Правомерно ли требование ИФНС о представлении документов по конкретному контрагенту за период времени без указания идентифицирующих признаков запрашиваемых документов (номер, дата)?

Организация получила требование ИФНС о предоставлении заверенных копий документов в отношении конкретного юридического лица (контрагента) в течение 5 дней с даты получения требования. Необходимо предоставить: договор (контракт, соглашение); дополнение к договору (контракту, соглашению); акт приемки-сдачи работ (услуг) за тот же период; товарную накладную; счет-фактуру; книгу продаж; оборотно-сальдовую ведомость; карточку аналитического учета расчетов с дебиторами и кредиторами; акт сверки расчетов с поставщиками (покупателями); товарно-транспортная накладная (животные); доверенность; акт о зачете взаимных требований (взаимозачет); сертификат соответствия. Все документы за период с 01.01.2014 по 24.11.2016;

Требование направлено о предоставлении документов, касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика на основании ст. 93.1 НК РФ. В п. 1 требования перечислены указанные документы, в п. 2 ("информация") стоит прочерк. В перечне требуемых документов не указаны конкретные реквизиты необходимых документов, не указаны номер и дата договора, а только период, за который необходимо представить имеющиеся документы в разделе "Реквизиты документа".

Непосредственно в требовании нет указаний на конкретное мероприятие налогового контроля, в связи с которым истребуются документы (приведены общие формулировки относительно истребования документов при проведении мероприятий налогового контроля). При этом в поручении об истребовании документов, копия которого приложена к требованию, указано, что документы запрашиваются в связи с мероприятиями налогового контроля при проведении выездной налоговой проверки налогоплательщика-контрагента.

На вышеуказанное требование организацией был подготовлен и направлен ответ со следующим содержанием.

В требовании отсутствует четкость и ясность отражения перечня истребуемых документов со ссылкой на п. 1 ст. 93.1 НК РФ, т.е., если у налогового органа возникает необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки, ИФНС вправе истребовать эти документы у Однако запрашивать документы у контрагента по всем сделкам за несколько лет - это превышение полномочий налогового органа, в связи с чем просили ИФНС предъявить требование с указанием конкретных необходимых документов, с указанием их наименования, номера и даты.

В ответ было получено уведомление от ИФНС о вызове в налоговый орган и акт об обнаружении фактов налогового правонарушения в порядке ст. 126 НК РФ с наложением штрафа в размере 10 000 руб.

Обязана ли организация предоставлять все имеющиеся за данный период документы по конкретному контрагенту?

Правомерно ли наложение на организацию штрафа в размере 10 000 руб., как за налоговое правонарушение?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Законодательной обязанности налогового органа указывать в требовании о представлении документов о деятельности таких идентифицирующих признаков запрашиваемых документов, как номер и дата, не установлено. В связи с этим само по себе отсутствие в требовании номеров и дат запрашиваемых документов не может являться основанием для неисполнения организацией полученного требования.

Учитывая наличие в требовании наименований истребуемых документов и периода времени, к которому они относятся, что позволяет их организация должна представить поименованные в требовании документы (при их наличии) за указанный период.

При указанных обстоятельствах привлечение организации к ответственности в виде штрафа в размере 10 000 руб. за непредставление в установленный срок истребованных документов является правомерным.

Обоснование позиции:

В соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 23, пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе требовать, а налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам в случаях и в порядке, которые предусмотрены НК РФ, документы, необходимые для и

Так, право должностного лица налогового органа, проводящего налоговую проверку, истребовать у контрагента документы (информацию), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика, предусмотрено п. 1 ст. 93.1 НК РФ. На основании п. 2 ст. 93.1 НК РФ у налогового органа есть право истребования документов (информации) также вне рамок проведения налоговых проверок. Однако такая возможность предоставлена только относительно конкретной сделки у ее участников или у иных лиц, располагающих такими документами (информацией), и только в случае, если возникает обоснованная необходимость.

Процедура истребования документов (информации) у контрагентов проверяемого налогоплательщика и иных лиц регламентируется п.п. 3, 4 ст. 93.1 НК РФ и Порядком взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов (далее - Порядок), утвержденным приказом от 08.05.2015 N ММВ-7-2/189@. Кроме того, в своей работе налоговые органы руководствуются Рекомендациями по проведению мероприятий налогового контроля, связанных с налоговыми проверками, направленными письмом ФНС России от 17.07.2013 N АС-4-2/12837@ (в частности, п. 8).

В соответствии с п. 5 ст. 93.1 НК РФ лицо, получившее требование о представлении документов (информации) (далее - требование), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией). Отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ, что прямо установлено п. 6 ст. 93.1 НК РФ.

Согласно п. 2 ст. 126 НК РФ непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике (плательщике взносов), отказ лица представить имеющиеся у него документы, предусмотренные НК РФ, со сведениями о налогоплательщике (плательщике страховых взносов) по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями влечет взыскание штрафа с организации или в размере 10 000 рублей.

Следует заметить, что налоговый орган, проводящий налоговую проверку (иные мероприятия налогового контроля) налогоплательщика, производит истребование документов (информации) у его контрагентов не самостоятельно, а через налоговый орган, в котором этот контрагент состоит на налоговом учете.

На основании п.п. 3, 4 ст. 93.1 НК РФ налоговый орган, осуществляющий налоговые проверки или иные мероприятия налогового контроля, направляет поручение об истребовании документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика (далее - поручение), в налоговый орган по месту учета лица, у которого должны быть истребованы указанные документы (информация). В свою очередь, налоговый орган по месту учета лица, у которого истребуются документы (информация), направляет этому лицу требование, приложив к нему копию указанного поручения.

То есть именно поручение налогового органа, осуществляющего контрольные мероприятия, является основанием для направления требования контрагенту проверяемого лица. При этом в поручении должно быть указано, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации). Сведения, позволяющие идентифицировать сделку, указываются в поручении в случае истребования информации относительно конкретной сделки (п. 3 ст. 93.1 НК РФ).

Как мы поняли, в рассматриваемой ситуации документы у организации истребуются в связи с проведением выездной налоговой проверки у контрагента, что указано в копии поручения, приложенного к требованию. Поэтому полагаем, что в данном случае речи о необходимости идентификации конкретной сделки не идет.

Учитывая, что перечень истребуемых документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, законодательно не ограничен, налоговые органы могут затребовать любые документы, содержащие необходимую для целей налогового контроля информацию, касающуюся деятельности проверяемого лица. Смотрите письма Минфина России от 08.10.2012 N 03-02-07/2-136, от 19.05.2010 N 03-02-07/1-243, от 30.03.2010 N 03-02-07/1-133, от 11.10.2007 N 03-02-07/1-438, ФНС России от 30.09.2014 N ЕД-4-2/19869, а также письмо ЦБ РФ от 07.03.2012 N 34-Т. В силу прямой нормы п.п. 2 и 5 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ налоговые органы не вправе истребовать лишь документы, представленные ранее в ходе камеральных и выездных проверок, а также документы, представленные в виде заверенных копий в ходе проведения налогового (за некоторым исключением).

Соответственно у налогоплательщика, получившего в установленном порядке требование о представлении документов о деятельности проверяемого контрагента, в общих случаях нет оснований для непредставления запрошенных документов налоговому органу. При этом каких-либо конкретных критериев для указания в требовании идентифицирующих признаков запрашиваемых документов ни в НК РФ, ни в Порядке не содержится.

Согласно правовой позицией ВАС РФ, отраженной в Постановлении Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07, которой руководствуются суды в том числе при рассмотрении дел об истребовании документов на основании ст. 93.1 НК РФ, требование о представлении необходимых для налоговой проверки документов должно содержать достаточно определенные данные о документах, которые истребуются налоговым органом (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 17.07.2012 N Ф05-6798/12 по делу N А40-122365/2011).

Исходя из самой формы требования, утвержденной приказом ФНС России от 08.05.2015 N ММВ-7-2/189@, в требовании о предоставлении документов (п. 1) должны быть указаны:

Наименование документа;

Период, к которому он относится;

При наличии указываются реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документов.

При этом суды указывают, что конкретные реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документа указываются в требовании при их наличии у налогового органа. В частности, такие реквизиты документов, как номера и конкретные даты их составления, могут быть неизвестны налоговому органу и, соответственно, не указаны в требовании (поручении) в силу объективных причин.

Например, в постановлении Арбитражного суда Московского округа от 16.02.2017 N Ф05-347/17 по делу N А40-66615/2016 акцентировано, что указанными сведениями обладает сам налогоплательщик, а не налоговый орган. Статья 93 НК РФ не предусматривает обязательного указания в требовании конкретных реквизитов запрашиваемых документов. В требовании о представлении документов достаточно указать вид, наименование документов, период, срок представления. Обращаем внимание, что эта позиция поддержана определением Верховного Суда РФ от 14.06.2017 N 305-КГ17-6715.

Отметим, что ст. 93 НК РФ регламентирует порядок истребования документов у налогоплательщика (а не контрагента) при проведении налоговой проверки. Вместе с тем истребование документов (информации) у контрагентов проверяемого налогоплательщика производится с учетом соответствующих положений п. 1, 2, 3, 5 ст. 93 НК РФ (п. 4, 5 ст. 93.1 НК РФ). Поэтому логика судов, касающихся истребования документов на основании положений ст. 93 НК РФ, вполне может быть применима и к данной ситуации.

В свою очередь, ни ст. 93.1 НК РФ, ни Порядок также не предписывают обязательно указывать в требовании или поручении конкретные реквизиты истребуемых документов о деятельности проверяемого контрагента.

Складывающаяся в последнее время судебная практика все чаще подтверждает сказанное. Суды, оценивая правомерность привлечения налогоплательщика к ответственности по ст. 126 НК РФ, исходят из того, содержит ли требование необходимую информацию, предусмотренную ст. 93.1 НК РФ, достаточную для понимания налогоплательщиком индивидуализирующих признаков документов, позволяющую исполнить такое требование налогового органа. Смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 14.04.2017 N 310-КГ17-3551, постановления Арбитражного суда Центрального округа от 25.01.2017 N Ф10-5367/16 по делу N А09-6454/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 25.05.2016 N Ф10-1440/16 по делу N А09-10176/2015, Двадцатого апелляционного суда от 05.10.2016 N 20АП-5320/16, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 07.12.2016 N 19АП-5958/16.

Причем в случаях указания в требовании сведений, аналогичных перечисленным в вопросе, суды приходят к выводу, что запрашиваемые документы конкретизированы и идентифицированы (в том числе и по периоду составления). Так, в постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 13.02.2015 N Ф09-9861/14 по делу N А47-78/2014 сделан вывод, что требование налогового органа содержит необходимые и достаточные для понимания налогоплательщика индивидуализирующие признаки документов, позволяющие его исполнить, поскольку в данном требовании ясно и четко указаны:

Наименование запрашиваемых документов (договоры, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.),

Период, за который следует представить документы (с 01.01.2010 по 31.12.2012),

Контрагент, по взаимоотношениям с которым истребуются документы,

А также указано, что истребование документов проводится в рамках налогового контроля этого контрагента.

В постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 08.02.2017 N 04АП-7264/16 суд также не согласился с выводами суда первой инстанции о том, что требование не соответствует положениям ст. 93.1 НК РФ и его форме, поскольку не содержит необходимых сведений (номеров, дат, реквизитов, иных индивидуализирующих признаков) в части запрошенных к представлению документов. Изучив поручение и требование, апелляционный суд пришел к мнению, что в них указаны наименования документов (путевой лист, договор, счет, акты приемки-сдачи) и период, к которому они относятся (2 квартал 2015 г.), указаны наименование, ИНН, ОГРН контрагента, то есть, по мнению апелляционного суда, указано достаточное количество данных, позволяющих идентифицировать запрашиваемые документы. Причем суд кассационной инстанции, который в итоге постановил принять по этому делу новый судебный акт, в этой части был согласен с апелляционной инстанцией (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.06.2017 N Ф02-2218/17 по делу N А78-13580/2016).

Таким образом, отсутствие в требовании номеров и дат запрашиваемых документов при наличии наименований этих документов и периода времени, к которому они относятся, не может являться основанием для неисполнения организацией полученного требования.

Поэтому в силу п. 5 ст. 93.1 НК РФ организация в данном случае должна представить поименованные в требовании документы (при их наличии) за указанный период, связанные с контрагентом. За непредставление в установленный срок истребованных документов привлечение организации к ответственности в виде штрафа в размере 10 000 руб. на основании п. 2 ст. 126 НК РФ является правомерным.

В заключение обращаем внимание, что сказанное является нашим экспертным мнением, основанным на полученной из вопроса информации. В случае решения спора в судебном порядке суд будет принимать решение исходя из фактических обстоятельств дела на основании полного и всестороннего исследования имеющихся в деле доказательств.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Лазарева Ирина

Ответ прошел контроль качества

Важно снижать риски не только при заключении договора с новым контрагентом, но и в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом. Особенно если контрагент - юридическое лицо рекомендуется периодически запрашивать у него действующие на момент заключения договора редакции имеющих юридическое значение документов.

Какие же документы нужно запрашивать у контрагента?

Если контрагент - юридическое лицо имеет смысл запросить (периодически запрашивать) перечисленные ниже документы:

Учредительные документы

В зависимости от вида юридического лица могут быть и (или) . Однако следует иметь в виду, что учредительный договор, как правило, является коммерческой тайной и поэтому на законном основании его Вам, не предоставят.

Свидетельство о государственной регистрации

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (справку о регистрации, справку о зарегистрированном юридическом лице). Тут особое внимание нужно обратить на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве о государственной регистрации.

Бизнес-идентификационный номер (БИН)

С начала 2013 года всем юридическим лицам в РК необходимо иметь бизнес-идентификационные номера. БИН - это уникальный номер, формируемый для юридического лица (филиала и представительства) и индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде совместного предпринимательства. Регистрационный учет всех БИН осуществляется в специальной информационной системе - национальном реестре бизнес-идентификационных номеров.

Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор

Если договор будет подписывать генеральный директор (руководитель юридического лица), то контрагент должен представить либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица. Нужно обратить внимание, чтобы на момент подписания договора указанный в решении/протоколе руководитель и указанный в справке о зарегистрированном юридическом лице руководитель совпадали.

При проверке полномочий руководителя юридического лица необходимо обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными.

В уставе юридического лица, как правило, указывается срок, на который избирается (назначается) руководитель организации, либо законом может быть предусмотрен срок. В связи с этим нужно проверить, чтобы представленные контрагентом решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица не были просрочены.

Нужно иметь в виду, что в уставе могут быть ограничения полномочий лица, представляющего юридическое лицо. Если другая сторона договора в момент заключения договора знала или должна была знать об установленных в уставе ограничениях полномочий на заключение договора, то такой договор может быть признан недействительным. При этом бремя доказывания того, что третье лицо знало или должно было знать о таких ограничениях, возлагается на лиц, которые об этом заявляют об этом.

Нужно обратить внимание и на форму представленной доверенности. Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, может быть удостоверена нотариально либо самой организацией. В последнем случае доверенность должна быть заверена подписью руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника. Если на доверенности отсутствует печать организации, это никак не влияет на ее действительность (кроме случаев, прямо указанных в законе).

Доверенность будет иметь одинаковую юридическую силу вне зависимости от того, каким образом она удостоверена. При этом стоит проверить полномочия лица, выдавшего доверенность. Если доверенность удостоверена нотариально, то полномочия лица, подписавшего доверенность, проверять необязательно. Но и требовать от контрагента представления именно нотариально удостоверенной доверенности не обязательно.

Если доверенность выдана руководителем юридического лица, то проверяется полномочие этого руководителя на момент выдачи доверенности. Если доверенность выдана иным лицом (например, заместителем директора), нужно проверить полномочия этого заместителя на момент выдачи доверенности. Они должны вытекать либо из уставных документов, либо из выданной ему доверенности с правом передоверия. Если доверенность выдана в порядке передоверия, то она должна быть удостоверена нотариально (п. 2 ст. 169 ГК РК), хотя есть исключения из этого правила (предусмотренные пунктами 4 и 6 ст. 167 ГК РК):

• доверенность на получение корреспонденции, на получение выплат от граждан и юридических лиц может быть удостоверена местными исполнительными органами городов республиканского значения, столицы, районов, городов областного значения, акимами города районного значения, поселка, села, где проживает доверитель, организацией, в которой он работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства, администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении, а также командованием соответствующих воинских частей, когда доверенность выдается военнослужащим. Доверенность, посылаемая по телеграфу, а также по другим видам связи, когда отправку документа осуществляет работник связи, удостоверяется органами связи;
• доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепляется печатью этой организации, если по закону данное лицо должно иметь печать.

Полномочия лица, указанные в доверенности, должны быть достаточными для подписания договора, то есть право подписания договора от имени организации должно быть прямо указано в доверенности либо вытекать из текста доверенности.

Лицензия на осуществление деятельности

Лицензия на осуществление деятельности по договору, если эта деятельность подлежит лицензированию. К лицензии обычно прилагается перечень конкретных видов деятельности, которые разрешено осуществлять юридическому лицу. Имеет смысл настаивать на том, чтобы контрагент представил этот перечень вместе с лицензией до заключения договора. Если в лицензии указан срок ее действия, то необходимо проверить, не просрочена ли лицензия.

Правоустанавливающие документы

Правоустанавливающие документы в отношении имущества, которое передается по договору, а также осмотр самого имущества. При заключении договора купли-продажи недвижимого имущества нужно удостовериться, что контрагент имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество.

Документ подтверждающий подпись руководителя

При возникновении сомнений в достоверности подписи руководителя организации-контрагента можно запросить также копию банковской карточки с образцом подписи директора, заверенную нотариально или банком, осуществляющим расчетно-кассовое обслуживание контрагента.

Рекомендуется запрашивать все документы в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати юридического лица. Рекомендуется фиксировать факт получения документов от контрагента путем составления соответствующих описей или актов в бумажной или электронной (при обмене электронными) форме.

Если контрагент - индивидуальный предприниматель, как правило, запрашиваются:

• Документы, подтверждающие его правовой статус;
• Свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

Примечание: У индивидуального предпринимателя отсутствуют какие-либо учредительные документы - устав или учредительный договор. В остальном действуют те же требования, что и для юридических лиц.

Таким образом, в настоящей статье, мы выделили ряд документов, которые рекомендуется запросить у будущего контрагента при заключении договора и тем самым проявить должную осмотрительность и осторожность при выборе контрагента.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

В России превалирует свобода в выборе делового партнера (ст. 421 Гражданского кодекса РФ), однако надо учитывать, что непроявление должной осмотрительности при этом может повлечь следующие неблагоприятные последствия:

• нарушение или неисполнение договорных обязательств со стороны контрагента;
• невозможность реального возмещения убытков;
• повышение риска проведения выездной проверки;
• получение необоснованной налоговой выгоды с вытекающими последствиями в виде привлечения к ответственности, предусмотренной ст. 122 Налогового кодекса РФ, и доначисления суммы налога (см. в качестве примера постановление АС ЗСО от 03.06.2016 по делу № А75-5310/2015).

ВАЖНО! Во избежание указанных рисков перед заключением сделки следует проверить потенциального партнера.

Одним из способов проверки контрагента на благонадежность является предъявление к нему требования о представлении определенных документов.

Какие нужны документы, можно установить на основании писем Федеральной налоговой службы (от 30.11.2012 № ЕД-4-3/20268@, от 23.01.2013 № АС-4-2/710@, от 24.06.2016 № ЕД-19-15/104, от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@), судебной практики и обычаев делового оборота. Представляются они в виде надлежащим образом заверенных копий. Далее рассмотрим такие списки подробнее в зависимости от статуса контрагента.

Список для контрактов между юридическими лицами: учредительные и иные документы

• учредительные документы;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• протокол (решение) о назначении руководителя;
• документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресу (договор аренды или свидетельство о праве собственности);
• документ, подтверждающий полномочия лица на право заключения договора (доверенность);
• бухгалтерская отчетность;
• копия паспорта директора.

В соответствии с письмом ФНС России от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@ (далее - Письмо ФНС) дополнительно желательно иметь:

• документально закрепленный порядок отбора партнеров;
• документы, в которых отражены результаты отбора партнера, обоснование выбора контрагента;
• источник информации о нем (сайт, письмо о сотрудничестве);
• сведения о мониторинге рынка требуемых работ, товаров, услуг;
• деловая переписка.

Договор с ИП: какие документы нужны, требовать ли копию паспорта при заключении договора

• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
• свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
• выписка из ЕГРИП;
• паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный — для сравнения с копией);
• документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
• документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора.

Кроме того необходимо иметь документы в соответствии с письмом ФНС, о котором мы рассказали применительно к выбору контрагента - юрлица. Подробнее с правилами выбора контрагент можно ознакомиться в нашей статье Критерии и обоснование выбора контрагента .

Дабы минимизировать экономические, правовые и иные риски, которые могут возникнуть из-за сотрудничества с неблагоприятным контрагентом, следует проверить его перед оформлением сделки. Сделать это можно, предъявив к нему требование о представлении определенного перечня документов для заключения договора: информацию о государственной регистрации, местонахождении, полномочиях руководителя, лицензии (если сделка подразумевает ее наличие), бухгалтерскую отчетность и иные документы, которые могут подтвердить реальность исполнения сделки.

Проверка контрагента перед узакониванием сотрудничества с ним требуется не только для собственного спокойствия в отношении его благонадёжности, но и чтобы убедить налоговые органы в проявлении должной осмотрительности перед заключением деловых сделок. Рекомендуется не только единожды проверить документацию, но и периодически запрашивать актуальные версии всех документов, которые имеет смысл проверять. В статье расскажем про документы для проверки контрагента при заключении договора, приведем полный перечень с описанием.

Какие документы нужно запросить у контрагента перед сотрудничеством

О том, что ваша компания должна требовать определённые документы перед заключением договоров, лучше указать в Положении о договорной работе фирмы. В этом случае проще будет обосновать потенциальному партнёру, на каком основании вы требуете предъявить те или иные бумаги. Перечень документов, которые следует проверить, зависит от того, с каким предприятием придётся работать:

• с российским юридическим лицом,
• с индивидуальным предпринимателем,
• с иностранным юридическим лицом.

Перечень запрашиваемых документов у ИП

Список документов, подтверждающих правовой статус ИП, отличается от комплекта документов, имеющегося у законно функционирующих юридических лиц:

1. Учредительные документы у ИП отсутствуют как таковые – нет ни Устава, ни учредительного договора.
2. Работа ИП считается законной после получения свидетельства о гос. регистрации предпринимателей (ЕГРИП).
3. ИП должен предоставить выписку из Единого реестра предпринимателей (ЕГРИП), не из ЕГРЮЛ.

Заключать договор и подписывать его предприниматель может на основании наличия у него свидетельства ЕГРИП и паспорта России.

Список запрашиваемых документов у юридического лица

Перед тем, как на законных основаниях начать работать с юридическими лицами, зарегистрированными в России, нужно проверить следующие документы:

1. Правоустанавливающие или уставные.
2. Регистрационные.
3. Из налоговых органов.
4. Свидетельствующие о наличии полномочий лица, которое будет подписывать договор.
5. Выписку из ЕГРЮЛ.
6. Лицензию на работу (если вид деятельности требует её наличия).
7. Образец подписи руководителя компании.

Лучше всего просить предоставить нотариально заверенные копии документов или подписанные должностным лицом фирмы. Желательно приложение печати. Факт приёма вами бумаг может подтвердить опись или акт.

• Учредительные. Сюда относится Устав и/или учредительный договор, представленный в полной версии и в последней редакции (проверить данный факт можно по выписке из ЕГРЮЛ). Если появляются какие-либо сомнения относительно подлинности предъявленных бумаг, можно дополнительно запросить старые редакции.
• Выписка из ЕГРЮЛ. Требуйте выписку, которая выдавалась не позже даты передачи её контрагентом или того дня, который будет обозначен в ваших единых правилах по проверке бумаг. Ни при каких обстоятельствах не соглашайтесь принимать выписку, сделанную месяцем ранее.

Перепроверить сведения можно на официальном сайте налоговой службы. Если данные расходятся с информацией, предъявленной контрагентом, нужно иметь в виду, что портал ФНС обновляется раз в неделю.

Для дополнительной проверки следует посмотреть данные о компаниях в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. При этом следует обратить внимание на текст п. 22 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 25, там даются разъяснения того, как работать с данным ресурсом.

Свидетельство о государственной регистрации

Свидетельство о постановке на налоговый учёт

Должен быть присвоен ИНН – идентификационный номер плательщика налогов, о чём будет выдано свидетельство. Опять же, нужно проверить, чтобы наименование компании совпадало с его названием в других документах.

Лицензия на ведение деятельности, подлежащей лицензированию

Не забудьте, что к самой лицензии по обыкновению прилагается список конкретных видов работ, на которые у юрлица имеется разрешение. Проверьте срок действия лицензии – она может быть просрочена.

Документы, свидетельствующие о наличии полномочий у лица, подписывающего договор

Обратите внимание на следующие моменты:

• если договор заключается с руководителем юрлица, нужно проверить документ о назначении его на должность или протокол о его избрании коллегиальным органом (наличие полномочий будет отражено в выписке из ЕГРЮЛ, по Уставу проверяется, на какой срок он избран);
• в Уставе компании будут отражены ситуации, при возникновении которых лицо имеет полномочия;
• если договор подписывается не директором компании, нужно будет проверять доверенность, в которой прямо должно быть указано на наличие у представителя фирмы полномочий на заключение договоров.

Документы на имущество, передаваемое по договору во владение или временное пользование

Если предметом сделки является имущество, необходимо:

1. Осмотреть его.
2. Запросить правоустанавливающие документы. Читайте также статью: → « ».

Сперва необходимо проверить, кто владелец имущества – должно быть свидетельство о праве владения (выдаётся в Росреестре). Если недвижимость будет взята в аренду, убедитесь в том, что:

• у владельца есть вышеуказанное свидетельство из Росреестра;
• контрагент имеет договор доверительного управления помещением, если он доверительный управляющий;
• контрагент имеет право на сдачу в субаренду недвижимость, если он передаёт его вам в субаренду.

Копия банковской карты с образцом подписи должна быть заверена нотариусом или банковским учреждением, которое обслуживает контрагента.

Перечень запрашиваемых документов у иностранной компании

Очевидно, что при сотрудничестве с зарубежной фирмой, нужно проявлять большую осмотрительность, чем при заключении договора с российской компанией. Нужно учесть некоторые особенности:

1. Все без исключения документы, доказывающие правовой статус зарубежного предприятия, должны иметь официальный перевод на русский язык. Также для компаний всех стран, с которыми Россия не заключала международного договора об упрощённом порядке сотрудничества, требуется провести легализацию документов (иметь отдельный документ, иногда – апостиль). Это касается Устава, сертификата об инкорпорации, учредительного договора. Апостиль требуется для тех государств, кто не участвует в Гаагской конвенции. Заверению в аналогичном порядке подлежит и доверенность подписывающего договор сотрудника.
2. Дополнительно нужно запрашивать выписку из торгового реестра того, государства, где фирма зарегистрирована (такой реестр ведётся не во всех странах – если это ваш случай, просите сертификат, доказывающий благополучное функционирование фирмы). Текущий статус предприятия в выписке должен быть “действующее”.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки при оформлении

Ошибка №1. Российская компания стала сотрудничать с иностранной фирмой без тщательной проверки информации об её деятельности.

Если не проявить должную осмотрительность, налоговая инспекция обвинит предприятие в попытке снижения налогооблагаемой базы, что приведёт ко всесторонней проверке фирмы и доначислению налогов.

Ошибка №2. Отечественная фирма заключила договор с предприятием, статус которого в торговом реестре страны регистрации значился как “прекращено”.

Если начать сотрудничество с организацией, прекратившей деятельность, невозможно будет в случае неисполнения ей обязательств отстаивать свои интересы в суде.

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. На что обратить внимание, если договор с юридическим лицом подписывает уполномоченный её представитель, не руководитель?

В первую очередь проверьте, выдана ли данному лицу доверенность на совершение указанных действий. Если документ имеется, посмотрите на дату, когда он оформлен – если дата отсутствует, доверенность признаётся недействительной. Также обратите внимание на срок её действия. Документ заверяется нотариально или руководством предприятия, выдавшего его. В тексте доверенности должно быть прямо прописано, что сотрудник имеет право на заключения договоров от имени фирмы.

Вопрос №2. Если все документы были проверены, но владелец бизнеса не знал или не мог знать о некоторых существенных моментах, из-за которых впоследствии возник спор, будет ли суд на его стороне?

Скажите, какой комплект документов можно считать достаточным для проверки добросовестности контрагента?

По мнению Минфина, в целях проверки благонадежности вполне достаточно запросить учредительные документы контрагента и документы о полномочиях его представителей . Кроме того, проверить контрагента (российского) можно на сайте ФНС России (www.nalog.ru) в разделе «Государственная регистрация и учет налогоплательщиков».

На практике такое требование контрагента связано с понятием «должной осмотрительности» и «проверки благонадежности» контрагента при заключении сделок. Если первичные документы будут подписаны неуполномоченным лицом, инспекция может отказать в вычете по НДС. Наличие у контрагента копий учредительных документов и документов (доверенности или приказа) о полномочиях лица, подписавшего документы, обезопасит контрагента от претензий инспекции. В данном случае можно будет говорить о том, что организация проявила должную осмотрительность при выборе контрагента.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и в материалах Системы Юрист.

1. Статья : Проверка контрагентов налогоплательщика для уменьшения налоговых рисков

1. Учредительные документы юридического лица в редакции на дату заключения договора 2 .

2. Проверка правоспособности: свидетельство о внесении юридического лица в ЕГРЮЛ или свидетельство о внесении физического лица в ЕГРИП 3 .

При этом согласно складывающейся практике получить информацию о государственной регистрации контрагента налогоплательщик может самостоятельно и из общедоступных источников в сети Интернет 4 .

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговых органах РФ в качественалогоплательщика или письмо, подтверждающее, что оснований для постановки иностранной организации на учет в качестве налогоплательщика на территории РФ нет 5 .

4. Документы, подтверждающие полномочия лиц, которые будут подписывать договоры, и документы, подтверждающие личность физического лица – контрагента: решение о назначении генерального директора, приказ о назначении главного бухгалтера, доверенности на уполномоченных представителей, документ, удостоверяющий личность физического лица –контрагента (паспорт) 6 .

5. Информация, необходимая для заключения и исполнения договора: банковские реквизиты, фактический адрес юридического лица, если он отличается от юридического адреса 7 .

6. Документы, подтверждающие реальность деятельности контрагента: бухгалтерский баланс за последний отчетный период с подтверждением его передачи налоговому органу, налоговые декларации за последний налоговый период с отметками об их принятии (НДФЛ, НДС, налог на прибыль, ЕНВД, УСН) 8 .*

Снижение налоговых рисков во взаимоотношениях с контрагентами

• отсутствие документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента (его представителя), копий документа, удостоверяющего его личность;
• отсутствие информации о фактическом месте нахождения контрагента, производственных и (или) торговых площадей;
• отсутствие информации о государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ (www.nalog.ru);
• отсутствие очевидных свидетельств возможности реального выполнения контрагентом условий договора;
• наличие обоснованных сомнений в возможности реального выполнения контрагентом условий договора с учетом времени, необходимого на доставку или производство товара, выполнение работ или оказание услуг.*

И.В. Кравченко , юрист

Н.А. Травкина , ведущий юрист, канд. юрид. Наук

Перед заключением сделки с новым контрагентом или с контрагентом, с которым организация не имела деловых отношений в течение длительного времени, рекомендуется запросить у него уставные и иные правоустанавливающие документы, подтверждающие саму возможность заключения с ним договора. Если этого не сделать, организация рискует, например, заключить договор аренды с компанией, не являющейся собственником объекта аренды и не обладающей правом сдавать это имущество в аренду. Или заключить договор на техобслуживание медтехники с организацией, не обладающей лицензией на проведение таких работ. Наконец, может оказаться, что договор со стороны контрагента подписан лицом, не имеющим на это полномочий. Это чревато дополнительными расходами и убытками для вашей компании, а возможно, и судебными спорами.

Кроме того, чтобы снизить эти риски в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом, имеет смысл периодически запрашивать у него актуальные версии перечисленных ниже документов.*

Контрагент – юридическое лицо

1. Учредительные документы. В зависимости от вида юридического лица это могут быть устав и (или) учредительный договор.*

Необходимо проверить, чтобы учредительные документы были представлены полностью. Не имеет смысла запрашивать выписки из учредительных документов, первые и последние страницы устава и т. п. В этом случае не удастся выяснить всю необходимую информацию.

Учредительные документы нужно запрашивать у контрагента в последней, то есть действующей редакции. Определить, последняя ли версия уставных документов была представлена контрагентом, можно по выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). При возникновении сомнений относительно достоверности представленных документов можно истребовать у контрагента все предыдущие редакции учредительных документов.

2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), а также все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.*

Тут особое внимание нужно обратить на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН).* Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.

4. Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор.*

Если договор будет подписывать генеральный директор (руководитель юридического лица), то контрагент должен представить либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица.

При проверке полномочий руководителя юридического лица необходимо обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными ().

Кроме того, в уставе юридического лица, как правило, указывается срок, на который избирается (назначается) руководитель организации. В связи с этим нужно проверить, чтобы представленные контрагентом решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица не были просрочены.

Если договор будет подписывать иное лицо, чем руководитель организации, то помимо документов, названных выше, необходимо запросить еще и копию доверенности данного лица на подписание договора. В доверенности должна содержаться дата ее совершения. Без такой даты доверенность признается недействительной (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

В доверенности указывается также срок ее действия, не превышающий три года. Если срок действия в доверенности не указан, то доверенность действительна в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Необходимо следить за тем, чтобы срок действия доверенности не был просрочен.

Нужно обратить внимание и на форму представленной доверенности. Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, может быть удостоверена нотариально либо самой организацией. В последнем случае доверенность должна быть заверена подписью руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника, с обязательным приложением печати организации.

Доверенность будет иметь одинаковую юридическую силу вне зависимости от того, каким образом она удостоверена. При этом стоит проверить полномочия лица, выдавшего доверенность.

Если доверенность удостоверена нотариально, то полномочия лица, подписавшего доверенность, проверять необязательно, поскольку данные полномочия проверил нотариус при удостоверении доверенности. Этот факт, безусловно, повышает доверие к «нотариальной доверенности». Однако требовать от контрагента представления именно нотариально удостоверенной доверенности совсем не обязательно.

Если доверенность выдана руководителем юридического лица, то необходимо проверить полномочия этого руководителя. Если доверенность выдана иным лицом (например, заместителем директора), нужно проверить полномочия этого заместителя. Они должны вытекать либо из уставных документов, либо из выданной ему доверенности с правом передоверия. Если доверенность выдана в порядке передоверия, то она должна быть удостоверена нотариально (п. 3 ст. 187 ГК РФ).

Полномочия лица, указанные в доверенности, должны быть достаточными для подписания договора, то есть право подписания договора от имени организации должно быть прямо указано в доверенности либо вытекать из текста доверенности.

5. Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).*

Сведения, содержащиеся в реестре, могут постоянно меняться. Поэтому нужно запрашивать выписку, выданную как можно позднее к дате передачи этой выписки контрагентом. Также можно разработать единые правила по проверке документов отконтрагента и указать в них, что выписка должна быть представлена контрагентом, например, не позднее 10 дней до даты подписания договора. Если контрагент заявляет, что ему трудно настолько оперативно получить выписку, нужно иметь в виду: чем более ранней датой представлена выписка, тем выше будут риски при заключении договора с этим контрагентом. В любом случае не рекомендуется принимать от контрагентов выписки, выданные позднее одного месяца до предполагаемой даты подписания договора.

Кроме того, информацию о контрагенте можно найти на сайте ФНС России . Ее также можно сравнить с информацией, имеющейся в представленной контрагентом выписке из ЕГРЮЛ.

8. При возникновении сомнений в достоверности подписи руководителя организации-контрагента можно запросить также копию банковской карточки с образцом подписи директора, заверенную нотариально или банком, осуществляющим расчетно-кассовое обслуживание контрагента.

Все документы должны быть представлены в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати юридического лица. Это требование дисциплинирует контрагента и уменьшает риск представления недействительных, недостоверных или устаревших документов. Рекомендуется фиксировать факт получения документов от контрагента путем составления соответствующих описей или актов в бумажной или электронной (при обмене электронными сообщениями с контрагентом) форме.*

Даниил Дугинов

магистр частного права, LL.M, заместитель начальника Правового управления Департамента культурного наследия города Москвы (до 2013 г. - главный консультант Управления публичного права и процесса Высшего арбитражного суда РФ)

Роман Масаладжиу

кандидат юридических наук, старший эксперт ЮСС «Система Юрист»

Виталий Дианов

кандидат юридических наук, старший юрист Goltsblat BLP

3. Статья : Налоговики уточнили, как проверить контрагента

Налоговики Сибири требуют документально подтверждать добросовестность контрагентов. Если же этого не сделать, то компания может лишиться расходов, которые не получится защитить даже в суде. Одно из таких показательных дел разместило на своем сайте УФНС по Кемеровской области (www.r42.nalog.ru > Новости от 3 марта 2014 года).

В споре налоговики сняли расходы, потому что компания не проверила деловую репутацию поставщика, который оказался однодневкой. И суд поддержал инспекторов (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 04.12.13 № А27-21275/2012). Мы опросили все региональные управления Сибири и выяснили, что они выдвигают одинаковые требования. Но одновременно специалисты УФНС дали рекомендации, как проверить контрагента.

Во-первых, проверку стоит начать на сайте www.nalog.ru в разделе «Проверь себя и контрагента». Там можно узнать, есть ли данные о компании в ЕГРЮЛ, не дисквалифицирован ли директор и т. д. Во-вторых, уточнить сведения на сайте fedresurs.ru . На нем можно узнать, не ликвидируется ли компания, не проходит ли в ней реорганизация, есть ли у нее необходимая лицензия и т. п. В-третьих, налоговики рекомендуют поискать отзывы и комментарии о контрагенте или пообщаться с компаниями, которые уже работают с ним. Желательно, чтобы общение было подтверждено перепиской хотя бы по электронной почте. Наконец, можно запросить у самого контрагента отчетность или справку об отсутствии налоговых долгов. Если у компании будет полный комплект документов по благонадежности контрагентов, то риск претензий значительно снизится.*