Контроль информации, которую заказчик размещает в еис. Контроль информации, которую заказчик размещает в еис Протокол несоответствия по 44 фз

Обнаруженное (выявленное) аудитором и подтвержденное представителем аудитируемого подразделения несоответствие или замечание должно быть документировано в форме протокола (акта), в котором должны быть отмечены:

Время и место обнаружения (выявления);

Необходимость коррекции или корректирующего действия.

Внимание! Протокол о несоответствии не должен содер жать ни мнений аудитора, ни его рекоменда ций по устранению несоответствия (замеча ния) или тем более каких-либо категорических указаний.

Для эмоционального воздействия на коллектив аудитируемого подразделения, наряду с оформлением протокола о значительном несоответствии, может быть выписана красная карточка, которая прикрепляется аудитором к стенду с текстом Политики в области качества (экологии). На карточке делается надпись «ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ» и указываются содержание и срок выполнения корректирующих или предупреждающих действий. При выполнении корректирующих действий карточка снимается аудитором.

Наряду с документированием каждого несоответствия аудитор должен документировать и каждое замечание (уведомление) - свидетельство аудита, не носящее характер несоответствия и фиксируемое с целью предотвращения возможности появления несоответствия.

Примерами замечаний (уведомлений) могут служить:

Совместное хранение действующих и отмененных документов систем менеджмента;

Отсутствие подтверждения ознакомления исполнителей с технической документацией;

Отсутствие утвержденного перечня признанных поставщиков организации;

Отсутствие доказательств проведения отдельного корректирующего действия;

Неудовлетворительная экологическая культура сотрудников подразделения

отсутствие документального обоснования превышения временно согласованных выбросов.

Внимание" Замечания (уведомления) аудиторов носят, по сути дела, характер предупреждения, поскольку неустраненное замечание может со време нем стать несоответствием.

В связи с этим фиксирование замечании, как и несоответствий, может рассматриваться в качестве добавленной ценности аудита.

ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ПРОТОКОЛА О НЕСООТВЕТСТВИИ

(ЗАМЕЧАНИИ)

ПРОТОКОЛ О НЕСООТВЕТСТВИИ/ЗАМЕЧАНИИ *)

№ _____ от _____________ 200__г.

Код проверки

Объект проверки

Организационная единица

Критерии проверки

Аудитор: _________________ ___________ __________

(Фамилия И.О.) (подпись) (дата)

НЕСООТВЕТСТВИЕ / ЗАМЕЧАНИЕ *)

Градация:

Значительное: 

Незначительное: 

Аудитор: __________ _________

(Фамилия И.О.) (подпись)

Представитель подразделения:

__________________ ___________

(Фамилия И.О.) (подпись)

НЕОБХОДИМОСТЬ РАЗРАБОТКИ КОРРЕКТИРУЮЩЕГО/

ПРЕДУПРЕЖДАЮЩЕГО ДЕЙСТВИЯ

Не требуется: 

Требуется: 

Руководитель процесса (подразделения):

_________________ _______________

(Фамилия И.О.) (подпись)

Ведущий аудитор:

_____________________ _____________

(Фамилия И.О.) (подпись)

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ УСТРАНЕНИЯ НЕСООТВЕТСТВИЯ

В ХОДЕ ПРОВЕРКИ ** }

Несоответствие устранено: Да  Нет 

Дата: _________________________

(день, месяц, год)

Ведущий аудитор: _____________________ __________ ______

(Фамилия И.О.) (подпись) (дата)

Примечания: * ) ненужное зачеркнуть,

** ) заполняется только в случае несоответствия

Внимание! В форме протокола о несоответствии (или в письменном заключении о результатах провер ки) целесообразно указывать возможные нега тивные последствия при его неустранении.

Протокол регистрации несоответствия № ________________

Регистрация несоответствия
Дата проверки
Объект проверки Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Раздел, пункт:
Описание несоответствия:
Категория несоответствия: Ведущий аудитор: (ФИО, подпись) Аудиторы: (ФИО, подпись)
Причины несоответствия:
Действия по устранению несоответствия:
Коррекция: Исполнители: Срок выполнения:
Корректирующие действия: Исполнители: Срок выполнения:
Предупреждающие действия Исполнители: Срок выполнения:
Ведущий аудитор: ____________ _________________ подпись расшифровка Руководитель подразделения: ____________ _________________ подпись расшифровка
Осуществление действий по устранению несоответствия
Проверка исполнения Выполнено?(да/нет) В срок? (да/нет) Результативно (да/нет) Должность ФИО Подпись Дата
Коррекция
КД
ПД
Ведущий аудитор: ____________ _________________ подпись расшифровка Руководитель подразделения: ____________ _________________ подпись расшифровка
Анализ действий:
Ведущий аудитор: ____________ _________________ подпись расшифровка Руководитель подразделения: ____________ _________________ подпись расшифровка

Приложение 3

Форма протокола об уведомлении

Протокол регистрации уведомления №____

Регистрация уведомления
____________________________Наименование предприятия Дата проверки
Объект проверки:
Ведущий аудитор: ____________ _________________ подпись расшифровка Руководитель подразделения: ____________ _________________ подпись расшифровка
№ п/п Описание уведомления Пункт ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Ссылка на документ проверяемого подразделения Подтверждение корректирующих (предупреждающих действий)
Подпись руководителя подразделения Подпись ведущего аудитора
Ведущий аудитор: ____________ _________________ подпись расшифровка Аудиторы: ____________ _________________ подпись расшифровка


Приложение 4

Форма плана корректирующих и/или предупреждающих действий

СОГЛАСОВАНО: УТВЕРЖДАЮ:

План корректирующих и/или предупреждающих действий

Практическая работа № 6

Тема: Завершение аудита и отчетные документы

Цель: составить итоговый отчет об аудиторской проверке

Общие указания:

Ответственность за подготовку и содержание отчета несет ведущий аудитор.

Отчет об аудиторской проверке должен представлять полные, точные и достоверные данные о проведенной работе:

Наименование проверяемого подразделения или процесса;

Основание для аудита;

Дату утверждения плана аудита;

Фамилии членов группы аудиторов;

Результат аудита;

Заключение о выполнении корректирующих мероприятий по результатам предыдущего аудита;

Приложение (протоколы несоответствий и уведомлений);

Подписи аудиторов, а также руководителя аудитируемого подразделения.

Ход работы:

1. Проанализировать рабочую документацию аудита на каждом этапе проверки

2. Подготовить и оформить окончательный отчет о проведении внутреннего аудита. Возможная форма отчета об аудиторской проверке приведена в приложении 1.

В разделе «Выводы» оценить насколько проверяемое подразделение или процесс способны обеспечить достижение целей в области качества, заявленных в «Политике по качеству» и «Руководстве по качеству»; насколько деятельность персонала соответствует требованиям СМК; эффективны ли корректирующие мероприятия по результатам предыдущих аудитов; какова оперативность устранения несоответствий.

В разделе «Рекомендации» указать: предложения аудиторов по результатам аудита; необходимость и срок разработки корректирующих мероприятий на уровне подразделения или предприятия; несоответствия, которые необходимо устранить до разработки плана мероприятий; предложения для включения в план корректирующих мероприятий; рекомендации по совершенствованию документов СМК.

Контрольные вопросы:

1. Каким образом оформляются результаты внутреннего аудита на предприятии?

2. С какой целью проводится заключительное совещание?

3. Кому рассылаются копии отчета об аудиторской проверке?

4. Как руководство предприятия используют результаты аудиторских проверок для анализа СМК?

5. Укажите отличительные признаки внутренних и внешних аудитов

Приложение 1

Форма отчета об аудиторской проверке

СОГЛАСОВАНО: УТВЕРЖДАЮ:

Начальник СК:___________ директор ____________

(наименование предприятия, ФИО) (наименование предприятия, ФИО)

____________ _________________ ____________ _________________

подпись расшифровка подпись расшифровка

«____»________________20__ г. «____»________________20__ г.

Отчет об аудиторской проверке

в _______________________________

(наименование подразделения, службы, отдела)

1. Цель и область проверки

2. Основание
план проведения внутренних проверок на 20__ г.

3. Сроки проведения проверки

4. Состав группы аудиторов
ведущий аудитор -
аудиторы –

5. Нормативная база проверки
5.1. ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Система менеджмента качества. Требования
5.2. Документы системы менеджмента качества предприятия

6. Результаты проверки

Ведущий аудитор: ____________ _________________
подпись расшифровка

Аудиторы: ____________ _________________
подпись расшифровка

Практическая работа № 7

Тема: Применение процессного подхода к проведению внутреннего аудита

Цель: рассмотреть процесс «Внутренний аудит» как один из составляющих сети процессов предприятия (СМК) и предложить его модель

Общие указания:

В основу стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008 положено применение «процессного подхода» при разработке, внедрении и улучшении результативности СМК с целью удовлетворенности потребителей путем выполнения их требований.

Любая деятельность, использующая ресурсы и управляемая с целью преобразования входы в выходы, рассматривается как процесс.

Внутренний аудит СМК также может быть представлен в виде процесса. Применение данного подхода к восприятию деятельности по внутреннему аудиту позволит обеспечить лучшее понимание и выполнение соответствующих требований, непрерывность управления взаимосвязанных процессов, а также обеспечит повышение результативности данного процесса и его постоянное улучшение.

Ход работы:

1. Проанализировать основные этапы проведения внутреннего аудита на предприятии. Алгоритм процесса проведения аудита качества представлен в приложении 1.

2. Описать процедуру проведения внутреннего аудита на предприятии в виде процессов.

3. Определить параметры процесса и установить его характеристики, учитывая требования стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Полученные результаты представьте в виде таблицы.

Таблица 1

Таблица 3

Контрольные вопросы:

1. Перечислите основные этапы внутреннего аудита

2. Какие процессы жизненного цикла выделены в СМК в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2008?

3. В чем состоит сущность процессного подхода в управлению?

4. Что является входом и выходом процессов?

5. Кто является владельцем процесса?

Если в контролирующие органы был направлен контракт, через сайт ЕИС- Электронный бюджет- Реестр контрактов, от них пришел протокол, о том, что контроль не пройден, сроки 3 дня на размещение уже упущены, программа при редактировании указывает на эти нарушения, нам необходимо другой датой заключать договор?

Ответ

Отвечает Галина Халтурина, эксперт

Нет, не нужно заключать заново контракт. В протоколе контролеры укажут причины, по которым не приняли документ. Устраните нарушения, которые контролер указал в протоколе, и пройдите повторный контроль. Об этом сказано в пункте 15 Правил, утвержденных Постановлением № 1367.

Как проверяют информацию, которую заказчик размещает в ЕИС

Документ не прошел контроль

Если информация извещения не отвечает требованиям статьи 99 Закона № 44-ФЗ, контролер направит «Протокол о несоответствии контролируемой информации». Система изменит статус извещения на «Контроль не пройден». У вас есть возможность просмотреть протокол в ЕИС. Для этого в карточке извещения зайдите на вкладку «Документы закупки».*

В протоколе контролеры укажут причины, по которым не приняли документ. Система не разместит извещение в ЕИС. Устраните нарушения, которые контролер указал в протоколе, и пройдите повторный контроль. Об этом сказано в Правил, утвержденных

С 01.01.2017 Федеральное казначейство и ответственные за финансовый аудит органы субъектов РФ производят контрольные мероприятия по проверке соответствия сведений об объемах финансового обеспечения, выделенного организации для осуществления закупочной деятельности, и тех данных, которые отражены в документах планирования, сформированных на основе доведенных до госзаказчика объемов финансирования. Также проверяется, чтобы данные об идентификационных кодах закупки и об объемах финансирования, выделенных получателю бюджетных средств для осуществления закупок, были одинаковы в следующих регистрах:

  • в планах-графиках и планах закупок;
  • в извещении, в закупочной документации и информации по позициям планов-графиков;
  • в протоколе об определении поставщика, подрядчика, исполнителя и в закупочной документации;
  • в условиях проектов контракта, которые направляются тому участнику торгов, с которым в итоге заключается контракт, и в протоколах определения поставщика, подрядчика, исполнителя;
  • в реестре контрактов и в условиях конкретных контрактов.

На основании п. 14 Правил контроля (утверждены Постановлением Правительства № 1367 от 12.12.2015), по ч. 5 ст. 99 44-ФЗ, если информация, размещаемая заказчиком, прошла контроль по всем установленным условиям, то она подлежит размещению в ЕИС в течение одного рабочего дня с момента направления объекта на контроль. Контролирующий орган, в свою очередь, ставит отметку о соответствии направленных данных в течение 3 рабочих дней (п. 11, 12 Правил).

Если направленные сведения не соответствуют установленным требованиям, то заказчиком будет получен протокол о несоответствии информации; план-график, план закупок, извещение, проектная документация и проч. — информационные объекты, которые подлежат обязательному контролю в соответствии с 44-ФЗ (ч. 15 Правил).

Документы не будут размещены в Единой информационной системе до того момента, пока заказчики не исправят все допущенные нарушения и не состоится успешная процедура повторного контроля.

Контролирующие органы должны сформировать отметку и указать организации выявленные несоответствия, в связи с которыми объект не подлежит размещению в ЕИС, в течение трех рабочих дней (п. 11, 12 Правил).

Они начнут действовать с 01.01.2018 для организаций, ведущих закупочную деятельность на федеральном уровне. С 01.01.2019 работу заказчиков регионального и местного уровней контролирует . Оно проверяет соответствие:

  • объемов финансового обеспечения, которые указаны в плане закупок, сведениям, которые утверждены и доведены до заказчика;
  • финансовых показателей в документах планирования денежным параметрам в извещении и документации.

Также ведомство проверяет контракты, которые отправляются победителям с данными, которые содержатся в итоговых протоколах. В реестре контрактов контролеры будут искать несостыковки с условиями контрактов.

Пока информацию не проверят, разместить ее в ЕИС нельзя. Поэтому внимательно проверяйте все, что публикуете.

Где посмотреть протокол несоответствия на сайте закупки

Ответственный исполнитель организации-заказчика может найти его в реестровой записи и в личном кабинете, а также в открытой части Единой информационной системы.

Что делать при получении

Если проверка документов планирования (плана закупок и плана-графика) не пройдена и информация, представленная в них, не удовлетворяет требованиям ч. 5 ст. 99 44-ФЗ, то заказчик получит об этом соответствующее уведомление — протокол несоответствий для реестровой записи 44-ФЗ.

Если нарушения коснулись извещения, то заказчику также придет протокол с указанием причин несоответствия и допущенных нарушений. Статус извещения в ЕИС будет автоматически изменен на «Контроль не пройден». Контрольную документацию можно посмотреть в карточке извещения во вкладке «Документы закупки».

Чтобы разместить регистры контрактной системы, в которых при контрольных мероприятиях были обнаружены нарушения, необходимо устранить все ошибки, указанные контролером, и отправить документы для процедуры повторной проверки.

Несмотря на то, что при выявлении ошибок и нарушений деятельность по размещению информации в ЕИС не приостанавливается, заказчик может быть привлечен к административной ответственности и штрафным санкциям в размере от 20 000 до 50 000 рублей (ст. 15.15.10 КоАП).

В организациях, выступающих в роли государственного заказчика, также проводятся внутренние проверки по системе менеджмента качества. Ошибки и нарушения выявляются в соответствии с требованиями ГОСТ ИСО (ISO) 9001.

Примеры заполнения протоколов несоответствия по СМК

Что делать если получен протокол о несоответствии контролируемой информации требованиям, установленным частью 5 статьи 99 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ?

Ответ

Оксана Баландина , шеф-редактор Системы Госзаказ

С 1 июля 2018 года по 1 января 2019 года у заказчиков переходный период – разрешено проводить и электронные, и бумажные процедуры. С 2019 года конкурсы, аукционы, котировки и запросы предложений на бумаге запретят, кроме восьми исключений.
Читайте, какие закупки проводить на ЭТП, как выбрать площадку и получить электронную подпись, по каким правилам заключать контракты в переходный период и после.

Необходимо устранить нарушения и пройти повторный контроль. Это следует из пункта 5 Общих требований из приказа Минфина России от 22 июля 2016 года № 120н и пунктов 14 и 15 Правил, которые Правительство РФ утвердило постановлением от 12 декабря 2015 года № 1367.

При этом, сроки устранения нарушений в указанных НПА не установлены.

Как проверяют информацию, которую заказчик размещает в ЕИС

С 1 января 2017 года информацию, которую заказчики размещают в ЕИС, проверяют органы контроля по части 5 статьи 99 Закона № 44-ФЗ. С 1 января 2018 года федеральные заказчики будут публиковать информацию только с положительным контролем Казначейства. Для региональных и муниципальных заказчиков это правило начнет действовать с 1 января 2019 года. Сроки установлены в постановлении Правительства РФ от 20 марта 2017 года № 315.

Обязанность контролировать заказчиков установлена в части 5 статьи 99 Закона № 44-ФЗ. Каким образом контролеры проверяют информацию и как действовать заказчику в различных ситуациях, читайте в рекомендации.

Какие заказчики попали под контроль в ЕИС

Субъектами контроля Правительство РФ признало:

Об этом сказано в пунктах 3, 4, 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 декабря 2015 года № 1367, далее - Правила № 1367.

Кто осуществляет контроль в ЕИС

Информацию, которую заказчики публикуют в ЕИС, проверяют Федеральное казначейство, финансовые органы субъектов РФ и муниципальных образований, органы управления государственными внебюджетными фондами (ч. 5 ст. 99 Закона № 44-ФЗ).

Как заказчику узнать свой орган контроля? Контрольный орган, который проверит ваш документ, посмотрите в карточке документа в ЕИС. Например, если вы уже сформировали план закупок, зайдите в карточку документа. В контекстном меню плана закупок нажмите на пункт «Посмотреть». Отобразится страница со сведениями о плане закупок. На вкладке «Общие сведения» найдите пункт «Орган контроля, осуществляющий контроль по части 5 статьи 99». Если вы создаете план закупок, контрольный орган также ищите на вкладке «Общие сведения».

Допустим, в поле «Орган контроля, осуществляющий контроль по части 5 статьи 99» указано «Связь не установлена». Это означает, что контрольный орган, который проверяет ваши документы, не внес организацию в свой список субъектов контроля в системе «Электронный бюджет». Отправить документ на контроль не получится. Чтобы исправить ошибку, обратитесь к контролерам.

Правила, по которым контролеры проверяют, отвечает ли информация требованиям Закона № 44-ФЗ, Правительство РФ установило в постановлении от 12 декабря 2015 года № 1367.

Какую информацию проверяют контролеры в ЕИС

Контролеры проверяют информацию, которую содержат план закупок, план-график закупок, извещения, проекты контрактов, а также сведения, которые заказчик направляет в реестр контрактов. Под контроль попадает также информация об объеме финансирования и об идентификационном коде закупки. Если заказчик внес изменения в перечисленные документы, скорректированную информацию также проверят.

При этом контролеры проверят только ту информацию, которую заказчик опубликовал после 1 января 2017 года. Например, план закупок и план-график закупок на 2017 год, который заказчик разместил в декабре 2016 года, не проверят. Однако, если заказчик внесет изменения в план-график уже в 2017 году, скорректированный документ попадет на контроль. Это связано с тем, что часть 5 статьи 99 Закона № 44-ФЗ и Постановление № 1367 вступили в силу с 1 января 2017 года.

Правила, по которым проверят информацию из ЕИС

Что проверяет контролер
(Столбец 1) 		С чем сверяют информацию
(Столбец 2) 		Формула соответствия
План закупок : объем финансового обеспечения

Лимитами бюджетных обязательств;

Выплатами из планов ФХД

 Столбец 1 ≤ Столбец 2
План-график : НМЦК, цена контракта с едпоставщиком по ИКЗ План закупок : НМЦК Столбец 1 ≤ Столбец 2
Извещение : НМЦК по ИКЗ План-график : НМЦК по ИКЗ Столбец 1 = Столбец 2
Документация о закупке : НМЦК по ИКЗ
Приглашения принять участие в закупке : НМЦК по ИКЗ
Контракт с едпоставщиком : цена по ИКЗ
: НМЦК по ИКЗ Документация о закупке : НМЦК Столбец 1 ≤ Столбец 2
Протокол определения поставщика : ИКЗ Документация о закупке : ИКЗ Столбец 1 = Столбец 2
Проект контракта, который заказчик направляет участнику : НМЦК, ИКЗ Протокол определения поставщика : НМЦК, ИКЗ Столбец 1 = Столбец 2
Реестр контрактов : цена контракта и ИКЗ, которые заказчик направляет в реестр Контракт : цена контракта и ИКЗ Столбец 1 = Столбец 2

Об этом сказано в части 5 статьи 99 Закона № 44-ФЗ и пункте 13 Правил, утвержденных Постановлением № 1367.

Как долго Казначейство проводит финансовый контроль

Срок проверки - один рабочий день, если информация, которую проверяют, отвечает требованиям контроля. Если требования не выполнены, то заказчику направляют протокол, в котором указывают на нарушения.

До 1 января 2018 года федеральные заказчики размещают в ЕИС сведения без результатов контроля. Региональные и муниципальные заказчики - до 1 января 2019 года. Сроки указаны в постановлении Правительства РФ от 20 марта 2016 года № 315.

Однако после этих сроков размещать информацию в ЕИС можно, только когда устраните нарушения и пройдете повторный контроль. Это следует из пункта 5 Общих требований из приказа Минфина России от 22 июля 2016 года № 120н и пунктов 14 и 15 Правил, которые Правительство РФ утвердило постановлением от 12 декабря 2015 года № 1367.

Как работает контроль в ЕИС

Все решения контролеров вы увидите в личном кабинете ЕИС. И не важно, положительные результаты контроля или отрицательные. Действуйте в зависимости от того, какое решение принял контролер.

Допустим, вы создали извещение о закупке в ЕИС и отправили его на контроль. Для этого в контекстном меню извещения выберите пункт «Направить на контроль и разместить».

Система не публикует извещение в тот же момент, а направляет документ в контрольный орган на проверку. Если все поля извещения вы заполнили верно, система отобразит сообщение о том, что направляет документ на контроль. Нажмите кнопку «ОК». Перед вами появится печатная форма извещения. Установите отметку, что согласны подписать информацию, и нажмите кнопку «Подписать и разместить».

Появится предупреждающее сообщение, нажмите кнопку «Разместить». Система сообщит, что направила извещение на контроль. Нажмите кнопку «ОК». Извещение получит статус «Направлен на контроль».

Если извещение соответствует форматам Минфина России, система присвоит статус извещению «На контроле». В статусе «На контроле» извещение не отображается в открытой части ЕИС, то есть участники еще не видят документ. У заказчика есть возможность просмотреть документ. Отредактировать или внести изменения в документ со статусом «На контроле» нельзя.

Если появился статус «Не принят на контроль», отредактируйте извещение и повторно отправьте на контроль.

В личном кабинете системы ЕИС контролер увидит извещение заказчика и проверит документ.

Внимание: документы будут опубликованы в ЕИС сразу, до того как Казначейство или финорган проведут контроль. Такое правило действует до 1 января 2018 года для федеральных заказчиков, до 1 января 2019 года - для региональных заказчиков. После указанных сроков сведения будут публиковаться только по результатам контроля. Запрет на блокировку публикации установлен в постановлении Правительства РФ от 20 марта 2017 года № 315.

Поделиться: