Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

К документам временного хранения относятся документы со сроком хранения не более 10 лет. В отличие от них документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.

Сроки хранения постоянных и временных документов

Сроки хранения временных и постоянных документов определяются общими и ведомственными перечнями, которые регламентируют минимальные сроки. Пометка «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» значит, что документы имеют лишь практическую ценность. Для отдельных документов сроки хранения устанавливает сама организация, в то время как для других время хранения устанавливается не менее 5 лет.

Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:

• приказы по основной деятельности
• журнал регистрации приказов по основной деятельности
• штатные расписания
• структура организации
• номенклатура дел
• описи дел
• акты об уничтожении дел и утрате документов
• целевые программы информатизации
• прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
• годовые планы и отчеты
• годовые бухгалтерские балансы
• годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
• годовые сметы и др.
• уставные документы
• документы о приватизации
• реестры акционеров
• реестры владельцев ценных бумаг
• списки лиц, имеющих право на дивиденды
• журналы, книги учета работы с акциями
• заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
• гранты
• лимиты
• паспорта сделок
• документы о благотворительной деятельности
• и другие документы

Документы временного срока хранения (5-10 лет хранения)

• приказы на отпуска и командировки
• приказы по административно-хозяйственной деятельности
• договоры с юридическими лицами
• документы по госзакупкам
• акты о приеме выполненных работ
• бухгалтерские документы
• путевые листы
• и другие документы

Описи дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись является учетным документом и основной частью научно - справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2003 года).

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Пред архивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

Оформление дел

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает:

перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);

нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела;

подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) (приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т.д.); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) (личные дела, техническая документация и т.д.); документы постоянного (вечного) хранения (планы, отчеты, постановления, решения и др.).

Систематизация документов, быстрый поиск и использование информации, изложенной в них, возможны лишь при четкой классификации документов.

Данная статья посвящена организации работы по временному хранению документов.

Для чего нужна номенклатура дел?

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение и хранение документов в делах, является номенклатура дел. Номенклатура дел - это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам. Она поможет распределить исполненные документы в дела, систематизировать и учесть дела, закрепить индексы и установить сроки хранения дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения .

Кстати

Документы временного хранения составляют самую весомую часть всего документооборота каждой организации.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо изучить нормативные и методические документы, функции структурного подразделения, особенности его делопроизводства, состава и содержания документов, порядок определения сроков их хранения, составления и систематизации заголовков дел. Особое внимание необходимо уделить изучению документов прошлых лет, если они имеются.

Важно

Если объем документов в организации достиг пяти тысяч дел (подсчет производится на основании итоговых записей в номенклатурах дел организации прошлых лет с учетом дел, заведенных в текущем году), то необходимо ввести в штатное расписание должность архивиста.

Типовая, примерная, индивидуальная номенклатура дел

Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила работы архивов организаций).

В соответствии с п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Обратите внимание

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. Номенклатура дел нескольких структурных подразделений, сведенных в единый документ, составляет сводную номенклатуру дел организации.

Номенклатура дел, как правило, составляется секретарем или работником, ответственным за делопроизводство в организации, согласовывается с архивом/архивариусом и службой ДОУ / документоведом, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ / документоведу. Контроль за правильностью формирования дел конкретного структурного подразделения остается за указанным сотрудником.

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура) оформляется на общем бланке организации.

Обратите внимание

Согласно абз. 2 п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций вновь созданная организация или структурное подразделение обязаны разработать номенклатуру дел в месячный срок.

Новый год - новая номенклатура дел

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года (абз. 5 п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения руководителем организации номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года, а выписки из номенклатуры дел или ее копии рассылаются всем структурным подразделениям организации для использования в работе. Фрагмент номенклатуры дел приведен в Примере 1.

Архивисты-практики предлагают разделить графу 4 на две самостоятельные: «Срок хранения дела (тома, части)» и «Номер статей по перечню» (Пример 2).

Перечни документов с указанием сроков хранения

Ведущая роль в установлении сроков хранения документов и подготовке документов к плановому уничтожению принадлежит перечням документов с указанием сроков хранения.

Наш словарик

Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения (п. 141 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Перечни документов могут быть:

• типовыми (для всех организаций);
• ведомственными (для отдельных отраслей деятельности);
• примерными (для однородных организаций).

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному составу, бухгалтерской документацией. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.

Однако типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т.п.). Поэтому министерства и ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни , содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы и включающие типовые документы.

Примерные перечни документов разрабатывают для однотипных организаций (например, акционерных обществ). Данные перечни имеют рекомендательный характер.

Чаще всего перечни начинаются с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения был утвержден Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 31.07.2007). Но этот перечень не отражал наличие в стране организаций разных форм собственности и возникновение новых видов и разновидностей документов, т.к. был ориентирован на систему государственных учреждений, существовавшую в то время.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, документоведы страны пользовались до 2010 г. (далее - Перечень 2000). Данный перечень имел рекомендательный характер, поскольку не был зарегистрирован в Минюсте России.

Первым перечнем, обязательным для исполнения специалистами организаций любых форм собственности, стал Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011). Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций с указанием сроков хранения, применяемые в различных отраслях экономики.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень 2010), как и все предшествующие, состоит из 12 разделов. По сравнению с Перечнем 2000 в нем значительно расширен список документов по нормированию, тарификации и оплате труда, охране труда, кадровым вопросам. В разделе 7 «Охрана труда» большое внимание уделено документам, касающимся вредных и опасных условий труда, а также травматизма. Впервые установлен срок хранения книг учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН), - постоянно (ст. 401). В отличие от Перечня 2000 в Перечне 2010 подробно расписаны сроки хранения аудиторских документов, а также более полно представлен перечень видов договоров. Кроме того, в Перечне 2010 учтены документы, появившиеся в деятельности организаций в последнее время.

Описательная статья Перечня 2010 содержит: порядковый номер, наименование видов и разновидностей документов, сроки хранения, примечания (Пример 3).

Перечень 2010 не содержит конкретных заголовков дел, а дает только обобщенное наименование каждого вида документа с указанием сроков хранения и сферы деятельности организаций (графа 2).

Обратите внимание

Срок хранения дел исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Отметка «до минования надобности» в Перечне 2010 означает, что документы имеют только практическое значение. Их срок хранения - не менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») говорит о том, что часть документов организации может быть отнесена к сроку хранения «Постоянно». Для отдельных видов документов существует список пояснений и уточнений, касающихся сроков хранения документов:

• до минования надобности;
• после истечения срока действия договора;
• до востребования;
• после замены новыми;
• после утверждения;
• при условии проведения проверки (ревизии);
• до снятия с учета;
• до списания транспортных средств;
• до окончания эксплуатации;
• в течение срока полномочий и др.

Документы с перечисленными сроками хранения относятся к документам временного хранения.

Примечания, используемые в Перечне 2010, комментируют и уточняют сроки хранения документов.

Для удобства пользования к данному Перечню составлен указатель видов документов, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня 2010.

Обратите внимание

Перечень 2010 является типовым, однако указанные в нем сроки хранения документов организации применяют по-разному. Так, организации, документы которых поступают на хранение в государственные архивы, используют сроки хранения, указанные в графе «Срок хранения документов» (графа 3). Организации, не являющиеся источниками комплектования, вместо срока «Постоянно» используют срок хранения «10 лет», т.е. самостоятельно преобразуют указанный срок хранения. Но это правило распространяется не на все документы.
Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях до их ликвидации. Это приказы по основной деятельности, уставы, положения и другие учредительные документы. Их список дан в п. 2.4.2 указаний по применению Перечня 2000.
Временные сроки хранения (1 год; 2 года; 3 года; 4 года и др.) применяются всеми организациями.

Наша справка

Документы/дела принято хранить:

• 1 год (например, ст. 314 Перечня 2010);
• 2 года (например, ст. 259 Перечня 2010);
• 3 года (например, ст. 651 Перечня 2010);
• 4 года (например, ст. 368 Перечня 2010);
• 5 лет (например, ст. 650 Перечня 2010) и 5 лет ЭПК (например, ст. 661 Перечня 2010);
• 10 лет (например, ст. 927 Перечня 2010) и 10 лет ЭПК (например, ст. 69 Перечня 2010).

Заполняем графы номенклатуры дел

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (например, 01 - общий отдел; 02 - плановый отдел и т.д.) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и отделяются один от другого дефисом.

Наименования и расположение разделов в номенклатуре дел должны соответствовать утвержденной структуре организации или конкретным направлениям ее деятельности. Если номенклатура дел составляется по функционально-отраслевому принципу, то первым разделом может быть «Организация системы управления», вторым - «Планирование деятельности», третьим - «Финансирование деятельности» и т.д.

Внутри разделов номенклатуры дел заголовки дел систематизируются по степени важности содержащихся в них документов с учетом их взаимосвязи по конкретным направлениям деятельности. В первую очередь располагается организационно-распорядительная и протокольная документация, затем плановые и отчетные документы, справки, аналитические и служебные записки, переписка и т.д.

В графе 2 номенклатуры дел отражаются заголовки дел с конкретными формулировками. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Формирование заголовка следует начинать с указания вида (видов) документов, например: протоколы ; приказы ; акты ; переписка и т.п. Если в деле присутствует несколько видов документов, можно начать заголовок со слова «документы», например: Документы профсоюзной организации (протоколы, выписки, списки, заявления и др.) .

Обратите внимание

Не допускается использование в заголовке дела неконкретных формулировок («Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов (абз. 10 п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций).

В графе 3 по окончании календарного года проставляется запись о количестве заведенных дел (томов, частей).

В графе 4 указывается срок хранения дел, который определяется Перечнем 2010.

Обратите внимание

Срок хранения документов, отсутствующих в Перечне 2010 и иных нормативных документах, устанавливается на основании экспертной оценки ведущих сотрудников организации.

В графе 5 проставляется ссылка на номер статьи Перечня 2010. Если невозможно сослаться на статью данного Перечня, то дается ссылка на статью того документа, в котором наиболее полно отражается содержание данного дела, с пометкой «применительно».

В графе 6 указывается любая значимая информация, например, «дело является переходящим», т.е. срок его формирования определяется не одним, а несколькими календарными годами. Если в конкретной позиции номенклатуры дел указываются документы, которые формируются в электронном виде, то в данной графе отражается форма их хранения (например, «на внешних отчуждаемых носителях» и т.п.).

Обратите внимание

Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с тем же делопроизводственным индексом в течение всего срока, необходимого для разрешения вопроса.

По окончании календарного года в номенклатуре оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации, с учетом томов и частей из графы 3 (Пример 4), подсчитывается количество всех заведенных за год дел, в т.ч. переходящих с отметкой «ЭПК». Итоговая запись удостоверяется подписью ответственного за подготовку номенклатуры дел сотрудника организации.

Формирование дел

Для текущего исполнения и хранения дел в организации используются папки с соответствующими названиями, например: «На исполнении» ; «На согласование» ; «Для комиссии по тендеру» ; «На подпись» ; «В канцелярию» и т.п. На каждой папке нужно указать фамилию исполнителя и его телефон. При получении документов и работе над ними сотрудник размещает документы по папкам, что гарантирует их оперативный поиск не только исполнителем, но и другими сотрудниками компании. По окончании работы документ передается секретарю/делопроизводителю, который помещает его в соответствующее дело.

Распределение документов в дела должно производиться в строгом соответствии с номенклатурой дел. Для каждого дела нужно приготовить папку-скоросшиватель.

Порядок формирования, хранения и оформления дел регламентируется п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций.

Извлечение
из Основных правил работы архивов организаций

[…] 3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
[…]

В соответствии с п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

• уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
• приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
• приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
• поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
• утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
• документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
• предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
• переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Текущее хранение дел

Дело считается заведенным с даты подшивки в него первого исполненного сотрудником документа. Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до передачи в архив организации.

Папки располагаются на полках в вертикальном положении в запираемых шкафах, сейфах. На корешках обложек дел указываются их индексы по номенклатуре дел. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляют номенклатуру дел.

Наш совет

Желательно, чтобы последовательность расположения дел на полках соответствовала последовательности расположения дел в номенклатуре дел. Тогда при поиске документа сначала находят нужный индекс дела по номенклатуре, а затем по номеру дела - нужную папку с документами.

Если необходимо изъять документ, уже включенный в дело, вместо документа оставляют лист-заместитель (Пример 5). Некоторые архивисты-практики во избежание потери выдаваемого документа помимо листа-заместителя изготавливают копию выдаваемого документа и хранят ее до возврата подлинника.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель , в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, проставляются подписи в получении и приеме после возвращения документов (Пример 6). Практикующие архивисты при подготовке дела к выдаче предварительно нумеруют в нем все листы (мягким карандашом в правом верхнем углу каждого листа дела), чтобы избежать возможного несанкционированного изъятия отдельного документа из выданного дела. Данные действия позволяют организации исключить потерю производственной или служебной информации.

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся. После возврата дела карта-заместитель изымается, дело ставят на место.

Обратите внимание

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается, чтобы исключить риск утери документов из уже сформированного, пронумерованного и учтенного в делопроизводстве дела (итоговая запись в номенклатуре дел). При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации.

С момента создания документа, формирования дел в соответствии с действующей в организации номенклатурой дел и до передачи документов/дел в архив организации или до отбора документов/дел к уничтожению по истечении установленных сроков хранения дела должны храниться по месту их формирования, т.е. в структурных подразделениях организации. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за ведение дел юридического лица, несут ответственность за их сохранность .

Документы с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, которые, как правило, не передаются в архив организации и остаются в структурных подразделениях, по истечении сроков их хранения в установленном порядке отбираются к уничтожению.

Отбор документов для хранения и уничтожения

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче их на постоянное хранение в организации создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах, ведомствах, а также других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК (ЭК) создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Секретарем ЦЭК (ЭК) назначается работник, ответственный за архив организации. Он же ведет протоколы всех заседаний комиссии.

В организации разрабатывается положение об ЭК, которое должно быть утверждено руководителем организации.

ЦЭК (ЭК) возглавляет работу по отбору документов, подлежащих передаче на архивное хранение, и к уничтожению и документов с истекшими сроками хранения. Указанные работы проводятся ежегодно на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел организации, предусматривающей сроки хранения соответствующих видов документов с учетом примечаний.

В соответствии с п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Форма данного акта приведена в Приложении 4 к п. 2.4.1 упомянутых Основных правил.

Важно

Дела с истекшими сроками хранения могут быть уничтожены только после того, как будут полностью отобраны на постоянное и временное хранение документы за соответствующий хронологический период.

Дела и документы с истекшими сроками хранения по утвержденным актам сдаются в организации по переработке вторсырья на основании заключенного двустороннего договора об оказании услуг. В зависимости от условий действующего договора организация получает доход от сдачи вторсырья по безналичному или наличному расчету. Передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых обязательно должны быть указаны количество сданных дел и их общий вес. Акты, договоры и накладные подшиваются в дело и хранятся в организации в установленном порядке.

Об ответственности за сохранность дел см. статью Ланиной И.Б. Порядок хранения документов в бухгалтерии // Секретарь-референт. 2014. № 3. С. 65-72.

В БашГУ в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива БашГУ. По этим описям документы сдаются в архив БашГУ.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел БашГУ, которую готовит архив БашГУ и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГКУ РБ ЦИА РБ.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 25) и представляются в архив БашГУ при передаче дел.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником общего отдела БашГУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении БашГУ экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив БашГУ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются , имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

• временным (до 10 лет);
• временным (свыше 10 лет);
• постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы : бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить , отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

• при составлении ;
• при ;
• при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Типовые перечни документов по срокам хранения

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Определение срока хранения документов

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение , а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при , и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
• документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
• документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
• документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

Рис. 6.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

• опись дел постоянного срока хранения;
• опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• опись дел по личному составу;
• акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.