Как списать испорченные трудовые книжки. Вкладыши для трудовых книжек как списать

Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.

Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.

В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:

• в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
• в качестве расходов работодателя.

Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.

Трудовая книжка – актив организации

1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41

Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.

Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:

• товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
• реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
• работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.

2) Как материалы с использованием счета 10

В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.

Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

Обратите внимание: компании, применяющие , не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.

Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.

Примечание:

В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.

Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.

Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.

Проводки в бухгалтерском учете:

		Приобретенные формуляры учтены как МПЗ
		Отражён НДС, предъявленный продавцом бланков
		Формуляры приняты на хранение как БСО
		Стоимость оформленных бланков учтена в составе расходов
		Начислен НДС со стоимости выданных формуляров трудовых книжек (вкладышей)
		Списаны трудовые книжки (вкладыши), оформленные работникам
		Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу предприятия)

Если локальным актом организации установлено, что компенсация за формуляры труд. книжек и вкладышей к ним с работников не взимается или произошли чрезвычайные обстоятельства, вследствие которых работодатель обязан выдать бланки безвозмездно, списание производится следующими проводками:

Если бланк трудовой книжки (вкладыша) был испорчен кадровым сотрудником компании в процессе заполнения, в бухучете делаются следующие записи:

В ситуациях, когда плата за бланк с работника не взимается, предприятие не имеет права учитывать в составе расходов по налогу на прибыль ни стоимость формуляров, ни НДС, исчисленный с безвозмездной передачи бланка сотруднику.

Таким образом, возникает разница между налоговым и бухгалтерским учетом, которая отражается как постоянное налоговое обязательство:

Кроме того, если бланк был передан на безвозмездной основе, то его стоимость признается доходом работника в натуральной форме, и работодатель, как налоговый агент, обязан рассчитать и удержать (письмо Минфина от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367).

Примечание: существует иная точка зрения по данному вопросу, в соответствии с которой трудовая книжка, как личный документ, не может участвовать в гражданском обороте (такая норма применяется к паспорту, диплому об образовании и т. д.). Получается, что при оформлении бланка на имя работника работодатель право собственности утрачивает, а сотрудник его не приобретает.

При этом, поскольку работник не может купить бланк самостоятельно в обход работодателя, оценить полученную экономическую выгоду, которая могла бы быть признана доходом гражданина, в соответствии с НК РФ не представляется возможным. Следовательно, объекта обложения НДФЛ в данном случае не возникает.

Есть и более безопасный вариант: квалифицировать безвозмездную передачу труд. книжки работнику как дарение. Договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. При этом доход в виде подарка стоимостью до 4000 руб. в год НДФЛ не облагается.

Трудовая книжка – расход организации

В данном случае мнения Минфина отражены в следующих официальных разъяснениях:

• письмо от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305;
• письмо от 29.01.2008 № 07-05-06/18 (рекомендации аудиторским организациям),

согласно которым работодатель приобретает формуляры не для дальнейшей реализации, а выступает в качестве посредника между работником и продавцом бланков. Таким образом, право собственности на бланки у работодателя не возникает.

При этом предоставление трудовой книжки (вкладыша) сотруднику нельзя квалифицировать как оказание услуги.

Поэтому стоимость бланков предлагается сразу учитывать в составе прочих расходов, а компенсацию, полученную за формуляры от сотрудников, включать в прочие доходы.

Следовательно, в бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие записи:

		Формуляры приняты на забалансовый счет в качестве БСО
		Стоимость формуляров принята в качестве расходов
		Отражён НДС
		Списаны бланки, оформленные сотрудникам
		Отражена стоимость бланков, подлежащая возмещению сотрудниками компании
		Начислен НДС со стоимости выданных формуляров
		Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу организации)

Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.

Открытие расчетного счета в банке "Тинькофф" 6 месяцев бесплатно для новых ИП и малого бизнеса (ООО). Открытие за 1 день. Интеграция с онлайн бухгалтерией (автоматический расчет УСН, ЕНВД, страховых взносов). 6% на остаток по счету.

Открытие расчетного счета в банке "Точка" Бесплатное открытие расчётного счёта. 3 месяца бесплатного обслуживания. 7% годовых на остаток каждый месяц.

Открытие расчетного счета в банке "Восточный банк" 3 месяца бесплатно. Овердрафт сразу после открытия. Онлайн регистрация счета.

Открытие расчетного счета в банке "Открытие" Обслуживание 0 руб. в месяц. Онлайн регистрация.

Открытие расчетного счета в банке "ВТБ" Бесплатное открытие расчетного счета. Бесплатное обслуживание 3 месяца. Онлайн регистрация. Переводы и операции с наличными 0 руб.

Похожие записи
• Запись о награждении в трудовой книжке: образец

Стоимость испорченного вкладыша отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 10 – списана стоимость испорченного вкладыша;

Сумму порчи отнесите на виновное лицо:

Дебет 73 (76) Кредит 94 – отнесена сумма ущерба на виновное лицо.

Если виновные лица не установлены или причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, стоимость испорченного вкладыша учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. При этом сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94 – списана стоимость испорченного вкладыша.

При налогообложении прибыли стоимость испорченного имущества можно учесть в случае, если причиной порчи стали форс-мажорные обстоятельства, либо в случае, если ущерб возмещает виновное лицо.

При этом, если сумма ущербы взыскивается с виновного лица, у организации возникает внереализационный доход.

Сумму входного НДС, ранее принятого к вычету по утраченному вкладышу, нужно восстановить.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: нужно ли начислить НДС со стоимости материалов, списанных в результате порчи

Нет, не нужно.

НДС при передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг) для собственных нужд нужно начислить только при одновременном выполнении двух условий:

• имела место фактическая передача товаров (выполнение работ, оказание услуг) структурным подразделениям организации, в том числе обслуживающим производствам и хозяйствам или обособленным подразделениям (письма Минфина России от 16 июня 2005 г. № 03-04-11/132 и МНС России от 21 января 2003 г. № 03-1-08/204/26-В088);
• затраты на приобретение переданных товаров (работ, услуг) нельзя учесть в составе расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль .

При списании материалов в связи с их порчей передачи материальных ценностей структурным подразделениям, как правило, не происходит. Поэтому начислять при этом НДС не нужно.

Если же часть испорченных материалов организация передаст структурному подразделению для собственных нужд, то начислить НДС нужно будет только со стоимости испорченных материалов, не учтенных в составе налоговых расходов.

Если сотрудник возмещает только балансовую стоимость имущества, сделайте проводки:

Дебет 73 Кредит 94

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73

Если сотрудник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, сделайте проводки:

Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;

Дебет 73 Кредит 98
– отражена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– погашена задолженность по недостаче сотрудником.

По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности списывайте разницу пропорционально доле погашенной задолженности:

Дебет 98 Кредит 91-1
– включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.

Если недостача выявлена в отчетном году, но она относится к прошлым отчетным периодам, и при этом выявлено виновное лицо, учтите ее в составе доходов будущих периодов. Одновременно сумму недостачи отнесите на виновное лицо. В этом случае делайте такие проводки:

Дебет 94 Кредит 98
– отражена недостача, выявленная в отчетном году, но относящаяся к прошлым отчетным периодам;

Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача имущества на сотрудника.

По мере погашения сотрудником задолженности делайте проводку:

Дебет 98 Кредит 91-1
– включена в состав доходов недостача, погашенная сотрудником.

Бухучет: списание при отсутствии виновных лиц

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации. Сумму недостачи относите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:*

Дебет 91-2 Кредит 94
– списан убыток от недостачи имущества в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).

Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. При этом сделайте проводку:*

Дебет 91-2 Кредит 94
– списан убыток от недостачи имущества, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.

Если виновное лицо установлено и недостача взыскивается с него , то у организации возникает внереализационный доход ().* Если организация признает доходы по методу начисления, недостачу, которую возместил сотрудник, учтите при расчете налога на прибыль в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда (). Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через 10 дней после вынесения ().

Если организация применяет кассовый метод, сумму возмещения учтите в составе доходов в момент возмещения сотрудником ущерба (). Например, в день внесения денежных средств сотрудником в кассу организации.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества при расчете налога на прибыль учитывайте в составе внереализационных расходов. При этом факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить актом уполномоченного ведомства. Об этом сказано в пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ.

Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите также в составе внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Ее включайте в состав расходов в момент завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности. Так поступайте и в том случае, если организация признает расходы по методу начисления и если применяет кассовый метод. Это следует из пункта 1 статьи 272 и пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ. При этом, если организация применяет кассовый метод, недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (п. 3 ст. 273 НК РФ).*

Во всех случаях недостачи подакцизных товаров (кроме недостачи в пределах норм естественной убыли) момент ее обнаружения считается датой реализации в целях расчета акцизов (п. 4 ст. 195 НК РФ).

Вопрос о необходимости восстановления входного НДС по утраченному имуществу является неоднозначным .

Сергей Разгулин,

3. Ситуация: можно ли включить недостачу, выявленную при инвентаризации, в состав расходов при расчете налога на прибыль. Материальный ущерб из-за недостачи возмещает виновное лицо

Да, можно.

Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть недостачу в составе расходов, ее размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (). Документальным подтверждением расхода является сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы. Если указанные требования соблюдены, то сумму недостачи (по фактической себестоимости) можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).*

Такая позиция подтверждена письмами Минфина России от 27 августа 2014 г. № 03-03-06/1/42717 , от 17 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/245 .

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Ситуация: нужно ли восстановить входной НДС по имуществу, утраченному в результате хищения (пожара, порчи и т. п.). Недостача выявлена при проведении инвентаризации

Да, нужно.

Входной НДС по имуществу, утраченному при хищении (если виновные лица не установлены), пожаре, порче и т. п., нужно восстановить. Это связано с тем, что такое имущество не было использовано организацией в облагаемых НДС операциях. А вычет НДС возможен только по имуществу, которое используется в облагаемых НДС операциях (). Восстановить налог нужно в том квартале, в котором недостающее имущество списывается с учета

Одна из обязанностей работодателей по отношению к сотрудникам – правильное ведение и заполнение трудовых книжек. От этого зависит дальнейший расчет стажа и пенсии, поэтому к оформлению данной документации предъявляют строгие требования, которые нужно соблюдать. Книжка – многостраничный документ с несколькими разделами. Хранится она у работодателя. Существует также особый порядок, касающийся учета книжек. Однако сотрудники, ответственные за работу с этими документами, иногда могут допускать ошибки, поскольку от них никто не застрахован даже при самом ответственном подходе. В этом случае испорченный бланк нужно будет уничтожить, и эта операция требует документального заверения с составлением соответствующего акта. Чтобы его оформить, можно использовать наш образец акта на списание трудовых книжек.

Общие особенности

По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.

Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель.

Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.

Оформление списания

Ситуации, в которых по каким-то причинам может потребоваться списание книжек, достаточно редки, но иногда всё же возникают. Четкого регламента по этому поводу нет, однако сделать всё равно придется, чтобы не столкнуться с негативными последствиями в будущем.

Причиной для списания может быть порча самой книжки и ее бланка либо вкладыша. При этом обстоятельства могут быть очень разными – начиная от ошибки кадрового сотрудника и заканчивая стихийным бедствием. Например, пожаром в помещениях, где хранили книжки. В любом случае, нужно выполнить все необходимые действия и проводки по списанию трудовых книжек.

ИНФОРМАЦИЯ

При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую их следует списать с забалансового счета – Кт 006.

Есть определенный порядок, указывающий, как именно должно проводиться списание.

Учитывая статус рассматриваемых документов, необходимо предварительно созвать специальную комиссию, которая подтвердит, что книжки действительно необходимо списать, а также проконтролирует этот процесс. При этом учтите что:

• состав комиссии не предусмотрен законодательно, поэтому организация вправе самостоятельно принимать решение по данному вопросу: для определения лиц, которые будут участвовать в комиссии, можно использовать локальные акты в качестве основания либо отдельно издать соответствующий приказ;
• комиссия проводит инвентаризацию документов, а также присутствует непосредственно во время их уничтожения;
• после окончания всех действий заполняют акт, подтверждающий эту процедуру. Можно использовать произвольную форму.

Утверждаю Генеральный директор ООО «Гуру» Краснов В.В. Краснов (подпись) 01.10.2018 (дата утверждения) о списании трудовых книжек Составлен комиссией, назначенной приказом генерального директора ООО «Гуру» от 27.09.2018 № 032, в составе: · председателя комиссии – начальника отдела кадров И.Ю. Сидорова; · членов комиссии – начальника юридического отдела Н.Т. Марфиной; · специалиста отдела кадров – И.Н. Зотова. Настоящий Акт свидетельствует о том, что указанной комиссией в соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», 01.10.2018 были списаны и уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки: · трудовой книжки – 1 (один) бланк (серия ТК-V № 123784); · вкладыша в трудовую книжку – 1 (один) бланк (серия AT ВТ № 441177). Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении. Подписи членов комиссии: Председатель комиссии Сидорова Ю.И. Сидорова (подпись) Члены комиссии: Марфина Н.Т. Марфина (подпись) Зотов И.Н. Зотов (подпись)

Для того чтобы уничтожить книжки, обычно используют специальный аппарат, который измельчает бумаги – так называемый шредер. Однако нет какого-то закона, обязывающего организацию в обязательном порядке иметь такую технику, поэтому при ее отсутствии можно воспользоваться другими вариантами. Допустимо:

• сожжение бумаг в специально отведенном месте;
• измельчение их ножницами вручную.

Также можно воспользоваться услугами специальных фирм, которые готовы уничтожить большие объемы документов.

Существует масса обязательств руководителя, связанных с книжками работников. Работа с данными документами является очень ответственным делом, так как именно трудовая дает право гражданину получать хорошую пенсию, насчитывая определенный стаж. Исходя из этого, ведение подобных бланков имеет правила и инструкции, нарушение которых может привести к серьезным последствиям. Например, это может повлечь за собой уничтожение трудовых книжек сотрудников.

Трудовые книжки нового образца

В России книжки для работников предприятий ввели довольно давно. Но новые, видоизмененные, появились с 2004 года. Главным отличием этих книжек является стандарт, позволяющий защитить документы от фальсификации:

• водяной знак,
• ворсинки (ультрафиолет),
• химическая защита,
• магнитные характеристики,
• переплет нитью специального назначения.

Все это – обязательное и неотъемлемое условие для документа, содержащего сведения о работнике и его деятельности.

Ранее трудовые можно было приобрести почти в любой торговой точке. Сейчас закон установил правила, по которым определяется небольшое количество организаций, уполномоченных на распространение. К тому же теперь трудовые ведутся исключительно работодателями на всех сотрудников, которые трудятся в компании больше 5 дней. Исключением является:

• если специалист работает по совместительству,
• если руководитель – физическое лицо (не ИП).

Еще одна отличительная черта старых трудовых от новых – это совмещение двух разворотов о поощрениях в один раздел «сведения о награждениях».

Как приобрести трудовую книжку

Современные книжки и вкладыши в них для сотрудников компания закупает в определенных местах. Таковыми заведуют:

• юридические лица,

Нужно отметить, что требования для них прописываются официальными изготовителями. В обязанности компаний входят:

• охранная функция,
• транспортировка,
• учет,
• складирование.

Законные распространители должны продавать бланки и вкладыши государственного образца исключительно работодателям. Для оптовой покупки заранее отправляется заявительное письмо от покупателя в данную организацию и составляется договорное соглашение, где прописывается цена.

Когда человек приходит в первый раз устраиваться на работу, работодатель оформляет на него новый бланк трудовой за семь дней. При этом с данного сотрудника по закону вычитается сумма, потраченная на закупку документа. Есть случаи, когда руководитель самостоятельно покрывает расходы на книжку:

• массовое уничтожение,
• порча бланка.

В первом случае уничтожение трудовых может произойти по различным причинам (в том числе природные катаклизмы). Во втором причина – это неправильное заполнение первичных данных при оформлении самой книжки.

Основные правила и ответственность за их нарушение

Записи в трудовых осуществляются на русском языке – это одно из основных правил. Все книжки сотрудников компании находятся у руководителя или ответственного лица. Существует определенная административная ответственность за невыполнение или нарушение каких-либо правил, касающихся трудовых:

• ведение,
• хранение,
• учет,
• выдача.

Выдача самой книжки сотруднику, работающему в компании, по его просьбе запрещена. Исключением является ситуация, когда специалисту нужно предъявить рабочую книжку в фонд пенсионного страхования. Законодательством предписано, что до расторжения трудового договора всю ответственность за трудовую несет руководитель, а значит, и в этом случае тоже. В других случаях работнику необходимо написать заявление на выдачу копии документа, на что работодателю отводится три дня. Копируется каждая заполненная страница трудовой, а затем утверждается печатью, подписью. Также на последнем листе фиксируется, что сотрудник по сей день работает в организации.

Работодатель может не отдать книжку при увольнении только в двух ситуациях:

• сотрудник изъявляет нежелание забрать свой рабочий документ,
• сотрудник просто не явился за рабочим документом.

По своему усмотрению начальник не имеет никакого права задерживать трудовую работника у себя. Если же это произошло, то владельцу необходимо обратиться в соответствующую инстанцию по охране труда или же в суд. Стоит заметить, что каждое дело имеет свой срок давности, который гражданин должен знать, подавая исковое заявление. В результате проверок вышестоящих инстанций компания может понести огромные убытки в виде штрафных санкций. Говоря о судебных разбирательствах, организация в случае проигрыша должна будет выплатить определенную сумму за вред морального и материального характера.

Книжки работников, которые не были получены при увольнении по определенным причинам, в том числе в связи со смертью, находятся в организации. По требованию их отдают родственникам. Но существуют соответствующие сроки по хранению трудовых, если они не были востребованы, – пятьдесят лет.

Законом установлена и уголовная ответственность, связанная с трудовыми книжками. Сюда входят случаи, когда эти документы были использованы с целью причинить вред владельцу или другим гражданам. Также ответственности подвергаются лица, которые вписывают незаконную информацию, заранее зная об этом.

Учет трудовых книжек в организации

Каждый бланк и вкладыш трудовой, находящийся в компании, учитывается с особой строгостью. Для этого в организации существуют два определенных документа. Это книги:

• по приходу и расходу,
• по учету движения.

Для ведения данных книг тоже имеются свои правила:

• нумерация страниц,
• шнуровка,
• утверждение подписью, печатью,
• пломбирование.

В первый учетный документ вносится информация о получении и расходовании книжек и вкладышей в них. Также в обязательном порядке сюда вносится номерной знак, серия.

Учет по движению рабочих документов происходит так:

• ведется регистрация книжек сотрудников (при приеме),
• ведется регистрация новых оформленных книжек.

Когда специалист увольняется из компании, ему дают расписаться в личном деле и в документе, учитывающем движения трудовых. В связи с окончанием месяца, сотрудник, который осуществляет работу с книжками, должен отчитаться в бухгалтерию о количестве бланков и вкладышей.

Самые грубые нарушения при заполнении трудовой – это ошибки, сделанные на первом листе. Если лицо, которое заполняет бланк, зафиксировало ошибочную запись при оформлении новой книжки, то данный документ будет считаться испорченным. Соответственно, такого рода документацию следует утилизировать. Существуют исключения, когда руководители организаций могут пренебречь правилами. Когда сотрудник проработал в компании много времени, а неверные данные заметили достаточно поздно, то ошибка полностью зачеркивается и пишутся правильные сведения. Стоит заметить, что такой способ исправления является довольно спорным.

После того, как бланк трудовой был испорчен, его необходимо списать и уничтожить. Сама процедура уничтожения трудовой книжки происходит в соответствии с существующими правилами.

Сначала сотрудник, ответственный за данные действия, вместе с комиссией составляет акт, где прописываются основные аспекты:

• название организации,
• число,
• заголовок,
• запись о списании бланка,
• запись принятия решения об уничтожении.

Помимо этого, в документе необходимо оставить место для утверждения его работодателем, а также других лиц.

В одном акте может быть прописано списание нескольких непригодных бланков. Для этого нужно написать номер и серию каждого из них. Так как форма составления подобного документа является произвольной, то на усмотрение должностного лица могут быть указаны:

• город, где находится организация,
• причины списания,
• способ уничтожения бланков и вкладышей (сжигание или измельчение в специальном приборе).

В акт вклеиваются предварительно вырезанные данные трудовых – серия и номер. В дальнейшем составленный акт подшивается в отдельную папку, где хранится длительное время. После того, как неверный бланк списан, сотруднику выдается новый и оформляется по закону без ошибок. Сам же испорченный бланк уничтожается.

Способы уничтожения испорченных бланков

К современным способам относятся шредирование – измельчение с помощью шредера (специальной машины). После проведения процедуры остатки отправляются на целлюлозный комбинат. Поскольку приобретать такую аппаратуру для небольших организаций может быть накладно, чаще всего прибегают к услугам специальных компаний. Измельчение можно проводить на мобильном шредере, который привозят непосредственно в организацию.

вопрос: как поступать если трудовая книжка(новая) испорчена при оформлении? как ее списать?

Ответ

Ответ на вопрос:

Если трудовая книжка испорчена, то ее нужно списать как бланк строгой отчетности.

Наименование организации

ПРИКАЗ № 65
о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов, а также последующего уничтожения документов

г. Москва 15.02.2011

В связи с ___________________________________, а также уничтожения испорченных бланков строгой отчетности

ПРИКАЗЫВАЮ:

Председатель комиссии: руководитель архива А.В. Дежнева ;
- члены комиссии: бухгалтер В.Н. Зайцева , секретарь Е.В. Иванова .

2. Комиссии провести экспертизу ценности документов ЗАО «Альфа» (далее - экспертиза).

3. Экспертизу провести в срок до 1 марта 2011 года, по завершении экспертизы представленных документов произвести уничтожение следующих бланков :

- удостоверения сотрудников в количестве ___________________ штук;

- бланк письма ____________ в количестве _________________ штук ;

- испорченных бланков трудовых книжек в количестве ________________штук;

……. .

4. Руководителю архива А.В. Дежневой и бухгалтеру В.Н. Зайцевой организовать методическую подготовку проведения экспертизы.

Мы рекомендуем почитать о том, как выдать работнику трудовую книжку материал по этой ссылке.

5. Сотрудникам структурных подразделений, ответственным за подготовку документов к передаче в архив организации, представить комиссии документы своего подразделения, в том числе и все подлежащие уничтожению документы.

6. Секретарю Е.В. Ивановой оформить результаты экспертизы протоколом и представить протокол в срок до 2 марта 2011 года, по факту уничтожения бланков (п. 3. Приказа) оформить Акт по форме 0504816

7. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор				А.В. Львов
С приказом ознакомлены:
Руководитель архива				А.В. Дежнева
15.02.2011
Бухгалтер				В.Н. Зайцева
15.02.2011
Секретарь				Е.В. Иванова
15.02.2011

1. Сформируйте комиссию . Для этого можно использовать прилагаемый приказ или приказ , подготовленный в произвольной форме :
2. По результатам работы комиссии создайте Акт, в котором отразите все подлежащие уничтожению документы, уничтожение документов произведите любым способом из описанных в п. 1. Приложения к ответу. По факту уничтожения в акте произведите соответствующие отметки, подпишите акт. Подписанный членами комиссии акт передайте на утверждение руководителю организации

Утверждаю

АКТ №

Дебет счета

Кредит счета

Комиссия в составе

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

в том, что за период с “

”

20

г. по “

”

20

г.

подлежат списанию:

Бланк строгой отчетности		Причина списания	Дата уничтожения (сжигания)
Номер	серия
1	2	3	4

Члены комиссии:
	(должность)		(подпись)		(расшифровка подписи)
	(должность)		(подпись)		(расшифровка подписи)
	(должность)		(подпись)		(расшифровка подписи)
	(должность)		(подпись)		(расшифровка подписи)

“

”

20

г.

Подробности в материалах Системы:

1.Ответ: Как выявлять и уничтожать устаревшие документы.

Выявление документов с истекшим сроком хранения

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, ( Правил, одобренных ).

В ходе проведения экспертизы комиссия , в том числе с истекшими сроками хранения, и по итогам отбора составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению ( Правил, одобренных ). акта приведена в , одобренных

В акт комиссия включит все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2007 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2011 года ( Правил, одобренных ).

Требования к уничтожению документов

Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Внимание: не выбрасывайте документы без предварительного измельчения. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников. За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, ().

Способы уничтожения документов

Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение. Документы с истекшим сроком хранения организация может уничтожить собственными силами или с привлечением специализированной организации.

Уничтожить своими силами документы на бумаге организация может одним из следующих способов:
- порвать вручную;
- измельчить в шредере;
- сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).
Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей ( ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного ).

Факт уничтожения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) оформите отдельным актом в .

В случае уничтожения документов в специализированной организации передачу дел оформите приемо-сдаточной накладной. В ней укажите дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию проводите под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов организации. Такой порядок установлен Правил, одобренных

Вопрос из практики: как уничтожить испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее

Испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее нужно уничтожить с . Такой порядок установлен в Правил, утвержденных .

При этом конкретный способ уничтожения бланков законодательством не определен. Таким образом, организация вправе воспользоваться любым доступным ей . Например, она может сжечь испорченные бланки (с соблюдением требований пожарной безопасности) или измельчить их в шредере.

Совет: к акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) можно приложить их подлинные номера. Для этого вырежьте номера из бланков перед их уничтожением и вклейте в акт. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

Иван Шкловец ,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 года
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.