Штатное расписание является документом, отражающим структуру и штат организации. В нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, должностей работников, сведения о должностных окладах и персональных надбавках, общей численности и месячном фонде заработной платы организации или учреждения. Эти данные необходимы руководителю организации для оптимизации работы, более эффективного использования трудовых и материальных ресурсов. В статье мы ответим на некоторые вопросы, касающиеся штатного расписания.

Штатное расписание (ф. Т-3) является кадровым документом, его форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее – Указания)). Кроме того, в штатном расписании указываются по каждой должности размеры оклада (тарифной ставки), доплат и надбавок.

Бюджетное учреждение может осуществлять свою деятельность, используя различные источники финансирования, например, субсидии на выполнение государственного задания и средства, полученные от платных услуг. В связи с этим оплата труда специалистов отдельных должностей может осуществляться как за счет двух источников, так и за счет одного из них. На практике широкое применение получило составление двух, а в отдельных случаях и трех штатных расписаний для каждого источника. Правильно ли это?
Отметим, что действующим законодательством разделение штатного расписания на части в зависимости от источников формирования фонда оплаты труда не предусмотрено. В качестве доказательства приведем следующие аргументы.

Бюджетные учреждения относятся к государственным (муниципальным) учреждениям. Системы оплаты труда таких организаций устанавливаются с учетом рекомендаций, разработанных Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений, и мнений соответствующих профсоюзов (объединений профсоюзов) и объединений работодателей.
Так, в соответствии с п. 19 Единых рекомендаций*(1) штатное расписание учреждения утверждается руководителем учреждения и включает в себя все должности служащих (профессии рабочих) данного учреждения. Аналогичные требования содержатся в п. 10 Положения об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных, автономных и казенных учреждений, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 N 583 (далее – Положение).

В пункте 35 Единых рекомендаций рекомендовано формирование единого штатного расписания в учреждении независимо от того, к каким видам экономической деятельности относятся структурные подразделения учреждения.
Таким образом, поскольку действующим законодательством разделение штатного расписания на части в зависимости от источников формирования фонда оплаты труда не предусмотрено, в учреждении должно составляться одно штатное расписание по всем должностям вне зависимости от того, в какой деятельности занят работник.

Итак, мы выяснили, что штатное расписание является единым документом по организации. Какими нормативными актами следует руководствоваться при разработке штатного расписания? Отметим, что в целях унификации наименований профессий и должностей, а также определения объема трудовых обязанностей работника приняты следующие классификаторы:
– Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367 (в редакции от 18.07.2007);
– Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37 (в редакции от 29.04.2008);
– Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденный Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 (в редакции от 20.12.2003).
Кроме того, Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 N 9 утвержден Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, разъясняющий отдельные вопросы, связанные с применением указанного справочника на практике.

Для справки. Напомним, что Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих и порядок его применения предназначены для организаций независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.

При разработке штатного расписания рекомендуем отражать наименования должностей, а также закреплять в трудовых договорах обязанности в соответствии с названными классификаторами, особенно если работник занимает должность, для которой нормативными правовыми актами предусмотрены гарантии и компенсации.
При разработке штатного расписания иногда возникает вопрос: как правильно отражать количество штатных единиц в данном документе? В соответствии с Указаниями при заполнении формы штатного расписания (ф. Т-3) в графе 4 "Количество штатных единиц" отмечается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных. Например, при необходимости приема на работу по совместительству сотрудника на должность юриста в графе 4 штатного расписания можно указать не "1", а "0,5".
Дополнительно скажем о заполнении еще некоторых строк данной формы. Так, в графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." должна быть указана в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу) в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ.

Статья 143 ТК РФ, предусматривающая тарифную систему оплаты труда, дает основание для установления "вилки" должностных окладов, то есть указания должностного оклада по свободной должности от минимального до максимального размера. При установлении "вилки" окладов по одноименным должностям следует помнить об обязанности работодателя обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ). Как разъяснили чиновники Роструда в Письме от 27.04.2011 N 1111-6-1, размеры окладов по одноименным должностям в штатном расписании следует устанавливать одинаковые. Определение заработной платы работнику с высокой квалификацией может быть реализовано путем добавления к окладу надбавок и других выплат. Отметим, что стимулирующие и компенсационные выплаты: доплаты и надбавки компенсационного характера, премии и иные поощрительные выплаты – указываются в графах 6-8 штатного расписания.

Далее, на практике может возникнуть необходимость корректировки штатного расписания. Какие-то должности могут быть в него добавлены, а какие-то удалены. Все изменения штатного расписания вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Однако при изменении численности штата в сторону уменьшения следует учитывать, что в соответствии со ст. 82 ТК РФ при принятии решения о сокращении численности или штата работников организации и возможном расторжении трудовых договоров с ними в силу п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ работодатель обязан:
– в письменной форме сообщить об этом выборному органу первичной профсоюзной организации не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению работников, не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Критерии массового увольнения определяются в отраслевых и (или) территориальных соглашениях. Аналогичные разъяснения приведены в Определении КС РФ от 15.01.2008 N 201-О-П;
– предупредить каждого работника персонально и под расписку не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).
Нередко на практике возникают ситуации, когда учреждение меняет источник оплаты труда работника. Например, должность была перемещена в раздел должностей работников, выплата заработной платы которым финансируется за счет средств от приносящей доход деятельности. Следует ли уведомлять данного работника за два месяца о том, что произведено подобное изменение? Нужно ли вносить поправки в с ним, если размер заработной платы сотрудника остался прежним?
В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ условие оплаты труда является обязательным для включения в . Изменение определенных сторонами условий , в том числе условия об оплате труда, допускается только по соглашению сторон, которое должно заключаться в письменной форме в силу ст. 72 ТК РФ. При этом условия оплаты труда не должны зависеть от источника формирования фонда оплаты труда (бюджетный, внебюджетный).

Исключения из этого правила составляют случаи, предусмотренные ст. 74 ТК РФ. Данная норма наделяет работодателя правом в одностороннем порядке изменить условия договора, определенные при его заключении, в связи с изменением организационных или технологических условий труда. О предстоящих изменениях, определенных сторонами , а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ. Однако и в этом случае переход на иной источник формирования фонда оплаты труда сам по себе не является основанием для внесения изменений в .
В рассматриваемой ситуации принятое руководством бюджетной организации решение об изменении источника выплаты заработной платы не влияет на право работника на оплату труда равной квалификации. Поэтому какого-либо специального уведомления работников о планируемом изменении в соответствии со ст. 74 ТК РФ не требуется.

Следующий вопрос, который может возникнуть на практике, связан с сокращением отдельных единиц должностей штатного расписания. Чаще всего ликвидация каких-либо должностей вызвана недостаточностью денежных средств для оплаты труда таких специалистов. Тем не менее учреждение нуждается в их услугах при возникновении определенных ситуаций. Например, в организации случилась авария, связанная с повреждением канализационных систем. Своего сантехника в штате нет. Вправе ли в данном случае организация заключить срочный с указанным специалистом?

В силу ст. 58 ТК РФ срочный заключается тогда, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 ТК РФ, например:
– на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;
– на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
– для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода (сезона);
– для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;
– с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы и др.
Однако для этого в штатном расписании организации должна быть единица данной профессии, на которую можно принять вышеуказанное лицо, иначе выплата ему заработной платы будет являться незаконной.
Например, с лицами, привлекаемыми для устранения производственной аварии, можно заключить договоры гражданско-правового характера. Для этого тоже должен быть соблюден ряд условий:
– наличие соответствующих денежных средств по соответствующей подстатье КОСГУ. Заметим, что это касается и договоров, заключаемых с условием оплаты за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. Если указанные расходы заложены в план финансово-хозяйственной деятельности учреждения, то оно вправе их произвести, следовательно, и принять на себя обязательства по их оплате;
– неукоснительное соблюдение норм Закона о контрактной системе*(2).

* * *

Подводя итог всему сказанному, отметим следующее:
1. Штатное расписание (ф. Т-3) является кадровым документом, составляемым по утвержденной форме единым документом по организации.
2. Должности в штатном расписании необходимо отражать в соответствии с установленными классификаторами.
3. Оклады по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые. Реализация права работника получать за квалифицированный труд большую заработную плату должна быть исполнена путем установления соответствующих надбавок и выплат, предусмотренных системой оплаты труда данного учреждения.
4. При сокращении единиц штатного расписания следует учитывать требования ТК РФ, в частности предупредить каждого работника персонально и под расписку не менее чем за два месяца до увольнения.

М. Зарипова,
эксперт журнала
"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение"

, Предыдущая запись
Следующая запись

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

• Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания

• Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

• Возможность организации рабочего времени персонала;
• Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
• Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
• Оставление правил внутреннего распорядка дня;
• Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Штатное расписание – обязательный документ

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Какой срок действия штатного расписания

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Сколько копий ШР должно быть на производстве

При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

1. Если происходит реорганизация фирмы;
2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
4. В случае изменения штатных единиц;
5. Изменения должности в штатном расписании;
6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

• Наименование организации, согласно учредительным документам;
• Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
• Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
• Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа . Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа . Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа . Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа . Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа . Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа . Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа . Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа . Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Утверждение штатного расписания

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

Заключение

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

Нет, штатное расписание утверждает руководитель организации приказом (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1).

Обоснование

Как составить штатное расписание

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).*

Кто обязан составлять

Кто обязан составлять штатное расписание

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления данного документа:

штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;

штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

Государственные (муниципальные) учреждения самостоятельно разрабатывают и утверждают штатное расписание (ч. 2 ст. 13 Закона от 3 ноября 2006 г. № 174-ФЗ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 № 583, п. 2 Указа Президента РСФСР от 15 ноября 1991 г. № 211, п. 19 Единых рекомендаций, утвержденных решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 23 декабря 2016, протокол № 11, решение Верховного суда РФ от 14 апреля 2004 г. № ГКПИ2004-170, определение Верховного суда РФ от 18 мая 2004 г. № КАС04-198).

Утвержденное штатное расписание может служить основанием для расчета нормативных затрат на оплату труда при выделении субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания (выделении бюджетного финансирования). Кроме того, утвержденное штатное расписание позволит обосновать получателям бюджетных средств целевое расходование средств, выделенных на зарплату.*

Форма штатного расписания

В какой форме составить штатное расписание

Организации госсектора могут по собственному выбору:

использовать унифицированную форму штатного расписания (№ Т-3), утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;

 применять самостоятельно разработанную форму.

Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Совет : чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми функциями.

Одинаковое наименование должностей подразумевает и одинаковые должностные обязанности. При этом нужно соблюсти принцип равной оплаты за труд равной ценности (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 ТК РФ). В трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников можно закрепить различный уровень работ, разные права и обязанности, разный уровень ответственности. Однако лучше по-разному назовите должности, используя слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.

Утверждение

Кто утверждает штатное расписание

Когда расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации приказом. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.*

Срок действия

Какой срок действия штатного расписания

Какого-либо срока действия штатного расписания не установлено. После того как штатное расписание утверждено, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать (пересматривать) штатное расписание организация не обязана, однако вправе это делать по своему усмотрению.

Изменение расписания

Когда вносить изменения в штатное расписание

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.

Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатноерасписание нужно оформить перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ). То есть нужно издать приказ о переводе по форме № Т-5 либо по самостоятельно разработанной форме.

Далее заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору и внесите запись о переводе в его трудовую книжку (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Такой порядок предусмотрен в статье 74 Трудового кодекса РФ.

В завершение процедуры оформите приказ о внесении изменений в штатное расписание. К этому приказу приложите штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.

О штатном расписании упоминается в ст. 15, 57 ТК РФ, и этого уже достаточно для того, чтобы уделить ему особое внимание. Для бюджетных учреждений такой документ необходим, поскольку в соответствии с ним составляется смета доходов и расходов, а также начисляется заработная плата. Кем утверждается данный документ? В какой форме он составляется? Об этом вы узнаете из предложенной статьи.

Одним из документов для начисления оплаты труда является штатное расписание. Наличие или отсутствие данного документа, а также его содержание зависят от работодателя. Если трудовыми договорами установлены должности и специальности, то учреждение обязано составить штатное расписание. При проверках трудовые и налоговые инспекции просят представить такой документ одним из первых.
Отсутствие штатного расписания может трактоваться как нарушение законодательства о труде и охране труда. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрены штрафные санкции в виде административного штрафа:
— на должностных лиц в размере от 500 до 5 000 руб.;
— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Работодатель вправе вводить новую штатную единицу, сокращать ранее имеющуюся, вносить изменения окладов, тарифных ставок или сдельных расценок в существующее штатное расписание в любом количестве без ограничения. Единственное условие: такие изменения и дополнения должны быть внесены на основании локального нормативного акта (приказа или распоряжения). Кроме того, необходимо указать дату введения штатного расписания. Для учета количества штатных расписаний бухгалтерия или отдел кадров обязаны вести специальный регистр, форму которого учреждение разрабатывает самостоятельно.

Квалификационная характеристика

Если выполнение работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано с предоставлением компенсаций и льгот либо с ограничениями, то наименование этих должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, определяемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).
Постановлением Минтруда РФ N 9*(1) установлен Порядок применения единого квалификационного справочника. Квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов:
1) «Должностные обязанности» — содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему определенную должность;
2) «Должен знать» — содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей;
3) «Требования к квалификации» — определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.
Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям квалификационных характеристик устанавливает аттестационная комиссия организации.

Оформление штатного расписания

Форма штатного расписания (N Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата РФ N 1*(2). В пункте 2 данного постановления говорится о ее применении всеми организациями независимо от формы собственности, следовательно, и бюджетными учреждениями.
При необходимости учреждение на основании Постановления Госкомстата РФ N 20*(3) может вносить в форму штатного расписания дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты формы Т-3 должны оставаться без изменений, так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения подлежат оформлению соответствующим организационно-распорядительным документом учреждения.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы (см. образец заполнения формы штатного расписания на стр. 91).
При заполнении формы штатного расписания наименование организации указывается строго по свидетельству о регистрации. Если в регистрационном свидетельстве зафиксировано полное и краткое название организации, то в штатном расписании можно указать любое из них. Обязательно отражается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Номер штатного расписания может содержать буквенный индекс для удобства регистрации. Даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут как совпадать, так и не совпадать. Документ может быть утвержден не в день составления, а позже. Дата вступления документа в законную силу может быть более поздней по сравнению с датой его составления.
При заполнении формы штатного расписания могут возникнуть вопросы о порядке отражения данных в некоторых графах (Указания по применению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ N 1):
— при заполнении графы 4 в случае наличия неполной штатной единицы она указывается в соответствующих долях, например 0,2, 0,5, 2,75 (имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности, поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые предусмотрены штатным расписанием);
— в графе 5 указывается в рублях месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации;
— в графах 6-8 отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты.
В части 4 ст. 133 ТК РФ перечислены доплаты, надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты. В настоящее время надбавки к заработной плате используются в качестве стимула для повышения эффективности труда работников. В частности, применяются надбавки за высокие производственные показатели, высокое профессиональное мастерство, высокие достижения в труде, за выслугу лет.
Надбавки и доплаты могут выплачиваться в твердой сумме (в этом случае при изменении оклада их размер может быть как сохранен, так и изменен) либо в процентах (тогда их размер автоматически изменяется после изменения оклада). Премии, доплаты и надбавки, используемые в учреждении, должны быть зафиксированы в локальном нормативном акте — коллективном договоре, положении о персонале, положении о зарплате труда и премировании. В штатном расписании обязательно указывается, за что выплачивается та или иная надбавка, премия, доплата. Количество граф в этом разделе может быть увеличено, но, как отмечалось выше, не уменьшено в зависимости от количества применяемых в организации надбавок и доплат.
Если работодатель не имеет возможности отразить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, допускается в соответствующих графах указывать проценты или коэффициенты;
— графа 10 заполняется в случае, если сотрудникам полагаются «северные» надбавки или надбавки за ученую степень (в графе дается ссылка на Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» или на Федеральный закон от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании») либо если в компании работают сотрудники-сдельщики.
Обратите внимание: если произошло сокращение штата или численности работающих, то новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления, так как о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены работодателем персонально под расписку не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание до утверждения должно быть подписано руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. В бюджетных учреждениях штатное расписание утверждается вышестоящим органом.

Практика применения штатного расписания

Прямых ссылок на необходимость составления штатного расписания учреждением в нормативно-правовых актах нет, но в отдельных письмах, постановлениях, а также в арбитражной практике можно встретить разъяснения по поводу применения штатного расписания, в том числе при налогообложении. Рассмотрим, в частности, пояснения при исчислении налога на прибыль, ЕСН.
Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Налоговым кодексом не предусмотрена прямая связь между обоснованностью расходов на оплату труда и наличием у налогоплательщика штатного расписания, но в отдельных разъяснениях арбитражной практики и Минфина данная зависимость обосновывается. Рассмотрим такой случай.
На практике налогоплательщик часто приглашает сотрудников сторонних организаций для выполнения определенных функций. При этом в штате имеется специалист, на которого возложены аналогичные обязанности. В такой ситуации уменьшить прибыль на данные расходы можно, если выполняемые функции не дублируют обязанности штатного специалиста (письма Минфина РФ от 08.10.2003 N 04-02-05/3/78, от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/167). Такого же мнения придерживаются и судебные органы (постановления ФАС ЗСО от 07.09.2005 N Ф04-5839/2005(14601-А46-26), ФАС ВВО от 19.01.2004 N А11-4426/2003-К2-Е-1961). В другом случае налогоплательщики смогли документально доказать, что не происходит дублирования функций штатных работников (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 15.06.2005 N А40-9344/05-80-41).
В ходе выездных проверок ФСС также обращает внимание на наличие штатного расписания (п. 89 Методических указаний N 24*(4), п. 57 Методических указаний N 134*(5)).

Образец заполнения унифицированной формы штатного расписания

Унифицированная форма N Т-3

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301017 ¦
+————+
по ОКПО¦ 12345678 ¦
Спортивная школа «Старт» L————
—————————————————
наименование организации

Штатное расписание ————-T————¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦ документа ¦составления ¦
+————+————+
¦ 5-штр ¦ 16.12.2006 ¦Утверждено
L————+————-
Приказом организации от «16» декабря 2006 г. N 35
на период 2007 г. с «01» января 2007 г. — ——— — —
——— — ——— — Штат в количестве 20 единиц
——
———————T—————T————T————T——————T————-T————¬
¦ Структурное ¦ Должность ¦ Количество ¦ Тарифная ¦ Надбавки, руб. ¦ Всего, руб. ¦ Примечание ¦
¦ подразделение ¦(специальность,¦ штатных ¦ ставка ¦ ¦ (гр. 5 + ¦ ¦
+————-T——+ профессия), ¦ единиц ¦ (оклад) и +——T——T——+гр. 6 + гр. 7¦ ¦
¦наименование ¦ код ¦ разряд, класс ¦ ¦ пр., руб. ¦ ¦ ¦ ¦ + гр. 8) х ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (категория) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр.4) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ квалификации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦Администрация¦ ¦Директор спор-¦ 1 ¦ 10 000 ¦2 000¦ — ¦ — ¦ 12 000 ¦ ¦

+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦Заместитель ди-¦ 1 ¦ 8 000 ¦1 200¦ — ¦ — ¦ 9 200 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ректора спор-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦тивной школы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ Тренерский ¦ ¦Инструктор-ме- ¦ 4 ¦ 6 500 ¦ 650¦ — ¦ — ¦ 28 600 ¦ ¦
¦ состав ¦ ¦тодист спортив-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ной школы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦Тренер-препода-¦ 6 ¦ 6 000 ¦ 600¦ — ¦ — ¦ 39 600 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ватель по спор-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ту ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦Тренер-врач ¦ 1 ¦ 5 300 ¦ 265¦ — ¦ — ¦ 5 565 ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦Тренер ¦ 5 ¦ 5 000 ¦ 250¦ — ¦ — ¦ 26 250 ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦Бухгалтерия ¦ ¦Главный бухгал-¦ 1 ¦ 9 000 ¦1 350¦ — ¦ — ¦ 10 350 ¦ ¦
¦ ¦ ¦тер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦Бухгалтер ¦ 1 ¦ 6 000 ¦ 300¦ — ¦ — ¦ 6 300 ¦ ¦
L————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————-
Итого ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 137 865 ¦
L————+————+——+——+——+—————

Руководитель кадровой службы Директор Пахомов Е.А Пахомов
———— —————- ———————-
должность личная подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер Сусекина Н.В. Сусекина
—————- ———————
личная подпись расшифровка подписи

Е. Ромашова,
эксперт журнала «Оплата труда: бухгалтерский учет и
налогообложение»

————————————————————————-
*(1) Постановление Минтруда РФ от 09.02.2004 N 9 «Об утверждении Порядка применения единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».
*(2) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
*(3) Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».
*(4) Постановление ФСС РФ от 17.03.2004 N 24 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам».
*(5) Постановление ФСС РФ от 04.12.2003 N 134 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам».

При этом условия оплаты труда не должны зависеть от источника формирования фонда оплаты труда (бюджетный, внебюджетный). Исключения из этого правила составляют случаи, предусмотренные ст. 74 ТК РФ. Данная норма наделяет работодателя правом в одностороннем порядке изменить условия договора, определенные при его заключении, в связи с изменением организационных или технологических условий труда. О предстоящих изменениях, определенных сторонами трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ.

Штатное расписание бюджетной организации

Президент РСФСРБ. Ельцин Москва, Кремль 15 ноября 1991 года № 211 2. Ответ:Обязана ли организация составлять штатное расписание В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления.

При этом есть веские аргументы в пользу оформления штатного расписания:

• штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;

• штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

В государственных и муниципальных учреждениях В отношении государственных и муниципальных учреждений действует несколько иной порядок.

Штатное расписание бюджетного учреждения

Штатное расписание учреждения лицеев, гимназий, прогимназий, средних общеобразовательных школ с углубленным изучением отдельных предметов, специальных (коррекционных) общеобразовательных школ, специальных общеобразовательных школ (для детей и подростков с девиантным поведением), Центров образования, средних общеобразовательных школ «Школа здоровья», Центров образования «Школа здоровья», средних общеобразовательных школ «Школа надомного обучения», средних общеобразовательных школ с этнокультурным (национальным) компонентом образования, санаторно-лесных общеобразовательных школ и других видов учреждений разрабатываются с учетом особенностей в организации образовательного процесса. Выписка из штатного расписания По запросу проверяющих органов или при письменном обращении сотрудника, оформленном надлежащим образом, может выдаваться выписка из штатного расписания.

Штатное расписание в бюджетном учреждении

В частности, для федеральных учреждений порядок утверждения штатного расписания прямо предусмотрен в законодательстве и делегирован руководителю учреждения (п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583, подп «д» п. 33 Единых рекомендаций, утвержденных решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 24 декабря 2014 г. № 11). Учреждения субъектов РФ разрабатывают штатные расписания в порядке, установленном соответствующими органами исполнительной власти. Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России 2.
Вопрос из практики: как распределить должности сотрудников по отделам внутри организации По общему правилу вопрос о распределении должностей по отделам решается по усмотрению руководства организации.

Оформляем структуру и штат организации

На практике широкое применение получило составление двух, а в отдельных случаях и трех штатных расписаний для каждого источника. Правильно ли это?Отметим, что действующим законодательством разделение штатного расписания на части в зависимости от источников формирования фонда оплаты труда не предусмотрено. В качестве доказательства приведем следующие аргументы.
Бюджетные учреждения относятся к государственным (муниципальным) учреждениям. Системы оплаты труда таких организаций устанавливаются с учетом рекомендаций, разработанных Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений, и мнений соответствующих профсоюзов (объединений профсоюзов) и объединений работодателей.Так, в соответствии с п.

Может ли бюджетное учреждение изменить штатное расписание?

Инфо

Единые рекомендации по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2014 год, утв. Решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 25.12.2013, протокол N 11. *(2) Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Метки: заработная плата, бюджетный учет, учет Предыдущая записьПринимаем меры по погашению и списанию дебиторской задолженности Следующая записьКизляр.

Перевозки грузов Мы очень признательны Вам комментарии.

Составление штатноего расписания

Шапка формы № Т-3 содержит строку «на период с « » 20 г.», в которой отражается срок, в течение которого будет действовать новое штатное расписание, и дата, с которой действуют установленные в штатном расписании структура штатного состава, численность и размеры оплаты труды. Штатное расписание казенного, бюджетного учреждения утверждается, как правило, в начале года руководителем организации и действует в течение календарного года, но оно может быть и бессрочным (то есть применяться до внесения изменений и дополнений в штатное расписание). Составленный проект штатного расписания подписывается руководителем кадровой службы организации и направляется на утверждение.
Образец заполнения штатного расписания в приложении № 2.

Однако для этого в штатном расписании организации должна быть единица данной профессии, на которую можно принять вышеуказанное лицо, иначе выплата ему заработной платы будет являться незаконной.Например, с лицами, привлекаемыми для устранения производственной аварии, можно заключить договоры гражданско-правового характера. Для этого тоже должен быть соблюден ряд условий:– наличие соответствующих денежных средств по соответствующей подстатье КОСГУ. Заметим, что это касается и договоров, заключаемых с условием оплаты за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Если указанные расходы заложены в план финансово-хозяйственной деятельности учреждения, то оно вправе их произвести, следовательно, и принять на себя обязательства по их оплате;– неукоснительное соблюдение норм Закона о контрактной системе*(2). Подводя итог всему сказанному, отметим следующее:1. Штатное расписание (ф.

Кто должен формировать штатное расписание в бюджетном учреждении

Внимание

ТК РФ).Нередко на практике возникают ситуации, когда учреждение меняет источник оплаты труда работника. Например, должность была перемещена в раздел должностей работников, выплата заработной платы которым финансируется за счет средств от приносящей доход деятельности. Следует ли уведомлять данного работника за два месяца о том, что произведено подобное изменение? Нужно ли вносить поправки в трудовой договор с ним, если размер заработной платы сотрудника остался прежним?В соответствии с ч.

2 ст. 57 ТК РФ условие оплаты труда является обязательным для включения в трудовой договор. Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе условия об оплате труда, допускается только по соглашению сторон, которое должно заключаться в письменной форме в силу ст. 72 ТК РФ.
Руководствуясь полученными по итогам расчетов данными, организация составляет и утверждает штатное расписание (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России 4. Ответ: Как внести изменения в штатное расписание? И как часто их можно вносить? Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п.
1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Соответственно, переутверждать штатное расписание каждый год при отсутствии необходимости внести в него какие-либо изменения не нужно. Кроме переименования должностей, изменения размера и состава выплат и т.
В случае судебных разбирательств по исковым заявлениям работников отсутствие штатного расписания или ошибки в нем могут привести к проигрышу работодателя. В соответствии с Уставом организации (администрации) устанавливается его структура и численность, на основании которых составляется штатное расписание, предусматривающее его должностной и численный состав. Штатное расписание является основой для оформления приема на работу, так как только на основании вакансии в штатном расписании можно принять на работу сотрудника и установить должностной оклад. Штатное расписание оформляется на унифицированной форме № Т-3, утвержденной Госкомстатом РФ, утверждается работодателем и вводится в действие приказом. Исключать из унифицированной формы какие-либо графы или реквизиты запрещено. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 в приложении № 1.