов в архиве. Оцифровка архивов - самый современный способ хранения документов! Хранение электронных мастер-копий на встроенных носителях

Для чего нужна оцифровка документов в архиве. Оцифровка архивов - самый современный способ хранения документов! Хранение электронных мастер-копий на встроенных носителях

Оцифровка документов – это перевод документов в цифровой вид. Оцифровывать можно чертежи, тексты и книги. Деятельность любого среднестатистического офиса или учреждения, рано или поздно приводит к образованию в его стенах огромного количества документов. Документы хранятся на полках и в ящиках рабочих столов. Они занимают огромное пространство в офисных шкафах и на столах сотрудников офиса. Горы документации, в которой очень трудно разобраться, и почти невозможно оперативно найти тот или иной документ. Для того чтобы офис не превращался в архивное хранилище документов, а его сотрудники могли оперативно работать с любой необходимой документацией, нужно произвести оцифровку всех имеющихся на фирме документов и перенести их из бумажного в электронный вид, воспользовавшись услугами по сканированию и распознаванию документов. Электронные документы значительно легче обрабатывать и хранить. Они не занимают много места в офисе. Их нельзя потерять или повредить, да и найти документ в оцифрованном электроном архиве, где все систематизировано и разложено по пачкам куда легче, чем в огромной стопке бумаг хранящихся в офисном шкафу. Удобны для использования оцифрованные документы и в том случае, когда сотрудник фирмы отправляется в командировку или на переговоры. Маленькая флешка в кармане способна вместить в себя весь архив документов фирмы, и даст ему возможность при необходимости оперативно найти любой нужный документ. Использовать оцифрованные документы очень удобно и практично, при этом услуги по оцифровке документов достаточно не дорогие и доступны не только крупным корпорациям, но и небольшим фирмам и бюджетным организациям.

Оцифровка чертежей

Оцифровка чертежей или как её ещё называют векторизация, позволяет перенести технические и архитектурные чертежи из бумажного формата в формат электронный. Услуги оцифровки чертежей позволяют значительно упростить и систематизировать систему архивного хранения конструкторской документации, и являются весьма актуальными как для промышленных предприятий и научных институтов, так и для архитектурных и конструкторских бюро, частных архитекторов, студентов, и всех кто по специфике своей работы или учебы работает с чертежами. Как правило, главной проблемой архивирования конструкторской документации, является поиск нужного чертежа, условия, при которых чертеж, нанесенный на ватман, должен храниться и его громоздкость. Оцифровка чертежей позволяет эффективно решить эти проблемы. Когда чертеж благодаря оцифровке переносится с бумажного носителя в электронный формат, для его хранения не нужно иметь больших архивных площадей, а достаточно лишь небольшого свободного объема на жестком диске компьютера или любого другого электронного носителя. При этом достаточно единожды систематизировать содержание архива, разложив оцифрованные чертежи по тематическим папкам и впоследствии легко находить любой необходимый чертеж. Чертежи, хранящиеся в электронном архиве не подвержены механическому воздействию, или воздействию любых других природных сил и стихий. Их невозможно промочить, порвать или потерять, а благодаря системе резервного копирования, можно на сто процентов обезопасить себя от их утраты или потери. Работать с оцифрованными чертежами намного проще, нежели с их бумажными аналогами. Куда удобней перевозить с собой лазерный диск, на котором у вас всегда есть доступ ко всему архиву, нежели объемы больших бумаг и неудобные чертежи. Да и показать чертеж заказчику, куда удобней на мониторе компьютера или ноутбука, а, не разворачивая многометровые ватманы на его столе. Не говоря уже о том, что оцифрованный чертеж можно просто отправить по электронной почте, при этом сэкономив и свое время и время того, кому этот чертеж предназначался. Сегодня услуги по оцифровке чертежей предоставляют многие компании, и мы рады констатировать тот факт, что наша компания является одним из лидеров в области оцифровке документов. На сегодняшний день мы обладаем всем необходимым оборудованием и программами, позволяющими обеспечить оцифровку любого чертежа с полным детализированным сохранением его качества.

Оцифровка текстов

Оцифровка текстов - метод перевода печатного текста с бумажного носителя в электронный формат. Оцифровка текстов незаменима в качестве удобного инструмента для создания электронных архивов и в качестве инструмента для перевода в электронный формат книг и учебников. Теперь любителям литературного слова, не обязательно просиживать часами в библиотеках или же носить собой тяжелую и неудобную книгу. Достаточно иметь электронный планшет, который легко поместится в кармане или сумочке, и читать любую художественную или справочную литературу.

Оцифровка книг

Оцифровка текста позволяет перенести в цифровой формат книгу любого объема. Это очень удобно и практично. Помимо удобства использования, стоит сказать и о явной экономической выгоде. Далеко не всегда вы можете купить для себя тот или иной учебник или книгу, и в тоже время вы можете взять ее на время в библиотеке или у знакомого, и благодаря услуге оцифровки, стать владельцем электронной версии, потратив для этого значительно меньше денег, нежели при покупке книги. Оцифровка книг значительно упростила и процесс хранения редких манускриптов и книг, имеющих историческую ценность. Ведь бумага не вечна, а вот электронная версия печатного слова действительно сможет храниться тысячелетиями и никогда не потеряет своего первозданного содержания, в точности сохранив для потомков не только текст, но и иллюстрации.

И.Е. Хворова

Процесс оцифровки документов для создания электронного архива

Статья посвящена процессу оцифровки - наиболее удобному механизму сохранения и использования информации в современных условиях. Автор рассматривает основные моменты процесса оцифровки архивных материалов, включая анализ возможных способов переведения документов в электронный вид, категории документов для оцифровки, форматы хранения электронных документов и исследование современных стандартов оцифровки. Также в статье анализируются необходимые условия для создания виртуального архива исторической персоналии или события в современном контексте. Особое внимание автор уделяет особенностям организации электронного ресурса, исследует существующие современные проекты по данной тематике и анализирует возможные трудности, с которыми может столкнуться исследователь при создании электронного архива.

Ключевые слова: оцифровка, архивный документ, электронный фонд пользования, виртуальный архив.

Реалии современной жизни все чаще требуют от нас активного использования новых информационных технологий. Информационная эпоха вносит свои коррективы также и в мир диалога архивных источников и исследователя. Современные цифровые технологии позволяют осуществлять самые глобальные идеи по созданию альтернативного поля хранения - хранения документов в виртуальной плоскости.

Оцифровка архивных документов на сегодняшний день является наиболее удобным инструментом для сохранения и использования информации. Она дает возможность для безопасного и более экономичного хранения, удобного поиска и использования

информации, а также для оперативного доступа к материалам архива. Процесс оцифровки документов основывается на идее формирования единого электронного фонда пользования (далее -ЭФП). ЭФП представляет собой совокупность электронных копий архивных документов, которые записаны на цифровые носители и предназначены для использования вместо подлинников документов1. Важным моментом при создании ЭФП является необходимость регламентации процесса его создания.

По мнению заместителя руководителя Федерального архивного агентства О.В. Наумова, основные цели оцифровки документов заключаются в расширении и упрощении доступа к документам архивного фонда, обеспечении сохранности подлинников путем постепенного вывода их из оборота использования, предоставлении доступа к электронному фонду, а также в ускорении процесса предоставления государственных услуг2.

Рассмотрим основные моменты процесса оцифровки. Прежде всего, необходимо учитывать, что архивный фонд Российской Федерации хранит обширный документальный массив. Таким образом, прежде чем начать сканирование самих документов, целесообразно провести оцифровку научно-справочного аппарата архива, создать электронные описи для поиска данных. Первоначальная оцифровка описей архива дает возможность пользователю не выходя из дома познакомиться с перечнем хранящихся документов и заказать интересующие документы по Интернету. При этом необходимо также учитывать факт научно-технической редакции заголовков дел - только если опись усовершенствована, можно начинать оцифровку фонда.

Категории документов для оцифровки включают в себя не только документы, для которых существует угроза утраты информации, но также наиболее ценные, уникальные материалы и востребованные документы. Критерии документов об уникальности и ценности документов несколько размыты, а востребованность не является постоянной величиной, поэтому при выборе материалов оцифровки часто возникает вопрос: какие документы необходимо переводить в цифровой вид в первую очередь? Возможно, добиться более результативной выборки будет проще, если в процессе отбора примут участие не только члены экспертной комиссии архива, но также и привлеченные профессионалы - историки, политологи, социологи, общественные деятели и др. Процесс создания такой рабочей группы требует четкой регламентации. Следует отметить, что, несмотря на сформулированные критерии отбора3, они не являются обязательными и региональные архивы

вправе сами выбирать те документы, которые нужно оцифровать в первую очередь.

Выбор способа оцифровки важен, так как носитель и формат представления материала также несет полезную для работы исследователя информацию, поэтому очень важно передать ее в наиболее точной, сопоставимой с подлинником форме.

В непосредственной оцифровке документов важно соблюдать все меры безопасности при работе с подлинником, особенное внимание необходимо уделить при сканировании книг и древних актов (свет, принтер, поведение специалиста при оцифровке должны соответствовать принятым нормам). В данном этапе ключевую роль играют финансовые возможности проекта по оцифровке - выбор оборудования для сканирования определяет степень безопасности этого процесса для подлинника. Выбор более экономичного аппаратного устройства неизбежно влечет за собой риск нанести непоправимый вред документам, а также сокращает шансы на создание сопоставимой, полноцветно заменяющей подлинник копии4.

При оцифровке документа делается минимум две копии подлинника - рабочая копия и мастер-копия. Оба материала должны быть замаркированы и зарегистрированы в специальном реестре. Благодаря такой системе регистрации поиск отсканированного документа будет более быстрым и комфортным для пользователя, а учетные данные позволят легко отслеживать документ в общей информационной системе архива.

Среди форматов хранения изображений наибольшее распространение у архивистов получили форматы TIFF и JPEG. Формат TIFF своей популярностью обязан возможности сохранения качества изображения благодаря алгоритмам сжатия данных без потерь. Формат JPEG обладает возможностью высокой степени сжатия, но при этом происходит потеря качества изображения. Изменения могут быть незаметны невооруженным взглядом, но сжатое изображение будет отличаться резкими контрастами или пикселями. Поэтому JPEG нельзя использовать как промежуточный формат при обработке изображений. В JPEG допустимо сохранять лишь окончательный вариант. Что касается других разновидностей электронных документов и наиболее предпочтительных форматов их хранения, то существуют текстовые документы (ms-word, txt, pdf, html, xml, rtf), видео (mov, avi, mpeg, mp4) и аудио (wav, aiff, mp3), чертежи (autocad), графики и схемы (tiff, pcx), БД в виде электронных таблиц и реляционных баз данных (xls, xml, html, mdb). Для фотодокументов также приемлем формат pdf. Полученный массив данных может использоваться для передачи по цифровым каналам,

сохраняться на цифровом оптическом носителе (однократно записываемые CD-R, DVD-R, многократно записываемые CD-RW, DVD-RW, DVD-RAW диски), магнитном (жесткие диски, гибкие магнитные диски, магнитные ленты), Flash-накопителях и т. д.

Требования к качеству получаемых цифровых копий четко не сформулированы. Отсутствуют критерии оценки качества электронных копий бумажных документов: параметры изображения, тоновое воспроизведение (контрастность), яркость, шум, точность цветопередачи, резкость, разрешение, геометрические искажения и др. За рубежом уже используется ряд документов, опыт которых в области оценки качества оцифрованных документов был бы полезен для России. Национальный стандарт США ANSI/AIIM MS44 «Руководящие указания для контроля качества сканеров изображений» устанавливает и раскрывает базовую терминологию, основные параметры и критерии оценки качества сканирования, а также подходы к их практическому измерению. На его основе с учетом современных требований в 2000 г. были разработаны международные стандарты ISO для оценки качества сканирования черно-белых документов.

После оцифровки подлинник возвращается обратно на хранение в архив, а сделанные копии пополняют электронный фонд пользователя и становятся доступными для исследователей.

Поиск решения проблемы хранения и оперативного использования архивных документов начался еще в середине 1990-х гг., когда Библиотека Конгресса США приступила к тотальной оцифровке имеющегося собрания микрофильмов (как самостоятельной коллекции и как основного носителя страхового и пользовательского фондов). В процессе оцифровки американские специалисты столкнулись с необходимостью выработки единых подходов к реализации процессов перевода информации с материальных носителей в электронный вид, т. е. возникла необходимость в регламентации процессов оцифровки.

Современные стандарты оцифровки по уровню их регламентации можно разделить на 3 категории стандартов: международный, национальный и стандарт организации. Международный стандарт ISo5 разрабатывается группой ученых, его использование дает технологическое, экономическое и социальное преимущества, но не является обязательным ни для одной страны - участницы организации ISO. Национальный стандарт является обязательным для использования органами государственной власти различных уровней, он разрабатывается для улучшения процедуры оцифровки с учетом особенностей законодательства, стандартов документа-

ции в определенной стране. Стандарт организации подчеркивает специфику конкретной компании в процессе перевода документа в электронный вид и его последующее хранение и использование. Наиболее известным национальным стандартом, регламентирующим процессы оцифровки, является «Стандарт оцифровки S6» (S6: Digitisation Standard)6, введенный в действие национальным комитетом по стандартизации Австралии и Новой Зеландии в 2006 г.7 К сожалению, в России нет аналогичного документа, регламентирующего процессы оцифровки и создания ЭФП.

В 2012 г. сотрудниками Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и Федерального архивного агентства (Росархив) были разработаны «Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом». Моделью для этих рекомендаций стали «Стандарт оцифровки S6» и «Технические рекомендации» FADGI. В целях продолжения работ в данном направлении представляется целесообразным выработать Стратегию разработки и обновления отраслевых нормативно-методических актов, регламентирующих различные направления деятельности в области информатизации архивного дела, а также создать регламент и перспективный план по ее реализации. Разработчиками были выделены ключевые моменты, которые необходимо учитывать при подготовке регламентирующего документа.

1. Структура и содержание разработанных и введенных в действие документов международных и национальных систем стандартизации обусловлены спецификой правовой базы той страны, где они возникли. Поэтому их прямой перевод и использование в Российской Федерации требуют взвешенного подхода.

2. Необходимо создание не одного нормативного документа, регламентирующего вопросы оцифровки, а комплекса нормативно-правовых актов, описывающих требования ко всем этапам и аспектам этого процесса.

3. Структура и общее содержание этой нормативно-методической документации могут быть построены на зарубежных аналогах, выбранных экспертами отрасли в качестве примеров, наиболее близких и адекватных российским условиям. При этом отечественные разработки должны в полном объеме отражать специфику всех процессов и аспектов оцифровки (включая требование к оборудованию, персоналу, процедурам и менеджменту качества), присущую России8.

Оцифровка документов - необходимая мера для организации оперативного доступа к документам архива. Наличие определенно-

го массива документов позволяет создать новый, комфортный для пользователя, научно полезный информационный ресурс - виртуальный архив. Примеры таких виртуальных хранилищ можно увидеть на сайте Российского государственного архива литературы и искусства.

Виртуальный архив И.А. Бунина представляет собой ресурс с удобной классификацией представляемых документов и комфортным для пользователя интерфейсом. Документы разделены на три группы: «Рукописи», «Вырезки из газет и журналов», «Изобразительные материалы» и представляют собой сканированные копии подлинников фондов Российского государственного архива литературы и искусства и Архива русского зарубежья в г. Лидсе9. Разработчики проекта обозначают ключевые моменты по реализации подобных проектов: финансовые вопросы, проблема разобщенности архивных документов и необходимость переговоров с хранилищами разных учреждений и даже стран для сбора необходимого материала и, наконец, решение вопросов юридического характера - так как на электронную публикацию материалов также распространяется авторское право. Ресурс представляет собой положительный пример реализации проекта по созданию виртуального архива. Сайт Российского государственного архива литературы и искусства также предлагает ознакомиться с такими прекрасными примерами электронных хранилищ, как ресурс, посвященный документам Отечественной войны 1812 г. и Первой мировой войны.

Создателями электронного хранилища под названием «Воссоединенный виртуальный архив Осипа Мандельштама» стали Оксфордский университет и Мандельштамовское общество. Разработчики проекта ставили целью выявить, описать и разместить в Интернете все или максимально большое количество сохранившихся творческих и биографических материалов Осипа Мандельштама независимо от места их физического расположения10. При этом в проекте объединяются рукописи, транскрипты текстов, а также комментарии к ним.

Поиски документов - важнейший этап при создании такого рода проектов. Этот процесс осложняется тем, что некоторых из ранее известных и введенных в научный оборот коллекций, возможно, более не существует. Попав в продажу в 1990-е гг., они поменяли владельцев, даже имена которых не всегда возможно установить. В иных случаях владельцы оказываются не в состоянии обнаружить те или иные автографы или документы. Это вполне объясняется тем, что комплектование архивно-рукописных фондов документами

деятелей русского зарубежья осуществлялось в основном путем дарения и не носило систематического характера11. Разработчики отмечают, что то же самое случается и с государственными архивами. Так, в Национальном архиве Франции на протяжении ряда лет не могли найти матрикуляционные документы О.Э. Мандельштама (они были заново обнаружены в апреле 2008 г.)12.

Важно отметить, что виртуальный архив О.Э. Мандельштама не только являет собой удачный пример реализации подобного проекта, но также, благодаря подробному описанию процесса создания такого архива на сайте, представляет своеобразное учебное пособие для продолжателей и исследователей процесса оцифровки.

Анализ реализованных российских проектов по созданию виртуальных хранилищ исторических материалов подчеркивает проблему разобщенности документов и сложность их поиска. Таким образом, при подготовке проекта важно акцентировать внимание на возможном сотрудничестве с зарубежными архивами.

Таким образом, возрастает роль совместных работ, совместных проектов по созданию единого виртуального поля хранения материалов одной тематики.

При оцифровке необходимо уделять внимание процессу выборки документов для перевода их в цифровой вид, а также подбору качественного сканирующего оборудования для обеспечения безопасного для подлинников процесса оцифровки. Однако на данный момент одним из самых серьезных вопросов в этой тематике остается необходимость регламентации процесса оцифровки (включая подробное описание процесса выборки материалов и закрепление терминологической базы). Без соответствующего, утвержденного законом стандарта процесс создания виртуального архива остается трудоемким и недостижимым для большинства исследователей.

Примечания

Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. [Электронный ресурс] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/razdel-2.shtml (дата обращения: 13.05.2016). Особенности оцифровки документов в современных архивах. [Электронный ресурс] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (дата обращения: 13.05.2016).

Юмашева Ю.Ю. Архивы и «цифровая гонка вооружений» // Историческая информатика. 2013. № 3. С. 93.

ИСО - Международная организация по стандартизации. Разработчик и издатель международных стандартов. [Электронный ресурс] URL: http://www.iso. org/iso/ru/ (дата обращения: 13.05.2016).

Отчет о научно-исследовательской работе по теме 2.2.4 «Разработка проекта отраслевого стандарта создания электронных копий архивных документов», Плана научно-исследовательской и опытно-конструкторской работы, выполняемой на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2014 г. № 89 от 26.12.2013 (первый этап) «Исследование и анализ зарубежной нормативно-методической документации, регулирующей вопросы оцифровки архивных документов» / Ю.Ю. Юмашева. М.: ВНИИДАД, 2012. С. 84-163. Там же. С. 20.

Объединенный электронный архив Ивана Бунина. [Электронный ресурс] URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (дата обращения: 13.05.2016). Воссоединенный виртуальный архив Осипа Мандельштама. [Электронный ресурс] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (дата обращения: 13.05.2016).

Попов А.В. Русское зарубежье и архивы: Документы российской эмиграции в архивах Москвы: проблемы выявления, комплектования, описания и использования (Материалы к истории русской политической эмиграции. Вып. 4). М.: РГГУ, 1998. С. 150-151.

Воссоединенный виртуальный архив Осипа Мандельштама.

Чем о более крупной организации, компании идет речь, тем больше хранится документов в ее архиве, тем сложнее ее документооборот, тем более привлекательно выглядят услуги по оцифровке архивов. Итак, что такое оцифровка архивов - это процесс по сканированию и каталогизации документов.

Неудобства при работе с бумажными архивами

Так, в больших архивах на поиск нужного документа очень часто приходится тратить много времени сил. Кроме того, наиболее часто используемые документы со временем могут быть повреждены или вообще "потеряны", если их ошибочно расположили в архиве. Нередко в любом виде бизнеса случаются ситуации, когда требуется высокая оперативность в предоставлении информации: бывает нужно быстро подготовить документы для подписания, сделать бумажные или цифровые копии, аккуратно сброшюровать - при работе с бумажными архивами оперативность теряется. Это далеко не полный перечень неудобств, с которыми приходится сталкиваться при работе с бумажными архивами. Но при этом существует достаточно простой и элегантный способ решения проблемы - оцифровка документов.

Преимущества оцифровки архивов?

стоит отметить уменьшение нагрузки на бумажные архивы, а также на участок ксерокопирования. Так, теперь если одновременно нескольким сотрудникам организации понадобился один документ, его совершенно не обязательно ксерокопировать.
оцифровка документов позволяет существенно сократить расходы на содержание бумажного архива, а также высвободить некоторую площадь, ранее используемую под хранение бумажных архивов.

Как происходит процесс оцифровки документов?

Специально обученные специалисты занимаются сортировкой документов (на территории вашей компании или доставляют их на территорию организации, занимающейся оцифровкой архивов), затем с помощью современных сканеров производят оцифровку архивного фонда в полном объеме или отдельных документов.
Штрих-коды и печатные документы системой оптического распознавания символов автоматически переводятся в электронный вид. При этом сохраняются ключевые реквизиты документов: название, дата, тип, контрагент и так далее.
Для того, чтобы избежать возможного искажения при перепечатывании контактных данных, телефонов для оцифровки рукописной информации при оцифровке архивов применяется система двойного ввода. То есть, оцифровка документов в будущем даст вам возможность осуществлять полноценный оперативный поиск по ключевыми словам или поиск по определенным типам документов/контрагентам.

Управление файлами

Электронные архивы позволяют управлять файлами, полученными в результате сканирования. После оцифровки архивов бумажные документы подлежат систематизации и описанию. Они брошюруются, составляется систематизированный полный каталог документов с учетом потребностей и специфики компании-заказчика. Это позволяет в дальнейшем существенно экономить силы и время при работе с архивами.

Работы по оцифровке архивов

21.01.2016, Чт, 17:51, Мск, Текст: Павел Притула 3068

Перевод в электронный вид исторических документов и формирование баз данных на основе архивных описей – один из сложнейших видов оцифровки, требующий особого оборудования, технологий и внимательного отношения к оригиналам документов.

Как и во всех остальных отраслях государственной и коммерческой деятельности, оцифровка фондов в государственных и муниципальных архивах служит решению сразу нескольких задач: наведению порядка в фондовом учете, упрощению поиска документов, снижению нагрузки на сотрудников и времени при отработке запросов пользователей, сохранению ветхих оригиналов, переходу к предоставлению архивных услуг в электронном виде, в том числе платных услуг.

Работы по переводу архивных фондов в электронный вид начались еще на рубеже тысячелетий. За прошедшее с тех пор время российскими архивами оцифрованы сотни тысяч исторических документов и описей. Но все равно это лишь малая часть Архивного Фонда РФ.

Два подхода

1. Если условно представить фонды архивного учреждения в виде пирамиды, то основной ее объем будут составлять непосредственно документы, и лишь малую часть на вершине – научно-справочный аппарат (описи), обеспечивающий навигацию по фондам и поиск требуемых дел и документов.

Многие учреждения используют оцифровку для решения разовых, узких задач. По аналогии с внедрением множества программных продуктов под каждую мелкую задачу, такая оцифровка называется «лоскутной». Например, в связи с юбилеем значимой для субъекта РФ личности ожидается увеличение интереса исследователей к архивным документам. Архив получает финансирование, сканирует эти фонды и переводит в формат базы данных 2–3 соответствующие описи.

Например, в связи с юбилеем значимой для субъекта РФ личности ожидается увеличение интереса исследователей к архивным документам. Архив получает финансирование, сканирует эти фонды и переводит в формат базы данных 2–3 соответствующие описи.

Этот путь – несистемный подход, позволяющий отчитаться о выполненной работе в короткий промежуток времени, но никак не отражающийся на общей эффективности работы архива, так как суммарный объем переведенных в электронный вид документов составляет доли процента от фондов учреждений. Многие архивы идут этим путем исключительно из-за недостатка финансирования. Но большинство все-таки понимает, что необходимы долгосрочные, плановые работы.

2. Поэтому многие добиваются длительных программных бюджетов и следуют другой стратегии, гораздо более перспективной с точки зрения развития архивных услуг и онлайн-сервисов. Эту стратегию поддерживает и Федеральное архивное агентство (Росархив).

Приоритет в ней отдается переводу в электронный вид всего научно-справочного аппарата. Этот путь позволяет перейти к полноценному автоматизированному учету фондов, в том числе к созданию единых информационных систем для региональных архивов.

Кроме того, появляется возможность простого и удобного поиска по фондам, что облегчает внутреннюю деятельность и позволяет перейти к предоставлению архивных услуг в электронном виде.

Документы сканируются в текущем режиме при поступлении запросов от пользователей. Для этого архиву достаточно иметь хотя бы один профессиональный сканер. А вот для оцифровки больших по объему массивов, описей, а также особо ценных документов по прежнему привлекаются эксперты из организаций, специализирующихся на сканировании и ретроконверсии.

Специфика оцифровки архивных документов

Теперь рассмотрим чуть подробнее некоторые особенности сканирования и индексирования архивных документов и описей. В отличие, к примеру, от тиражируемых книг, в архивах почти каждый документ уникален. Огромная ответственность ложится на оператора сканирования, который должен увидеть особое состояние документа (ветхость, повреждения, уход текста в корешок, особую сшивку и т.д.) и оперативно настроить оборудование, либо передать документ на реставрацию.

Один из часто сканируемых видов архивных фондов – межевые дела. Это стандартный архивный документ с толстым корешком. Однако среди его листов встречаются вложения формата до А0. Расшивать дела нельзя, протяжную технику не применишь. Исполнитель должен обладать другим классом оборудования – широкоформатными сканерами планетарного типа (пример).

Очень высокое значение приобретает опыт , которого привлекают к работам в учреждении. Как показала многолетняя практика, частая перенастройка оборудования, необходимость в режиме реального времени отслеживать качество оригиналов и получаемых электронных образов не под силу новичкам в оцифровке. Если конкурс выиграла такая компания, велики риски значительно увеличить сроки проекта или получить некачественный ресурс (поэтому нужно обязательно досконально проверять подготовленные электронные образы при сдаче работ).

Оборудование

Особенности документов предъявляют симметрично высокие требования и к оборудованию. Для архивных документов можно использовать исключительно бесконтактную сканирующую технику – планетарные сканеры.

Причем сканер должен обладать высочайшими характеристиками разрешения, цветопередачи и контрастности, так как велико наличие неконтрастных, угасающих текстов и изображений. Какое оборудование пользуется популярностью на рынке планетарных сканеров, можно узнать из нашего обзора 2014 года.

Первый такой сканер был разработан ЭЛАР в рамках проекта оцифровки фонда 350 «Ревизские сказки и исповедальные ведомости» Российского государственного архива древних актов. Для того, чтобы сканировать ветхие оригиналы высотой до 50 см и весом до 50 кг, сканер оснащен моторизированной колыбелью. Безопасный уровень силы прижатия к стеклу контролируется несколькими сенсорами.

Особая структура, толщина, вес архивных документов иногда приводят к необходимости разработки специальной техники. Так, в большинстве государственных архивов среди востребованных фондов генеалогической направленности имеются дела толщиной более 30 см и весом до 60 кг: например, материалы переписей населения (переписные книги), документы церковных приходов о рождении и пр. Долгое время, несмотря на востребованность, эти фонды не сканировались по причине отсутствия оборудования. Подходящие сканеры появились на рынке только в конце 2013 г., но сегодня уже завоевали популярность.

Индексирование

Чтобы вести учет и иметь возможность искать документы, их надо проиндексировать – заполнить карточки в АИС. Большинство архивных документов и описей выполнены вручную или с помощью печатной машинки, то есть не поддаются качественному программному распознаванию. Требуется ручная ретроконверсия.

Снова появляются дополнительные требования к исполнителю. Во-первых, он должен обладать достаточным штатом, чтобы выполнить работу в срок. В наиболее масштабных на сегодня проектах по оцифровке архивных фондов участвовало до 700 операторов индексирования. Держать такой постоянный штат невыгодно, поэтому крупные и опытные компании именно для крупных региональных архивных проектов часто привлекают местное население. Впервые такая технология была применена при оцифровке метрических книг для проекта «Поколения Пермского края». Через Центр занятости были временно трудоустроены несколько сот человек. Причем работали они на дому, через специальное приложение.

Классический пример – в старинном документе указана дата 37 мая. Обученный и здравомыслящий оператор, естественно, не стал вносить неверные данные, а уточнил дату по соседним листам метрической книги.

Главный вопрос – как добиться 100% качества? Ведь в ФИО, датах, номерах ошибаться нельзя. На помощь приходят жесткая система и технологии. Например, метод двойного ввода, когда информация попадает в Базу данных только после одинакового внесения 2 операторами.

Но все равно остается проблема мертвых языков и написания. При ретроконверсии таких документов на первый план выходит опыт руководителей групп индексирования, которым часто приходится решать и сложные нестандартные задачи.

Описи

А теперь о главном. Как уже отмечалось в начале статьи, перспективной стратегией оцифровки архивных фондов является перевод в электронный вид полного НСА. Это – наиболее сложная работа. Методическими рекомендациями Росархива установлены правила ведения баз данных по архивным описям. Поэтому описи необходимо индексировать по широкому набору полей.

Сложность оцифровки архивных описей учтена, в том числе, в 44-ФЗ «О контрактной системе». Согласно ч. 2 ст. 56 закона, «оказание услуг, связанных с необходимостью допуска подрядчиков, исполнителей к учетным базам данных музеев, архивов, библиотек» является основанием для проведения конкурса с ограниченным участием (участие ограничено результатами предквалификационного отбора). То есть только после подтверждения претендентом своих компетенций и опыта выполнения аналогичных проектов.

Описи, как и документы, могут быть ветхими и написаны на одном из мертвых языков. Описи могут иметь очень сложную структуру и содержать . Отличается формат описей для обычной и научно-технической документации, а также объектов нефондового учета. Сформированную базу данных надо заносить в программный комплекс «Архивный фонд» и т.д.

Без глубокого понимания процессов архивной деятельности, знания нормативной и методологической базы осуществить качественный перевод НСА в электронный вид не получится. Поэтому необходимо доверять оцифровку только проверенным компаниям, доказавшим на деле свое умение обращаться с архивными фондами. А оценить бюджет можно, заказав .

Сайт, электронный читальный зал:
ЗАО "Альт-софт" - внедрение и техническое сопровождение программно-информационного комплекса (ПИК) для организации электронных читальных залов в государственных архивах Псковской области.
В 2012 году работы по доработке ПИК не проводились по причине отсутствия финансирования.
В 2013 году работа была продолжена, результатом чего, в том числе, явился интернет-портал архивов Псковской области.
Финансирование включено в государственную программу Псковской области "Развитие информационного общества" (до 2020 года), раздел - "Выполнение мероприятий по поддержке ПИК "Электронный читальный зал архивов области", ежегодно выделяется 1,5 млн. рублей.

Из переписки с директором ГАПО: Эта программа, действительно, должна ежегодно пополнять лимиты архива на 1 500 000 рублей. По факту мы имеем 500 000.
250 000 архив (точнее, область) платит за ежегодное обслуживание и доработку сайта "Информационные ресурсы".

На сайте пока что (август 2018 года) нет возможности ничего выкладывать (в какой бы то ни было доступ).

Ошибки в описях тоже не исправляют.

Параллельно решают, каким образом технически обеспечить удаленный доступ.

Но это всё пока что туманно. Денег ни на что нет.

Обсуждение работы сайта РГИА, который тоже сделан "Альт-софт".

Оцифровка архивных дел:
Отделение страхового фонда и аудиовизуальных документов государственного казенного учреждения Псковской области «Государственный архив Псковской области».

Государственный архив страхового фонда и аудиовизуальных документов Псковской области создан 1 февраля 2003 года распоряжением Администрации Псковской области. Для вновь созданного архива были определены главные задачи: создание и обеспечение сохранности единого страхового фонда документации на уникальные и особо ценные документы, являющиеся национальным, оборонным, научным, культурным и историческим достоянием, а так же полноценное комплектование Архивного фонда Российской Федерации аудиовизуальными и электронными документами, которые существенно дополняют документальные источники на бумажных носителях ценной информацией, обеспечивая зрительное и звуковое воспроизведение уходящих в прошлое событий и их участников, что крайне важно для освещения истории.
Структура архива представлена двумя отделами: отдел микрофильмирования и оцифровки документов и отдел обеспечения сохранности, учета, комплектования и использования документов. Ссылка.

Отдел микрофильмирования и оцифровки документов, в составе которого три сотрудника, занимается переводом описей и дел государственных архивов Псковской области в электронный вид. Оцифровка поможет обеспечить быстрый, удобный, отвечающий современным стандартам информационного общества доступ пользователей к документам и осуществить подготовку к созданию страхового фонда, призванного гарантировать сохранение богатейшего наследия Архивного фонда России.

Основной вид работы, проводимый специалистами отдела - сканирование документов. Ссылка.

Архив ищет деньги на сервер для оцифрованных документов (цена вопроса 600 тыс.р.), поскольку на используемом свободное пространство подходит к концу.

Сводка по ресурсам для оцифровки документов:

Люди: три сотрудника.

Финансирование:
Росархив в 2017 году денег из ФЦП "Культура России" не выделяет.
В 2012 году выделили 1 500 000 рублей, больше давать не будут.
В областной программе больших денег нет, оцифровка идет в плановом порядке на закупленной технике.

Техника:
книжный сканер,
еще один книжный сканер, позволяющий сканировать документы толщиной до 35 см,
две рабочие станции.

Объем выполненных работ:
За два года (2010-2011) сделали цифровые образы описей в полном объеме - 12734 описи, 180904 листа.

Начиная с 2012 года Государственный архив страхового фонда и аудиовизуальных документов приступил к плановой оцифровке архивных документов периода до октября 1917 года, находящихся на хранении в Государственном архиве Псковской области. ГАПО подготовил перспективный план создания цифровых копий документов, рассмотренный и согласованный Экспертно-проверочной и методической комиссией Государственного архивного управления области. Для включения в План применялись три основных признака: наиболее используемые дела, категория особо ценных дел с учетом последующего создания страховых копий, документы по истории г. Великие Луки и Великолукского уезда с целью удовлетворения интересов пользователей г. Великие Луки, где очень сильно развито краеведческое движение.

За 2012-2013 годы прошли оцифровку 1595 дел объемом 157459 листов.
Получается в среднем в день сканировали 216 страниц.
Если сделать поправку на праздники и выходные, округлить - пусть будет 300 страниц.
Из комментария по ссылке ниже:
За один рабочий день на одном планетарном сканере (а в абсолютном большинстве архивов он один) можно максимум сделать 280-300 листов (это если маленькие дела, удобно раскладываемые на сканере, не метрики/ревизии/исповедки и не чертежи). Это только сканирование, без обработки полученных кадров.

Из переписки с директором архива на форуме:

Сейчас (август 2018 года) на сканировании фонд, переданный из ЗАГСа.

В дальнейшем в плане на оцифровку генеалогический материал.

В базе отсканированных дел на сегодняшний день 1680 единиц.

Отсканировано больше, они обрабатываются и вливаются в базу по готовности.

Есть метрики (не уверен точно) и исповедные есть (уверен точно) - это те, что попали на сканирование сразу после реставрации. Есть несколько ревизок по Себежскому уезду.

В плане перспектив оцифровки - сейчас прорабатывается соглашение с образовательными учреждениями, которое определит порядок оцифровки тех дел, которые наиболее востребованы в плане научных работ.

Масштабная оцифровка метрик не предполагается (по крайней мере пока).

Перспективный план создания цифровых копий документов:
ГАПО подготовил перспективный план создания цифровых копий документов, рассмотренный и согласованный Экспертно-проверочной и методической комиссией Государственного архивного управления области.

Узнать бы этот план.
Форма плана, пример.
Организация работ по оцифровке архивных документов, методические рекомендации.

С целью организации и контроля за проведением работ по оцифровке фондов в каждом архиве должен быть создан Перспективный план оцифровки, включающий в себя названия фондов, предназначенных для создания электронных копий в рамках всего собрания архива (Приложение № 2).

Ежегодно должны проводиться мониторинг и редакция Перспективного плана, осуществляемая по результатам выполнения годового плана оцифровки, закрепленного в Перечне фондов, подлежащих оцифровке.

По состоянию на 2016 год, план оцифровки фондов имеется в 36 архивах. Данные