Оформление личной карточки по форме т 2. Личная карточка

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

Заполнение разделов формы

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.05 № 1 (До этого постановлением от 06.04.01 № 26) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты".

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2005 № 1 не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.
Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной указанным постановлением.

Заполнение разделов формы

Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество "Энергострои". Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
Идентификационный номер налогоплательщика "л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
В графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.
Характер работы указывается: " "постоянно", "временно" и т. л.
Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
Пол обозначается буквой "М" или "Ж".
Фамилия, имя, отчество записываются полностью "л разборчиво.
Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например "9 января 1975 г.". При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
При указании места рождения нужно учитывать следующее:

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Заполнение графы "Гражданство"

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Сведения о знании языков

При кодировке графы "Знание иностранного языка" указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.

Например: "Английский - читаю и перевожу со словарем" записывается в графе "Код" как: 014 1.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.

Вид образования

Код по ОКСО

Начальное (общее) образование

Основное общее образование

Среднее (полное)общее образование

Среднее профессиональное образование

Неполное высшее образование

Высшее образование

Послевузовское образование

Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Сведения о неоконченном образовании

Работник, имеющий неоконченное образование

Вид образования по классификации.

Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его

Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)

Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе

Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается

Окончивший три курса высшего учебного заведения

Неполное высшее образование

Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его

Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)

Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей,гимназию

Среднее (полное) общее образование

Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение

Начальное профессиональное образование

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать "им"; если за этим идет слово "профессора", "академика" или другое, то следует писать "им. профессора", "им. академика" и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу.лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке

Состояние в браке

Код по ОКИН

Никогда не состоял (не состояла) в браке

Состоит в зарегистрированном браке

Состоит в незарегистрированном браке

Вдовец (вдова)

Разведен (разведена)

Разошелся (разошлась)

В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.
В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Учет отпусков Изменение сведений о работнике

В предыдущей части статьи мы выяснили, какие документы требуются для заполнения карточки Т-2, а также рассмотрели, как заполняются графы "Алфавит", "Гражданство", как вносятся данные об образовании, о составе семьи и др.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 "Сведения о воинском учете" личной карточки Т-2, являются:

Сведения о воинском учете

Граждане, пребывающие в запасе

Граждане, подлежащие призыву

На офицеров запаса не проставляется На лиц, не являющихся офицерами, заполня­ется в соответствии с предоставленным военным билетом (графа "Категория учета")

Не заполняется

Пункт 2. Воинское звание

Проставляется в соответствии с записью в военном билете

Делается запись: "Подлежит призыву"

Пункт 3. "Состав (профиль)". Заполняется без сокращений

Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т. п.

Че заполняется

Пункт 4. "Полное кодовое обозначение ВУС" Записывается полное обозначение - шесть цифр или шесть цифр и буквенный знак

Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например "021101" или "113194А"

Проставляется в соответствии с записью в удостоверении граждани­на, подлежащего призыву на военную службу

Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г - временно не годные к военной службе При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А"

Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г - временно не годные к военной службе Д - не годные к военной службе Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу

Пункт 6. "Наименование военного комиссариата по месту жительства"

Проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом в военном билете

Проставляется в соответствии с последней записью, или последним штампом в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу

Пункт 7. "Состоит на воинском учете" Заполняется простым карандашом

Строка а) - в случаях наличия мобилизацион­ного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; Строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время

Не заполняется

: Пункт 8. "Отметка о снятии "с воинского учета" При условии достижения предельного возраста.пребывания в запасе, "или признания не годным к военной службе по состоянию здоровья

Делается отметка: или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья"

Делается отметка: "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья"

После заполнения разделов "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете" работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений

Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.
При заполнении разд. 4 "Аттестация" личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:
- дата прохождения аттестации;
- решение комиссии, например "перевести на должность", "отправить на повышение квалификации" и т. д.;
- ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.
Графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе "Повышение квалификации" указываются:
- даты начала и окончания обучения;
- вид повышения квалификации;
- наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
- вид документа (свидетельство, удостоверение);
- графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении разд. "Поощрения и награды" необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

Учет отпусков

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится "де факто", после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе ""Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.
Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).

Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы

Непрохождение в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда

Непрохождение в установленном порядке обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра

Протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине

Выявление в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором

Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине

В разделе "Дополнительные сведения" для полноты учета в необходимых случаях указываются:
- сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания):
- сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
- заключение МСЭК об условиях и характере труда.
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI "Основания увольнения", где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Изменение сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ "Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами". В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, "при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами". Далее "все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров". Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.
Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема - с зачеркиванием.

В.В. МИТРОФАНОВА,
канд. экон. наук,
директор "Центра профессионального развития"

Личная карточка работника (форма Т-2) – информационный документ о новом работнике. При принятии сотрудника на работу, на него необходимо заполнить личную карточку по унифицированной форме Т-2. Данный кадровый документ обязателен к заполнению, он содержит всю необходимую информацию о биографии и данных работника, а также о его трудовой деятельности. В статье вы узнаете как заполнить личную карточку работника на примере. Ниже вы найдете заполненный образец карточки, там же вы можете скачать бланк форма Т-2.

Состоит документ из 4-х разделов, какие-то разделы нужно заполнить в самом начале трудовой деятельности работника, какие-то дополняются в процессе работы.

Личная карточка работника (Форма Т-2). Образец заполнения

Заполнение раздела №1 личной карточки работника (формы Т-2)

Здесь заполняются общие сведения о сотруднике. Для заполнения необходимо взять у работника такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, документы об образовании, трудовой договор ( или ).

Заполняя данный раздел, нужно не забыть про указание кодов в пп.3-6. Коды берутся из соответствующих классификаторов.

В п.3 – код ОКАТО того населенного пункта, в котором вы родились.

В пункте 4 указывается код ОКИН для вашего гражданства: «1» – если у вас российское гражданство, «2» – если у вас два гражданства, 3 – если нет совсем.

В пункте 5 указывается код ОКИН для уровня знаний указанного вами иностранного языка: код «1» соответствует тому, вы способны читать и переводить со словарем, «2» – читаете и можете объясняться на этом языке, «3» – свободно владеете.

В пункте 6 код ОКИН для вашего уровня образования: 4 класса (начальное общее) – «02», 9 классов (основное общее) – «03», 11 классов (среднее общее) – «07», училище (начальное профессиональное) – «10», техникум (высшее профессиональное) – «11», 3 курса ВУЗа (неполное высшее) – «15», высшее – «18», послевузовское – «19».

Сведения об образовании берутся из документа об образовании (аттестат, диплом и т.д.).

Образец заполнения 1-6 п. в личной карточке сотрудника

Стаж работы – для данного пункта сведения берутся из предоставленной работником трудовой книжки.

Для вашего семейного положения (п.9) также нужно указать соответствующий код ОКИН: «1» – не замужем/не женат, «2» – зарегистрированный брак, «3» – незарегистрированный брак, «4» – вдова/вдовец, «5» – в разводе, «6» – разошлись.

Затем идут стандартные сведения о паспорте работника, о месте жительства и дате регистрации по адресу проживания. Личная карточка работника в первом разделе заканчивается указанием контактного телефона сотрудника.

Пример оформления личной карточки сотрудника п. 7-12

Заполнение раздела №2 личной карточки работника

Раздел заполняется для мужчин, информация берется из военного билета. На мужчин, которые еще не отслужили и подлежат призыву, заполнить нужно:

  • пункт 2 – пишется фраза «подлежит призыву»;
  • пункт 5 категория годности – «А» – годен, «Б» – годен с незначительными ограничениями, «В» – ограниченно годен, «Г» – временно не годен, «Д» – не годен.
  • пункт 8 – для мужчин, достигших 50 лет, здесь ставится отметка «снят с воинского учета по возрасту», также может быть указана фраза «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Остальные пункты этого раздел для этой категории граждан не заполняются. Для мужчин, находящихся в запасе, заполнить нужно все пункты. Все сведения берутся из военного билета.

Пример оформления раздела №2 личной карточки работника

Заполнение раздела №3 личной карточки работника Т-2

Здесь указываем, на какую должность принят сотрудник, с каким окладом и на основании какого приказа о приеме на работу. Здесь работник должен поставить свою подпись.

В дальнейшем, в процессе трудовой деятельности этот раздел может быть дополнен информацией о перемещениях работника внутри организации: с одной должности на другую, с одного подразделения в другое.

Образец заполнения раздела №3 личной карточки сотрудника

Разделы №4-7 личной карточки сотрудника заполняются в процессе работы. Раздел №8 отражает сведения об отпуске, где указывается вид отпуска, его продолжительность, период работы, за который предоставлен. В качестве основания указывается .

Последний раздел заполняется при увольнении работника, здесь пишется дата и причина увольнения, номер и дата .

Заполняет личную карточку сотрудник кадровой службы, в конце бланка он ставит свою подпись, также и сам работник после ознакомления подписывает данный документ.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Подскажите, необходимо ли заполнять все графы личной карточки Т-2, если по должности не требуется знание иностранного языка и образование?И как необходимо заполнить графу "Знание иностранного языка", если работник говорит, что не знает никакого иностранного языка, графу "Образование", если работник закончил школу(необходимо ли указывать № школы и город, в котором закончил эту школу) и в графе XI Основание прекращения трудового договора можно ли вклеить основание увольнения, так как рукописный текст в эту графу не помещается?

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что обычно заполняют все графы карточки Т-2.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Если работник не знает никакой иностранный язык, то в графе "Знание иностранного языка" нужно указать «не владеет».

При заполнении графы образование, если работник окончил школу, у него есть основное общее образование. Основанием для занесения записи в таблицы послужит аттестат об основном общем образовании. Вы указываете наименование образовательного учреждения:

Наименование образовательного учреждения Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний Год окончания
ГБОУ Средняя общеобразовательная школа №78 города Брянска наименование серия номер
аттестат АТ 7856954 2010г.
Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу
---------------------- Код по ОКСО

Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте .

Сведения для личной карточки

На основании каких документов нужно заполнять личную карточку сотрудника

Сведения в личную карточку вносите на основании приказа о приеме сотрудника на работу и личных документов сотрудника, таких как:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об окончании учебного заведения;
  • свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
  • другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).

Кроме того, в личной карточке нужно отразить и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из перечисленных документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам.

Разделы личной карточки

Из каких разделов состоит личная карточка сотрудника

  • код по ОКИН 1 «Читает и переводит со словарем»;
  • код по ОКИН 2 «Читает и может объясняться»;
  • код по ОКИН 3 «Владеет свободно».

Лучше указывайте степень знания языка от первого лица единственного числа: «Владею свободно», «Читаю и перевожу со словарем».

Если вы проставляете коды, имейте в виду, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 016, у французского - 258, у итальянского - 094, у немецкого - 171 и т. д. Поэтому проставляйте оба кода, разделив их несколькими пробелами.

Пункт 6 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 6 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании (диплом о подготовке кадров высшей квалификации по программам аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры и ассистентуры-стажировки после 1 сентября 2013 г.), заполните соответствующий блок в пункте «Образование». При этом помните, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 02, а докторантуре - код 01 по . Окно для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования (подготовки кадров высшей квалификации).

как заполнить пункт 6 «Образование» раздела «Общие сведения» личной карточки (формы № Т-2), если на работу устраивается студент, еще не окончивший вуз

Если сотрудник продолжает учиться в учебном заведении, то в личную карточку запишите то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Например, сотрудник до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Основанием для занесения записи в таблицы послужит аттестат об основном общем образовании.

Пункт 7 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 7 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 8 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 8 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Раздел «Сведения о воинском учете»

Как заполнить раздел «Сведения о воинском учете» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Все граждане, поступающие на работу, делятся на и невоеннообязанных. На военнообязанных лиц заполните . Порядок заполнения раздела описан в , утвержденных .

Основанием для заполнения раздела «Сведения о воинском учете» личной карточки являются либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Раздела «Сведения о воинском учете» - «Воинское звание». Заполняйте на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке запишите воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника сделайте запись: «Подлежит призыву».

Раздела «Сведения о воинском учете» - «Состав (профиль)». На призывников не заполняйте. У тех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте запишите состав, например «Солдаты», «Матросы», «Прапорщики». У офицеров вместо состава укажите профиль - «Командный», «Медицинский» и т. п.

Раздела «Сведения о воинском учете» - «Полное кодовое обозначение ВУС». Код военно-учетной специальности возьмите из военного билета сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняйте.

Раздела «Сведения о воинском учете» - «Категория годности к военной службе». Ставьте только букву, без расшифровки:
А - годные к военной службе;
Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями;
В - ограниченно годные к военной службе;
Г - временно не годные к военной службе;
Д - не годные к военной службе.

Раздела «Сведения о воинском учете» - «Наименование военного комиссариата по месту жительства». В пункте укажите название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете.

Раздела «Сведения о воинском учете» - «Состоит на воинском учете». Заполняйте:

  • при наличии мобилизационного предписания и (или) отметки о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
  • если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время.

Все записи в пункте 7 делайте простым карандашом.

Раздела «Сведения о воинском учете» - «Отметка о снятии с воинского учета». Если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 сделайте отметку: «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу»

Как заполнить раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Начните с записи о приеме на работу в организацию и заполняйте одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносите в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах.

В разделе укажите следующие сведения:

  • дату приема (перевода);
  • структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
  • должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
  • оклад или тарифную ставку, надбавку.

В раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» напишите дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). В завершение сотрудник организации должен расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки».

Раздел «Аттестация»

Как заполнить раздел «Аттестация» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Заполняйте, если в организации проводится сотрудников. Сначала укажите дату аттестации, затем кратко запишите решение аттестационной комиссии, а также дату и номер протокола заседания комиссии. В графе «Основание» напишите дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает руководителю рекомендации. Например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность. Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе.

Раздел «Повышение квалификации»

Как заполнить раздел «Повышение квалификации» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

В заносите данные о длительном (свыше 100 ч) и краткосрочном (от 72 до 100 часов) обучении в образовательной организации повышения квалификации. Пройдя такое обучение, сотрудник получает удостоверение о повышении квалификации. Об этом сказано в статьи 60 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ.

Раздел «Профессиональная переподготовка»

Как заполнить раздел «Профессиональная переподготовка» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Личной карточки заполняйте на основании диплома о профессиональной переподготовке (). Речь идет о дополнительном образовании сотрудника в дополнение к основному. После окончания обучения сотрудник получает диплом о присвоении дополнительной квалификации к основной специальности.

Раздел «Награды (поощрения), почетные звания»

Как заполнить раздел «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

В личной карточки учтите как поощрения от организации, так и государственные награды. В соответствующих графах укажите наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, Указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этот раздел внесите сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. Перечень наград, сведения о которых нужно внести в трудовую книжку, приведен в

Если сотрудник берет , то в графе «Вид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, отмечайте в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска.

Раздел «Социальные льготы»

Как заполнить раздел «Социальные льготы» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Если сотрудники предъявят документы, в соответствии с которыми они имеют право на социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, заполните личной карточки. Этими документами могут быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т. п. В качестве основания укажите тот нормативный акт (закон), который дает сотруднику право на льготу.

Раздел «Дополнительные сведения»

Как заполнить раздел «Дополнительные сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Личной карточки предназначен для информации, не вошедшей в другие разделы. Здесь можно упомянуть о наличии у сотрудника водительских прав, загранпаспорта, об обучение, которое еще не окончено, и т. п.

Раздел «Основания прекращения трудового договора (увольнения)»

Как заполнить раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пока сотрудник работает в организации, последний личной карточки остается незаполненным. После того как он уволится, впишите в него основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. А также укажите дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи ответственного за ведение кадрового учета и сотрудника.приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 Запретные документы в кадровой службе
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.


  • Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

    • Личную карточку работника можно вести по форме, разработанной и утвержденной работодателем самостоятельно, или по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1. Если работодатель ведет личную карточку по унифицированной форме Т-2, он должен внести в нее все сведения, предусмотренные данной формой.

    При оформлении личной карточки по форме № Т-2 применяются классификаторы информации, в которых содержатся, в частности, коды для заполнения ячеек: ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении), ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию) и другие. Раньше кодирование применялось для обработки данных автоматизировано. Сейчас необходимость в кодировании информации отпала. Если работодатель примет решение не проставлять коды, ячейки для кодов в карточке необходимо оставлять незаполненными. Убирать их из унифицированной формы Т-2 нельзя.

    Образец заполнения унифицированной формы Т-2

    В шапке бланка Т-2 необходимо заполнить наименование организации, код по ОКУД, ОКПО. Далее – заполнить таблицу:

    • дату составления личной карточки;
    • табельный номер работника;
    • ИНН работника;
    • номер СНИЛС;
    • алфавит (первая буква фамилии работника);
    • характер работы;
    • вид работы;
    • пол работника.

    Основная часть карточки состоит из 11 разделов. В разделе I вам необходимо заполнить общие сведения о сотруднике:

    • трудовой договор (номер, дата);
    • ФИО работника;
    • место его рождения;
    • гражданство;
    • знание иностранного языка;
    • образование сотрудника;
    • профессия;
    • стаж работы;
    • состоит ли в браке;
    • состав семьи;
    • данные паспорта;
    • адрес места проживания (прописка и фактический адрес проживания).

    Раздел II «Сведения о воинском учете» содержит сведения о воинском звании работника, категории запаса и т.д.

    В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» необходимо заполнить следующие пункты:

    • дата, с которой работник оформлен на работу в компанию или переведен на новое место работы;
    • структурное подразделение;
    • специальность, разряд, класс квалификации. Эта графа заполняется в соответствии со штатным расписанием и ОКПДТР;
    • тарифная ставка, надбавка (если предусмотрена);
    • основание;
    • личная подпись работника.

    Раздел IV «Аттестация» состоит из таблицы, в которой нужно заполнить сведения о результатах аттестации (если работодатель проводит аттестацию работников).

    Раздел V «Повышение квалификации» содержит сведения о профессиональном образовании, полученном работником дополнительно.

    Раздел VI «Профессиональная переподготовка» содержит сведения о дополнительном профессиональном образовании, полученном работником. Обычно в этот раздел вносятся сведения об обучении, которое работник прошел в период работы в компании.

    Раздел VII «Награды, поощрения, почетные звания» содержит сведения о награждениях работника.

    Раздел VIII «Отпуск» содержит сведения об отпусках.

    В разделе IX «Социальные льготы» укажите сведения о льготах, если они есть.

    В разделе X «Дополнительные сведения» укажите дополнительную информацию, если это необходимо.

    В раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» внесите информацию о причине увольнения.

    Так как в личной карточке предусмотрены подписи сторон трудового договора, а именно подпись самого работника, подтверждающая его ознакомление со сведениями, занесенными в личную карточку, ее нужно иметь на бумажном носителе. Можно вести личные карточки и в электронном виде, но в таком случае обязательно должны быть бумажные варианты с подписями сторон.

    Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-2, чтобы корректно заполнить бланк и не допустить ошибок. Образец заполнения унифицированной формы Т-2 приводим выше.

    Личная карточка — немаловажный документ, который ведется кадровой службой. В нем собрана практически вся информация о самом сотруднике (паспортные данные, сведения об образовании и месте проживания, о семье), а также о его трудовой деятельности в учреждении (от приема на работу до увольнения, включая переводы, предоставление отпуска, повышение квалификации и пр.). Несмотря на такую информативность, довольно часто работодатели не ведут личные карточки, ссылаясь на отсутствие такого требования в Трудовом кодексе. Сегодня вы узнаете, обязательно ли оформлять личные карточки, почему важно их вести и как правильно вносить в них записи.

    Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) утверждены формы документов, применяемых в кадровом делопроизводстве и необходимых работодателю для ведения кадрового учета. К наиболее важным документам относятся личная карточка работника (форма Т-2) и личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)). Эти формы практически повторяют друг друга, за исключением нескольких разделов.

    Обратите внимание! Для научных работников дополнительно оформляется форма Т-4, которая применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.

    Обязательно ли вести личную карточку? На необходимость ведения данного документа указывает п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», в соответствии с которым с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Да и Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных сил РФ 11.04.2008, говорят о том, что именно по форме Т-2 ведется воинский учет призывников и военнообязанных сотрудников.

    Между тем некоторые специалисты считают, что в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» учреждение вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, так как обязательность использования унифицированных форм из Постановления N 1 отменена. Но это не так. Статья 9 названного закона говорит о том, что формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. В настоящее время иная форма личной карточки не установлена, поэтому организации и учреждения, финансируемые из различных уровней бюджета, должны использовать форму Т-2 или Т-2ГС (МС).

    Оформление карточки

    Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации, приведенным в Постановлении N 1, личные карточки заполняются сотрудником кадровой службы на всех работников (постоянных, временных, совместителей) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:

    — паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

    — трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

    — страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

    — документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

    — документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

    — других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

    Остальные сведения для заполнения карточки при оформлении трудоустройства работник сообщает самостоятельно.

    Вопрос о том, в каком виде — бумажном или электронном — вести карточку, также встает перед работодателями, однако Указания не дают на него ответа. Считаем, что заполнение личной карточки в бумажном виде неизбежно, так как с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под подпись.

    Правила внесения сведений

    Если посмотреть на первую и вторую страницы формы, видны поля для проставления кодов. Нужно ли их заполнять? Да, нужно. Для этого надо использовать следующие классификаторы:

    — ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 413;

    — ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 412;

    — ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.2003 N 276-ст;

    — ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367.

    Если эти страницы заполняются в электронной форме (обычно с помощью программных продуктов, например, 1С), то в них уже все классификаторы установлены, поэтому кадровику остается только выбрать из предлагаемых списков необходимое значение.

    Примечание. Если с работником заключен трудовой договор о работе по внутреннему совместительству, ему присваивается второй табельный номер и заполняется отдельная личная карточка.

    Итак, в шапке формы приводится наименование организации, которое берется из учредительных документов, а также в графах:

    — «Дата составления» — указывается дата заполнения личной карточки, которая может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки и оформить ее не позднее недельного срока с момента трудоустройства (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

    — «Табельный номер» — присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое;

    — «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» — заполняются на основании документов, представленных работником;

    — «Алфавит» — заполняется для систематизации карточек. Для этого проставляется первая буква фамилии работника;

    — «Характер работы» — если трудовой договор заключен на определенный срок, указывается «временно», если бессрочно — «постоянно»;

    — «Вид работы» — в случае заключения трудового договора о работе по совместительству пишем «совместительство», если нет — «основная»;

    — «Пол» — проставляется только первая буква («М» — мужской, «Ж» — женский).

    А теперь переходим к разделам личной карточки.

    Раздел I «Общие сведения»

    Данный раздел предназначен для внесения личных данных сотрудника — паспортных данных, сведений об образовании, гражданстве, о том, состоит ли он в браке.

    Но первым делом заполняем графу «Трудовой договор», указывая в ней дату и номер договора, заключенного с работником.

    На основании паспортных данных заполняются пункты с первого по четвертый:

    А) фамилия, имя и отчество приводятся в именительном падеже полностью;

    В) место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений («г.» — город, «р-н» — район, «р. п.» — рабочий поселок и т. д.), при этом районы и области записывают в родительном падеже;

    Г) в графу «Гражданство» могут быть внесены следующие записи:

    — гражданин Российской Федерации (код «1»);

    — гражданин Российской Федерации и иностранного государства (код «2»);

    — иностранный гражданин (код «3») — с указанием названия государства (например, «иностранный гражданин (Республика Таджикистан)»);

    — лицо без гражданства (код «4») — указывается при предъявлении вида на жительства.

    При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» разд. I формы указывается степень знания языка: «Владею свободно», «Читаю и могу объясниться», «Читаю и перевожу со словарем».

    Пункт 6 «Образование» заполняется на основании документов об образовании. Записи могут быть такими: «среднее профессиональное образование (техникум/колледж)», «высшее образование (университет/академия/институт)» и пр. Далее заносятся:

    — наименования учебных заведений;

    — данные о документе, подтверждающем получение образования;

    — год окончания обучения;

    — направление или специальность по документу об образовании.

    Примечание. Для послевузовского образования предусмотрены отдельные строки.

    Если места для внесения всех образовательных организаций не хватает, можно оформить вкладной лист формата А4, на котором и записать все необходимые данные.

    Заполняя п. 7 «Профессия», нужно указать профессию без сокращений на основании документа, подтверждающего ее наличие. В нормативных документах не говорится, какую профессию работника (при наличии у него нескольких профессий) следует указывать как основную. Мы считаем, что наиболее логично в качестве основной указать ту профессию, которая представляет наибольший интерес для работодателя и по которой работник принимается на работу. В качестве «другой» рекомендуется указать все профессии, имеющиеся у работника (эта информация может оказаться необходимой при решении вопроса о переводе на другую подходящую работу, например при сокращении штата и в других предусмотренных законом случаях).

    В пункте 8 содержатся данные о стаже — общем, непрерывном и дающем право на надбавку за выслугу лет (в карточке Т-2ГС (МС) дополнительно предусмотрена строка для стажа государственной (муниципальной) службы для доплаты к пенсии). В любом случае стаж рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. Порядок подсчета можно позаимствовать в Постановлении Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п, в соответствии с которым подсчет стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала периодов работы. Разница этих сумм и составляет продолжительность общего стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день.

    К сведению. Состояние в браке (п. 9) заполняется в соответствии с ОКИН (например, «Никогда не состоял в браке», «Состоит в зарегистрированном браке», «вдовец»), не допуская формулировок типа «холост» или «женат».

    В графе «Состав семьи» необходимо указать только ближайших родственников, с которыми работник проживает. Это могут быть мать, отец, брат, муж, дочь и т. п. Для заполнения п. 11 «Паспорт» нужно внести в личную карточку реквизиты документа, удостоверяющего личность. А информацию из штампа о месте регистрации надо внести в п. 12 «Адрес места жительства: по паспорту». Если место фактического проживания отличается от регистрации, со слов работника заполняется «Адрес места жительства: фактический».

    Раздел II «Сведения о воинском учете»

    Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел, являются военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) и удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

    Если гражданин пребывает в запасе, то:

    — пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);

    — в пункте 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);

    — пункт 5 «Категория годности к военной службе» заполняется буквами — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

    — в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом) строка «а» — в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

    На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

    — в пункте 2 «Воинское звание» делается запись «Подлежит призыву»;

    — в пункте 5 «Категория годности к военной службе» ставится буква — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе) — на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

    В пункте 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

    В конце второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.

    Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу»

    Из названия данного раздела уже ясно, какие записи подлежат внесению в него. Первой из них будет запись о приеме работника, сделанная на основании приказа о приеме (форма Т-1 или Т-1а). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о всех переводах работника на другую работу. Обратите внимание, что с записями данного раздела сотрудника нужно ознакомить под подпись.

    Раздел IV «Аттестация»

    Данный раздел заполняется в случае проведения в учреждении аттестации работников. В частности, в нем указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии и реквизиты протокола заседания комиссии (дата и номер). Кроме того, в графе «Основание» делается ссылка на приказ о проведении аттестации или приказ о результатах аттестации.

    Обратите внимание! В личной карточке государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)) разд. IV предназначен для внесения сведений о присвоении квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания. Записи в него вносятся также на основании документов, подтверждающих получение чина, ранга и звания, с обязательным ознакомлением служащего под подпись. Соответственно нумерация последующих разделов в карточке по форме Т-2ГС (МС) сдвигается.

    Раздел V «Повышение квалификации»

    Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или представленных работником в течение трудовой деятельности. В этом разделе нужно указать:

    — даты начала и окончания обучения;

    — вид повышения квалификации;

    — наименование учебного заведения и место его нахождения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования и пр.);

    — вид документа (свидетельство, удостоверение) и его данные (номер и дату выдачи).

    В графе «Основание» можно указать реквизиты приказа о направлении работника на повышение квалификации, а можно ничего не писать (в случае, если работник самостоятельно повысил свою квалификацию).

    V. Повышение квалификации

    Дата Вид повышения квалификации Наименование образовательного учреждения, место его нахождения Документ (удостоверение, свидетельство) Основание
    Начала обучения Окончания обучения
    Наименование Серия, номер Дата
    2 3 4 5 6 7 8
    10.11.2013 20.12.2013 Краткосрочные ФГБОУ «Межотраслевой Удостоверение VII 22.12.2013 Приказ
    Курсы Институт повышения 123456 От 01.11.2013
    Квалификации и N 27
    Переподготовки кадров
    ННГАСУ», г. Нижний
    Новгород

    Раздел VI «Профессиональная переподготовка» заполняется аналогично разд. V «Повышение квалификации».

    Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания»

    Скажем сразу, что в карточке по форме Т-2ГС (МС) данный раздел имеет номер VII и называется «Государственные и ведомственные награды, почетные звания». Однако, как бы ни назывался этот раздел, в нем нужно указать наименование награды или поощрения (грамота, медаль и т. п.), а также реквизиты документа, на основании которого работник поощрен.

    Отметим, что сведения о премии, предусмотренной системой оплаты труда, в данный раздел не вносятся.

    Раздел VIII «Отпуск»

    Этот раздел предусмотрен для учета всех отпусков, предоставляемых работнику в течение трудовой деятельности в конкретном учреждении. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

    Подчеркнем особенность заполнения данного раздела: на основании приказа вписывается только дата начала отпуска, а дата окончания вносится после того, как работник фактически вернулся из отпуска. Связано это с тем, что в случае отзыва сотрудника из отпуска или его продления дата окончания может оказаться иной, нежели указанная в приказе о предоставлении отпуска.

    Не забывайте учитывать здесь и отпуска без оплаты, так как их продолжительность влияет на подсчет стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ).

    Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»

    Внесение сведений в данный раздел позволит сотруднику кадровой службы отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий. Сведения вносятся на основании поданного работником документа — справки об инвалидности и др. В качестве основания льготы рекомендуем указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.

    Раздел X «Дополнительные сведения»

    Для полноты учета в необходимых случаях здесь указываются иные сведения о сотруднике, например, о наличии водительского удостоверения, заключения МСЭК об условиях и характере труда.

    Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»

    Это последний раздел карточки, который заполняется только при увольнении сотрудника. В него вносят основание прекращения трудового договора или увольнения, ставят дату увольнения и реквизиты приказы (распоряжения) об этом. Заметим, что запись в этом разделе заверяется подписью не только работника, но и кадровика.

    Подведем итог

    Как видим, ничего сложного в оформлении личной карточки нет. Если возникла необходимость изменить сведения о работнике (например, фамилию или паспортные данные), нужно одной чертой зачеркнуть прежнюю информацию, а затем (над зачеркнутым или при наличии свободного места рядом) записать новую с указанием даты исправления. Считаем такой порядок оптимальным. Каких-то особых правил, регламентирующих внесение изменений в личную карточку, не установлено.

    Поскольку личные карточки должны храниться в организации 75 лет и их ведение довольно часто становится объектом проверки ГИТ, не пренебрегайте требованиями законодательства и оформляйте эти документы: потратьте полчаса вместо дальнейшего разбирательства с ГИТ и судом.

    Поделиться: