Как восстановить трудовую книжку в мфц. Как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд

Вторым по важности документом, после паспорта или военного билета, является трудовая книжка. Именно она подтверждает рабочую выслугу гражданина, его квалификацию и отношение к работе. Однако, от неприятностей никто не застрахован, наступает ответственный момент, документ пропадает либо портится от проказ маленьких внуков, пожаров и других печальных событий. Наступает вполне естественный в подобных случаях вопрос: «Можно ли и как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд?»

Этим вопросом задаются не только погорельцы, потерпевшие от детских «диверсий», но и многие другие граждане. Трудовая книжка необходима для:

• Устройства на работу, если кандидат не устраивается на работу впервые.
• Получения пенсионных и социальных выплат.

Несколько способов восстановления

Трудовая книжка работающего гражданина, находится в кадровом отделе его организации либо у самого руководителя предприятия. У временно безработного документ находится на личном хранении. Во втором случае, вероятность утраты документа возрастает в разы, хотя существуют примеры его утраты при хранении у работодателя или в кадровом отделе.

Независимо от способа утраты, порчи, существует несколько способов восстановить документ. Один из способов незаконный и чреват наказанием по санкциям УК РФ. Остальные способы вполне законны и обойдутся гораздо дешевле покупки поддельного документа.

Восстанавливаем законно и дешево

Один из способов восстановления – написать заявление на имя руководителя организации по предыдущему месту работы. Бывшему работодателю законодательством РФ вменено в обязанность восстановить утраченный документ, независимо от времени и причин увольнения.

Второй легальный способ – обращение в архивохранилище. Подобный способ подходит в случае ликвидации компании, в которой работал гражданин. Проще всего будет получить копию трудовой книжки либо архивную справку о стаже работы бывшим работникам организаций федерального, республиканского, краевого и областного подчинения, а также бывшим работникам органов местного самоуправления. Подобная простота объясняется строгими требованиями при обязательной сдаче документов в архив.

Чуть сложнее получить справку людям, которые работали на частную фирму или индивидуального предпринимателя. Дело в том, что частным ЮЛ и ИП не вменено в обязанность сдавать документы в архив, кроме того, у мелких фирм и предпринимателей не бывает своего отдела кадров, которые бы профессионально занимались соответствующими документами.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд – один из самых действенных способов. На основании уплаты обязательных страховых взносов с 2002 года в ПФР ведется персонифицированный учет сотрудников. Подобный учет позволяет узнать о выработанном стаже и точном наименовании работодателя.

Заключительный способ – суд. Если все способы опробованы, работник сохранил копии заявлений к работодателю, архив и ПФР и соответствующие ответы от них, то с помощью этих доказательств и свидетельских показаний бывших коллег можно восстановить трудовую книжку. В случаях, когда бывший работодатель отказывается оформлять трудовую книжку и ни в какую не идет на контакт, суд – единственный выход из сложившегося положения.

Восстанавливаем трудовую книжку через пенсионный фонд

Беспроигрышный способ – обращение за помощью в Пенсионный фонд. ПФР – государственная организация, участвующая в отношениях между работником и работодателем, принимающая обязательные взносы от сотрудников. Более того, восстановление некоторых документов – одна из обязанностей данного органа. Большее количество заявлений о восстановлении трудовой книжки исходит от граждан пенсионного и пред пенсионного возраста. Но это не значит, что сотрудник любой организации не может обратиться в ПФР с просьбой о восстановлении документа, подтверждающего рабочую выслугу.

При обращении в Пенсионный фонд нужно знать некоторые особенности:

• Для получения дубликата работодателю или работнику необходимо оформить и направить запрос.
• С данными о полученном стаже до 2002 года могут возникнуть проблемы, на разрешение которых потребуется довольно продолжительное время.
• Основанием для восстановления данных служат отчисления в соответствующие фонды.

Как работодатель может установить стаж работника

Прежний работодатель имеет право уточнить данные о рабочем стаже своего сотрудника по прошлому месту работы. От руководителя организации потребуется немного: оформить и отправить запрос в Пенсионный фонд. На основании ответа из ПФР работодатель вносит полученные данные в свежий бланк трудовой книжки с обязательной пометкой «Дубликат» на титульной странице. Подобная услуга является бесплатной для всех руководителей юридических лиц. Срок предоставления данных Пенсионным фондом не должен превышать 10 суток. Но! После получения данных, сам работодатель обязан оформить дубликат в течение 5 дней.

Оформляем пенсию без трудовой книжки

Трудовая книжка может потеряться в самый неподходящий момент: при выходе на пенсию. И встает единственно верный вопрос: «Как оформить пенсию если утеряна трудовая книжка?». В подобных случаях первая инстанция, в которую необходимо обратиться – Пенсионный фонд. Именно этот государственный орган предоставляет услуги по оформлению и производству пенсионных выплат, восстанавливает утраченные данные о рабочем стаже за все время работы.

ПФР не всесилен и бывают моменты, когда недостает сведений о выслуге лет на конкретном предприятии. Что касается сведений, датируемых после 2002 года, то ПФР представит более чем исчерпывающую информацию. И, напротив, информация о периоде работы будущего пенсионера до 2002 года может быть неполной. Но не стоит отчаиваться, ПФР может:

• Направить запрос о работнике в соответствующие государственные органы и структуры. Налаженное межведомственное взаимодействие позволяет провести данную операцию в более сжатые сроки.
• Направить запросы в адрес прежних руководителей организаций, где трудился будущий пенсионер.

Однако, на ПФР в полной мере полагаться не стоит. Для 100% надежности необходимо направлять запросы прежним работодателям, в архивы, и, наконец, доказывать свой рабочий стаж в суде. Следуя только такому алгоритму, можно получить заслуженную пенсию.

Подобный алгоритм будет полезен не только будущим, но и действующим пенсионерам. Одной из особенностей нашей страны является труд пенсионеров, в то время, когда большая часть населения планеты, выйдя на пенсию отдыхают и живут в свое удовольствие. Потерянная трудовая книжка работающего пенсионера, отнимет у него право на получение прибавок к пенсионной выплате.

Ответ – можно

До 2002 года трудовая книжка была основным документом, удостоверяющим трудовую деятельность. С 2002 г. был введен персонифицированный учет, который снял с трудовой книжки функцию учета рабочего стажа.

То есть до 2002 года трудовая книжка и пенсия – единое целое и будущее пенсионера. А с 2002 г. правит бал персонифицированная система учета, которая обходится без записей в трудовой книжке. Поэтому если будущий пенсионер начал трудовую деятельность с 2002 г., то на вопрос: «Можно ли оформить пенсию без трудовой книжки?», от специалистов ПФР последует утвердительный ответ: «Да, можно!».

Возможно Вас заинтересуют другие статьи по данной теме:

Повышение пенсионного возраста в МВД России Как жене военного пенсионера перейти на пенсию мужа после его смерти Какие нужны документы для оформления пенсии гражданину РФ

Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.

Потеря трудовой книжки сотрудником

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

• Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
• Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
• Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
• Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:

1. Составление заявления о восстановлении ТК.
2. Подача заявления лично или заказным письмом.
3. Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

1. Предыдущие места работы закрыты.
2. В ПФР отсутствует требуемая информация.

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем

Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

• сотрудники других отделов;
• участники профсоюза;
• представители исполнительной власти.

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.

Действия сотрудника

Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

• Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
• Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.

ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Потеря трудовой книжки – неприятная новость, особенно для тех, кто за годы работы накопил существенный трудовой стаж. Исправить ситуацию поможет один из способов восстановления утерянного документа. У каждого из них свои нюансы.

Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.

• Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
• Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
• Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
• Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
• Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
• Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.

Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.

Есть еще один вариант, при котором необязательно собирать документы. Обратитесь с просьбой восстановить трудовую книжку к последнему работодателю. При этом в новой трудовой будет указан общий стаж работы и только последняя занимаемая должность.

Для этого напишите заявление об оформлении дубликата документа взамен утерянного. В обращении укажите основание обращения (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек), проставьте дату и подпись с расшифровкой. В течение двух недель вам выдадут новый документ без пометок о прошлых трудовых заслугах. Если эти сведения вам необходимы, придется лично посетить прошлые места работы.

Восстановление через многофункциональный центр (МФЦ)

Удобство восстановления трудовой в МФЦ состоит в том, что не нужно самостоятельно обращаться к каждому бывшему работодателю. Тем более, что некоторые из юридических лиц могут быть уже ликвидированы.

За восстановление трудовой книжки не нужно платить госпошлину. Эта услуга предоставляется бесплатно вне зависимости от выбора способа.

Есть два способа посещения МФЦ с целью восстановления трудовой книжки:

• личное посещение и ожидание в электронной очереди;

Второй способ приорететнее для тех, у кого нет времени на ожидание в очереди.

При посещении МФЦ Вам выдадут бланк заявления на восстановление нужного вам документа.

Заполните пустые графы разборчивым почерком.

После чего отдайте все собранные документы и заполненное заявление специалисту. Сотрудник Центра сообщит вам,когда прийти в следующий раз за готовым документом.

МФЦ будет делать запрос в архив, после чего записи в трудовой будут восстановлены. Это касается только тех сведений, которые официально передавались работодателями.

Восстановление утерянной книжки через Пенсионный фонд России

Кроме подготовленных документов при обращении в Пенсионный фонд вам нужно иметь при себе СНИЛС – маленькую зеленую пластиковую карточку. Приходите в отделение ПФ РФ по прописке или по месту проживания.

Специалист на рецепшн выдаст вам бланк заявления, который нужно заполнить. Укажите в нем причину обращения в фонд и вашу контактную информацию. Передайте специалистам фонда подготовленные документы и заявление. После этого вам скажут, когда прийти за готовой трудовой книжкой.

Если трудовой стаж более 15 лет, сведения о месте работы могут отсутствовать в архиве.

Восстановление через суд

Один из самых надежных способов восстановления трудовой книжки – обращение в суд.

Главный минус этого способа – необходимость оплаты услуг суда. Сумма зависит от объема работ инстанции. Также у бывших работодателей может остаться негативное впечатление после участия в судебном разбирательстве.

В суде по месту жительства нужно заполнить заявление и представить подготовленные документы. В заявлении укажите, почему документ оказался утерян. Перечислите также наименования прежних работодателей и название вашей должности при работе у них.

Суд самостоятельно свяжется с каждым юрлицом. В случае ликвидации предприятия, суд связывается со свидетелями – вашими бывшим коллегами или представителями организации.

Восстановление через архив

Можно обратиться в архив самостоятельно. При этом учтите два нюанса. Во-первых, в архиве по месту жительства хранятся данные только об организациях вашего города. Во-вторых, за услуги архива придется заплатить.

Вам потребуется заполнить заявление и указать всех работодателей, у которых вы работали.

Сроки восстановления

Сроки восстановления документа зависят от места обращения с этим вопросом.

• Последний работодатель передаст вам новую трудовую книжку через 15 суток после обращения.
• В МФЦ о сроках готовности документа вам сообщит специалист Центра.
• Пенсионный фонд выдает документ через 10 дней после посещения.
• Разбирательство в суде может затянуться на месяцы: на получение ответа от всех бывших работодателей нужно время.
• При обращении в государственный архив лично срок выдачи составляет до 30 дней.

Вкратце, инструкция к действию при утере трудовой книжки выглядит так:

• Подумайте, нужно ли вам восстановить все записи о трудовом стаже. Если нет, просто попросите оформить новую трудовую книжку при приеме на работу.
• Соберите нужные документы, если все же хотите восстановить все записи.
• Выберите подходящий способ восстановления.
• Обратитесь туда с заявлением и ожидайте результата.
• Получите дубликат трудовой книжки.

Выбор способа остается за вами, ведь у каждого из них свои плюсы и минусы.

Трудовая книжка – основной документ, который подтверждает ваш опыт и стаж работы в той или иной сфере. Однако случаются ситуации, в которых он может быть утерян. Если это случилось, прежде чем начинать восстановление необходимо определиться по чьей вине это произошло. От этого будет зависеть вся процедура. Куда обратиться? Какие документы понадобятся, чтобы восстановить трудовую?

Утеря документа работодателем

Казалось бы, что может случиться с документами, которые находятся на хранении у работодателя? Однако это не гарантия сохранности трудовой. На практике люди часто сталкиваются с утерей книжки руководством. Это происходит:

1. При небрежном отношении ответственных лиц;
2. Во время транспортировки документации;
3. При ЧП.

Если утеря произошла по вине работодателя, на него ложится вся ответственность, в том числе и обязанность восстановления книжки. Всю процедуру будет производить руководство или уполномоченное им лицо. Для этого им необходимо самостоятельно делать запросы в архивы, ПФ и другим работодателям у которых вы работали.

На практике работники могут столкнуться ситуацией, в которой после завершения трудовых отношений с работодателем он отказывается возвращать трудовую, не спешите делать дубликат. Лучше обратиться в суд для решения этой проблемы. В таком случае вы не только получите свои документы назад, но и имеете право потребовать компенсацию за каждый день удержания книжки. В таки дела суд зачастую встает на сторону работника, и процесс рассмотрения заявления происходит достаточно быстро.

Внимание! Все записи в трудовой книге должны производиться кадровиком. Именно на него возлагается обязанность правильного заполнения данного документа. Кроме того, все отметки, которые он делает, закрепляются печатью предприятия и подписью.

Несмотря на то, что ситуации, в которых работодатель теряет трудовую можно встретить повсеместно, намного чаще этот документ пропадает о вине самого работника. Тогда всю процедуру по восстановлению книжки он должен провести самостоятельно.

Утеря владельцем трудовой

Восстановление этого документа самостоятельно работником, можно осуществить несколькими путями. Если предприятие продолжает действовать, он имеет право обратиться к руководству с просьбой о выдаче дубликата документа или оказании содействия в его восстановлении.

Совет: Если вы потеряли трудовую на первом месте своей работы – это серьезно упростит задачу. Вам достаточно написать заявление на имя работодателя для того, чтобы он оформил новую книжку.

Если в трудовой отмечено несколько работодателей и длительный стаж, тогда вам предстоит длительная процедура её восстановления. Работодатель обязан помочь вам в оформлении документа, но сможет внести в трудовую только подтвержденные данные, поэтому вам понадобится обойти все свои прошлые места работы и получить справки о том, когда вы там трудились и какую должность занимали. В качестве доказательств также могут быть использованы:

• Трудовые соглашения и договора;
• Приказы о приеме на работу, увольнении, благодарности и т.д.;
• Финансовые отчетности о начислении заработной платы, в том числе выписки по банковскому счету;
• Судебные постановления о восстановлении стажа;
• Справки из архивов.

Существенно упростить задачу наличие копии трудовой заверенной бухгалтером или кадровиком. Это является достаточным основанием для выдачи её дубликата.

Если получить эти бумаги не представляется возможным – дынные можно получить в соответствующих инстанциях. При этом следует учитывать, что если утеря документа произошла по вине его владельца, работодатель не обязан производить запросы вместо вас. Это касается и ситуаций, когда предприятие, на котором трудился граждан, перестало работать или было ликвидировано. В таком случае владелец утерянной трудовой книжки должен обратиться в одну из трех инстанций.

Пенсионный фонд

Основное значение трудовой заключается именно в подтверждении стажа и последующем начислении пенсии. В ПФ чаще всего обращаются для того, чтобы внести изменения в книжку, если в записях была ошибка или для восстановления документа. Однако для этого нужно также как и в случае с работодателем иметь подтверждение стажа.

У ПФ есть и собственный архив, в котором можно запросить выписку о стаже. Однако зачастую на такие запросы отвечают отказом. Впрочем, есть один нюанс, который может существенно упростить вам жизнь. Вы можете обратиться в ПФ с просьбой о предоставлении справки о перечислении пенсионных взносов. Но и в этом случае у вас могут попросить предоставить ряд документов: расчетные счета, ведомости и прочее.

Еще один способ восстановления стажа, используемый в ПФ – свидетельские показания. Он используется только в случае, если предприятие, на котором работал гражданин, было ликвидировано и записей в архиве не сохранилось. Кроме того, процедура возможно только при утере трудовой по вине работодателя. Тогда заявитель имеет право собрать письменные показания от двух человек, которые трудились вместе в вам на предприятии.

Внимание! У свидетелей обязательно должны быть трудовые, подтверждающие, что они трудились в указанное время у данного работодателя.

При получении запроса ПФ обязан провести обработку данных в течение не более 10 дней, после чего предоставить заявителю справку с необходимыми данными. Следует учитывать, что получить информацию сегодня возможно только за небольшой промежуток времени. Это связано с тем, что данная система была внедрена в ПФ относительно недавно.

Гос. архив

Этот способ более надежен, так как дает возможность восстановить данные о стаже заявителя за более длительный срок. Это связано с тем, что архивах хранятся все документы предприятий, в том числе ликвидированных. Но и у этих бумаг ограниченный срок хранения, по истечении которого они утилизируются.

Система обращения граждан аналогична используемой в ПФ и предусматривает подачу письменного запроса. Тут сотрудникам архива может понадобиться больше времени для обработки данных, поэтому стоит запастись терпением.

Суд

Этот способ наиболее длительный из вышеперечисленных. Но полученные в результате рассмотрения бумаги будут содержать неоспоримые и точные данные. С их помощью вы легко восстановите трудовую как по месту работы, так и в ПФ.

При рассмотрении дела суд будет направлять запросы бывшим работодателям заявителя, а при невозможности обращения к ним – в соответствующие архивы. При этом по судебным запросам вся информация предоставляется в кратчайшие сроки. В нем также берутся в учет свидетельские показания, если таковые имеются.

Как восстановить трудовую книжку: видео

Трудовая книжка требуется для подтверждения стажа и формирования на его основании пенсии. В обычной жизни этот документ, как правило, не используется и даже иногда человек забывает, где она находится. Обычно она не бывает на руках владельца, а переходит с одного места работы на другое.

Необходимость книжки обнаруживается, когда близится срок выхода на пенсию или получения справок в социальных целях, в которых нужно отразить сведения о стаже. Если трудовая книжка оказывается утраченной, ее владельцу придется пройти несколько этапов восстановления данных.

Порядок хранения

Поскольку трудовые книжки относятся к бухгалтерии, законодательство России дает императивную регламентацию вопросов сопровождения и хранения этих документов.

Правовая база:

• Закон 125-ФЗ об архивном деле;
• Постановление Правительства 225, раскрывающее правила производства трудовых книжек, выдачи их работодателям, сопровождения и хранения;
• Приказ Министерства культуры 558, в котором приведен список формовых административных архивных документов, создаваемых в ходе хозяйствования органов власти, муниципалитетов и самостоятельных предприятий, а также указания по периоду их хранения.

Итак, исходя из этих оснований в вопросе хранения необходимо руководствоваться 43-им пунктом правительственного постановления, которое гласит, что если при увольнении сотруднику не выдана его книжка, а при смерти - близкие родственники не запросили ее, этот документ сохраняется в архиве работодателя - предприятия или физического предпринимателя.

В 40-ом пункте данного акта указано, что в целях хранения трудовых книжек работодатель обязан вести их учет следующим образом:

• в книге учета бланков и вкладышей трудовых книжек вести приходно-расходные события;
• вести книгу учета движения бланков и вкладышей трудовых книжек.

Таким образом, если сотруднику не передана его книжка, работодателю вменяется ее хранение. Причем такие книжки необходимо содержать в обособленном архиве, не соединяя с книжками работающих сотрудников.

Как правило, руководитель предприятия налагаем функции по хранению подобного архива на определенное ответственное лицо - специалиста отдела бухгалтерии либо отдела кадров.

В упомянутом выше приказе Министерства культуры утвержден период хранения невостребованных книжек в архиве - 75 лет. В случае запроса документа ее владельцем или правопреемником книжка выдается лицу, и с работодателя снимается обязанность.

Продолжают ли храниться книжки при прекращении деятельности предприятия и куда отправляется архив трудовых книжек? Если фирма терпит или реорганизацию, то по 125-ому закону трудовые книжки направляются в государственный или местный архив, где продолжается их сохранение в регламентированный 75-летний срок.

Когда требуется восстановление?

Необходимость в изготовлении дубликата книжки возникает при таких ситуациях, когда оригинал не может быть использован для своих функций:

• порча;
• утеря.

Задачей трудовой книжки является не только учет в ней рабочей жизни хозяина, также этот документ необходим для осуществления некоторых юридически значимых действий - исчисление и выплата пенсии, получение займа, кредита, социальных платежей. Испорченная книжка не будет принята ни одним учреждением, а ксерокопия документа не тождественна оригиналу.

Что считается порчей:

В каком бы состоянии ни была книжка, ее необходимо сохранить, так как она послужит основанием для создания дубликата, в который перенесут сохраненные части сведений из вкладыша, а поврежденные - восстановят.

Утеря документа происходит по двум схемам:

В любом случае требуется дубликат.

Возможно ли это

Законодательство установило пути восстановления трудовой книжки в зависимости от причины ее порчи или утери, что справедливо и логично. Необходимо выяснить и утвердить виновную сторону и после этого приступать к последовательным действиям.

Трудовую книжку можно восстановить, поэтому даже в случае сильного ее повреждения или обнаружения утраты не стоит паниковать.

Утеря по вине работодателя

Несмотря на статичность хранения любой документации в фирмах, нередки случаи потери трудовых книжек именно работодателями.

Распространенные причины:

• халатное и пренебрежительное отношение;
• транспортировка (переезд офиса, переезд архива);
• непреодолимая сила (стихийное бедствие, пожар, наводнение и т. п.).

В случае утери документа работодателем, к ответственности привлекается он - ему вменяется обязанность реставрации трудовой книжки.

Задача ложатся на руководителя предприятия либо на конкретного, уполномоченного им работника. Ему придется автономно осуществлять запросы в государственные архивы и обращаться по месту предыдущей работы сотрудника.

Также близкой ситуацией является отказ или игнорирование работодателя вручить книжку сотруднику при прекращении трудовых отношений. Сотруднику следует проявить терпение и не инициировать изготовление дубликата, поскольку здесь вина очевидна за фирмой.

Необходимо обратиться с иском в общий суд. Судебная практика показывает, что истец быстро добивается возвращения документов и уплаты моральной компенсации за дни удержания трудовой книжки у работодателя.

Должностную обязанность по ведению трудовой книжки несут специалисты отдела кадров - они вносят записи в документ при поступлении на работу, при увольнении, ставят отметки и регулируют заверения сведений в книжке печатью и подписями.

В случае потери владельцем

Еще чаще трудовая книжка бывает утрачена самим ее владельцем.

Если организация, в которой работал сотрудник, не ликвидирована и продолжает функционировать, восстановление документа производится путем запроса в ее центральный офис об оказании содействия в формировании дубликата книжки.

Самая простая и легкая ситуация - утрата на первой работе. Следовательно, в книжке записи вносились только этим работодателем, причем, как правило, это только одна запись - о приеме на работу. Поэтому восстановить такую книжку не составляет труда.

Намного более сложный и длительный процесс ждет владельцев книжек, в которых отражена целая цепочка трудовой жизни. В таком случае владелец также обращается за помощью к последнему работодателю, который должен содействовать в восстановлении документа на основании письменных доказательств.

В качестве таких доказательств владелец обязан собрать справки со всех мест работы, в которых будет указана периодичность работы, занимаемая должность, название фирмы.

Иные доказательства:

• или соглашение;
• приказ руководства о приеме, о повышении должности, об увольнении;
• бухгалтерские документы о начислении заработной платы - выписки банковских поручений, справки 2-НДФЛ и т.д.;
• кадровые табели;
• решения суда о восстановлении стажа, другие связанные с работой постановления;
• архивные данные.

Наличие ксерокопии книжки послужит основанием для восстановления данных.

Если копия имеет нотариальное заверение либо заверение главного бухгалтера фирмы, руководителя отдела кадров, другого уполномоченного лица, то даже не придется обращаться в Пенсионный фонд - нужно вместе с копией посетить последнее место работы по адресу, где отдел кадров быстро перенесет данные из копии в дубликат.

Но если копия не имеет специальных отметок и является обычной ксерокопией? Тогда она станет основанием для выдачи с прошлых мест трудовой деятельности справок о работе. Копия просто облегчит и ускорит процедуру сбора подтверждающих данных.

Когда прошлые места работы невозможно посетить в силу ликвидации, переезда, реорганизации и подобных причин, владелец книжки должен делать запросы в соответствующие инстанции. Даже когда работодатель продолжает функционировать, как раньше, обязанность по запросам остается за сотрудником, так как вина лежит на нем.

Есть три учреждения, в которые может обратиться владелец книжки:

• Пенсионный фонд;
• Государственный архив;

Обращение в Пенсионный фонд

Одна из функций трудовой книжки - фиксация стажа, который необходим для расчета пенсии. Каждый работодатель, имеющих сотрудник, периодически сдает отчетность о своих работниках - сведения персонифицированного учета, расчеты взносов в Пенсионный фонд России.

Пенсионный фонд сохраняет принимаемую информацию в компьютерной базе, из которой в любое время сведения можно извлечь.

Для того чтобы фонд одобрил запрос владельца книжки, он должен представить доказательства работы в указываемых местах:

• трудовой договор с печатью и подписью исполнительного органа фирмы;
• кадровые документы;
• справки с мест работы, подтверждающие подлинность запроса;
• выписки приказов руководства, связанные с работодателем;
• даже детализация операций по личному счету или карте - для подтверждения реального дохода от работодателя.

ПФР примет только те документы, на которых есть печати и подписи руководства компаний. В фонде наличествует собственный архив с делами работающих лиц. Однако получить выписку из него крайне сложно.

Можно попробовать получить сведения из ПФР обходным путем - запросив справку с информацией о перечислении страховых внебюджетных взносов. Однако для получения справки нужные расчетные ведомости с места работы, счета, иные доказательства.

ПФР может удовлетворить запрос и при предъявлении свидетельских показаний. Такую операцию уполномочен проводить только работодатель - он вправе найти двух и более работников, которые подтвердят, что владелец утерянной книжки действительно трудился вместе с ними. Причем сами свидетели также должны представить свои книжки для удостоверения Пенсионного фонда в работе в месте и во время, которые указываются в свидетельстве.

В любом случае ответ на запрос от ПФР поступит через 10 дней со дня сдачи заявления.

Запрос в государственный архив трудовых книжек

Государственный архив - учреждение, в которое следует обращаться лицам, которым необходимо восстановить длительный стаж, так как в архиве данные хранятся до 75-летнего срока.

Процедура запроса информации аналогична процессу работы с Пенсионным фондом - также представляются доказательства своих слов. Однако время, в течение которого архив будет обрабатывать запрос, может оказаться куда более длинным, поэтому нужно быть к этому готовым.

В Федеральное архивное агентство допустимо обращение при прекращении хозяйствования фирмы и отсутствии у работодателя правопреемника. Иначе архив скорее всего направит заявителя именно туда.

Запрос осуществляется различными путями:

• визит;
• запрос через сайт ведомства;
• через портал госуслуг;
• через МФЦ.

В указанные учреждения можно обратиться и через суд, если владелец не может решить проблему самостоятельно. Разумеется, судебный процесс продолжителен и не подходит для срочного восстановления. Однако суд дает точные сведения, его запросы обрабатываются ПФР и архивом максимально быстро и качественно, а решение не терпит претензий.

Если сотрудник умер

На умершего работника предприятие выдает книжку ближайшим родственникам по предъявлении свидетельства о смерти и документов о родстве. К близким родственникам относятся супруг, родители, дети, братья и сестры.

Если после смерти лица за трудовой книжкой никто не пришел, она отправляется в архив фирмы - как и в случае увольнения работника и оставления книжку на месте труда.

Архив трудовых книжек фирмы образуется согласно нормам делопроизводства и должен присутствовать в каждом предприятии. Индивидуальные предприниматели обязаны иметь несгораемый шкаф для хранения подобных документов.

Этот архив разделен от архива книжек действующих сотрудников и хранит документы 75 лет с момента поступления. Если за этот длительный срок никто не обратился за получением книжки, она подлежит списанию и физическому уничтожению.

При книжки из этого архива согласно порядку передачи доставляются в федеральный архив.