Выписка из приказа: как правильно оформить. Что такое выписка из приказа — образец и пример оформления Образец рапорта на выписку из приказа

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.

То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.

Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.

Назначение выписки

Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.

Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.

Чем отличается выписка от копии

Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника . С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

Как получить выписку из приказа

Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).

Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс - государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

Что такое выписка из приказа, и как как правильно оформить такой документ?

Организации, предприятия и учреждения могут принимать документы различного характера для регулирования процесса своей деятельности. Одним из видов документов поручительного характера юридических лиц является приказ.

Принятие сотрудника на работу, реорганизация структурных подразделений, премирование служащих – все это регулируется приказами организации. Однако документы могут быть достаточно объемными по содержанию, поэтому существует возможность оформить выписку из приказа.

Что такое выписка из приказа

Приказ - это документ распорядительного характера, который оформляется руководителем предприятия или иными уполномоченными лицами. Он содержит поручения подчиненным подразделениям и сотрудникам, обязательные для выполнения. Как оформляется выписка из этого документа, и для каких целей ее составляют?

Как сделать выписку из приказа о приеме на работу

Понятие и суть

Выписка из приказа - это заверенный в надлежащем порядке документ, который содержит отдельные положения или разделы приказа, требуемые запрашивающей стороной. Выписка имеет юридическую силу и с ее помощью можно официально подтвердить изложенные в приказе пункты.

Оформление выписки происходит в соответствии с теми же правилами, что и для приказа. Документ должен быть выдан на фирменном бланке, содержать реквизиты организации и следующие сведения:

Выписка позволяет предоставить адресату только требуемые сведения без необходимости оформления полностью заверенной копии приказа. Подтверждения сведений с помощью выписки удобно в том случае, если приказ имеет большой объем.

В некоторых случаях приказы хранятся в одном экземпляре с запретом копирования, например, если его отдельные положения содержат конфиденциальные данные. Также старые архивные приказы могут плохо сохраниться для четкого копирования. В вышеуказанных случаях без выписки не обойтись.

Кроме того, оформление выписки может потребоваться в таких ситуациях:

Выписка из приказа об увольнении

Нормативное регулирование

Вопрос предоставления выписки из приказа следует рассматривать в привязке к положениям Трудового кодекса РФ. Так, статья 62 данного нормативного акта регламентирует, что работодатель при поступлении запроса от сотрудника организации на предоставление документа, связанного с рабочими моментами, должен выполнить эту просьбу.

Список обязательных к выдаче документов по запросу содержит копии приказов, но не включает в себя выписки из них. Однако перечень является открытым: если приказ имеет отношение к трудовой деятельности лица в организации, то он имеет полное право его запросить.

Порядок получения документа

Для получения выписки необходимо обращаться непосредственно в организации, компании или учреждения, которые выдали приказ. Работнику нужно подать заявление о выдаче выписки в письменной форме, после чего в течение 3 дней получить от работодателя документ.

О принятии на работу

Выписка из приказа о приеме на работу составляется в соответствии с общими правилами, ее основной текст зачастую состоит из одного пункта, содержащего положение о назначении сотрудника на должность. При оформлении выписки из приказа о назначении руководителя заверителем бумаг является само руководящее лицо компании.

О премировании

Документы о премировании зачастую принимаются относительно списка нескольких сотрудников. Компания или работники иногда заинтересованы в неразглашении сведений из такого приказа. В соответствии с этим каждому сотруднику при запросе может быть выдана на руки выписка, содержащая данные только о его поощрении.

Выписки из приказа по основной деятельности

Об увольнении

Выписку из данного приказа зачастую запрашивают бывшие сотрудники организации. Обращаться для ее получения нужно в кадровую службу компании – именно специалисты кадрового делопроизводства и будут заниматься ее оформлением.

Такая выписка содержит следующие данные:

• реквизиты компании;
• ФИО и должность увольняемого сотрудника;
• преамбула приказа;
• пункт Трудового кодекса, на основании которого сотрудник уволен;
• ФИО лица, подписавшего приказ;
• подпись кадрового работника.

Другие случаи

Данные некоторых приказов могут потребоваться не только сотрудникам, но и другим отделам или структурным подразделениям самой компании, например, для ведения отчетности либо бухгалтерского учета. Чаще всего для внутренней необходимости выписки делают из таких приказов:

• по основной деятельности;
• об учетной политике;
• о командировках;
• об отпуске.

Нюансы оформления

Работник имеет право направить заявление на оформление выписки в электронной форме на основании ст.312.1 Трудового Кодекса РФ. Выписку из приказа также можно отправить сотруднику на электронный адрес либо почтовым отправлением в соответствии с просьбой служащего в своем заявлении. Это удобно в тех случаях, когда человек работает удаленно, однако для заверения может потребоваться специальная электронная подпись.

При необоснованном отказе должностных лиц в предоставлении выписки из приказа следует требовать от них официального ответа в письменном виде с указанием причины отказа.

Пример выписки из приказа о назначении на должность директора школы

Как оформить выписку из приказа

Заказать сложный формуляр влетит в копеечку. Причина — это труд, требующий опыта. Помощник выстраивает мнение о человеке, что изложил собственные причины, изучая заявление и его содержание. В жизни обращение это отражение ума заявителя. В местах, если решение формируется от внутреннего решения это бывает архи влиятельным.



Как правильно оформить выписку

Оформление выписки из приказа, отражающего основную деятельность организации, стандартно содержит:

• преамбулу, которую повторяют полностью, если таковая имеется. При ее отсутствии используется слово «приказываю»
• необходимый распорядительный фрагмент приказа с указанием номера пункта
• указание на должностное лицо, подписавшее приказ, с должностью, инициалами и фамилией без личной подписи

Выписки из приказа по кадрам

Кадровые вопросы оформляются приказами, которые зачастую имеют унифицированную законодательством форму, (особенно, если речь идет о приеме, увольнении и переводе сотрудников), т.е.

должны соответствовать статьям ТК РФ. Кроме этих приказов, к данной категории относятся приказы о предоставлении отпусков, о направлении в командировку, о поощрении и дисциплинарном воздействии. Выписки из приказов о приеме на работу или новом назначении составляются по образцу выписки по основной деятельности. В них нет преамбулы, поэтому сразу воспроизводится текст со словами: «Перевести», «Принять», «Назначить». Все остальное оформляется также как и другие приказы. Главное, чтобы сам приказ по формулировкам соответствовал статьям ТК.

Образец выписки из приказа можно скачать на нашем сайте. Следует помнить, что он будет иметь юридическую силу только, если оформлен правильно и заверен. Чаще всего в организации это прерогатива начальника отдела кадров или аналогичной структуры с традиционным для учреждения названием.

Выписка из приказа

Выпиской из приказа, по своей сути, является выдержка из констатирующей части основного документа, где отражаются значимые распоряжения относительно действий ответственных лиц. Выписка может быть оформлена работнику предприятия для представления в органы пенсионного фонда, или иные учреждения и инстанции.

Приказы, издаваемые по предприятию, могут касаться как основной деятельности, так и личного состава. По такому же признаку отличаются и выписки из приказов. Документы между собой имеют мало отличий. В распоряжениях по личному составу нет констатирующей части, и в выписку из такого приказа входит вся распорядительная часть документа.

Текст выписки из приказа должен содержать:

• название организации, налоговый номер, юридический (фактический) адрес местонахождения, а также реквизиты самого документа: номер регистрации, дату и пр.;
• название документа – «выписка из приказа»;
• текст, который, как правило, полностью копирует констатирующий раздел приказа и значимую часть распорядительного;
• указание ответственного лица (фамилия, имя, отчество, должность), оформившего выписку и поставившего подпись на документе. Таким лицом может быть глава предприятия или его заместитель.

  Выписка должна быть заверена уполномоченным лицом. Такая процедура присутствует в делопроизводстве любой организации, и заключается в следующем: кадровый работник ставит на нижней части документа пометку «С оригиналом сверено» или «Верно», и подписывает документ с указанием фамилии, инициалов и должности. В случае если выписка из приказа будет предъявляться сторонним предприятиям, то, кроме подписи, необходимо наличие оттиска печати предприятия. Для внутреннего пользования достаточно штампа отдела кадров.

  Основное назначение выписки из приказа – сохранение конфиденциальной и служебной информации. То есть, в документе отражаются только те сведения, которые имеют непосредственное отношение к разрешению возникших вопросов.

  Образец бланка выписки из приказа скачать (Размер: 27,0 KiB | Скачиваний: 1 220)

  Как оформить выписку из приказа?

  Информация, релевантная «Как оформить выписку из приказа?»

  1. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером. 2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство. 3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите

  Личное дело – сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные законодательными, иными нормативными правовыми актами сведения о сотруднике компании. Обычно компаниями ведутся личные дела на сотрудников из числа руководящего состава (директор, его заместители, начальники подразделений) и материально-ответственных

  Номер формы Наименование формы Формат По учету кадров Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу А4 Т-1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу А4 Т-2 Личная карточка работника А4 Т-2ГС Личная карточка государственного служащего А4 Т-3 Штатное расписание А4 Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника А4 Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе

  копия Российская Федерация Россия Изображение Герба Российской Федерации Дмитриев Александр Николаевич является гражданином Российской Федерации на основании ст. 14 Закона РСФСР «О гражданстве» от 28 ноября 1991 года. Выдано к свидетельству о рождении серии Х-ИК № 200303. Дата выдачи: 16 декабря 2002 г. М. П. Подпись 111-РС № 656787 Верно: Секретарь ЖРЭУ-1 г. Подольск

  Транспортные операции обычно классифицируются следующим образом: 1) операции, предшествующие внешнеторговой сделке; 2) операции, возникающие в процессе реализации сделки; 3) операции после завершения сделки. 1) Еще до подписания контракта необходимо провести анализ транспортных услуг, тарифов, фрахтов и условий перевозки товаров, проработать ориентировочную цену товара для конечного

  Выписка из документа – оформленное в соответствии с определенными требованиями точное воспроизведение фрагмента (какой-либо части) содержания данного документа на твердой (как правило, бумажной) основе . Подготовка выписки из документа оправданна в тех случаях, когда не требуется копийное воспроизведение содержания документа в полном объеме. Порядок оформления выписки из документа

  Изучив эту главу, вы узнаете: – цели и задачи аудита финансовых результатов и распределения прибыли; – перечень основных документов, на основании которых производится аудит финансовых результатов и распределения прибыли; – последовательность работ при проверке финансовых результатов и распределении прибыли; – основные виды нарушений, которые могут быть выявлены в

  Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют

  Прием на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т. п.) оформляется приказом по личному составу. Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об

  Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях и в целом в организации. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно. Унифицированная форма штатного расписания выглядит следующим образом. Унифицированная форма № Т-3 Утверждена постановлением

  При осуществлении операций со средствами по расчетному счету происходит их движение, отражаемое в банковской выписке. Выписка с расчетного счета предприятия является банковским документом, дающим бухгалтеру достоверную информацию о состоянии счета и движении средств по счету предприятия. Банковские выписки, выдаваемые клиентам с расчетного счета в разных банках могут несколько отличаться по

  Как уже говорилось, в Порядке взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов, утв. Приказом ФНС России от 25 декабря 2006 г. N САЭ- 3- 06/892@, упоминается, что согласно ст. 93.1 НК РФ могут быть истребованы документы (информация) в том числе и у банков. Однако для истребования у них информации о наличии счетов, об остатках денежных средств на счетах и

  Проверяемая организация Период аудита с 01.01 по 31,12 Количество человеко-часов Руководитель аудиторской группы Состав аудиторской группы Планируемый аудиторский риск Планируемый уровень существенности № п/п Перечень аудиторских процедур Период проведения Испол нитель Рабочие документы аудитора 1 Аудит федеральных налогов и сборов В течение года 1.1 Аудит расчетов по налогу

  Копия - это оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами полное и точное воспроизведение содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе или в электронном виде. Реквизиты копии документа: 1) наименование документа; 2) текст (собственно копия документа, в точности воспроизводящая его содержание); 3) заверительная надпись. Общие требования к

  Статья 145 Налогового кодекса РФ дает возможность при определенных условиях получить освобождение от обязанностей плательщика НДС на срок 12 календарных месяцев. При этом налогоплательщик вправе не представлять в инспекцию декларацию по НДС. Это подтвердил ВАС РФ в Решении от 13 февраля 2003 г. N 10462/02. С таким подходом согласны и налоговики. В качестве примера можно привести Письмо УМНС

  Счет-фактура - это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю. Счета-фактуры используются для контроля за выполнением договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях, при акцептной форме расчетов, для выписки платежных требований. Счет-фактура имеет следующие обязательные реквизиты:

  Проверка региональных налогов в первую очередь осуществляется на соответствие основным нормативным актам и регулирующим документам, указанным в гл. 7, а также перечисленным ниже законами субъектов Российской Федерации о налогах: 1. Законы субъектов Российской Федерации о соответствующем налоге. 2. Постановление Правительства РФ от 18 февраля 2004 г. № 90 «Об утверждении перечня товаров,

  1. Покажите движение документов в организации (поступающих, внутренних, отправляемых). 2. Порядок регистрации документов. 2.1. Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами? 2.2. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы: 1) вх. № 980 от 2.12.2000 2) вх. № 981 от 06.01.2000 2.3. Можно ли регистрировать приказы по основной

  Изучив эту главу, вы узнаете: – цели и задачи аудита готовой продукции и ее реализации; – перечень основных документов, на основании которых проводится аудит готовой продукции и ее реализации; – последовательность работ при проверке готовой продукции и ее реализации; – основные виды нарушений, которые могут быть выявлены в результате проведения аудита готовой продукции

  Порядок работы с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы: 1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа; 2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе; 3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать. - Авт.)-, 4) согласование проекта документа (при

  Как оформить выписку из приказа

  Обычно приказ не состоит из одного пункта и не содержит указания на действия только одного работника. В итоге объем документа может получиться солидным, а потому делать копию всего приказа, чтобы предоставить по месту требования данные только об одном сотруднике, абсолютно нецелесообразно ни с точки зрения практичности, ни с точки зрения конфиденциальности внутренней информации. Поэтому и оформляется только выписка – та часть документа, которая касается конкретики требуемых решений или действий в отношении работающего в организации человека, или указаний на выполнение им определенных действий.

• «шапку» приказа, дату, номер с буквенным шифром, т.е. все реквизиты, с написанием вместо слова «Приказ» текста « Выписка из приказа»
• заверение выписки уполномоченным лицом с надписью «Верно», с указанием его должности, подписью с расшифровкой личных данных и печатью (не нужно внутри организации)

  Кадровые вопросы оформляются приказами, которые зачастую имеют унифицированную законодательством форму, (особенно, если речь идет о приеме, увольнении и переводе сотрудников), т.е. должны соответствовать статьям ТК РФ. Кроме этих приказов, к данной категории относятся приказы о предоставлении отпусков, о направлении в командировку, о поощрении и дисциплинарном воздействии.

  Выписки из приказов о приеме на работу или новом назначении составляются по образцу выписки по основной деятельности. В них нет преамбулы, поэтому сразу воспроизводится текст со словами: «Перевести», «Принять», «Назначить». Все остальное оформляется также как и другие приказы. Главное, чтобы сам приказ по формулировкам соответствовал статьям ТК.

  Как правильно оформить выписку из приказа

  Большинство действий работников регулируют приказы. В некоторых случаях нужны выписки из соответствующих приказов. Они отражают суть распоряжений руководства.

  Но как составить выписку из приказа верно? Выписка из приказа это краткая выдержка из наиболее важной части основного документа.

  В нем отображаются самые существенные распоряжения, касающиеся деяний ответственных работников. Выписка может потребоваться для предоставления в пенсионный фонд либо другие инстанции.

  Необходимые сведения

  На практике выписка из приказа готовится, когда основной документ обладает большим объемом. При этом требуемые сведения занимают только небольшую часть.

  Также выписка составляется, когда требуется частично сохранить конфиденциальность приказа. Издаваемые по организации приказы могут относиться к основной деятельности либо касаться личного состава.

  Точно также различаются и выписки из приказов. Основными отличиями при этом становятся следующие моменты:

  Приказы по предприятию могут быть весьма пространными. Это не удивительно, поскольку нужно детально рассмотреть все нюансы и подробно регламентировать каждую мелочь.

  Это необходимо для предотвращения возникновения в будущем недопонимания, претензий и неясностей со стороны причастных работников.

  Иногда работнику требуется официальный документ, чтобы подтвердить сведения из приказа в сторонних инстанциях. При этом предоставление копии приказа не всегда целесообразно.

  Во-первых, нужная информация может содержаться всего в паре предложений и изучение нескольких листов приказа не требуется.

  Во-вторых, в приказе может содержаться конфиденциальная информация, не предназначенная для третьих лиц. Потому наиболее рациональным считается составление выписки из приказа.

  Что это такое

  Выписка из приказа является официальным документом, который выдается по поступлении запроса. Он содержит информационный фрагмент из функционирующего приказа.

  Например, субъекту может понадобиться выписка для доказательства стажа в процессе исчисления органами соцзащиты положенной трудовой пенсии.

  Также потребоваться выписка может для предъявления оной в вышестоящие структуры либо при информировании государственных органов.

  Документ дозволяет частично передать сведения из приказа, сохранив недоступность прочей части распоряжения. Выписка это акт, который содержит лишь те тезы приказа, каковые непосредственно требуются адресату.

  В основном такой документ состоит из единственного пункта. Например, о назначении лица на должность, предоставлении отпускного периода или об увольнении.

  Выписка является полноценным подтверждающим документом. Независимо от того как пишется текст документа, выписка обладает такой же юридической силой как и сам приказ.

  С какой целью делается

  Важнейшим предназначением выписки из приказа является сохранность служебной конфиденциальной информации.

  Документ должен отражать только те пункты основного документа, какие прямо относятся к решению конкретных вопросов. Выписка содержит сведения о конкретном сотруднике.

  Таковые могут потребоваться для предоставления в государственные или муниципальные органы. Выписки могут потребоваться для разных служб организации, которые связаны процессами деятельности.

  К примеру, для начисления сотруднику зарплаты бухгалтерскому отделу требуется приказ об основной деятельности.

  Отделу кадровой службы, для оформления личного дела, надобна выписка из приказа о приеме на работу. Может в кадровый отдел обратиться работник, утерявший трудовую книжку.

  В доказательство своей трудовой деятельности ему могут понадобиться выписки из приказов о приеме на работу и об увольнении.

  Выписка из приказа должна быть представлена в трехдневный срок после запроса. Довольно часто выписки требуются для предоставления в контролирующие или вышестоящие организации.

  При потере документов могут потребоваться выписки для представления в органы МВД или в суд. Выписки из приказов позволяют получить надобную информацию, подходящую по случаю.

  Для чего бы ни понадобилась выписка из приказа, главной целью документа становится предоставление необходимых сведений относительно конкретного работника.

  

  Из приказа берется определенная цитата и оформляется надлежащим образом. Новый документ получает название «выписка из приказа».

  Правовая база

  ФЗ №197 от 30.12.2001 ст.62 ч.1 Трудового Кодекса РФ гласит, что работодатель обязан предоставлять работнику по его запросу копии всех документов, каким-либо образом связанных с его трудоустройством.

  То есть касается данное правило и приказов о приеме на работу, увольнении и прочих действиях относительно сотрудника.

  Как оформить выписку онлайн, читайте здесь.

  После письменного запроса нужный документ должен быть предоставлен в течение трех дней. В случае, когда приказ сводный, то есть касается сразу нескольких сотрудников, то оформляется выписка из приказа.

  Это необходимо в целях соблюдения корпоративной этики, сохранения персональных данных других работников и экономии времени.

  Выписка из приказа обладает такой же юридической силой, как и основной документ. Выписка должна быть надлежаще оформлена и заверена. Выдается оный документ работнику совершенно безвозмездно.

  Как написать выписку из приказа

  Выписка из приказа это отрывок основного приказа, но вместе с тем и самостоятельный документ. Как делать выписку из приказа?

  Непременное условие при составлении выписки это написание правильных первоначальных реквизитов приказа:

• наименование организации;
• дата и номер основного документа;
• место составления;
• заголовок;
• необходимая часть приказа.

Прежде всего, нужно найти нужный приказ. Сделать это можно посредством журнала регистрации приказов. Нужно скопировать все первичные реквизиты документа. Далее указывается название – «Выписка из приказа».

Оформляя текст выписки нужно следовать следующим требованиям:

Выписка из приказа – образец оформления

В практической деятельности выписка из приказа (как и из любого документа) готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности. Во всех других случаях проще просто сделать копию необходимого документа.

Выписку из приказа по основной деятельности обычно оформляют по следующему образцу:

• полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа, при этом вид документа «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», регистрационный номер и дату приказа не изменяют в выписке,
• начальную часть (преамбулу) приказа повторяют полностью, если она отсутствует, то ограничиваются словом «приказываю:»,
• в выписку из распорядительной части переносят только необходимый пункт (ы) приказа,
• указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа,
• необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должности, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать) – аналогично заверению копии документов, подробнее на эту тему в отдельной статье.

Оформление выписки из приказа по личному составу проводится по похожему образцу. Отличие заключается в отсутствии преамбулы, части текста объясняющей причины издания приказа. Поэтому из распорядительной части воспроизводится интересующий пункт («Принять…», «Перевести…» и т.д.), остальное совпадает с оформлением выписки из приказа по основной деятельности.

Все вышеперечисленное будет лучше посмотреть на конкретном примере оформления.

Образец выписки из приказа

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ДАЛЕКО»
(ОАО «Далеко»)

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

О создании экспертной комиссии

В целях организации работы по проведению экспертизы ценности документов п р и к а з ы в а ю:

2. Начальнику канцелярии Кузовкиной О.Л. разработать положение об экспертной комиссии до 22.04.2014.

Директор Д.А. Молочкова

Верно
Секретарь Подпись О.Е. Шкваркина
20.03.2014

Я думаю, теперь оформление выписки из приказа не вызовет у вас абсолютно никаких затруднений.

• Приказ по охране труда Составление приказа по охране труда – часть процесса организации безопасного производственного процесса. Это распорядительный документ, который, как правило, пишется […]
• Исполнительный лист на алименты: особенности получения Исполнительный лист – это официальный документ. Он выдается судом на основании вынесенного им решения, приговора, другого судебного […]
• Единоличный исполнительный орган юридического лица: функции и полномочия Устав ООО, образец которого считается типовым для всех организаций, содержит ключевые положения, касающиеся […]
• Плата за капитальный ремонт многоквартирного дома в 2018 году Налог, целью которого, по словам чиновников, стала оплата капремонта жилых зданий, является очередной регулярной пошлиной. […]
• Ст 583 закона n 212-фз Лицам, имеющим право как на ежемесячное пособие по уходу за ребенком, так и на пособие по безработице, предоставляется право выбора получения пособия по одному из […]
• Стоимость индивидуального пенсионного коэффициента Понятие индивидуального пенсионного коэффициента (ИПК) появилось в связи с проведением очередного этапа реформирования системы […]

На практике, когда приказ имеет небольшой объем, потребность в том, чтобы делать выписку, не возникает, достаточно просто сделать копию. А вот если документ имеет значительное количество страниц, а необходимая информация занимает только его малую часть, необходимо делать выписку. Выписку также часто делают из соображений конфиденциальности.

Возьмите за основу образец, согласно которому обычно оформляется выписка из приказов:

• во-первых, полное воспроизведение реквизитов , вид документа при этом изменяется с «ПРИКАЗА» на «ВЫПИСКУ ИЗ ПРИКАЗА», дата и номер сохраняются;
• преамбулу приказа, то есть его начальную часть сохраняют неизменной, в случае ее отсутствия достаточно слова «ПРИКАЗЫВАЮ»;
• далее производят выписку только необходимых пунктов из распорядительной части приказа;
• далее следует указать инициалы и фамилию лица, которое подписало приказ, и его должность, при этом личной подписи данного лица не требуется;
• выписку из документа всегда нужно заверять аналогично , то есть с произведением записи «ВЕРНО», обозначением должности и подписью (с расшифровкой) заверяющего, датой и печатью для сторонней организации; более подробно вопросы этой темы рассматривает отдельная статья.

По схожему образцу оформляется выписка из приказов по личному составу. Принципиальное отличие состоит в отсутствии части текста, который объясняет причины издания приказа (преамбулы). В связи с этим выписка интересующего пункта производится из распорядительной части («Перевести…», «Принять…» и пр.), все остальное аналогично выписке из приказов, касающихся основной деятельности организации.

Более наглядно и понятно это будет выглядеть на конкретном примере:

Образец выписки из приказа

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «БЛИЗКО»

(ОАО «Близко»)

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

г. Новгород

О проведении аттестации рабочих мест по условиям труда

В целях обеспечения положений Трудового кодекса РФ п р и к а з ы в а ю:

1. Инженеру ОТ Кабинкиной А.Н. обеспечить аттестационную комиссию литературой методического содержания. В срок до 10.05.2014 г.

Думаем, что теперь при необходимости составить выписку из приказа у вас не возникнет никаких трудностей.

Тема сложная и интересная. Я и сама не так давно в ней разобралась. Раньше, например, думала, что гриф «Для служебного пользования» может применяться во всех организациях. Оказалось, нет.

Правила применения грифа ограничения доступа есть и они меняются, в связи с введением новых нормативных актов. Например, статья 139 ГК РФ «О служебной и коммерческой тайне» утратила силу. Теперь действуют ФЗ «О коммерческой тайне» и «Положение о порядке обращения со служебной информацией» (ссылки ниже). А методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97 -2016 наконец разъяснили правила оформления грифа. И это порадовало.

Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.

Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.

Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.

Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.

Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.

После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.

Виды грифов ограничения доступа:

«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» .
Использование этих грифов допускается только для засекречивания информации, составляющей государственную тайну. Применяется в основном в государственных организациях или организациях, осуществляющих государственное управление. Правила отнесения сведений к гостайне определяет Правительство Российской Федерации.

Совершенно секретно
Экз.№ 1

Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

«Для служебного пользования» .
Используется для работы со служебной информации ограниченного распространения (служебная тайна). Этот гриф используется только в федеральных органах исполнительной власти для работы с информацией, которую можно отнести к несекретной.

Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.

Для служебного пользования
Экз.№ 1

«Коммерческая тайна»
Используется для информации, которая позволяет организации увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке и получить коммерческие выгоды.

Коммерческая тайна
Акционерное общество
«ИнтелИнвест»
Норвежская ул., д. 24,
г. Казань, 657533

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

«Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация»
Если в организации есть конфиденциальные документы, которые не отвечают признакам какой-либо тайны, то организация вправе сама определить форму грифа. Например, ввести гриф «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация».

Конфиденциально
Экз.№ 2

Это самые распространенные грифы ограничения доступа. Организация также может установить грифы, связанные с профессиональной деятельностью — «Банковская тайна», «Налоговая тайна», «Врачебная тайна» и другие. На практике встречается и гриф «Персональные данные», но в 80% случаях для ограничения доступа к этой информации организации используют гриф «Конфиденциально».

Выписка – это документ аналогичный приказу, но содержащий сведения только об одном сотруднике, устроенном в организацию.

Никаких жестких требований к оформлению выписки нет, главное, чтобы была указана вся вышеперечисленная информация.

Унифицированного бланка выписки из приказа о приеме на работу не существует.

Образец выписки приказа о приеме на работу вы можете увидеть здесь и скачать в разделе ниже.

В каких случаях нужна?

Как правило, выписка делается по просьбе принятого на работу сотрудника, для предоставления в какую-либо организацию (например, для восстановления трудовой при ее утере, или в отделения ПФ РФ при оформлении пенсии и т.д.).

Информация о трудоустройстве какого-либо сотрудника может быть запрошена у работодателя судебными органами или полицией. Кроме того, в пределах одной организации, часто передается информация о трудоустройстве между разными отделами.

Например, отдел кадров передает документы о трудоустройстве сотрудников в органзацию бухгалтерии для расчета заработной платы.

Как сделать выписку?

Каких-либо строгих правил по составлению выписки законодательством не предусматривается.

Документ должен содержать информацию, отраженную в приказе, но касательно одного сотрудника (бывают случаи, когда выписка делается сразу на нескольких принятых сотрудников).

Стандартная выписка делается на листе формата А4 и содержит следующие реквизиты:

1. аналогичная приказу «шапка» документа. В нее входит эмблема работодателя (если имеется), полное и принятое сокращенное название. Возможно указание ИНН, КПП, адреса организации и телефона, но это – не обязательные реквизиты.
2. Ниже, по центру пишется заголовок «Выписка из приказа» (допускается уточнение «по личному составу» или «о назначении на должность» и т.д.). Точка после заголовка не ставится. Указывается дата и номер самого приказа.
3. Далее приводится выдержка из самого приказа с сохранением номера взятого пункта. То есть, указывается полностью ФИО сотрудника, отдел и должность, на которую он принимается, дата трудоустройства.
4. Выписка подписывается директором организации, а также заверяется секретарем или специалистом отдела кадров (или же бухгалтером, отвечающим за кадровый документооборот).

   Для этого ставится надпись «Верно» или «Выписка верна» и т.п. Допускается наличие одной подписи руководителя. Обязательно ставится печать организации-работодателя.

Чаще всего, выписка полностью распечатывается. Но в некоторых организациях есть свой бланк, информация в который частично вносится ручкой. Такое оформление документа также не запрещено.

Сроки действия

Выписка – это выдержка, «сокращенная копия» приказа о трудоустройстве.

У нее нет срока действия и законодательно он не предусмотрен.

Выдается она бессрочно и может быть предоставлена в запрашивающий орган по прошествии любого времени с момента выдачи.

Это объясняется тем, что датируется выписка тем же числом, что и приказ о приеме на работу. Другой датой этот документ выдан быть не может.

Выписка из приказа о приеме на работу – важный кадровый документ, который не должен содержать ошибок.

К его заполнению нужно отнестись очень внимательно, так как последствия для трудоустроенного сотрудника, в случае допущения неточности, могут быть крайне неприятными.

Особенно это касается вопросов подтверждения трудового стажа при выходе на пенсию. Еще раз самостоятельно просмотрите документ при получении. И только убедившись в его правильности, передавайте в место, откуда поступил запрос.

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

Эта обязанность регламентирована, в частности, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003) и Трудовым кодексом Российской Федерации. Одной из должностных обязанностей секретаря является изготовление копий с документов и их заверение. Однако иногда вместо копии целесообразнее выдать выписку из документа. Юридически выписка из документа будет иметь права копии, но только при условии ее правильного оформления.

В каких случаях выдается выписка из документа вместо его копии? Во-первых, в случае если документ содержит конфиденциальную информацию о других лицах, во-вторых, когда объем документа достаточно большой, но не вся информация, содержащаяся в нем, относится к существу запроса.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает определение выписки из документа: «копия части документа, заверенная в установленном порядке». Поскольку других официальных определений не существует, воспользуемся этим.

В соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x выписки из документов должны быть оформлены на бланках предприятий, учреждений и организаций, заверены подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. В выписке указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Организации, с учетом этих требований, регламентируют оформление выписки из документа локальным нормативным актом, как правило, инструкцией по делопроизводству.

Для оформления выписки из документа используется общий бланк организации, т.е. такой бланк, в котором указаны только наименование организации, место составления или издания документа и определены места для проставления даты и регистрационного номера документа. В этот бланк в зону, отведенную для размещения реквизита «Наименование вида документа», впечатывается информация о том, из какого документа делается выписка.

В управленческой практике наиболее часто делаются выписки из приказов и протоколов. Выписка из приказа оформляется следующим образом: в определенных бланком зонах указываются дата и регистрационный номер копируемого документа. Обязательно копируется заголовок к тексту. Если приказ имеет вводную (констатирующую) часть, она копируется полностью, включая слово ПРИКАЗЫВАЮ. Затем копируется нужный фрагмент документа и реквизит «Подпись», т.е. наименование должности лица, подписавшего приказ, и расшифровка его подписи. Личная подпись не копируется.

Если вводной части в документе нет, то копируется слово ПРИКАЗЫВАЮ и нужный фрагмент документа.

Обратите внимание! Часто можно встретить такие рекомендации: в копии или выписке писать слово «подпись» вместо личной подписи руководителя, подтверждая таким образом, что подлинник документа подписан. Следует отметить, что такая рекомендация не закреплена в каких-либо нормативных документах по делопроизводству и, по сути, является избыточной, т.к. только подписанный документ имеет дату и регистрационный номер.

Оформление выписки из кадрового приказа

Часто возникает необходимость сделать выписки из кадровых приказов, большинство из которых было оформлено по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .

ВАЖНО!

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

В этом случае выписку можно оформить двумя способами.

Первый способ – оформляем выписку в виде связного текста, используя общий

Второй способ – копируем фрагмент текста в виде таблицы, как в приказе.

Как и копия, выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Требование проставления оттиска печати, закрепленное в Указе Президиума ВС СССР, обязательно в отношении копий и выписок из документов, предоставляемых в сторонние организации. Если копия или выписка остается в организации, печатью ее можно не заверять. Этим же Указом предусмотрено право организации выдавать копии и выписки из имеющихся у нее документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В этих случаях при изготовлении выписок воспроизводятся реквизиты бланков.

Более подробно о том, как правильно оформить выписку из протокола, а также как правильно заверить выписки вы узнаете в №9 2014 .

Солнцева О. Н., бизнес-тренер в области ДОУ и кадрового делопроизводства