Куда клеить голограмму в новой трудовой книжке. Голограмма в трудовой книжке

Под голограммой для трудовой книжки понимается полученное голографическим образом объемное изображение. В данном случае речь идет о круглых серебристых наклейках с изображением герба Российской Федерации. Выполнить такое изображение кустарным способом невозможно и купить их отдельно невозможно (организация приобретает листок с шестью наклейками в виде вкладыша к ТК), поэтому оно служит особой дополнительной мерой защиты документа от подделки или изменения.

Для чего нужна голограмма в трудовой книжке

Ни один нормативный акт не устанавливает обязанность работодателя использовать голографические наклейки. Об этом нет упоминаний ни в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек...», ни, тем более, в ТК РФ. Вклеивать голограммы начали в 2008, когда Гознак выпустил разъяснительное письмо с инструкцией по использованию этого вида защиты.

Сделано это было с целью предотвратить подделки документа, подтверждающего рабочие заслуги и стаж гражданина. При помощи этого элемента работодатель гарантирует точность своих записей и получает возможность защитить их от последующих изменений. Однако в Федеральной службе занятости разъяснили, в ответ на многочисленные вопросы кадровиков, что голограмма - дополнительная, но не принудительная мера предосторожности. Поэтому использовать ее в кадровом делопроизводстве можно, но не обязательно.

Наклейку обычно приклеивают представители работодателя в момент первичной выдачи бланка. Обычно данную процедуру осуществляет либо сотрудник кадрового отдела, либо главный бухгалтер. И так как особенностью этого вида защиты является саморазрушение при попытке удаления, клеить ее следует на те страницы, где будут находиться сведения, изменение которых нужно предотвратить. Однако законом не определено обязательное место нанесения, поэтому чаще всего клеится она на титульный лист.

Куда наклеивается голограмма

Чаще всего - на одном из четырех обязательных реквизитов:

• подпись владельца;
• подпись ответственного лица, заполнившего бланк документа;
• печать предприятия;
• номер документа.

Клеится она как обычный стикер, но с особым тщанием: исправить наклейку или удалить в случае неудачи не получится, в этом вся соль этого элемента защиты, и придется выдавать новый бланк. Так что работнику кадрового отдела нужно вспомнить уроки труда в начальной школе и вооружиться терпением, ведь наклейка должна быть наклеена:

в нужном месте,

с правильным расположением герба,

без загибов, шероховатости, складок и неровной поверхности.

Обязательны ли голограммы для новых трудовых книжек

И еще раз - нет, не обязательны. Отсутствие этого элемента не говорит о факте подделки документа или записей. Трудовая книжка без наклейки является действительной.

Уже более 8-ми лет Гознак России изготавливает особые клеящиеся пленки на документы, которые содержат полупрозрачные защитные элементы и саморазрушаются при попытке их снятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

По замыслу разработчиков, голограммы должны помочь работодателям обезопасить внесенные в трудовую книжку данные от правки или удаления. Однако до сих пор подавляющее большинство бланков поставляется без таких элементов.

Детально разберем в статье обязательно ли использование голограмм, где можно их заказать и куда наклеить.

Что говорит закон?

Найти официальные разъяснения о предназначении таких наклеек и правилах их использования достаточно проблематично, поэтому у специалистов кадровых служб нет однозначного мнения по данным вопросам.

Нормативная база

Требования по оформлению и учету трудовых книжек содержатся в 2-х основных законодательных документах:

• в Трудовом кодексе РФ;
• в Постановлении Правительства от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках».

Ни в одном из этих нормативных актов нет сведений о голограммах и их применении.

Единственным официальным источником по данному вопросу является информационное письмо ФГУП «Гознак» от 27.01.2007.

Для чего нужна наклейка?

К бланку трудовой книжки может прикладываться от 1-ой до 6-ти голограмм вместе с инструкцией по их нанесению.

Согласно разъяснениям производителя ФГУП «Гознак», элементы выполняют 2 функции:

С какого года ее используют?

Впервые планы по внедрению защитных наклеек на документы по трудоустройству граждан были официально озвучены в 2007 году. Однако новая трудовая книжка с голограммой появилась только с начала 2008 года.

В продаже можно встретить образцы документов как с вложенными наклейками, так и без них. Такая ситуация до сих пор вводит в недоумение работодателей: нужно ли приобретать бланки с защитными элементами или можно обойтись без них.

Обязательна или нет?

Несмотря на достаточно долгий период с момента появления голограммы, необходимость ее использования не утверждена в российском законодательстве.

Официальные разъяснения изготовителя таких наклеек ФГУП «Гознак» носят лишь информационный характер. Поэтому защита бланков трудовых книжек и внесенных туда сведений не является обязательной.

Решение об использовании наклеек полностью зависит от усмотрения работодателя. Трудовые книжки установленного образца действительны как с вклеенными голограммами, так и без нанесения таких элементов.

Как и куда клеится голограмма в трудовой книжке?

Законодательством не определены точные страницы и поля для приклеивания голограмм, а также правила их нанесения. При этом в местах продаж бланков трудовых книжек с защитными пленками выдаются рекомендации по их использованию.

В случае несоблюдения правил и некорректного нанесения голограммы нельзя пытаться ее поправить или переклеить.

При этих попытках особая наклейка портится:

• часть слоев рвется и расслаивается;
• размываются элементы рисунка.

При возникновении таких ситуаций может потребоваться замена трудовой книжки сотруднику.

Общие правила

При применении голограмм в кадровом делопроизводстве важно руководствоваться четырьмя правилами:

• Наклеить голограмму может только работодатель. После оформления бланка.
• Голограмма подлежит нанесению на первую (титульную) страницу трудовой книжки или вкладыша к ней. Наклейка защищает подлинность следующих неизменяемых элементов:подпись работника, которому принадлежит документ; отметки специалиста кадровой службы, оформившего трудовую книжку; номер выданного документа или вкладыша к нему; печать организации, в которую был трудоустроен сотрудник; прочие идентификационные данные по специалисту на усмотрение работодателя.
• Необходимо проверить место, куда клеится голограмма в трудовой книжке. Специальные пленки должны наноситься точно на защищаемые объекты: важно не приклеить голограмму в некорректном положении (например, вверх ногами); нежелательно наличие наклеек, которые нанесены неровно или имеют складки.
• Полупрозрачная пленка может быть использована однократно. Любые действия с защитной наклейкой после нанесения будут хорошо заметны и фактически сделают недействительной трудовую книжку сотрудника. Поэтому если защитная пленка порвалась или была смята до нанесения в трудовую книжку, не следует ее использовать. Лучше взять новый экземпляр, чем переоформлять трудовую книжку.

Места, куда можно наклеить голограмму:

Образец

Голограмма для защиты бланка и сведений трудовой книжки представляет собой круглую полупрозрачную наклейку серебристого цвета, на которой изображен двуглавый орел.

Диаметр защитных знаков составляет около 2 см. К каждому бланку прикладывается до 6 таких элементов.

Где можно получить наклейку?

Голограммы не продаются отдельно от трудовых книжек, а лишь являются дополнением к ним.

Поэтому единственным способом получения таких защитных наклеек является покупка новых бланков в специализированных организациях.

Трудовые книжки и голограммы относятся к защищенным видам полиграфической продукции и изготавливаются только в типографиях ФГУП «Гознак».

Реализация бланков с клеящимися пленками разрешена следующим организациям:

• имеющим действующие договоры с объединением «Гознак» или его официальными посредниками;
• с правом работы с защищенной полиграфической продукцией и бланками строгой отчетности.

Для того чтобы не ошибиться с выбором поставщика трудовых книжек с голограммами, следует зайти на официальный сайт ФГУП «Гознак» в раздел «Порядок обеспечения бланками трудовой книжки» и уточнить контакты непосредственных распространителей такой продукции.

В Российской Федерации трудовая книжка – это основной документ , который поможет определить стаж работника. Документ содержит в себе записи о трудовой деятельности, награждениях, переводах, увольнениях и занимаемой должности. Последняя форма трудовой книжки была принята в 2003 году, после чего не менялась .

Созданием трудовых книжек может заниматься только Госзнак . Все остальные документы, произведенные другими компаниями, являются недействительными. Это правило прописано в Приказе Минфина РФ №117н .

Также запрещены : корректировка, исправление печатей, изменения номера документа.

Монополия в области трудовых книжек позволяет создать достаточно гибкую и строгую систему, за несогласование с которой лица могут понести административную ответственность . Особенно внимательно относятся к информации, которую запрещено корректировать.

Для обеспечения максимальной безопасности такую информацию стараются защищать от корректировки различными способами . Одним из таких способов является голограмма .

На данный момент голограмма – это только дополнительный элемент защиты, который не является обязательным. Такой статус наклейка сохранит до момента выхода регулирующих нормативных актов.

Только с 2006 года ведением трудовой книжки начали заниматься работодатели, которые должны внести всю требуемую информацию для тех граждан, которые трудятся в компании или на предприятии более пяти дней . До этого срока ведение требовалось только от организаций, так как занятость у частного предпринимателя не считалась серьезной.

Несмотря на то, что заполнением информации занимаются работодатели, кадровики и сотрудники должны следить за правильностью вносимых записей. Если же обнаружится запись, которая не соответствует действительности, то для признания ее недействительной придется потратить большое количество времени и средств, так как документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина, должен нести в себе только достоверную и проверенную информацию .

Что это такое и обязательно ли использовать

Голограмма появилась еще до создания трудовых книжек, так как она использовалась для подтверждения законного статуса других документов .

Свою историю голограммы начинают еще из Великобритании, где они были необходимым элементом актов, составляемых королевой. Такая система защиты отлично зарекомендовала себя, поэтому теперь она используется в каждой стране мира и для рабочих людей, а не только для правительственных актов и документов.

Голограмму можно было встретить не только в документах, которые необходимо защитить от исправления информации, но и в качестве декоративного элемента, либо для привлечения внимания. В данном случае наклейка необходима для полноценной защиты информации .

Госзнак сравнительно недавно ввел страницу, куда необходимо вкладывать шесть наклеек , которые сопровождают каждая свою запись. В тот же момент была добавлена и инструкция, согласно которой голограммы становились фактом подтверждения печати, подписи или записи руководителя. Нововведение было принято неоднозначно.

Согласно инструкции, голограмма стала удостоверением того, что запись, проставленная в трудовой книжки, является пометкой кадровиков , а не самого работника, который решил самостоятельно прибавить года к своей трудовой деятельности.

Наращивание стажа таким образом было нередким явлением, так как проверка фактов трудовой занятости в некоторых ситуациях была достаточно сложным процессом.

Голограмма – это наклейка круглой формы, диаметр которой не превышает полутора сантиметров. В трудовой книжке они имеют свой вкладыш . Голограмма представляет собой серебряную глянцевую бумагу с переливами, на которой изображен двуглавый орел – символ страны.

Главная проблема с первыми наклейками создавалась тем, что приложенные правила запрещали отрывать или отклеивать уже поставленную отметку. Этот факт заставляет максимально внимательно относиться к странице с голограммами.

Нормативная база и правомерность размещения

Так как голограммы появились сравнительно недавно, после того как трудовая книжка стала обиходом любого занятого гражданина, официальное законодательство не обладает актами, которые бы регулировании применение и функции, которые несут отметки. Единственная информация, доступная для граждан, содержится в Письме Госзнака по соответствующей теме.

Данное письмо Госзнака не только единственный документ, который можно изучить для получения ответов на вопросы, связанные с голограммами, но и единственный акт, позволяющий определить инструкцию по применению наклеек.

Официального номера к письму не прикреплено, а значит – его невозможно найти на сайтах с законодательством. Все базы данных основываются на кодах, которые присваиваются для каждого документам.

Необходимость использования голограмм остается под вопросом , так как никаких официальных государственных актов для управления процессом и условиями наклеивания не существует. Но некоторые кадровики делают процедуру в обязательном порядке.

Нежелание использовать новшество находится в законных рамках, поэтому наклеивать или оставить приложение неприкосновенным решает сам работодатель .

Такое заявление будет иметь вес до тех пор, пока государство не решит выпустить дополнительные законодательные акты для регулирования голограмм.

Для Трудового кодекса является нормой тот факт, что действие нововведений начинается намного раньше, чем появляется законодательный акт, который официально регулирует действие и работу голограмм и других новшеств. Делается это по той причине, то введенная функция не сможет показать себя с должной стороны, из-за чего решение о внедрении будет отменено.

Но лучше всего перестраховаться и поставить наклейку, чем ожидать выхода официальных регулирующих документов, так как голограмма уже сейчас сможет доказать, что запись настоящая и гражданин и вправду работал на предприятии или в компании на указанной должности.

Общие правила и образец с фото

Если же работодатель решит воспользоваться голограммой, то он должен следовать правилам :

• создать запись в трудовой книжке о приеме на работу;
• поставить подпись и печать работодателя;
• отклеить одну из голограмм из вкладыша, приложенного к трудовой книжке;
• разместить наклейку ниже записи, необходимо строго следить за ее положением, орел обязательно должен располагаться в правильной форме (не вверх ногами);
• нужно избегать морщинок и скатываний.

Но если во время процесса наклеивания возникли проблемы, то ничего не стоит предпринимать, так как отклеивание строго запрещено . Лучше, если голограмма будет нанесена неровно, чем сорвана. После этого процедура будет считаться законченной.

Голограмма может быть нанесена на:

• номер трудовой книжки;
• печать организации;
• подпись ответственного лица.

Главное условие – наклейка должна находиться строго на информации, которую требуется защитить. Также нельзя не только отклеивать голограмму, но даже пытаться переклеить ее, так как знак изготавливается из особо тонкого материала, что может привести не только к разрыву средства защиты, но и к порче самого документа.

Где можно получить

Голограммы не доступны в свободном доступе для граждан, даже Госзнак не дает разрешения на оформление заказа наклеек. Современные трудовые книжки уже имеют свой вкладыш, где можно найти голограммы. Количество наклеек строго ограничено – 6 штук, в соответствии с количеством страниц в документе. Так как трудовая книжка передается работодателю, то вместе с ней переходят и голограммы.

Если же гражданин обладает старой версией трудовой книжки, то он без проблем может получить ее обновленный вариант.

Как заполнить титульный лист в трудовой книжке? Ответ на вопрос — на данном видео.

В начале 2008 года сотрудники московского предприятия «Гознак» начали вкладывать в бланки трудовых книжек листок с шестью наклейками. Причем такой бонус был для приобретающих бланки работодателей абсолютно бесплатным. Кадровики же были несколько озадачены таким подарком. И правильно, что озадачены. Ведь закон ничего не знает об этих самоклеющихся голограммах. Итак, куда клеить голограмму в трудовой книжке?

Под голограммой подразумевают объемное изображение, полученное голографическим методом. Если верить историкам, в Великобритании голограммой подтверждали подлинность составленных королевой актов. «Гознак» же с 2008 года начал предлагать использование голограммы уже не представителям английской королевской семьи, а простым рабочим людям России.

Соблюдайте несколько простых правил:

1. Размещайте голограмму строго на месте защищаемого ею реквизита.
2. Наклейка не должна быть приклеена вверх ногами. Внимательно следите за расположением рисунка, иначе испортите документ.
3. Наличие складок при неаккуратном наклеивании также портит трудовую.

Как правильно сшивать документы в делопроизводстве ниткой – читайте

Переклеить голограмму не получится. Особенностью ее защиты является саморазрушение при отклеивании.

Если она наклеена неверно, придется оформлять сотруднику новую книжку.

Поскольку само наличие в трудовой книжке голограммы зависит от желания работодателя, конкретное место ее расположения также зависит от него.

Где взять голограмму для наклеивания?

В свободной продаже найти листок с голограммами не получится . Даже на самом «Гознаке» заказать его не выйдет.

Вкладыш с наклейками можно найти только в трудовых книжках, продаваемых с 2008 года. Данные наклейки вместе с самой трудовой книжкой переходят от одного работодателя к другому.

Как зарегистрировать товарный знак самостоятельно и какие документы для этого потребуются, вы можете узнать

Правомерность размещения голограмм

Поддержать эксперимент «Гознака» или нет – решает каждый работодатель сам для себя.

Отдельные кадровики считают, что голограмма не нужна совсем. Тем более теперь, когда эксперимент подошел к концу. Никаких изменений в Трудовом кодексе в результате эксперимента не произошло – о голограммах в трудовой там ни слова.

Более того, существует вероятность того, что рано или поздно в законе могут прописать запрет на использование голограмм. Тогда любая трудовая книжка с голограммой станет предметом лишних вопросов у работодателей и в ПФР. Особо осторожные кадровики просто хранят голограммы отдельно от трудовых книжек. Приклеить их, в случае чего, просто, и много времени это не займет.

Обычно нововведения в Трудовом кодексе происходят много позже, чем официально начинают действовать. На это и рассчитывало предприятие «Гознак» в своем эксперименте.

Но, как видим, на практике особой необходимости в наличии голограмм никто так и не увидел.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? Пошаговая инструкция содержится в следующем видео-уроке: