Чем отличается объяснительная от служебной записки. Служебная записка образец

Из статьи вы узнаете, как пишется докладная записка, в каких случаях и как ее правильно оформить. Скачайте образцы и примеры этого документа.

Из этой статьи вы узнаете:

Как написать докладную записку руководителю

Докладную записку воспринимают порой как формальность. На самом же деле этот документ фиксирует факт определенных событий, связанных с взаимоотношениями в коллективе, нарушениями дисциплины, правил трудового распорядка или требований законодательства. Часто документ составляют после неоднократных и безуспешных попыток достучаться до руководства в устной форме.

Игнорировать письменное заявление сотрудника руководитель не имеет права. В Трудовом кодексе нет четкого определения докладной записки, она считается документом внутренней коммуникации в компании. Но это не значит, что она не может играть роли при принятии решений, касающихся всего предприятия. По ОКУД записке присвоен код 0286041, и некоторые приказы руководства основываются именно на ней.

Докладная записка – это документ, имеющий юридическую силу, который в спорных ситуациях может прояснить некоторые моменты и уберечь от неверных выводов. Написать её может абсолютно любой служащий по любому адекватному поводу. Таким образом, генеральный директор может узнать о ситуациях, происходящих в структурных подразделениях , непосредственно от их участников, даже если начальник отдела по каким-то причинам скрывает факты.

Основные функции докладной записки:

• призыв посодействовать в решении спорных ситуаций или проблем хозяйственного характера;
• рацпредложения;
• оспаривание решений руководства;
• отстаивание своего мнения;
• жалоба;
• отчетность;
• доведение до сведения информации о фактах нарушений;
• информирование о происшествиях;
• пожелание поощрений.

Отправка этого документа может преследовать следующие цели:

• повышение индивидуальной эффективности конкретного работника;
• повышение производительность компании в целом;
• заблаговременное снятие ответственности с конкретного работника в случае возможного возникновения ЧП;
• защита прав конкретного служащего.

Очевидно, что цель – не просто информирование начальства о положении дел, но и высказывание личных соображений, а также призыв к принятию решения по озвученному вопросу.

Как написать докладную записку – пошагово

Поскольку унифицированная форма докладной записки отсутствуют, сотрудник вправе составлять её в вольной форме. Первое и главное правило оформления – это достоверность и обоснованность сообщаемых сведений. Автор должен понимать, что утверждение можно оспорить в суде, если информация, которую он довел до сведения начальника, не подтвердится. Если не только в содержании, но и в оформлении будут допущены ошибки, документ потеряет свою юридическую силу. В связи с этим возникает вопрос – как как писать докладную записку правильно? Можно воспользоваться следующим алгоритмом:

Шаг 1. Указывают адресат – ФИО и должность лица, которому предназначено письмо.

Шаг 3. Пишут дату составления (для внешней – исходящий номер и город составления).

Шаг 4. В заголовке кратко описывают суть сообщения (о командировании, о хищении имущества, о невыходе на работу и т.п.)

Шаг 5. Продумывают основную часть документа, именно она представляет наибольшую сложность для автора. Эту часть условно можно разделить на три раздела:

• Описание факта. Широко распространена формулировка «довожу до вашего сведения» - она годится почти для всех типов. Далее представляются все имеющиеся факты, ставшие поводом для написания сообщения. Не нужно писать длинный рассказ с эмоциональной окраской. Желательно указать по возможности больше конкретных деталей – время и место события, марку и год выпуска оборудования и т.д.
• Анализ ситуации. Чем, по мнению отправителя, сложившаяся ситуация может грозить предприятию – получением производственной травмы, невозможностью осуществлять рабочую деятельность в установленном порядке, снижением эффективности производства и т.п. Свои соображения следует обосновать, при необходимости, привести расчеты (лучше на отдельном листе и указать, что обоснование смотреть в приложении). Стоит отметить, что в этом разделе не всегда есть надобность.
• Вывод. В заключении автор высказывает пожелания, просьбы или предложения в связи со сложившейся ситуацией, используя, например, формулировку «считаю необходимым».

Шаг 6. Ставится подпись отправителя с расшифровкой.

Шаг 7. Директор, ознакомившись с документом, реагирует на поступившие сведения, проставив соответствующую резолюцию – это и будет его ответ на докладную записку.

Правила оформления докладной записки

Виды и примеры докладных записок

Существует два вида классификации. По содержанию:

В зависимости от адресата:

Внутренние записки оформляются в свободной форме, для внешних обязательно заполнение на бланке организации и регистрация в журнале исходящих документов.

Как правильно написать докладную записку “Довожу до Вашего сведения”

Крайне желательно на каждом предприятии иметь собственные бланки документов, не имеющих законодательно утвержденных форм. Их целесообразно разместить на информационном стенде, либо оставить несколько экземпляров у секретаря. Каждый служащий, имеющий в том надобность, должен знать, как пишется докладная записка. Данный документ, составленный неграмотно, может быть труден к восприятию, непонятен, и как следствие, его невозможно будет использовать в качестве основания для последующих распоряжений.

Докладная записка «довожу до вашего сведения» в 2019 пишется по возможности кратко, емко и понятно. Автор сообщает начальнику о факте, о котором тот прежде не знал, о последствиях (или возможных последствиях) этого обстоятельства и просит принять меры на свое усмотрение или в соответствии с его предложениями. Задача автора – описать ситуацию без домыслов и предположений, чтобы начальник мог отчетливо понимать, что произошло. Обязательна подпись составителя, иначе бумагу сочтут анонимкой и рассматривать не будут.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Докладные записки на сотрудников о нарушении трудового распорядка – нередкое явление на крупном предприятии. При отсутствии работника на рабочем месте без предупреждения его непосредственный начальник в первую очередь пытается с ним связаться и выяснить, что произошло. Если установить связь не удалось, предполагается, что это прогул и сообщается об этом директору посредством докладной.

Сделать это нужно непосредственно в день прогула, а не задним числом. В дальнейшем, когда служащий выйдет на связь или явится на работу, ему придется подтвердить уважительность причин, по которым он отсутствовал, написать объяснительную записку. Если обстоятельства были уважительные, это учтется при составлении акта о неявке на работу. Но в тот момент, когда работника нет и найти его невозможно, необходимо доложить об этом руководству.

В 2019 при составлении докладной записки об отсутствии на рабочем месте нужно придерживаться общих правил оформления. В основной части зафиксировать время прогула, описать, какие предпринимались меры, чтобы отыскать не явившегося на работу и проинформировать, как сказалось отсутствие служащего на общем трудовом процессе. В документе нужно упомянуть о том, что оправдательных документов предоставлено не было и попросить директора принять соответствующие меры (не стоит указывать, какие именно, руководитель сам разберется).

Одним из видов информационно-справочных документов, которые используются внутри организации, является докладная записка. Несмотря на множество общих черт с другими видами таких (служебными или объяснительными записками), докладная имеет и некоторые особенности. В чем они состоят, а также по каким признакам классифицируется докладная записка — об этом далее в статье.

Виды докладных записок

Докладная записка — это документ, который может быть адресован руководителю какого-либо предприятия или его структурного подразделения. Целью составления документа является побуждение адресата (то есть руководства) к совершению определенных действий.

Составление документа может помочь в решении таких вопросов:

• изложение собственной точки зрения в случае возникновения конфликтов или разногласий с коллегами или руководством;
• внесение предложений по улучшению деятельности предприятия;
• выражение несогласия с действиями или решениями руководства;
• получение информации по каким-либо спорным или непонятным вопросам.

Записка может быть составлена по инициативе:

• руководителя (в устной или письменной форме);
• подчиненных.

Докладные записки могут быть классифицированы по нескольким различным признакам:

1. В зависимости от содержания документа выделяют:

• инициативную докладную записку — целью ее составления является побуждение адресата к действию, поэтому в ней содержатся не факты, а конкретные рекомендации или предложения;
• информационную записку — она носит регулярный характер и имеет целью проинформировать адресата о выполненной работе, а также о способах и методах, которые при этом использовались;
• отчетную записку — составляется по завершении работы и содержит в себе информацию о выполненных действиях и достигнутом результате.

2. В зависимости от того, кому будет адресован документ, он может быть двух видо в:

• внутренний;
• внешний.

К составлению каждого вида докладной записки (к ее оформлению и содержанию) выдвигаются определенные требования.

Внешняя и внутренняя докладная записка

Основная классификация докладных записок — по адресату, для которого они составляются. При этом они делятся на два вида:

1. Внутренняя докладная записка — она используется в пределах одного предприятия или организации (например, направляется генеральному директору или руководителям подразделений). Этот документ может быть оформлен на обычном листе бумаги с форматом А4 и содержать такие данные:

• название структурного подразделения, от представителя которого составляется документ;
• обозначение вида документа заглавными буквами (докладная записка);
• указание адресата (его должности и фамилии с инициалами в дательном падеже);
• название к тексту документа (например, докладная записка о прогуле или премировании);
• основной текст документа — с предложениями, рекомендациями или вопросами;
• дата составления записки;
• подпись.

Оформленный документ подписывается его составителем и далее направляется адресату. При подписании составитель должен указать свою должность, фамилию и инициалы.

2. Внешняя докладная записка — данный документ выходит за пределы одного предприятия и обычно отправляется в вышестоящие органы. В нем нужно указать такую информацию:

• название предприятия, в которое направляется документ;
• указание вида документа;
• место составления;
• обозначение адресата (чаще всего им является руководитель предприятия);
• заголовок к тексту;
• основной текст записки;
• фамилию и должность исполнителя;
• номер его телефона.

В отличие от внутренней докладной записки, внешняя должна составляться на специальном , на котором указываются реквизиты компании и ставится печать. Также документ обязательно подписывается руководителем организации.

Оформление докладной записки

Поскольку докладная записка — это официальный документ, обладающий юридической силой, к ее оформлению нужно подойти серьезно. Можно выделить основные правила составления записки:

• стиль изложения — информационный, поэтому никаких проявлений чувств или эмоций в документе быть не должно;
• все факты или рекомендации должны излагаться по делу, но максимально подробно, с указанием всех деталей;
• записка должна быть составлена с соблюдением всех требований, поскольку явные ошибки или отсутствие обязательной информации могут стать причиной признания документа недействительным.

Что касается содержания документа , то, помимо указания обязательных реквизитов (названия организации, ответственных лиц, их фамилий и должностей), главной частью докладной записки является текстовая, в которой подробно излагается цель составления документа. Ее можно разделить на три части:

1. Констатирующая часть — здесь подробно описываются все факты и обстоятельства дела, которые имели место.
2. Аналитическая часть — в ней содержится обозначение последствий, которые произошли в результате описанных в первой части обстоятельств.
3. Рекомендательная часть — здесь составитель дает адресату какие-либо советы или рекомендации относительно решения спорных вопросов, улучшения деятельности предприятия и т. п.

В зависимости от вида и цели докладной записки, какая-то из указанных частей в документе может отсутствовать. Записка может быть составлена в трех формах:

• текстовая;
• табличная;
• комбинированная (сочетание двух предыдущих вариантов).

Набирается документ на компьютере с соблюдением общепринятых правил (шрифта, интервалов, полей). Расположение реквизитов может быть как по центру, так и по левому краю документа.

Пример докладных записок

Для получения более наглядного представления приведем образец заполнения докладной записки:

Докладная записка о премировании

Докладная о премировании носит поощрительный характер для работника и направлена на побуждение вышестоящего руководства наградить сотрудника за выполненную им работу или другие заслуги. В документе можно указать рекомендуемый вид поощрения, выбранный на основании трудового законодательства или внутренней документации предприятия.

Докладная записка о прогуле

Докладная о прогуле, как и о любом другом нарушении трудовой дисциплины, имеет свои особенности составления, поскольку в ней речь идет об определенном человеке, которого . Для правильного составления докладной записки нужно учесть два важных момента:

1. Прогулом считается длительное (дольше трех часов) отсутствие сотрудника на его рабочем месте. Если работника не было на месте хотя бы на несколько минут меньше, нарушение будет считаться отлучкой — в этом случае будет достаточно и объяснительной.
2. Перед составлением докладной нужно потребовать от работника письменных объяснений или каких-либо подтверждающих документов. После этого факт их предоставления или отсутствия обязательно отмечается в записке.

Докладная записка о краже

Поскольку кража — это нарушение, которое является основанием для сотрудника, докладная записка по этому факту может быть составлена как раз с целью его уволить. Чтобы эта процедура была проведена законно, необходимо:

• получить письменные показания работника, в которых он признает факт совершения кражи;
• предоставить документы, подтверждающие совершение работником проступка.

В некоторых случаях к делу могут привлекаться правоохранительные органы, ведь кража — это серьезное правонарушение.

Докладная записка о нарушении дисциплины

Документ, составленный с целью информирования о нарушении трудовой дисциплины, является сугубо внутренним и за пределы конкретной организации не выходит. В докладной на работника нужно четко обозначить совершенные им проступки, а также указать на то, что от работника были затребованы соответствующие объяснения своих действий.

Стоит отметить основные моменты, которые касаются оформления докладной записки :

• Этот документ является информационным, поэтому его стиль должен быть максимально нейтральным и лишенным эмоциональной окраски.
• Докладная записка может быть адресована руководителю как внутри организации, так и за ее пределами. В каждом из этих случаев документ имеет свои особенности составления.
• В зависимости от вида целью написания докладной записки может быть информирование, выражение несогласия или предоставление адресату определенных рекомендаций.

23.01.2019 , Сашка Букашка

Докладная записка - это документально зафиксированная информация о том, что сотрудник не выполнил или выполнил не так, как нужно, свои должностные обязанности. Также в записке обычно предлагаются меры, которые необходимо применить руководству по отношению к нерадивому работнику.

Итак, вы руководитель среднего звена на опять-таки среднем производственном предприятии - скажем, начальник цеха. В вашем подчинении 40 работников цеха. В меру профессиональных, но каждый со своими бедами, проблемами и интересами. Когда и в каких случаях вам нужно писать на них докладные записки? Сейчас разберемся!

Как пишется докладная записка на сотрудника: образец

Докладная записка: образец (незаполненный) выглядит так:

Как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины

Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию. Если в процессе работы он не выполняет указанные в инструкции функции либо выполняет их не так, как надо, то это повод наказать его. Это может быть все что угодно: регулярные опоздания, неправильно оформленные документы…

Любые действия, которые влекут за собой убытки, - наказуемы. Вы, как непосредственный руководитель, можете решить эти проблемы путем предупреждений или бесед. Но если разговоры не действуют, то сотрудника нужно наказывать. Главное, делать это по закону.

Как утверждают многие, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может служить лучшим средством для борьбы с опозданиями.

Но как? Ведь все решения о дисциплинарных взысканиях в компании принимает только ее высшее руководство. Именно для того, чтобы уведомить начальство о проступке сотрудника, и пишется докладная записка, адресованная, допустим, генеральному директору фирмы.

Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб. Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет. Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки. Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.

1. Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
2. Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).
3. Ниже по центру (с соблюдением отступа): название - докладная записка.
4. Далее - основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
5. Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
6. Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
7. Внизу слева ставится дата написания документа.
8. Внизу справа - подпись.

При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.

Докладная: пример написания

Например, ваш сотрудник неправильно оформил накладную на товар. В результате этого машину с продукцией, которая проехала какое-то количество километров и спалила какое-то количество бензина, представители заказчика отказались разгружать. Исправленную версию заказчик отказался принимать в электронном виде, требуя оригинал. Вам пришлось срочно переоформлять документы и отправлять курьера на легковой машине на склад заказчика.

Докладная записка: пример

Директору ООО «Веселушка» Иванову С.П.

от начальника производственного цеха ООО «Веселушка» Петрова И.П.

докладная записка.

Довожу до Вашего сведения, что работник производственного цеха Сидоров Л.Е. неправильно оформил накладную на поставку товара (5 тонн) для компании «Потребитель нашей продукции». В результате неправильного оформления накладной заказчик отказался выгружать товар. Чтобы исправить ситуацию, пришлось задействовать автомобиль «Жигули» для передачи исправленной накладной заказчику.

Последствиями такого халатного отношения сотрудника, выписывавшего накладную, стали простой автомобиля на складе; использование легкового автомобиля; повышенный расход ГСМ; испорченная репутация поставщика.

За халатное отношение к работе прошу объявить Сидорову Л.Е. выговор.

Все, докладная готова! Что дальше? Если во внутренних документах фирмы есть указание на порядок согласования подобных документов, например их должны сначала рассмотреть и поставить резолюцию, допустим, директор по производству или служба безопасности, значит, вы, следуя указанной нормативом навигации, передаете документ в соответствующие подразделения.

Докладная записка (образец по ГОСТУ) при плохом поведении

Если указания на порядок согласования нет, то идете с этой бумагой в приемную и отдаете секретарю, при этом он отмечает документ в списке входящих и присваивает ему номер.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)

И что делать дальше? Ничего! Только ждать последствий (а они обязательно будут, ведь на официальную бумагу, которой является докладная записка, обязательно должен быть официальный же ответ). Дисциплинарные меры воздействия обозначаются в приказе по организации. Но бывает и так, что изложенные факты потребуется проверить. Тогда приказ содержит информацию о мероприятиях, которые необходимы, чтобы подтвердить или опровергнуть указанные вами факты.

Докладная: образец о хамстве коллеге или клиенту

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

• уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
• внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;
• побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Рассмотрим основные виды служебных писем:

• о запросе информации;
• о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
• о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения , которые требуют наличия следующих реквизитов:

• бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
• далее указывается наименование документа;
• вносится дата его составления и номер;
• описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
• ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника

Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.

Образец объяснительной

Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Как правильно написать служебную записку, образец

Срок хранения

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

Ответим, в каком случае составляют служебную записку и как правильно оформить этот внутренний документ. Скачайте готовые образцы и используйте их в работе.

Скачайте и используйте готовые образцы документов:

Для чего составляют служебную записку

До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия.

Для взаимодействия внутри организации используют несколько видов служебных документов:

• докладные (кадровая);
• объяснительные;
• пояснительные;
• служебные.

Они не только имеют разные наименования, но и назначение.

Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Расположение реквизитов на докладной записке

Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику.

Пример объяснительной записки

Скачать образец

Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов. Ее назначение - пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.

Служебная записка - образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений. Цель документа - информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей. Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников. Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда.

Оформление служебной записки

Хоть служебная записка и является частью внутреннего документооборота, к ее оформлению предъявляются требования, установленные . Исполнение требований стандарта и заполнение всех необходимых реквизитов подтверждают юридическую силу этого документа. Это необходимое условие, ведь на основании информации, изложенной в служебной записке, принимаются управленческие решения.

Поэтому до того, как написать служебную записку, ознакомьтесь с требованиями ГОСТ. Стандартом установлен перечень реквизитов этого вида документов, обязательных для заполнения. К ним относятся:

• название подразделения, в котором числится автор записки;
• наименование вида внутреннего документа – «Служебная записка »;
• дата составления;
• внутренний регистрационный номер документа;
• должность, подразделение, фамилия и инициалы адресата;
• заголовок к тексту;
• текстовая часть;
• подпись, фамилия и инициалы составителя.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Как писать служебную записку образец

Скачать образец

В некоторых случаях служебная записка пример написания может содержать визы согласования. Как правило, это требуется, если в записке содержатся предложения, касающиеся работы или взаимодействия с другими подразделениями. Виза согласования потребуется и в том случае, когда служебная записка составляется не на имя непосредственного руководителя, а на имя более высокого начальника. Это будет подтверждением, что непосредственный руководитель в курсе происходящего и согласен с предложениями, высказываемыми работником.

Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения. Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число. Если авторов несколько - текст пишется от первого лица множественного числа. Он может быть написан на стандартном листе писчей бумаги формата А4 от руки или же на компьютере, но в этом случае работник обязательно должен поставить собственноручную подпись.

Как правильно написать служебную записку образец

Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи. Но особое внимание следует уделить текстовой части документа. Важно определится, с какой целью она составляется. Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

1. Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.
2. Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
3. Запросить информацию из другого подразделения.
4. Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
5. Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.

Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.

Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения. Излагать суть проблемы следует коротко и логично. Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя.

Скачать образец

Общий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк. При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения.

Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов. Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.