Главная » Полезности » Научная электронная библиотека. Юридическая сила документа

Научная электронная библиотека. Юридическая сила документа

К основным видам управленческих документов относятся: организационные (устав, правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положения, инструкции, регламенты и т.п.); распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления решения) и информационно-справочные (деловые письма, записки, протоколы, акты, справки). Эти виды документов соответствуют типам разрабатываемых управленческих решений.

Организационные документы содержат, как правило, решения стратегического, долгосрочного характера, поэтому они являются многостраничными и редко изменяемыми документами и включают основные правила функционирования организаций.

Распорядительные документы служат для оформления тактических и оперативных решений краткосрочного характера, поэтому всегда содержат конкретные сроки исполнения решения, а также вносят изменения в организационные документы.

Организационные и распорядительные документы движутся сверху вниз по иерархии управления, направляясь от руководителей к исполнителям.

Информационно-справочные документы – это документы, которые направляются обычно от исполнителей к администрации или поступают от сторонних лиц и организаций, они чаще всего содержат некий проект управленческого решения, который поступает на рассмотрение руководству и выступает основанием для принятия и оформления управленческого решения в форме распорядительного или организационного документа. Гораздо реже они выступают, собственно, в качестве оформленного решения, это относится, пожалуй, только к протоколам, в форме которых может быть оформлено принятое коллегиально управленческое решение.

Кратко рассмотрим сущность и структуру основных видов управленческих документов, которые, как правило, приходится разрабатывать менеджерам для реализации управленческих решений.

Начнем с положения. Как правило, встречаются положения двух видов: положения о структурном подразделении и положения об области деятельности.

Положение о структурном подразделении – локальный нормативный акт, принятый в соответствии с действующим законодательством, который определяет область деятельности подразделения, его функции или задачи, порядок управления, права и обязанности работников структурного подразделения, ответственность, взаимодействие с другими подразделениями, административную и функциональную подчиненность.

Положение об области деятельности – локальный нормативный акт, принятый в соответствии с действующим законодательством, который определяет принципы и основные правила выполнения работ в конкретной области деятельности, а также характеризующий процессы, входящие в состав данной области. Например, «Положение об аттестации работников».

Этапы создания положения: создание проекта положения; обсуждение проекта; согласование проекта положения; утверждение положения; ознакомление с положением.

Положение должно содержать следующие реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, наименование документа (ПОЛОЖЕНИЕ), дату и номер регистрации, заголовок к тексту (наименование структурного подразделения (или области деятельности) в предложном падеже, например, об управлении кадрами, об аттестации), текст, подписи разработчиков, визы согласования (если положение подлежит внешнему согласованию, то и гриф согласования).

Похожим на положение организационным документом является инструкция – локальный акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.

Инструкция согласовывается с руководителями структурных подразделений, ответственными за область деятельности, на которую распространяется действие инструкции, а также с юридической службой организации. Инструкция утверждается приказом или грифом утверждения руководителя организации или структурного подразделения. При утверждении инструкции приказом устанавливается срок введения в действие инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. При утверждении грифом сроком введения в действие является дата утверждения, если в тексте не установлен иной порядок введения

Примером часто используемой разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Основными видами распорядительных документов являются приказ и распоряжение.

Приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений. Правом издавать приказы по отдельным аспектам деятельности организации могут быть наделены иные должностные лица организации на основе делегирования.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказы могут формироваться в дела по различным видам деятельности и структурным подразделениям, при этом каждому виду приказа будет соответствовать свой уникальный индекс. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Проекты приказов по основной деятельности готовят и вносят подразделения на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по основной деятельности и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет служба ДОУ.

Проекты приказов и приложения к ним согласовываются исполнителем с руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, как правило, визируются причастными к поручениям в приказе должностными лицами.

Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости с документами, послужившими основанием для их издания. Датой приказа является дата его подписания.

Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе исполнитель приказа направляет адресатам в соответствии с перечнем должностных лиц, указанных в тексте приказа, или указателем рассылки, который составляется исполнителем.

Приказ оформляется на общем бланке или с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Приказ, оформляемый на общем бланке, имеет следующие реквизиты: наименование вида документа – приказ; дата и номер приказа; заголовок (Об утверждении.., О создании..), текст, подпись, визы согласования (на обратной стороне листа или прилагаемые к документу), отметка об исполнителе.

Текст приказа по основной деятельности может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...» или «Отменить действие приказа №…». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иное не указано в тексте приказа. В случае организационной необходимости делается выписка из приказа.

Распоряжение – это распорядительный документ по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связным с организацией исполнения приказов, положений и других актов данного или вышестоящего органа управления, а также по производственным, хозяйственным и административным вопросам. Порядок оформления и регистрации распоряжений тот же, что и для приказов.

Промежуточной формой между организационно-распорядительными и информационно-справочными документами является протокол, который, с одной стороны, может устанавливать решения для исполнения нижестоящими лицами, а, с другой стороны, включает различные сведения информационного характера о ходе разработки данных решений.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов управления. Он составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Датой протокола является дата заседания. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы, должности приглашенных на заседание.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию участников, по итогам которой проводится подсчет присутствующих. Список передаются секретарю собрания и становится одним из приложений к протоколу.

Повестка дня включается во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его наименование отвечает на вопрос «о чем?». По каждому пункту указывается докладчик. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. Разделы основной части протокола нумеруются в соответствии с повесткой дня. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа. Допускается использования ссылки «Текст доклада прилагается» (тогда доклады становятся приложением к протоколу). В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него. В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают председатель и секретарь. Протокол считается окончательно оформленным после подписания и оформления всех приложений к данному протоколу.

Принятые на заседании решения доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписка из протокола заверяется.

Особой важной разновидностью управленческих документов является акт -документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. В организациях составляются акты работы различных комиссий, акты о приеме-передаче дел, акты об отказе от подписи, о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и т.д.

Текст акта обычно делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. Введение содержит основание для составления акта (указание на событие, ссылку на документ и т.д.) и список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт.. Констатирующая часть включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов или результаты проверки. В случае необходимости акт может также содержать выводы и предложения комиссии.

Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

· название вида документа (АКТ);

· дату и место составления (должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления);

· заголовок к тексту (формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». Может формулироваться с помощью отглагольного существительного: «О приеме-передаче дел»);

· указание на количество экземпляров и их местонахождение (или адресаты, которым он направлен);

· подписи (располагаются в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности).

Для обмена официальной информацией в организации служат записки . В зависимости от цели предоставления информации различают следующие разновидности записок: докладную, служебную, объяснительную.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю прямого (непосредственного) подчинения (от нижестоящего должностного лица к вышестоящему), который информирует его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, выполненной работе, и содержит выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки делится на две части: 1) констатирующая, в которой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация; 2) в которой излагаются предложения, просьбы.

Служебная записка – применяемый на одном уровне управления (между структурными подразделениям или должностными лицами непрямого подчинения) документ. В тексте записки излагаются факт или событие, послужившие поводом для ее написания, а также выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Объяснительная записка – документ, адресованный руководителю, составляемый в ответ на его просьбу или указание объяснить какие-либо факты и события. Объяснительная записка является обязательным документом, который руководитель должен затребовать от работника, в следующих случаях: при нарушении трудовой дисциплины до применения дисциплинарного взыскания; при расследовании несчастного случая; для установления причины возникновения ущерба. В случае отказа работника дать указанное объяснение составляется соответствующий акт.

Письма служат для обмена информацией со сторонними организациями и лицами, в общем виде, служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте (традиционной или электронной). Письма составляются на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма являются дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная часть письма.

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать формулу уважительного обращения к адресату: «Уважаемый господин Кудряев!», «Уважаемый Иван Петрович!».

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма должен быть небольшим, отвечая принципу лаконичности официального текста.

Письмо должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «Об оказании научно-технической помощи», «О нарушении договорных обязательств»

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывается номер и дата письма, на который дается ответ: «На № ________________ от _______________».

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки.

Письма визируются составителем, руководителем структурного подразделения. Письма подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленных им полномочий.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его регистрации.

ВВЕДЕНИЕ

Общероссийский классификатор управленческой документации – это тот документ, который систематизирует и классифицирует управленческие документы, что позволяет ускорить работу с ними. Поэтому тема моей курсовой работы актуальна.

Цель исследования является показать значимость общего классификатора управленческих документов.

Задачи исследования:

Рассмотреть управленческие документы, их понятие и классификацию;

Исследовать понятия унификация и стандартизация документов;

Изучить структуру и назначение общероссийского классификатора управленческих документов;

Показать унифицированные системы документации, входящие в состав общероссийского классификатора управленческих документов.

Объект исследования – классификация и систематизация управленческих документов.

Предмет исследования – общероссийский классификатор управленческих документов.

Методы исследования:

Изучение и анализ законодательных и нормативных документов;

Изучение и анализ научной литературы;

Метод системного и логического анализа.

Структура работы обусловлена целью и задачами исследования. Курсовая работа состоит из введения, разделов, включающих подразделы, заключения, библиографического списка и приложений.

СИСТЕМА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1 Управленческие документы: понятие и классификация

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» – «учу» или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство». Важно заметить, что термин «документ» более старый, нежели термин «информация». К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В России термин «документ» был переведён Петром Первым именно как «письменное свидетельство». На всём протяжении 18 столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как «всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство».

К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа – исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы «Словаря современного русского литературного языка», изданного в 1954 году, выделили «исторические документы – летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.». В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия «информация», которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия «информация» не могли не отразиться также и на определении понятия «документ».

К настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов. Вместе с тем определение понятия «документ» в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике – одной из наук об информации – под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе». Это определение значительно сужает понятие документа, но, тем не менее, включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д. Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Управление документами – деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Организационно–распорядительный документ – вид официального письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов власти, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в их хранении может обернуться риском потери ценной информации, и, как следствие, негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Документирование управленческой информации – это создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Система документирования предполагает наличие и соблюдение определенных норм и требований создания документов, которые закреплены законодательными актами и нормативными документами о делопроизводстве.

Состав управленческих документов определяется функциями предприятия, а единство правил документирования управленческих действий обеспечивается унифицированной системой документации.

Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

Ретроспективную (относящуюся к прошлому);

Оперативную (текущую);

Перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Унифицированная система документации – это система документации, которая создана по единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации необходимы для сокращения объема документов, а также снижения затрат на составление и обработку документов.

Унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

Государственный классификатор управленческой документации ДК 010 определяет унифицированные системы:

Организационно-распорядительной документации;

Первично-учетной документации;

Банковской документации;

Финансовой документации;

Отчетно-статистической документации;

Плановой документации;

Ресурсной документации;

Торговой документации;

Внешнеторговой документации;

Ценовой документации;

Документации по труду, социальным вопросам и защите населения;

Документации по бытовому обслуживанию населения;

Бухгалтерско-учетной документации;

Документации по Пенсионному фонду;

Словарно-справочной документации.

Деятельность любого предприятия отражается в различных системах документации, но наиболее общей и многочисленной из них является система организационно-распорядительной документации.

Классификация документов (лат. classik – разряд, группа, класс и facere – делать) – это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

В зависимости от цели классификации в ее основу можно положить различные признаки, например, по форме, по содержанию, по материалу и т.п., но этот признак должен быть общим и наиболее важным для данной классификации.

Таким образом, классификация представляет дифференциацию (разделение) документов по одному наиболее существенному признаку.

По происхождениюдокументы делятся на служебные, личные и документы личного происхождения.

Служебный документ – это документ, который создало или получило предприятие (или другой субъект хозяйствования) в процессе деятельности.

Личный документ – это документ, который удостоверяет личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также может содержать биографические и (или) другие сведения о нем.

Документ личного происхождения – документ, составленный физическим лицом вне служебной деятельности или который находится в его частном собрании.

По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на данном предприятии и используемые внутри нее) и внешние, т. е. входящие документы ,поступившие на предприятие, и исходящие документы , которые посылают другим юридическим или физическимлицам.

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма и т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт приема-передачи, дефектный акт и др.); известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр.

По сложности отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие информацию по одному вопросу) и сложные (содержащие информацию по нескольким вопросам).

По срокам исполнения документы бывают:

- срочные ,которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»;

- несрочные , которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия.

По срокам хранения бывают документы постоянного хранения и документы временного хранения (документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет.

По степени подлинности различают:

- черновик (предварительная редакция документа);

- подлинник – экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;

- копия – документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях – некоторых его внешних признаков. В свою очередь, может быть незаверенная копия (копия служебного документа, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу) и заверенная копия (копия служебного документа, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала).

Иногда для работы требуется не копия подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.

Выписка – это заверенная копия части текста служебного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана.

В случае утери владельцем подлинного документа ему может быть выдан соответствующим органом или предприятием дубликат документа.

Дубликат подлинника – повторно оформленный служебный документ для пользования, вместо утерянного или поврежденного подлинника, который имеет такую же юридическую силу.

По технике создания документы бывают рукописные и печатные .

По способу фиксации информации различают:

- письменный документ – текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков;

- графический документ – изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью;

- аудиовизуальный документ – документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру;

- видеодокумент – документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи;

- кинодокумент – документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений;

- фотодокумент – документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений;

- фонодокумент – документ, содержание которого зафиксировано какой–либо системой звукозаписи;

- электронный документ – документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы.

Классификация управленческих документов позволяет

Похожая информация.

	Введение
	Система управленческой документации
	Управленческие документы: понятие и классификация
	Унификация и стандартизация документов
	Классификация управленческих документов
	Структура и назначение общероссийского классификатора управленческих документов
	Унифицированные системы документации, входящие в состав общероссийского классификатора управленческих документов
	Заключение
	Библиографический список
	Приложения

Введение

Цель исследования является показать значимость общего классификатора управленческих документов.

Задачи исследования:

Рассмотреть управленческие документы, их понятие и классификацию;

Исследовать понятия унификация и стандартизация документов;

Изучить структуру и назначение общероссийского классификатора управленческих документов;

Объект исследования – классификация и систематизация управленческих документов.

Предмет исследования – общероссийский классификатор управленческих документов.

Методы исследования:

Изучение и анализ законодательных и нормативных документов;

Изучение и анализ научной литературы;

Метод системного и логического анализа.

Система управленческой документации

Управленческие документы: понятие и классификация

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 1

Управление документами – деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. 2

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

Ретроспективную (относящуюся к прошлому);

Оперативную (текущую);

Перспективную (относящуюся к будущему)

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста. 3

Государственный классификатор управленческой документации ДК 010 определяет унифицированные системы:

Организационно-распорядительной документации;

Первично-учетной документации;

Банковской документации;

Финансовой документации;

Отчетно-статистической документации;

Плановой документации;

Ресурсной документации;

Торговой документации;

Внешнеторговой документации;

Ценовой документации;

Документации по труду, социальным вопросам и защите населения;

Документации по бытовому обслуживанию населения;

Бухгалтерско-учетной документации;

Документации по Пенсионному фонду;

Словарно-справочной документации.

По происхождениюдокументы делятся на служебные, личные и документы личного происхождения.

По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на данном предприятии и используемые внутри нее) и внешние, т. е. входящие документы , поступившие на предприятие, и исходящие документы , которые посылают другим юридическим или физическим лицам.

По срокам исполнения документы бывают:

- несрочные , которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия.

По срокам хранения бывают документы постоянного хранения и документы временного хранения (документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет.

По степени подлинности различают:

- черновик (предварительная редакция документа);

- подлинник – экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;

Иногда для работы требуется не копия подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.

По технике создания документы бывают рукописные и печатные .

По способу фиксации информации различают:

- видеодокумент – документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи;

- фонодокумент – документ, содержание которого зафиксировано какой–либо системой звукозаписи;

- электронный документ – документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы.

Классификация управленческих документов позволяет

Под системой документации понимают совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, требований к оформлению. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой сферы деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и на отдельном предприятии, и составляют собственно объект делопроизводства.

Управленческая документация представлена комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др.

Система организационно-правовой документации. Управленческая деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов: название предприятия и (или) подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф учреждения.

К организационно-правовым документам относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы органов, аппарата управления; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и др.

Система распорядительной документации. Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты его работы.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления его основной деятельности, обеспечение финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего органа к управляемому. Именно они делают объекты управляемыми по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти.

Основанием для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения законодательных, нормативных актов и иных решений вышестоящих органов; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач предприятия.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решения) все распорядительные документы делятся на две группы:

Документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления);

Документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).

Например, приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения основных оперативных задач. Оформляется на специальном бланке или общем бланке организации с указанием вида документа - приказ. Приказы должны содержать следующие основные реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Система справочно-информационной документации - служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она не содержит поручений, не обязывает действовать строго определенным образом, а лишь сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие структурных подразделениях, на каждом рабочем месте; рационализация документопотоков, разработка оптимальных маршрутов их движения; внедрение более современной системы регистрации и отправки документов, организация соответствующей информационно-справочной службы; совершенствование номенклатуры дел, организация действенного контроля исполнения документов; совершенствование организации оперативного и архивного хранения; повышение уровня знаний и квалификации персонала в области документационного обеспечения процессов управления.

В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные повторяющиеся. Для однотипных повторяющихся задач в большинстве случаев целесообразно унифицировать и стандартизировать как технологию решения, так и формы представления информации. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия их состава и форм, создваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций.

Стандартизация - это форма юридического закрепления результатов унификации в нормативных актах. Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией; организационные структуры учреждений и предприятий; классификаторы управленческих функций; управленческая документация.

Унификация документов организации заключается в отборе и закреплении тех из них, которые необходимы и достаточны для решения управленческих задач. В результате исключаются формы, применение которых не вызвано потребностями управления, и состав документов значительно сокращается. Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении информационных показателей и реквизитов, установлении единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации документов закрепляются в Табеле (перечне) форм документов, а сами формы - в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности предприятий.

Табель форм документов, применяемых в деятельности предприятия, - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Табель форм документов предприятия предназначен для:

Оптимизации документооборота и его закрепления в едином нормативном документе;

Унификации форм документов;

Классификации форм документов по функциям управленческой деятельности;

Унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов;

Упорядочения документальной базы в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности предприятия табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием этапов их подготовки и оформления.

Альбом форм документов - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия, включенных в Табель.

Применение Табеля и Альбома обеспечивает:

Соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

Оперативность реализации управленческих функций предприятия;

Сокращение затрат времени на составление, оформление и обработку документов.

Современные и перспективные направления совершенствования делопроизводства неотделимы от внедрения достижений научно-технического прогресса в сферу управления агропромышленным производством. Достижения, связанные с созданием современных видов электронно-вычислительной и организационной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально новой, более эффективной информационной технологии в управлении предприятием.

Информационная технология - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, предоставления и использования информации на основе применения технических средств. Современная информационная технология предполагает наличие следующих компонентов:

Комплекса технических средств, базирующихся на компьютерах;

Системы программных средств, обеспечивающих функционирование комплекса технических средств;

Системы организационно-методического обеспечения, увязывающей использование технических средств и деятельность управленческого персонала в рамках единого технологического процесса по реализации конкретной функции, информационного обеспечения управленческой деятельности.

Современные средства компьютерной техники включают персональные компьютеры, корпоративные компьютеры, суперкомпьютеры.

Широкие возможности для создания и внедрения новых автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) на предприятиях АПК появились с массовым выпуском отечественных микроЭВМ (ПК) и ввозом их по импорту, а также подготовкой сельскохозяйственными вузами специалистов, хорошо знающих компьютер. Однако потенциальные возможности компьютеров на многих предприятиях АПК России используются пока не полностью. Основная причина этого в том, что они в основном работают в автономном режиме, им отводится вспомогательная роль в управлении производством. Большая часть их рабочего времени используется на выполнение стандартных операций по учету и ведению финансовой документации и очень малая - на организацию делопроизводства, сбор и анализ информации для хозяйственной деятельности.

Работу по внедрению автоматизированных систем для решения задач делопроизводства и управления производством в АПК целесообразно вести в следующих направлениях: переходить к использованию типовых решений при обработке информации; унифицировать аппаратуру ЭВМ, математическое обеспечение, прикладные программы и модели; создавать интегрированные базы данных общего назначения; широко использовать модели IBM - совместных компьютеров. IBM становятся наиболее распространенным типом технического обеспечения АСДОУ для предприятий АПК. Они позволяют вести индивидуальную децентрализованную обработку управленческой документации в пунктах ее возникновения. ПК с дисплеем, пультом управления и аппаратурой передачи данных, дополненный устройством печати и внешней памятью, позволяет организовать автоматизированные рабочие места (АРМ) работников управления, в том числе по делопроизводству. Объединение ПК в локальную вычислительную сеть в пределах одного предприятия выдвигает их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную и комплексную автоматизацию функций управления предприятием.

Состав АРМ документационной службы предприятий АПК зависит от объемов документируемой информации и документооборота, а также от технических возможностей ПК и уровня программного обеспечения.

На предприятиях с небольшим документооборотом задачи АСДОУ можно решать единичным АРМ секретаря руководителя, которое может быть коллективным, то есть использоваться другими работниками управления, решающими свои функциональные задачи.

На предприятиях, имеющих большой документооборот, целесообразно иметь несколько АРМ, разделенных по подсистемам АСДОУ и размещенных на двух уровнях. На верхнем уровне - ПК с быстродействующим процессором и большим объемом оперативной и внешней памяти. Это центральный компьютер, обрабатывающий основной поток первичных документов, поступающих с ПК нижнего уровня. На нижнем уровне находятся ПК работников управления, менее производительные, чем центральный. Они оснащены периферийным оборудованием, в состав которого входят процессор, дисплей, накопители на магнитных дисках, клавиатура, печатающее устройство и аппаратура передачи данных для связи с центральным компьютером.

Внедрение АРМ в делопроизводство на базе персональных компьютеров позволяет повысить производительность труда, качество работ и исполнительную дисциплину, а также эффективность функционирования систем управления предприятий АПК.

Все направления совершенствования документооборота требуют повышения уровня квалификации работников управления, постоянного изучения новейших достижений науки и техники, способов и методов обработки и использования информации.

Контрольные вопросы и задания

1. Дайте понятия делопроизводства, документа и документооборота.

2. Каковы общие и специфические функции документа?

3. Каков состав нормативно-методической базы делопроизводства?

4. Раскройте понятие системы управленческой документации.

5. Что такое система организационно-правовой документации?

6. Расскажите о системе распорядительной документации.

7. Какова система информационно-справочной документации?

8. Охарактеризуйте понятие документооборота на предприятии и его этапы.

9. Каковы направления совершенствования информационного и документационного обеспечения управления?

Деятельность любого государственного органа власти, его подразделений и подведомственных учреждений обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией государственного органа, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между, например, Департаментом социальной защиты населения, его подразделениями и подведомственными учреждениями, а также с другими органами управления и организациями субъектов РФ.

Функции управления в государственном органе, государственном учреждении реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов:

– нормативные правовые акты;
– распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

Нормативные правовые акты – принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, т.е. нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.

Нормативным правовым актом является постановление.

Постановление – нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Распорядительные документы – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности министерств, подразделений, подведомственных учреждений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.

Приказ, распоряжение принимается полномочным на то должностным лицом, действующим па основе единоначалия.

Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие подразделения департаментов. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "ΠРИКАЗЫВАЮ", которое печатается вразрядку.

В приказ нс следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Указание – распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационнометодического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Указания приводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Организационные документы – это документы, регламентирующие задачи и функции, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся: положения о департаменте, структурных и территориальных структурных подразделениях, правила, инструкция, должностные регламенты.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

– председатель или председательствующий;
– секретарь;
– присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем – приглашенные с указанием должностей и наименований организаций;
– повестка дня;
– докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали – Выступили – Постановили (Решили).

Протокол подписывается председательствующим па заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.

Служебные письма готовятся как:

– ответы о выполнении поручений по входящим документам;
– исполнение поручений по обращениям граждан;
– сопроводительные письма;
– ответы на запросы юридических и физических лиц;
– инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Датой письма является дата его подписания.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа.

Докладная записка – это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое- либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких- либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся па информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются:

– наименование (содержание) работы или мероприятия;
– исполнитель;
– срок исполнения;
– отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

Научная электронная библиотека. Юридическая сила документа

Введение

Система управленческой документации

Управленческие документы: понятие и классификация