Как составлять график отпусков – возможные ошибки и их решение. Правила ведения и принципы составления графика отпусков по форме Т7 График отпусков правила составления образец

График отпусков согласно ст. 123 ТК РФ является документом, обязательным к исполнению и предоставлению сотрудникам 1 раз в год. По закону утверждение графика должно проводиться за 2 недели до начала Нового года. Предоставление отпуска – обязательство для любой организации,

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

При несвоевременном составлении графика предприятие может понести наказание в виде административной ответственности, или штрафных санкций.

Как правильно составить график отпусков

Если предприятие большое и работает много сотрудников, то разумно составлять график на каждое подразделение в отдельности. В маленьких же организациях вполне достаточно составления одного документа.

Удобное время для отдыха составляется при общении работодателя с сотрудниками, однако важно не допустить простои на производстве по причине нехватки людей, поэтому график должен быть распланирован рационально и правильно.

Предоставление отпуска по желанию независимо от стажа сотрудника законодательством РФ предусмотрен для:

1. Беременных и родивших женщин вплоть до достижения ребенка 3-ех летнего возраста.
2. Несовершеннолетним.
3. Сотрудникам, жены которых находятся в отпуске по причине беременности и родов.
4. Работающим по совместительству, отдых по графику для которых предусмотрен на основном месте работы.
5. Супругам военнослужащих, согласно ст.11 ФЗ о статусе военнослужащих они имеют право брать отпуск одновременно с отпуском супруга.
6. Чернобыльцам согласно ст. 14 закона РФ.

Все остальные работники согласно ст. 121 ТК РФ идут в отпуск по графику, причем на первом году после трудоустройства на работу могут пойти через 6 месяцев в отпуск. График составляется в унифицированной форме, состоит из 10 пунктов.

В пункте 4 указывается табельный номер работника, если ему таковой присвоен. Прописываются должности сотрудников, наименование предприятия.

Графы 7-10 оставляются пустыми, заполняются по истечении отпуска. После прохождения отпуска сотрудников вносится дата окончания отпуска по факту.

При перенесении даты отпуска требуют заполнения графы 8-9. Если создан приказ о переносе отпуска по заявлению самого сотрудника, то внесение данных должно соответствовать дате, указанной в заявлении. Ст. 123 разрешает перенос отпуска, но уведомить о дате начала отпуска, работодатель должен заранее, иначе будут нарушены сроки выплат отпускных, по причине несвоевременного отсутствия сотрудника на работе предприятие может понести значительные убытки.

В графе “Примечание” возможно указание причины не предоставления отпуска работнику, также продление, либо наоборот, сокращение. В некоторые случаях отпуск может превышать установленные законодательством 28 календарных дней или наоборот, составлять 2 недели, вторую же часть отпуска можно будет взять в любое другое нужное время, то есть сходить в отпуска 2 раза в год, но только по предварительному согласованию с руководителем предприятия.

Возможно внесение в график дополнений, иных реквизитов и граф. Уведомить сотрудника о предстоящем отпуске работодатель должен не позднее 14 дней до момента его наступления согласно графику, то есть при составлении графика на 1 год утверждение его должно быть не позднее 17 декабря текущего года.

Утвержденный документ обязателен для исполнения как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника.

1. Что необходимо включить в график

В график включаются:

1. Основной оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
2. Дополнительный оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
3. Не использованный ранее отпуск, либо его часть.
4. Перенесение отпуска на будущий год.

1. Несовершеннолетним до 31 дня.
2. Инвалидам до 31 дня.
3. Педагогам до 42-56 дней.
4. Госслужащим до 30-35 дней.

Ежегодный предоставляется:

1. Работающим на вредном, опасном производстве.
2. При ненормированном рабочем дне.
3. Работникам в условиях Крайнего Севера.
4. В иных случаях, предусмотренных законами РФ.

Учитывая свои финансовые, производственные возможности работодатели вправе предоставить самостоятельно дополнительный отпуск своим сотрудникам, порядок предоставления указывается в договоре, либо нормативном акте. Учитывается мнение профсоюза, иного выборного органа, действующего на том, или ином предприятии.

Если сотрудник имеет право на удлиненный отпуск в 30 дней, за выслугу лет (8 дней), за переработку дней (3 дня), работая во вредных условиях (7 дней), то все дни суммируются. Итого 48 дней имеет право отдыхать работник, что тоже фиксируется в графике, причем работник вправе разделить отпуск на части, так сегодня поступают многие.

Лица, имеющие право брать отпуск в любое удобное время, также должны быть обозначены в графике. Свое решение по предоставлению отпуска они могут в течение года изменить, и работодатель не может им отказать, а значит, и в графике должны быть внесены соответствующие изменения.

2. Опрос сотрудников

Опрос сотрудников немаловажен при составлении графика. Каждый сотрудник может выразить свое предпочтение, когда ему удобно идти в отпуск и насколько дней. Опросом занимается кадровая служба, либо отдельный уполномоченный сотрудник, имеющийся в каждом подразделении крупной организации.

Опросить сотрудников может начальник цеха, или отдел кадров. После опроса в каждом подразделении составляется предварительный график отпусков, после чего все графики с каждого подразделения передаются в отдел кадров, где корректируются с учетом всего производственного процесса.

Документ обязательно согласуется с работниками, начальником, руководителем отдела. Итог – составление единого документа для всей организации, либо его раздробление по службам, отделам подразделениям.

3. Если остались дни за прошлый год

Часто бывает, что неиспользованные дни отпуска за прошлый и даже позапрошлый год у работника остаются. Однако, согласно ТК РФ работать без отпуска более 24 месяцев запрещено. Если остались неиспользованные дни отпуска за прошлые годы, то сначала отпуск предоставляется за текущий год, далее дни за прошлые годы.

Их можно использовать в любое время по желанию работника, но, согласовав это предварительно со своим работодателем. Неиспользованные дни также фиксируются в графике. Если дни не будут зафиксированы в графике работник может их просто утерять, не воспользоваться правом, но восстановить при согласованности с руководителем предприятия. Неиспользованные дни можно брать не сразу, а частями, раскидав их на целый год.

Форма Т-7

Формат Т-7 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года. До 2013 удаление некоторых граф в документе было запрещено. Сегодня форма разработки документа допускается самостоятельная, но реквизиты, согласно первичной документации бухгалтерии, должны быть отражены в полном объеме.

Унифицированной формой пользоваться проще и удобнее. Многие предприятия до сих пор используют именно ее. Формат Т-7 ежегодно утверждается директором фирмы (предприятия), путем проставления подписи печатей всеми начальниками отделов, начальником кадров.

График отпусков и профсоюз

Раньше график отпусков согласовывался с профсоюзом. Сегодня согласно ТК РФ данного согласования не требуется. Если на предприятии нет профсоюзного органа, его отсутствие прописывается в шаблоне. Еще при проектировании графика его нужно согласовать с профсоюзом, до утверждения руководителем.

Сначала проект отдается на подпись начальнику отдела кадров, затем руководителю подразделения и только после этого – профсоюзу для ознакомления. Далее график после согласования с профсоюзом подписывается руководителем предприятия, вступает в законную силу и оспариванию работниками уже не подлежит.

Как перенести отпуск сотруднику

Часто по личным причинам, либо в случае производственной необходимости требуется перенести отпуск работнику. Для этого необходимо написать заявление, предоставить руководителю. Если перенос не будет ущербным для всего предприятия, не скажется негативно на производительности труда, то вполне может быть перенесен на основании приказа, изданного руководителем.

При этом в графике в графе 7-9 делаются пометки, указывается причина отмены отпуска в назначенное по графику время. В графе 10 “Примечание” проставляется новая дата после переноса отпуска.

Ошибки и примеры при составлении графика

Если график составлен неправильно, с ошибками, то и это в итоге обязательно приведет к:

1. Затруднениям поиска, замены ушедшего человека в отпуск.
2. Проблемам при начислении отпускных.
3. Нарушению производственного процесса.

Если нарушены сроки составления договора, то на предприятие будут наложены штрафные санкции до 5000 руб, на юр. лиц-30-50 тыс. руб., также приостановление деятельности предприятия сроком до 3 месяцев.

Составление графика считается неправильным если:

1. Нарушены сроки составления документа.
2. Не предоставлено право на отдых по желанию отдельным категориям сотрудников с законодательством.
3. Проигнорированы пожелания сотрудников, дата отпуска не соответствует их просьбам.
4. В графике фактически работающие люди обозначены, как совместители.
5. Сроки отпуска, указанные в документе, не соответствуют фактической дате ухода работника в отпуск.
6. Прием нового работника не зафиксирован в акте изменений.

Для составления документа можно отметить несколько главных правил:

1. Невозможен одновременный уход в отпуск начальника и заместителя отдела одного подразделения.
2. Нельзя допускать ухода одновременно сразу многих сотрудников, подразделение должно постоянно функционировать.
3. Однопрофильные специалисты не могут все одновременно уйти в отпуск.
4. Неотработанные дни лучше разбить на части, а не предоставлять сотруднику все дни за 1 раз.
5. Распределение отпусков должно быть правильным, не в ущерб рабочему процессу.
6. Сотрудникам лучше заранее провести опрос с работниками, учесть их мнение при составлении графика, чем потом переделывать документ, тратить время и нервы.

Образец графика отпусков

График отпусков обязателен для оставления каждым юр. лицом. При его отсутствии на предприятие налагается инспекторами по труду административная ответственность. Важно правильно составить график, так работа предприятия будет слаженной и бесперебойной.

При составлении документа важен учет взаимозаменяемости сотрудников. Составлением графика занимаются компетентные органы, в частности отдел кадров, способные ответственно и грамотно подойти к оформлению документа, с учетом всех пожеланий, прав сотрудников.

Осталось чуть больше месяца, чтобы составить и утвердить график отпусков. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть, расскажем в статье.

Согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ каждому гражданину, работающему по трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпусков работникам одной организации определяется графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

СОСТАВЛЯТЬ ИЛИ НЕ СОСТАВЛЯТЬ?

Во многих организациях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. Эта практика нарушает права работника, поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать его наиболее эффективным образом. Иногда сотрудник вообще не может воспользоваться гарантированным правом на отдых в течение календарного года.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Составление графика отпусков предписано Трудовым кодексом (ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ). График отпусков относится к тем документам, которые прежде всего проверяют сотрудники Рострудинспекции. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Зачем работодателю график отпусков

Составление графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых, если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Во-вторых, у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику.

В-третьих, график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сот рудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Прежде чем составить график отпусков, необходимо учесть:
—положения действующего законодательства РФ об отпусках;
—специфику деятельности организации (например, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
—пожелания работников.

Право на отпуск

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 1.

Инженер Н.А. Гайкин приступил к работе 23 апреля 2008 го да. С какого дня он имеет право взять первый отпуск?

РЕШЕНИЕ. Право на отпуск за первый год работы возникнет у Н.А. Гайкина 23 октября 2008 года.

График отпусков составляется на очередной календарный год (с 1 января по 31 декабря) с учетом того, когда начался рабочий год каждого сотрудника. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной графиком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 2.

Инженер Н.А. Гайкин, приступивший к работе 23 апреля 2008года, в 2008 году не воспользовался правом пойти в отпуск. В графике отпусков на 2009 год запланировано три отпускных периода для этого работника:
— с 12 января 2009 года — 28 календарных дней за 2008 год;
— с 16 марта 2009 года — 14 календарных дней за 2009 год;
— с 31 августа 2009 года — 14 календарных дней за 2009 год.

Правильно ли составлен график отпусков?

РЕШЕНИЕ. Неверным является предоставление отпуска за рабочий год, который еще не начался (его начало приходится на 23 апреля 2009 года), поскольку он предоставляется за отработанный, так называемый рабочий, а не календарный год.

Первый отпуск с 12 января 2009 года будет правомерно предоставлен за период с 23 апреля 2008 года по 22 апреля 2009 года.

Второй отпуск на 14 календарных дней с 16 марта 2009 года запланирован неправомерно, поскольку период, за который он предоставляется (второй рабочий год с 23 апреля 2009 года по 22 апреля 2010 года), к моменту начала отпуска еще не наступит. У работника не возникнет права на отпуск за второй рабочий год.

Отпуск с 31 августа на 14 календарных дней запланирован правомерно, поскольку в соответствии с трудовым законодательством отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время этого рабочего года.

Необходимо внести изменения в график отпусков и перенести дату начала второго отпускного периода на более позднее время (после 23 апреля 2009 года).

Отпускной стаж

Согласно части 1 статьи 121 Трудового кодекса в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается:
—время фактической работы;
—время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность);
—время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении в прежней организации;
—период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
—время предоставляемых по просьбе работника отпусков без со хранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Обратите внимание: в предыдущей редакции статьи 121 Трудового кодекса говорилось, что время отпуска за свой счет не включается в трудовой стаж, если его общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года. Специалисты толковали это по-разному. Одни считали, что, если общее количество отгулов, взятых работником за свой счет, превысило 14 дней, они полностью не учитываются при расчете стажа. Другие настаивали, что нужно исключить только дни начиная с 15-го. В новой редакции эта неясность устранена: теперь четко указано, что в стаже работы не учитываются отпуска за свой счет, превышающие 14 дней.

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включается время (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):
—отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин;
—отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными (опасными) условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Отпускной стаж влияет на момент завершения очередного рабочего года. Если работник, к примеру, брал длительный отпуск за свой счет, окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней, превышающее 14.

Если последний день рабочего года переносится на более поздний срок, количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которое может претендовать работник, изменяется. Если отпускной стаж не прерывается, то по истечении рабочего года сотрудник сможет отгулять 28 календарных дней. В противном случае ему полагается меньше отпускных дней. Как их рассчитать? Особой методики для этого не предусмотрено. На практике используется два варианта.

Первый вариант. Вначале нужно определить количество полных месяцев, которые включаются в отпускной стаж за определенный рабочий год. За каждый из них работнику полагается 2,33 дня отпуска (28 календ. дн. : 12 мес.). Сложность возникает при расчете дней отпуска, которые полагаются сотруднику за не полностью отработанный месяц рабочего года. В этом случае можно применить другой способ расчета.

Второй вариант. Он дает возможность более точно рассчитать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в определенный момент. Расчет строится не на основе календарных месяцев, а исходя из календарных дней. Определяется количество календарных дней, приходящихся на отработанное в течение рабочего года время. В полностью отработанном рабочем году — 365 (366) календарных дней. За это время работнику полагается 28 календарных дней отпуска. Если в рабочем году были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то сотрудник имеет право на меньшее количество календарных дней отпуска. Например, 326 календарных дней из 365 возможных, приходящихся на отработанное в рабочем году время, дают право на 25 календарных дней от пуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн. x 326 календ. дн.). Рассмотрим пример.

ПРИМЕР 3.

К.С. Бубликов поступил на работу в ООО «Сласти» 2 мая 2007 года. В июне 2008 года он находился в неоплачиваемом отпуске продолжительностью 20 календарных дней.

С 2 мая 2009 года работник планирует уйти в отпуск. Необходимо определить, сколько календарных дней отпуска полагается работнику по состоянию на 1 мая 2009 года включительно, если отпуск за первый рабочий год он использовал полностью.

РЕШЕНИЕ. Первый рабочий год сотрудника закончился 1 мая 2008 года. За этот период он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме.

Теперь нужно выяснить, когда закончится второй рабочий год. Если бы К.С. Бубликов не брал неоплачиваемый отпуск в 2008 году, второй рабочий год закончился бы 1 мая 2009 года. Но в данной ситуации рабочий год сдвинется на шесть календарных дней (20 календ. дн. - 14 календ. дн.). То есть 14 календарных дней отпуска за свой счет не исключаются из стажа. Таким образом, за период с 2 мая 2008 года по 1 мая 2009 года отпускной стаж сотрудника составит 359 календ. дн. (365 календ. дн. - 6 календ. дн.).

За один календарный день, приходящийся на отработанное время во втором рабочем году, сотрудник заработал 0,0767 дня отпуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн.). Следовательно, за 359 календарных дней работнику полагается 27,54 календарного дня отпуска (359 календ. дн. x 0,0767 дн.). Фактически сотруднику можно предоставить 27 календарных дней отпуска, поскольку 0,46 дня (1 дн. - 0,54 дн.) к указанной дате он еще не заработал.

Продолжительность отпуска увеличивается

Продолжительность отпуска, планируемого на следующий календарный год, зависит не только от даты возникновения соответствующего права и отпускного стажа. К рассчитанной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска следует добавить не использованное работником количество календарных дней отпуска за предыдущий период.

Кроме того, необходимо учесть, что некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116—119, 173— 176 и 350 ТК РФ). Согласно части 2 статьи 120 Трудового кодекса при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике от пусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

ВРЕМЯ ОТПУСКА ВЫБИРАЕТ РАБОТНИК

Некоторым работникам работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (даже до истечения шести месяцев с начала работы у данного работодателя). Перечень таких лиц приведен в таблице на стр. 1, стр. 2.

УЧИТЫВАЕМ СПЕЦИФИКУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Как правило, работники хотят отдыхать летом или в начале осени. Но при составлении графика отпусков работодатель должен не только учитывать пожелания сотрудников, но и обеспечить непрерывную работу организации. По этой причине руководитель вправе равномерно распределять от пуска работников организации в течение всего года. Он может установить, что в течение каждого месяца в отпусках может находиться не более 8,33% персонала (100% : 12 мес), либо применить иное основание распределения времени начала отпусков. Имеет смысл устанавливать некую очередность отпусков среди работников родственных профессий (должностей) одного подразделения, например среди продавцов магазина, специалистов отдела, рабочих одной специальности отдельного цеха (участка).

Учитываем пожелания работников

В некоторых случаях при подготовке графика работодатель имеет возможность учесть пожелания работников по поводу планирования отпуска.

Форма, в которой работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, разделения его на части и переноса, законодательно не установлена, поэтому кадровая служба решает этот вопрос самостоятельно. Можно попросить работника написать заявление с указанием предполагаемой даты начала отпуска в произвольной форме. Это удобно, когда в организации численность работников невелика (до 20 человек) (см. образец заявления).

Непосредственный начальник работника должен поставить на заявлении свою визу.

В организации с большой численностью сотрудников удобнее составлять ведомость планирования отпусков по каждому подразделению. В ней нужно предусмотреть свободные графы, в которых работники могут изложить свои пожелания (см. образец ведомости).

СОСТАВЛЯЕМ ГРАФИК ОТПУСКОВ

График составляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Сведения о времени распределения отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год отражаются в графике по месяцам в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две не дели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Так, график на 2009 год — не позднее 17 декабря 2008 года.

График подписывается руководителями кадровой службы и структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом.

Если в организации есть профсоюзный орган, график согласуется с ним в обязательном порядке (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 Трудового кодекса.

Срок хранения графика — один год (ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом от 06.10.2000).

Какие виды отпусков отражаются в графике

Дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска. Помимо основных ежегодных отпусков в графике отражаются дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска.

Обратите внимание: дополнительные отпуска без сохранения за работной платы в графике не отражаются. Категории лиц, которым полагается такой отпуск, перечислены в статье 263 Трудового кодекса.

Неотгулянные отпуска. Отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года, в том числе и перенесенные на следующий год, также учитываются при составлении графика.

Отпуска, предоставленные внешним совместителям. О возможности учета таких отпусков в графике в Трудовом кодексе не говорится. Но если внешний совместитель сообщит о дате начала отпуска на основной работе, то кадровая служба учтет это при составлении графика, а работодатель сможет решить, когда предоставить отпуск другим сотрудникам.

Заполняем форму № Т-7

На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1—6 формы № Т-7.

Наименования должностей в графе 2 указываются в соответствии со штатным расписанием. Если в организации работникам не присваиваются табельные номера, графа 4 не заполняется.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки по мере ухода работников в от пуск. В графе 7 отметки делаются после фактического окончания отпуска. В графе 8 указывается документ, на основании которого отпуск переносится (личное заявление работника, приказ руководите ля о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т. п.).

См. пример заполнения графика отпусков.

Обратите внимание: в графике отпусков должно быть отражено время отпусков всех без исключения работников, в том числе и имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. Дата начала отпуска таких работников указывается в графе 6 графика, а ее изменение фиксируется в графах 8 и 9.

ЗНАКОМИМ РАБОТНИКОВ С ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ

Работодатель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска известить об этом работника под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Что бы работник мог заранее спланировать свой отдых, утвержденный график отпусков также можно довести до его сведения одним из следующих способов.

Внести дополнения в форму № Т-7. Чтобы проинформировать работников о начале отпуска, график отпусков можно дополнить графой 11, в которой сотрудники будут ставить отметки о том, что дата начала от пуска им известна.

Cм. образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков».

Составить уведомление. Ознакомить работников о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска можно и с помощью уведомления (листа ознакомления), составленного в произвольной форме. Такое уведомление будет являться приложением к графику отпусков (см. образец уведомления).

ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В ФОРМУ № Т-7

Согласно части 2 статьи 123 Трудового кодекса утвержденный график от пусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Однако по соглашению сторон дата начала отпуска может быть изменена.

Каждое изменение должно отражаться в соответствующих графах формы № Т-7. Изменения вносятся с разрешения лица, утвердившего график, или уполномоченного им лица.

Изменение даты начала отпуска по инициативе работника

Перенос даты. Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может попросить работодателя изменить его. В этом случае сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Если руководитель согласен на перенос отпуска, он ставит на заявлении свою резолюцию. Cм. образец заявления о переносе отпуска по инициативе работника.

Разбивание отпуска на части. Иногда работник не хочет использовать все 28 календарных дней отпуска, а предпочитает разбить отпуск на части.

В этом случае работник также должен написать заявление в произвольной форме, на основании которого в график отпусков вносятся необходимые изменения.

Издаем приказ. На основании заявления работника руководитель организации издает приказ либо о внесении изменений в график отпусков, либо о внесении изменений в приказ о предоставлении сотруднику очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.

В приказе необходимо указать:
—на каком основании переносится отпуск (по просьбе сотрудника, в связи с его болезнью и т. д.);
—на какой срок он переносится.

Обратите внимание: в некоторых случаях приказ руководителя о переносе или продлении отпуска не нужен. К ним относятся (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
—временная нетрудоспособность работника, наступившая во время отпуска;
—исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы.

Вносим изменения в график. Для отражения переноса отпусков в текущем календарном году в форме № Т-7 используются графы 8—9.

Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.

Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если:
—в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
—работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
—отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.

Изменение графика отпусков по инициативе работодателя

Очередность предоставления отпусков может изменяться и по инициативе работодателя, если, например, уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Чтобы действия работодателя по изменению графика были правомерными, он должен:
—получить письменное согласие работников (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (см. образец заявления о согласии работника на перенос отпуска);

—издать приказ или распоряжение о перенесении отпусков (см. образец приказа).

Обратите внимание: работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

А теперь рассмотрим пример заполнения графика отпусков на 2009 год.

ПРИМЕР 4.

В ООО «Пастораль» работает девять человек. При планировании отпусков на 2009 год специалист отдела кадров выяснил следующее:
—ни один из сотрудников организации права на дополнительный от пуск не имеет;
—работников, имеющих право на отпуск в любое удобное для них время, в компании нет;
—в связи с производственной необходимостью главный бухгалтер Е.А. Овечкина в 2008 году находилась в отпуске только 14 календарных дней;
—генеральный директор И.В. Пастухов и менеджер отдела телефонных продаж Е.Л. Кроликова решили разбить ежегодный отпуск на части, по этому их фамилии вписаны в график два раза.

В течение 2009 года:
—маркетолог А.Н. Горный во время отпуска заболел, на основании больничного листа его отпуск был продлен на пять дней;
—начальник отдела по обслуживанию клиентов И.Р. Баранов написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам;
—экспедитор В.О. Ручьев был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Выборного профсоюзного органа в ООО «Пастораль» нет, поэтому строка, в которой отражается его мнение, не заполняется. Дополнительная графа 11 в график не введена. Как график отпусков должен выглядеть в конце 2009 года?

РЕШЕНИЕ. Рассмотрим, как нужно заполнять график отпусков в течение года. Отметим, что работники ознакомились с датой начала отпусков, расписавшись в уведомлении. Этот документ сотрудник кадровой службы приложил к графику. График отпусков работников ООО «Пастораль» приведен в таблице.

Последние изменения: Июнь 2019

За две недели до окончания календарного года каждая организация обязана подготовить график отпусков на всех трудоустроенных сотрудников, согласовать и утвердить его у руководства. Данная норма закреплена трудовым законодательством и обязательна к исполнению. Работникам кадрового отдела предстоит тщательно изучить вопрос, как составить график отпусков, исходя из требований закона, а также организовать согласование сроков по подразделениям предприятия, чтобы уход сотрудника не привел к сбоям в работе.

Под графиком отпусков понимают локальный нормативный акт, определяющий очередность предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха персоналу в организации. Он обязателен для исполнения как для работника, так и для руководителя предприятия. Необдуманное составление документа может привести к срыву производственного процесса либо к нарушениям, влекущим административную ответственность. Поэтому к вопросу - как правильно составить график отпусков, - стоит подходить очень серьезно.

Общие положения

Основная норма, предписывающая заранее утверждать график отпусков на предприятии, приводится в ст. 123 ТК РФ. Не менее важно знать, когда составляется график отпусков на следующий год. Ежегодно, не позже, чем за 2 недели до следующего года, должен быть подготовлен и утвержден этот документ.

В процессе подготовки необходимо:

1. Разработать и утвердить форму документа.
2. Согласовать продолжительность и отпускные периоды по подразделениям.
3. Внести в единый документ записи обо всех отпусках наемного персонала.
4. Подписать его у руководства.

Поскольку при составлении документа должны соблюдаться все нормы ТК относительно предоставления оплачиваемых дней, на предприятии выделяется ответственный сотрудник, кто составляет и согласовывает течение отпусков на предприятии.

Правила составления

Если опыта недостаточно, у ответственных сотрудников возникают затруднения, как правильно организовать процесс, как составить график отпусков, чтобы были соблюдены права трудящихся и требования закона. Перед тем, как приступить к подготовке, следует ознакомиться с особенностями составления. Составление графика отпусков следует начинать со сбора информации о желаниях сотрудников по предоставлению им оплачиваемого отдыха в тот или иной период. Как правило, значительная часть работников предприятия стремятся к отпуску в летнее время года. В первую очередь, необходимо так организовать отпускные периоды, чтобы в приоритете обеспечивалось право отдельных категорий работников — уходить в отпуск по своему усмотрению.

Сначала предстоит урегулировать вопрос продолжительности отдыха и дат со следующими работниками:

• супруги, чьи жены находятся на поздних сроках беременности и уже ушли в декретный отпуск;
• совместители, которые должны отгулять в период отдыха по основной работе согласно ст.286 ТК РФ, при наличии подтверждающего документа с основного места работы о запланированном отпуске на следующий год;
• граждане младше 18 лет;
• работники с присвоенным статусом «почетного донора РФ» (на основании подпункта 1 п.1 ст. 23 закона №125-ФЗ от 20 июля 2012 года);
• законные супруги лиц, находящихся на военной службе, вправе отдыхать в тот же период времени, согласно ФЗ №76 от 27 мая 1998 года, при документальном подтверждении того, что вторая половина оформляет отпуск в тот же период;
• граждане, пострадавшие от последствий аварии на ЧАЭС (по закону №1244-1 от 15 мая 1991 года), льготники, определенные Законом о чернобыльской катастрофе;
• Участники боевых действий в Афганистане и Чечне.
• Граждане, получившие значительную дозу облучения при испытаниях на Семипалатинском полигоне.
• Один из родителей (попечителей, опекунов), воспитывающих ребенка-инвалида до 18 лет при предоставлении справки, что второй родитель не пользуется этой льготой.
• Многодетные родители при условии, что их дети не достигли двенадцатилетнего возраста (См. подробнее : ).
• Другие лица согласно действующему законодательству РФ.

Процесс, как составляется план на отпускной период, рекомендуется начинать именно с вышеуказанных категорий граждан. Во избежание недоразумений, лучше попросить их написать заявление с точным указанием времени запланированного отдыха. Даже если потом возникнут трудности с согласованием дат, ответственным работникам легче подтвердить, что право на отпуск по требованию работника льготной категории соблюдено.

Подготовительные работы

Для нормального функционирования предприятия рекомендуется одновременно предоставлять отпуск не более 10% работников от численности списочного состава. Поэтому нужно провести анализ полученных данных и приступать к следующему шагу планирования – выявлению сотрудников, отсутствие которых подлежит обязательному замещению.

Регулирование периодов отпусков работников и лиц, имеющих право исполнять их обязанности, поможет избежать срывов производственных процессов.

Последний этап - это равномерное распределение периодов отдыха сотрудников по месяцам календарного года. Во избежание конфликтных ситуаций рекомендуется согласовывать с работниками на нежеланные месяцы, предлагать разделение периодов. Причем для того чтобы предоставление оплачиваемого отдыха по частям имело законную силу необходимо письменное согласие работников.

Особого внимания требует процедура составления таблицы, определение ее основного содержания. В каждом графике должна быть отражена следующая информация:

1. Перечень всего наемного персонала (указывают граждан, с которыми у предприятия есть подписанный и действующий контракт).
2. Продолжительность в днях (определяется на основании ТК РФ и других законодательных норм в общей сумме положенного за истекший период, в том числе за прошлые неиспользованные отпуска). Важно помнить, что помимо выделения оплачиваемых дней в общем порядке, есть обстоятельства для назначения дополнительного срока. Дополнительные дни работодатель может выделить сверх установленного федеральным законодательством на основании внутренних нормативных актов, действующих на предприятии.
3. Начало отпускного период. Указывается либо точной датой, либо месяцем (в этом случае дополнительно потребуется от работника заявление, а регламент, указывающий на предупреждение работодателя за 2 недели до отдыха, вносят в локальном акте организации.
4. Разделение оплачиваемых дней. Дополнительная графа, в которой расписываются работники, соглашаясь на разбитие положенных по закону дней на части, одна из которых должна быть не менее 14 дней.

На предприятии могут разрабатываться собственные бланки для согласования отпускных периодов работников с утверждением образца заполнения графика отпусков. Форма предприятия по новым правилам утверждается в виде приложения к учетной политике компании.

Подготовка к составлению

Разработка графика, как отдельная обязательная процедура, описывается во внутренних актах компании (это может быть и коллективный договор). Правила и примеры заполнения утверждаются внутри предприятия, на основании общих требований кадрового делопроизводства. Рекомендуется выпустить отдельное положение с указанием на порядок планирования отпусков и конкретных лиц, кто подписывает и утверждает документ о плановом отпуске на предприятии.

Помимо определения ответственных за разработку формы, определяют, кто будет вести график отпусков в течение года, определяют формат утверждения и нужна ли печать.

Если работа по составлению таблицы не определена в рамках других нормативов предприятия, предстоит подготовить отдельный приказ для определения:

1. Лица, уполномоченного заполнять и готовить выписку из графика отпусков. Можно распределять ответственность на руководителя отдела кадров и его сотрудника.
2. Периода предварительного согласования дат с работниками в пределах подразделений.
3. Срока, в течение которого руководитель утверждает подготовленную кадровой службой таблицу.
4. Даты готовности документа (составляется не позднее 2-недельного срока до окончания текущего года).

К типичным ошибкам относят несогласованность последовательности ухода работников, что приводит к производственным сбоям из-за отсутствия взаимозаменяемости кадров. Важно учесть периоды отдыха каждого наемного сотрудника до утверждения, ведь, в конечном счете, график отпусков подписывает руководитель.

В общеобразовательном учреждении допускается указание конкретных месяцев для отдыха педагогов (исходя из учебного года и каникул учащихся). В связи с производственной необходимостью, допускается выделение конкретного периода года для отпускников, если для этого времени характерно снижение объемов работы. Таким образом, работодатель вправе определять периоды, когда лучше организовать оплачиваемый ежегодный отдых персонала.

В процессе составления уполномоченные сотрудники сталкиваются со сложностями.

Как согласуют время отдыха для только что принятого работника

При оформлении графика на следующий год возникают трудности с распределением отпусков, с учетом вновь принятого в штат человека. Согласно ст. 122 трудового законодательства, наемный работник вправе просить отпуск через полгода работы. По согласию руководства, оплачиваемые дни могут предоставляться и ранее.

Для отдельных категорий вопрос, обязателен или нет отпуск по первой просьбе работника, не стоит, поскольку предприятие обязано предоставлять положенные дни по закону (сотрудники до 18-ти лет, совместители и т.д.)

Совместительство

Чтобы оформить отпускной период для совместителя, предстоит уточнить дни оплачиваемого отдыха на другой работе.

Согласно ст. 286 ТК, предприятие, на котором человек трудится как совместитель, обязано выделить дни согласно графику отпусков сотрудников, утвержденному в другой организации.

Могут возникнуть сложности, если работник, совмещающий обязанности на предприятии, попросит перенести дни, поскольку отпускной период в другой компании сдвинулся.

Декрет

При ведении учета наемного персонала и их отпусков, отдельное внимание уделяют включению записей о женщинах в декрете. На самом деле, в законе нет четких указаний включать в основной список отпускников работниц в отпусках по уходу за малолетними детьми. Бывают ситуации, когда работница внезапно прерывает декрет и выходит на работу, предварительно воспользовавшись правом на оплачиваемый отпуск.

Если есть вероятность выхода из декрета в следующем году, рекомендуется согласовать с работницей планы на отпуск.

Порядок оформления и утверждения

Запланированный отпуск всех работников предприятия, оформленный на бумаге, должен быть утвержден не позднее 14 дней до завершения уходящего года. До 2013 года график отпусков составляли в законодательно установленной форме (Т-7). В настоящее время этот бланк не является обязательным, но, для удобства, можно воспользоваться им, удалив лишние и добавив нужные графы.

Допускается внесение корректировок в предложенную таблицу – исключение и добавление новых граф. Необязательными является информация по ОКУД, ОКПО, отметка профсоюзов (если их нет). Часто ячейки дополняются графами для согласования с подразделениями и юристами.

Также допускается ввод граф с росписью работника об ознакомлении с датой начала отпускного периода.

Итак, в график отпусков, как правило, вносится следующая информация:

• название организации;
• номер документа, дата оформления и на какой год составляется;
• сведения о мотивированном мнении профсоюза (при его наличии);
• место для фиксации утверждения документа;
• информация о сотрудниках (ФИО, должность, количество дней отдыха, предполагаемая дата начала отсутствия);
• графы для внесения сведений о фактической дате ухода в отпуск, переносе его и отзыве;
• ячейки для фиксации ознакомления работников;
• сведения о разработчике документа, его подпись.

В локальный нормативный акт необходимо вносить всех сотрудников, включая находящихся в отпуске по уходу за детьми и совместителей. Если работник планирует , то информация об этом оформляется в две строки.

Причем следует помнить, что одна часть непрерывного отсутствия должна быть продолжительностью 14 и более суток. В документе фиксируется как , так и .

Не стоит недооценивать значение, зачем нужен график отпусков, поскольку документ регулирует важную часть трудовых взаимоотношений и подтверждает соблюдение на предприятии норм трудового права.

1. Оформление граф 1-6. Прежде всего, предстоит внести все исходные сведения о компании, названии структурного подразделения, должности и ФИО персонала, трудоустроенного в организации. Пятая графа содержит информацию о количестве предоставленных оплачиваемых дней. В случае разбития отпуска на части, информацию заполняют отдельными строками по каждому случаю использования права на отдых. Шестая графа заполняется информацией о дне начала отдыха, но не запрещается указывать для удобства полностью весь период.
2. Далее в течение года предстоит вносить корректирующие записи в графы 7-10. Они заполняются от руки, в процессе использования работниками права на отдых. Если человек использует дни вне графика, в 8-ой графе отражают сноску на номер и дату внутреннего документа, на основании которого проводится корректировка (внутренний приказ). Внося сведения в эту графу нужно учитывать, что само по себе заявление сотрудника не является достаточным основанием для переноса – заявление подлежит согласованию с руководством и оформляется внутренним приказом. 9-ая графа описывает предполагаемый отпуск (дату в текущем или следующем календарном периоде). 7-ая графа включает информацию о фактическом использовании дней.
3. Последняя графа – 10-я, содержит примечания, которые вносит ответственный работник кадровой службы. В ней отражают любую полезную информацию, связанную с отпуском конкретного работника (причина сдвига дат, отзыв из отпуска по конкретным причинам, указанным в ТК РФ).

Отпуск по графику гарантирует нормальную деятельность компании, без накладок и сбоев, однако редко удается соблюсти запланированные периоды, поскольку в течение времени возникают различные непредвиденные ситуации, требующие корректировки. Информация из документа позволяет отслеживать использование работниками права на оплачиваемые дни и регулировать уход в отпуска.

Следующим шагом при составлении графика является получения мотивированного мнения профсоюза (при его наличии). Согласно законодательству представителю общественной организации на согласование отводится 5 рабочих дней. Затем документ, в срок не позднее двух недель от начала года, на который составлен, утверждается руководителем предприятия.

Завершающий этап - это ознакомление сотрудников с локальным нормативным актом под подпись.

Как хранится график отпусков

Местом хранения документа служит кадровая служба предприятия, однако для удобства работы копии могут потребоваться для работы бухгалтеров. Также документ часто необходим для финансовых служб предприятия при ведении управленческого учета. Информация помогает своевременно зарезервировать средства для отпускных и организовать бесперебойное функционирование организации.

Остальным службам и структурным подразделениям развернутый отчет о планировании отпусков не нужен. По их требованию готовятся отдельные выписки.

Помимо правильного оформления и сроков подготовки документа важен и срок хранения в организации. Согласно установленным правилам п.693 (Перечень типовых архивных бумаг предприятия, утвержден в 2010 году Приказом Министерства культуры РФ №558), график отпусков должен храниться не менее года, т.е. вплоть до истечения года, следующего за отчетным.

При определении, сколько лет хранятся графики, исходят из необходимости предприятия, но не менее срока, утвержденного вышеуказанным Перечнем.

Ответственность за несоблюдение

Помимо ответственных сотрудников подразделений, определенных внутренним распорядком организации, ответственность за заполнение несут руководители организаций и юридические лица. Работодатель обязан заблаговременно согласовать и правильно оформить документ, учитывая права наемного персонала на отдых, гарантированные ТК РФ. В процессе утверждения графика необходимо учитывать, что есть отдельные категории работников, для кого обязателен ежегодных уход в отпуск.

При нарушении порядка составления документа руководителям и ответственным лицам грозит штраф согласно п. 5.27 КоАП РФ, поскольку такой проступок влечет за собой административное наказание. Для сотрудников сумма штрафа не превышает 5 тысяч рублей, а для организации-работодателя, не подготовившего необходимый отчет к нужной дате, наказанием станет штраф в 50 тысяч рублей или приостановка работы на 90-дневный срок.

Как уже было сказано, график отпусков обязателен для исполнения обеими сторонами, но существуют ситуации, которые запланировать невозможно. Законными основаниями для нарушения этого документа станут: беременность сотрудницы или супруги работника, усыновление трехмесячного младенца и младше, отзыв работника из отпуска и прием нового сотрудника после утверждения графика.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему

Каждый работающий человек обладает правом на получение ежегодного отпуска с денежной компенсацией. Для обеспечения возможности выхода в отпуск при одновременном сохранении необходимого уровня производительности предприятия практикуется создание специального графика отпусков.

С какой целью применяется график отпусков?

По своей сути график отпусков представляет собой документ, регламентирующий время выхода в отпуск сотрудников организации . Он составляется для формирования определенной очереди отдыха работников, чтоб сохранить полноценную работоспособность всей структуры компании.

Был разработан определенный регламент для составления подобного графика. Он составляется единожды в году без возможности внесения каких-либо корректировок. Единственным исключением можно считать возможность внесения изменений в сроках длительности отпусков и только на основании изданного приказа руководителем коммерческой организации. Подобный документ должен быть согласован с административным составом компании и профсоюзом работников, если, конечно, такой имеется.

Отпускной график должен быть сформирован с учетом имеющихся пожеланий сотрудников и согласно специфике функционирования самой организации . Различные нормативные акты в том числе и коллективные договора могут регламентировать максимальную численность работников одного и того же структурного подразделения организации, что могут одновременно отправляться в отпуск. Данные шаги важно соблюсти для того, чтоб ежегодный месячный отдых сотрудников негативно не отражался на рабочем процессе компании.

Зачастую рекомендуется начать составлять график еще в ноябре . Это связано с тем, что его важно сдать руководству за две недели до начала Нового года . Такие требования выдвигаются действующим Трудовым кодексом РФ.

При трудоустройстве в течение года новых работников они не должны быть внесены в этот график. Выход в отпуск таких работников осуществляется при согласовании с руководителем организации.

Существующие правила составления формы Т-7

По своей сути график представляет собой локальный документ конкретной организации, согласно которому ее сотрудники выходят в ежегодный отпуск. Он составляется по определенной форме, имеющей название Т-7. Для каждого отдельного структурного подразделения компании составляется свой собственный график. Таким образом, поступают на большинстве предприятиях. Сперва руководство каждого подразделения формирует свой собственный график с последующей его передачей в отдел кадров. Далее, сотрудники отдела кадров вносят свои коррективы в эти акты, основываясь на кадровом потенциале предприятия и специфике его работы.

После этого происходит согласование внесенных корректировок с сотрудниками , чьи отпуска были исправлены. Кроме того, важно получить согласие от непосредственного руководителя подразделения , ведь именно он знает потребности производства и понимает необходимость присутствия того или иного работника на предприятии. Кроме того, важно согласовать все возможные переносы отпусков, ведь даже изменение даты и срока отдыха одного сотрудника может передвинуть отдых нескольких работников, что чревато внутренними конфликтами в организации при отсутствии согласований.

После того как будут закончены все согласования итоговый документ передается вновь в отдел кадров для формирования окончательного сводного графика для всей организации.

Определенные нюансы составления документа

Помимо требований сотрудников компании, при составлении отпускного графика чрезвычайно важно учитывать требования действующего законодательства :

• вне зависимости от стажа отдельные категории работников могут рассчитывать на получение ежегодного отдыха с материальной выплатой. К таким работникам относятся: граждане возрастом до 18 лет, представительницы женского пола перед уходом в декрет и после него, лица, усыновившие детей возрастом до 3 лет . По этой причине при составлении такого графика требуется учесть факт присутствия в штате сотрудников беременных женщин и несовершеннолетних лиц.

Отдых предоставляется работнику до момента достижения им шестимесячного срока работы в организации лишь при согласовании с руководством предприятия и написания соответствующего заявления.

До момента наступления полугодичного срока работы сотрудника в организации при предоставлении отпуска ему нужно выплатить отпускные и предоставить отдых в полном объеме.

• получение двух отпусков допустимо для тех работников, кто пришел в организацию в конце предыдущего календарного года , к примеру, в начале октября. В таких ситуациях сотрудник имеет возможность взять отпуск в мае, а следующий за предыдущий год в любое другое время на протяжении всего оставшегося года. Подобна возможность должна учитываться в графике отпусков при его составлении и внесена в соответствующий акт;
• очередность работников по выходу в отпуск устанавливается с учетом наличия в штате сотрудников людей, относящихся к определенной категории граждан, которым принадлежит первоочередное право получения отдыха.

Ситуации, допускающие возможность внесения корректировок в график

В некоторых ситуациях уже после составления графика отпусков в штат сотрудников организации принимается новый работник . В таких условиях возникает проблема с формированием такого акта. Действующий ТК РФ не накладывает обязательства на работодателя, вносить какие-либо корректировки в уже сформированный график.

Иначе говоря, новые сотрудники могут отправиться в отпуск лишь после написания соответствующего заявления на имя руководителя предприятия и при наличии его согласия.

Правда, стоит отметить тот факт, что действующее законодательство не запрещает составлять дополнительный документ , где будет отображена информация об отпусках всех новых сотрудников. Подобная процедура представляет собой составление дополнительного акта, в котором будут вноситься данные о датах и сроках предоставления отдыха таким сотрудникам коммерческой структуры. Такой документ заверяется подпись непосредственного руководителя организации.

Все изменения должны быть отражены в отдельных графах 7-10 унифицированной формы отпускного графика Т-7 :

• в графу 7 вносится информация о дате выхода в отпуск сотрудников организации;
• в графе 8 требуется указать название и номер документа, согласно которому будут внесены изменения в сроки и даты отправления работников на ежегодный отдых. К подобным документам относится заявление человека о переносе его отдыха, что заверено подписью руководителя предприятия. Это предусмотрено 124 статьей действующего ТК РФ;
• в 9 графе указывается предполагаемая дата отправки гражданина на отдых. Это допускается, к примеру, при написании заявления с просьбой о переносе отдыха на дату, когда его жена будет пребывать в декрете;
• в 10 графу вносятся самые разные замечания и заметки.

Кто может проверить данный бланк?

Независимо от размера штата сотрудников предприятия такой график чрезвычайно важно составлять . Согласно Трудовому кодексу данный документ является необходимым условием для соблюдения прав и обязанностей как сотрудников организации, так и ее руководства. Кроме того, этот акт регламентирует очередность выхода в отпуск работников, что дает возможность исключить вероятность возникновения различных разногласий и внутренних конфликтов внутри коллектива. В том случае если стороны трудовых отношений будут прямо нарушать своими действиями ТК РФ, то контролирующие органы имеют возможность наложить финансовые взыскания в качестве штрафных санкций .

Данный документ относится к тем, что в обязательном порядке проходит проверку трудовой инспекцией . Это связано с тем, что при отсутствии на предприятии такого графика происходит нарушение прав работников, а также не дает им возможность заранее планировать свой заслуженный отдых.

При выявлении фактов несоблюдения трудового законодательства кроме штрафа в отношении руководителя организации, контролирующие органы могут инициировать приостановление ее деятельности.

В данном видео подробная информация о том, как составлять график отпусков без ошибок. Подробная инструкция.

Posted On 25.04.2018

Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);

• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков сведения о планируемом отпуске в первую очередь запрашиваются у таких работников, поскольку их пожелания должны быть учтены в обязательном порядке. Однако даже если отпуск работника, относящегося к перечисленным категориям, был запланирован в графике, в течение года он может передумать и написать заявление о предоставлении отпуска с другой даты. Работодатель в этом случае будет обязан пойти навстречу работнику и перенести его отпуск. 6.

Внимание
Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков на 2018 год под подпись. Так вы обезопасите себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.Вы можете:

• попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Многих интересует вопрос: необходимо ли отдельно делать образец приказа об утверждении графика отпусков? Ответ: нет, не обязательно, поскольку в шапке раздела «Утверждаю» руководитель оставляет подпись, которая и выполняет роль приказа. Следуя из этого, острой необходимости в дополнительном приказе не существует.

Также см. «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7». Хранить график отпусков нужно год (п. 693 Перечня, утв.

Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец

В конечном итоге составляется документ в целом по организации, который в свою очередь может быть раздроблен по конкретным отделам или службам. График составляется и в целом по организации, без дробления, если количество работников фирмы невелико. Смотрите также видео о методике составления графика отпусков Удобство по закону Приступая к составлению графика планируемых отпусков, сотрудник отдела кадров должен помнить о том, что отдельные члены трудового коллектива имеют право сами выбрать время и продолжительность своего отпуска.

Это оговорено в законодательстве. При этом работник, претендующий на предоставление отпуска в безоговорочном порядке в удобное для него время, должен предоставить документы, подтверждающее его право на использование привилегии.

Как составить график отпусков?

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положен удлиненный отпуск (работники до 18 лет, инвалиды, педагогические работники, госслужащие);

• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Такой отпуск должен предоставляться, например, работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных законодательством (ст.

Как составлять график отпусков - возможные ошибки и их решение

Предполагаемая дата начала отпуска Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск.

Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).

В отпуск - по графику, или для чего нужен график отпусков

Им добавляется 3 дополнительных дня к основному отпуску.

• Подросткам до совершеннолетия предоставляется ежегодный отпуск в 31 календарный день.
• Специфика предприятия Как правильно составить график отпусков в соответствии со спецификой деятельности предприятия? Занимаясь этим делом, нужно учитывать производственные и финансовые возможности предприятия. Например, нельзя отправить в отпуск одновременно всю бухгалтерскую службу или отдел сбыта. Это нарушит нормальное функционирование организации. То же самое касается и рабочих, участвующих непосредственно в производственном процессе. График планируемых отпусков должен быть составлен так, чтобы предприятие продолжало работать в нормальном режиме и выпускать продукцию.

Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки

Подписывайтесь на бухгалтерский канал в Яндекс-Дзен!

• 1 Что такое график отпусков
• 2 Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений
• 3 Опросные листы
• 4 Для чего составляют
• 5 Права отдельных категорий граждан
• 6 Ежегодный график отпусков: ТК РФ и правила составления
• 7 Особенности небольших фирм
• 8 Важные моменты и требования закона
• 9 График отпусков: образец 2018
• 10 Утверждение графика
• 11 Внесение изменений
• 12 Внесение дополнений
• 13 Ответственность

Что такое график отпусков График представляет собой расписание ежегодного оплачиваемого отдыха, проставленного с соблюдением очередности. Это гарантирует пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.

Онлайн журнал для бухгалтера

То есть работодатель вправе по своему усмотрению распределить отпуска сотрудников с учетом потребностей производственного процесса или характера деятельности (сезонности). Например, если зимний период - «не сезон» для выпускаемой продукции (работ, услуг), то работодатель может запланировать отпуска сотрудников именно на этот период. Однако для того, чтобы исключить конфликты и разногласия с работниками, все подобные особенности предоставления отпусков лучше предусмотреть в локальном нормативном акте (положении о внутреннем трудовом распорядке или коллективном договоре).

В большинстве же случаев работодатели идут навстречу своим сотрудникам и по возможности учитывают их пожелания к датам предстоящего отпуска.

Как составлять график отпусков

Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников. Ответственность Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для должностных лиц (например, директора или кадровика);
• от 1000 руб. до 5000 руб.

График отпусков

Как составить на 14 дней Отпуск может делиться на части. Делится отпуск по согласованию сторон. Количество частей отпуска законодателем не ограничивается. Но при этом существует утвержденная норма, что при делении отпускного периода хотя бы одна из его частей должна составлять четырнадцать дней.
Таким образом, если стороны не против поделить отпуск, то в графике указываются по отдельности даты начала и завершения каждого отпуска. При этом одна часть обязательно равна четырнадцати дням, а оставшаяся часть делится на столько частей, сколько решат стороны. Важно, что работодатель не вправе поделить отпуск в одностороннем порядке.

Независимо от длительности отпускной части в ней не учитываются выходные дни. Учитывая, что на процесс согласования и корректировки может потребоваться значительное время, необходимо начать составление графика заранее.

Гражданское процессуальное правоPermalink

График отпусков представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам структурных подразделений организации.

Как составить график отпусков

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на его использование по истечении 6 месяцев непрерывной работы в этой организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.

График отпусков составляется сотрудником кадровой службы ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается директором предприятия либо уполномоченным лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется).

Составляем график отпусков

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника (если таковой имеется), количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.

В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На его основании издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Также дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.

7-10 графы заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года.
В 7-м столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска).
8-й столбец содержит информацию о документе - основании переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя).
В 9-й графе указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска.
10-й столбец графика отпусков содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.

Скачать график отпусков. Образец заполнения и бланк

Похожие статьи

Чье мнение учитывать при составлении

График отпусков (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно.

К ним относятся:

• женщины с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей;
• сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-1);
• почетные доноры СССР и России (ч.

  Что необходимо знать для правильного составления графика отпусков

• пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1).

Что отражать в графике

В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
• дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления

Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

• ответственный за составление (чаще всего — руководитель отдела кадров);
• ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
• сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям, ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации.

Cкачать форму графика отпусков, форма Т-7

Ниже вы можете скачать бесплатно график отпусков, форма Т-7.

Скачать график отпусков на 2018 год, Excel

Если вы предпочитаете Exel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, бланк формы Т-7 в формате Exel представлен ниже.

Внесение изменений и отмена

Следует помнить, что составленный график отпусков — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.

Вот как это выглядит в документе.

Изменения вносятся в случае:

• временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
• отзыва из него;
• если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.

Знакомить ли с данным документом персонал

Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, то все работники должны ознакомиться с ним под подпись. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если вы используете форму Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Срок хранения графика отпусков

П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2018 год необходимо утвердить в 2017, а хранить до 1 января 2019 года.

Ежегодный график на все времена.

Хорошо работает тот, кто хорошо отдыхает. Каждый год в уважающей себя и своих сотрудников организации составляется график отпусков. У кого то есть специальные программы, кто то составляет графики в Word. Но лучше всего для составления любых графиков подходит Excel. График отпусков не исключение. Зачем нужен график - понятно. Отдых - свободное время от работы, а работу и нагрузку на персонал нужно планировать.

Поэтому спланировав отпуск - получаем план графика работы. При этом необходимо учесть нагрузку на отделы в течение года, чтобы в сезон напряженной работы все были в полной боевой готовности. И чтобы в одном отделе одномоментно все не оказались на курорте.

График составляем на год, поэтому в график вносим год цифрой и перечисляем всех сотрудников по фамилиям, должностям и принадлежности людей отделам. Также вносим в таблицу остаток дней отпуска от предыдущего года:

Теперь в области, где будем прописывать дни отпуска, сужаем и объединяем ячейки таким образом, чтобы на семь колонок приходилась одна неделя года. В ячейке F4 определяем понедельник, с которого будет начинаться календарь в нашем графике по формуле =СЦЕПИТЬ(«01.»;»01.»;B1)-ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(СЦЕПИТЬ(«01.»;»01.»;B1);2)=1;7;ДЕНЬНЕД(СЦЕПИТЬ(«01.»;»01.»;B1);2)-1).

В первой строке определяем порядковый номер недели года =СЦЕПИТЬ(НОМНЕДЕЛИ(L4;21); «нед»).

График отпусков

В третьей стороке определяем день начала и конца этой недели =СЦЕПИТЬ(ДЕНЬ(F4);»-«;F2).

При этом приходится идти на небольшую хитрость и использовать вторую строку, в которой определяем день конца текущей недели =СЦЕПИТЬ(ДЕНЬ(L4);» «; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=1;»янв»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=2;»фев»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=3;»мар»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=4;»апр»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=5;»мая»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=6;»июн»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=7;»июл»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=8;»авг»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=9;»сен»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=10;»окт»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=11;»ноя»; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(L4)=12;»дек»;»???»))))))))))))). Так сложно потому, что в одной ячейке нельзя определить разный формат для значений, которые сцеплены для получения значения этой ячейки.

Чтобы понимать сколько рабочих дней в конкретной неделе, проставляем соответствующие значения в пятой строке:

В конце графика проставляем количество распределенных дней отпуска, просуммировав все дни за год. А также вычисляем остаток не распределенного отпуска с учетом остатка за прошлый год:

Теперь осталось внести количество дней отпуска в соответствующую ячейку и условно отформатировать их, чтобы информация выглядела наглядно. В итоге получили график на одном листе книги Excel. При этом график универсальный, так как только изменив год в ячейке B1, получаем автоматически пересчитанные значения в строках 1, 2, 3 и 4 - недели, периоды недели, дни года. Останется только прописать количество рабочих дней в неделе в соответствии с производственным календарем, принимаемым правительством в конце года. Смотрим на результат:

lightboxretroplaning

Получили наглядный график отпусков на всю организацию на одном листе. Теперь довольно легко спланировать работу персонала на год вперед.

Мы вам сэкономили день работы на составление графика отпусков на организацию? Сколько стоит ваш день? Надеемся гораздо дороже суммы в форме ниже.

Прежде чем нажать кнопку подарить, выберите Способ оплаты в форме ниже:

График отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Этот локальный нормативный акт утверждается руководителем предприятия единоначально, без издания специального приказа с учетом мнения представительного органа работников (если такой орган имеется) не позднее чем за две недели до наступления того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков. При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.

График отпусков имеет унифицированную форму N Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России N 1, код по ОКУД - 0301020.

График отпусков изготавливается на бланке формата А4 и имеет табличную форму, в графы которой включены:

Наименования структурных подразделений, расположенные в том же порядке, как они представлены в штатном расписании;

Наименования должностей (специальностей, профессий) в соответствии со штатным расписанием;

Фамилия, имя, отчество работника;

Табельный номер работника;

Количество календарных дней отпуска;

Дата отпуска - запланированная и фактическая.

В Указаниях по применению и заполнению унифицированных форм документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России N 1, нет разъяснений, каким образом должна быть указана дата. В одних организациях в графе "запланированная" пишут тот месяц, когда работнику будет предоставлен отпуск, а в графе "фактическая" ставят дату первого дня отпуска; в других - проставляют дату начала и дату окончания отпуска, в третьих – в графе "запланированная" пишут даты начала и окончания отпуска, представленные из структурных подразделений, а в графе "фактическая" проставляют даты отпуска, установленные руководством организации. Могут встречаться и другие варианты.

В Указаниях по заполнению унифицированных форм указано, что график применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодно оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия на календарный год по месяцам. Графики отпусков составляются в структурных подразделениях, а затем объединяются в сводный график отпусков предприятия. Далее в документе следуют графы, содержащие сведения о переносе отпуска. В графе 8 проставляют основание (документ), в соответствии с которым переносится отпуск; в графе 9 "Дата предполагаемого отпуска" проставляют даты начала и окончания отпуска, представленные на основании документа-основания. Графа 10 "Примечания" может заполняться по усмотрению работодателя.

Обычно график отпусков составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается сотруднику кадровой службы, отвечающему за предоставление отпусков, второй - в бухгалтерию.

При наличии на предприятии структурных подразделений с большим количеством сотрудников целесообразно делать копию на каждое подразделение для ознакомления всех работников с графиком под расписку. Хранится график отпусков в кадровой службе в отдельном деле, срок его хранения один год.

При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности предприятия и пожелания работников. Желание работника пойти в очередной отпуск в конкретный период времени фиксируется в его заявлении на отпуск; руководитель может согласиться с ним или отклонить его.

Как составить график отпусков на год для чайников

Свое мнение руководитель излагает в резолюции на заявлении.

Совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы, даже если работник по совместительству не проработал шести месяцев.

Если при составлении графика отпусков у отдельных работников право на отпуск пока не наступило, в расчет также принимаются шесть месяцев. Для отдельных работников стаж работы, дающий право на отпуск, не имеет значения.

Необходимо учесть мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуск или его часть в предшествующем году. Если на предприятии есть работники, имеющие намерение поступать в учебные заведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и потребности о времени предоставления отпуска.

Для предприятия удобно, чтобы отпуска работников по возможности распределялись равномерно в течение всего года. Для этого в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30% работников конкретного подразделения и предприятия в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности и соответственно увеличивается в другие периоды текущего календарного года. На предприятиях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, процент одновременного нахождения работников в отпусках может составлять 50% или более. Главное, чтобы была обеспечена нормальная работа предприятия, т.е. выполнялись производственные, финансовые планы. В отношении выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ.

Для того чтобы предприятие оставалось управляемым даже в разгар отпускного сезона, необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и соответственно присутствия на рабочих местах работников-заместителей.

При составлении графика необходимо согласовать с финансовым отделом или главной бухгалтерией вопросы формирования резервов для оплаты отпусков, так как отсутствие денежных средств, необходимых для оплаты отпускных работникам, может отразиться на порядке предоставления отпусков.

Если предусмотренный коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством (в сторону улучшения), то необходимо учесть и их положения.

На практике утвержденные работодателем графики отпусков объявляются работникам под расписку еще до начала нового рабочего года. Таким образом, работники заблаговременно под личную подпись ставятся в известность о дате наступления их ежегодного оплачиваемого отпуска.

Выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, рассылаются для ознакомления по структурным подразделениям предприятия. Заблаговременное оповещение сотрудников о предстоящем времени отпуска снижает риск возникновения возможных недоразумений между сторонами.

Кроме того, предупредить работника о начале отпуска можно с помощью специального документа - уведомления, извещения и т.д. Если приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска издается на предприятии не позднее чем за две недели до начала отпуска, то составление уведомления (извещения) нецелесообразно, поскольку унифицированная форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска содержит визу ознакомления работника.

В связи с производственной необходимостью работник может быть отозван из отпуска.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия.

Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. В этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

В утвержденный график отпусков работодатель не вправе вносить изменения по собственной инициативе без согласия работников. Так, в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на работе организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. В таком случае отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

Временной нетрудоспособности работника;

Исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

В других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Нельзя переносить на следующий год отпуск несовершеннолетним работникам и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Иногда сам работник просит перенести время отдыха на другой, более поздний период.

Если с учетом производственной обстановки какие-то изменения в графике отпусков нежелательны, работодатель вправе на вполне законных основаниях отказать работнику в такой просьбе. График отпусков может подвергнуться изменению и в иных случаях, например, когда работник увольняется и желает использовать все не использованные ранее отпуска. Если инициатором переноса отпуска является работник, то от него требуется соответствующее заявление, на котором ставит свою резолюцию руководитель структурного подразделения, где трудится работник, и руководитель предприятия.

Если после утверждения графика отпусков в организацию были приняты новые работники, то либо в график отпусков вносятся соответствующие изменения, либо составляется дополнительный график отпусков, в котором очередность устанавливается с учетом сводного графика.

Отпуск продлевается автоматически на соответствующее число дней. О продлении отпуска работник обязан известить работодателя. Возможно также издание приказа о продлении отпуска.

Предыдущая13141516171819202122232425262728Следующая

ПОСМОТРЕТЬ ЕЩЕ:

В адрес Шереметьевского профсоюза летного состава стали поступать обращения пилотов по поводу предложения работодателя перенести или сократить отпуск с трех до двух недель в летний период.

Необходимо сходить в отдел кадров и взять приказ по отпускам в бумажном виде (выписка заверенная) или сфотографировать документ и добиваться его исполнения.

К сожалению авиакомпания не принимает во внимание накопившуюся усталость пилотов, спланированный летний отдых с семьями и что самое главное утвержденный в декабре 2017 года график отпусков на 2018 год, который является обязательным для исполнения как работником, так и работодателем.

Так в соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

В соответствии со ст.

Как правильно составить график отпусков в соответствии с формой T-7

124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

временной нетрудоспособности работника;

исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется - по условиям летного труда данное положение статьи 124 ТК РФ невыполнимо и неприменимо!

В случае если авиакомпания официально обратится к Вам с просьбой о переносе отпуска предлагаем Вам обратиться в ШПЛС, где мы дадим рекомендации по написанию официального отказа от переноса ежегодного оплачиваемого отпуска.

Кроме того, обращаем Ваше внимание на то, что график отпусков размещен в системе ACCORD и работодатель может его менять, система такова, что Вы просмотрели документ - значит ознакомились и согласились. Поэтому рекомендуем делать принт скрин с экрана ПК графика отпусков. Если же в итоге выяснится, что перед Вашим отпуском график был изменен, необходимо направить заявление в департамент персонала о предоставлении заверенной копии утвержденного графика отпусков на 2018 год.

И необходимо написать заявление о предоставлении отпуска в соответствии с графиком отпусков и уведомить об отказе на перенос отпуска.

В отдел кадров ПАО «Аэрофлот - российские авиалинии»

От ______________________________

адрес ______________________________

тел. _______________________________

табельный номер ____________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вас предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск на период с «___» ______2018 по «___» ________2018 в соответствии со ст. 123 ТК РФ и утвержденным в конце 2017 года графиком отпусков.

Согласие на перенос отпуска не предоставляю по причине накопленной усталости, мой налет часов за 6 месяцев составил _______часов, отпуск был запланирован и согласован в графике отпусков на 2018 год в декабре 2017 года, мною были приобретены билеты на отдых с семьей, в связи с чем перенос отпуска не возможен.