Можно ли отгружать товар по простым накладным. Подтверждение факта приемки товаров товарными накладными

– это первичный документ бухгалтерской отчетности, в котором отражается прием и отправка материальных ценностей, их перемещение от продавца к покупателю. Накладные могут быть товарными, товарно-транспортными, транспортными в зависимости от формы и способа передачи товара. Подробнее о видах накладных читайте .

Счет-фактура (с/ф) представляет собой документ, который оформляется продавцом при отправке товара покупателю и является основанием для получения вычета или возмещения НДС.

Чем отличаются эти документы?

Информация в накладных и счетах-фактурах дублируется, что вызывает недоумение у предпринимателей: в чем же разница между документами и зачем заполнять столько одинаковых бумаг? На самом деле, накладная и счет-фактура оформляются с разными целями .

Для чего нужны накладные?

Применяются накладные для оформления перехода права собственности на материальные объекты, т.е. на товар от продавца к покупателю.

Если в операции передачи товара участвует сторонняя транспортная компания, то накладная регулирует также и отношения между перевозчиком, покупателем и продавцом. Доказательством передачи товара является накладная с подписью и печатью покупателя. О том, кто и в каком порядке подписывает накладные со стороны покупателя и продавца, можно узнать .

Справка. Накладная составляется в двух экземплярах, один из них служит основанием для продавца для списания товаров, а другой - основанием для покупателя для принятия этих товаров на учет.

Для чего нужен СФ?

Счет-фактура оформляется продавцом и передается покупателю после завершения выгрузки товара, но не является доказательством факта передачи ценностей. Цель составления с/ф – подтверждение суммы выплаченного продавцом налога на добавочную стоимость , которая должна быть принята к вычету (согласно ст.169 НК РФ).

Различается ли форма этих документов?

• Товарная накладная оформляется в соответствии с унифицированной формой ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132 .
• Товарно-транспортная накладная (ТТН) заполняется по форме 1-Т (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 №78 .)
• Счет-фактура составляется в строгом соответствии с бланком утвержденным Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137 .

Сколько лет их требуется хранить?

• Срок хранения счетов-фактур для налоговой отчетности составляет 4 года со дня завершения отчетного налогового периода.
• Срок , как первичных бухгалтерских документов, составляет 5 лет по истечении отчетного периода.

Другие отличия

• требуется только при передаче (отгрузке) товаров, счет-фактура составляется как при передаче товаров, так и по факту оказания услуг.
• Счет-фактура не может выступать основанием для предъявления претензии к продавцу,перевозчику или покупателю.
• Организация обязуется вести строгий учет всех с/ф в специальных журналах покупок и продаж, в то время как обязанность учета накладных не регламентирована законодательно.

Обязательно ли к СФ должна быть ТН?

Если есть счет-фактура, нужна ли ? Товарная накладная оформляется как сопроводительный документ к отгружаемому товару. Счет-фактура является самостоятельным документом, который может быть выписан поставщиком услуг или товаров после отгрузки товара или окончания предоставления услуги в срок до 5 дней (п.3 ст.168 НК РФ).

Могут ли накладная и счет-фактура быть с разными датами? Даты составления накладной и с/ф могут не совпадать .

Должны ли совпадать номера?

Налоговый кодекс РФ не вводит каких-либо правил относительно одинаковой и счетов-фактур.

Можно ли оформить один СФ на несколько накладных?

Налоговый кодекс допускает составление с/ф на несколько накладных при условии полного соблюдения статей 168-169 НК РФ , т.е. если с/ф будет выставлен в течение 5 дней со дня первой отгрузки.

Могут ли они быть в одном документе?

С 2013 года Письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ допускается объединение информации из форм по передаче материальных ценностей с информацией, содержащейся в счетах-фактурах . К объединению допускаются следующие виды форм:

• ТОРГ-12.
• М-15.
• ОС-1.
• Товарный раздел ТТН.

Важно! Имеется в виду именно товарный раздел, а не вся форма ТТН.

Объединенная форма называется Универсальным Передаточным Документом (УПД) и формируется в соответствии с рекомендациями, отраженными в Письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@:

• основой УПД является с/ф, включенный в нее в утвержденной форме и без изменений;
• ниже, под информацией из включенной в бланк с/ф, указываются даты отгрузки, приема товара, реквизиты ответственных сторон сделки.

Когда лучше использовать УПД?

Что нужно знать о накладных в качестве подтверждения факта сделки?

1. Доказательством передачи товара является накладная с подписью и печатью покупателя

В подтверждение передачи товара можно требовать предоставление накладных, содержащих подписи работников ответчика и штамп, а также необходимые сведения о ИНН, ОГРН и его регистрации в качестве предпринимателя.

Приведенный порядок не противоречит правилам пункта 1 статьи 182 Гражданского кодекса Российской Федерации, предусматривающим, что полномочие может явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.). Об этом, в частности, говорится в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 20.10.2009 по делу N А79-8719/2008.

Похожее дело рассматривалось и в Волго-Вятском округе. Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 по делу N А11-7341/2008-К1-10/207. Суд отмечает, что согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, в соответствии с которыми ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Суд установил, что факт получения товара по накладной от 25.07.2007 N 151 подтвержден подписью предпринимателя Ботиной С.Г., на подписи имеется оттиск печати предпринимателя…»

1. Накладная свидетельствует о сделке

На основании накладных могут быть предъявлены претензии к поставщику или покупателю, например, если последний не оплатил товар. Фактически, можно сделать вывод о разовом договоре, что подтверждается и судебной практикой.

В Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 16.10.2009 по делу N А43-4178/2009 говорится о следующем. Названные товарные накладные содержат сведения о наименовании, количестве и цене товара, являющиеся существенными условиями договора купли-продажи. Следовательно, состоявшиеся передачи товара суды двух инстанций правомерно квалифицировали как разовые сделки купли-продажи.

ООО «Хлебная компания «Поволжье» не представило доказательств оплаты полученных товарно-материальных ценностей, поэтому суд правомерно удовлетворил исковые требования…»

В целом, передача товара по накладной, в которой нет ссылки на договор поставки, свидетельствует о разовой сделке купли-продажи.

В некоторых судебных решениях сторона ссылалась на то, что поставка осуществлялась по заключенному между ними договору поставки. Суды отклоняли данный довод, не исследуя вопрос о заключенности договора, только на основании того, что в накладных не было ссылки на указанные договоры. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 18.12.2009 N КГ-А40/13330-09 по делу N А40-96395/08-97-872, Постановление ФАС Московского округа от 14.12.2009 N КГ-А40/12999-09 по делу N А40-10218/09-72-13, Постановление ФАС Московского округа от 22.07.2002 N КГ-А40/4597-02

Однако передача товара, согласованного в договоре, по накладной, в которой нет ссылки на договор, является передачей товара по данному договору, а не по разовой сделке купли-продажи (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.07.2009 N Ф04-3893/2009(9795-А27-12)

1. Предусмотрите сбор иных первичных документов

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Если у вас нет оправдательных документов, вы, действуя в качестве поставщика, не сможете оспорить факт принятия покупателем товара, а в качестве покупателя, не сможете принять расходы на поставку, а также принять к вычету НДС.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций утвержден Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года N 132 и включает в себя следующие документы:

При наличии нескольких документов, в том числе, актов в произвольной форме, вы можете их использовать как оправдательные документы, если накладная неправильно оформлена или отсутствует.

Это подтверждается и судебной практикой. В Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.05.2009 по делу N А55-13486/2008 (Определением ВАС РФ от 25.09.2009 N ВАС-11685/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ) суд указал, что отсутствие товарно-транспортных накладных при наличии других документов (счетов-фактур, актов приемки выполненных работ, заявок на предоставление транспорта, отрывных талонов путевых листов), подтверждающих оказание услуг, не может являться основанием для отказа в предоставлении вычета.

1. При отсутствии товаротранспортных документов достаточно товарных накладных

Чаще всего у покупателей возникают проблемы не столько с поставщиками, сколько с налоговыми органами. А возникнуть они могут при возмещении НДС из бюджета или при признании расходов, когда вы, например, утеряли иные первичные документы или просто их не взяли по забывчивости.

Вместе с тем, судебная практика складывается в пользу налогоплательщика. В Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 18.09.2009 по делу N А32-4698/2008-57/71 с уд указал на неправомерность отказа налогоплательщику в применении налоговых вычетов, так как при отсутствии товаротранспортных документов для подтверждения права на вычет достаточно счетов-фактур и товарных накладных по форме N ТОРГ-12.

Аналогичные выводы содержит: Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 23.08.2007 N А19-22763/06-30-Ф02-3953/07 по делу N А19-22763/06-30, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.06.2007 N А19-26219/06-11-Ф02-3544/07 по делу N А19-26219/06-11, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.08.2006 N А19-9959/06-20-Ф02-3892/06-С1 по делу N А19-9959/06-20.

1. Следите за правильностью оформления накладных

В соответствии со ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Обратите внимание, что в отличие от счета-фактуры, накладная должна иметь печать организаций.

1. Документы должны быть подписаны уполномоченным лицом

Накладные без подписи, ее расшифровки, печати, равно как и накладные, подписанные неуполномоченным лицом, не являются доказательствами передачи товара покупателю.

Согласно Определению ВАС РФ от 26.11.2009 N ВАС-15459/09 по делу N А17-2351/2008 «…Судами установлено, что между обществом и предпринимателем заключен договор поставки от 12.02.2007 N 02/02, согласно которому поставщик обязался поставить, а покупатель — принять и оплатить строительные и отделочные материалы, отопительные и сантехнические приборы, арматуру, трубы, электрооборудование, электроприборы, кабели и провода.

Полагая, что общество обязательства по поставке оплаченного товара надлежащим образом не исполнило, предприниматель обратился с иском о взыскании суммы предварительной оплаты и процентов за пользование чужими денежными средствами.

Между тем суды трех инстанций пришли к выводу о недоказанности факта передачи обществом оплаченного товара предпринимателю ввиду того, что представленные ответчиком в обоснование исполнения обязательств товарные накладные, оформлены ненадлежащим образом. В частности, в этих накладных отсутствуют номер и дата выдачи доверенности, наименование должности, подпись и расшифровка подписи лица, принявшего товар».

Подобные обстоятельства изучены судами и в других решениях: Определение ВАС РФ от 14.10.2009 N ВАС-10619/09 по делу N А03-9787/2008-15, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 17.07.2009 по делу N А43-30723/2008-2-827.

Однако подписание накладной неуполномоченным лицом не всегда свидетельствует о том, что товар не был передан. Товарная накладная, которая подписана неуполномоченным работником покупателя, но имеет оттиск печати последнего, является надлежащим доказательством передачи товара.

В Определении ВАС РФ от 20.07.2009 N ВАС-8981/09 по делу N А07-12896/2008-Г-ШЭТ говорится о том,что «…Довод заявителя о недоказанности факта поставки гвоздей ввиду того, что Мельникова Н.А. не являлась в период 2006 — 2007 лицом, имеющим право действовать без доверенности от имени юридического лица, то есть директором, рассмотрен судом апелляционной и кассационной инстанций и отклонен на основании статьи 402 Гражданского кодекса Российской Федерации. Утверждение, что доверенность Мельниковой Н.А. на получение гвоздей по накладной от 30.03.2007 N 127 не выдавалась не принято судом апелляционной инстанции во внимание, так как на указанной товарной накладной имеются оттиски печати истца…»

1. Храните товарные накладные

При заключении договора меньше всего хочется думать о негативных последствиях, прежде всего, о его неисполнении. Вместе с тем, именно накладные могут быть использованы в качестве доказательств в суде.

Подбор доказательств фактов нарушения должником договорных обязательств и, как следствие, упущенной выгоды кредитора зависит в первую очередь от характера сделки и нарушения договора. Могут быть представлены и товарно-транспортные документы (накладные, квитанции и т.д.); акты приема-передачи товаров, работ, услуг; финансовые документы (чеки, платежные документы, справки о наличии денежных средств на счетах и т.п.), акты сверок и т.д.

Проблемы, возникающие при отсутствии договора и наличии накладной

При отсутствии договора, например, при осуществлении кассовых операций на сумму до 100 000 рублей и наличии только накладной могут возникнуть следующие проблемы:

1. очень сложно доказать условия о количестве и качестве переданного товара, если в дальнейшем покупатель решит, что товар не соответствует предъявляемым требованиям. Подписанная с двух сторон накладная свидетельствует фактически о приемке товара.
2. покупатель лишается возможность взыскания дополнительных штрафных санкций, которые могли быть предусмотрены в договоре. В судебном порядке покупатель может требовать только возмещения убытков и штрафов, исходя из 1/300 ставки рефинансирвания.
3. могут возникнуть проблемы с налоговыми органами, которые в качестве доказательств сделки могут потребовать копию договора, книг продаж, регистров учета в качестве доказательств реальности совершения сделки, а следовательно, компания может столкнуться с судебными издержками, связанными с доказыванием своей правоты.
4. в случае неправильного заполнения накладных вы не сможете признать в учете расходы. Например, в Постановлении ФАС Центрального округа от 10.10.2006 по делу N А62-5749/2004 (Определением ВАС РФ от 07.02.2007 N 491/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ) суд установил, что в представленных товарно-транспортных накладных не заполнены или неточно заполнены некоторые графы, и пришел к выводу, что по неправильно оформленным документам невозможно определить действительные затраты общества, их экономическую оправданность. Следовательно, нельзя принять указанные расходы в целях уменьшения базы по налогу на прибыль.
5. передача товара по накладным может свидетельствовать о том, что компания неправильно применяет режим налогообложения по единому налогу на вмененный налог. Например, ФАС Уральского округа признал розничной торговлей реализацию налогоплательщиком пленки и пакетов для расфасовки и упаковки товаров покупателям. Суд пришел к выводу, что указанная продукция использовалась контрагентом для собственного потребления — как в качестве упаковки своих товаров при продаже, так и в качестве тары для сети своих магазинов. При этом продукция реализовывалась контрагенту за наличный расчет на основании накладных, в которых НДС не выделялся. А срок передачи товара определялся моментом оформления контрагентом заявок и не был установлен договором (Постановление ФАС Уральского округа от 25.11.2009 N Ф09-9205/09-С2). Вместе с тем, налогоплательщик мог уйти от розничной реализации, если бы заключил договор на оптовую торговлю и поставлял товар партиями, поскольку в этом регионе ЕНВД облагается только розничная торговля.
6. по накладным нельзя осуществлять продажу, связанную с переходом права собственности, который должен быть зарегистрирован в порядке, установленном законодательством.

Соотношение гражданского и налогового законодательства в части накладных

Легче всего рассмотреть данный вопрос на примере перехода права собственности. Согласно статье 223 ГК РФ право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом или договором.

Вместе с тем, факт нарушения контрагентом налогоплательщика своих обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, либо деятельность его направлена на совершение операций, связанных с налоговой выгодой, преимущественно с контрагентами, не исполняющими своих обязанностей.

Однако если контрагент исполнил свои обязанности, но не оформил их по накладной, будут налоговые последствия. Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета. Для отражения в бухгалтерском учете операции по продаже товара необходимо иметь документальное подтверждение перехода права собственности на этот товар к покупателю. Этим подтверждением выступают различные первичные документы: накладные, товаротранспортные накладные, акты приема-передачи и так далее.

Отличие товарных накладных от товарно-транспортных

В судебной практике суды говорят о том, что при перевозке товаров должны оформляться товарно-транспортные накладные, а при купле-продаже – товарные накладные.

При этом, например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15.07.2008 по делу N А56-12908/2007суд решил, что отсутствие у общества товарно-транспортных накладных не свидетельствует о фиктивности совершенных сделок, поскольку при поставке нефтепродуктов путем перевода их объема с кода хранения поставщика на код хранения покупателя транспортировка товаров не производится. В подтверждение передачи товаров представлены товарные накладные по форме N ТОРГ-12.

Подобное заключение содержится и в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 10.07.2009 по делу N А32-18956/2008-19/251 (Определением ВАС РФ от 15.10.2009 N ВАС-4352/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ). Суд указал, что обществу не нужно было оформлять товарно-транспортные накладные на передачу товара, так как оно не являлось участником транспортных правоотношений. Получение товара и принятие его на учет подтверждаются товарными накладными.

В соответствии со ст. 801 Гражданского кодекса РФ по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза. Соответственно, такие договоры имеют двойственную природу и могут рассматриваться как разновидность договора оказания услуг (исполнитель выполняет услуги, связанные с перевозкой). При таком подходе трактовки договора транспортной экспедиции оформление первичных документов будет аналогичным тому порядку, который производится при оказании транспортных услуг (договор, акт, третий экземпляр товарно-транспортной накладной, железнодорожные накладные, квитанции, расписки о получении ценностей, копии страхового полиса, счета на оплату, счета-фактуры).

Возврат товара

Иногда бывает, что товар возвращается поставщику или продавцу. Наиболее частые случаи, когда товар не отвечает требованиям по качеству или количеству или когда правовые причины для расторжения договора поставки (купли-продажи) отсутствуют.

Товар ненадлежащего качества или асортимента

В соответствии с п. 2 ст. 468 ГК РФ, если продавец передал покупателю наряду с товарами, ассортимент которых соответствует договору купли-продажи, товары с нарушением условия об ассортименте, покупатель вправе по своему выбору: принять товары, соответствующие условию об ассортименте, и отказаться от остальных товаров; отказаться от всех переданных товаров; потребовать заменить товары, не соответствующие условию об ассортименте, товарами в ассортименте, предусмотренном договором, либо принять все переданные товары.

Согласно п. 4 ст. 468 ГК РФ товары, не соответствующие условию договора купли-продажи об ассортименте, считаются принятыми, если покупатель в разумный срок после их получения не сообщит продавцу о своем отказе от товаров.

Подобные положения касаются и качества товара.

Поэтому если вы не согласны с качеством товара или ассортиментом, лучше не принимайте его сразу по накладной.

Если вы этого не сделаете, то последствия для Вас могу нести негативный характер. Например, в Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 10 декабря 2007 г. N Ф03-А73/07-1/5325 суд сделал вывод о том,что роскольку покупатель не воспользовался предоставленным ему п. п. 2, 4 ст. 468 ГК РФ правом на отказ от незаказанного товара (скоропортящаяся продукция) в разумный срок и принял товар в полном объеме, у него в силу п. 5 ст. 468 ГК РФ возникла обязанность оплатить весь товар по цене, согласованной с продавцом

Товар надлежащего качества

Причиной для возврата товара в этом случае может служить, например, отсутствие возможности у покупателя его перепродать, так как на рынке сбыта упал спрос на этот товар, либо намерение покупателя прекратить свою торговую деятельность. Как можно действовать в подобной ситуации?

Так как в рассматриваемой ситуации правовые причины для расторжения договора у сторон отсутствуют, то такой возврат товара должен рассматриваться как его передача в рамках нового договора купли-продажи. Так как такой возврат товара рассматривается как его обратная реализация, то бывший покупатель товара становится его продавцом. Следовательно, при передаче товара его бывшему продавцу бывший покупатель должен выписать товарную накладную по форме N ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Товарная накладная должна быть составлена в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у бывшего покупателя, возвращающего товар, и является основанием для его списания. Второй экземпляр передается бывшему продавцу и является основанием для оприходования этого товара.

Поскольку возврат в такой ситуации признается реализацией, бывший покупатель, возвращающий товар, обязан выставить бывшему продавцу счет-фактуру с выделенной в нем суммой НДС (п. 3 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК РФ).

Посреднические операции

В посреднических операциях необходимо особенно внимательно подходить к документам. Если вы просто продаете товар или передаете товар посреднику, то эти операции оформляются типовыми товаросопроводительными документами, например:

— Товарной накладной (унифицированная форма N ТОРГ-12, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);

— Накладной на отпуск материалов на сторону (форма N М-15, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а);

— Товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78) и т.д.

Однако при приеме товаров на комиссию, вам необходим другой перечень документов. При осуществлении посредником деятельности по комиссионной торговле следует оформлять первичные учетные документы, предусмотренные п. 1.4 Постановления Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, а именно:

— Перечень товаров, принятых на комиссию (форма N КОМИС-1);

— Перечень принятых на комиссию транспортных средств (автомобилей, мотоциклов) и номерных узлов (агрегатов) (форма N КОМИС-1а);

— Товарный ярлык (форма N КОМИС-2);

— Акт об уценке (форма N КОМИС-3);

— Справка о продаже товаров, принятых на комиссию (форма N КОМИС-4);

— Акт о снятии товара с продажи (форма N КОМИС-5)

Аргументы в пользу первой схемы следующие:

1. во-первых, используется стандартная схема документооборота с использованием накладных;
2. во-вторых, в договоре можно предусмотреть условия оплаты по реализации продукции.

Кроме того, если отношения сторон возникли на основании договоров комиссии или агентского договора, то посредник после исполнения договорных обязательств обязан представить заказчику отчет с приложением оправдательных документов

Минфин назвал реквизиты "первички", в которых лучше не ошибаться.
Реквизит "Грузоотправитель и его адрес" необязателен для заполнения.
Ошибки в товарной накладной можно исправить.

Товарная накладная (ранее составлялась по унифицированной форме N ТОРГ-12) важна как для признания в налоговом учете расходов на покупку активов, так и для вычета НДС (абз. 2 п. 1 ст. 172 и абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ). Ведь она подтверждает переход права собственности на приобретенное имущество. Если товарная накладная составлена с ошибками, налоговики зачастую отказывают покупателю в вычете НДС и учете расходов.
Проанализируем судебную практику, разъяснения Минфина России и налоговиков, чтобы выявить опасные реквизиты. Сформулируем аргументы, которые помогут организациям противостоять необоснованным претензиям.

Контролеры согласны, что несущественные ошибки в накладных не препятствуют учету расходов и вычету НДС

Минфин России разъяснил, какие ошибки в первичных документах не являются основанием для отказа в признании расходов. К ним относятся недочеты, которые не препятствуют налоговикам в ходе проверки идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ или услуг и их стоимость (Письмо от 04.02.2015 N 03-03-10/4547). ФНС России поддержала этот подход (Письмо от 12.02.2015 N ГД-4-3/2104@).
Значит, наиболее опасны ошибки в следующих реквизитах товарной накладной (наименования реквизитов приведены согласно унифицированной форме N ТОРГ-12, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132):
- поставщик, его адрес, телефон, факс, банковские реквизиты;
- плательщик, его адрес, телефон, факс, банковские реквизиты;
- наименование, характеристика, сорт, артикул товара (столбец 2 табличной части);
- сумма с учетом НДС (столбец 15 табличной части).
Отсутствие в накладной банковских реквизитов поставщика или покупателя не опровергает факт приобретения товара. Столичные налоговики подтвердили, что этот недочет не влияет на признание расходов и вычет НДС (Письмо УФНС России по г. Москве от 26.04.2010 N 16-15/43834).
Если организация использует самостоятельно разработанную форму товарной накладной, важно, чтобы в ней были все реквизиты, обязательные для "первички" (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухучете):
- наименование и дата составления документа;
- название организации или Ф.И.О. предпринимателя, от имени которого составлен документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- единица измерения;
- наименование должности, фамилия, инициалы и подписи лиц, ответственных за оформление операции (подробнее читайте во врезке ниже).

Обратите внимание! Рискованно визировать накладную факсимильной подписью
Налоговики утверждают, что первичные документы нельзя подписывать с помощью факсимиле. Ведь на них должна стоять личная подпись ответственного лица (Письма ФНС России от 23.09.2008 N 3-1-11/469@ и УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968).
Но законодательство изменилось. Требование о проставлении личной подписи было прописано в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Этот документ утратил силу с 1 января 2013 г. Теперь в списке обязательных реквизитов "первички" упоминается просто подпись (пп. 7 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете).
Несмотря на это, судебная практика остается неоднозначной. Многие суды по-прежнему против подписания "первички" факсимильными подписями. По их мнению, документы, заверенные факсимиле, недействительны. То есть с помощью таких бумаг нельзя подтвердить никаких фактов хозяйственной деятельности. В том числе факта приобретения товара (Постановления ФАС Дальневосточного от 02.04.2014 N Ф03-1016/2014, Поволжского от 01.04.2014 N А57-4665/2013 и Центрального от 28.03.2013 N А68-2818/12 округов).
Конечно, организация вправе ссылаться на изменение законодательства о бухучете. Но это не гарантирует ей победу в споре. Поэтому безопаснее не визировать товарные накладные и другую "первичку" факсимильными подписями. Даже если этот вариант подписания документов предусмотрен в соглашении с контрагентом (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Незаполнение или отсутствие в накладной других реквизитов не столь принципиально. Например, компания сама решает, заполнять или нет строку "Организация-грузоотправитель, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты". Налоговики считают этот реквизит товарной накладной необязательным для заполнения (Письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-15/24227@). Значит, ошибки в нем не должны приводить к отказу в учете расходов и вычете "входного" НДС.

Примечание. Отсутствие в накладной второстепенных реквизитов не опровергает факт приобретения товара.

При наличии других доказательств фиктивности сделки ошибки в товарной накладной только подтвердят подозрения

Суды считают, что наличие в товарной накладной ошибок не опровергает поставку товаров и принятие их к учету. Недочеты свидетельствуют лишь о нарушении правил ведения учета. Значит, ссылка налоговиков только на эти дефекты не может быть основанием для исключения у покупателя расходов и отказа в вычете НДС (Постановления ФАС Московского от 26.02.2014 N Ф05-576/2014, Западно-Сибирского от 01.03.2012 N А75-1969/2011, Уральского от 30.06.2011 N Ф09-3562/11, Восточно-Сибирского от 20.12.2007 N А19-7415/07-33-Ф02-9351/07 и от 14.12.2007 N А19-8418/07-57-Ф02-9192/07 округов).
Но при наличии других доказательств нереальности сделки суд может поддержать инспекторов (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 20.09.2013 N А53-24630/2012, Уральского от 17.02.2012 N Ф09-99/12 и Западно-Сибирского от 06.11.2009 N А27-1367/2009 округов).

Какие претензии к оформлению товарных накладных организации успешно оспаривают в судах

Не указана дата отгрузки или приемки товара

По мнению налоговиков, отсутствие в накладной этих сведений является доказательством того, что покупатель не получил товар. Значит, он не вправе включать стоимость товара в налоговые расходы и принимать к вычету "входной" НДС (абз. 2 п. 1 ст. 172 и абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).
Но дата отгрузки товара поставщиком и дата его получения покупателем не являются обязательными реквизитами. К таковым относится лишь дата составления самой накладной (пп. 2 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Поэтому суды считают, что отсутствие в накладных дат передачи и приемки товара не препятствует учету расходов и вычету НДС (Определение ВАС РФ от 17.12.2009 N ВАС-16581/09, Постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 22.05.2015 N Ф07-2297/2015, ФАС Московского округа от 12.08.2011 N КА-А40/8591-11 и от 12.03.2010 N КА-А41/1727-10).

Отсутствуют реквизиты доверенности лица, подписавшего накладную

Этот недочет также не опровергает факт поставки и оприходования товара. Особенно если другие реквизиты товарной накладной заполнены безупречно. Главное, чтобы у лица, подписавшего накладную, были на то полномочия. Поэтому к накладной необходимо приложить копию доверенности. Это поможет отклонить претензии.
Более того, стороны сделки вправе внести исправления в накладную (п. 7 ст. 9 Закона о бухучете). То есть вписать в нее реквизиты доверенности. Поскольку накладную составляет продавец, изменения в нее должен вносить именно он. Исправления необходимо заверить подписями тех лиц, которые оформляли накладную, и указать их фамилии и инициалы. Также нужно поставить дату внесения изменений.
Большинство судов разрешают покупателю учесть расходы и принять НДС к вычету, даже если в накладной нет ссылки на реквизиты доверенности (Постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского от 18.09.2014 N А03-24469/2013, ФАС Западно-Сибирского от 01.03.2012 N А75-1969/2011, Московского от 29.02.2012 N А40-127306/10-90-714 и Поволжского от 22.05.2007 N А12-16921/06 округов). Арбитры считают этот дефект незначительным. Но только при отсутствии других признаков фиктивности сделки.

Не указана должность или расшифровка подписи лица, подписавшего накладную

Оба этих реквизита товарной накладной относятся к обязательным (пп. 6 и 7 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). На это обычно и ссылаются налоговики, снимая расходы и отказывая в вычете НДС.
Но суды рассуждают иначе. По их мнению, отсутствие в накладной наименования должности и расшифровки подписи является незначительным недостатком. Оно свидетельствует прежде всего о нарушении правил ведения учета.
Причем это нарушение допущено продавцом. Покупатель не должен отвечать за ошибки контрагентов (Определение Конституционного Суда РФ от 16.10.2003 N 329-О).
Если факты отгрузки и приемки товаров подтверждены, покупатель вправе учесть их стоимость в налоговом учете и принять "входной" НДС к вычету даже при отсутствии расшифровки подписи (Постановления ФАС Поволжского от 22.05.2012 N А55-5626/2010 и от 22.05.2007 N А12-16921/06, Восточно-Сибирского от 22.09.2011 N А58-6676/2010 и Московского от 14.09.2011 N А40-123143/10-116-503 округов).
Помимо товарных накладных, факт получения товаров можно подтвердить договорами, транспортными накладными, актами сверки с поставщиками, документами складского учета, распечатками карточек счетов бухучета, свидетельствующих об оприходовании ТМЦ (например, счета 10 или 41).
Еще один аргумент - отсутствие расшифровки подписи лица, подписавшего товарную накладную, не препятствует идентификации поставщика, покупателя, наименования товара, его количества и даты отпуска. Значит, этот недочет не приводит к негативным налоговым последствиям. Это отмечают некоторые суды (Постановления ФАС Центрального от 31.05.2011 N А35-9286/2010 и Северо-Западного от 04.05.2011 N А13-7011/2010 округов).

Примечание. Многие недостатки в оформлении товарных накладных суды считают несущественными.

Минфин России согласен, что недочеты в "первичке", не создающие препятствий для идентификации существенных аспектов сделки, не влекут отказа в учете расходов (Письмо от 04.02.2015 N 03-03-10/4547). На это целесообразно ссылаться при возникновении разногласий.

Если товары покупателю доставляет сторонний перевозчик, в товарной накладной поставщик указывает реквизиты транспортной накладной - ее номер и дату. Отсутствие этих сведений налоговики считают серьезным нарушением. По их мнению, это ставит под сомнение реальность транспортировки товара. Поэтому инспекторы отказывают покупателю в учете расходов и вычете "входного" НДС.
Суды отмечают, что ссылка на транспортную накладную не является обязательным реквизитом товарной накладной. Даже без этой ссылки можно достоверно установить, кто, когда и какой товар получил. Отсутствие сведений о транспортной накладной не препятствует оприходованию товара. Ведь организация принимает товар к учету на основании товарной накладной. Данных в ней для этого достаточно.
Поэтому суды не видят препятствий для признания расходов и вычета НДС по товарам, отгрузка которых оформлена со столь незначительным недочетом (Постановления ФАС Северо-Западного от 26.09.2013 N А13-9242/2012 и от 08.11.2011 N А13-12880/2010, Центрального от 22.12.2010 N А68-11668/09, Восточно-Сибирского от 24.06.2008 N N А19-15326/07-57-Ф02-2709/08 и А19-15325/07-24-Ф02-2707/08 округов).

Не указана масса брутто груза

В товарной накладной, помимо количества товара, предусмотрен столбец для указания массы брутто. То есть веса товара вместе с тарой и упаковкой (столбец 9 табличной части). Незаполнение этого реквизита в совокупности с другими недочетами налоговики признают нарушением, которое влечет отказ в вычете НДС и учете расходов.
Многим организациям сведения о массе брутто просто не нужны. Особенно если они принимают товар к учету поштучно. Суды учитывают это обстоятельство и отклоняют претензии инспекторов (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 26.10.2009 N А53-27009/2008-С5-34, Московского от 21.08.2008 N КА-А40/7847-08, Восточно-Сибирского от 18.03.2008 N А33-6296/07-Ф02-967/08 и от 06.03.2008 N А19-11334/07-51-Ф02-737/08 округов).
Даже если товар приходуется по весу, отсутствие в накладной данных о массе брутто не опровергает факт приобретения товара. Этот реквизит не относится к обязательным для заполнения.
Поэтому суды разрешают покупателям признать расходы на покупку весовых товаров и принять "входной" НДС по ним к вычету (Постановления ФАС Поволжского от 05.05.2011 N А49-5601/2010, Уральского от 28.04.2011 N Ф09-1468/11-С2, Московского от 16.02.2009 N КА-А40/374-09 и Западно-Сибирского от 11.09.2007 N Ф04-6170/2007(37886-А03-29) округов).

Мы получаем товар от нашего поставщика автомобильным транспортом. В накладной около ста наименований товара. Поставщик считает, что мы сразу же должны отправлять по факсу ТОРГ-12 с отметкой о получении. На наши возражения, что мы еще не проверили на соответствие, всё ли пришло, что перечислено в накладной- говорит: отметить получение, а если будут претензии (допустим, не совпадает количество или не то наименование) - потом направить рекламацию.Как правильно в соответствии с законодательством?

Позиция поставщика правомерна. При получении товара ответственный сотрудник организации – покупателя должен расписаться в товаросопроводительных документах. Объясняется это тем, что фактически передача товара состоялась, а значит, первичный документ должен быть оформлен. В товарной накладной должны стоять подписи лиц, принимавших товар. Чтобы зафиксировать в документе недостачу, рядом с подписью сделайте пометку в накладной.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия

1. Ситуация: Нужно ли лицу, принимающему товар, подписывать накладную, по которой при приемке выявлена недостача

Да, нужно.

При получении товара ответственный сотрудник организации должен расписаться в товаросопроводительных документах. Объясняется это тем, что фактически передача товара состоялась, а значит, первичный документ должен быть оформлен. В частности, это означает, что на документе должны стоять подписи лиц, принимавших товар. Чтобы зафиксировать в документе недостачу, рядом с подписью сделайте пометку «Недостача (порча) товара отражена в акте № ___ от ________ 200 _ г.». Такие выводы можно сделать на основании статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.*

Елена Попова

Если приемка производится без осмотра каждой единицы товара, об этом нужно сделать отметку на товаросопроводительном документе (накладной). Такие правила установлены пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.*

Выявление недостачи

Если фактическое количество (качество, ассортимент) товаров не соответствует документам передающей стороны, то необходимо приостановить приемку товара и вызвать представителя организации поставщика (изготовителя). Если в установленные сроки представитель поставщика (изготовителя) не прибыл, то покупатель имеет право провести приемку этого товара без него с привлечением независимого специалиста. Такие правила установлены пунктом 2.1.7 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 и указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

При выявлении недостачи (порчи) российских товаров комиссия составляет акт. Его можно составить по форме № ТОРГ-2, а при недостаче (порче) импортных товаров – по форме № ТОРГ-3.*

Ситуация: обязана ли торговая организация-покупатель проверять количество (качество) полученного товара в каждой упаковке. Приемка товара проводится на складе покупателя

Порядок приемки товаров получателем в каждом конкретном случае может регулироваться законодательством, государственными стандартами, договором или обычаями делового оборота (ст. 474, 513 ГК РФ).

По общему правилу торговые организации не проверяют количество и качество товара, если он поступил в невскрытой упаковке (таре). Проверку количества (качества) в этом случае можно провести при последующей продаже товара. Проводить приемку в таком порядке рекомендует пункт 7 Инструкции, утвержденной постановлением Госарбитража при Совмине СССР от 15 июля 1965 г. № П-6 и пункт 5 Инструкции, утвержденной постановлением Госарбитража при Совмине СССР от 25 апреля 1966 г. № П-7. Организации могут применять этот порядок по взаимной договоренности (п. 14 постановления ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18). В то же время в договоре может быть определен и другой порядок приемки товаров, в том числе предусматривающий обязательный осмотр каждой единицы товара.*

Елена Попова , государственный советник налоговой службы РФ I ранга

По общему правилу гражданского законодательства (ст.458 Гражданского кодекса РФ) право собственности на товар переходит от продавца в момент передачи покупателю или другому уполномоченному лицу.

Факт передачи можно фиксировать различными документами, поскольку не установлено законом специальных видов и форм документов. Такими документами могут быть: акт, расписка, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, инвентаризационная опись, квитанции о приемке грузов к перевозке и другие документы.

Доказательством сдачи-приемки товаров можно считать письменные документы на бумажном носителе указанные выше, содержащий наименование, количество и цену передаваемого груза, другие обязательные реквизиты, а также полномочия ответственных лиц продавца и покупателя и личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Для целей бухгалтерского учета, на практике, документально факт приема и факт сдачи товара от покупателя продавцу оформляется товарными накладными (форма №ТОРГ-12) или товарно-транспортными накладными (ТТН) если используется сторонний перевозчик. Хотя, существует мнение налоговых чиновников, что для целей фиксации приемки должен использоваться другой документ - акт приемки, унифицированная форма №ТОРГ-1.

Товарная накладная - форма №ТОРГ-12, является первичным учетным документом для списания с учета, а у покупателя служит основанием для принятия товара на учет. Иными словами, у торговых организаций товарная накладная может выступать как расходным документом, так и приходным.

Юридическую силу первичный учетный документ приобретает с момента его правильного оформления всех его реквизитов и подписания уполномоченными лицами.

При возникновении задержки с оплатой полученного товара продавец может взыскать плату в судебном порядке. В суде покупатель должен будет доказать факт передачи товара. В качестве доказательств передачи товара суды учитывают в основном накладную по форме №ТОРГ-12 с подписью уполномоченного лица и печатью покупателя.

Пока суды становятся на сторону налогоплательщиков, использующих форму №ТОРГ-12.

Обратите внимание Для признания накладных надлежаще оформленными необходимо, чтобы они были скреплены печатью получателя и подписаны лицом, уполномоченным на получение товара в порядке статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

В судебно-арбитражной практике имеются различные позиции по отношению признания достоверным доказательством передачи товара накладной, которая подписана неуполномоченным работником покупателя, но имеет оттиск печати последнего.

1-я Позиция судов. Товарная накладная, которая подписана работником покупателя, не имеющим соответствующей доверенности, но имеет оттиск печати покупателя, является достаточным и достоверным доказательством передачи, если полномочия работников следовали из ситуации передачи товара.

Если от лица покупателя документы о приемке товара подписал работник покупателя, исходя из его полномочий по трудовому договору (кладовщик, заведующий складом, и т.д.) с учетом обстоятельств передачи, то такой документ может быть признан судом, как одобрение сделки покупателем (абзац 2 пункта 1 статьи 182 ГК РФ).

2-я Позиция судов. Товарная накладная, подписанная работником покупателя без доверенности, но имеющая оттиск печати покупателя, не является достоверным доказательством передачи товара, при отсутствии заключенного единого договора купли-продажи.

Закон (ст.160 ГК РФ) определяет заключение сделки и прием товара с волеизъявлением лица, наделённого полномочиями действовать от имени покупателя.

Если имеется товарная накладная, подписанная лицом, должностное положение которого и полномочия, действовать от имени юридического лица, документально не подтверждены доверенностью, но заверенная оттиском печати покупателя, то такая товарная накладная не является достаточным доказательством в подтверждение передачи товара и заключения разовой сделки купли-продажи.

Товарная накладная, с оттиском факсимиле вместо живой подписи руководителя покупателя, может быть признана судом достоверным доказательством передачи товара, только если возможность использования факсимиле стороны заранее предусмотрели в договоре поставки. Без договора такая товарная накладная не подтвердит факт заключения сделки купли-продажи и передачи товаров.

Обратите внимание Товарные накладные без подписи, без указания инициалов и фамилии подписавшего лица, без оттиска фирменной печати, равно не являются доказательствами передачи товара покупателю.

Накладные, оформленные не по форме, предусмотренной договором, не подтверждают передачу товара покупателю. Если в договоре стороны указали, что передача товара оформляется товарными накладными по форме №ТОРГ-12, то накладные в другой форме уже не могут быть доказательствами передачи товара.

Однако, факт передачи может быть установлен судом на основании совокупности доказательств (переписки сторон, актов сверки, инвентаризационных описей, счетов-фактур, свидетельских показаний), подтверждающей получение товара.

Таким образом, допустимым доказательством, подтверждающим факт получения покупателем товара, будет являться товарная накладная, с подписью полномочного лица покупателя (генерального директора, работника уполномоченного на прием товара, иного лица по доверенности на получение ТМЦ, выданной в бухгалтерии) о получении товара и оттиском фирменной печати покупателя.