Акт приема-передачи кадровых документов — образец. Передача дел в кадровой службе Акт приема передачи дел отдела кадров образец

Если с работником, который в процессе своей работы должен был отвечать за сохранность активов фирмы, расторгается трудовой договор, то для этого должна документально оформляться передача материальных ценностей новому сотруднику. С этой целью руководитель компании должен издать приказ о приеме-передаче дел, в котором указывается как личность увольняемого работника, так и личность принимаемого на работу сотрудника. После передачи дел уже новый сотрудник будет ответственным за хранение имущества. Данная процедура призвана обозначить зоны ответственности. В статье рассмотрим порядок передачи дел при увольнении, а также приведем образец приказа о приеме-передаче дел.

Законодательная база

Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям. Нормами ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия . Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника. А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.

Важно! Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой и расчет с работником, если он, например, не закончил инвентаризацию. Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.

Когда потребуется составление приказа о передаче дел

Как правило, компании к передаче дел серьезно не относятся и считают это формальностью. Но стоит помнить, что существует несколько должность, увольнение с которых потребует составления документа о передаче дел. К ним относят:

  1. Директора, который в компании имеет наиболее высокую степень ответственности. Он имеет свободный доступ к учредительным документам, печатям, договорам, лицензиям и пр. Для избежания в будущем возможных разногласий и споров, при увольнении директора должен быть обозначен перечень дел и документов, передаваемых новому руководителю. В соответствии с этим в компании издается приказ о передаче дел.
  2. Главного бухгалтера, который также несет ответственность за хранение бухгалтерских документов, включая отчетность. Кроме того, передача дел при увольнении главбуха является обязательной процедурой, согласно закона 402-ФЗ .
  3. Работников кадрового отдела, отвечающих за сохранность кадровых документов. Передача таких документов сопровождается составлением описи и акта приема-передачи.
  4. Начальников отделов, которые несут ответственность за решение вопросов производства и персонала, находящегося у него в подчинении.
  5. Работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности (например, кассир или завскладом).

Важно! Независимо от того, с какой именно должности увольняется сотрудник, приказ о приеме-передаче дел должен быть оформлен еще до расторжения трудового соглашение. Это связано с тем, что после расторжения договора, уволенный сотрудник не может возвращаться на свое прежнее рабочее место и заниматься уже не своими трудовыми обязанностями.

Порядок передачи дел

Рассмотрим основные этапы передачи дел при увольнении материально ответственного сотрудника:

  1. В первую очередь от работника должно поступить заявление об увольнении.
  2. После этого руководитель издает приказ о проведении инвентаризации дел, а также проверки вверенного увольняемому сотруднику имущества.
  3. Проводится инвентаризация.
  4. Проводится сверка полученных показателей с учетными данными.
  5. Происходит передача дел новому сотруднику (уполномоченному лицу).
  6. Работодатель производит расчет с увольняемым сотрудником.

Образец приказа о приеме-передаче дел

Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:

  1. Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
  2. Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
  3. Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
  4. ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
  5. Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
  6. Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
  7. Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
  8. Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
  9. Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
  10. Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).

Важно! Даже если увольняется директор компании, приказ подписывает именно он. То есть распоряжения должен подписать действующий руководитель, а пока трудовой договор не расторгнут, он таковым и является.

В случае необходимости и на усмотрение руководителя в приказ может вноситься и иная информация или уточнения.

Для чего нужна передача дел

Передача дел увольняемым работником вновь принимаемому позволяет ограничить временные рамки по переходу ответственности за правильность содержания документов и сохранности активов. Данный переход ответственности оформляется актом передачи дел. Перед тем как его составить специально созданная комиссия должна провести проверку и инвентаризацию. По итогам инвентаризации составляется итоговый документ, в котором четко указывается тот объем работы, который выполняется увольняемым сотрудником.

Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня) Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Ст. 91, 99 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 1 год (ст. 281 Перечня) Трудовая книжка Ст. 65, 66 ТК РФ;постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»;постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (п. 40-41);постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 (п. 5 ст. 9) 50 лет (ст. 358е Перечня) Журнал учета мероприятий по контролю Федеральный закон от 8 августа 2001 г.

Как передать кадровые документы новому кадровику

За период: 2011–2016 годы. Количество: 72. Количество страниц: 94».

  1. После перечисления в таблице всей передаваемой документации необходимо отразить все обнаруженные недостатки и особенности кадрового делопроизводства.
  2. Далее свои подписи ставят сотрудники, сдающие и принимающие документацию, а также все члены комиссии.

ВАЖНО: в связи с тем, что ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается отдельным приказом (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), передачу трудовых книжек, включая ранее не востребованные уволенными сотрудниками и чистые бланки, рекомендуется осуществлять отдельным актом приема-передачи.

Передача дел в кадровой службе

Внимание

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет - ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.


1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя: - штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ); - правила внутреннего трудового распорядка (ст.

Оформление приема-передачи кадровых документов

Об обязательности такого запаса бланков говорится в пункте 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225). Как предлагалось выше, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в виде приложения к акту приема-передачи кадровой документации, указав общее количество, список владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также сделав отметки о невостребованных документах. На практике, когда по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, составление акта передачи трудовых книжек должно явиться необходимым минимумом, позволяющим снять с себя ответственность за утерю либо порчу трудовых книжек (если такой факт обнаружится).


В этом случае составляется акт о приеме-передаче трудовых книжек.

Кадровая служба с нуля

Важно

Напомним, что важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индекс приказа - это его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября.


Обратите внимание: если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 18-а между приказами N 18 и N 19 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

Приказ оназначении комиссии по передаче дел при увольнении отдела кадров

Однако на практике приём - передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру. Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника. Содержание статьи

  • 1 Приём передача кадровой документации
  • 2 Создаём комиссию
  • 3 Начинаем проверку документов
  • 4 Акт приёма передачи кадровой документации
  • 5 Акт приёма передачи трудовых книжек
  • 6 Если документы передать некому
  • 7 Заключение

Приём передача кадровой документации Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе.
Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти.

Правильное проведение передачи дел при увольнении руководителя отдела кадров

Инфо

А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь. А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.


Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:
  • создаётся комиссия по передаче дел;
  • проверяются кадровые документы;
  • составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно. Создаём комиссию Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана.

Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации. Если вы вступаете в должность, правильно приняв дела у предшественника, у вас есть возможность показать себя как профессионала с первого дня работы, составить представление о состоянии кадровой документации во вверенной кадровой службе, наметить план дальнейшей работы. Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации.

Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны.

Перечень документов передачи при увольнении кадровика

Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

  • точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
  • проверить наличие документов;
  • составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер. внимание! Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел. В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести. Заключение Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров.
Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются.

Утвержденной формы нет, процедура ни в каком в законе не прописана. В первый раз было непросто. Ольга ДЕРЖАВИНА,инспектор отдела кадров (г. Артем, Приморский край): – Труднее всего составить акт приема-передачи.

Он отнимает массу времени, так как нужно учесть все. А без него нельзя обойтись! Составляем акт После сверки документов можно приступать к составлению акта о приеме-передаче кадровой документации. В тексте акта описываем проделанную работу и ее результаты.
Акт должен содержать наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления. Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов.

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу - приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов.

Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую - чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах. О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.


В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек.docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек.doc Процесс передачи трудовых книжек Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

Как передать кадровые документы новому кадровику

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии. Проверка документации Цели проверки документации при передаче дел - это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации.


Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Акт приема-передачи кадровых документов — образец

ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек); - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»); - журнал учета мероприятий по контролю (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»); - приказы по личному составу - о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.; - приказы по основной деятельности - об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам и др.

Кадровая служба с нуля

В процессе приема-передачи дел также необходимо обратить внимание на наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»). Такого же пристального внимания требует и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга учета ведется в рукописном виде и, естественно, не может быть восстановлена, так как содержит подписи работников, в том числе уволенных.

Важно проверить соответствие записей в трудовых книжках записям в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Акт приема-передачи кадровой документации (пример)

Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации. Если вы вступаете в должность, правильно приняв дела у предшественника, у вас есть возможность показать себя как профессионала с первого дня работы, составить представление о состоянии кадровой документации во вверенной кадровой службе, наметить план дальнейшей работы. Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации.
Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны.

Акт приема-передачи трудовых книжек

  • После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
  • Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.
    • Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:
  • фамилии-имена-отчества владельцев,
  • серии и номера документов,
  • наличие вкладышей,
  • а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.

Передача дел в кадровой службе

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет - ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.


1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя: - штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ); - правила внутреннего трудового распорядка (ст.
ТК РФ); - положение об оплате труда и премировании работников - документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ); - график отпусков (ст. 123 ТК РФ); - положение о защите персональных данных работников - документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ); - документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ); - личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»); - табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками); - трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ); - трудовые книжки (ст.

Акт передачи кадровых документов при увольнении кадровика образец

Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот. Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал Непосредственно оформлению акта приема-передачи документов должны предшествовать:

  • организация комиссии (необязательно, но крайне желательно - члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);
  • сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.

После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов.
Утвержденной формы нет, процедура ни в каком в законе не прописана. В первый раз было непросто. Ольга ДЕРЖАВИНА,инспектор отдела кадров (г. Артем, Приморский край): – Труднее всего составить акт приема-передачи.

Он отнимает массу времени, так как нужно учесть все. А без него нельзя обойтись! Составляем акт После сверки документов можно приступать к составлению акта о приеме-передаче кадровой документации. В тексте акта описываем проделанную работу и ее результаты.

Внимание

Акт должен содержать наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления. Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов.

Образец можно посмотреть здесь: От одного работодателя другому В процессе ведения производства дел возникают ситуации, при которых приходится передавать кадровые документы в другое предприятие. В этом случае составляется акт приема-передачи трудовых книжек в другую организацию. Этот документ снимет все обязанности и ответственность с предыдущего работодателя.

Если нет, то передаточный акт оформляется в произвольной форме. Передаваемые дела удобнее оформлять таблицей. Нюансы при наличии вкладышей Вкладыш к трудовой книжке является ее дополнением. Он считается дополнительным документом. Чтобы они не портили вид таблицы, лучше оформить вкладыши как приложения к акту приема-передачи кадровой документации.

Приложения – неотъемлемая часть акта. Документы, которые будут перечислены в акте, будут считаться в него включенными.

После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров именно нашей организации, проводим их сверку. Выявляем, какие из обязательных документов у нас есть, а каких нет. Теперь мы имеем четкое представление о том, какие бумаги у нас в полном порядке, какие нужно доработать, а какие оформить с нуля.

А как у вас? Мы обратились с вопросом к работодателям: С какой проблемой вы столкнулись при необходимости провести прием-передачу дел в кадровой службе? Елена ПОПОВА,инспектор отдела кадров (г. Челябинск): – Когда увольнялся предыдущий начальник отдела кадров, дела никому не передал. Пришел новый руководитель, поставил вопрос о процедуре приема-передачи.

Организация работает давно, документации много. Сначала не знали, с чего начать. Ирина БЕЛОВА,секретарь-кадровик (г. Казань): – Не могли найти образец акта приема-передачи.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их сохранность в кадровой службе возлагают на ее руководителя. При переводе, перемещении или увольнении работника кадровой службы имеющиеся у него документы и дела по решению руководителя организации (если это начальник кадровой службы) или начальника кадровой службы (если это специалист по кадрам) передают другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

Акт приема-передачи документов и дел

Акт приема-передачи документов и дел (далее - акт) относят к системе организационно-распорядительной документации и при его оформлении соблюдают требования Государственного стандарта РБ СГБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкции по делопроизводству, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

В акте, составленном при смене руководителя кадровой службы, отражают наличие и состояние документов и дел кадровой службы, учетно-справочного аппарата к ним (книги, журналы, картотеки); при смене инспектора кадровой службы, ответственного, к примеру, за ведение личных дел, - наличие и состояние личных дел и учетно-справочного аппарата к ним (картотек, журналов и др.).

Создаем комиссию

Акт составляет комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации (приказом, распоряжением).

Распорядительные документы о создании комиссии по приему-передаче документов и дел в государственных организациях - источниках комплектования государственных архивов и негосударственных организациях относят к документам постоянного срока хранения (ст. 16.1 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций РБ, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень-2001)). В государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, такие распорядительные документы хранятся 10 лет (ст. 16.1 Перечня-2001).

Образец приказа о создании комиссии смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

Состав комиссии

В состав комиссии входят работники, которые в силу своей квалификации или занимаемого положения могут дать объективную оценку состоянию передаваемых документов. В составлении акта участвуют и заинтересованные лица, т.е. те работники, которые передают и принимают документы. В акте обязательно указывают фамилии работников, присутствующих при приеме-передаче дел.

Реквизиты акта

Акт составляют и оформляют с использованием следующих реквизитов:

Наименование вышестоящей организации (при ее наличии);
- наименование организации;
- название вида документа (акта);
- дата;
- регистрационный индекс;
- место составления или издания;
- заголовок к тексту;
- текст (текст является отдельным реквизитом акта. Унифицированной структуры текста акта нет);
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложения (если оно имеется);
- подпись;
- визы;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В акте при оформлении процедуры ознакомления с документом используют реквизит «Визы».

Составляем акт

Вы можете составить акт на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.

Общий бланк, на котором оформляют акт в государственной организации, помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:

Государственный герб Республики Беларусь

Найменне арганiзацыі Наименование организации
АКТ АКТ
______________ №___________
г. Мiнск г. Минск

Общий бланк с угловым расположением реквизитов, на котором оформляют акт в организации, не помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:

Наименование организации
АКТ
___________ № ____________
г. Минск

Общий бланк с продольным расположением реквизитов, на котором оформляют акт в организации, не помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:

Наименование организации
АКТ
Дата
№ ______
г. Минск

Аналогичным образом располагаем реквизиты общего бланка при оформлении акта на чистом листе бумаги.

Заголовок к тексту акта размещаем ниже реквизита «Место составления или издания» и печатают от границы левого поля листа документа. Заголовок такого акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий.

В акте заголовок оформляем с помощью отглагольного существительного в родительном падеже (акт чего?), например акт приема-передачи документов и дел, и пишем со строчной буквы.

Текст акта состоит из 2 частей: вводной и констатирующей.

В вводной части указываем основание для составления акта, перечисляем лиц, составляющих акт. Отдельно во вводной части акта указываем наименование должности, инициалы и фамилии лиц, присутствующих при его составлении.

Вводную часть текста акта приема-передачи документов и дел начинаем словом «Основание» (после него ставим двоеточие) и помещаем после заголовка акта.

Затем указываем название вида распорядительного документа (приказа, распоряжения) в именительном падеже, послужившего основанием для составления акта, его дату, регистрационный индекс и заголовок, например:

Основание: приказ директора общества с ограниченной ответственностью «Ротор» от 20.05.2011 № 90-к «О переводе на другую работу Ивановича А.В.»

После слова «Основание» с новой строки пишем «Составлен комиссией:» и далее указываем наименование должности, инициалы, фамилию председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.

Слова «Основание», «Составлен комиссией:», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишем с прописной буквы, не отступая от границы левого поля документа и оставляем открытыми.

В констатирующей части излагаем цели и задачи актирования, описываем характер проделанной работы (ее сущность, характер, сроки), фиксируем установленные факты (если излагаем несколько фактов, то текст акта делим на пункты). В случае необходимости в этой части акта делаем выводы, предложения и рекомендации по установленным фактам.

Акт можно заканчивать только констатацией фактов.

В конце текста констатирующей части акта указываем сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении, например:

Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. - в дело № 1-5;
2-й экз. - в отдел кадров;
3-й экз. - экспертной комиссии предприятия.

Если в акте в качестве приложений есть документы, подтверждающие, разъясняющие, дополняющие изложенные в нем факты, то ссылку на них даем после текста, вслед за указанием сведений о количестве составленных экземпляров акта и оформляем, как реквизит «Отметка о наличии приложения».

Если приложение названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указываем количество его листов и экземпляров, например:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложение не названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указываем его полное название, количество листов и экземпляров, например:

Приложение: объяснительная записка инспектора кадровой службы В.И. Петрович на 2 л. в 1 экз.

Если приложений несколько, то нумеруем их арабскими цифрами и располагаем справа столбцом и указываем количество листов и экземпляров, например:

Приложение: 1. Объяснительная записка инспектора кадровой службы В.И. Петрович на 2 л. в 1 экз.
2. Паспорт архива предприятия на 4 л. в 1 экз.

Подписываем акт

Акт вначале подписывают сдающий и принимающий документы и дела, затем - члены комиссии. При этом первой помещаем подпись председателя комиссии, а ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания наименований должностей.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются», например:

Председатель комиссии Подпись А.В. Ковалевский
Члены комиссии: Подпись В.В. Войтович
Подпись Н.М. Яновская
Замечания прилагаются

Текст замечаний оформляем на отдельном листе, а количество листов и экземпляров текста замечаний указываем в реквизите акта «Отметка о наличии приложения».

Замечания по содержанию акта можно оформить непосредственно в акте, если они незначительные по объему.

Утверждаем акт

Акт при смене руководителя кадровой службы, специалиста по кадрам утверждает руководитель организации.

Гриф утверждения проставляем в правом верхнем углу первого листа документа.

Если акт оформляем на общем бланке, то в грифе утверждения после слова «УТВЕРЖДАЮ» указываем наименование должности лица, утверждающего акт (директор), и видовое наименование организации (завода и др.), например:

УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
Подпись В.В. Васюкевич
20.05.2011

Если акт оформляем на чистом листе бумаги формата А4, то в грифе утверждения после слова «УТВЕРЖДАЮ» указываем наименование должности лица, утверждающего документ (директор), и полное наименование организации, например:

УТВЕРЖДАЮ
Директор завода «Ротор»
Подпись В.В. Васюкевич
20.05.2011

Виза ознакомления

В акте, как правило, визу ознакомления не оформляют, но, например, в случае обнаружения в ходе актирования фактов утраты документов и дел с ним необходимо ознакомить руководителя службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и заведующего архивом (лицо, ответственное за архив). В визе ознакомления проставляем подписи соответствующих заинтересованных лиц, расшифровку подписей и дату ознакомления, например:

С актом ознакомлены: Подпись А.П. Григорьева
20.05.2011
Подпись В.Д. Денисова
21.05.2011

Образцы актов смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27-28 журнала.

Регистрируем акт

Акт регистрируем в регистрационной форме для учета исходящих и внутренних документов. При значительном количестве внутренних документов, создаваемых в организации, акт регистрируем в регистрационной форме для регистрации внутренних документов.

Дату акта проставляет, как правило, председатель комиссии, подписавший акт.

Акт служит основанием для издания руководством организации соответствующих распорядительных документов, например о привлечении к ответственности должностных лиц, виновных в утрате документов, выявленной в ходе проверки наличия дела в процессе их приема-передачи.

Акты при переводе (перемещении) или увольнении работников хранят в организациях независимо от формы собственности 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (ст. 28 Перечня-2001).

Эмма Давыдова, начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ

При смене кадровика необходимо оформить прием-передачу дел в кадровой службе. Правильно принять дела важно, чтобы не отвечать впоследствии за ошибки предшественников. Кроме того, с самого начала работы вы зарекомендуете себя как профессионал. Разберемся, что сделать и какие документы оформить при приеме-передаче дел в кадровой службе 2017.

Из этой статьи вы узнаете:

Прием-передача дел в кадровой службе

Закон не регулирует прием-передачу дел в кадровой службе. Каждый работодатель проводит ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. Прием-передача дел в кадровой службе включает ряд этапов:

Состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе 2017 утверждают приказом гендиректора компании. Он составляется в произвольной форме. В документе указывают, что целью создания комиссии является проведение приема-передачи кадровой документации в связи с увольнением работника отдела кадров или переводом его на другую работу. Комиссия должна обеспечить законность и объективность процедуры передачи дел.

Скачайте документы по теме:

В состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе включают разных специалистов в зависимости от размера и специфики деятельности компании. Обычно это заместитель директора по персоналу, главный бухгалтер либо бухгалтер по зарплате, сотрудники отдела кадров либо секретарь.

Члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе составлют список кадровых документов и локальных актов, которые есть в наличии. Это трудовые договоры, приказы, личные карточки, трудовые книжки и прочее. К обязательным локальным актам относятся ПВТР, положение о защите персональных данных и так далее. С учетом специфики деятельности компании должны быть разработаны графики сменности, договоры о полной материальной ответственности.

Важно обратить внимание, верно ли кадровая служба оформляет дела с учетом правил делопроизводства, а также внесли ли в них правки с учетом изменений в действующем законодательстве. Кроме того, нужно проверить, правильно ли сформированы документы в дела согласно установленным срокам хранения.

Далее члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе выявляют недостающие документы. При этом также нужно опираться на сроки хранения документов. Исчисление срока хранения производят с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства кадрового документа. Так, срок хранения графика отпусков в организации составляет один год. График отпусков на 2016 год заканчивает свое действие 31 декабря 2016 года. Хранить его следует весь 2016 год и в течение года после окончания года его делопроизводства, то есть до 31 декабря 2017 года.

После того как комиссия составит список документов, обязательных для отдела кадров именно данной организации, проводят их сверку. Выясняют, какие из обязательных документов есть, а каких нет.

В этом поможет номенклатура дел кадровой службы в организации, то есть составленный по установленной форме перечень наименований дел, которые формируются в процессе ведения кадрового документооборота. В дела объединяют однотипные документы, которые используют в компании. В кадровой службе это:

  • трудовые договоры;
  • приказы по личному составу;
  • учетные документы;
  • личные карточки;
  • трудовые книжки;
  • документы по награждению работников;
  • обращения сотрудников и так далее.

В номенклатуре дел кадровой службы в организации обязательно указывают сроки хранения дел. Это позволит кадровой службе контролировать сохранность документов в течение установленных сроков. Сроки хранения кадровых документов устанавливают следующие основополагающие документы:

Перечень, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

Перечень, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Акт приема-передачи дел кадровой службы:

После того как комиссия сверит документы с номенклатурой дел в кадровой службе, переходят к составлению акта о приеме-передачи дел кадровой службы. Унифицированной формы такого документа не установлено, его составляют в свободной форме.

В тексте акта приема-передачи дел кадровой службы указывают, какую работу провела комиссия. Акт приема-передачи дел в кадровой службе должен включать:

  • наименование и количество кадровых документов и дел;
  • период времени, который они охватывают;
  • сведения об отсутствии или повреждении документов;
  • замечания по поводу содержания и оформления документов и дел.

Обратите внимание! Перечень отдельных видов документов, например трудовых договоров и трудовых книжек, целесообразно оформить в виде приложений к акту.

Важно правильно оформить подписи в акте приема-передачи дел в кадровой службе. В нем расписываются кадровик, принимающий документы, и работник, который их сдает, председатель комиссии и ее члены. Все указанные лица проставляют дату подписания документа. Затем акт передают на утверждение гендиректору организации.


Скачать в.doc


Скачать в.doc

Прием-передача трудовых книжек

При смене кадровика особенно важно правильно зафиксировать прием-передачу трудовых книжек. Несмотря на разговоры об их отмене, на сегодняшний день трудовая книжка играет существенную роль в трудовых отношениях. Она отражает в хронологическом порядке трудовую биографию сотрудника, рост его квалификации, продвижение по службе, отношение к труду и причины увольнения . Кроме того, это основной документ для расчета страхового стажа. Поэтому отказаться от документального оформления передачи трудовых книжек ни в коем случае нельзя.

Важно: при приеме-передаче дел в кадровой службе нужно проверить наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если такого документа нет, его нужно составить и подписать у директора.

При приеме-передаче дел в кадровой службе особого внимания требует Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эту книгу ведут в рукописном виде. Ее невозможно восстановить, поскольку книга содержит подписи работников, в том числе тех, которые уже уволились. Важно сопоставить записи в трудовых книжках с записями в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Если уволенные сотрудники не расписывались в книге, об этом делают отметку в акте.

Как уже отмечалось, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в приложении к акту приема-передачи кадровой документации. В нем указывают общее количество, список их владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также делают отметки о невостребованных документах.

Если по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, как минимум, нужно составить акт передачи трудовых книжек. Это позволит новому кадровику снять с себя ответственность за утраченные или испорченные при предшественнике трудовые книжки. В этом случае составляют акт о приеме-передаче трудовых книжек. Он должен включать следующие сведения:

фамилию, имя и отчество работника-владельца;

серию и номер трудовой книжки (вкладыша),

общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные уволенными сотрудниками.

Таким образом, правильно проведенная процедура приема-передачи дел в кадровой службе даст возможность новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, которые допустили в предыдущий период. Также это позволит понять, правильно ли кадровая служба оформляет дела и как в дальнейшем расставить приоритеты в работе с кадровыми документами.

Поделиться: