Рапорт на получение командировочных образец. Служебная записка о возмещении расходов образец

Сотрудник организации допустил перерасход во время служебной командировки. В городе, куда он был направлен, не нашлось гостиничных номеров, цена которых укладывалась бы в утвержденный в организации норматив. Вследствие этого ему пришлось арендовать более дорогой номер, чем планировалось. Нужно составить заявление о возмещении командировочных расходов. Предлагаем образец заявления, подготовленный нашими специалистами. Пример поможет возместить сверхнормативные расходы в 2019 году.

Командировочные расходы нужно возместить

В ходе деятельности организации может возникнуть потребность направить сотрудника в служебную командировку.

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Очевидно, что работник, направленный в командировку, понесет расходы, связанные с поездкой. В соответствии с трудовым законодательством такие затраты работнику должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Конкретный порядок возмещения расходов, в том числе, размер компенсации произведенных работником затрат организации могут устанавливать самостоятельно.
Причем размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным.

Составляем заявление

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, подготовленный нашими специалистами, поможет сэкономить время на его составление.

Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются.

– это необходимая составная часть успешной деятельности предприятия, так как не всегда все вопросы можно решить дистанционно. Во многих случаях требуется личное присутствие представителя предприятия для подписания договоров, передачи важной документации, проведения контроля за производственными процессами.

То есть командировка – это служебная поездка сотрудника на строго определенный срок с целью исполнения поручения руководства предприятия (ст. 166 ТК). Для этого администрация издает несколько документов, а работник пишет заявление на командировку.

Кто его заполняет

Любой работник может быть отправлен в командировку, если его трудовая деятельность связана с постоянным присутствием на одном рабочем месте и осуществляется по трудовому соглашению. Если работа связана с разъездами, то они к разряду командировок не относятся и этот сотрудник в командировку не может быть направлен.

Инициатива командировки всегда исходит от руководителя предприятия. Направление в командировку, оформление всех документов производится согласно Положения № 749 «О направлении в командировку» от 13.10.2008 г.

Ограничения

Руководитель вправе отправить сотрудника в командировку даже без получения его согласия. Но есть отдельные категории лиц, которые могут быть направлены в служебную поездку только с их согласия (ст. 259 и ст. 264 ТК РФ).

К ним относят сотрудников:

• имеющих детей-инвалидов и младше трех лет;
• имеющих на своем иждивении престарелых или недееспособных родственников и других лиц;
• в одиночку воспитывающих ребенка или детей младше 5 лет.

Если они не желают ехать в командировку, директор не имеет права их вынуждать. При нарушении этой нормы закона к руководителю применяются штрафные санкции.

Кроме того, законодательством определены некоторые категории сотрудников, которых руководитель не имеет права направить в командировку. К ним относят:

• сотрудников младше 18 лет;
• беременных работниц;
• сотрудников, работающих по гражданско-правовым или ученическим договорам.

Следовательно, данные категории работников вообще не пишут заявление на командировку, так как вопрос об их отправлении в командировки не должен стоять.

При желании руководства направить кого-нибудь из этого списка лиц в командировку они пишут заявление от своего имени, в котором выражают свое согласие на поездку. От остальных работников заявления не требуют.

Заменяющие документы

То есть заявление не всегда входит в число обязательных документов перед отправлением в служебную поездку. Основанием отправить работника в командировку при отсутствии заявления становятся:

Оформление этих документов обязательно.

Кроме того, от сотрудника может потребоваться написание некоторых других заявлений, связанных с командировкой. Например, заявлений о выдаче аванса, о досрочном возвращении из командировки и некоторых других.

Как составляется заявление на командировку

Заявление можно напечатать на компьютере или написать от руки. Но в каждом случае подписи и даты пишутся вручную. Это делает только тот сотрудник, который направляется в командировку.

Единой установленной формы для написания заявления нет. О н может быть составлен в произвольной форме, но должен отвечать некоторым условиям.

Обычно сотрудники бухгалтерии или отдела кадров предоставляют образцы таких заявлений. Многие предприятия имеют собственные бланки, разработанные по своему усмотрению. Документ обычно делится на 3 части:

1. В правом верхнем углу следует написать, от кого и на имя кого пишется заявление.
2. Затем идет собственно текст, при этом указывается цель написания заявления: о выдаче средств, выражение согласия на поездку, о возврате излишне потраченных сумм, о досрочном прерывании командировки.
3. Внизу ставится дата и подпись.

Оформление содержания заявления на поездку:

1. Вписываются ФИО и должность руководителя, наименование и реквизиты организации (юридический адрес, ОКВЭД и т.п.).
2. Вносятся ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
3. Далее в середине строки пишется «Заявление на командировку».
4. Затем составляется текст заявления, в котором сотрудник выражает свое согласие на поездку и указывает, что ознакомлен со своим правом отказаться от командировки, то есть знание статей 264 и 259 ТК РФ.
5. Вносится запись о том, что нет никаких медицинских факторов, препятствующих поездке.
6. Внизу страницы ставится подпись с расшифровкой и дата.

Образец

Скачать бланк заявления вы можете . Образцы даны ниже.

Дата заполнения и сроки

Заявление должно быть написано за несколько дней до командировки. Важное значение при заполнении документа имеет дата. Первым днем командировки считается день убытия работника на транспорте, независимо от того, является этот транспорт личным или общественным.

• Если транспорт общественный, в заявлении нужно указать время и день отправления.
• , то необходимо наличие путевого листа, или любых иных документов с подтверждением расходов и маршрута.

Последний день командировки – это день возвращения транспорта, на котором работник возвращается по адресу своего постоянного проживания. Если последним днем становится выходной, то сотрудник выходит на работу в первый рабочий день после него. Это важно по причине того, что оплачивается в двойном размере, в том числе транспортные расходы, выпавшие на выходные.

Заявление на получение денежной суммы под отчет

В обязанности работника входит покупка билетов, бронирование номеров в гостинице, оформление доверенности для представления интересов работодателя. В период командировки он сохраняет все документы, подтверждающие расходы, связанные с целью выполнения задач командировки, так как после возвращения из поездки он должен доказать все затраты и ему будут возмещены все расходы, сделанные за свой счет.

Поэтому перед командировкой сотруднику нужно написать еще одно заявление – на получение денег под отчет для покрытия предполагаемых в поездке расходов. В тексте работник пишет, что обязуется предоставить после возвращения все подтверждающие документы. На его основании бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер и производит выдачу средств на руки работнику.

Никакая дистанционность или активное пользование высокими технологиями на сегодня не заменят личного присутствия при некоторых процедурах оформления кадровых документов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Так, написать заявление требуется лично, даже если сотрудник и не пишет его от руки, то хотя бы собственноручно проставить дату и подпись в конце заявления он обязан.

Кадровику следует знать, пишется ли вообще заявление при оформлении командировки и каким оно должно быть по трудовому законодательству и кадровым нормативам.

Как написать и его образец

Некоторые работники должны дать свое согласие в письменном виде на то, что они могут поехать в командировку на какое-то время.

А работодатель, в свою очередь, не имеет права по закону их к тому принуждать, если они не хотят подтверждать свое согласие письменно в форме подачи заявления.

Заявление на в обязательном порядке пишут те категории подчиненных, которые по законодательству ( , Трудового Кодекса Российской Федерации, далее – ТК РФ) рассматриваются как граждане, требующие дополнительной защиты.

К таким лицам относятся следующие работники:

• женщины, у которых имеются дети, возраст которых до 3 лет;
• сотрудники, имеющие детей-инвалидов;
• матеря или отцы-одиночки, на чьем иждивении находятся дети, чей возраст не более 5 лет;
• работники, которые кроме основной работы еще и досматривают престарелых родителей или ухаживают за серьезно больными родственниками.

В шапке пишется фамилия и имя директора, а также название предприятия. В заявлении просто нужно указать, что вы согласны поехать в командировку, и что вы ознакомлены с возможностью отказаться от поездки. Затем просто поставьте подпись и дату, когда именно вы составляли заявление.

Кроме этого заявление на командировку не пишут, а также не отправляются вообще в служебные поездки:

• беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
• несовершеннолетние подчиненные (от 16 до 18 лет), кроме исключений, прописанных в ст. 268 ТК РФ;
• работники, оформленные по гражданско-правовому соглашению;
• сотрудники, с которыми заключен ученический договор ( ТК РФ).

При составлении этого первичного документа не нужно писать, что вы просто отказываетесь от командировки.

Здесь следует соблюсти следующую формулировку – пишете о том, что вы ознакомлены, и вам разъяснено право отказаться от служебной поездки на основании ст. 259 ТК РФ.

Остальные работники, с которыми заключен официальный трудовой договор, заявление на то, чтобы его отправили в командировку, не пишут.

Они составляют такой документ иного содержания – на подотчетную выдачу им денежных средств ( Указания Банка РФ № 3210-У от 11 марта 2019 г. Далее – Указания).

Это, прежде всего, начисление командировочных денежных средств на покрытие расходов, которые в бухгалтерии оформляются через расходный кассовый ордер, требующий в своем оформлении основание – заявление на получение денежных средств.

Ряд иных специфических ситуаций (прогул во время командировки, преждевременный возврат из поездки, вычет из зарплаты неверно потраченных подотчетных денег и иные обстоятельства) могут также оформляться заявлением, которое условно называют – заявление на командировку.

Заявление на получение командировочного аванса пишется в произвольной форме (абз. 1 п. 6.3 Указания).

В документе в этом случае очень важно указывать следующие существенные детали:

1. Кому направляется заявление. Обычно заявитель обращается к своему начальству, директору, генеральному директору, начальнику отдела и т.п. Обязательно следует указать директору чего конкретно, наименование предприятия, директором которого он является и где работает сотрудник.
2. От кого. Здесь просто вы пишете свою должность, фамилию и имя. Своего адреса проживания или телефона указывать не нужно.
3. Затем идет название документа и о чем он – «о выплате суточных».
4. Текст заявления начинается с темы о том, что при расчетах суточных выплат на командировку вы просите учесть определенное количество дней, которое планируется затратить на поездку по работе. При этом очень важно приложить подтверждающие поездку документы. Чаще всего, это проездные билеты или приглашение с другой стороны в форме письма.
5. В конце текста заявления вы просите выдать вам суточные для служебной поездки.
6. Последним абзацем уже идет основание, которое вы прилагаете – авансовый отчет, служебная записка от руководителя, проездные билеты или другие документы оправдательного характера.
7. Внизу ставится должность заявителя и дата, затем подпись и расшифровка подписи – ваша фамилия и инициалы.

Какую ставить дату

День отбытия работника в командировку – это дата отправления транспортного средства, на котором работник собирается передвигаться в служебной поездке.

Это говорит о том, что ориентироваться заявителю при написании заявления следует на приобретенные билеты или график движения поездов, автобусов, самолетов или наводного общественного транспорта.

Продолжительность командировки определяет непосредственно сам работодатель (Положение от 13 ноября 2008 г., в редакции 29 июля 2019 г.).

Он указывает количество дней для проведения работником в командировке в служебной записке. На основании этой записки уже может издаваться приказ о командировании работника.

При этом заявление не пишется в день отбытия, а его следует составить за один или пару дней до уезда в служебную командировку.

Днем окончания командировки считают день прибытия транспорта, на котором перемещался командированный работник обратно, а не день выхода на работу.

Ведь, из командировки подчиненный может вернутся в выходной день, а выйти на работу – только в понедельник.

Дата прибытия также должна подтверждаться проездным документом – билетом, посадочным талоном. Все эти даты указываются в заявлении на командировку, а дата составления заявления может оказаться как ранней, так и поздней.

Это говорит о том, что заявитель может подать заявление либо до уезда в служебное задание, либо по приезду. Все зависит от договоренности с работодателем, когда начальство решит начать выплату командировочных средств.

Бывает так, что сотрудник изначально тратит свои личные средства, а затем работодатель ему все возмещает.

Но в большинстве своем выдается сперва аванс, а затем остаток суммы по итогам работы – вот почему дата составления заявления и даты начала и конца командировки могут не совпадать.

Заявление на командировочные расходы и его образец

Основной целью заявления является просьба начислить и выдать работнику соответствующие выплаты, связанные с расходами в период командировки и его оплатой труда в это время.

Но если есть какие-либо нюансы обстоятельств, связанные с командировкой, тогда работнику предложат также написать заявление с указанием нестандартных причин.

Это могут быть ситуации, когда сотрудник вернулся с командировки раньше, поэтому он должен будет вернуть неистраченные деньги (командировочные).

Однако обычно бывает так, что он, скорее всего, уже потратил подотчетные суммы. Поэтому ему надо будет написать заявление, о том, чтобы с его зарплаты вычли причитающиеся суммы.

Заявление на выдачу расходных средств по командировочной поездке, которое отражает стандартную ситуацию, должно выглядеть следующим образом:

1. Сразу в правом верхнем углу указывается, кому и от кого направлено заявление:
   • должность начальника;
   • его фамилия и инициалы;
   • наименование предприятия;
   • должность заявителя;
   • фамилия, инициалы заявителя.
2. Затем идет по центру листа большими буквами название документа и о чем следует ниже его содержание.
3. В тексте заявление отражается просьба выдать денежную сумму авансом на покрытие расходов в служебной поездке, которая состоит в течение конкретного количества дней.
4. Затем заявление подписывается следующим образом:
   • указывается должность заявителя;
   • под должностью ставится дата создания документа;
   • затем – подпись посреди строчки;
   • и ближе к концу строчки расшифровывается подпись указанием фамилии подписывающего заявление лица и его инициалы.

Заявление должно быть завизировано руководителем и главным бухгалтером.

Бухгалтер ставит отметку своего согласования, где он одобряет выплату по той причине, что за работником не числится никакой задолженности перед предприятием.

А ниже руководитель указывает текст своего утверждения и одобрения заявления, где говориться о том, чтобы выдать командированному подчиненному на конкретные цели определенную сумму денег.

Очень важная деталь – директор организации обязательно должен прописать сумму, которую по заявлению работника, отправляющегося в служебную поездку, следует выдать из кассы.

Очень многие кадровики упускают этот момент и держат в своих папках неоконченные в своем оформлении заявления.

Поэтому этот момент очень важно не упустить, и дать заявление работника на подпись и утверждение бухгалтеру, а затем руководителю.

Заявление также может составляться и по возвращению из поездки подчиненного. В этом документе заполняются все те же атрибуты, но только уже с просьбой возместить денежные суммы, которые были потрачены на покупку билета или другие цели в командировке.

Все документальные подтверждения необходимо приложить к заявлению, иначе остаток возместительных денежных сумм могут просто не выплатить.

Сделать бухгалтер это будет вправе на основании Положения № 749, а также ряда писем и постановлений из Минтруда и Минфина Росси, где говорится о важности и неотъемлемом выполнении условия – прикладывать к кассовым ордерам по командировочным вопросам документальные подтверждения, или еще их называют – оправдательными документами.

На отгул

Руководитель предприятия обязан одобрить заявление работника, если в нем указывается, что командированный подчиненный работал в выходной день.

Для этого работник может предоставить письменное подтверждение того работодателя, который является принимающей командированного лица стороной.

Даже если в выходной день работник только выезжал в служебную поездку или, наоборот, возвращался из нее, то эти дни также могут быть впоследствии использованы в качестве отгулов.

И все это потому, что выходные дни должны быть работником по трудовому законодательству и по Уставу предприятия быть отгуляны.

В заявлении на отгул за командировочный выходной день, руководитель предприятия обязательно должен поставить свою резолюцию, в которой будет указано не только разрешение на отдых работнику, но также и законодательный акт, позволяющий начальнику вынести такое решение.

В современной России существует множество различных законов, регулирующих деятельность сотрудников и работодателей на правовом поле. Нередко руководство организации пользуется незнанием нюансов Трудового Кодекса подопечными, извлекая выгоду для себя.

Командировочные расходы являются сложным и неотъемлемым аспектом жизни каждого сотрудника, нацеленного на длительную трудовую деятельность. Данная статья позволит избежать непредвиденных ситуаций и разногласий с административным персоналом, прояснив нюансы оформления документов и работы актуальных законопроектов.

Заявление на возмещение командировочных расходов, образец которого можно найти в открытом доступе, оформляется в соответствии с нормативными установками, которые будут представлены ниже.

Что такое командировочные расходы?

Командировочными расходами являются затраты, фиксируемые сотрудником, необходимые для корректного прохождения служебной командировки. Законодательные нормы и акты регламентируют порядок их начисления.

Согласно 167 статье Трудового Кодекса Российской Федерации работодатель обязуется сохранить должностное положение подопечного лица и его среднюю , также необходимо возместить денежные средства, потраченные им в ходе служебной командировки.

Вышеописанными гарантиями в равноценном объеме облагаются работники, совмещающие несколько должностей и официально трудоустроенные в организации, что демонстрирует часть 2 статьи 287 ТК.

Хронологическая последовательность возмещения финансовых расходов и их объемы рекомендуется установить локальным нормативным документом или общепринятым договором, согласованным с трудовым коллективом. Однако, можно прибегнуть к альтернативным вариантам, если они не нарушают нормы Трудового Кодекса, правовых актов и законов Российской Федерации.

Работодатель обладает правом изменять локальный нормативно-правовой акт. Он регулирует объем возмещения командировочных расходов различным категориям сотрудников. С помощью нововведения размер выплат будет варьироваться.

Федеральные законы регламентируют порядок и суммы компенсаций следующим категориям граждан:

1. Работники федеральных государственных структур;
2. Сотрудники правительственных внебюджетных фондов;
3. Работники государственных учреждений Российской Федерации.

В 2005 году были приняты постановления, регулирующие выплату командировочных.

Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления и субъектов Российской Федерации определяют порядок начисления и суммы компенсаций сотрудникам следующих структур:

1. Органы субъектов России;
2. Правительственные учреждения субъектов;
3. Территориальные отделения внебюджетных медицинских фондов;
4. Муниципальные учреждения;
5. Местные управляющие органы.

В состав командировочных расходов входят следующие статьи:

• денежные средства, затраченные на наем жилищной площади;
• расходы на оплату транспортных услуг;
• дополнительные затраты, необходимые для проживания сотрудника, выполняющего служебные задачи в командировке;
• прочие статьи расходов, согласованные с административно-управленческим персоналом. Если служебная командировка проходит за пределами Российской Федерации, то в описываемый перечень включаются следующие статьи:

1. Сборы на оплату услуг консульства и аэродрома;
2. Денежные средства, необходимые для получения пакета документов, позволяющего беспрепятственно пересекать границу Российской Федерации;
3. Затраты на въезд и транзит транспортных средств;
4. Сборы на получение страховки медицинских фондов;
5. Прочие затраты, согласованные с руководителем.

Согласно положению о служебных командировках работодатель обязуется выплатить сотруднику авансы перед его непосредственным отъездом. Они необходимы для оплаты транспортных расходов и найма жилья.

Порядок выплаты командировочных

При выплате командировочных учитываются все нюансы.

Согласно действующим законам и нормам работодатель обязуется выплатить подопечному денежные средства за следующие периоды:

• нетрудоспособность, наступившая в связи с пребывание в служебной командировке;
• каждый день нахождения в командировке, в том числе:

1. Дни вынужденного прерывания следования транспортного средства;
2. и нерабочие дни;
3. Дни, проводимые в дороге.

В случае направления человека в государственный субъект, находящийся достаточно близко от места его постоянного проживания, расходы не возмещаются. Условия транспортных коммуникаций и характер осуществляемых трудовых задач должны позволять ежедневно возвращаться без ущерба для них.

Каждый случай рассматривается непосредственным руководителем индивидуально. Начальник самостоятельно определяет целесообразность подхода, опираясь на следующий спектр факторов:

• дальность преодолеваемого расстояния;
• условия работы используемых транспортных средств;
• характер и особенности поставленных задач;
• необходимость установления комфортных условий отдыха сотруднику.

Государственные нормы не определяют фиксированный размер суточных выплат. Допускается его расчет при помощи местных нормативных установок, если это не противоречит Трудовому Кодексу Российской Федерации и прочим законам.

Допускается выдача компенсационных выплат следующими способами:

• наличные деньги из кассы предприятия;
• безналичные переводы на банковские счета сотрудников.

Порядок начисления выплат фиксируется локальным актом.

В каких случаях необходимо заявление

Заявление на возмещение командировочных расходов оформляется лично вернувшимся сотрудником. Специалист кадрового отдела должен быть уверен, что документ был составлен именно им.

Не смотря на распространение факсимильных подписей и электронных носителей, наличие рукописного подтверждения по-прежнему играет значимую роль. Следовательно, заявление необходимо составить и подписать во всех случаях превышения установленного бюджета.

Что должно содержаться в заявлении?

Заявление пишется по общим правилам.

В государственной системе отсутствует общепринятая форма заявления на возмещение командировочных расходов. В большинстве случаев оно составляется в электронной форме или рукописном варианте.

1. Содержание. Описывается суть заявления;
2. Заголовок. Содержит инициалы и должность получателя;
3. Итог. Указывается дата и время написания документа. Расписываясь в нем, заявитель соглашается с изложенными требованиями.

В графах письма указывается следующая информация:

1. От кого — должностное положение и ФИО сотрудника;
2. Кому — должность получателя, его ФИО, а также наименование предприятия;
3. Основной раздел — прописывается тело заявления;
4. В заключении указывается число и подпись лица, направляемого в служебную командировку, рядом — её расшифровка.

Приказ о начислении командировочных выплат

Нередко работники превышают нормативную сумму финансовых затрат, находясь в командировке. Для возмещения денег потребуется оформить соответствующий . Он содержит следующую информацию:

• ФИО отправителя;
• место прохождения служебной командировки;
• занимаемая должность;
• даты нахождения в командировке;
• уполномоченное лицо, исполняющее приказ;
• причины денежных выплат.

Вышеописанная информация указывается в обособленном документе, позволяющем возместить потраченные сверх нормы средства.

Образец заявления на возмещение командировочных расходов.

Налоговый учет

Расходы облагаются налогом.

Документальное подтверждение и экономическое обоснование затрат на возмещение командировочных сотруднику позволяет внести их в налогооблагаемую базу. В числе обязательных бумаг стоит отметить следующие:

1. Кадровый пакет документов;
2. Документы, учитывающие время пребывания в и оплату труда по занимаемой человеком должности;
3. Справки из бухгалтерии;
4. Документы, демонстрирующие достоверность описанных в заявлении расходов.

Расходы приобретают статус оправданных в случае, если они производятся в рамках деятельности, проводимой для достижения установленных руководством целей и задач.

Для расчета налога расходы учитываются в следующем порядке:

1. Расходы на заработную плату сотрудника;
2. Прочие расходы, необходимые для производства и реализации.

При использовании организацией упрощенной системы налогообложения, описанные статьи расходов документально учитываются в следующем порядке:

• на день утверждения авансовых отчетов;
• на день выдачи денежных средств сотруднику.

Возмещение командировочных расходов требует знания нюансов законодательства. Прочитав статью, вы сможете оптимизировать имеющиеся знания, подкрепив их нормативно-правовыми актами, указанными в статье.

Из этого видео вы узнаете о командировочных расходах.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Сегодня, несмотря на повсеместную компьютеризацию, отход от бумажных носителей информации и появление нотариально заверенной электронной подписи, сохраняется необходимость в личном присутствии сотрудников или руководителей при решении большинства деловых вопросов. Если реализация поставленных задач требует выезда работника на другое предприятие в иную местность – это предполагает оформление командировки.

В соответствии с текстом ст.166 ТК РФ командировка представляет собой служебную поездку, в которую отправляется сотрудник предприятия для реализации поставленных задач, а её продолжительность четко установлена. Поэтому если работа служащего связана с постоянными разъездами, то его отсутствия на основном рабочем месте не может быть признано командировкой.

При этом служебная поездка может быть как плановой, так и внеплановой. Во втором случае инициатором командировки может выступать как работодатель, так и сотрудник. Руководителю фирмы или отдельного подразделения, наделенному необходимыми полномочиями, достаточно оформить соответствующий приказ. Трудящемуся со своей стороны для инициации командировки необходимо составить служебную записку, в которой изложить причины для его направления в поездку.

Согласно нормам трудового законодательства работник, направляемый в служебную поездку, не имеет права отказаться от участия в ней без достаточных для того оснований. Однако есть и ряд категорий трудящихся, на которых данное правило не распространяется. В таком случае работодателю для направления служащего в командировку необходимо получить его согласие в виде советующего заявления.

Оформление заявления на командировку

В современном трудовом законодательстве закреплен исчерпывающий перечень категорий работников, которых работодатель не имеет права принуждать к участию в служебной поездке. Они могут поехать в командировку только по собственному желанию. Согласно ст.259, 264 ТК РФ к ним относятся льготные категории граждан, нуждающиеся в дополнительной защите со стороны государства, а именно:

• Женщины, имеющие хотя бы одного ребенка в возрасте до 3-х лет;
• Трудящиеся, на содержании которых находится ребенок-инвалид;
• Отцы и матери одиночки, если возраст их ребенка менее 5-ти лет;
• Лица, досматривающие пожилых или серьезно больных родственников.

Чтобы привлечь к служебной поездке одного из указанных лиц, работодателю необходимо получить от него письменное согласие. При этом оформляется заявление на командировку, пример которого можно найти в интернете или составить в свободной форме, так как унифицированного бланка для данного документа не предусмотрено. На него распространяются общие правила заполнения официальных бумаг.

В шапке указывается лицо, на имя которого пишется заявление, ниже данные самого работника. По центру – название, в данном случае «Заявление». В основной части документа работник в свободной форме излагает свое согласие на участие в служебной поездке. При этом важно указать точную информацию о пункте назначения, продолжительности командировки и даты её начала и окончания. Также сотрудник отмечает, что он ознакомлен с возможностью отказаться от командировки без негативных последствий для себя, согласно ст.259 ТК РФ. В завершении трудящийся указывает дату составления документа и ставит свою подпись.

Кроме льготных категорий работников, которые для участия в командировке должны дать свое письменное согласие, действующим законодательством также установлен перечень граждан, никогда не привлекаемых к служебным поездкам. К ним относятся:

• Несовершеннолетние, за исключением случаев, прописанных в ст.268 ТК РФ;
• Лица, работающие по ученическому договору или проходящие трудовую практику на предприятии;
• Беременные;
• Трудящиеся, заключившие с фирмой гражданско-правовое соглашение.

Работодатель не имеет права привлекать их к служебным поездкам, поэтому написание заявления от них не требуется.

Какую ставить дату при написании заявления?

Как уже было отмечено выше, сотрудник, от которого требуется письменное согласие на участие в служебной поездке, в заявлении должен указать не только дату написания документа, но и день отъезда и возвращения к работе. При этом датой начала командировки считается день, когда отправляется транспорт, на котором сотрудник будет добираться до пункта назначения.

Если проезд производится на общественном транспорте, то перед оформлением необходимых документов у работодателя или служащего должны быть на руках билеты, с указанием даты и времени отправления автобуса, поезда, самолета и т.п. При этом заявление составляется за несколько дней до отправления.

В случае, когда поездка осуществляется на служебном или личном автомобиле трудящегося, то для определения даты начала командировки может использоваться путевой лист, служебная записка или иной документ, оформляемый на предприятии. При отсутствии таковых, срок пребывания в поездке будет определяться на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы (в том числе на ГСМ) и путь следования машины.

Днем окончания служебной поездки считается дата прибытия транспорта, на котором служащий возвращался из командировки. Такой порядок используется в связи с тем, что он может приехать в выходной день и сотрудник сможет приступить к работе на основном месте труда только в понедельник.

Тут важно учитывать, что выходные дни, в которые трудящийся находится в командировке, оплачиваются ему в двойном размере, вне зависимости от того, выполнял он какие либо действия, связанные с реализацией поставленных перед ним задач или нет. Если в это время он находился в пути, то в двойном размере оплачиваться будут расходы на транспорт. Именно поэтому определение даты завершения служебной поездки осуществляется по факту прибытия сотрудника, а не выхода на работу.

Заявление на компенсацию средств или выдачу аванса может быть оформлено как до начала командировки, так и после её завершения. В данном случае решение принимается по договоренности работодателя и сотрудника. Служащий может оплачивать все расходы из собственных средств, а после завершения поездки получить компенсацию трат на основании представленных подтверждающих документов (квитанций, чеков, билетов и т.д.). Но в данном случае необходимо заранее согласовать предполагаемую величину расходов (к примеру, на проезд и проживание), чтобы избежать возникновения спорных ситуаций. Если же работнику перед началом поездки выдается аванс, то он использует полученные средства для оплаты командировочных расходов.

Вне зависимости от того, в каком порядке производится оплата командировочных трат, по завершению поездки сотрудник должен представить авансовый отчет. В данном документе отражаются все расходы, связанные с выполнением поставленных задач и прилагаются подтверждающие документы.

Оформление заявления на командировочные расходы

Заявление на командировочные расходы – документ, оформляемый сотрудником для того, чтобы ему были выданы средства для оплаты трат во время служебной поездки и работы самого трудящегося. При этом величина получаемой сотрудником суммы зависит от продолжительности командировки и норм расходов, которые устанавливаются самим работодателем. Также могут использоваться и нормы, закрепленные действующим законодательством.

Правила оформления заявления на выдачу командировочных средств не отличаются от тех, которые предусмотрены для аналогичных документов. Главное –указать в основном тексте:

• Просьбу о выдаче авансовых средств, необходимых для покрытия командировочных расходов;
• Продолжительность служебной поездки в днях;
• Документ, на основании которого производятся соответствующие начисления.

В конце заявления трудящийся указывает дату его оформления и ставит свою подпись. Также данный документ должен быть завизирован руководителем фирмы и главным бухгалтером. При этом директор должен отметить сумму, подлежащую выдаче, а бухгалтер – отсутствие у данного трудящегося задолженности по предыдущим командировкам.

По завершении поездки служащий пишет соответствующий отчет о расходе полученных им средств и возвращает неизрасходованные деньги, если таковые присутствуют. В случае, если расходы превысили полученную сумму аванса, то ситуация может иметь два пути решения.

В первом – сотрудник, прибывший из командировки, оформляет заявление, в котором указывает причины, повлекшие перерасход средств. Если работодатель сочтет их достаточными, то данные расходы будут также компенсированы. Во втором случае работник оформляет заявление о вычете необходимой суммы из его заработной платы. Этот вариант подойдет тем, кто предполагает увеличение затрат (к примеру, на проживание или проезд более удобным или быстрым транспортом) за счет собственных средств.