Главная » Отпуск » Обязан ли работодатель хранить расчетные листки. Расчетные листки: правила оформления и выдачи

Обязан ли работодатель хранить расчетные листки. Расчетные листки: правила оформления и выдачи

Сайт журнала «Зарплата в учреждении »

Электронный журнал «Зарплата в учреждении »

Обязательно ли оформление листка

В статье 136 Трудового кодекса РФ определено, что при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого сотрудника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение срока выплаты зарплаты, отпускных, сумм при увольнении, иных выплат;

3) о размерах и основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Вот для этого и нужен расчетный листок. И учтите такой момент: расчетные листки должны выдаваться всем сотрудникам учреждения независимо от того, постоянный работник или временный, совместитель он или надомник и т. п.

Если работодатель, нарушая требования действующего законодательства, не выдает работникам расчетные листки, к нему могут быть применены санкции по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях как за нарушение законодательства о труде. Для должностных лиц это штраф от 1 тыс. до 5 тыс. руб., для учреждения - штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Каким должно быть оформление расчетного листка

Расчетный листок не имеет законодательно утвержденной формы. Поэтому оформление расчетного листка происходит так, как определяет работодатель своим приказом с учетом мнения органа работников в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса РФ.

На практике многие работодатели применяют форму, которая есть в бухгалтерской программе по начислению зарплаты в учреждении. Расчетный листок должен содержать следующую основную информацию. В титульной части:

Ф. И. О. сотрудника;
его должность;
табельный номер;
(оклад);
период, за который осуществляется начисление;
отработанный период (часы);
стандартные налоговые вычеты.

В табличной части:

1) составные части заработной платы:

оклад (тарифная ставка, должностной оклад, базовый должностной оклад);
надбавки за работу во вредных условиях, за работу в особых климатических условиях, районный коэффициент, за совмещение профессий (должностей), за выслугу лет, интенсивность работы и т. д.;
премии (единовременные, квартальные, годовые, за достижения в работе и др.);
материальная помощь;
отпускные;
денежная компенсация за задержку заработной платы и других выплат работнику;
пособие по временной нетрудоспособности;
общая начисленная сумма;

2) удержания из заработной платы:

суммы НДФЛ;
профсоюзные вносы;
неотработанный или полученный работником аванс;
суммы, излишне выплаченные работнику в результате счетных ошибок;
взыскания по исполнительным листам;
другие удержания;
общая сумма удержаний;

3) сумма к выдаче.

То есть при утверждении формы расчетного листка необходимо предусмотреть возможность всех выплат и удержаний, имеющихся в учреждении.

Отметим, что выдавать расчетные листки работодатели должны независимо от способа выплаты заработной платы: наличными из кассы в виде перечислений на карту работника. Об этом сказано в письме Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1. В нем также указано, что порядок выдачи расчетных листков, в том числе при перечислении заработной платы на банковскую карту, законодательством не определен. Соответственно, его можно определить в локальном акте, в котором установлена сама форма расчетного листка.

Поэтому при утверждении формы расчетного листка следует также определить порядок его выдачи: на бумаге, в электронном виде (например, для этого необходимо наличие письменного заявления работника), под подпись, установить сроки выдачи.

Важным является то, чтобы определенный приказом порядок выдачи был приемлем для работников.

Также в приказе следует указать, что расчетный листок выдают при окончательном расчете за месяц. При начислении и выплате работникам второй части зарплаты всем должны быть выданы расчетные листки, в том числе работникам, ушедшим в отпуск, находящимся в командировке или на больничном. При увольнении сотрудника работодатель должен выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета.

Как расчетные листки нужно хранить

Бухгалтер должен распечатывать расчетный листок в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой - подклеивается к Карточке-справке (ф. 0504417), где предусмотрено место для подклейки расчетных листков. Форма карточки утверждена приказом от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Т. Фисенко ,
МУ «Централизованная бухгалтерия»

Трудовой кодекс обязывает каждого работодателя выдачу заработной платы сопровождать расчетными листками. Однако не все работодатели соблюдают данное требование. Обязателен ли расчетный листок? Как он должен выглядеть? Как утвердить его форму? Какая ответственность ждет работодателя за несоблюдение требований ст. 136 ТК РФ ?

На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы в данном материале.

Расчетный лист - право или обязанность?

Заработная плата (оплата труда) - это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы (ст. 129 ТК РФ ). В нее включаются:

Компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера);

Стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Статьей 136 ТК РФ установлено, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период. Как видно из формулировки данной нормы, выдача расчетного листка - не право работодателя, а обязанность. Причем исключений из этого правила нет и извещать о составных частях зарплаты необходимо не только основных работников, но и совместителей, и временных сотрудников.

Иногда нам задают вопрос: надо ли выдавать расчетный лист, если зарплата перечисляется работникам на банковские карты? Да, надо. Ведь законодатель не конкретизировал, при каком способе выплаты заработка должны выдаваться расчетные листки, а потому они должны выдаваться в любом случае - хоть при выплате наличными деньгами, хоть при перечислении на банковскую карту, хоть в иной форме, не запрещенной трудовым законодательством.

Порядок выдачи расчетных листков при перечислении заработной платы на банковскую карту законодательством не установлен. Полагаем, данный порядок может быть принят локальным актом, определяющим форму расчетного листка. Эту позицию поддержал и Роструд в Письме от 18.03.2010 № 739-6-1 .

Разрабатываем и утверждаем форму расчетного листка

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены формы документов, оформлением которых сопровождается выплата заработка: это расчетно-платежная ведомость (Т-49), расчетная ведомость (Т-51), платежная ведомость (Т-53) и журнал регистрации платежных ведомостей (Т-53а). А вот форму расчетного листка не утвердили, поэтому ее каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает для своей организации.

Итак, прежде всего определим, какие сведения точно должны содержаться в листке. Статья 136 ТК РФ обязывает отразить в нем составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период, размер и основания произведенных удержаний, а также общую денежную сумму, подлежащую выплате.

Обратим внимание пользователей информационно-справочной системы «Аюдар Инфо» на то, что в связи с принятием Федерального закона от 23.04.2012 № 35-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 122 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации» теперь работодатели обязаны в расчетном листке указывать и иные суммы, начисленные работнику: в частности, суммы денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработка, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, должны стоять в листке отдельными строками.

К сведению: общий размер всех удержаний при каждой выдаче заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ ).

Остановимся подробнее на некоторых аспектах. Какие составные части заработной платы можно выделить? Обратимся к ст. 129 ТК РФ , в соответствии с которой в зарплату помимо фиксированного размера оплаты труда работника (за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени - тарифная ставка, за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц - оклад (должностной оклад)) включаются различные стимулирующие и компенсационные выплаты. К последним можно отнести премии, доплаты за совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, надбавки за стаж, перевыполнение нормы и т. п. Кроме этого, если организация вручила работнику, например, новогодний подарок для его ребенка, стоимость этого подарка также необходимо включить в расчетный листок.

К числу удержаний, которые могут быть указаны в расчетном листке, относятся:

Алименты и иные взыскания по исполнительным документам;

Суммы НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды;

Профсоюзные взносы;

Неотработанный аванс, выданный в счет заработной платы;

Неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи с командировкой;

Суммы, излишне выплаченные работнику вследствие счетных ошибок; и пр.

Исходя из этого, работодатель должен определить количество граф и их расположение. При этом помните, что объединять схожие выплаты, например, для упрощения бланка, нельзя. Примерный образец расчетного листка приведем далее.

Перед утверждением формы расчетного листка необходимо запросить мнение представительного органа работников. Для этого работодатель должен направить проект расчетного листка и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников, который направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме не позднее пяти рабочих дней со дня его получения.

Если представительный орган работников не согласен с проектом расчетного листка либо предлагает его усовершенствовать, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с представительным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Обратите внимание: иногда в организации есть профсоюз, но нет представительного органа, или наоборот, или они вообще отсутствуют. Полагаем, что при наличии одного из указанных органов бланк расчетного листка нужно согласовывать именно с ним, поскольку именно он представляет интересы работников. Если же отсутствует и тот, и другой орган, все решения работодатель принимает самостоятельно.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право утвердить расчетный листок в той форме, которую считает нужной. Однако такое решение работодателя может быть обжаловано представительным органом работников в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Кроме этого, возможно возникновение коллективного трудового спора.

Трудовая инспекция обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене утвержденной формы расчетного листка, обязательное для исполнения.

Завершающим этапом процедуры разработки и утверждения расчетного листка является его утверждение. Сделать это можно несколькими способами, например, издать приказ об утверждении и введении в действие формы расчетного листка или же на самой форме проставить гриф утверждения, а затем издать приказ о введении в действие с определенного числа утвержденной формы. Первый вариант удобнее, так как оформляется один приказ и на самом расчетном листке ничего дополнительно проставлять не нужно.

Отметим, что если в утверждении формы расчетного листка участвовал представительный орган работников, об этом необходимо сделать отметку в приказе об утверждении и введении в действие, например: «Мнение представительного органа учтено, протокол от такого-то числа № такой-то».

Порядок извещения работников о выплате заработка

По правилу, установленному ч. 6 ст. 136 ТК РФ , заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. В связи с этим возникает вопрос: сколько раз нужно выдавать расчетные листки? Отвечаем. Поскольку работодатель обязан выплатить заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два, ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы , причем не важно, аванс это или подсчет. На практике работодатели не сопровождают выдачу аванса расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц. Однако это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка - известить работника о всех начислениях и удержаниях.

При проведении контрольно-надзорных мероприятий трудовой инспекцией возможен вопрос о выдаче листков. Чтобы узнать ответ, контролеры могут поинтересоваться у работников, но кто-то скажет, что выдавали, а кто-то и не вспомнит. Поэтому лучше всего, чтобы потом не объясняться с проверяющими, каким-то образом фиксировать выдачу листков. Это можно сделать с помощью журнала регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать своей подписью, что получил листок. А можно составить список работников, которые при получении заработной платы будут расписываться в нем. Но Трудовой кодекс не предписывает вручать работникам расчетные листки под роспись, поэтому введение какой-либо формы регистрации получения листков остается на усмотрение работодателя.

Ответственность работодателя

Расчетные листки просто необходимо формировать и выдавать работникам. Они могут использоваться в качестве доказательств и подтверждать факт перечисления НДФЛ, начисления премий, доплат и иных выплат в пользу работника. В качестве примера приведем Решение Ленинградского областного суда от 04.08.2011 № 7-478/2011, в котором рассматривалась жалоба ОАО «Экотранс» на решение судьи Всеволожского городского суда Ленинградской области по делу об административном правонарушении, предусмотренном ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

Государственный инспектор труда признал ОАО «Экотранс» виновным в совершении нарушения законодательства о труде и подверг административному штрафу в размере 30 000 руб. Всеволожским городским судом постановление инспектора оставлено в силе.

Ленинградский областной суд, изучив материалы дела, установил, что ОАО «Экотранс» нарушило ст. 56 , 129 , 136 ТК РФ : штатное расписание в части установления размера должностного оклада не соответствует трудовому договору от 27.08.2007 № 21-07 и работнику не выплачена премия за декабрь 2010 года, при этом отсутствуют основания (больничный лист, приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания) для лишения работника премии полностью или в части, которые определены в п. 4.7 Положения об оплате труда и материальном стимулировании работников ОАО «Экотранс».

В нарушение ст. 136 ТК РФ обществом не соблюдаются в полном объеме требования об обязанности извещения в письменном виде работника о составных частях его заработной платы, поскольку в расчетных листках работника Т. за ноябрь 2010 года, работников А., Н. за декабрь 2010 года не указаны все составные части заработной платы, а именно не указана отдельной строкой доплата за вредность, установленная приказом генерального директора ОАО «Экотранс».

Факт совершения ОАО «Экотранс» административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ , выразившегося в нарушении требований трудового законодательства о начислении и выдаче зарплаты работникам, а именно в невыплате премии за декабрь 2010 года, подтверждается штатным расписанием, положением об оплате труда и материальном стимулировании работников, расчетными листками за декабрь 2010 года. Поэтому жалоба ОАО «Экотранс» не подлежит удовлетворению.

Напомним, что на основании ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде возможно наложение административного штрафа в размере:

От 1 000 до 5 000 руб. - на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей);

От 30 000 до 50 000 руб. - на юридические лица.

Кроме этого, в качестве меры административного воздействия может быть выбран не штраф, а приостановление деятельности индивидуального предпринимателя или организации на срок до 90 суток.

Подведем итог

В заключение отметим, что не стоит выдумывать какие-то иные формы уведомления работника о составных частях заработной платы, нежели расчетный листок. Так, некоторые работодатели в связи с введением у себя электронного документооборота практикуют создание электронного каталога, размещаемого в локальной компьютерной сети организации, содержащего список работников, перечень их должностей и суммы выплачиваемой заработной платы. Предполагается, что тем самым выполняются требования ст. 136 ТК РФ . Это ошибка. Информируя таким образом работников, работодатель нарушает не только указанную норму, но и законодательство в области охраны персональных данных - ст. 85 , 88 ТК РФ .

Разработайте и утвердите в компании форму расчетного листка и именно его передавайте работникам при выдаче заработной платы. Этим вы убережете себя и свою компанию от штрафов.

Журнал выдачи расчетных листков - это сводный регистр, в котором работодатели могут вести учет выданных расчетных листков и собирать подписи работников, подтверждающие факт получения «расчеток». Расскажем, какую информацию должен содержать этот документ и сколько времени его надо хранить.

Согласно статье 136 ТК РФ , работодатели должны передавать сведения о заработной плате работникам в письменной форме — выдавать работникам расчетные листки. Статья ТК регламентирует и их содержание.

Расчетные листки

Документ является уведомлением о заработной плате, в котором, согласно Трудовому кодексу, должны содержаться следующие сведения:

сумма составных частей заработной платы за конкретный период;
сумма других начислений, полагающихся работнику, например, вследствие задержки зарплаты, оплаты отпуска или выплат при увольнении;
размер и основания, произведенных удержаний;
итоговая денежная сумма, подлежащая выплате.

Несмотря на то что законодательство четко регулирует содержание уведомления о зарплате, согласно статье 136 ТК РФ, форма этого документа разрабатывается и утверждается каждым работодателем самостоятельно. Существует форма «расчетки», выработанная специалистами на практике.

Уклонение от выдачи «расчеток» может повлечь наложение штрафа на работодателя и бухгалтера. Такие меры предусмотрены в статье 5.27 КоАП РФ . Например, если «расчетку» не вручили работнику или в ней не указали все необходимые сведения, организации грозит штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Руководителю и бухгалтеру грозит предупреждение или штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Такой же штраф предусмотрен для предпринимателей. Если подобное нарушение повторится, то сумма взыскания будет варьироваться в пределах от 10 000 до 70 000 рублей, вплоть до дисквалификации руководителя на срок от одного года до трех лет.

Журнал регистрации выдачи расчетных листков: образец

В связи с тем, что невыдача «расчеток» жестко карается законом, руководители и бухгалтеры стараются обезопасить себя от возможных правовых последствий: они ведут журналы учета выдачи расчетных листов, предназначенные для фиксации факта передачи этого документа работнику.

Законодательство не обязывает выдавать уведомления о зарплате под роспись сотрудника, соответственно, унифицированной формы журнала не существует. Но есть рекомендации практиков: журнал вести и включить в него сведения, упорядоченные в виде таблицы:

порядковый номер сотрудника;
ФИО;
дата выдачи «расчетки»;
должность сотрудника;
подпись.

В шапке журнала должно быть указано наименование организации или предпринимателя и период, за который выдаются документы. Внизу учетный регистр заверяется подписью сотрудника, ответственного за их выдачу.

Некоторые работодатели принимают за основу журнала форму расчетно-платежной ведомости Т-49 (ОКУД 0301009), в которую вносят недостающие столбцы — дату выдачи «расчетки» и подпись. Иногда для подтверждения факта получения листка работодатели используют бланки с отрывным корешком. На нем сотрудники указывают дату получения и ставят подпись. Затем эти корешки подшивают и хранят на предприятии.

Выдача и хранение «расчеток»

Для оптимизации выдачи этого документа на многих предприятиях практикуется подготовка специального приказа. Там может быть пункт о том, что сотрудник должен самостоятельно явиться в указанное место (например, в бухгалтерию), и срок для получения. С этим приказом необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников. Такая мера поможет работодателю обезопасить себя от возможных претензий со стороны трудовой инспекции.

Расчетные листки, согласно пункту 412 статьи 4.1 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558 , должны храниться пять лет при условии проведения ревизии или 75 лет при отсутствии лицевых счетов. Следовательно, журнал учета также следует хранить в соответствии с этими требованиями.

Многие работодатели не уделяют должного внимания расчетным листкам – кто-то их вовсе не выдает, а кто-то выдает, но сегодня по одной форме, завтра по другой. Между тем законодательством установлены определенные требования к расчетному листку и сегодня мы о них расскажем. Кроме этого, вы узнаете, какая ответственность грозит работодателю, игнорирующему требования ТК РФ о расчетных листках.

Обязан ли работодатель выдавать расчетный листок?

Вознаграждением за труд является . Ее размер зависит от квалификации работника, сложности, количества и качества выполняемой работы. Напомним, что составными частями зарплаты в силу ст. 129 ТК РФ являются:

компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера);

стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Статьей 136 ТК РФ определено, что при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период;

о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработка, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Из формулировки названной нормы видно, что работодатель обязан выдавать расчетные листки. Причем это правило касается всех сотрудников организации – и совместителей, и работающих по срочным трудовым договорам.

Когда выдавать листки?

Итак, согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются «при выплате заработной платы». В свою очередь, по правилу ч. 6 данной статьи зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором, но не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который зарплата начислена.

Из буквального толкования этих норм можно сделать вывод, что расчетный листок нужно выдавать два раза в месяц. Однако при выплате зарплаты за первую половину месяца не все составные части зарплаты могут быть определены, например, исчисление НДФЛ производится в последний день месяца. Кроме того, многие компании выплачивают за первую половину месяца аванс в фиксированной сумме, которая не меняется даже с учетом того, что работник, например, болел. Поэтому мы считаем, что логично выдавать расчетный листок при выплате части зарплаты за вторую половину месяца. При этом в листке нужно будет указать выплаченные за первую половину суммы.

Вопрос:

Когда выдавать расчетные листки сотрудникам, зарплата которых перечисляется на банковские карты?

Ответ:

Первым делом скажем, что многие работодатели вовсе не выдают расчетные листки сотрудникам, получающим зарплату на карту. Это нарушение Трудового кодекса. В нем не конкретизируется, при каком способе выплаты заработка выдаются листки. Следовательно, они должны выдаваться в любом случае, даже если сотрудник получает часть зарплаты в неденежной форме или каким-либо иным способом, не запрещенным трудовым законодательством.

Относительно сроков выдачи расчетных листков в таком случае Роструд в Письме от 18.03.2010 № 739-6-1 указывал, что порядок выдачи расчетных листков при перечислении заработной платы на банковскую карту, законодательством не определен . Полагаем, данный порядок может быть установлен в локальном акте, определяющем форму расчетного листка.

При выплате отпускных расчетный листок выдавать не надо, поскольку оплата отпуска не является выплатой заработка. Однако при начислении и выплате зарплаты за вторую часть месяца расчетные листки должны быть выданы всем сотрудникам, в том числе находящимся в отпуске.

Если работник увольняется, расчетный листок должен быть выдан в день увольнения – последний рабочий день. Ведь согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику, производится в день увольнения . В случае предоставления отпуска с последующим увольнением расчетный листок должен быть выдан в последний рабочий день перед отпуском.

Чтобы у работников не возникало лишних вопросов, порядок выдачи расчетных листков лучше всего закрепить в локальном нормативном акте.

Форма расчетного листка

Форма расчетного листа не унифицирована. Однако она должна быть разработана и утверждена в каждой компании.

Для начала необходимо определиться со сведениями, которые должны быть включены в листок. Довольно часто работодатели включают в него информацию, которая абсолютно не нужна работнику, или составные части зарплаты обозначают аббревиатурами, разгадать которые ему не под силу.

Нужно постараться разработать такую форму, чтобы работнику было ясно, деньги за что и в каком размере ему начислили или удержали.

табельный номер;

период, за который производятся начисления и удержания;

основания для начисления и удержания и их суммы;

сумма, подлежащую выплате;

составные части зарплаты (оклад, доплаты и надбавки).

Если работнику полагается несколько компенсационных или стимулирующих выплат, не нужно объединять их и указывать одной суммой. Например, если он в июне работал в праздник, а также выполнял сверхурочную работу, размер оплаты должен быть отражен по каждому из этих оснований.

Помимо зарплаты, в расчетном листке указывается выплата пособия по временной нетрудоспособности, а также иных сумм, начисленных работнику: в частности, денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработка, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику.

Удержания также должны быть расшифрованы и суммы указываются по каждому виду удержаний.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

Приведем примерную форму расчетного листка далее.

Ф. И. О. ____________________________________
Должность: _________________________________
Табельный номер ____________________________

1. Начислено		2. Удержано
	Вид платежа		Вид удержания



		3. Выплачено



Общая сумма к выплате:

При наличии представительного органа предлагаемую форму расчетного листка нужно передать ему на рассмотрение. Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение пяти рабочих дней со дня получения проекта должен направить работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если представительный орган не согласен с формой расчетного листка либо предлагает внести в нее какие-либо изменения, работодатель может сразу согласиться либо обязан в течение трех дней провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Если согласия достичь не удалось, разногласия фиксируются протоколом и работодатель имеет право утвердить расчетный листок в той форме, в которой посчитал нужным. Однако помните, что в данном случае представительный орган работников может обратиться в ГИТ или суд и обжаловать решение работодателя.

Вопрос:

Если в организации нет представительного органа работников, но есть профсоюз, нужно ли с ним согласовывать проект формы расчетного листа?

Ответ:

Бланк расчетного листка при наличии одного из указанных органов нужно согласовывать с ним, поскольку именно он представляет интересы работников. Если же отсутствует и тот, и другой орган, все решения работодатель принимает самостоятельно.

После завершения процедуры учета мнения представительного органа форма листка утверждается. Сделать это можно двумя способами:

1. Издать приказ об утверждении и введении в действие формы расчетного листка (пример см. ниже).

В соответствии с требованиями ст. 136 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 06.02.2017 форму расчетного листка (приложение 1).

2. Бухгалтеру-кассиру А. И. Стружкиной при выплате зарплаты выдавать каждому работнику расчетный листок под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приложение: форма расчетного листка на 1 л. В 1 экз.

С приказом ознакомлены:

2. Проставить гриф утверждения на самой форме и издать приказ о введении в действие с определенного числа утвержденной формы.

Отметим: если в утверждении формы расчетного листка представительный орган работников не участвовал, об этом необходимо сделать отметку в приказе об утверждении и введении в действие, например: «На момент утверждения формы расчетного листа представительный орган работников не создан».

Вопрос:

Нужно ли проставлять печать организации на расчетном листке?

Ответ:

Напомним, что в настоящее время организации могут осуществлять свою деятельность вовсе без печати. Да и трудовое законодательство не обязывает проставлять оттиск печати на расчетном листке. Этот документ нужен, чтобы информировать работника о начислениях и удержаниях. Бывает, что работодатели, использующие печать, хитрят и не признают расчетный листок своим документом, ссылаясь на отсутствие на нем печати. Однако при возникновении спора суд рассмотрит, в каком виде был утвержден листок, и если печати в нем не предусмотрено, суд примет его за допустимое доказательство невыплаты той или иной суммы.

Так, работник обратился в суд с требованием о взыскании невыплаченной надбавки. В обоснование требований представил суду , которым предусмотрена спорная надбавка, и расчетные листки, в которых она отсутствовала. Работодатель просил отказать в удовлетворении требований, поскольку представленные расчетные листки не имеют юридической силы ввиду отсутствия реквизитов организации (подпись, печать и т. д.). Однако суд не принял во внимание данный довод. Форму расчетного листка работодатель утвердил самостоятельно и она не содержит печати. Следовательно, надбавка, предусмотренная трудовым договором, но не выплаченная работодателем, подлежит взысканию с него (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2014 по делу № 33-13912/2014).

Подтверждение выдачи расчетных листков

Расчетные листки как обязательный атрибут выплаты зарплаты довольно часто запрашивают сотрудники контролирующих органов (например, при проверке организации по заявлению работника), а также исследуют суды. Причем работники иногда лукавят и говорят контролерам, что не получают расчетные листки. Как работодателю обезопасить себя от таких провокаторов?

Действительно, Трудовой кодекс не предписывает вручать работникам расчетные листки под подпись. Вместе с тем работодатель может принять решение о введении какой-либо учетной формы, например, журнала регистрации выдачи листков, в котором работник своей подписью будет подтверждать получение.

Вопрос:

Можно ли расчетный листок отправить работнику на адрес его электронной почты – личной или рабочей?

Ответ:

Поскольку Трудовым кодексом не определено, в какой именно форме должно происходить извещение сотрудника о составных частях его зарплаты (за исключением дистанционных работников – ознакомить их с расчетным листком можно путем обмена электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ)), утвержденную форму расчетного листка можно рассылать работникам посредством электронной почты. Более того, Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 высказал мнение о том, что если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативно м акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положения статьи 136 ТК РФ.

Отметим, что суды в качестве надлежащего извещения работника о составных частях зарплаты признают и расчетный листок, размещенный работодателем на личной странице работника в интернет-банке. Но такой способ извещения работников должен быть определен в положении об оплате труда, утвержденном в организации (см., например, Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

При отправке расчетного листа на адрес электронной почты работника или размещении на странице интернет-сайта может возникнуть резонный вопрос о защите персональных данных – ведь доходы работника в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» относятся к таковым. Но этот вопрос может вставать и при выдаче листков в бумажном виде при выплате заработка через кассу организации.

Полагаем, что работодатель, принимая положение об обработке, защите и хранении персональных данных в компании, должен предусмотреть механизм защиты от их распространения лицами, которым в силу должностных обязанностей стали известны размеры зарплаты работников. Например, бухгалтер, который выдает зарплату, должен быть под подпись ознакомлен с локальным нормативным актом в области защиты персональных данных в компании и предупрежден об ответственности за распространение этих сведений.

К сведению: при рассылке расчетных листков на адреса электронной почты рекомендуется устанавливать свой шифр для файла каждому работнику или же для каждого создать отдельный почтовый ящик, чтобы логин и пароль для входа были только у одного человека.

Если расчетные листки выдаются в бумажной форме, возможно, стоит подумать о том, чтобы указывать не Ф. И. О. работника, а, например, лишь табельный номер. Ведь эта информация известна только самому работнику. Соответственно, если другой сотрудник увидит расчетный листок с чьей-то зарплатой, он не будет знать, чья она.

Ответственность работодателя

Инспектор ГИТ, в ходе контрольно-надзорных мероприятий выявив отсутствие уведомления работников о начислениях зарплаты и удержаниях из нее, применит меры административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Напомним, что согласно данной норме предусмотрены:

для должностных лиц – предупреждение или административный штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.;

для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Так, постановлением инспектора ГИТ в Свердловской области ОАО было привлечено к административной ответственности в виде штрафа в размере 30 000 руб., поскольку инспектор в ходе проверки установил, что ОАО не выдавало расчетные листки о начисленной заработной плате и не составляло при увольнении записки-расчеты. ОАО обжаловало данное постановление, но суд, указав на обязанность по оформлению и выдаче названных документов, оставил постановление ГИТ в силе и признал штраф законным и обоснованным (Решение Свердловского областного суда от 20.01.2016 по делу № 72-98/2016).

К аналогичной ответственности могут привлечь работодателя или его должностных лиц в случае, если расчетный листок содержит не все сведения, указанные в ст. 136 ТК РФ: о составных частях зарплаты, причитающейся работнику за соответствующий период (размере районного коэффициента, процентной надбавки и др.); о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработка, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; о размерах и об основаниях произведенных удержаний (Решение ВС Республики Карелия от 21.03.2016 № 21-110/2016).

Обратите внимание: согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ совершение административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 названной статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное нарушение, влечет: для должностных лиц – административный штраф в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – штраф от 10 000 до 20 000 руб.; для юридических лиц – штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Ну и конечно же, если компания будет использовать форму расчетного листка, не утвержденную надлежащим образом, у инспектора ГИТ также будет основание для привлечения к ответственности. Например, по результатам проверки АО был составлен протокол об административном правонарушении, в соответствии с которым были выявлены следующие нарушения: не утверждена форма расчетного листка, что является нарушением ч. 6 ст. 136 ТК РФ; в правилах внутреннего трудового распорядка дни выплаты заработной платы не соответствуют датам выплаты заработной платы в трудовых договорах, что является нарушением ст. 136 ТК РФ. За это постановлением АО привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Решением Забайкальского краевого суда от 21.03.2016 по делу № 7-21-105/2016 данное постановление признано законным.

Подведем итог

Каждый работодатель обязан извещать сотрудников о составных частях их заработной платы, размерах сумм, начисленных им, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработка, отпускных, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, о размерах и основаниях удержаний. Сделать это можно как лично, при выдаче зарплаты, так и другими способами, например по электронной почте. Главное, чтобы не произошло распространения персональных данных работника – сведений о размере его зарплаты.

Расчетный листок работник должен получить при выплате зарплаты, и не важно, каким образом осуществляется выплата – наличными в кассе организации или на банковский счет. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем, а порядок выдачи листков необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

Работодатели обязаны информировать сотрудников о том, из чего складывается сумма их заработка. Для этого нужно выдавать расчетный лист. Расскажем, как его правильно оформить и сколько раз в месяц выдавать с учетом последних разъяснений Минтруда.

В соответствии с трудовым законодательством РФ, работодатели обязаны сообщать всем своим сотрудникам о начислениях заработка. Для этого работникам рассылают или выдают расчетный листок.

Однако поскольку порядок извещения работника о составных частях зарплаты ТК РФ не регламентирован, часто возникают вопросы по выдаче листков - их правильному оформлению и порядку предоставления работникам. Расскажем, как правильно выдавать извещения работникам.

Как выдавать расчетный листок по заработной плате

За невыдачу сотрудникам листков по зарплате организации грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей, а работодателю-ИП (должностному лицу компании) - от 1 до 5 тысяч рублей (п.1 ст. 5.27 КоАП). Смотрите ниже, как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в 2019 году:

Выдавайте расчетные листки работникам не реже одного раза в месяц. Работодателям не нужно выдавать сотрудникам расчетные листки дважды в месяц. Такой обязанности в ТК нет. Чтобы проинформировать работника о составных частях зарплаты, расчетный листок достаточно выдать раз в месяц. К такому выводу пришел Минтруд в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375

Форма расчетного листа, должна быть утверждена локальными нормативными актами. Форма листка нормативно не утверждена, поэтому работодатель вправе утвердить ее самостоятельно отдельным приказом. Можно использовать форму справки из бухгалтерской программы или разработать свою. Главное - утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актов. Применение неутвержденной формы - основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательства.

Расчетный листок выдают за соответствующий период только с указанием всех начисленных работнику и удержанных с дохода сумм . Неполное заполнение - нарушение ТК РФ.

В расчетном листке указывают (ст. 136 ТК РФ):

Составные части зарплаты за соответствующий период (оклад, надбавки, премии, коэффициенты и т.д.);
Иные начисления (больничные, компенсации за задержку зарплаты или других выплат);
Удержания из зарплаты и их основания (НДФЛ, алименты и пр.);
Общую сумму к выплате.

Расчетные листки по зарплате можно выдавать как в бумажном, так и в электронном виде. Трудовой кодекс не содержит норм, которые определяли бы порядок выдачи работникам извещения по зарплате, поэтому листки можно выдать в распечатанном (бумажном) виде или направить по электронной почте, если такой порядок закреплен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Использовать обычную электронную почту небезопасно. Работодатель передает персональные данные работника. Чтобы не допустить их утечки, безопаснее пользоваться специальными программами. Правда, они не бесплатные.

Заверять расчетные листки печатью и подписью не нужно. В ТК нет требования о проставлении печати и подписей на них. Однако если работник просит или вы представляете документы в качестве доказательств в суде, то можно и заверить. Это не нарушение.

Расчетный листок при выплате отпускных выдавать не нужно. Отпускные - это не зарплата, поэтому выдавать извещение работодатель не обязан. А вот при увольнении работнику выплачиваются все полагающиеся суммы, в том числе зарплата, поэтому надо оформить лист в день увольнения в обязательном порядке.

Факт выдачи расчетных листков надо подтвердить документально. Здесь есть три варианта:

вести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
внести в платежную ведомость отдельную колонку для подписи работников за получение;
сделать форму листка из двух частей - одна из них с подписью работника остается у организации.

Совет УНП

Безопаснее сразу прописать порядок работы с расчетными листками в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда. В нем можно утвердить форму извещения, периодичность и способ выдачи.

Как подтверждают выдачу расчетных листков по зарплате в 2019 году

Компанию, в которой работает наша читательница, трудовая проверка оштрафовала за невыдачу расчетных листков на 50 тыс. рублей. На самом деле главбух выдавала их, но нигде это не фиксировала. Мы опросили коллег, как они подтверждают, что сообщают сотрудникам о начислениях.

15%
Оставляем отрывную часть листка с подписью сотрудника

"Мы добавили в форму листка отрывную часть, на которой сотрудники ставят подпись о том, что получили документ, - рассказывает Марина Жиделева, главный бухгалтер ООО „НордСтар“, г. Москва. - Отрывные корешки с подписями храним в отдельной папке в архиве".

39 %
Ведем журнал листков

"Мы завели специальный журнал учета листков, - делится опытом Елена Владимирова, главный бухгалтер ООО „Техно-Крона“, г. Пермь. - Сотрудники расписываются в нем, когда забирают у бухгалтера свои листки. Если сотрудник в день выдачи болел или был в отпуске, из журнала это сразу видно. Как только работник возвращается, мы просим его забрать листок и расписаться".

46 %
Работники расписываются в платежной ведомости

"Сотрудникам выдаем зарплату наличными, - говорит Анна Соболева, главный бухгалтер ООО „ЭлЭлектроникс“, г. Санкт-Петербург. - Поэтому внесли специальную графу о получении листка в расчетно-платежную ведомость. Работники расписываются в ней, когда приходят за зарплатой".

Как хранят вторые экземпляры листков

Минфин уточнил, что учреждения не обязаны хранить вторые экземпляры расчетных листков (письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573). Но коммерческие компании могут применять такие же правила. Ведь ТК РФ не обязывает работодателей делать два экземпляра документов. Мы решили узнать у коллег, как они хранят дубликаты.

10 % Храним вторые экземпляры с подписью работника "Мы делаем два экземпляра листка и просим сотрудников на втором расписаться, - говорит Валентина Кириллова, главный бухгалтер ООО „Восхождение“, г. Уфа. - Подпись подтверждает, что мы уведомили сотрудника о составных частях зарплаты".

26 % Храним копии без подписей "Печатаем два листка. Один отдаем сотруднику, а другой подшиваем в лицевые счета, - рассказывает Екатерина Фадеева, главный бухгалтер ООО „ТоргСиб“, г. Наро-Фоминск. - Проверяющие могут потребовать дубликаты, поэтому мы всегда готовы их дать".

64 % Не храним дубликаты листков "Делаем один экземпляр листка и отдаем работнику, - делится опытом Анфиса Самойлова, главный бухгалтер ООО „Радуга“, г. Омск. - Мы всегда можем распечатать копии из программы".