Главная » Без рубрики » Белорусский Национальный Технический Университет. Управление структурным подразделением на предприятии зао "стройдепо" Оформление текущей и отчетной документации

Белорусский Национальный Технический Университет. Управление структурным подразделением на предприятии зао "стройдепо" Оформление текущей и отчетной документации

« УТВЕРЖДАЮ»

________________

«___»_______2009г.

ПОЛОЖЕНИЕ О ВЕДЕНИИ УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Положение по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организацию работы с документами в Центре.

1.Общие положения

1.1. Положение распространяется как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

1.2. Правила и порядок работы с документами, установленные инструкцией обязательны для всех работников Центра. Все работники ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики, применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Центре осуществляется документоведом.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных правил и порядка работы с документами несут руководители этих подразделений. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении и согласовывает его кандидатуру с заместителем руководителя.

1.5. Основной задачей ответственного за ведение делопроизводства в Центре является обеспечение качественного оформления, своевременной регистрации, а также осуществление контроля за исполнением и хранение документов.

Осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов,

Докладывать о их невыполнении руководителю, проставлять необходимые отметки в журнале регистрации документов,

Проверять правильность составления и оформления документов,

Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения,

Формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой Центра,

Участвовать в проведении экспертизы ценности документов и отборе документов постоянного и временного хранения для передачи в архив,

Подготавливать документы к последующему хранению и использованию,

Передавать дела постоянного и временного сроков хранения в архив.

2. Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый директором Центра, действующим на основе единоличного принятия решений.

Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации структурных подразделений; утверждения положений , инструкций, правил и других документов, по вопросам регулирования финансирования деятельности организации, материально-технического обеспечения, касающихся специфики образовательного процесса.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений директора Центра, либо в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, их согласование с заинтересованными сторонами и размножение копий приказов возлагается на заместителей директора, которые готовят и вносят проект.

Проекты приказов, представляемые на подпись директору визируются в соответствии с распределением обязанностей.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью документоведа.

Употребление бланков произвольной формы не допускается.

Порядок прохождения исходящих документов:

Документы, отправляемые Центром, передаются непосредственно по назначению и электронной связью.

При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо с разрешения руководителя;

Распорядительные документы после подписи директора вместе с подготовленными копиями передаются на регистрацию.

4. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> наименование вида документа;

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> дата и индекс поступления;

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор дата);

https://pandia.ru/text/78/028/images/image024_9.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> отметка об исполнении и направлении в дело.

4.Контроль исполнения документов

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

https://pandia.ru/text/78/028/images/image026_7.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более месяца;

https://pandia.ru/text/78/028/images/image026_7.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней, остальные, - в течение 10 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню

Дата исполнения указывается в резолюции директора и фиксируется в журнале регистрации документов.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с директором все контролируемые документы.

5.Учет и хранение печатей и штампов

Печати и штампы должны хранится в сейфах или металлических шкафах.

Ответственность за хранение и использование печатей и штампов в Центре несут ответственность заместители директора и документовед.

Уничтожение печатей и штампов производится по согласованию со специальным отделом и оформляется актом.

6.Порядок снятия и выдачи копий с документов

Копии с документов выдаются с разрешения директора и только с тех документов, которые были изданы в Центре и касаются служебной деятельности. Центр может засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в Центре. Вместе с тем при разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, удостоверения их трудовых прав , при формировании личных дел сотрудников, разрешается изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов и свидетельств о получении образования и т. д.).

В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия».

При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии».

При заверении копии документа, внизу после полного воспроизведения текста, пишется «Верно», ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать.

На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

7.Организация хранения документов

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве структурного подразделения. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Номенклатура дел структурного подразделения оформляется по установленной форме.

Номенклатура дел составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждается директором Центра. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 сентября календарного года.

После утверждения номенклатуры дел Центра структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Основной экземпляр хранится у директора.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения.

Основные требования к оформлению номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года. Указывается количество дел (в томах, папках) заведенных в структурном подразделении.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статей со ссылкой на перечень, который переносится из примерной номенклатуры дел структурного подразделения, при отсутствии примерной номенклатуры сроки хранения проставляются сотрудниками архива на основании типового перечня с указанием срока хранения документов.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за оформление дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.

8.Формирование и оформление дел:

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Все документы отчетного или информационного характера по исполнению документов, находящихся на контроле, подшиваются в дело переписки за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные учебные планы, отчеты группируются отдельно.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в хронологическом порядке.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Дела Центра подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится документоведом, ответственными за ведение делопроизводства.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

9.Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив Центра дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Центра.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов в Центре на стадии делопроизводства проводится:

https://pandia.ru/text/78/028/images/image032_5.gif" alt="*" width="13" height="13 src="> в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

Практические работы" href="/text/category/prakticheskie_raboti/" rel="bookmark">практической работы по определению сроков хранения документов, их отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, в Центре создается экспертная комиссия, которая является постоянно действующим совещательным органом при директоре Центра

В своей работе экспертная комиссия руководствуется: законодательством Российской Федерации , приказами, указаниями, правилами, инструкциями и другими нормативно-методическими рекомендациями, издаваемыми Государственной Архивной службой России и Комитетом по делам архивов администрации."Перечнем документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения", Уставом Центра.

Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом директора из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, включая документоведа.

10.Уничтожение документов

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к их уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Центра.

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Министерством статистики и анализа Республики Беларусь и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности устанавливаются постановлениями этого министерства.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Национальный банк Республики Беларусь, Министерство по налогам и сборам и Министерство финансов представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.

Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.

Оформление учетной - отчетной документации

Отчетная документация - своды информации, включают в себя данные из первичной учетной документации и вторичной учетной документации, и служат для целей управленческого, бухгалтерского и налогового учета

Первичная учетная документация - документ, составляемый при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания, на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, по форме, утвержденной руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Вторичная учетная документация - документ, составляемый на основе первичной учетной документации и служащий дополнительным основанием для совершения факта хозяйственной жизни.

В учетно-отчетную документацию входят такие документы как табель учёта рабочего времени и табель учёта заработной платы.

Организации сами определяют формы и системы оплаты труда всех лиц, работающих в них. Применяются следующие формы оплаты труда:

· повременная (простая повременная, повременно-премиальная),

· сдельная (индивидуальная, коллективная),

· аккордная оплата труда.

· Отдельные организации используют оплату труда по конечному результату (в процентах от полученного дохода или прибыли).

Организации могут применять почасовую и поденную формы оплаты труда как разновидности повременной оплаты труда. В этом случае заработок работника определяют путем умножения часовой ставки оплаты труда на число фактически отработанных часов.

При повременно-премиальной форме оплаты труда работники дополнительно получают премию, которая, как правило, устанавливается в процентах к оплате труда, начисленной за фактически отработанное время. Премирование может осуществляться по итогам работы за месяц или более длительный период (квартал).

При сдельной оплате труда заработная плата работникам начисляется за фактически выполненную работу на основании действующих расценок за единицу работы.

Сдельная форма оплаты труда имеет несколько разновидностей: прямая сдельная, сдельно- прогрессивная, косвенная и сдельно- премиальная.

При прямой сдельной форме заработок начисляется за выполненную работу по установленным сдельным расценкам.

При сдельно- прогрессивной форме расценки увеличиваются для оплаты продукции, изготовленной сверх установленной нормы.

Косвенная форма, как правило, применяется к рабочим, выполняющим вспомогательные работы, обеспечивающие основные работы.

Как правило, управление фондом оплаты труда осуществляется:

1) Самостоятельно, с использованием внутренней системы расчета заработной плат.

2) Путем передачи процесса расчета заработной платы в специализированные аутсорсинговые компании.

При использовании внутренней системы, процедуры, связанные с расчетом заработной платы, выполняются в ручном либо полуавтоматическом режиме с применением специального программного обеспечения. Обычно процесс включает в себя расчет размеров чистых окладов сотрудников с учетом действующих в компании видов начислений и удержаний, а также расчет налогов и взносов с ФОТ, предусмотренных законодательством.

Вручную или автоматически готовятся:

· расчетные и налоговые ведомости;

· расчетные листки на сотрудников;

· платежная ведомость (при выплате заработной платы через кассу);

· платежные банковские поручения и банковский реестр (при перечислении заработной платы на личные банковские счета сотрудников);

· платежные банковские поручения на перечисление налогов и взносов с ФОТ.

Внешний расчет заработной платы выполняется специализированными расчетными компаниями.

Расчет заработной платы в «СТРОЙДЕПО» ведется внутренним методом, заработную плату рассчитывает главный бухгалтер. Учет рабочего времени в организации ведется с помощью табеля (таблица №7), который в конце месяца передает в бухгалтерию вместе с приказами начальник отдела кадров. Выплата заработной платы производится 2 раза в месяц: 25 числа аванс и 5 числа следующего месяца окончательный расчет.

Размер премии каждому работнику за определенный период устанавливается в приказе руководителя фирмы. При этом он учитывает:

· личный вклад работника в деятельность предприятия;

· результат работы подразделения, в котором выполняет трудовые обязанности работник;

· результат деятельности компании.

Таблица 7 Табель учёта рабочего времени «СТРОЙДЕПО», отдела стройка за июль

Где 1- смена с 8 00 до 17 00 ; 2- смена с 11 00 до 19 00 ; 3- сменс с 13 00 до 22 00 ; в- выходной

Сумма премии определяется на основании положения о премировании, принятого в организации. В этом положении предусмотрены:

· показатели премирования;

· условия премирования;

· размеры и шкала премирования;

· круг премируемых работников;

· источник премирования.

При расчете заработной платы в первую очередь рассчитываются сотрудники, у которых в апреле были отклонения (отпуска, больничные, командировки и т.д.)

На основании всех начислений и удержаний создается расчетная ведомость.

После расчета страховых взносов подготавливаются платежные поручения на перечисление зарплаты каждого сотрудника, НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды, которые отправляются в банк.

Каждому сотруднику выдается расчетный листок за месяц, в котором отражены все начисления, удержания и выплаты.

Основной документ, регламентирующий расчет заработной платы в ЗАО «СТРОЙДЕПО» это Положение об оплате труда работников. На основании Положения об оплате труда в организации утвержден следующий табель учётного времени.

Правильное ведение документации важно для любой организации, поскольку позволяет грамотно заниматься основной деятельностью и не бояться налоговых и прочих проверок. Отчетные документы готовятся в разнообразных видах и формах. Разновидности документации отличаются в зависимости от типа компании, рода ее деятельности и многих других факторов.

Общее понятие

Отчетный документ отражает комплекс показателей с результатами работы компании за выбранный период. В отчетности могут содержаться таблицы с бухгалтерскими, статистическими и другими данными. Отчет - это итог работы по учету сведений.

Отчетные документы могут классифицироваться по видам, периодам, объему данных, степени их обобщенности.

Разновидности

По видам отчетность делится на:

бухгалтерскую;
статистическую;
оперативную.

Бухгалтерская - это систематизированные данные об имуществе организации, ее финансах, результатах работы. Отчетные бухгалтерские документы готовятся по информации учетов.

Статистическая подготавливается по бухгалтерских и оперативных учетов.

Оперативная отчетность готовится по оперативным материалам за определенные временные интервалы - неделю, месяц, декаду и так далее. Эти сведения помогают вести за рабочими процессами в организации.

Регулярность подготовки отчетных документов может быть:

внутригодовой - за день, пятидневку, декаду, месяц, квартал, полгода.
годовой - это сводка за год.

Внутригодовая статистическая отчетность является текущей, а бухгалтерская - промежуточной.

Степень обобщения сведений в отчетности может быть различной. В зависимости от этого показателя отчеты бывают:

первичными - они составляются непосредственно организацией;
сводными - готовятся вышестоящими учреждениями.

Любая отчетность должна представлять достоверные данные о деятельности организации, ее финансовом положении, результатах работы, любых изменениях этих сведений.

Внешний вид и содержание

Формы отчетных документов утверждаются государственными нормативами.

В каждой компании ведется внутренняя отчетность, в которой предоставляются сведения о выполнении планов, поручений руководства. Эти отчеты готовят специалисты различных отделов компании и предоставляют руководству. Такая документация может называться отчетом или справкой.

Отчеты внутри учреждений делаются в произвольной форме. Они подаются на бумажных листах или на бланках организации.

В отчете обязательны следующие данные:

Текст отчета содержит полную информацию о совершенной работе, проведенном анализе итогов деятельности. Делаются выводы, при необходимости - вносятся предложения. Нередко к отчетам прилагают поясняющие записи. Дата отчета должна соотноситься с утверждением руководителем.

Служебные командировки

Отдельной разновидностью отчетности являются отчетные документы за проживание в гостинице в случаях служебных командировок специалистов.

В расходы на командировки входят траты на съем гостиничного номера. Согласно требованиям законодательства, компания обязана возместить сотруднику все расходы по оплате гостиничного номера.

Сотрудник, вернувшийся из командировки, предоставляет один из этих документов:

счет;
квитанцию.

Какой из этих документов будет наиболее верным и не вызовет вопросов у налоговых органов?

Если в гостинице не применяется контрольно-кассовое оборудование, то сотрудник гостиницы должен оформить специальный бланк. Назвать его можно по-разному: квитанция, чек, ваучер.

Требования к бланкам

В каждой гостинице существует свой бланк, но оформленный по утвержденным требованиям. Отчетные документы за проживание отвечают таким требованиям:

на отчете содержатся реквизиты ее номер, серия, адрес, ИНН, печать);
сам бланк изготавливается в типографии или с применением автоматизированных систем, защищенных от постороннего доступа и сохраняющих сведения в течение пяти лет;
документу присваивается номер и серия.

Если работник предъявил документ, не отвечающий утверждённым требованиям, а компания его приняла и провела, при появлении претензий со стороны налоговых сотрудников организация сможет отстоять свои затраты в суде.

Если в гостинице есть касса

Обычно в гостиницах есть контрольно-кассовая техника. Тогда отчетные документы за проживание не заполняются, а сотруднику выдается кассовый чек. Именно он говорит о факте регистрации и оплате гостиничного номера.

К чеку может прилагаться счет или другой документ, приводящий данные о регистрации определённого сотрудника.

Если сотруднику вместо чека выдали приходно-кассовый ордер, в такой ситуации при составлении отчетности могут быть проблемы со стороны налоговых специалистов. Конечно, компания может отстоять свои интересы в суде, но процедура эта не слишком проста.

Квитанции к ПКО также предоставляется как отчетные документы за проживание в гостинице. Они также принимаются и обычно не вызывают лишних вопросов. Квитанции считаются официальными документами, которые удостоверяют факт принятия денег гостиничной администрацией.

В случае отсутствия документов

Бывают и такие ситуации, когда сотрудник не предоставляет ни одного документа. Тогда бухгалтер запрашивает из гостиницы справку о проживании конкретного лица. А в самой компании должны быть сведения о периоде командировки данного сотрудника.

Подобные нюансы могут привести к спорам с сотрудниками налоговых органов, которые разрешаются в суде обычно в пользу организации.

Ситуации непредоставления документов могут объясняться тем, что сотрудник проживал не в гостинице, а в арендованной квартире. В этом случае компания оплачивает затраты на аренду жилья, сотрудник не несет никаких расходов, значит, они ему и не компенсируются.

Часто бухгалтеры задают вопрос - как же тогда учитывать затраты при налогообложении? Компания может указывать при налогообложении своей прибыли понесенные расходы на съем жилья, но только за тот период, когда в нем фактически проживал ее сотрудник. Затраты во все остальные периоды посчитаются необоснованными расходами и не будут приняты налоговыми структурами.

Подготовка отчетных документов - важный и ответственный момент в деятельности любой организации. Как правило, этим занимаются сотрудники бухгалтерии или руководители структурных отделов фирмы. При возникновении затруднений можно пользоваться услугами сторонних компаний.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. №130. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба Российской Федерации и Министерство финансов Российской Федерации представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят федеральные органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.
Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органом. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе ("Отчет о работе аттестационной комиссии…"; "Отчет о работе отдела…"); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Документоведение как научная дисциплина

Дисциплина Документоведение предназначена для студентов обучающихся по специальности Организация и..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
Существуют разные определения понятия "документоведение", однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие "документ". И это закономерно, поск

Основные этапы развития документоведения
Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не с

Структура документоведения
Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особен

Взаимосвязь документоведения с другими науками
Современный этап характеризуется активизацией изучения документа всеми науками, где он выступает главным либо одним из объектов исследования. Объединение усилий этих наук создает ин

Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно полу

Системный подход к документу как к объекту исследования
Вопросы: 1 Сущность, генезис и развитие понятия "документ" 2 Соотношение понятий "документ", "информация" и "ма

Свойства, признаки и функции документа
Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системно

Общие положения и понятия документирования
Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Метод докуме

Понятие о языках
Язык - это особая система разнотипных и вместе с тем внутренне объединенных между собой структурных единиц (звуков, морфем, слов, словосочетаний, предложений и т.д.) которые че

Знаковый метод фиксирования информации
Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость - один из основных его признаков. Документ - это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информацион

Способы и средства записи информации
Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механич

Структура документа
Вопросы: 1. Унификация и стандартизация 2. Оформление реквизитов 5.1.1 Унификация и стандартизация Унификация документ

Оформление реквизитов
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных

Требования к бланкам документов
Форматы бумажных документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения докуме

Требования к изготовлению документов
Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых

Организационные документы
Вопросы: 1. Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др. Деятельность учреждения, организаци

Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др
Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят

Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения и др
Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства. Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга

Документирование деятельности коллегиальных органов
Протокол можно отнести и к информационным документам (содержит информацию об обсуждении какого-либо вопроса) и к распорядительным, т.к. содержит постановляющую часть. Протокол - документ, фикси

Кадровая документация
Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются КзоТ РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольн

Система бухгалтерской документации
Первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основ

Нормативные акты и государственные стандарты
Вопросы: 1 Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне. 2. Государственные стандарты на документацию. П

Ведомственные нормативные акты
Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными коми

Информационные связи предприятия
Типовая структура предприятия При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином "предприятие" обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций.

Структура современного коммерческого предприятия
Теперь рассмотрим структуру современного крупного коммерческого предприятия, см. схему (рисунок 8.2) Р и с у н о к 8.2

Офисная техника и информационные потоки в современном офисе
Информационным центром для любого сотрудника современного офиса является персональный компьютер, подключенный к локальной и глобальной сети. На рисунке 8.4 показано подключ

Технология переводов бумажных документов в электронные
В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии

Виды систем ввода документов
Помимо технологических аспектов, о которых мы говорили выше, существует также специфика, связанная с масштабом использования технологии ввода бумажных документов. Действительно, когда говорят о дом

Продукты для персонального ввода форм
Наиболее известными решениями являются ABBYY FormReader и система Cognitive Forms. ABBYY FormReader обеспечивает высокую степень распознавания печатных символов, меток и шт

Общая структура документационного обеспечения управления
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролирую

Формирование и хранение текущих дел
Вопросы: 1. Формирование и оформление дел. 2. Организация оперативного хранения документов. 9.1.1 Формирование и оформление дел

Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения
Вопросы: 1.Экспертиза ценности документов. 2. Оформление дел. 3. Оформление обложки дел. 4. Составление описей. 5. Порядок передачи документов на хранение в

Проведение экспертизы ценности
Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждении) проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при

Организация работы с документами ограниченного доступа
Вопросы: 1. Организация работы с документами, которые относятся к государственной тайне 2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информаци

Прием регистрация конфиденциальных документов
Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количест

Дела ограниченного доступа
Вопросы: 1. Группировка исполняемых документов в дела 2. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа 11.3

Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа
Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати. в передачах по радио и телевидению, экспонироват

Послесловие
Таким образом, отдельные виды документов и документно-коммуникационной деятельности имеют существенную специфику. Связь документоведения с информатикой особенно ощут

Библиографический список
1. Закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 25.01.1995 // Собр. Законов РФ. 1995. N 8. 609 с. 2. Основы законодательства РФ об архивном фонде Российс

Основные термины и определения
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ Акт - документ, составленный несколькими лиц