Отправка отчета сзв м. Как подготовить и сдать отчет сзв-м

Кто сдает СЗВ-М 2016 — вопрос, который стал часто возникать в крупных организациях, имеющих и полноценный отдел кадров, и бухгалтера, начисляющего взносы в ПФР и сдающего отчеты во все инстанции. Попробуем разобраться, кому же удобнее сформировать единый отчет по сотрудникам предприятия.

Отчет СЗВ-М кто должен сдавать — отдел кадров или бухгалтерия?

Если в штате предприятия есть только бухгалтер в единственном лице, занимающий позиции и финансового работника, и кадрового, то вопрос «Кто сдает СЗВ-М ?», конечно, не возникнет. Этот бухгалтер и будет формировать данную отчетность.

Причем если на фирме менее 25 человек, то отчетность могут принять и в бумажном варианте. Если же численность составляет 25 человек и более, СЗВ-М должна быть сформирована только в электронном виде. Это прописано в п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

В крупных компаниях на момент внедрения этого отчета у многих появился вопрос: а кто сдает СЗВ-М — отдел кадров или бухгалтерия? В каком подразделении собирается вся необходимая для отчета информация?

Как правило, большинство компаний используют программу 1С для учета данных своих сотрудников. Доступ к этой программе есть и у финансового отдела, и у кадрового персонала. У каждого сотрудника есть права на просмотр той информации, которая нужна ему для работы. То есть увидеть реквизиты работников может и бухгалтер-расчетчик, и сотрудник отдела кадров.

Законодательно этот момент не прописан, и стоит полагать, данный вопрос должен решить руководитель предприятия, назначив ответственное за сдачу лицо.

ВАЖНО! Штраф за несвоевременную подачу данных или за подачу недостоверной информации составляет 500 руб. за каждого сотрудника. Так что руководитель должен быть уверен в профессионализме назначенного человека, чтобы избежать получения штрафов на фирму.

Существует один нюанс, говорящий, на наш взгляд, в пользу отдела кадров как специалистов, более подходящих для формирования этого отчета.

Например, сотрудник был принят на работу 29 апреля 2016 года. СНИЛС у данного сотрудника еще не оформлен. Соответственно, для регистрации этого работника в системе персонифицированного учета из отдела кадров будет сформирован запрос в ПФР на предоставление номера СНИЛС. В среднем ответ на этот запрос приходит только через 3 недели. И срок представления информации будет пропущен, ведь отчет мы должны были сдать до 10-го числа.

На данный момент ПФР вроде обещает, что этот процесс будет ускорен, но пока никаких официальных поправок не принято. И по всей видимости, именно сотрудник отдела кадров будет первым на предприятии, обладающим информацией о наличии или отсутствии СНИЛС и, соответственно, о возможности включения нового работника в отчет СЗВ-М. И сможет при получении заветной зеленой карточки сразу подать форму СЗВ-М с признаком «доп», то есть дополняющую.

Чтобы понять, кто сдает СЗВ-М и какие еще признаки необходимо в ней указывать, давайте разберемся в этой форме.

Что такое форма СЗВ-М и кто сдает ее в ПФР?

Форма СЗВ-М — это сведения о застрахованных лицах компании-работодателя. Она утверждена постановлением ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Сдается эта форма в территориальное отделение ПФР до 10-го числа каждого месяца. С 2017 года срок подачи отчета сдвинется на 5 дней, и в следующем году сдавать мы будем этот отчет до 15-го числа каждого месяца.

Подробнее о сроках сдачи отчетности в нашей статье «Каковы сроки сдачи отчетности СЗВ-М (нюансы)?» .

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны сдавать все организации и ИП, которые имеют трудовой договор либо договор ГПХ хотя бы с одним сотрудником, вознаграждения по которому облагаются страховыми взносами.

Даже если в ООО числится только директор, с которым заключался трудовой договор, заработная плата которому не начисляется, или директор сам себя отправил в бессрочный отпуск — все равно сдать форму на самого себя необходимо. Такие пояснения приведены в письме от 06.05.2016 № 08-22/6356. Сотрудники, начислений зарплаты по которым не было, также должны быть отражены в данной отчетности.

ВАЖНО! Если у ИП нет работников, то сдавать данный отчет он не обязан!

Для чего это надо? Таким образом ПФР будет контролировать работающих пенсионеров для корректировки ежегодной индексации пенсии.

При формировании данной отчетности есть некоторые нюансы, на которые хотелось бы обратить внимание:

• Если в отчетном периоде уже уволенному в прошлом месяце сотруднику вдруг перечислили премию, то в отчет все равно этого человека добавлять не надо, так как договора с ним уже нет.
• Подача СЗВ-М не связана с наличием либо отсутствием выплат или начислений. Необходимо только наличие договора с работником. Так что не забудьте указать в форме и сотрудниц, пребывающих в отпуске по уходу за ребенком.

ВАЖНО! При отсутствии деятельности (все сотрудники отправлены в неоплачиваемый отпуск, например), но при наличии оформленных трудовых отношений СЗВ-М все равно необходимо подавать!

• Если в организации работников нет (не заключены договоры) и не ведется деятельность, то отчет можно сдать и без списка застрахованных лиц, это следует из информации на сайте ПФР — там приведены данные о новом модуле проверки, который пропустит четвертый раздел без указанных данных.
• Если в компании существуют договоры гражданско-правового характера, выплаты по которым начисляются не каждый месяц, то данные сотрудники все равно должны быть включены в отчет на постоянной основе, пока длится действие договора в соответствии со сроками.

Итак, из чего же состоит отчет и как правильно его сформировать?

Отдельного утвержденного порядка по заполнению и представлению формы не утвердили. Форма достаточно проста, и некоторые указания по заполнению приведены в ней самой.

Во-первых, указываются реквизиты страхователя — регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП. Все поля формы этого раздела являются обязательными к заполнению.

Во-вторых, это отчетный период. Период для представления отчета — месяц, данные можно подать и раньше, запрета на это не установлено. Но необходимо помнить, что если в последние дни месяца после сдачи отчета вы примете на работу нового сотрудника, отчет будет считаться неверным и его придется дополнить.

В-третьих, важно указать тип формы — исходная, отменяющая или дополняющая. Определить тип формы поможет бланк, там прописаны все возможные варианты.

Ну и непосредственно сам раздел сведений о застрахованных лицах. В данном разделе необходимо указать следующие данные:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника;
• СНИЛС (указывается обязательно);
• ИНН (указывается в том случае, если страхователю известен этот номер).

Сразу заметим, что закон от 01.05.2016 №136-ФЗ четко определил, что ИНН заполняется только в том случае, если он известен.

В соответствии с пояснениями к разделу 4 формы СЗВ-М, здесь указываются сведения о работниках, с которыми в указанном периоде существуют трудовые или ГП-договоры (на разовое выполнение работ или оказание услуг) либо другие виды контрактов, с выплат по которым перечисляются страховые взносы.

Итоги

Кто именно будет формировать данные для проверяющих органов, должен решить непосредственно руководитель предприятия. Форма достаточно ясна, и заполнить ее не составит труда сотруднику, имеющему доступ к необходимой информации.

Можно ли СЗВ-М отправить по почте ? Ответ на этот вопрос содержат нормы того законодательного акта, которому подчинены правила работы с данным отчетом. Что же это за правила и можно ли СЗВ-М сдать по почте в соответствии с ними, читайте об этом в нашем материале.

Что такое СЗВ-М?

Форма СЗВ-М является представляет собой ежемесячную отчетность, представляемую в ПФР работодателями, — это предусмотрено п. 2.2 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Данный отчет содержит следующую информацию о сотрудниках, работавших у работодателя в отчетном месяце:

• Ф. И. О.;
• СНИЛС;

Об особенностях указания реквизита ИНН в отчете СЗВ-М см. публикацию .

Какие существуют способы сдачи СЗВ-М?

Заполнив необходимые сведения о каждом сотруднике, организации и ИП направляют отчет в ПФР. При этом допустимые варианты отправки поставлены в зависимость от числа лиц, на которых подаются данные за отчетный период (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ):

• 25 человек и более — форма представляется исключительно в электронном виде (по телекоммуникационным каналам связи).
• Менее 25 человек — возможна подача на бумажном носителе. Самый распространенный вариант сдачи отчета на бумаге — это лично явиться в ПФР для его представления.

А можно ли сдать бумажную СЗВ-М по почте? На этом подробнее остановимся далее.

Можно ли отправить по почте СЗВ-М?

Действующее законодательство не запрещает СЗВ-М сдать почтой в связи с тем, что сдача отчета на бумаге, как уже отмечалось, допустима. Но для этого должно соблюдаться условие о непревышении числа лиц, попавших в отчетность (не более 24 человек).

Перед отправкой отчета почтой необходимо составить опись вложения в письмо, на которой будет стоять отметка почтового отделения с датой его отправки, что в случае необходимости сможет подтвердить своевременность сдачи СЗВ-М.

О порядке составлении описи при отправке формы почтой см. статью .

Если же работодатель решит представить СЗВ-М в ПФР почтой, но при этом отчитается за 25 человек и более, то его оштрафуют на 1 000 руб. в связи с нарушением способа отправки отчета (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Убедившись в том, что СЗВ-М можно отправить по почте, перейдем к вопросу о том, в какие сроки это необходимо сделать.

Когда нужно сдать СЗВ-М?

Сроки сдачи СЗВ-М едины для представления отчета как на бумажном носителе, так и в электронном виде: до 15-го числа каждого месяца, следующего за окончанием отчетного месяца. В 2016 году эта дата соответствовала 10-му числу.

Возможен перенос сроков сдачи отчета при их выпадении на выходные или праздничные дни (письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844).

При нарушении срока представления формы к работодателям будет применен штраф 500 руб. за каждого сотрудника, сведения о котором оказались поданными с опозданием (ст. 17 закона № 27-ФЗ). Кроме того, должностные лица подвергнутся административной ответственности в виде штрафа от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

О том, имеются ли свои санкции для ситуации несдачи отчета, читайте в статье .

Итоги

Форма СЗВ-М имеет довольно простой вид, в связи с чем работа с ней на практике вызывает не очень много вопросов. Ответ на один из них — «Можно ли сдать СЗВ-М по почте?» — является положительным, но воспользоваться таким способом смогут только те работодатели, число попавших в отчет лиц у которых не превышает 24 человек.

В мае 2016 года многие компании и предприниматели, выступающие страхователями при пенсионном обеспечении, сдали впервые новый отчет в ПФР, содержащий сведения обо всех застрахованных лицах - работниках организации. Для этой отчетности специально утверждена постановлением форма СЗВ-М. Законодательством предусмотрена обязанность ее подавать на регулярной основе.

Согласно нормативным актам ее необходимо оформлять всем хозяйствующим субъектам, в штате которых имеются наемные работники. К ним относятся как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели. При этом ИП, не выступающие работодателями освобождены от такой обязанности.

Страхователь должен подавать соответствующие сведения даже на лиц, с которыми заключены договора гражданско-правового характера, если он осуществляет начисление взносов в ПФР с их вознаграждения.

Отчет СЗВ-М сдается также организациями, деятельность в которых не ведется или у них отсутствуют работники вообще. В соответствии с законом у них всегда есть хотя бы один наемный сотрудник, которым выступает руководитель компании, очень часто он же единственный учредитель.

Основной целью ввода этой формы отчетности со стороны государства было получение возможности отслеживание работы вышедших на пенсию людей. В настоящее время же отчет подается абсолютно на всех работников независимо от их возраста.

СЗВ-М если нет работников

Данная форма не составляется предпринимателями, которые не поставлены на учет в ПФР в качестве работодателей и у них нет ни одного заключенного трудового или гражданского правового соглашения с физическим лицом.

В связи с особенностями осуществления определенных видов деятельности многие предприниматели работают в качестве юридических лиц. В них при регистрации они обозначили одного наемного работника - директора. Очень часто этому человеку, который, скорее всего, выступает еще и в качестве единоличного учредителя, не производятся никакие начисления и выплаты зарплат.

Важно! Однако, согласно действующим правилам такая компания все равно обязана в установленные сроки подавать данную форму. Нулевая отчетность СЗВ-М не предусмотрена.

Сроки сдачи СЗВ-М

Данный отчет является ежемесячным и должен представляться в органы ПФР регулярно в установленные законом сроки. В соответствии с нормами закона организациям и ИП нужно его сдать до десятого числа последующего за отчетным месяцем.

Впервые страхователи подавали форму по фактическим данным за апрель не позднее 10 мая текущего года. Для всех последующих установлены сроки:

• за май – до 15.06.2017;
• за июнь - до 15.07.2017;
• за июль - до 15.08.2017;
• за август - до 15.09.2017;
• за сентябрь - до 15.10.2017;
• за октябрь – до 15.11.2017;
• за ноябрь - до 15.11.2017;
• за декабрь - до 15.01.2017.

Важно! С 2017 года отчетность необходимо предоставлять так же ежемесячно, но не до 10 числа, а до 15 числа.

Компании могут сдавать отчет и ранее, в текущем месяце. Это не запрещено действующими нормами, но при этом они должны быть уверены, что до истечения данного периода в организации ни с кем не будет оформлен новый трудовой или гражданско-правовой договор.

СЗВ М 2018 образец заполнения

Форма состоит из 4 разделов, каждый из которых обязателен для заполнения.

Раздел 1

В разделе 1 записываются все данные о страхователе - индивидуальный номер, присвоенный в Пенсионном фонде, краткое название фирмы, коды ИНН и КПП.

Раздел 2

В разделе 2 нужно указать время, за которое подается форма. Код отчетного периода - это двузначный порядковый номер месяца, год – состоит из четырех цифр. Если возникнут трудности при определении номера, в форме предусмотрены соответствующие коды и названия месяцев.

Раздел 3

В разделе 3 проставляется шифр типа передаваемого отчета. Он может принимать 3 значения:

• «исхд» – это исходная форма, т. е. та, которую предприятие сдает за указанный отчетный период впервые;
• «доп» – дополняющая форма. Данный код необходимо поставить тогда, когда исходный отчет уже был сдан, но его нужно дополнить другими сведениями. К примеру, человек вообще не был указан, или по нему были поданы неверные данные;
• «отм» – отменяющая форма. Этот код нужно использовать тогда, когда необходимо полностью исключить из поданного исходного отчета каких-либо сотрудников. К примеру, в форму были включены данные на сотрудника, который уволился, и в текущем периоде уже не работал.

Раздел 4

Раздел 4 - это таблица, в которую заносится список работников, имеющих заключенные трудовые контракты на предприятии в текущем периоде, в том числе и договора ГПХ . Она состоит из четырех столбцов. В первый записывается номер строки по порядку. Во второй - полные Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже. Далее проставляются личные номера - в строке 3 – СНИЛС, а в графе 4 – ИНН. Если у работника один из кодов отсутствует, то ячейку нужно просто оставить пустой, прочерк в таком случае не ставится.

Нет разницы в том, каким образом происходит внесение данных в таблицу - в алфавитном порядке по фамилии, или в разброс. Допустим любой способ.

Важно! Сюда нужно занести всех работников с договорами, независимо от того, получали они какие-либо перечисления или нет. Это значит, что в форму нужно включить сотрудников, которые находились в отпусках без содержания, по уходу за ребенком и т. д.

В конце отчета указывается должность руководителя, его Ф.И.О., дата заполнения, А сам он подтверждает правильность указанных сведений своей подписью.

Штраф за СЗВ-М

В случае непредставления отчета в установленные законом сроки, на работодателя будет наложен штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М. Он составляет 500 рублей за каждого сотрудника, по которому не была отправлена информация. Это грозит серьезными санкциями для фирм с большой численностью работающих людей, поскольку опоздание с отчетом, содержащим 100 человек, будет караться штрафом в 50000 рублей.

Кроме этого, этот же штраф будет наложен и в том случае, если в отчете были представлены неполные или недостоверные сведения. Исчисляется он аналогично, за каждого работника с неправильными данными.

Еще один момент, за который может быть наложен штраф, весьма спорный. Дело в том, что согласно действующим нормативным документам, бумажный отчет может подать только тот работодатель, у кого оформлено менее 25 человек, остальные должны сдавать его электронно. Таким образом, если эту форму подать бумажно, то чиновники могут его посчитать не принятым, и наложить соответствующий штраф за несдачу СЗВ-М.

Нюансы

Когда подается дополняющая форма, то в нее вносятся данные только по тем сотрудникам, которые нужно изменить или добавить в отчет. Верные строки дублировать не нужно. При исправлении сведений (к примеру, был неверно указан ИНН работника) не нужно сначала подавать по нему отменяющую форму, а затем дополняющую. Достаточно только последней.

Если в отчетном периоде была сделана какая-нибудь выплата сотруднику, уволившемуся до его наступления (к примеру, премия), то сведения о нем включать в отчет не нужно, поскольку трудовой контракт на начало периода был уже расторгнут.

Поле «Наименование должности руководителя» обязательно для заполнения. Однако оно может вызвать вопросы у предпринимателя, который подает данный отчет. Четких разъяснений на этот счет пока нет, поэтому для ИП рекомендуется вписать сюда фразу «Индивидуальный предприниматель».

В отчете нет графы для подписи уполномоченным представителем, только для руководителя. Таким образом, в текущих условиях представитель по доверенности не имеет права подписать и подать эту форму за страхователя. Уточнений от органов по этому вопросу пока не представлено.

Данная форма должна выдаваться работнику на руки при его увольнении. Закон устанавливает, что благодаря ей он сможет подтвердить свой страховой стаж при оформлении пенсии. Отчет должен содержать только одну строку - с данными по этому сотруднику, и составляется он за все месяца, в которых действовал трудовой договор. После вручения документов уволенный в письменном виде оформляет подтверждение их получения, с указанием точного количества листов.

Важно! Передавать на руки полный отчет с перечислением всех сотрудников нельзя - это будет нарушением закона о защите персональных данных.

Если работник в отчетном периоде сменил фамилию, но еще не успел осуществить обмен СНИЛС, то документ нужно подавать с его старыми данными. При сдаче формы с новой фамилией она может быть не принята, поскольку эти изменения еще не были внесены в базу ПФР.

Форма СЗВ-М скачать

Все, что нужно знать о заполнении СЗВ-М, мы расскажем в этой статье.

Для начала поясним, для чего нужна эта форма.

В России с 2016 года пенсия работающих пенсионеров не индексируется. А чтобы государство могло отследить, работает пенсионер или нет, всех работодателей обязали ежемесячно сдавать сведения по форме СЗВ-М. Обязанность распространяется и на юридических лиц, и на индивидуальных предпринимателей.

Кого включать в СЗВ-М

Несмотря на то, что отчет нужен только для расчета пенсии, включаются в него все сотрудники организации или предпринимателя, независимо от возраста и права на пенсию.

Сведения о работнике нужно включить, если он:

1. Числится в штате и с ним заключен трудовой договор.
2. Работает по совместительству по трудовому договору.
3. Оказывает услуги или выполняет работы по гражданско-правовому договору. Сюда же относятся договоры авторского заказа; издательские лицензионные договоры; о праве использования произведений искусства, литературы, науки). По таким договорам наниматель тоже считается страхователем по отношению к исполнителю, и с вознаграждения отчисляет страховые взносы на пенсионное страхование.

Обратите внимание, что составить СЗВ-М нужно, даже если нет начислений. Для этого отчета не играет роли факт выплат. Неважно, платили ли вы в отчетном месяце сотруднику заработную плату или вознаграждение по договору ГПХ. Сам факт действующего трудового или гражданско-правового договора обязывает включать нанятого сотрудника в сведения для ПФР. Получал сотрудник выплаты или не получал, работал или находился в очередном или административном отпуске, на больничном, в декрете - все это не отменяет необходимость включить его в отчет.

Если какой-либо из договоров действовал неполный месяц - это тоже не играет роли. Хотя бы один день действия договора в отчетном месяце - это уже основание для включения сотрудника в сведения.

Примеры:

Последний день действия договора с сотрудником - 1-е апреля. В отчет за апрель этот сотрудник включается.

Если человек устраивается на работу впервые, и у него еще нет СНИЛС, работодателю нужно не откладывая подать документы в ПФР на оформление страхового свидетельства. Если не сделать этого сразу, то может возникнуть ситуация, что срок сдачи СЗВ-М уже подошел, а СНИЛС еще не оформлен. В этом случае следом за основной придется подавать дополняющую форму на нового работника с объяснениями.

Пенсионный фонд оформляет свидетельства в течение пяти дней, поэтому если сразу подать документы, накладок не будет, и вы успеете включить в основной отчет нового работника, даже если он был принят в последний день месяца.

Кого не включать в СЗВ-М

Тех работников, по отношению к которым наниматель не является страхователем.

Так, страховыми взносами не облагаются стипендии по ученическим договорам. По отношению к иностранным гражданам - временно пребывающим в России высококвалифицированным специалистам работодатель тоже не является страхователем, поэтому их в СЗВ-М не вносят.

Если организация или ИП делала выплаты физлицам вне рамок трудовых или гражданско-правовых договоров, по этим физлицам сведения тоже не подаются. Например, если выплачивались премии к празднику бывшим сотрудникам компании.

Когда и в какой форме сдавать

Сдавать необходимо в территориальное отделение ПФР каждый месяц до 15 числа.

Если в сведениях указано меньше 25 человек, то сдать их можно и в бумажном, и в электронном виде. Если 25 и более человек, то сведения принимаются только в электронном виде.

Имейте в виду, что для отправки электронной отчётности у вас должно быть оформлено соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом. Загрузите скан соглашения и его номер в сервис «Моё дело» - и вы сможете легко и быстро отправлять документы прямо из личного кабинета, а также отслеживать их статус. Электронная подпись для пользователей интернет-бухгалтерии «Моё дело» выпускается бесплатно.

Как заполнить форму СЗВ-М

Отчет довольно простой, в нем нет никаких расчетов и числовых показателей.

В первом разделе указываются реквизиты работодателя: регистрационный номер в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП (для организаций-страхователей).
Напомним, что ИП с 2017 года отдельно как работодатели в ПФР не регистрируются. Если предприниматель стал работодателем в 2017 году и позже, он в СЗВ-М указывает единый номер, который ему изначально присвоили при регистрации в качестве самостоятельного плательщика взносов.

Во втором разделе указывается отчетный период (порядковый номер отчетного месяца) и год.

В третьем разделе проставляется тип формы. Для первичного отчета указывается код «ИСХД». О корректирующих формах расскажем чуть ниже.

В полях отчета нужно указать:

1. Фамилию, имя, отчество (если оно имеется) в именительном падеже.
2. СНИЛС. Это обязательный реквизит, без которого документ не примут.
3. ИНН. Заполняется, если у работодателя имеется такая информация. Если работник ее не предоставил, то можно оставить поле пустым и это не будет основанием для штрафа или отказа принимать отчет. Но имейте в виду, если вы сдадите в налоговую инспекцию декларацию, в которой укажете ИНН этого же работника, это будет означать, что данные у вас все-таки имелись, и ПФР получит право оштрафовать вас за предоставление недостоверных сведений. Об этом некоторые территориальные отделения ПФР предупреждают на своих сайтах.

Отменяющая и дополняющая формы

Форма с кодом «ОТМН» сдается, если в основной форме обнаружились ошибки, или в нее были включены «лишние» физлица (например, уже уволенные). В отменяющую форму включают только тех работников, по которым были поданы ошибочные данные. Следом нужно оформить дополняющий отчет с кодом «ДОП» и также включить в него только те данные, которые необходимо исправить.

Пример: Фирма направила данные за февраль на 20 человек. Через какое-то время обнаружилось, что у двух сотрудников неправильно указана фамилия, а одного человека вообще не нужно было указывать, потому что он уволился еще в январе. В таком случае нужно сдать отменяющую отчетность с кодом «ОТМН» на всех троих, а следом направить новую с кодом «ДОП» только на тех двоих, в чьих фамилиях были ошибки, но уже с верными данными.

Если в основную версию отчета изначально забыли включить какого-либо работника, то на него оформляется дополняющая форма.

Еще одна ситуация, когда нужно будет оформить отменяющую или дополняющую форму - отчет был сдан до окончания отчетного месяца, а после этого кто-то был принят или уволен. Дело в том, что закон не запрещает сдавать СЗВ-М, когда отчетный период еще не закончен. Например, за февраль необходимо отчитаться до 15 марта, но можно это сделать и в самом феврале. Только если до конца февраля появится новый работник, или наоборот, уволится, надо будет отправить корректировки.

Если из ПФР пришел протокол о том, что исходный документ не принят, нужно подготовить новый и повторно отправить его с кодом «ИСХ». Если отчет не был принят частично и ПФР потребовала предоставить повторно данные только на определенных застрахованных лиц, эти данные отправляются с кодом «ДОП».

На исправление ошибок, обнаруженных Пенсионным фондом, у работодателя есть 5 рабочих дней. Если уложиться в этот срок, штрафа не будет.

Штрафные санкции

500 рублей за каждого сотрудника с ошибочными, недостающими или лишними данными.

Тех, кто обязан отчитываться в электронном виде, за сдачу бумажного отчета оштрафуют на 1 000 рублей.

Если опоздать со сдачей или допустить ошибку, которая касается не одного конкретного человека, а всей формы в целом (например, неверно указать период), то штраф посчитают исходя из общего количества сотрудников. За 10 человек это будет 5 000 рублей, за 100 человек - 50 000 рублей и т.д.

Санкции серьезные, поэтому лучше позаботиться о том, чтобы ошибок не было.

В сервисе данные проставляются автоматически, поэтому ошибки, связанные с человеческим фактором, исключены. Сервис сам ничего не забудет, и вам не даст забыть - налоговый календарь напомнит о приближающихся сроках.

Заполнение отчета СЗВ-М и отправка в Пенсионный фонд займет у вас пару минут. Если у контролеров будут замечания - информация об этом сразу поступит в личный кабинет, и вы успеете вовремя отреагировать.

С появлением новой отчетности в Пенсионный фонд Российской Федерации у многих работодателей стало появляться множество вопросов.

Учитывая, какие штрафы налагаются на компанию, ответственное лицо должно очень внимательно отнестись к заполнению сведений. В теме рассмотрим отчет СЗВ-М: кто и когда сдает новую документальную отчетность.

Кто предоставляет данные СЗВ-М

Сначала разберемся, что это такое — форма СЗВ-М? В неё вносятся сведения о застрахованных сотрудниках организации-работодатели. Сдавать документ нужно в территориальное отделение пенсионного фонда работодателя. Сдаётся документ каждый месяц 15-го числа. Кто сдает СЗВ-М?

Отчет предоставляется ежемесячно и сдают его:

• Все индивидуальные предприниматели, имеющие сотрудников.
• Организации-работодатели, имеющие одного и более сотрудников (в том числе директор).

То есть все страхователи, у которых заключён договор хотя бы с одним сотрудником, работодатели, которые принимали на работу сезонных рабочих. Даже если в организации числится один директор, то подается СЗВ-М в пенсионный фонд на одного директора.

Если же у коммерсанта нет работников, то сдавать этот отчет не нужно.

При заполнении данного документа есть свои нюансы, на которые ответственному лицу нужно обратить внимание.

• Если человек уволен, к примеру, 1 апреля, а бухгалтер сдает документ 10 мая, то вносить его в отчет не нужно, даже если в мае ему полагались выплаты.
• Сдача документа не связана с перечислением по сотруднику, главное, чтобы на момент формирования документа договор не был с ним прекращен.
• Обязательно в отчетность нужно включать декретниц и людей, находящихся на больничных.
• Включаются сотрудники, находящиеся в отпуске без содержания и с содержанием пособия.

Важно помнить! Все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, но отсутствующие на рабочем месте, должны быть внесены в отчет в обязательном порядке.

Так кто же должен сдавать СЗВ-М? Ответ один — все работодатели, которые оформили трудовой договор хотя бы с одним человеком.И не важно, выплачивается ли заработная плата сотруднику или нет

Что вносят в отчет?

Как правильно заполнить новый документ? Инспекторы пенсионного фонда не дают особых инструкций по заполнению документа. Все, что нужно, прописано в самом документе, ответственному лицу необходимо следовать инструкциям по заполнению и вносить правильные данные.

Первоначально указываются все данные страхователя, сокращённое название, например, ИП Волобуев А.И или ООО «Полет».

Затем вносятся ИНН и КПП работодателя, регистрационный номер, выданный в пенсионном фонде. Все поля отчета необходимо заполнять, проставлять период (месяц), когда сдаётся документ, обязательно проставить дату сдачи документа.

Следом нужно указать, какая форма документа сдается:

• Исходная.
• Дополняющая.
• Отменяющая.

• Фамилия, имя и отчество работника.
• СНИСЛ в обязательном порядке, иначе документ не пропустит программа, и это будет считаться ошибкой.
• ИНН, если эти сведения есть у работодателя.

Сотрудник, имеющий доступ к данным работников, сможет без труда внести все сведения в отчетность.

Могут возникнуть вопросы у руководителя компании, кто сдает СЗВ-М: кадры или бухгалтерия?

Подробную инструкцию по заполнению смотрите в данном видео:

Кто берет ответственность при сдаче документа на себя

Руководителю организации решать, кого назначать ответственным за заполнение и сдачу документа.

Заполнять может как и бухгалтерия, так и отдел кадров. У тех и других есть сведения о сотрудниках. В бухгалтерии заполняют сведения для пенсионной отчётности РСВ-1.

Но с формой может справиться и отдел кадров, вести и заполнять пенсионную отчетность.

Формирование документа и отправка его в пенсионный фонд не составит труда. Достаточно настроить рабочее место. Для этого нужно скачать с сайта ПФР программу, которая будет отправлять и проверять данные.

Нужно не забывать, что несвоевременное предоставление данных в ПФР накладывает на организацию штрафные санкции. Один штраф составляет 500 рублей (на каждого сотрудника), и если компания в своем штате имеет большое число сотрудников, это выльется в огромный штраф.

Поэтому заниматься отчетностью СЗВ-М должен только ответственный и внимательный сотрудник.