Главная » Торговля » Как выставить счет на частичную оплату. Как выписать счет на оплату

Как выставить счет на частичную оплату. Как выписать счет на оплату

Однажды наступает тот момент, когда индивидуальному предпринимателю или Обществу с ограниченной ответственностью, которые оказывают услуги необходимо выставить счет на оплату как раз этих самых услуг. Как поступить в этом случае? Какой документ предоставить? Как правильно его оформить? На эти вопросы есть ряд ответов, которые мы и рассмотрим с вами в данной статье.

Утвержденной формы на выставление счета нет. Поэтому индивидуальный предприниматель или ООО вправе сам придумать форму, в которой будут описаны, выполненные услуги. Именно счет является основанием к оплате по безналичному расчету. Утвержденной формы нет, а вот ряд обязательных реквизитов в документе все таки должны присутствовать.

Что такое счет на оплату?

Счет - это документ, который выставляет исполнитель или продавец за оказанные услуги или товар. В данном документе должны присутствовать обязательные банковские реквизиты и перечень выполненных работ, услуг или предлагаемых товаров. Цель такого документа - это уведомление контрагента, о выполненных работах, услугах или резервации товара, а также необходимости перечислить денежные средства по указанным реквизитам.

Реквизиты, которые должны быть обязательно отражены в счете на оплату:

Наименование Общества с ограниченной ответственностью или Индивидуального предпринимателя;
ИНН (идентификационный номер налогоплательщика);
КПП (код причины постановки, в случае ООО);
Юридический и фактический адреса ООО или ИП;
Реквизиты банка, куда необходимо перечислить денежные средства.
Далее следует перечень услуг или товаров (наименование, количество, цена за единицу, общая сумма по счету и выделенный НДС, если организация или предприниматель оказывают услуги с налогом на добавленную стоимость).

Образец счета на оплату с НДС

Образец счета на оплату без НДС

Такой документ, как счет на оплату является обязательным?

Таким вопросом очень часто задаются директора и руководители фирм. Довольно часто сделки происходят без участия счетов на оплату среди директоров. Как правильно поступить бухгалтеру в этом случае? Документ «счет» не регламентируется никаким законом. Согласитесь, что реквизиты на оплату можно найти и в других документах. Таким документами будут являться: договор или накладная, а может и вовсе карточка предприятия, куда необходимо перечислить деньги. Но данные документы не являются основанием к оплате (за исключением случаев, когда в договорах прописаны графики оплаты). Счет делает расчеты между контрагентами более точными. Именно поэтому, все бухгалтера за такой документ, даже если он не предусмотрен договором. Существует два способа, где выставление счета просто необходимо: если договором не установлена сумма к оплате и если в договоре документ «счет» обязателен к выставлению.

Создать документ «счет» можно в любой бухгалтерской программе или в онлайн-сервисе « Моё дело ». С его помощью можно автоматически выставить счёт на оплату в течение нескольких секунд. При этом вам не придётся думать о правильности оформления каждого поля. Система всё сделает сама. Несколько простых шагов и счёт готов. ссылке .

Передать счет контрагенту на оплату можно в бумажном виде (в этом случае должны присутствовать подписи директора, бухгалтера, иногда подпись того кто выставляет счет, а также печать организации). Счет можно выставить в электронном виде через ТКС [Онлайн-сервис « Моё дело »] (в этом случае оператор ТКС подпишет документ ответственными лицами организации, которая выставляет счет на оплату). Счет можно оформить на чистом листе бумаге, а можно на фирменном бланке, главное чтобы были прописаны все обязательные реквизиты ООО или ИП.

Порядок выставления счета может быть определен условиями договора или выступать в роли самостоятельного документа. Как правило, документ печатается в двух экземплярах. Один экземпляр передается контрагенту для оплаты (по электронной почте, по ТКС или лично в руки), а второй экземпляр остается ООО или ИП. Счет может быть выставлен как на наличную оплату, так и на безналичную. В практике, наличная оплата чаще всего происходит без счета. В отдельных случаях, например, при спорных или конфликтных ситуациях, счет служит документом, который имеет юридическую силу - на случай предоставления его в суде.

Закрывающие документы

При проведении любой сделки очень важно, чтобы в наличии были закрывающие документы, как в ООО так и для ИП. Что же такое закрывающие документы? Это документы, которые подтверждают факт выполненной сделки. Такие документы должны быть не просто в наличии, но еще и иметь правильное оформление. Для того, чтобы у партнеров не возникало недопонимания и недоразумений, все нюансы должны быть тщательно прописаны непосредственно в договоре. Не лишним, будет указать наличие документов, которые необходимы при совершении сделки.

Закрывающие документы нужны не только для того, чтобы сделка была оплаченной, они необходимы для подтверждения сделки в письменном виде. Для таких подтверждений существует несколько видов закрывающих документов. Такие документы необходимы вашей организации или ИП для того, чтобы отразить факт совершенной сделки - вашего дохода. А для контрагента они необходимы для отражения факта - его расхода. Итак, перечень закрывающих документов:

1. Подтверждение выполнения договор поставки:

Основным документов для подтверждения факта поставки материалов, товаров, сырья является накладная. Унифицированная форма товарной накладной - это ТОРГ-12, если у вас есть свой бланк, который закреплен в учетной политике предприятия, то его также можно использовать в качестве накладной. Накладная должна быть составлена в двух одинаковых экземплярах. Один остается у поставщика, а второй - у покупателя. В ней отражаются реквизиты контрагентов, номер и дата отгрузки, перечень отгруженных товаров, подписи ответственных лиц и печать организации. Накладная должна быть представлена в оригинале.

Если в какой-то промежуточный период у вас присутствует копия накладной, то оригинал запросить все же придется. Этот юридический факт не способен изменить даже договор между контрагентами.

2. Подтверждения факта оказанных услуг:

Основным документом для подтверждения факта оказанных услуг является акт. Унифицированной формы данного документа не существует. Как и в случае с накладной, акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Несмотря на то, что унифицированной формы нет, обязательные реквизиты присутствовать в акте должны. Реквизиты контрагентов, номер и дата оказанных услуг, наименование услуги, единица измерения и стоимость услуги, а также подписи ответственных лиц за операцию. В отличие от накладной, в этом документе есть пункт, где заказчик полностью согласен с выполненными услугами и претензий к исполнителю не имеет. Акт также должен быть представлен в оригинале. Но в этом случае имеется исключения. Если акты оказанных услуг не являются обязательным условием и это четко прописано в законе, то разрешается их отсутствие. Такое часто случается при заключении аренды или договоров-оферты.

С помощью интернет-сервиса « Моё дело » также можно быстро создавать акт выполненных работ или накладную ТОРГ-12. Вам понадобится всего несколько секунд и пара кликов мышкой, чтобы подготовить необходимую документацию и отправить её через интернет. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Чем же грозит отсутствие документов в организации?

Накладные и акты - это документы, которые подтверждают факт совершения сделки. Без таких документов сделка считается неполной, не завершенной. Случается, что руководитель может столкнуться с халатностью своих сотрудников. Например, расходы, принятые по копии документов налоговая может не принять, и вам придется доначислить налоги. Ведь, в этом случае, вы не имели права брать к вычету суммы, которые не подтверждены оригиналами документов. Кроме этого, будут штрафы за отсутствие самих документов.

Счета на оплату от ООО физическому лицу выставлять не обязательно, и особенно если речь идет об оплате услуг или товара наличными. В случае если оплата производится по безналичному расчету, бухгалтер может выставить такой счет, даже если частник не является индивидуальным предпринимателем. Процедура эта стандартная, хотя и имеет некоторые особенности.

Когда возникает необходимость выставить счет на оплату услуг

Несмотря на то, что счет для любой организации — это особенно важный документ, подтверждающий оплату за товар или услугу, законодательство России не запрещает проводить сделки без выписки счета. Чаще всего юридическое лицо проводит оплату на основании договоренности, любым удобным способом, но есть случаи, когда без выписки счета обойтись не получится. Счет надо обязательно выставлять в случае, если в договоре не оговорена конкретная стоимость товара или услуги, а ярким примером того является предоставление услуг связи. Выставлять счет в обязательном порядке следует:

юридическому лицу, включая ООО, получившему аванс от заказчика;
если компания работает по агентскому договору, реализует товар/услугу, заключая договор от своего имени;
ООО и предприятия других форм собственности в случае, если они освобождены от уплаты налога на добавленную стоимость.

Что касается выставления счета физическому лицу, то таковым при оплате наличными или с кредитной карты считается обычный чек, выданный кассиром в супермаркете, к примеру. Если вы работаете за наличные, то кассовый чек или любой другой документ, подтверждающий оплату, освобождает вас от необходимости выписки счета-фактуры. Иная ситуация с безналичным расчетом.

Как выписать счет-фактуру частному лицу

Если вы предоставляете физлицу услугу с оплатой на счет, предварительно придется заключить договор с частным лицом. Выплачивая средства на счет общества с ограниченной ответственностью, покупатель услуги или товара должен будет в квитанции на оплату указать номер этого договора. Бухгалтеру предприятия, между тем, придется выписать в единственном экземпляре счет-фактуру, в котором следует указать следующие данные:

порядковый номер документа и дату его выписки;
Ф.И.О. клиента, его ИНН и адрес;
название ООО, его налоговый номер и юридический адрес;
названия товаров или наименование оказанных услуг с указанием единиц измерения (шт., часы и другие);
объем поставленных услуг, выполненной работы или поставленного товара, учитывая принятые единицы измерения;
если вы оказываете услугу по государственным расценкам, с учетом налога, придется указать цену единицы товара или тариф на оказываемую услугу без налога;
общую стоимость товара/услуги без налога;
указывается также налоговая ставка и общая сумма налога;
общую стоимость с учетом налога;
в завершении указывается страна происхождения товара.

Так как физическое лицо не может быть плательщиком НДС, заполнять счет-фактуру в двух экземплярах не требуется.

В случае если при заполнении счета-фактуры у вас возникнут сложности, связанные с отсутствием подробной информации о покупателе или пользователе услуги, в некоторых колонках можно поставить прочерки. После заполнения документа вы должны, по итогам налогового периода, зарегистрировать счет должным образом (в журнале учета предприятия), также не забудьте сделать соответствующую запись в книге продаж.

Учитывая тот факт, что счет в некоторых случаях компенсирует другие документы, заполнить его нужно правильно, для чего идеально подойдет любое офисное приложение. По центру первой строки заглавными буквами пишется слово «СЧЕТ», ниже указывается номер договора и дата его заключения, ФИО, название компании и банковские реквизиты сторон. Далее заполняется таблица с данными о наименовании товара/услуги, единицы измерения, общего количество товара или объема работ, причем каждый товар или услуга описываются в отдельной строке. В конце таблицы указывается общая сумма и сумма НДС, а если предприятие не является плательщиком НДС, этот факт тоже фиксируется.

Под таблицей словами указывается общая сумма к выплате, но уже прописью, в рублях, копейках, или другой валюте. Подпись под документом ставят директор ООО и бухгалтер (если эта должность предусмотрена штатным расписанием). Оригинал счета отдается лично в руки, передается курьером или отправляется по почте, копия документа может быть оправлена по факсу или через электронную почту, и это тоже достаточное основание для оплаты.

Согласно бухгалтерской и юридической терминологии, счет – это документ, согласовывающий с руководством оплату по безналичному или наличному расчету. Рассмотрим порядок выставления счета, информацию, которая указывается в этом документе и правила его оформления.

Когда необходимо выставлять счет

Наше законодательство не запрещает совершать сделки без счета. Поэтому, если условия договора о сотрудничестве между контрагентами не обязывают продавца выставлять счет на оплату, этот документ можно не оформлять. В данном случае покупатель оплатит товар или услугу на основании договоренности. Но бывают ситуации, когда без счета не обойтись. Чаще всего необходимость в этом документе возникает, когда покупатель должен перечислить продавцу сумму, которая изначально не определена. Например, счет обычно выставляется при оплате услуг связи, т.к. в договорах этой категории точная сумма оплаты заранее не прописывается.

Кроме того, счет-фактура должен быть выставлен в тех случаях, когда организация совершает операции, подлежащие налогообложению , а также в ряде других ситуаций, прописанных законодательством.

Данный счет покупателю (заказчику) выставляется:

организацией, которая освобождена от НДС (статья №145 НК РФ);
организацией, реализующей товары (услуги) по агентскому договору от собственного имени, если используется общая система налогообложения (п.1 статьи 169 НК РФ);
организацией, получившей частичную оплату (аванс) от заказчика за реализацию товара (услуг) (ст. 168 НК РФ).

Предназначение счета

Удобно и быстро работать со счетами, актами и накладными в сервисе Моё дело можно заполнять счета, акты и накладные онлайн.

Основное предназначение счета проявляется в ускорении расчета между контрагентами сотрудничества. Счет можно рассматривать как документированное предварительное соглашение, в котором продавец назначает цену за свой товар (услугу), после чего покупатель производит оплату. Как правило, в таких случаях счет оформляется в единственном экземпляре.

В финансовой сфере счет-фактура относится к категории хозяйственных документов, которые используются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, являющимися плательщиками НДС. Как правило, счет выставляется продавцом (исполнителем) после продажи товара или услуг. Кроме того, этот документ может использоваться для подтверждения оплаты НДС и акцизного сбора. Иногда счет используется для информирования покупателя о стране-производителе товара, передачи сведений о номере таможенной декларации и т.д. Чтобы документ мог считаться основанием для НДС с покупателя, он должен выписываться по строго установленной форме и оформляться в двух экземплярах.

Выставляется ли счет от физического лица?

Поскольку физические лица не являются плательщиками НДС, они не могут выставлять счет. Если у физического лица, совершающего какую-либо сделку, возникла острая необходимость в выставлении счета, можно решить проблему двумя способами:

оформить /ЗАО/ООО;
составить договор с организацией на предоставление услуг, на основании которого физическое лицо получит оплату.

Но счет, выставленный напрямую от физического лица, не будет иметь абсолютно никакой юридической силы.

Счет на оплату от ИП или ООО

Поскольку счет не является бухгалтерским подотчетным документом, на сегодняшний день строгой формы, утверждающей его вид, не существует. Счет может выписываться в бумажном или электронном виде, однако в нем обязательно должна указываться следующая информация:

реквизиты юридического лица или ИП (наименование организации, идентификационный код, юридический адрес, правовая форма);
банковские реквизиты (наименование, адрес, корреспондентский и расчетный счет, БИК);
коды ( , ОКОНХ).

Указав все необходимые реквизиты, составитель документа должен прописать номер счета, поставить дату и указать наличие или отсутствие НДС. В конце счета ИП или юридическое лицо указывает свою фамилию, инициалы и личную подпись. Согласно правилам, печать можно не ставить.

Чаще всего, счет оформляется в стандартных офисных программах – Word или Excel, в которых можно создать шаблон, чтобы вносить в него необходимые данные. Также существуют специальные программы для формирования счетов, в которых предусмотрен ряд дополнительных функций: автоматический учет совершенных сделок, отслеживание оплаты, устранение возможных ошибок и т.д.

Как выставить счет на английском языке

В процессе сотрудничества с зарубежными партнерами может возникнуть необходимость в оформлении счета на английском языке. Само слово «счет» на английский переводится как «invoice». Этот документ может использоваться без перевода, но в нем обязательно должна указываться следующая информация:

имя и контакты продавца;
исходящий и входящий номер;
контактные данные покупателя (заказчика);
данные о компании;
вид налогообложения;
дата покупки/отсылки товара;
номер заказа, по которому покупатель сможет отслеживать доставку товара;
информация о налогах;
информация о возможных штрафах за несвоевременную оплату товара, его порчу и т.д.;
условия возврата товара;
дата выписки;

Составляя счет для работы с иностранными партнерами, важно учитывать, что законодательство других стран может отличаться от нашего, поэтому чтобы избежать возможного недопонимания, следует излагать информацию максимально подробно. Кроме того, обращайте внимание, что данные, указанные в счете, должны соответствовать информации в товарных накладных.

Распространенные ошибки при составлении счета

В процессе составления и оформления счета чаще всего допускаются следующие ошибки:

1. Отсутствие расшифровки подписи

Без расшифровки подписи уполномоченных лиц документ может быть признан недействительным. Если счет оформляется в электронном виде, то расшифровывать подпись не нужно, т.к. все необходимые сведения уже содержатся в электронной подписи.

2. Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры

Многие путают понятия «дата составления» и «дата выставления» счета-фактуры. В пункте 3 статьи 168 НК РФ эти термины не расшифровываются. Закон лишь указывает, что счет-фактуру нужно выставить не позже 5 дней с момента отгрузки товара. Кроме того, в реквизитах стандартной формы документа используется всего одна дата, которая одновременно выступает, как дата составления и дата выставления счета.

3. Счет-фактура не получен в налоговый период, заявленный к вычету НДС

4. На экземплярах счета продавца и покупателя указаны разные даты

Это может произойти в тех случаях, если документ исправлялся, и конечный вариант не был сохранен. Если в экземплярах одного счета-фактуры указаны разные даты, документ не может считаться доказательством сделки.
Кроме того, при составлении счета часто допускаются ошибки в оформлении «шапки» документа. Например, может быть указана неправильная информация в наименовании продавца или покупателя, в их адресах, ИНН и т.д., из-за чего документ будет признан недействительным.
Чтобы исправить ошибку в счете-фактуре, неверный показатель следует зачеркнуть, вписать правильные данные, после чего отметить дату изменения документа, поставить подпись и печать предприятия. Обратите внимание, что вносить изменение в этот документ имеет право только организация, выписавшая счет.

Для целей фиксирования договоренностей между продавцом товаров или услуг и их покупателем о цене и количестве реализуемого товара в современной жизни используется специальный бухгалтерский документ – Счет на оплату.

Счет не относится к первичным бухгалтерским документам, но с него начинаются договорные отношения продавца и покупателя и их дальнейшее сотрудничество.

Покупатель, получив счет на оплату, принимает решение о приобретении товара или услуг на указанных в счете условиях, после чего переводит деньги по реквизитам, указанным поставщиком.

Счет на оплату — распространенный бухгалтерский документ и используется повсеместно, но у него нет унифицированной формы.

Скачайте бланк счета на оплату и образец заполнения счета в формате DOC или XSL.

Счет на оплату — необязательный бухгалтерский документ . Расчеты между продавцами и покупателями могут производиться по договору, например, по договору купли-продажи или договору возмездного оказания услуг.

Как выставить счет на оплату по безналу?

Заполненный счет на оплату предполагаемому покупателю передается следующими способами:

По факсу;
По электронной почте;
Лично в руки;
Почтой или курьерской доставкой.

На сегодняшний день большинство организаций в целях экономии времени пользуются факсом или электронной почтой.

Выделение НДС в счете на оплату необходимо только для организаций, являющихся плательщиками данного налога, то есть состоящими на общей системе налогообложения.
Те организации, которые НДС не платят ввиду применения специальных налоговых режимов (упрощенная система налогообложения или единый налог на вмененный доход), не должны выделять его в счете на оплату.
Выставление счетов физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями , за проданный товар или оказанные услуги на практике не применяется.
При необходимости процедуру купли-продажи товара или оказания услуг физическое лицо оформляет договором.
Также физическое лицо проходит регистрацию в качестве индивидуального предпринимателя , получив таким образом возможность выставлять счета на оплату.

При этом организация (например, ООО) или индивидуальный предприниматель имеют возможность выставить счет физическому лицу . Для этого в разделе «Покупатель» укажите полностью фамилию, имя, отчество и контактную информацию покупателя.

Расчеты с иностранными контрагентами требуют выставления счета на оплату на английском языке . По-английски счет переводится как invoice.

Считается, что счет и физическое лицо не совместимы. Физическое лицо объективно не заполнит от себя бланк счета, поскольку нет фирменного наименования, расчетного счета, и не платит НДС. Такой документ не иметт юридической силы и не признается в нашей стране.

Во избежание недоразумений при выставлении счетов в сделках с иностранными партнерами в документе важно подробно расписать все детали и условия сотрудничества, для чего, разумеется, потребуется, уверенное владение английским языком.

Как выставить счет на английском языке?

Счет при выставлении его на английском языке должен содержать:

наименование организации-продавца;
ее реквизиты;
контактную информацию;
логотип;
сокращенное название;
платежные реквизиты.

В счете излагаются все условия контракта: дата расчетов, валюта платежа, номер заказа.

Вносится информация о клиенте: имя и адрес.

Если предстоит сотрудничество с крупной компанией, то укажите в счете ответственного сотрудника за совершение сделки.

Как и в российской практике для расчетов с зарубежными партнерами используются счета, пронумерованные в специальном порядке.

В центральную часть счета , выставляемого на английском языке, вносится подробное описание товара или услуг , являющихся предметом договора. \
Отразите основные характеристики товара, количество товара, цену за единицу, применяемые скидки (если есть), налоговые сборы, итоговую сумму к оплате.

В этой части придерживаются предельной конкретики и ясности, так как чтение этого абзаца оказывает влияние на принятие решение о сотрудничестве.

По завершении центральной части в счет включается информация об условиях оплаты, пенях и неустойках, штрафах за задержки оплаты, а также благодарность Клиенту.

Как заполнить счет на оплату?

Способы подготовить счет на оплату по безналу:

Скачать общепринятый бланк счета из интернета в форматах DOC или EXSL, распечатать и заполнить его вручную. Удобный бланк для заполнения сохраните и использовать в повседневной деятельности.
Скачать бланк счета из интернета и заполнить его в электронном виде. Выше были указаны ссылки на бланк и образец заполнения.
Использовать бухгалтерскую программу, установленную на предприятии, и создать счет с ее помощью.

Это один из самых удобных способов выставления счета.

Обеспечивается своевременный и корректный учет всех оформленных документов, а также отслеживается оплата счетов и сопоставляются данные оформляемых впоследствии первичных бухгалтерских документов (например, счетов-фактур) со счетами.

Воспользоваться демо-версией одной из бухгалтерских программ, размещенных в интернете, для создания счета.

Несмотря на отсутствие установленной формы, счет на оплату содержит следующие реквизиты:

Полное наименование организации, выступающей в качестве продавца или поставщика услуг; также указывается и сокращенное наименование организации;
Адрес местонахождения организации-продавца и ее контактная информация
Уникальный порядковый номер документа в учете организации продавца;
Дата формирования документа;
ИНН/КПП организации-продавца;
Платежные реквизиты организации-продавца , по которым перечисляются денежные средства в оплату товара в случае согласия на его покупку;
Наименование организации-покупателя и ее контактная информация (телефон, факс, e-mail, сайт в интернете);
Сведения о реализуемом товаре, его количестве, цене за единицу, скидках, итоговой сумме, подлежащей к уплате с точностью до копеек, при этом итоговую сумму желательно указать цифрами и прописью;
Сведения о налоге на добавленную стоимости в цене реализуемого товара либо его отсутствии, например, при выставлении счета индивидуальным предпринимателем;
Счет подписывается руководителем организации продавца, главным бухгалтером и заверяется круглой печатью при ее наличии. При выставлении счета индивидуальным предпринимателем счет подписывается только индивидуальным предпринимателем.

Этих реквизитов достаточно, чтобы было исполнено основное назначение данного документа – получить платеж за реализуемый товар или оказываемые услуги.

Что еще включается в счет на оплату?

Счет на оплату используется для ускорения расчетов и достижения договоренностей между продавцом и покупателем.

Процедура купли-продажи товара или оказания услуг сопровождается оформлением договора купли-продажи, помимо счета на оплату.
После проведения расчетов и отпуска товара организация-продавец оформляет также счета-фактуры, товарные накладные и другие документы по необходимости.
В договоре купли-продажи указываются подробные условия сделки, права и гарантийные обязанности сторон.
Если стороны решили обойтись без заключения договора купли-продажи, то предусматриваются в счете на оплату детальные условия поставки товара, включая логистику, сроки, порядок расчетов.

В случае такого подробного заполнения, счет на оплату приравнивается к оферте – предложению о заключении договора, а его оплата покупателем считается акцептом (принятием) оферты , что придает счету на оплату статус договорного документа.

Согласование цены относится к основным этапам любой сделки купли-продажи. В коммерческой деятельности стоимость товара/услуги указывается в выставленном счете.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Как в 2019 году правильно составить счет на оплату? Среди документации, подтверждающей предварительную договоренность о приобретении товаров или услуг, присутствует и счет на оплату.

Этот документ имеет произвольную форму, поскольку не относится к первичным бухгалтерским документам.

Однако при составлении важно учитывать определенные нюансы. Каковы особенности счета на оплату в 2019 году?

Важные моменты

Счет на оплату это весьма специфический документ, обладающий неоднозначной ролью. Принятие услуги или товара к первичному учету с наличием или отсутствием указанного счета никак не связано.

Кроме того счет на оплату фактически заменяет собой оферту – факт оплаты подтверждает согласие покупателя с условиями продавца.

Поэтому документ требует внимательного отношения и при его составлении важно учесть определенные нюансы.

Что это такое

Счет на оплату это документ, используемый для реализации безналичных расчетов. Суть применения сводится к тому, что продавец выставляет счет, а покупатель его оплачивает.

Но при составлении недостаточно указать только стоимость товара или и реквизиты продавца. Счет на оплату включает в себя гораздо больший объем информации.

Так указываться в документе могут все существенные условия, присущие договору. Осуществление оплаты по выставленному счету позволяет признать сделку заключенной.

На практике счет на оплату нередко заменяет собой договор. Счет на оплату является ли договором?

Оплата счета считается равнозначной заключению договора, если в документе указаны такие важные условия, как:

предмет сделки;
количество единиц;
цена за единицу;
общая стоимость.

Оплата по счету подтверждает, что покупатель согласился приобрести именно этот товар и именно в указанном количестве и по указанной стоимости.

Также важной особенностью счета на оплату выступает фиксация срока действительности предложения.

Как правило, в счете указывается дата, до которой покупатель должен совершить оплату. После истечения срока предложение утрачивает силу.

Дополнительно в счете отображается применяемый продавцом налоговый режим, что важно для покупателей, выплачивающих .

Назначение документа

Счет на оплату может оформляться в отношении любых сделок, связанных с получением платежа – , поставка, оказание услуг и т. д.

Как правило, счет выставляют с целью получения предоплаты по сделке. Это своего рода для обоснования оплаты.

Когда предварительная договоренность сторон не предусматривает предоплату, то оплата осуществляется на основании договоров, актов и прочих первичных документов.

Но и в этом случае покупателю отправляется счет на оплату. Документ используется для правильного заполнения банковских реквизитов продавца в платежных документах.

Ни одни нормативный акт по бухучету не указывает на обязанность по выписке счета на оплату. И зачастую бухгалтерией документ игнорируется.

По сути, счет на оплату ничего не подтверждает. Перечисление средств подтверждается платежным поручением. Передача сопровождается оформлением .

Оказание услуг или выполнение работ обосновано . Кроме того существует договор, где указывается цена и иные важные условия сделки.

Однако в соответствии с арбитражной практикой договор может содержать указание на указание ежемесячной оплаты на основании выставленных счетов не позднее даты, указываемой в счете.

Также не всегда существует возможность подписания с заказчиком акта о приеме-передаче выполненной работы.

Подобные обстоятельства могут становиться причиной задержки платежей. То есть обойтись без счета практически невозможно.

Но нужно знать, что счет на оплату не является документом, по которому можно предъявить требования к поставщику в связи с несоблюдением договора.

Основное назначение документа в том, что покупателю заявляется окончательная сумма, подлежащая к выплате. Получив счет, покупатель может решить, насколько его устраивает назначенная цена.

Законодательная база

К первичным документам данный счет не относится, поскольку никак не отображает факт хозяйственной деятельности.

Общие правила

Строгая форма для счета на оплату не предусмотрена, но при этом должны соблюдаться определенные требования. Правила к оформлению счетов обычно закрепляются в организации.

Не допустимо наличие ошибок в счете. Точного указания требуют следующие данные:

название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы или Ф.И.О.
юридический или фактический адрес отправителя счета;
(для ИП) и и (для ООО);
предмет договора (товар, услуги, работы);
количественное выражение предмета;
цена за единицу предмета;
общая сумма сделки;
валюта сделки (рубли);
реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);
подписи лиц.

На оплату услуг без НДС

При оформлении счетов особое внимание надлежит уделить косвенным налогам, то есть НДС. Когда продавец применяет общий режим налогообложения и платит налог на добавленную стоимость, то в счете этот факт отображается отдельной строкой.

Когда организация не платит , то в счете прописывается «Без НДС» и указывается причина освобождения.

Например, «организация освобождена от уплаты НДС по статье…», «организация применяет упрощенный налоговый режим» и прочее.

В этом случае покупатель будет выделять налог в назначении платежа или тоже указывать «Без НДС».

По транспортным перевозкам

При оказании организацией услуг по перевозке грузов, перед выставлением счета на оплату предварительно заполняется ряд обязательных документов.

Они становятся основанием, по которому заполняется . Важно правильно сформулировать назначение платежа и указать сведения о грузоотправителе.

Инструкция к действиям будет такой:

Составляя счет на оплату, можно руководствоваться следующим шаблоном:

номер счета (отсчет ведется от начала текущего года);
дата создания документа;
наименование продавца, юридический адрес, реквизиты и расчетный счет для получения платежа;
наименование плательщика, адрес, ИНН, КПП;
сведения о предмете сделки (название, единица измерения, количество, цена единицы, общая стоимость);
ставка НДС или указание на отсутствие НДС;
срок оплаты;
подписи руководителя и главбуха, печать организации (при наличии).

Бланк счета на оплату в Word можно . Составив шаблон документа в Excel, можно постоянно использовать для быстрого создания счетов.

Такое письмо нужно для уточнения важных особенностей сделки, перечня прилагаемых документов и указания срока исполнения.

Как правильно вести реестр

Нужно ли вести реестр выставленных счетов на оплату? Поскольку документ не относится к первичной документации, то обязательным не является.

Соответственно, законодательно установленной обязанности по ведению реестра счетов не предусмотрено.

Однако организации может потребоваться отслеживание сроков оплаты по выставленным клиентам счетам.

Кроме того может понадобиться проверка ранее свершенной сделки. То есть систематизация счетов необходима организации.

Для журнала счетов унифицированной формы не предусмотрено. Организация вправе самостоятельно разработать форму документа.

Как правило, отражаются основные реквизиты документа, номер, дата выставления. Журнал можно вести как для всех счетов в целом, так и в отношении отдельного клиента.

Когда необходимо гарантийное письмо

Гарантийное письмо об оплате составляется с целью подтверждения намерения покупателя оплатить товар/услугу в будущем. То есть письмо становится способом обеспечения финансовых обязательств.

Обычно гарантийное письмо составляется, когда необходимо получить отсрочку. Например, контрагент не отказывается от сделки, но на данный момент не может свершить оплату по разным причинам.

Он пишет соответствующее письмо партнеру. Если стороны сотрудничают давно и успешно, то гарантийные письма являются обычной практикой.

Может гарантийное письмо использоваться, когда стороны ведут торг об условиях сделки. Например, покупателя не устраивает стоимость или порядок оплаты.

Он отправляет письмо о согласии с оплатой, но на своих условиях. Порой гарантийное письмо выступает ответом на письмо-претензию.

Видео: обучение 1С 8.2 Счет на оплату оказанных услуг

К примеру, покупатель своевременно не оплатил заказанный товар. Продавец направил претензию с требованием об оплате. Гарантийное письмо об оплате можно .

В ответ покупатель прислал гарантийное письмо с указанием причин задержки и сроков оплаты. В этом случае письмо поможет отсрочить срок оплаты и предотвратить обращение продавца в суд.

Составляется письмо в произвольной форме с указанием обязательств покупателя, срока оплаты и реквизитов, с которых будет осуществлена оплата.

Нюансы при выставлении от ИП

Счет на оплату, выставленный индивидуальным предпринимателем, практически не отличается от счета организации. Отличие в том, что ИП проставляет на документе только одну подпись – свою собственную.

На счете ООО ставятся две подписи – руководителя и главбуха. Кроме того отметить можно такие отличия:

Счет на оплату, выставленный ИП, при наличии подтверждения совершения платежа, может становиться обоснованием базы при начислении .