Как предоставлять документы, истребуемые налоговой? Какой штраф за непредоставление документов по встречной проверке.
Налоговые инспекторы вправе истребовать у вас:
- документы, связанные с вашей деятельностью (п. 1 ст. 93 НК РФ);
- документы и информацию о деятельности вашего контрагента, в отношении которого проводится проверка (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);
- информацию и документы о конкретной сделке, в которой вы участвовали или о которой располагаете сведениями (п. 2 ст. 93.1 НК РФ);
- пояснения или исправленную (уточненную) декларацию (п. 3 ст. 88 НК РФ).
В общем случае штраф за непредставление истребованных инспекцией документов составляет 200 рублей за каждый не представленный в срок документ (п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ).
Однако если речь идет о документах о деятельности контрагента или касающихся конкретной сделки штраф составляет 10 тысяч рублей независимо от количества непредставленных документов (п. 6 ст. 93.1, п. 2 ст. 126 НК РФ).
Когда могут истребовать документы
В большинстве случаев направление соответствующего требования правомерно только в случае проведения налоговой проверки или дополнительных мероприятий налогового контроля, которые и сами связаны с проверкой (п. 1 ст. 93, п. 1 ст. 93.1, п. 6 ст. 101 НК РФ). Вне рамок какой-либо проверки инспекторы вправе истребовать только документы или информацию о конкретной сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ)
Формат выездной проверки позволяет налоговикам знакомиться с оригиналами документов налогоплательщика, которые им необходимы для контроля за исчислением и уплатой налогов (п. 12 ст. 89 НК РФ). И, как правило, в первую очередь инспекторы используют именно это право. А если полученной информации недостаточно, уже направляют требование о представлении всех или некоторых документов в виде заверенных копий. При этом никаких дополнительных оснований кроме факта проведения выездной проверки инспекторам не требуется, а перечень испрашиваемых документов ограничен только периодом и предметом проводимой проверки.
При камеральной проверке налоговики, помимо документов, вправе истребовать у налогоплательщика пояснения, но для любого истребования, в том числе документов, нужны дополнительные основания (п. п. 3, 7 ст. 88 НК РФ, письмо Минфина от 13.10.2015 № 03-02-07/1/58461). Формы требований о представлении пояснений и документов утверждены приказом ФНС от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@ – Приложения № 1 и 15 (см. таблицу 1).
Таблица 1
| Основание | Что вправе потребовать ИФНС |
| В декларации обнаружены ошибки | Пояснения или исправленную (уточненную) декларацию (п. 3 ст. 88 НК РФ) |
| Сведения в декларации противоречат сведениям из документов, представленных налогоплательщиком | |
| Сведения в декларации не соответствуют сведениям из документов, имеющихся в ИФНС | Пояснения или исправленную (уточненную) декларацию (п. 3 ст. 88 НК РФ). Документы, подтверждающие достоверность сведений в декларации (п. 4 ст. 88 НК РФ, постановление Президиума ВАС РФ от 15.03.2012 № 14951/11) |
| В декларации отражен убыток | Пояснения, обосновывающие размер убытка (п. 3 ст. 88 НК РФ) |
| Сумма налога в «уточненке» меньше, чем в первоначальной декларации | Пояснения, обосновывающие уменьшение суммы налога (п. 3 ст. 88 НК РФ) |
| «Уточненка», уменьшающая сумму налога к уплате или увеличивающая убыток, представлена, по истечении двух лет с последнего дня срока подачи декларации. Например, «уточненка» по НДС за I квартал 2014 г. с суммой налога к уменьшению, представлена 22.04.2016 или позже | Первичные документы, регистры налогового учета и иные документы, на основании которых уменьшена сумма налога к уплате или увеличен убыток (п. 8.3 ст. 88 НК РФ) |
| К декларации не приложены обязательные сопутствующие документы | Документы, которые прилагаются к декларации (п. 7 ст. 88 НК РФ). Например, документы, подтверждающие нулевую ставку НДС, указанные в статье 165 НК РФ |
| В декларации заявлены налоговые льготы | Пояснения об операциях (имуществе), по которым применены льготы. Документы, подтверждающие право на льготы (п. 6 ст. 88 НК РФ) |
| Представлена декларация по НДС с суммой налога к возмещению | Документы, подтверждающие правомерность вычетов по НДС (п. 8 ст. 88 НК РФ, письмо ФНС от 16.09.2015 № СД-4-15/16337) |
| В декларации по НДС сведения об операциях: – или противоречат другим сведениям в этой декларации; – или не соответствуют сведениям об этих операциях в декларации по НДС, поданной в ИФНС другими лицами; – или противоречат сведениям из журнала учета счетов-фактур. При этом такие противоречия и несоответствия свидетельствуют о занижении НДС к уплате или завышении налога к возмещению | Пояснения и любые документы (в т. ч. счета-фактуры и первичные документы), относящиеся к операциям, в сведениях о которых выявлены противоречия или несоответствия (п. 8.1 ст. 88 НК РФ, письма ФНС от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395, от 16.09.2015 № СД-4-15/16337) |
| Представлена декларация по НДПИ, водному или земельному налогам | Документы, являющиеся основанием для исчисления и уплаты этих налогов (п. 9 ст. 88 НК РФ) |
Требование о представлении документов или информации о контрагенте или конкретной сделке, инспекция, проводящая у него проверку, вправе запросить у вас только через инспекцию, в которой вы состоите на учете. То есть она должна направить в вашу ИФНС поручение на истребование, а уже ваша инспекция выставит вам само требование, приложив копию поручения (п. 3 ст. 93.1 НК РФ).
Срок и способ исполнения требования
Сроки, в которые нужно исполнить требование ИФНС о представлении документов, информации или пояснений, смотрите в таблице 2.
Таблица 2
| Что требуют | Срок представления |
| Документы (информацию) о контрагенте, в отношении которого проводится камеральная или выездная проверка | 5 рабочих дней со дня получения требования о представлении документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ) |
| Документы (информацию) о конкретной сделке | |
| Документы при проведении в отношении вас камеральной или выездной проверки | 10 рабочих дней со дня получения требования о представлении документов (п. 3 ст. 93 НК РФ) |
| Пояснения или исправленную (уточненную) декларацию и документы, подтверждающие достоверность сведений в декларации, при проведении камеральной проверки | 5 рабочих дней со дня получения требования о представлении пояснений (п. 3 ст. 88 НК РФ) |
Если вам недостаточно времени, отведенного на исполнение требования, вы можете попросить отсрочку. Для этого не позднее следующего дня со дня получения требования направьте в ИФНС уведомление, в котором укажите (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ):
- причины, по которым не можете представить запрошенные данные в срок;
- срок, в который вы обязуетесь представить документы.
Решение по поводу отсрочки ИФНС должна вынести в течение двух рабочих дней со дня получения уведомления (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Принимают такое решение инспекторы полностью на свое усмотрение. Поэтому начать готовить запрошенные документы стоит сразу после получения требования.
Направить собранные документы в ИФНС можно тремя способами:
- лично или через представителя;
- по почте заказным письмом;
- в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через «Личный кабинет налогоплательщика».
Электронные и бумажные документы
Документы могут иметь одну из двух форм – бумажную или электронную.
Документы, составленные на бумаге, представляют в ИФНС в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Это могут быть:
- бумажные копии;
- электронные образы.
Бумажные копии – это ксерокопии с надписью «Копия верна», заверенные подписью руководителя организации с указанием его должности и даты заверения. Печать в данном случае необязательна, даже если организация не отказалась от ее использования (письмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@). При этом листы документов нужно пронумеровать и прошить по правилам, которые должна утвердить ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 1 ст. 2 Закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ). Пока же в этих целях можно руководствоваться прежними разъяснениями Минфина и ФНС.
В частности, если в вашей подборке есть многостраничные документы, у вас два варианта:
- отдельно заверить каждую страницу документа;
- прошить и пронумеровать документ и заверить всю подшивку, но ее объем не должен превышать 150 листов (письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21)).
Электронные образы – это скан-копии. Скан-копии, которые отвечают формату, установленному ФНС, можно направлять в ИФНС по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 1 ст. 2 Закона № 130-ФЗ). Такие форматы ФНС еще должна утвердить, но уже сейчас допустимо представлять в ИФНС в виде скан-копий некоторые документы (письмо ФНС от 25.01.2016 № ЕД-4-15/887@, от 09.12.2015 № ЕД-4-2/21577). Всего их 11:
| Код | Вид документа |
| 0924K | Счет-фактура |
| 1665 | Товарно-транспортная накладная |
| 2181 | Акт приемки-передачи работ (услуг) |
| 2215 | Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация |
| 2216 | Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации |
| 2330 | Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости) |
| 2234 | Товарная накладная (Торг-12) |
| 2745 | Дополнение к договору |
| 2766 | Договор (соглашение, контракт) |
| 2772 | Корректировочный счет-фактура |
| 2799 | Отчет НИОКР |
Имя файла со скан-копией должно содержать присвоенный документу код, сам файл – иметь расширение tif, pdf, jpg или pgn. При этом передать в инспекцию нужно структурированную информацию, содержащую не только сам файл сканированного документа, но и:
- имя файла;
- дату и номер сканированного документа;
- сумму денежной оценки операции и сумму налога;
- реквизиты документа-основания;
- роль участников сделки и их идентификаторы (таблицы 4.9, 4.10, 4.13, 4.17, 4.18 Формата).
Обратите внимание
Инспекция не вправе истребовать документы, копии которых вы ранее представляли в ИФНС для камеральной или выездной проверки, если, конечно, ИФНС не утратила их в результате форс-мажора (наводнения, пожара и т. п.)) (п. 5 ст. 93 НК РФ, письмо ФНС от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304 (п. 2)).
Электронные документы тоже иногда могут нуждаться в копии. Дело в том, что направить в ИФНС по ТКС можно только те электронные документы, которые составлены по установленным форматам. А установлены они далеко не для всех документов. Среди избранных (письмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@):
- счет-фактура, в том числе корректировочный, УПД, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж, в том числе дополнительные листы к ним;
- товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг);
- документ о передаче товаров при торговых операциях и документ о передаче результатов работ.
Если электронные документы, которые вам нужно направить в инспекцию, составлены не по утвержденному ФНС формату, тогда их нужно распечатать и отправить в ИФНС в бумажном виде. Такие «копии» заверяются в том же порядке, что и копии бумажных документов с добавлением отметки о подписании документа квалифицированной электронной подписью (письмо ФНС от 09.09.2015 № СА-4-7/15871).
В любом случае представляемые в ИФНС документы нужно сопроводить описью:
- в двух экземплярах в свободной форме, если представляете документы лично;
- в двух экземплярах по форме 107, если представляете документы по почте;
- по формату, утвержденному приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, если направляете документы по ТКС.
Налоговый эксперт Оксана Доброва
Практическая бухгалтерия
Налоговый орган, проводя проверку, направляет налогоплательщику требование о представлении документов. Форма требования утверждена Приказом ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@.
В требовании инспекцией обязательно указывается, какие документы требуется представить и на основании какой статьи Налогового кодекса РФ, в какой срок их надо представить, а также сведения о том, в каком виде следует представлять документы и что грозит налогоплательщику по закону, если он их не представит. Должны быть точно указаны наименования и реквизиты документов, которые требуется представить. Об этом сказано в письме Минфина России от 26.07.2007 N 03-02-07/1-348. Так же в требовании должны быть указаны основания истребования документов.
Несмотря на это в требовании часто не указываются точно реквизиты документов, которые инспекция хочет получить. Инспекторы ограничиваются указанием круга документов для представления на проверку (документы по какому либо контрагенту, или за определенный период). Рекомендуется предоставить документы, которые подходят под указанный инспекцией критерий. Это поможет уберечь компанию в дальнейшем от ненужных споров с налоговой.
Налоговая инспекция может затребовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки. Эти документы компания вправе не предоставлять.
Требование о предоставлении документов передается компании в следующем порядке:
- Направить в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи;
- Вручить лично под расписку. Требование считается полученным в момент его передачи, указанный в расписке;
- Направить по почте.Требование считается полученным по истечении шести рабочих дней с даты направления заказного письма;
- Документы передаются в инспекцию в бумажном виде (заверенные копии передаются инспектору лично, сдаются в канцелярию или направляются по почте заказным письмом) или в электронной форме путем направления по телекоммуникационным каналам связи.
- Копии документов заверяются печатью организации и подписью руководителя организации.
- Сдаются документы с приложением описи передаваемых документов. Один экземпляр описи возвращается налогоплательщику с отметкой о принятии.
- В ходе проверки налоговый инспектор вправе ознакомиться с оригиналами документов, о чем производится запрос в организацию по установленной форме (Письмо ФНС РФ от 08.10.2010 N АС-37-2/12931@.
ВАЖНО. Требование о предоставлении документов направляется по юридическому адресу организации. Компаниям которые не находятся по юридическому адресу следует позаботиться о получении входящей корреспонденции. Если требование не будет получено и не исполнено в срок, то это может стать причиной для до начисления налогов и выставления штрафов.
Сроки
- Как правило, срок предоставления документов указывается в требовании инспекции. Но налоговым кодексом установлены точные сроки для передачи документы. Для предоставления документов отводится срок 10 рабочих дней со дня получения требования. В случае если требуется предоставить документы по контрагенту вашей компании, то устанавливается срок в размере 5 рабочих дней.
- Если компания не успевает изготовить копии документов запрашиваемых инспекцией, то она вправе запросить отсрочку. Для этого необходимо направить в инспекцию заявление с указанием причин невозможности предоставления в срок и с указанием новых сроков когда будут предоставлены документы.
- На предоставление заявления о продлении срока предоставления, компании отводится один день, следующий за днем получения требования. Налоговой инспекцией в течении 2-х рабочих дней выносится решение о продлении сроков либо об отказе в продлении.
Ответственность
В случае не предоставления документов указанных в требовании налоговой инспекции налогоплательщику грозит штраф в размере 200 рублей за каждый не представленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Размер штрафа увеличится и будет составлять 400 рублей за каждый не представленный документ если в течении 12 месяцев компания привлекалась к ответственности за аналогичное правонарушение.
На должностных лиц компании может быть наложен административный штраф по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ в размере от 300 до 500 рублей.
Смягчающие обстоятельства позволят несколько снизить сумму штрафа. К таким обстоятельствам можно отнести:
- - большой объем запрашиваемых инспекцией документов;
- - незначительный пропуск установленного срока;
- - отсутствие по уважительной причине компетентного должностного лица (главного бухгалтера).
Данные смягчающие обстоятельства возможно предъявлять при оспаривании решения инспекции в суде. При урегулировании спора в до судебном порядке инспекция не станет снижать сумму штрафа при наличии данных обстоятельств.
Если из требования инспекции невозможно точно установить какие именно документы необходимо представить, а так же в случае истребования документов не имеющих отношения к вопросам проверки, налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности на основании ст. 126 НК РФ за неисполнение требования (Постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07).
Практика истребования документов выявила много неясностей такой процедуры. Часть из них суды трактуют в пользу налогоплательщиков, а часть - в пользу инспекций.
Налоговый кодекс РФ не содержит перечня документов, которые инспекторы могут истребовать в ходе выездной проверки. В нем использована расплывчатая формулировка: "необходимые для проверки документы" (абз. 2 п. 12 ст. 89 и п. 1 ст. 93 НК РФ). Фактически такая норма дает право инспекторам требовать любые бумаги. Единственное ограничение - они должны относиться к тем налогам и периоду, которые указаны в решении по выездной проверке (п. 2 ст. 89 НК РФ).
Основания и сроки истребования документов
Инспекторы могут истребовать документы у налогоплательщика:- в рамках проведения камеральной (в строго определенных случаях) и выездной проверок (ст. 93 НК РФ), срок представления - 10 рабочих дней со дня вручения требования (п. 3 ст. 93НК РФ);
- при проведении дополнительных мероприятий налогового контроля (п. 6 ст. 101 НК РФ), срок представления - 10 рабочих дней со дня вручения требования;
- при проведении так называемой встречной проверки контрагента или иного лица, в отношении которого налогоплательщик располагает документами (ст. 93.1 НК РФ). В этом случае налоговики имеют право не только истребовать документы, но и запросить информацию о сделке вне рамок проверки контрагента или иного лица (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Срок представления - 5 рабочих дней со дня получения требования. Если документов у налогоплательщика нет, он обязан сообщить об этом также в течение 5 дней (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Сроки исчисляются в рабочих днях в соответствии с п. 6 ст. 6.1 НК РФ .
Повторное представление документов
Запрет на представление документов повторно установлен п. 5 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ и относится только к документам, представленным в инспекцию:- после 1 января 2010 года - по требованию, выставленному в рамках выездной и камеральной проверок (п. 15 ст. 7 Федерального закона от 27.07.06 №137-ФЗ);
- после 1 января 2011 года - по требованию, выставленному в рамках "встречной" проверки контрагента (п. 8 ст. 10 Федерального закона от 27.07.10 №229-ФЗ).
Требование не получено налогоплательщиком
Нередко инспекторы направляют требования по адресу (например, юридическому), по которому компания фактически не находится. В результате налогоплательщик не получает требование, а инспекция привлекает его к ответственности по ст. 126 Налогового кодекса РФ и может отказать в возмещении НДС. При таких обстоятельствах одни суды считают, что действия инспекции неправомерны (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 18.09.09 по делу №А53-19396/2008 и Московского от 19.10.10 №КА-А40/12520-10 округов). Другие суды говорят о том, что налогоплательщики должны самостоятельно обеспечить своевременное получение корреспонденции (Постановления ФАС Московского от 22.12.09 №КА-А40/14170-09 и Поволжского от 24.03.09 по делу №А12-9659/2008 округов). Случаи, когда требование получено незадолго до окончания камеральной или выездной проверки или в день ее завершения достаточно распространены на практике. По мнению судов, в подобной ситуации требование исполнению не подлежит (Постановления ФАС Московского от 22.03.11 №КА-А41/1283-11, Волго-Вятского от 27.02.12 по делу №А29-164/2011, Северо-Кавказского от 07.10.11 по делу №А53-23465/2010и Западно-Сибирского от 13.07.09 №ФО4-4038/2009(10171-А03-42)округов). Суды считают, что проверяющие не должны проводить анализ документов по окончании сроков проверки. Однако работники налоговых органов могут обосновать свои требования тем, что проанализировали они эти документы в оригиналах в ходе проверки (что чаще всего и происходит), а копии они требуют, как правило, для подтверждения нарушений. По мнению Минфина России, в такой ситуации налогоплательщик должен выполнить требование, поскольку Налоговый кодекс РФ не предусматривает оснований для оставления требования без исполнения (Письма от 13.02.08 №03-02-07/1-58 и от 17.01.08№03-02-07/1-19). Кроме того, выставлять требования за день или за несколько дней до завершения проверки не запрещено.Требование без реквизитов и количества
В ходе выездной проверки инспекторы, как правило, сначала выставляют требование на представление копий документов без указания реквизитов и количества, например регистров налогового и бухгалтерского учета, книг покупок и книг продаж, договоров, актов, накладных, счетов-фактур за три проверяемых года. Обычно по данному требованию компании представляют оригиналы документов для проверки на территории налогоплательщика. Переписывать в этом случае каждый документ не обязательно. Можно указать общее количество документов с разделением по их видам. Если же компания не исполнит такое требование, оштрафовать ее на основании п. 1 ст. 126 НК РФ работники налоговых органов не вправе. Даже если они определят количество непредставленных документов расчетным путем или исходя из количества фактически представленных с опозданием документов. По мнению судов, инспекция обязана указывать наименование и количество запрашиваемых документов (Постановления Президиума ВАС РФ от 08.04.08 №15333/07, ФАС Московского от 01.08.11 №КА-А40/7907-11и Северо-Кавказского от 09.06.11 по делу №А63-1749/2010 округов). Однако есть и другое мнение. Виды документов, подтверждающих финансово-хозяйственную деятельность, и обязательные требования к их оформлению установлены действующим законодательством и не могут быть неизвестны налогоплательщику. Поэтому некоторые суды признают обоснованными санкции, взимаемые в случае выставления требования без указания реквизитов и количества документов (Постановления ФАС Московского от 12.10.09 №КА-А40/10665-09 и Западно-Сибирского от 01.07.09 №ФО4-3216/2009(7623-А03-37)округов).Подлинники или копии
По общему правилу в ответ на требование представить документы в ходе проверки налогоплательщик должен подготовить их заверенные копии. А при необходимости работники налоговых органов могут ознакомиться с подлинниками документов (п. 2 ст. 93 НК РФ). Предположим, компания решила сэкономить время и не делать копии, а своевременно представила подлинники документов. Многие суды в этом случае считают, что компания исполнила обязанность по представлению документов и ее не должны привлекать к ответственности (Постановления ФАС Московского от 25.08.11 №КА-А40/9135-11 и Уральского от 04.02.08 №Ф09-107/08-С3 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 25.04.08 №5565/08) округов). Ведь Налоговый кодекс не запрещает представление документов в виде подлинников. Однако если компания представит подлинники непосредственно в инспекцию, то у нее могут возникнуть проблемы с возвратом документов, так как ни Налоговый кодекс, ни иные нормативно-правовые акты не регулируют сроки и порядок такой процедуры. Суды считают, что подлинники документов должны быть возвращены налогоплательщику по окончании проверки (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.01.12 по делу №А13-974/2011). Но фактически это остается на усмотрение инспекции. Копии документов, представляемые в инспекцию, заверяются подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, а также печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ и Приказ ФНС России от 31.05.07 №ММ-3-06/). Руководитель может уполномочить другое лицо на заверение копий документов на основании доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ). Подшитые документы обязательно нумеруются. Учитывая, что количество запрошенных документов обычно составляет сотни и тысячи копий, налоговые юристы рекомендуют прошивать однотипные документы по 100 - 200 штук. Однако при этом необходимо обеспечить возможность свободного прочтения всех реквизитов документа и копирования каждого листа, а также учитывать риск расшивки пачки документов при работе с ней. Все подшитые в стопку документы нумеруются. На последнем листе стопки документов необходимо скрепить нити, сшивающие ее, листом бумаги. На этом листе нужно указать количество копий документов, например "прошито, пронумеровано 100 листов". Каждую копию в пачке придется заверить отдельно. У многих возникает вопрос: нужно ли заверять каждую копию документа или достаточно прошить несколько копий, последовательно пронумеровать все листы и заверить документы в целом, указав общее количество листов в прошитой пачке? Минфин России считает, что каждую копию нужно заверять отдельно (Письмо от 24.10.11 №03-02-07/1-374). Дело в том, что печать и подпись уполномоченного должностного лица придают юридическую силу копии конкретного документа, а не подшивке документов (п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 , утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 №28). Эта позиция подтверждается арбитражной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 №КА-А41/11390-09 оставлено в силе Определением ВАС РФ от 17.02.10 №ВАС-946/10).Документы в электронном виде
Представить можно пока лишь некоторые документы. Порядок представления в инспекцию документов в электронном виде установлен Приказом ФНС России от 17.02.11 №ММВ-7-2/ Налогоплательщик вправе направить документы в электронном виде, только если они составлены по установленным форматам (п. 2 ст. 93 НК РФ). Согласно официальной позиции Минфина России к налоговому учету может приниматься документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью - до 1 июля 2012 года). Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено требование о составлении документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 №63-ФЗ " Об электронной подписи", Письма Минфина РФ от 03.11.11 №03-07-11/297 и от 15.09.11№03-02-08/96). Соглашением между участниками электронного взаимодействия может быть предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 №63-ФЗ). По мнению ФНС России, в таком случае документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, также принимается к налоговому учету (письмо от 24.11.11 №ЕД-4-3/). На сегодняшний день, кроме форматов деклараций и документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий (требования, акты, решения и др.), ФНС России утвердила лишь форматы:- документов, применяемых при расчетах по НДС согласно Постановлению Правительства РФ от 26.12.11 №1137, - счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок, дополнительного листа книги покупок, книги продаж, дополнительного листа книги продаж (Приказ ФНС России от 05.03.12 №ММВ-7-6/);
- товарной накладной по форме №ТОРГ-12 (Приказ ФНС России от 21.03.12 №ММВ-7-6/);
- акта приемки-сдачи работ и услуг (Приказ ФНС России от 21.03.12 №ММВ-7-6/).
Отметка инспекции на описи документов
Каких-то особых правил по передаче документов налоговым законодательством не предусмотрено. Говорится лишь о том, что истребуемые документы представляются в налоговый орган лично или через представителя, направляются по почте заказным письмом или передаются в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 93 НК РФ). Это касается и тех лиц, у которых запрашиваются сведения об их контрагентах (абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ). В то же время оформить передачу документов нужно так, чтобы в случае возникновения споров у налогоплательщика были соответствующие доказательства. Так, передавая документы, можно составить их подробную опись и указать в ней:- общее количество документов и содержащихся в них страниц:
- наименование каждого документа и период, к которому он относится:
- номер и дату требования налоговиков, хотя эту информацию можно указать и в отдельном сопроводительном письме.
Отказ представить дополнительные сведения
Зачастую работники налоговых органов запрашивают не только конкретные первичные документы и регистры учета, но и дополнительные сведения или объяснения. Оформлять их приходится в произвольной форме в виде различных расчетов, списков, перечней, сводных таблиц и др. Подобные требования инспекторов незаконны, ведь названные сведения не являются регистрами налогового учета, которые должен вести налогоплательщик, или документами, которыми он должен обладать. Однако в большинстве случаев подать такие сведения в интересах компании, поэтому многие налогоплательщики их представляют. Хотя отказ от представления подобных сведений, а также их несвоевременная подача не могут являться основанием для привлечения налогоплательщика к ответственности на основании ст. 126 НК РФ (Постановления ФАС Московского от 09.03.10 №КА-А40/1571-10 и Центрального от 27.10.09 №А48-973/2009 округов).Продление срока представления документов
Чтобы уведомить инспекцию о невозможности передачи документов в срок, налогоплательщик в течение дня, следующего за днем получения требования, отправляет письменное уведомление. В нем указываются причины, а также срок, в течение которого налогоплательщик сможет подать документы (п. 3 ст. 93и п. 5 ст. 93.1 НК РФ). К примеру, причиной может быть слишком большое количество документов, отпуск главного бухгалтера или руководителя. Получив уведомление, налоговый орган вправе как продлить срок представления документов, так и отказать в продлении. Об этом в течение двух дней выносится отдельное решение (Приложение 4 к Приказу ФНС России от 06.03.07 №ММ-3-06/). В Налоговом кодексе не отражены обстоятельства, которые должна учитывать инспекция при принятии решения, и его результат остается на усмотрение инспекции. Имеются лишь разъяснения Минфина России (письмо от 05.08.08 №03-02-07/1-336), что при вынесении решения налоговый орган учитывает:- причины, по которым документы не могут быть представлены в срок:
- объем запрашиваемых документов;
- частичное представление документов по данному требованию:
- сроки, в которые документы могут быть представлены.
Валерий Соловьев, советник государственной гражданской службы РФ II класса
В рамках проведения налогового контроля инспекции могут направлять налогоплательщикам различного рода требования. О том, в какие сроки необходимо отвечать на такие требования, расскажем в нашей консультации.
Сразу оговоримся, что обычно не возникает спора о том, когда нужно дать ответ на требование налоговой (за сколько дней), ведь этот срок указывается в требовании налоговой инспекции (Приказ ФНС от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@).
Требование о представлении пояснений
Требование о представлении пояснений может направляться налогоплательщикам на основании ст. 25.14, 88, 105.29 НК РФ.
К примеру, требование о представлении пояснений направляется налогоплательщику по итогам камеральной проверки налоговой декларации, если в ее результате были выявлены ошибки или противоречия (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Срок предоставления ответа на требование налоговых органов будет зависеть от основания, по которому требование было направлено.
Если налогоплательщику было направлено требование представить уведомление о контролируемых иностранных компаниях, ответить (т. е. представить такое уведомление) нужно в срок, указанный налоговым органом и составляющий не менее 30 рабочих дней с даты получения требования (п. 8 ст. 25.14 НК РФ).
Если требование направлено по итогам камеральной налоговой проверки, ответ на него нужно дать в течение 5 рабочих дней со дня получения требования (п.п.3, 6, 8.8 ст. 88 НК РФ).
Ответ на требование будет состоять во внесении необходимых исправлений (скажем, в подаче уточненной декларации), представлении уведомления о контролируемых иностранных компаниях или собственно в подаче пояснений в произвольной форме. В случае с пояснениями по НДС они должны быть направлены в виде в электронной форме.
Требование о представлении документов (информации)
Сроки направления ответа на требование о представлении документов (информации) зависят от основания для истребования документов (информации).
Например, документы, истребуемые при проведении налоговой проверки, в общем случае должны быть представлены в течение 10 рабочих дней со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Систематизируем в таблице сведения о сроках ответа на требование о представлении документов (информации):
| Основание направления требования о представлении документов (информации) | Срок представления документов (информации) со дня получения требования |
|---|---|
| ст. 93, ст. 93.1, п. 6 ст. 101 НК РФ (например, при проведении камеральной налоговой проверки) | 10 рабочих дней 20 рабочих дней (при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) |
| ст. 93, п.п. 3.9, 5, 5.1, 6.1 ст. 165 НК РФ (например, при налоговой проверки иностранной организации, подлежащей постановке на учет в соответствии с п. 4.6 ст. 83 НК РФ) | 30 календарных дней |
| ст. 93, п. 15 ст. 165 НК РФ (например, в случае истребования документов, сведения из которых включены в реестры, указанные в п. 15 ст. 165 НК РФ и поданные для подтверждения обоснованности применения налоговой ставки 0% и налоговых вычетов) | 20 календарных дней |
| ст. 93, 214.8, 310.2 НК РФ (например, при истребовании документов, связанных с исчислением и уплатой НДФЛ по эмиссионным ценным бумагам) | 3 месяца |
| ст. 93, п. 6 ст. 105.17 НК РФ (например, при истребовании документов по сделке между взаимозависимыми лицами) | 30 рабочих дней |
| ст. 93, 93.1, п. 7 ст. 105.17 НК РФ (например, при истребовании документов в рамках встречной проверки) | 5 рабочих дней |
Как посчитать срок ответа на требование налоговой?
Срок для ответа на требование налоговой инспекции начинает течь со дня, следующего за днем получения требования, и истекает в последний день срока.
Датой получения требования считается дата вручения (при передаче требования налогоплательщику лично), при отправке требования по почте заказным письмом – 6-ой рабочий день со дня отправки, в случае направления требования через личный кабинет налогоплательщика - день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете (
Каждое юридическое лицо - налогоплательщик подвергается налоговой проверке: камеральной или выездной. И каждый раз налоговый орган засыпает налогоплательщика требованиями о предоставлении документов. В целом это вполне закономерно, ведь только таким способом налоговый орган правомочен получать от налогоплательщиков документы. Если выездные проверки у налогоплательщика проводятся не так часто, то с камеральными проверками он сталкивается как минимум ежеквартально. При проведении камеральной проверки налоговый орган вправе запрашивать документы в ограниченных случаях, но при этом количество требований от этого не падает. Налогоплательщик в спешке, рискуя нарваться на штраф, готовит копии документов, тратит свое время. Однако не всегда требование о предоставлении документов нужно исполнять, необходимо не спешить и проверить полученный «из налоговой» документ на наличие недочетов, которые могут позволить его не исполнять.
А формат-то «подкачал»
Как быть в ситуации, если инспекция направила требование электронным сообщением, но формат оказался неверным и налогоплательщик не смог его открыть? Или является ли обязательным положение НК РФ о том, что в случае, если налогоплательщик обязан сдавать электронную отчетность, то налоговый орган должен направлять требование исключительно в электронной форме?
Обо всем по порядку.
Во-первых, если налогоплательщик получил требование о предоставлении документов посредством электронного сообщения, формат которого оказался неверным, то файл считается неполученным, поскольку налогоплательщик не смог его открыть и отправить в ответ квитанцию о приеме. В описываемой ситуации налоговый орган должен передать адресату требование в бумажном виде. Данную позицию поддерживает и сама служба, в частности, в письме ФНС России от 16.02.2016 г. № ЕД-4-2/2436@ говорится, что электронное сообщение считается неполученным, если налогоплательщик не смог открыть файл.
Во-вторых, в основном налоговые органы игнорируют положение п. 4 ст. 31 НК РФ и вместо электронной формы направляют требование в бумажном виде. Однако в данном случае, если налогоплательщик проигнорирует требование только из-за формата, то рискует быть привлеченным к ответственности по ст. 126 НК РФ и за каждый непредставленный документ заплатить штраф в размере 200 рублей.
В рассмотренных ситуациях важным является то, что от формата требования зависит правильность расчета срока на направление ответа:
- бумажный формат требования (п. 3 ст. 93 НК РФ) - считается со дня, следующего за датой получения требования, а согласно п. 4 ст. 31 НК РФ - почтовое отправление считается полученным на шестой рабочий день;
- электронный формат требования (п. 5.1 ст.23 НК РФ) - считается со дня, следующего за днем отправки в налоговый орган квитанции о приеме документа.
Таким образом, рекомендуем обращать внимание на формат полученного требования не только при рассмотрении возможности не представления на него ответа, но и для правильного определения срока, когда на требование все же стоит ответить.
А может это не требование?
Налогоплательщик получает запрос на предоставление документов в форме информационного письма (или уведомления, или сообщения). Необходимо ли отвечать?
Очень часто клиенты обращаются к экспертам КСК групп с подобным вопросом. Здесь обращаем внимание, что форма требования о представлении документов утверждена приказом ФНС России от 08.05.2015 г. № ММВ-7-2/189@. Но при этом утвержденная налоговым органом форма и полученный документ могут отличаться. Здесь важно отметить, что Налоговый кодекс РФ не предусматривает обязанности налогового органа оформлять требование о предоставлении документов в соответствии с какой-либо формой. Поэтому, если полученное требование визуально отличается от бланка, установленного указанным приказом, это не дает налогоплательщику права его не исполнять. Основным критерием должно служить следующее: имеет ли требование обязательные реквизиты, в частности, название и дату, а также из содержания документа должно быть понятно, в рамках какой проверки запрашиваются документы.
Однако зачастую налоговые органы направляют запрос в виде обычного информационного письма, уведомления или сообщения. К подобной хитрости они прибегают в основном, когда уже не вправе запрашивать документы, типичная ситуация - истек срок для проведения камеральной налоговой проверки поданной декларации. В таком случае налогоплательщик вправе не представлять документы по полученному «письму» от налогового органа.
Каждому требованию - своя дата
Как предусмотрено Налоговым кодексом РФ, предельный срок для камеральной проверки составляет три месяца со дня подачи декларации, и указанный срок продлевать нельзя (ст. 88 НК РФ). Таким образом, налоговый орган имеет право запрашивать документы только в течение определенного законом срока. Если инспекторы выставили требование позднее даты окончания проверки, его можно не исполнять.
На практике нередко встречаются случаи, когда налоговый орган запрашивает документы в последние дни проверки, в связи с этим фактический срок их представления наступает в период, когда проверка уже завершилась. Несмотря на это, рекомендуем исполнить требование, поскольку, как показывает практика, окончание проверки не отменяет обязанности налогоплательщика представлять документы по требованию. Передача документов осуществляется в обычном порядке в установленные законом сроки, инспекторы не вправе его сократить на том основании, что проверка окончена.
Также часто встречается ситуация, когда дата выставления требования может не совпадать с датой его отправки. Важно, что данный факт не влияет на подсчет сроков, квитанцию о получении электронного требования нужно отправить в течение 6 (шести) рабочих дней со дня его направления, а не выставления. Если компания занимает осторожную позицию и не готова спорить с налоговым органом и подвергнуться блокировке счета, то рекомендация может быть только одна - настройка уведомлений в программе так, чтобы приходили уведомления о получении требований.
В случае, когда налогоплательщик открыл письмо с требованием, но квитанцию отправил позже, штраф за непредставление документов удастся снять только в суде. Судебная практика складывается в пользу налогоплательщика, потому что Налоговый кодекс РФ не предусматривает штрафа за несвоевременное открытие и прочтение электронных сообщений и требований. В данном случае следует соблюсти срок и представить документы в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня, когда была сформирована квитанция.
Обратим внимание на подпись в требовании
При направлении требования о предоставлении документов в электронной форме подпись руководителя инспекции проставляется автоматически созданной электронной подписью (абз. 4 п. 4. ст. 31 НК РФ). Иначе обстоит дело с бумажной версией требования. Компании получают требования в бумажном виде, которые, в соответствии с законодательством, обязательно должны быть подписаны руководителем налогового органа, при этом подпись должна быть собственноручной, что также отражено в официальной позиции проверяющих органов письмом Минфина России от 18.10.2011 г. № 03-05-06-04/296.
На практике налоговые органы периодически отступают от установленных норм, и в этих случаях требование о предоставлении документов подписывается неуполномоченным лицом (неуполномоченным сотрудником) либо руководителем, но подпись руководителя на требовании может быть факсимильной.
При подписании требования о предоставлении документов неуполномоченным лицом налогоплательщик может его (требование) проигнорировать, иначе обстоит дело с факсимильной подписью.
Определить «на глаз», живая это подпись или факсимиле, очень сложно. Поэтому основная рекомендация для тех налогоплательщиков, которые не хотят спорить с налоговым органом, - представить документы по требованию с нечеткой подписью. Разумность подобного подхода подтверждается и на практике, так как у судей нет единого мнения о том, законно ли требование с факсимиле или незаконно.
Все ли запрашиваемые документы необходимо представлять?
Налогоплательщик имеет право отказать в представлении документов, если инспекторы не нашли в декларации расхождений или ошибок. При этом налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности за непредставление документов по требованию, что подтверждается также многочисленной судебной практикой.
Также налогоплательщик имеет право отказать в представлении документов в случае, если налоговый орган требует представить документы, которые ранее уже были направлены в инспекцию. Указанное право закрепляется императивной нормой п. 5 ст. 93 НК РФ.
Постановлением Верховного суда РФ от 09.07.2014 г. № 46-АД14-15 подтверждено, что налогоплательщик может не представлять штатное расписание, личные карточки и другие кадровые документы.
Важно, что налоговое законодательство содержит случаи, когда налоговый орган вправе запрашивать документы при проведении камеральной проверки. Таких случаев всего четыре:
- в декларации заявлен НДС к возмещению. В соответствии с п. 25 постановления ВАС РФ от 30.07.2013 г. № 57 возмещением НДС считается только превышение заявленных вычетов над суммой налога к уплате. Это не любые налоговые вычеты, как может показаться инспектору;
- в декларации заявлено право на льготу. Под льготой понимается послабление, которое НК РФ дает одним категориям налогоплательщиков перед другими.
- подача уточненной налоговой декларации спустя два года после подачи первичной и уменьшает налог к уплате или увеличивает убыток;
- в поданной налогоплательщиком декларации инспекторы обнаружили противоречия между данными, содержащимися в декларации налогоплательщика, и его контрагентами.
Таким образом, перечень запрашиваемых документов ограничен, а компании при получении требования о представлении документов необходимо внимательно с ним ознакомиться и понять, соответствует ли этот перечень тем условиям, при которых налоговый орган имеет право их запрашивать.
Итог. Исходя из практического опыта, независимо от того, какие нарушения были допущены налоговым органом в рамках истребования документов, при непредставлении документов в установленный срок налогоплательщика, скорее всего, привлекут к ответственности. Безусловно, налогоплательщик вправе обжаловать подобное решение в суде. Но если вступать в конфликт с налоговым органом не хочется, то есть несколько рекомендаций:
- максимально полно и в срок исполнять полученные требования;
- при отсутствии ясности и четкости отражения адресата и (или) перечня истребуемых документов обратиться в инспекцию за разъяснениями. Однако обязательно нужно убедиться в необходимости получения разъяснений. Если компания не желает и не готова представлять документы, но готова отстаивать свою позицию в суде, в такой ситуации обращаться в налоговый орган не стоит;
- в случае, если налогоплательщик понимает неправомерность требования, то лучше направить в налоговый орган письменный ответ о том, что требование неправомерно, и обосновать, почему запрошенные документы компания вправе не представлять.
Взаимодействие с налоговыми органами является достаточно сложным процессом в случае отсутствия практического опыта и узкопрофессиональных знаний. Даже в случае подготовки ответа на требование, есть множество нюансов, которые часто остаются незамеченными, при этом последствия такой невнимательности могут повлечь негативные последствия. Привлечение опытных специалистов-консультантов поможет «разглядеть» щекотливые моменты, избежать наступления нежелательных последствий, например, в виде доначислений налогов и привлечения к ответственности, а также сохранить в хозяйственном обороте значительные денежные средства.