Архивная опись образец заполнения. Опись документов — составляем образец

Деятельность любой организации тесно связана с ведением документации, которая включает входящую корреспонденцию, кадровый учет, договорные отношения, отчеты в различные государственные органы. Все эти документы требуют тщательной и качественной оптимизации.

Немного про опись документов — для чего она нужна?

Опись помогает систематизировать имеющуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск нужных документов.

Выделяют различные виды описи дел в зависимости от назначения:

• Описи дел постоянного хранения. Основным их назначением является раскрытие состава дел и их содержания.
• Описи дел временного хранения. Содержат список документов дел временного хранения (т. е. дела со сроком хранения не более 10 лет).
• Перечни документов, характерных для специфических организаций (правоохранительных, судебных органов и т. д.)
• Описи дел личного состава.

Кадровая и бухгалтерская документация подлежит обязательному учету, так как эти документы направляются в государственные органы или архив. Для некоторых документов предусмотрен обязательный срок хранения. К примеру, личные дела сотрудников хранятся в течение 75 лет, фотографии и видеоматериалы - 5 лет.

Опись дел является не только важнейшим элементом качественного делопроизводства в любой организации, но и, в некоторых случаях, обязательным. Например, трудовая инспекция при проверке может потребовать определенные кадровые документы, которые по закону должны находиться у работодателя.

Так, в течение 75 лет должно храниться в архиве предприятия или в Государственном архиве согласие на обработку персональных данных. Непредставление этих документов грозит наложением ответственности в виде крупного штрафа.

Для внутреннего пользования юридическими лицами и особенности описи

Предприятия различной организационно-правовой формы также активно используют описи дел в своей деятельности. В частности, для регистрации входящей корреспонденции, для систематизации первичных документов, составления реестров договоров, для оптимизации личных дел и кадровой документации. Поступающие документы могут систематизироваться по хронологии или номинально (т. е. по видам дел).

В каждой организации необходимо вести отдельные формы регистрации:

• входящей и исходящей документации (письма, требования, просьбы);
• кадровых документов (распоряжения, приказы);
• различных протоколов (протоколы собраний учредителей, совета директоров, протоколы собраний работников, совещаний);
• приказов и распоряжений в рамках основной деятельности предприятия;
• лицензий и сертификатов.

Необходимым элементом деятельности фирмы является ведение описей личных дел сотрудников и уволенных работников.

Состав личного дела определяется внутренними нормативными актами предприятия. Оптимальный состав должен включать:

• копии паспорта;
• копии дипломов, свидетельств о повышении квалификации;
• копии ИНН, пенсионного удостоверения;
• справки о наличии судимости;
• копии медкнижки;
• приказ о назначении на должность;
• копии трудовой книжки;
• трудовой договор;
• копии должностной инструкции.

Для описи личного дела уволенного работника данный перечень дополняется копией приказа об увольнении. На каждого сотрудника заводится отдельное дело, которое впоследствии прошивается и сдается в архив организации.

При передаче документов в архив

Часть производственной документации спустя определенное время должна передаваться в архив. В архив организации обычно сдаются дела со сроком хранения более 10 лет. Согласно законодательству, по истечении 3-х лет с момента завершения дел в делопроизводстве предприятия они должны передаваться в архив.

Порядок подготовки и сдачи документации в архив:

Нумерация страниц дела

Номер страницы проставляется в правом верхнем углу простым графитным карандашом. Листы форматов А3 и А2 прошиваются за один край и нумеруются как 1 лист, затем сворачивается. На лист, подшитый за середину, ставятся два порядковых номера. Фотографии, иллюстрации нумеруются по обратной стороне.

Подшивка и прошивка томов, частей

Максимальный объем дела - 250 страниц, при превышении указанного количества, необходимо начать новый том или часть. Прошивается в четыре прокола для надежного закрепления листов разного формата.

Оформление обложки

Полное наименование организации, порядковый индекс части или тома, наименование дела и срок хранения.

Оформление листа-заверителя дела

Вкладывается после последнего документа.

Составление описи

Составляется сам документ

Окончательный переплет дела

Переплетается в твердую картонную обложку, на первый лист дела накладывается 10-сантиметровый кусок картона, через который и прошивается дело. Это необходимо для предохранения ниток от истирания.

При необходимости составляется внутренняя опись частей и томов дела, которая вкладывается в самом начале. При составлении сдаточной описи необходимо указать:

• номер, присваиваемый каждому делу;
• индекс тома или части;
• заголовки каждого тома или части;
• количество листов в каждом томе;
• необходимый срок хранения.

В случае ликвидации предприятия, в архив передаются личные данные работников: карточки, дела и невостребованные трудовые книжки.

Для направления в государственные органы

Составление описи это обязательное требование при отправке документов в различные государственные и муниципальные структуры. Опись должна быть заверена подписью и печатью организации-составителя.

Документы включаются в опись согласно стандартной структуре, которая предусматривает:

• фирменное наименование организации;
• номер описи;
• заголовок;
• пронумерованный список документов и количество листов;
• суммарное количество документов.

Подробный перечень предоставляемых документов необходимо указать при отправлении документации в налоговые и пенсионные органы, ФСС (Фонд социального страхования), органы статистики. Составление перечня документов необходимо и при направлении документов в суд и всем участникам по конкретному делу. Законодательством не устанавливается специфических требований к этому виду описи.

Для передачи документов в налоговую существует унифицированная форма описи и под каждый запрос и заявление предусмотрен определенный перечень документов.

Подача заявлений в правоохранительные органы так же должна сопровождаться составлением подробной описи, особенно если заявление содержит какие-то вложения, доказательства или оправдательные данные.

Для передачи другой организации

Многие крупные организации при заключении договоров с контрагентами требуют полный пакет необходимых документов вместе с их описью. Такой пакет документации может быть отправлен почтой, передан курьерской службе или нарочно, и существует вероятность утери части передаваемых бумаг. Чтобы избежать недоразумений и неблагоприятных последствий, рекомендуется составлять описи с подписью уполномоченного должностного лица.

Опись для передачи документации другой организации составить очень просто. Для этого необходимо указать наименование организации-отправителя, пронумеровать все вложения и указать количество листов. Таким образом, вы можете избежать необоснованных претензий и обвинений в непредставлении нужной документации и сокрытии сведений.

Заключение

Опись дел широко используется во внутренней деятельности организаций:

• для учета корреспонденции, ведения личных дел сотрудников, учета и оптимизации учредительных документов, договоров;
• правила составления перечней дел постоянного и временного хранения разрабатываются и утверждаются организацией самостоятельно;
• при ликвидации в архив передаются только личные дела сотрудников;
• по истечении установленного времени, дела должны передаваться в архив организации;
• в отдельных нормативно закрепленных случаях составление подробных перечней является обязательным: для направления бумаг в ИФНС (Инспекция Федеральной налоговой службы), Росстат (Федеральная служба государственной статистики), ФСС, правоохранительные и судебные органы;
• при проведении проверки трудовой инспекцией, отсутствие необходимых документов повлечет неблагоприятные последствия для организации;
• описание дел помогает систематизировать документацию, обеспечить удобный и оперативный поиск необходимых бумаг.

Вконтакте

Термин «опись» хорошо знаком не только офисным работникам, но и специалистам других отраслей и структур. Он часто встречается как в бумагах специального назначения, так и в сопроводительных документах.

Организация работы в архиве

После того как документы выполнят свою основную миссию, они становятся практически ненужными в настоящий момент. Часть из них уничтожается, а остальные отправляются в специальные хранилища, которые называются архивами. Здесь документы обрабатываются, систематизируются и определяются на хранение в заранее отведенные для этого помещения. Этот этап считается последним в делопроизводстве. Все материалы комплектуются по срокам хранения, и составляется отдельно опись документов временного и постоянного хранения, а также дел по личному составу. Каждое предприятие (организация) по окончании года собирает служебную документацию для передачи в архив. Этими вопросами обычно занимаются архивариусы. Если же в компании нет такой единицы, то работу выполняют специалисты отдела кадров под руководством служащих архива. Они составляют описи передаваемых бумаг по отдельным подразделениям, на основании которых формируется сводная опись документов по предприятию.

Комплект документов для работы

Иногда для решения конкретного вопроса гражданин или организация обязаны представить не один, а несколько официальных документов. Взять, к примеру, ситуацию, когда для строительства объекта объявлен конкурс между участниками на право заключения Каждый претендент должен предоставить комиссии документацию самого разного характера: разрешительные бумаги на ведение строительной деятельности, учредительные и иные документы. Все это собирается в единый пакет и передается на рассмотрение членам комиссии. Внутри него обязательно должна находиться опись документов, в которой перечислено все, что направлено от лица конкретной организации. Это своего рода список или ведомость. Такая бумага обычно составляется по определенному образцу. Все предельно просто. В верхней части листа по центру пишется название «Опись документов». Чуть ниже разъясняется, куда и от какой организации они предоставлены. Затем идет таблица, состоящая из четырех столбцов:

1. Номер по порядку.
2. Наименование документа.
3. Страницы в документе с__ и по__.
4. Количество страниц в документе

Заканчивается таблица сводной строкой, в которой указывается общее количество страниц в передаваемом комплекте. Это позволяет предотвратить утерю или возможную подмену бумаг, предоставленных на рассмотрение.

Оформление дел

При правильном ведении делопроизводства все документы на предприятии в конце года обрабатываются и группируются в дела. Комплектация производится в соответствии с утвержденной номенклатурой, а также с учетом общепринятых правил:

1. Документы формируются за один календарный год. В виде исключения в случае наличия деловых бумаг переходящего характера возможно объединение в одном деле служебной документации за несколько лет.
2. Размещение бумаг производится сверху вниз.
3. Все листы обязательно нумеруются. Это делается для обеспечения целостности информации в процессе хранения. Нумерацию следует производить простым карандашом в верхнем правом углу.
4. При необходимости составляется внутренняя опись документов за подписью специалиста, который ее составил.
5. Бумаги прошиваются.
6. Составляется лист-заверитель.
7. Для каждого дела оформляется обложка установленного образца. На ней указывается полное наименование предприятия и конкретного подразделения. Далее идет специальный цифровой индекс, соответствующий номенклатуре. После этого указываются даты заведения и окончания дела. А в самом низу помечается срок хранения.

Почтовое отправление

При отправке некоторых посылок, бандеролей или ценных писем вместе с содержимым отправляется опись документов. Бланк ее можно взять в любом отделении связи. Он выполняется по форме № 107 и представляет собой своего рода документ, в котором содержится подробная информация о количестве и ценности содержимого. Вопрос цены решает сам отправитель. Если он считает, что какой-либо документ не представляет особой ценности, то в соответствующей графе бланка ставится прочерк. Опись вкладывается в конверт или упаковку непосредственно на почте. Работник отделения проверяет правильность оформления и заверяет бланк печатью. Опись положено составлять в двух экземплярах. Один отправляется вместе с документами, а другой обязательно остается у владельца посылки. Это делается для того, чтобы в случае возникновения конфликтной ситуации была возможность подтвердить каждую единицу вложения. После этого конверт (посылка или бандероль) опечатывается и отправляется адресату.

Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения. По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома. Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи. Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами.

Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про находится по ссылке). Это:

• дела со сроком хранение более 10 лет;
• дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.

Внутренняя опись: общая информация

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том.

Форма описи документов приведена в (Приложение №27). Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной. При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя.

Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д. Вся справочная информация содержится на титульном листе дела.

В целом таблица не сложная:

(картинки кликабельны)

• № п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);
• регистрационный индекс документа – ,
• дата есть дата;
• заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;
• номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
• примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.

Под таблицей указывается общее количество документов в деле. Обратите внимание: не листов, не страниц, а именно документов. Если весь том занимает один многостраничный документ, то так и пишем:

Особенности оформления внутренней описи

В зависимости от того, как скомпонованы документы в деле, их номера во второй графе описи могут идти последовательно или нет. Приказы по основной деятельности, например, пойдут последовательно:

А вот трудовые договоры уволенных работников компонуются по алфавиту. Тогда их регистрационные номера вносятся во внутреннюю опись в том порядке, в каком договоры сшиты в томе. Фамилии же можно перечислить в графе «Заголовок документа», предварительно изменив ее название, потому что заголовков у трудовых договоров нет:

А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено.

Подготовка описи дел, документов - процедура непростая и доставляет немало хлопот секретарям и специалистам ДОУ, которые отвечают за передачу документов в архив. Каковы общие принципы и правила составления описей, рассказывает к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

Термин «опись дел» употребляется чаще всего как родовое понятие. На практике различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и др.), а также для дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи строятся по единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел:

• постоянного хранения;
• временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации, но чаще на документы по срокам хранения свыше 10 лет);
• по личному составу.

В качестве примера рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения .

Опись состоит из: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляются еще в организациях. Но и в архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Работа по составлению описи складывается из следующих этапов:

• описания дел;
• организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и систематизации дел фонда);
• оставления собственно описи документов;
• составления справочного аппарата и оформления описи.

В зависимости от объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена на:

• все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
• дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;
• дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей.

Запомните, количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

В действующих организациях чаще всего описи на дела постоянного хранения составляются в двух вариантах.

Первый вариант предусматривает составление описи в каждой структурной части. Опись составляется на документы этой структурной части за данный год, нумерация дел - самостоятельная.

Описи заверяются составителями и подписываются руководителями отделов. В канцелярии, куда передаются эти описи, они объединяются в годовой раздел единой сводной описи всего учреждения.

Второй вариант предполагает, что каждая структурная часть учреждения составляют отдельную опись своих дел и документов за все годы. Общая валовая нумерация дел дается за все годы в пределах структурной части.

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации. Каждому делу присваивается порядковый номер, графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описи дел и документов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. На утверждение ЭПК в архивные учреждения представляется два экземпляра описи только государственными или муниципальными организациями.

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Собственно опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о каждой единице хранения, и состоит из следующих элементов:

• порядковый номер;
• делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре дел);
• заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;
• крайние даты документов в деле (число, месяц, год);
• количество листов в деле;
• примечания.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 - «Порядковый номер» - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении в количественном составе дел описи делается соответствующая запись в конце описи (в «Итоговой записи»).

Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве (индекс дела по номенклатуре дел). Он может послужить дополнительным средством поиска в архиве.

Графа 3 - «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

Заголовки дел располагаются в собственно описи в соответствии со схемой классификации дел внутри архивного фонда. Например, в организации выбрана для классификации дел внутри архивного фонда хронологически-структурная схема, в соответствии с которой и будут вноситься описательные статьи (в первую очередь заголовки дел) в опись. Хронологически - структурная схема является самой распространенной, и означает расположение дел сначала по годам, а в рамках каждого года – по структурным подразделениям.

В том случае, если два однородных заголовка идут один за одним, но их отличает № тома, № части или другие сведения, то вместо второго заголовка Вы пишете «То же» с указанием тома или части. В настоящее время, когда описи составляются с помощью компьютера, заголовок повторяется полностью, а слова «То же » не пишутся.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотаций располагается с красной строки.

Графа 4 - «Крайние даты» - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца можно писать прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

Графа 5 - «Количество листов» - дает представление об объеме единицы хранения.

Графа 6 - «Примечание» может содержать сведения о выбытии дел, их сканировании, наличии в делах копий документов, о наличии особо ценных документов и др.

Итоговая запись делается в конце собственно описи (после описательных статей), в ней указывается собственно количество единиц хранения (числом и прописью); первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Например:

Лист-заверитель содержит заверительную надпись, где указывается (числом и прописью) сколько листов описи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности физического состояния листов описи. Помещается он в конце дела с описью на отдельном листе-бланке.

Например:

Опись дел временного (как правило, свыше 10 лет) хранения составляется по аналогичной методике, с той лишь разницей, что в ней после графы «Крайние даты» идет графа «Срок хранения» .

Свою специфику имеет методика составления описей дел по личному составу, которая будет рассмотрена отдельно.

Бурова Е.М.

к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

Опись вложения. Пример, шаблон, образец, бланк. Отправка документов заказным письмом. Советы, рекомендации

Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)

Отправка документов почтой с описью вложения

Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

• Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
• Если такая форма переписки определена договором.
• Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.

Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, ‘Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован’. Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: ‘Оригинал заявки с подписью’ или ‘Жалоба с подписью, заверенной нотариально’, а не так ‘Заявка’, ‘Жалоба’. Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ.

Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

Пример описи вложения

Опись

Вложения в ценное письмо

Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1

На имя Генеральному директору ООО ‘Торф и грунт А’ Иванову М. Е.

Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.

Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.

Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте. Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали). Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату. Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Добрый день! Подскажите, если в описи отправки претензии стоит наименование документа и упоминание, что каждый лист подписан отправителем, то исчезает вероятность подмены листов претензии у получателя? Читать ответ…

Еще статьи

Как оформить расписку о передаче документов. Пример, шаблон…
Как правильно оформить расписку при передаче документов. Пример, шаблон, образец…

Советы по составлению деловых текстов. Особенности, образцы….
Особенности написания официальных и деловых документов. Примеры текстов в формал…

Жалуемся. Жалоба, претензия. Куда, кому, как. Правильно составить, нап…
Жалоба. Как составить и подать жалобу, чтобы получить нужный результат? Как прав…

Как выглядеть на работе? Что носить, одевать, надеть в офис? Одежда дл…
Одежда для карьеры. Как правильно выглядеть, чтобы Вас уважали и любили в офисе …

Расскажите о деловом стиле языка, применяемом в документах…
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе…

Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение….
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий.

Опись документов

Шаблон для адаптации….

Объяснительная записка об опоздании на работу…
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю…

Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек…
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием….

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие. Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами. Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.

Данный вид документа имеет юридическую силу.

Опись документов: правила использования и оформления

Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации. В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ. В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:

• название документа;
• текущая дата составления документа;
• место составления документа;
• полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации;
• наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением данного документа;
• полное название предприятия, которому адресован документ;
• наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован документ;
• перечень документов, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому;
• присвоенные регистрационные номера перечисленных документов;
• подписи ответственных лиц (передавшего и получившего документ);
• оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.

Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале. Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах. Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери.

Т.к. документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах. Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации.

Как составить опись документов для передачи в другое предприятие

Опись документов для налоговой – это документ, который составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к документам, указанным в нем. Налоговая служба имеет полное право потребовать у налогоплательщика определенный пакет документов с целью проверки начисления им налоговой базы по всем или отдельному виду налогов. Как правило, требуются документы за определенный период времени, о чем обязательно должно быть указано в запросе.

Унифицированной формы описи не существует, она составляется на фирменном бланке налогоплательщика или стандартном листе. В правом верхнем углу указывается, куда и на имя кого направляются документы, сопровождаемые описью. Как правило, опись направляется на имя руководителя налоговой службы соответствующего региона.

Опись документов используется совместно с описью вложения в письмо, если документы высылаются по почте. В этом случае опись документов дополнительно детализирует состав передаваемых документов, в то время как опись вложения содержит обобщенный список.

В левом углу проставляется дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика. Основной текст документа рекомендуется начинать со слов «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов….». В основном тексте необходимо указать номер и дату запроса, полученного от налоговой службы, к исчислению налоговой базы по какому именно налогу имеют отношение направляемые документы, а также за какой отчетный период они направляются.

В перечне документов, напротив каждого из них указываются количество листов и экземпляров документа, проставляется отметка о том оригинал это или копия, а также отмечается есть ли на них печать. Опись подписывается руководителем организации налогоплательщика. Стоит отметить, что после получения документов сотрудником налоговой службы нелишним будет попросить расписку, подтверждающую его, заверенную подписью и печатью. За непредставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф согласно п.1 ст. 126 Налогового кодекса РФ.