Расположение реквизитов документов. Состав и расположение реквизитов документа нормативные требования к

Лекция 5. Правила оформления документов.
Бланки служебных документов.
Бланк как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается, появился в 30-х гг. XIX в. и нашел широкое применение. В настоящее время документы, отправляемые из организации, в большинстве случаев оформляются на бланках. Установлены следующие виды бланков документов:

– общий бланк;

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа.

Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности изготавливаются только типографским способом), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа.

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для письма могут быть проставлены следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, наименование министерства или ведомства, наименование предприятия, организации, адресные данные. В бланке ограничительными отметками – черточками и уголками – отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

^ Общий бланк , который используется для всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка писем. Вместо реквизита «Название вида документа» оставлено место для проставления названия вида документа. Вместо реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» – «Место составления или издания». Кроме того, на общем бланке не проставляется код формы документа по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов (Рис.1,2). При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Вариант бланков с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое размещение наиболее рационально для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, так как эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу. Продольное расположение реквизитов характерно когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, когда реквизиты оформляются на двух языках, в этом случае слева печатают реквизиты на языке субъекта РФ, справа – на русском на одном уровне.

Большинство служебных документов оформляется на листах формата А4 (210x297) и А5 (248x210) , допускается использование бланков формата А3 и А6. Бланки документов должны иметь поля: левое – 20 мм, верхнее – 20 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм. Бумага бланков должна быть белого цвета, в исключительных случаях допускаются кремовые или желтые оттенки.

Рис.1 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.


Рис. 2 Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка.
Правила оформления реквизитов документов.
Документ состоит из отдельных информационных элементов – реквизитов (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенном порядке, составляет формуляр документа.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит – от лат. Requisitum, т. е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.

^ 1. Государственный герб Российской Федерации.

В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб изображается на бланках: Президента Р. Ф.; палат Федерального собрания; Правительства Р. Ф.; Верховного Суда Р. Ф. и т. д.

2. Герб субъекта Р. Ф.

Изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, городов, поселений, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении, регламентируется правовыми актами субъектов Федерации.

^ 3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблему предприятия – символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Она облегчает поиск документа, но заменять наименование учреждения эмблемой не допускается. Размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована, не воспроизводится при изображении на бланке герба.

^ 4. Код организации.

Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он является подтверждением правомочности организации и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращения количества ошибок, возникающих при передачи длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

^ 5. Основной государственный регистрационный номер предприятия (ОГРН) юридического лица.

6. Индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Представляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

^ 7. Код формы документа.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), проставляется, если разновидность документа включена в классификатор.

^ 8. Наименование организации.

Реквизит содержит полное название автора документа. Сверху указывается вышестоящее учреждение, под ним наименование организации, ниже структурного подразделения, должностного или физического лица. Все наименования в именительном падеже. Сокращенное название предприятия приводится ниже полного в скобках.

^ 9. Справочные данные об организации.

Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. Могут указываться банковские реквизиты.

^ 10. Наименование вида документа.

Позволяет судить о виде документа, определяет состав реквизитов, структуру текста. Проставляется на всех документах, кроме писем, и печатается прописными буквами под названием организации.

^ 11. Дата документа.

Обеспечивает юридическую силу документу, может указываться дата создания и/или подписания, утверждения события, отраженного в документе. На документе могут проставляться также даты согласования, резолюции, исполнения и др. Если документ издают 2 и более организации, то он должен иметь одну дату. При подготовке проекта документа печатают год и месяц, а число проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. Оформляется цифровым способом: 02.09.2009, словесно-цифровом: 02 сентября 2009 г.. Проставление нуля обязательно. Цифровым в обратном порядке: 2009.09.02 проставляется дата на международных документах.

^ 12. Регистрационный номер документа.

Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Регистрационный номер проставляется при регистрации документа на уровне даты. Как правило, место на бланках для даты и регистрационного номера обозначается следующим образом: _______№_____

Проставляется на документах ответах на запрос (ответных письмах, заключениях по поручениям и т.п.), дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформление: На № 02-1 3/36 от 04.03.2009, размещается под датой и номером документа.

^ 14. Место составления или издания документа.

Используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). Используются сокращения: с. Ивановка Орловского района Орловской области. Может не указываться если название территории входит в наименование организации: Орел ГАУ. Сокращение «г» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Феде­рации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом.

Реквизит 02 Герб субъекта Российской Федерации оформляют на бланках документов в соответствии с право­выми актами субъектов Российской Федерации. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Реквизит 03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если

на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Реквизит 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ). Код служит для электронной идентификации автора документа.

Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В соответствии с Федеральным законом “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” данный реквизит указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием и включает 13 знаков.

Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит 08 Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименова­нию, закрепленному в её учредительных документах и указывается обязательно вне зависимости от того изготовлен документ на бланке или без него.

Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное. При необходимости над наименованием организации помещается наименование выше­стоящего ведомства.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования органи­зации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

Реквизит 09 Справочные данные об организации вклю­чают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, сче­тов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10 Наименование вида документа , составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД (класс 0200000- УСОРД). В письме наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11 Дата документа. Дата официального документа– реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования[i]. Датой распорядительного документа является дата его подпи­сания, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если автора­ми документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.05.

Можно использовать словесно-цифровой способ оформления да­ты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.

Реквизит 12 Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. документа состоит из его порядкового номера, который можно допол­нить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенк­латуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями например,01- 07/5.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регист­рационных номеров документа каждой из этих организа­ций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.

Реквизит 14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справоч­ные данные об организации». Место составления или изда­ния указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только обще­принятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.

Реквизит 15 Адресат . В качестве адресата могут быть организа­ции, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее струк­турного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ООО «Элитгаз»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

В.В. Чайкову

Генеральному директору

ЗАО «Тюменьводоканал»

В.Д. Корытову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Кировской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости мо­жет входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной пра­вилами, оказания услуг почтовой связи (пункт 23).

Документ не должен содержать более четырех адреса­тов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми ад­ресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский нефтяной научный

аналитический центр

недропользования

Гагарина проспект, д. 2

Москва, 10500

При адресовании документа физическому лицу указы­вают инициалы и фа-

милию получа­теля, затем почтовый адрес, например:

К.В.Перову

Ул. Ленина, д.2, кв.20

Тюменская обл., Ишимский р-н,

г.Ишим, 625034

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 межстрочными интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 16 Гриф утверждения документа: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издавае­мым документом. При утверждении документа должност­ным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек – прописными буквами, без двоеточия), наименования долж­ности лица, утверждающего документ, его подписи, инициа­лов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «МТС»

Личная подпись А.А. Стюрин

При утверждении документа несколькими должност­ными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наимено­вания утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Заседанием общего собрания акционеров

Протокол

от 12.07.2007 №15

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 29.09.2009 № 41

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Реквизит 17 Резолюция документа : реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе соответ­ствующим должностным лицом и включает фамилии испол­нителей, содержание поручения, сроки исполнения, подпись руководителя и дату подписания резолюции, например:

В.В.Кировой

П.Е.Шахмартовой

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Фаворит»

Фалеев Д.Г.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (на бумаге формата А6).

Реквизит 18 Заголовок к тексту официального документа : реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименова­нием вида документа и может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Акт ревизии;

(кому?), например:

Должностная инструкция секретарю-референту.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.

Реквизит 19 Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

Реквизит 20 Текст официального документа : информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодатель­ством Российской Федерации и субъектов Российской Феде­рации о государственных языках. Тексты пишут только на русском языке при направлении их:

На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Феде­рации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;

В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели состав­ления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст мо­жет содержать одну заключительную часть (например, при­казы -распорядительную часть без констатирующей; пись­ма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных доку­ментов, указывают их реквизиты: наименование докумен­та, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряже­ние и т.д.) организаций, действующих на принципах едино­началия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных орга­нов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст из­лагают от первого лица множественного числа («приказы­ваем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множест­венного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объедине­ния входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

От первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Текст печатают отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца если текст не делится на подразделы

Реквизит 21 Отметку о наличии приложения , назван­ного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких прило­жений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении региональ­ного кредитования на 5 л. в 2 экз.

1. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного доку­мента, его даты и регистрационного номера, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к приказу директора Института

от 20.02.2007 №420

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Минсвязи от 15.07.2008 №02-3/127 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала) от левого поля.

Реквизит 22 Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наи­менование должности лица, подписавшего документ (пол­ное, если документ оформлен не на бланке документа, и сок­ращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор

АОЗТ «Инвест» Петренко Н.А. Петренко

Исполнительный директор Петренко Н.А. Петренко

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должност­ными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой долж­ности, например:

Генеральный директор Личная подпись А.М. Волков

Главный бухгалтер Личная подпись И.И. Петрова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязан­ности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.И. Духов

Члены комиссии Личная подпись Л.М. Архипова

Личная подпись П.С. Колова

Личная подпись В.В. Рыськов

Документ может быть подписан исполняющим обязан­ности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Достоверность документов в электронной форме заверяются электронной цифровой подписью-реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Реквизит 23 гриф согласования : Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Грифсогласованиядокумента состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согла­совывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фами­лии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор страховой компании

ООО «Согласие»

Личная подпись Ф.П.Обухов

Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа с другими организациями на последнем листе проекта или на отдельном листе согласования.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии Протокол заседания

Технических наук Правления страховой

от 16.08.2006 №328-507 компании «Согласие»

от 11.09.2006 №11

Реквизит 24 Виза согласования документа : реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Согласованиедокумента в пределах одной организации оформляют визой, которая включает наименование должности и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; например:

Начальник юридического отдела

Костюченко А.В. Костюченко

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Москвин С.А. Москвин

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз распоряди­тельного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Реквизит 25 Оттиск печати представляет изображение клише печати на бумаге, которым заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.

Документы заверяют печатью организации. Принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать.

Реквизит 26 Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии доку­мента подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставля­ют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заве­рившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Начальник отдела снабжения

Шадрин Г.В. Шадрин

Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий нотариально (устав, лицензия и др.).

Реквизит 27 Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2-4 интервала ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля, например:

Н.К. Гуськов

Реквизит 28 Отметка об исполнении документа и нап­равлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ:

Подготовлено письмо от 15.03.2009 №15/08-16

В дело № 08-06,

Должность

Подпись Л.Д. Маньков

Реквизит 29 Отметка о поступлении документа в орга­низацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.

Допускается отметку о поступлении документа в орга­низацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 30 Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа ;

Электронный шаблон бланка - это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование - электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее - Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта - это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

Центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

Центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

Флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации - автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации - автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

Реквизиты:

02 - «Эмблема»;

10 - «Дата документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

Реквизиты:

01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

08 - «Справочные данные об организации»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

15 - «Адресат»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

Реквизиты:

01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

09 - «Наименование вида документа»;

13 - «Место составления (издания) документа»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

16 - «Гриф утверждения документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица - автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения - автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством .

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД , которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) . Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (класс 0200000). См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 - 35. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру делопроизводства.

Бланк документа по определению ГОСТ Р 51141-98 - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он представляет собой стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и оставлено место для переменной. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех последующих страниц используются стандартные листы бумаги. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, определенное пространство между краем листа и текстом, необходимое для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. ГОСТ Р 6.30-2003 установил следующие размеры полей не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. При изготовлении документов на двух и более страницах, вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова «страница» и знаков препинания.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков - типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в положениях, инструкциях, актах), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

Реквизиты бланков могут располагаться одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты печатают на двух языках: русском и национальном. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами.

Не допускается: размещение на бланке только сокращенного наименования организации; «украшение» бланка рисунком, который можно принять за эмблему; размещение на бланке справочных данных об авторе, не соответствующих данным государственной регистрации; произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующее требованиям государственного стандарта; размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

Виды бланков.

Требования к бланкам документов.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк включает только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Бланк придает информации официальный характер. Бланки документов предназначены для ускорения процесса создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращения трудозатрат при составлении документов, упрощения восприятия информации, повышения культуры управленческого труда, а также для быстрого установления организации – автора при работе с документами.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ изготавливается в нескольких экземплярах, то на бланке создается каждый экземпляр. Бланки изготавливаются с учетом размера полей.

Выделяют несколько способов изготовления бланков:

1. типографский;

2.с помощью средств оперативной полиграфии;

3. при помощи резинового штемпеля;

4. при помощи шаблона, введенного в память компьютера.

Гербовые бланки изготовляются только типографским способом.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – используется для изготовления любых документов, кроме писем.

2. Бланк письма – используется только для писем.

3. Бланк конкретного вида документов, кроме письма – используется для изготовления документов только данного вида.

4. Бланк должностного лица – для руководителей, наделенных правом подписи.

5. Бланк структурного подразделения – для самостоятельных структурных подразделений в крупных организациях.

В формуляр общего бланка в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

3. ограничительные линии для даты и номера документа;

4. место составления или издания документа;

5. свободное место для внесения наименования вида документа;

В формуляр бланк письма в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

2. код организации;

3. ОГРН; эти реквизиты как правило указывают в справочных данных

4. ИНН\КПП;

6. справочные данные об организации;

7. ограничительные линии для даты и регистрационного номера;

9. при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов адресат, заголовок к тексту, текст документа.

В формуляр бланка конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

3. наименование вида документа;

4. ограничительные линии для даты и номера документа;

5. место составления или издания документа;

6. при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов заголовок к тексту, гриф утверждения, текст документа.

Помимо вышеперечисленных видов бланков в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации - автора документа наименования структурного подразделения.

Также для руководителей, обладающих правом подписи, создаются бланки должностных лиц (касается организаций, крупных структурных подразделений). При этом наименование должности размещается ниже наименования организации - автора документа. На бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения - автора документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. (образцы смотрим в ГОСТ Р 6.30-2003)

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в левом верхнем углу; при продольном – вдоль верхнего поля. Угловой вариант более экономичен. При любом варианте расположения реквизитов, реквизиты бланка, а также реквизиты адресат, гриф утверждения и наименование должности в реквизите подпись печатаются флаговым или центрированным способом:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Реквизит государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема) располагают над серединой реквизита наименование организации - автора документа. Реквизит эмблема организации допускается располагать на уровне реквизита наименование организации - автора документа.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты наименование организации - автора документа, справочные данные об организации, место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.