Типовой перечень хранения архивных документов. Перечень типовых управленческих архивных документов
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558)
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
Приложение
к приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. № 558
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
б) в других организациях
До замены новыми
а) по месту разработки и/или утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Пост. ** (1)
(1) Присланные для сведения – до минования надобности
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения
Переписка о ходе заключения коллективных договоров
Документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора
Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора
Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника
Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению
Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю
5 л. (1) ЭПК
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров
Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
Типовые нормативы по труду:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Нормы выработки и расценок (1):
(1) Временные нормы выработки и расценок – 3 г. после замены новыми
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До минования надобности
Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок
Тарификационные ведомости (списки)
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы
Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий
Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников
Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения
7.3. Охрана труда
Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда
45 л. (1) ЭПК
(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении
Комплексные планы улучшения условий и охраны труда
Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда , санитарно-оздоровительных мероприятий
Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности
Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности
Планы мероприятий по улучшению условий труда работников
Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда
Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков
Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новым
Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новым
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда
Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов
Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий
Правила по охране труда работающих инвалидов:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда
Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций
Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций
До замены новыми
Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний
Договоры страхования работников от несчастных случаев
(1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности
Протоколы аттестации по технике безопасности
а) профилактических работ по технике безопасности
Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности
Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев
5 л. (1) ЭПК
(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – пост. **
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
До замены новыми
Анкеты обследования условий труда работников
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документа* |
Примечания |
|||
---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | |||
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников |
||||||
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами | ||||||
Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников | ||||||
Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников | ||||||
Переписка о переводе работников в другие организации | ||||||
Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием | ||||||
Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год | ||||||
Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
(1) После замены новыми |
||||||
| ||||||
| ||||||
Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом | ||||||
Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников | ||||||
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу | ||||||
Подлинные личные документы (трудовые книжки , дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
До востребования (1) |
(1) Невостребованные –75 л. |
||||
Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел | ||||||
Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных , сведения, уведомления) о субъекте персональных данных | ||||||
Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу | ||||||
(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л. |
||||||
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников |
5 л. ЭПК (1) |
(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК |
||||
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним | ||||||
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел | ||||||
Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей |
(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей |
|||||
Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва | ||||||
Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы | ||||||
Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников | ||||||
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок |
(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК |
|||||
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок | ||||||
Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов | ||||||
Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов |
5 л. (1) ЭПК |
(1) После урегулирования конфликта |
||||
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов | ||||||
Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими | ||||||
Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих | ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
|
Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих |
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
||||
(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л. |
||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
|
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | |||||
(1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК |
||||||
Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации | ||||||
Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз | ||||||
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину | ||||||
(1) После увольнения (2) В зарубежные командировки – 10 л. |
||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
| ||||||
8.2. Установление квалификации работников |
||||||
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним |
15 л. (1) ЭПК |
(1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК |
||||
Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников: | ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах | ||||||
8.3. Повышение квалификации работников |
||||||
Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации | ||||||
Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации | ||||||
Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые): | ||||||
| ||||||
|
До минования надобности |
|||||
(1) После замены новыми |
||||||
Стенограммы лекций преподавателей | ||||||
Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами |
(1) После замены новыми |
|||||
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов | ||||||
Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам | ||||||
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей | ||||||
Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий | ||||||
Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников |
(1) После окончания обучения |
|||||
Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | ||||||
8.4. Награждение |
||||||
Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий: |
Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций | |||||
Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним: | ||||||
| ||||||
| ||||||
Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных | ||||||
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | ||||||
Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград | ||||||
| ||||||
|
До замены новыми |
|||||
Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград | ||||||
Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел | ||||||
Книга Почета организации |
Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.
Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов
Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.
Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.
Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.
ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).
Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.
ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
Структура номенклатуры дел компании
Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:
- подразделение организационных вопросов (канцелярия);
- кадровое подразделение;
- департамент труда и заработной платы;
- отдел экономического планирования, статистики и финансов;
- департамент бухгалтерского учета и отчетности;
- департамент налогового учета и декларирования;
- отдел охраны труда;
- производственно-технический отдел (ПТО);
- другие подразделения.
Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 558. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.
Документы канцелярии: как долго их придется хранить
В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.
Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во единиц хранения |
Примечание |
|
01. Канцелярия |
||||
Устав ООО «Вираж» |
Постоянно |
|||
Коллективный договор ООО «Вираж» |
Постоянно |
|||
Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж» |
После замены новыми |
|||
Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности |
Постоянно |
|||
Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности |
||||
Протоколы совещаний у руководителя |
Постоянно |
Протоколы оперативных совещаний — 5 лет |
||
Годовой отчет по основным вопросам деятельности ООО «Вираж» |
Постоянно |
Постоянно |
||
Перечень телефонов и адресов сотрудников ООО «Вираж» |
После замены новыми |
|||
Номенклатура дел |
Постоянно |
|||
Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.
После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.
Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения
Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.
Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во единиц хранения |
Срок хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
Штатное расписание |
Постоянно |
|||
Личные дела работников |
ст. 656 «б» |
|||
Графики предоставления отпусков |
||||
Списки работников организации |
ст. 685 «г» |
|||
Списки лиц, подлежащих воинскому учету |
||||
Списки работников, ушедших на пенсию |
||||
Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины |
||||
Журнал регистрации трудовых договоров |
ст. 695 «б» |
|||
Документы (доклады, отчеты, справки, и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами |
Постоянно |
|||
Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.
Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.
Например:
- о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)» ;
- о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков» .
Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения
Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.
Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во единиц хранения |
Срок хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
03. Труд и заработная плата |
||||
Положение об оплате труда и премировании |
Постоянно ст. 411 «а» |
|||
Лицевые счета по заработной плате работников |
||||
Заявления о выплате материальной помощи |
||||
Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж» |
||||
Листки нетрудоспособности сотрудников |
||||
Исполнительные листы работников ООО «Вираж» |
Пока есть надобность |
Не менее 5 лет |
||
Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.
Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:
- образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист» ;
- узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала «Зарплатная ведомость формы Т53 (скачать бланк)» .
Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов
Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 4-5 лет:
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во единиц хранения |
Срок хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
04. Налоговый учет и декларирование |
||||
Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж» |
||||
Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в Фонде социального страхования |
постоянно |
|||
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения |
||||
Счета-фактуры |
||||
Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц |
||||
Декларации по НДС, имуществу, налогу на прибыли, транспортному и земельному налогу |
||||
Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж» |
||||
Акты сверок об уплате налогов с ИФНС |
||||
Сведения о доходах физических лиц |
||||
Книги покупок и продаж ООО «Вираж» |
ст. 459 «у» |
|||
С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.
Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?» .
Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2017)» .
Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)» .
Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов
Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?
ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.
Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).
Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.
Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материале «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?» .
Сроки хранения бухгалтерской документации
Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во единиц хранения |
Срок хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
05. Бухгалтерский учет и отчетность |
||||
Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж» |
||||
Годовой бухгалтерский отчет организации |
Постоянно ст. 351 «б» |
|||
Квартальные бухгалтерские отчеты организации |
ст. 351 «в» |
|||
Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств |
Постоянно |
|||
Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей |
Постоянно |
О товарно-материальных ценностях — 5 лет При условии проведения проверки (ревизии) |
||
Документы (копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи |
||||
Первичные бухгалтерские документы (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты) |
||||
Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц |
После увольнения материально-ответственного лица |
|||
Оборотные ведомости по учету материалов, инвентаря, оборудования |
При условии проведения проверки (ревизии) |
|||
Кассовая книга ООО «Вираж» |
||||
Главная книга ООО «Вираж» |
||||
Карточки учета основных средств |
ст. 459 «д» |
После ликвидации основных средств |
||
С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)» .
Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.
Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец» .
Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения
После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, поэтому проставить сроки их хранения было просто:
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во единиц хранения |
Срок хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
06. Охрана труда |
||||
Инструкции по технике безопасности и охране труда |
ст. 27 «б», 28 «б» |
После замены новыми |
||
Протоколы аттестации по технике безопасности |
||||
Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении |
||||
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности |
||||
Журнал регистрации вводного инструктажа |
ст. 626 «б» |
|||
Журнал инструктажа по пожарной безопасности |
||||
Журнал регистрации выдачи инструкций по охране труда работникам |
ст. 259 «б» |
|||
Журнал учета медицинского осмотра водителей |
||||
Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 2 (например, журнал выдачи инструкции по ОТ) до 10 лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Но основная масса документации этого отдела подлежала хранению в пределах 5-летнего срока.
Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить
Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во единиц хранения |
Срок хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
07. Планирование, статистика и финансы |
||||
Планы экономического и социального развития ООО «Вираж» |
Постоянно |
|||
Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним |
Постоянно |
|||
Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности |
Постоянно |
|||
Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности |
Пока не исчезнет надобность |
|||
Индивидуальные планы работников |
||||
Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов |
||||
Индивидуальные отчеты сотрудников |
||||
Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне
Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.
От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 558, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).
Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во единиц хранения |
Срок хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
Технологические карты |
Постоянно |
|||
Технологические правила и предписания |
До замены новыми |
|||
Технические условия технологического процесса |
До ликвидации организации |
|||
Технологический паспорт |
Пока существует надобность |
|||
Карта наладки инструмента |
До замены новыми |
|||
Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.
Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях
В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.
ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.
Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.
Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».
В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.
Итоги
Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.
Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.
Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.
Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.
Нормативные документы и правовые аспектыПеречень типовых архивных документов с указанием сроков хранения
26 августа 2010 г. 00:00"Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.
Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ « », с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Cроки хранения указаны для документов на бумажных и электронных носителях.
Перечень состоит из 12 разделов, содержащих перечни типовых архивных документы:
1 документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
2 - 4. документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
5. документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
6 документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
7. документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
8. документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
9. документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
10. документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
11. документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
12. содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
О бязательная часть процесса составления номенклатуры дел - определение сроков хранения документов. В основном сроки устанавливаются по специальным перечням, которые обязательны для использования организациями всех форм собственности и видов деятельности. Когда эти объемные нормативные документы попадают в руки сотрудникам, которые будут заниматься номенклатурой своего подразделения, у службы ДОУ начинаются сложности. Увидев таблицу с тысячей строк, люди теряются и не знают, как с ней работать, воображая, что придется проштудировать каждую из статей. И здесь важно не упустить момент и грамотно объяснить коллегам, как работать с перечнями. Это будет залогом получения более или менее корректно установленных сроков хранения для дел подразделения. Как сориентироваться в перечнях документов со сроками хранения? Как объяснить коллегам, что не нужно читать каждый из них постатейно? Ответы на эти вопросы мы и дадим в статье.
Номенклатуру дел структурных подразделений должны разрабатывать в подразделениях под руководством службы ДОУ. Как бы ни было велико желание руководителей отделов переложить эту работу целиком на Ваши плечи, соглашаться на это нельзя. Главная причина: даже самый квалифицированный сотрудник службы ДОУ, проработавший в компании не один год, не сможет полностью перечислить все документы, образующиеся в деятельности подразделения, и самостоятельно определить их ценность для компании. В идеале, служба ДОУ должна:
- обеспечить подразделения методикой выполнения этой работы и консультировать в особо сложных случаях,
- проверить результаты составления номенклатуры дел подразделения.
Где установлены сроки хранения документов?
На сегодняшний день сроки хранения определяются согласно:
Большинство коммерческих организаций пользуются этими типовыми перечнями, не подпадая под и .
Акционерные общества пользуются еще Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс). Но и это положение в отношении многих документов в конечном счете приводит пользователя к ПТУД, например, как в статье 2.1.5 «Внутренние документы общества» .
Структура перечней и навигация
Самое главное, что стоит донести до коллег: перечни документов - это не одна сплошная таблица из тысячи строк. В каждом из них есть, во-первых, оглавление, во-вторых, тематические разделы, в-третьих, предметный указатель. Это существенно упрощает восприятие и сужает круг поиска нужного документа.
Рассмотрим ПТУД , с которым работает большинство организаций. Он начинается с раздела «Общие положения», который, конечно, многие пропустят, не читая. А зря, ведь здесь описываются:
- тематические разделы документа (всего 12, прочитав их внимательно, сразу понимаешь в каких разделах в первую очередь искать документы конкретного подразделения, например, отделу кадров нужно начинать с раздела 8, который «содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении»);
- графы таблицы
, прочитав их описание, человек понимает, что:
- в графе 2 «Вид документа» на самом деле не обязательно указывается его конкретное наименование, здесь дается обобщенное обозначение категории документов (например, связанных с решением какого-то вопроса);
- а срок в графе 3:
- един для всех документов статьи независимо от формы представления (бумажной или электронной);
- исчисляется не с даты издания / регистрации документа, а «с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством», т.е. когда с документом закончили работу и подшили его в дело;
- если в скобках есть сноска, то она может корректировать срок так, как описано в ее расшифровке в графе 4 «Примечание».
Пример 1
Как понимать содержание граф основной таблицы ПТУД
Свернуть Показать
Пример 2
Фрагмент «Указателя видов документов» в ПТУД
Свернуть Показать
Основная часть ПТУД представляет собой таблицу, в строках которой перечислены документы и сроки их хранения, зачастую с различными оговорками (они фигурируют в колонке «Примечание»). Завершает ПТУД . Здесь не только в алфавитном порядке перечислены все виды включенных в печень документов, но и их разновидности со ссылками на статьи (см. пометку «2» в Примере 2). Бывает, что один вид документа присутствует в разных статьях и даже разных разделах (т.е. сферах применения), и только ознакомившись со всеми вариантами, можно выбрать самый подходящий для вашего случая (см. пометку «1» в Примере 2).
Теперь прокомментрируем, как понимать те сроки, которые указаны в графе 3 , - они не так просты, как кажутся:
- здесь указан не жесткий, а минимально необходимый срок хранения, т.е. организация по своему усмотрению может его увеличить;
- а если здесь фигурирует постоянный срок хранения («Пост.»), то для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, это означает на самом деле срок хранения «не менее 10 лет» - и эта ценнейшая оговорка запрятана в сноску <*> ниже основной таблицы. Еще более сократить срок может ликвидация организации, т.к. далее документы некому будет хранить;
- если вы видите, например, «5 л. ЭПК», то минимум через 5 лет хранения необходимо будет проводить экспертизу ценности силами экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), чтобы часть наиболее ценных для организации документов хранить и далее (вплоть до постоянного срока хранения), а часть можно было уничтожить. Аналогично стоит понимать «5 л. ЭК» и «5 л. ЦЭК» - просто комиссии могут быть разными;
- срок «До минования надобности» не может быть менее 1 года.
Все это следует из текста сносок и списка сокращений ПТУД.
Перечень научно-технических документов (ПНТД ) будет необходим организациям, занимающимся научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельностью. Документ открывают подробные «Указания по применению перечня», в которых также объясняется его структура (содержит 13 разделов). Завершает перечень предметный указатель.
Его принципиальным отличием от ПТУД является установление для одной категории документов (в одной строке) разных сроков хранения в зависимости от «способа их использования» в организации:
- если она их разрабатывает, то см. срок в графе 4,
- если только согласует / утверждает - в графе 3,
- если является заказчиком на их разработку - в графе 5,
- если эксплуатирует объекты, в них описанные, но не является заказчиком - в графе 6.
Итак, использование перечней с указанием сроков хранения документов должно быть осознанным. В равной степени вредно и сплошь читать их сверху вниз, и бездумно пользоваться автоматическим поиском по тексту.
Два варианта работы с ПТУД
Алгоритм использования перечней документов с указанием сроков хранения разберем на примере ПТУД, с которым работает большинство наших читателей. Это можно делать двумя способами:
- способ № 1 - сначала использовать предметный указатель , где виды документов перечислены по алфавиту (а внутри могут быть указаны их «подвиды» - см. отметку «2» в Примере 2). Проиллюстрируем применение этого способа в Примере 3;
- способ № 2 - сначала найти в перечне раздел, соответствующий вашему структурному подразделению . Напомним: список разделов приведен в самом начале в «Общих положениях». Далее в основной таблице выбранного раздела (см. Пример 1) просматриваем строки графы 2, где перечислены категории документов от более к менее важным. Среди них нужно найти наиболее подходящую для вашего дела. См. Пример 4.
Пример 3
При определении срока хранения начинаем поиск с предметного указателя ПТУД (на примере протоколов оперативных совещаний у генерального директора)
Свернуть Показать
Давайте определим срок хранения для протоколов оперативных совещаний, еженедельно проходящих у генерального директора.
Шаг 1. Найдем в «Указателе видов документов» «ПРОТОКОЛЫ» (этот фрагмент ПТУД см. в Примере 2).
Шаг 2. Среди представленных разновидностей протоколов нам более всего подходит вариант «заседаний, совещаний» (отметка «3» там же). Напротив «заседаний, совещаний» указан номер статьи, в которой содержится их срок хранения - 18. Перейдем в нее:
Шаг 3. В статье 18 мы видим пункт е) «совещание у руководителя организации (2)». Но мы видим здесь сноску «(2)» и смотрим ее расшифровку в графе «Примечание» - протоколы именно оперативных совещаний хранятся в течение 5 лет, после чего проходят экспертизу ценности и либо уничтожаются, либо хранятся еще некоторое время по решению экспертной комиссии (об этом говорит отметка «ЭПК»).
Таким образом, в номенклатуру дел для дела «Протоколы оперативных совещаний генерального директора» вписываем срок хранения «5 лет ЭПК, ст. 18 е)» по ПТУД.
Пример 4
При определении срока хранения документов / материалов, которых нет в «Указателе видов документов» ПТУД
Свернуть Показать
Теперь наша задача - определить срок хранения для статей, написанных пресс-службой для размещения на сайте компании и утвержденных генеральным директором. Предметный указатель не содержит такого вида документа / материалов. Мы можем действовать следующим образом:
Шаг 1. Открываем «Общие положения» ПТУД и читаем, что раздел 6 включает в себя документы об информационном обслуживании деятельности организаций.
Шаг 2. Переходим в раздел 6 основной таблицы и изучаем виды документов, представленные в нем.
Шаг 3. Находим статью 553 «Документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте». Очевидно, что статьи нашей пресс-службы подходят под эту категорию. Тогда срок их хранения - «5 лет ЭПК», т.е. после 5 лет хранения в результате экспертизы ценности они могут быть уничтожены либо храниться далее.
Таким образом, срок хранения статей, подготовленных пресс-службой для размещения на сайте и утвержденных генеральным директором - 5 лет (ЭПК) по ст. 553 ПТУД.
Очевидно, что, практикуя оба описанных подхода, установить сроки хранения документов подразделения несложно. Но и на этом пути не обошлось без подводных камней. Проводя инструктаж коллег по пользованию перечнями, нужно проговорить два нюанса.
Нельзя бездумно пользоваться поиском. Перечень будет использоваться, скорее всего, в электронном виде, казалось бы: открываем поисковую строку, нажав «Ctrl+F», и вписываем в нее ключевой фрагмент названия документа или дела. Находим его, устанавливаем срок хранения и переносим в номенклатуру. Дело сделано?
Действительно, такой поиск по тексту перечней может быть быстрым. Но, используя его, обязательно нужно уточнять, к какому разделу принадлежит найденная строка таблицы. А лучше оценить все найденные компьютером строки, в которых содержится искомый фрагмент, т.е. не всегда можно останавливаться на первом попавшемся варианте.
Пример 5
Свернуть Показать
Работнику диспетчерской службы энергоснабжающего предприятия нужно установить срок хранения оперативного журнала. Нет ничего проще: в ПТУД есть статья 843 «Журналы диспетчерские». Хранить их предписывается 3 года. Только вот относится она к разделу 10.3 «Транспортное обслуживание, внутренняя связь», потому к журналам диспетчера, принимающего информацию о локальных отключениях электричества, никакого отношения не имеет!
Здесь следует воспользоваться ПТУД, в статье 1107 которого в разделе 8.1 «Организация производства» устанавливается срок хранения для «Журналов диспетчерских оперативных записей, рапортов начальников смен, инженеров и мастеров», равный 1 году в эксплуатационных организациях.
В Примере 5 речь идет о неточности в сторону увеличения срока хранения, что не так чревато, как если бы по ошибке и невнимательности срок хранения документа был бы уменьшен.
Еще один аргумент в пользу того, что заниматься номенклатурой дел подразделения должны его сотрудники (и это обязательно нужно до них донести) - несоответствие наименований документов в перечнях и в каждой конкретной организации , поэтому нужно оценивать смысл (!)написанного в перечне и сопоставлять с имеющимися у вас документами.
Ведь перечни универсальны, и формулировки максимально обобщены, чтобы все организации смогли «узнать в них» свои документы. Далеко не все дела в производственной и управленческой деятельности предприятий называются так однозначно (скажем, вместо «Трудовые договоры» некоторые почему-то используют слова «контракты» и «соглашения»).
Пример 6
Свернуть Показать
Приведем в качестве примера статью 753 ПТУД «Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции». Если в компании нет документов с такими наименованиями, то это не означает, что нет документов с такой функцией, и в номенклатуре дел вполне может фигурировать позиция «Сводные годовые заявки на ТМЦ для обеспечения потребностей структурных подразделений». Очевидно, что работник отдела снабжения скорее узнает в обобщенно сформулированной статье перечня «свой документ», чем делопроизводитель.
Несмотря на то что работа с перечнями документов совсем не так сложна и кропотлива, какой кажется на первый взгляд, проверять за работниками отделов нужно. Настоятельно рекомендуется специалисту службы ДОУ, ответственному за составление сводной номенклатуры дел организации, пройтись по каждому делу и проверить указанный в графе 4 номер статьи перечня. Ошибки найдутся обязательно, и исправлять придется много - это неизбежность. Но уменьшить количество ошибок и взятых «с потолка» сроков и статей поможет внятное объяснение коллегам принципов работы с перечнями документов.
См. ответы на вопросы «К какой категории относятся приказы об увеличении нагрузки тренера-преподавателя и о распределении дополнительной учебной нагрузки на нового сотрудника? », «Какие документы-основания для подготовки постановления / распоряжения должны передаваться в архив на постоянное хранение? » на нашем сайте
Как разработать номенклатуру дел ИТ-подразделения? Как в холдинге ограничиться составлением номенклатур дел структурных подразделений без их слияния в сводную? Ответы читайте в статье «Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи »
Чем и как пользоваться (на примерах) при определении сроков хранения научно-технических документов объяснила начальник отдела комплектования госархива в статье «
Приказ № 558 в сжатом виде дает перечень всей управленческой документации, которую производит организация в ходе своей деятельности. Основные блоки следующие:
- управленческо-распорядительные;
- бухгалтерские, финансовые;
- кадровые;
- имущественные и хозяйственные;
- социально-бытовые и профсоюзные.
Несмотря на обстоятельность приказа, его разработчики не предлагают точные наименования документов, а обобщают их в группы. Таких групп в приказе насчитывается 1002.
Чем еще удобен Приказ № 558? Перечень типовых управленческих архивных документов представлен в табличной форме, разбит по тематическим блокам (их 12), а кроме того — все наименования в конце этого НПА даны в алфавитном порядке с перекрестными ссылками на таблицу — это значительно упрощает навигацию.
Для каждого типового документа указан срок его хранения.
Как правильно исчислять срок архивного хранения
Этот вопрос далеко не очевидный. Видимо, осознав это, законодатели с 18.06.2017 внесли серьезные изменения в статью 22.1 . Теперь закон говорит, что срок, указанный в перечнях, отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ завершен.
Формулировка не совсем очевидна — поэтому разберем задачу на примере документов по личному составу.
Срок хранения документов по личному составу
Личное дело в организации начинает формироваться, что очевидно, в момент поступления работника на работу, и заканчивается — днем его увольнения.
Пример 1
Приказ об увольнении работника был датирован 10.06.2016. Срок хранения такого личного дела исчисляется с 01.01.2017.
Обратите внимание! В соответствии с новой редакцией закона № 152-ФЗ личные дела, завершенные до 2003 года, должны храниться 75 лет, а завершенные позже — 50 лет. Следовательно, в нашем примере личное дело должно храниться до 31.12.2065.
Пример 2
В отделе кадров хранится личное дело сотрудника, уволенного 15.05.2001. Сколько лет его нужно хранить?
Итак, согласно закону, срок хранения дела исчисляется с 01.01.2002. Продолжительность хранения — 75 лет. Значит, это личное дело можно готовить к уничтожению не ранее 31.12.2077.
Что можно изъять из личного дела и уничтожить раньше
Согласно Приказу № 558, далеко не все кадровая документация подлежит столь длительному хранению. Так, например:
- хранятся в течение 5 лет после окончания командировки (за исключением