Как заполнить журнал регистрации заявлений пример заполнения. Обязательна ли регистрация заявлений работников? Форма журнала регистрации приказов на отпуск

Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.

Необходимость ведения и заполнения журнала

Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.

Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → “ ». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.

Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.

Форма журнала регистрации приказов на отпуск

Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.

Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.

Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.

Образец регистрационного журнала

Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике.

Примерная форма журнала может содержать такие графы: (нажмите для раскрытия)

Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах. В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.

Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.

Помимо табличной части, любой журнал должен содержать обложку, на которой будут приведены общие сведения о том: (нажмите для раскрытия)

• Как называется журнал, какие документы в нем регистрируются;
• В какой организации ведется журнал;
• За какой период приводятся данные, обычно за такой период берется календарный год;
• Кто ответственен за ведение журнала (прописываются должности, ФИО).

Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст. 358 Перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.

Способ ведения журнала регистрации отпусков

Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.

Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.

Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.

Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.

В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.

Организация вправе организовать учет кадровых приказов в том виде, какой для нее удобен.

Обычно бумажная форма ведения журналов характерна в тех случаях, когда требуется постановка личных подписей ответственных или участвующих лиц, печати организации, а также для придания документу юридической значимости. Если такой необходимости нет, и журнал нужен только лишь для обобщения информации, учета и введения правильной нумерации, то его будет удобнее вести в электронном формате.

Бумажный вариант обычно скрепляется, нумеруется и прошивается. Все это делается для того, чтобы не потерялись и не перепутались листы журнала. Если журнал ведется в электронном виде, то для организации хранения его бумажного варианта в течение трех лет в конце года придется произвести распечатку электронного формата. Рекомендуется в локальном акте прописать способ ведения журнала регистрации, например, таким актом может быть Положение о кадровом производстве.

Инструкция

При поступлении заявления от сотрудника проверьте, чтобы на нем стояла дата и подпись самого сотрудника, а также от его непосредственного начальника. Для регистрации на самом документе напишите «Получено», поставьте текущую дату приема заявления. Далее укажите должность того, кто регистрирует документ, напишите регистратора и поставьте подпись.

В соответствующих полях журнала внесите сведения о дате поступления, полном имени сотрудника, подавшего заявление. Для крупного предприятия необходимо также дополнительно указать структурное подразделение и табельный номер работника. Далее кратко укажите суть документа (увольнение, отпуск или другое). В отдельном поле запишите резолюцию руководителя, проставленную на заявлении.

При поступлении любого заявления по почте необходимо заполнить журнал входящей корреспонденции. Присвойте заявлению порядковый номер входящего документа. В журнале укажите дату его получения, полное наименование и адрес отправителя, а также сотрудника, расписавшегося в принятии письма. Таким же образом отметьте в журнале содержание документа и конечную резолюцию по нему руководителя. Входящий документ необходимо зарегистрировать сразу же по его прибытии.

Источники:

• как регистрируется документ
• Заявления, представляемые на государственную регистрацию

Регистрация входящего документа – это фиксация факта получения документа в организации. Будь то бумажный документ или электронный, ему необходимо присвоить регистрационный индекс и сделать отметку о его получении в регистрационных формах. Это необходимо для контроля за исполнением документации и облегчения поиска нужной информации.

Вам понадобится

• - компьютер с доступом в интернет;
• - браузер.

Инструкция

Запустите программу «СБ Входящие документы», чтобы провести регистрацию входящего документа. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы внести документ. Выберите команду «Новый документ», присвойте порядковый номер . Заполните поле «На чье имя», по умолчанию это директор организации, если получатель документа другой, нажмите кнопку справа от поля и внесите другой элемент в справочник, например, заместитель директора. Выберите тему документа, для начала внесите ее в справочник. Щелкните по черной стрелке, в пустой строчке введите тему документа. Нажмите кнопку «Закрыть», далее выберите введенную тему в поле.

Присвойте документу код, чтобы дополнить регистрационный индекс, далее установите дату получения документа, ее же нужно проставить на входящем документе, далее присвойте входящий номер документа, его тоже нужно отметить на самом документе. Далее перенесите с входящего документа его дату и номер. Регистрация входящего документа от физического лица возможна, нажмите кнопку «Физическое лицо» и введите данные о нем.

Заполните поле «От кого», чтобы зарегистрировать входящий документ. Щелкните по черной стрелочке и добавьте в справочник отправителя, или выберите в этом поле уже существующего. Далее заполните поле «Краткое описание и резолюция». Здесь внесите суть документа, а также резолюцию руководителя (что нужно сделать, в какие сроки). Заполните поле «Кому направлен», это облегчит дальнейший контроль за исполнением документа. Внесите эту информацию из резолюции руководителя. Заполните поле «Кто подписал», добавив сначала должностное лицо в соответствующий справочник. Выберите дату контрольного срока исполнения в соответствующем поле. Это позволит программе напомнить о приближающихся сроках исполнения документа. Заполните дату исполнения документа. Загрузите документ в систему, нажав кнопку «Обзор». Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы завершить регистрацию входящего документа.

Запустите альтернативную программу, чтобы зарегистрировать входящий документ. Программы для электронного документооборота подразумевают аналогичную последовательность действий с регистрацией входящих документов. Используйте такие программы, как «Делопроизводство», «Евфрат», «Дело».

Видео по теме

Поступающие в организацию документы подлежат учету. Обычно регистрация входящих писем – задача канцелярии, но в небольших коллективах эту обязанность часто возлагают на секретаря. Методика оформления корреспонденции, как правило, подробно описывается во внутренней инструкции по делопроизводству. Если же она отсутствует, при обработке новых документов нужно придерживаться определенного порядка действий.

Вам понадобится

• - журнал регистрации входящей корреспонденции;
• - штамп «Входящее письмо».

Инструкция

Внесите сведения о поступивших письмах в журнал регистрации входящей корреспонденции. Он может быть электронным или традиционным (бумажным). Заполняя электронные формы, следуйте рекомендациям разработчиков программы. Компьютерные системы облегчают канцелярский труд, помогает быстро найти нужную информацию. Однако, в них важна унификация, строгое соблюдение правил ввода сведений, иначе документ может затеряться в базе.

Традиционный журнал регистрации купите в типографии или оформите самостоятельно в тетради формата А4. Главное требование к нему – простота поиска, наглядность и аккуратность заполнения. Удобно вести журнал в виде таблицы со следующими графами:1. Дата регистрации. Входящие письма учитывайте в день получения передавайте на рассмотрение руководителю, если в организации не принят иной порядок;2. Регистрационный номер. Этот атрибут документа состоит из номера папки-дела «Входящие документы» (по утвержденной номенклатуре дел организации) и порядкового номера (с начала календарного года) поступившего письма. Например, «№ 01-12-273», где 01-12 – номенклатурный номер дела, 273 – уникальный номер письма. Вся поступившая корреспонденция регистрируется один раз, независимо от количества поступивших позже копий, в том числе электронных;3. Автор письма (организация, частное лицо), например, «ООО «Встреча» или «Администрация области, заместитель главы В.С.Сидоров» и т.д.;4. Тема документа. Эту графу можно заполнить сведениями из заголовка письма или кратко сформулировать основную мысль после его прочтения. Пишите так, чтобы позже вы могли легко вспомнить, о каком именно документе идет речь, и объяснить это коллегам. Например, «О заключении договора на транспортные услуги» или «О предоставлении сведений по налогу на прибыль до 12.12.2011» и т.д.;5. Исполнитель. Графу заполните после получения визы руководителя. Впишите фамилию сотрудника, который будет готовить ответ. Здесь же пометьте срок исполнения. Дату ответа на срочное письмо выделите цветным маркером или подчеркните.6. Примечания. Здесь вы можете делать отметки о выполнении поручения руководителя, или указывать наличие важных приложений к письму, или помечать количество копий, находящихся у сотрудников в работе.

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ предусматривает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными актами РФ. Журналы регистрации заявлений необходимы для фиксации письменных обращений. Как правило, такой документ применяется на предприятиях для учета заявлений работников.

Как оформить журнал регистрации заявлений: образец

В журнале регистрации заявлений отмечаются все заявления, поступающие от работников: на увольнение, переводы, отпуска, материальную помощь.

Журнал регистрации заявлений не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Как правило, журнал оформляется в виде таблицы, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. Обычно в документ вносятся такие данные:

• порядковый номер заявления (может служить и регистрационным номером);
• дата обращения;
• должность и фамилия автора;
• резолюция руководителя на данном заявлении или номер соответствующего приказа.

Журнал регистрации заявлений обычно ведется кадровым работником, но эта обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Срок хранения журнала составляет 5 лет (ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.).

Чтобы скачать журнал регистрации заявлений, заполните шаблон и выберите подходящий формат.

Уважаемые коллеги, предлагаем Вам для работы .

Журнал выпущен в удобном формате (А 4, книжный). Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ), бумага белая качественная 80 г. Часть граф таблицы журнала регистрации заявлений работников располагается на левой стороне разворота, часть - на правой. Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Более 1000 строк для записей. Ширина граф удобная.

Унифицированной формы журнала регистрации заявлений нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Мы предлагаем журнал регистрации заявлений работников с традиционными для кадровой практики графами.

Форма журнала. Титульная страница журнала регистрации заявлений работников выглядит следующим образом:

2 и 3 страницы журнала регистрации заявлений работников (разворот):

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала регистрации заявлений работников:

Пустые столбцы (7 и 8) заполняются самостоятельно. Многие указывают, куда передано заявление, делают отметки об исполнении, некоторые берут расписку в получении заявления уполномоченным лицом, некоторые привыкли к графе "Примечание". Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение, поэтому добавляйте лишь те графы журнала регистрации заявлений работников, которые Вам действительно необходимы в работе.

На задней внутренней обложке журнала регистрации заявлений работников есть памятка по его заполнению.