В кассовых операциях немалое значение имеют авансовые отчеты. В случае неправильного заполнения документов налоговая может доначислить НДФЛ, а также штраф. Чтобы снизить риск пени, нужно соблюдать правила выдачи в подотчет средств: выдавать деньги на основе заявления и получать отчет в срок. Но есть иные нюансы оформления операций.

Цель

Выдача в подотчет денег под отчет может потребоваться с целью:

• покупки ТМЦ;
• оплаты командировочных расходов;
• расчетов по договорам.

Такие операции регулируются указанием Банка России № 3210 «О порядке ведения кассовых операций».

Алгоритм

Прежде чем принимать новое заявление, нужно проверить, не числится ли за сотрудником аналогичная задолженность. Если таковая имеется, то документ принимать нельзя. Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.

Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.

Документы

Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю. Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета. Если ошибок нет, то документ подписывает руководитель, после чего деньги списываются. Вот как осуществляется выдача средств в подотчет. О том, как писать заявление, читайте ниже.

Заявление на выдачу в подотчет: образец

Директору ООО «(наименование)» Ф. И. О.
от водителя Ф. И. О.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать под отчет денежные средства в сумме 6 000 (шесть тысяч) рублей на срок восемь календарных дней для покупки тосола для рабочего автомобиля «ТАТА».

Баланс расчетов по ранее выданным суммам:

задолженность сотрудника по ранее выданным суммам в подотчет отсутствует.

Бухгалтер ____________ Ф.И.О.

Директор _____________ Ф.И.О.

Нюансы

Если потрачено меньше средств, чем было выдано, то остаток возвращается в кассу, и на него оформляется приходный ордер. В обратной ситуации сумму перерасхода организация должна вернуть сотруднику на реквизиты, указанные в отчете. Эта операция, как и выдача в подотчет, оформляется расходным ордером.

Если средства не возвращены в кассу, то они должны быть удержаны из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Сотрудник должен дать на эту операцию письменное согласие. В противном случае взыскание будет осуществляться через суд. Сумма удержания за месяц не может превышать 20 % зарплаты сотрудника.

Лимиты

Выдача денег в подотчет из кассы ограничена 100 тыс. руб. Есть некоторые условия. Если сотрудник подотчетными средствами от своего имени оплатил оказанные ему услуги (например, во время командировки), лимит не применяется. Если он использует подотчетные деньги для расчетов по договорам, заключенным от имени организации, нужно соблюдать лимит - 100 тыс. рублей по одной сделке. Максимальный срок в законодательстве не прописан. Но если деньги выдаются на длительный период, инспекторы могут расценить сумму как заем и начислить все налоги.

Если учетной политикой предусмотрена выдача подотчетных средств путем перечисления их на карту, необходимо, чтобы у предприятия был заключен соответствующий договор с банком.

Если заявление на выдачу в подотчет не содержит даты возврата средств, то считается, что деньги выданы на один день. В случае нарушения сроков сдачи отчетности на потраченную сумму начисляется НДФЛ. С целью регулирования сроков предоставления документов можно составить приказ на выдачу в подотчет. Образец:

ООО «(наименование)»

Приказ № 1
об утверждении сроков выдачи сумм в подотчет

В целях контроля расходов подотчетных сумм устанавливаю такие правила:

1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:

• по хоз. нуждам – не позднее 15 дней с даты выдачи средств;
• по командировочным расходам – в течение 3 дней после возвращения.

2. Средства должны расходоваться только по назначению.
3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс. руб.
4. Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера.

Директор ______________ Ф.И.О.

Спорные операции

Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.

Проверка отчета

Средства должны быть потрачены целенаправленно. Каждый расход должен быть подтвержден чеками. Также должно быть оформлено командировочное удостоверение, транспортные документы. Если дойдет до суда, важно, чтобы первичная документация была оформлена правильно. Тогда суд примет сторону компании. Рассмотрим детальнее реквизиты документов.

Если сотрудник перед отъездом в командировку получил наличными деньги на билеты и суточные, а затем поездка была продлена, дополнительную сумму можно перевести на карту. Получается, что работник получил средства повторно. Но, поскольку они перечисляются по одной и той же поездке, отчитаться сотрудник должен в один день за все суммы сразу.

Кассовый чек

Если в нем отсутствует полное наименование покупки или плохо пропечатаны реквизиты, то он принимается к учету, только если дополнительно предоставляется товарный чек. Товар должен быть куплен в рабочее время. За переработку полагается доначисление зарплаты. Кассовый чек подтверждает факт передачи средств. Чтобы включить расходы в целях налогообложения, нужны другие документы с такими реквизитами: Ф. И. О. должностных лиц, их подписи.

Товарный чек

В нем часто отсутствует печать или номер. Хотя эти реквизиты не являются обязательными для заполнения, налоговики могут не принять документ. Хуже обстоят дела, если даты на кассовом и товарном чеках не совпадают. Такие расходы можно будет отстоять только через суд.

ТОРГ-12

В ТТН обязательно должны быть указаны грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки, номер путевого листа, марка и номера автомобилей. Без них документ не принимается к учету. В товарной накладной часто отсутствуют должность лица, подписавшего документ, печать грузополучателя, дата. Эти реквизиты считается обязательными для заполнения.

Выдача денег под отчет разрешена сотрудникам, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору. К таким сотрудникам относятся и обычные работники, и руководители компаний, и даже сторонние лица.

Общие правила для составления заявления на выдачу под отчет денежной суммы

Согласно п.6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014г. выдача подотчетных сумм работникам на оплату расходов, которые связаны с деятельностью предпринимателя или организации, осуществляется только на основании письменного заявления самого подотчетного лица. Но как составить этот документ, если никаких конкретных правил по этому поводу нет?

Основные требования к составлению заявлению все-таки есть – они описаны в п.6.3 Указания №3210-У:

• документ оформляется в письменном виде и в произвольной форме, и обязательно на бумажном носителе. При этом не запрещается подготовка данного документа с помощью печатающих средств;

• пишется на имя руководителя компании (предпринимателя) с указанием ее названия, Ф.И.О. ее руководителя и Ф.И.О. самого подотчетного лица и его должности;

• в заявлении указывается направление расходования средств, требуемая сумма денег и срок, на который она выдается;

• заявление подписывается самим подотчетным лицом;

• в документе обязательно указывается дата оформления заявления;

• и ставится руководителем (предпринимателем) разрешительная виза. В этой визе проставляется подпись, сопровождаемая Ф.И.О. руководителя, расшифровкой его должности, датой визирования заявления, суммой и сроком, на которые разрешается выдать деньги.

Очень часто заявление дополняется записью о состоянии расчетов по ранее полученным подотчетным суммам. Это помогает соблюсти требования п.6.3 его 3 абзаца (Указания Банка РФ №3210-У) — о выдаче подотчетных сумм работникам только при наличии полного погашения ими задолженности по ранее предоставленным им аналогичным средствам.

Таким образом, прежде чем попасть к руководителю организации (предпринимателю), заявление должно быть подано в бухгалтерию: именно там проверяется наличие или отсутствие непогашенной задолженности по подотчетным суммам. И только после этого заявление направляется руководителю (индивидуальному предпринимателю).

Как уже указывалось ранее, заявление можно подготовить и с помощью печатных устройств. Но от руки должны быть оформлены:

• подотчетная сумма и срок, на который она должна быть выдана;
• подпись подотчетного лица и дата составления документа;
• отметка бухгалтерии о наличии или отсутствии долга по ранее полученным средствам под отчет;
• виза от руководителя компании.

Все остальные данные в заявлении можно и напечатать.

Можно ли ставить на заявлении факсимильную подпись руководителя?

Главное в выдаче подотчетных сумм сотрудникам – разрешение руководителя компании, которое удостоверяется его подписью. Но вот вопрос: какую подпись можно поставить — собственноручную или факсимильную?

Вопрос применения факсимиле является довольно спорным.

С одной стороны, есть судебная практика, в которой факсимильная подпись признается лишь способом проставления оригинальной, личной подписи. В частности, есть определение ВАС РФ №ВАС-755/10 от 19.02.2010г., в котором указывается, что действующее законодательство РФ не содержит запретительных норм на подписание документов руководителем компании посредством использования штампов-факсимиле.

Да, действительно, факсимильная подпись является воспроизведением собственноручной с помощью средств механического или иного копирования. Применение факсимиле разрешается статьей 160 Гражданского Кодекса РФ, но при этом на основании п.3 статьи 2 ГК РФ положение статьи 160 не распространяется на налоговые и иные финансовые и административные отношения.

Кроме того, есть письмо Минфина РФ №03-02-08/13 от 15.03.10г. В этом письме прямо указывается на недопустимость использования факсимиле при оформлении платежных документов, на доверенностях и иных документах, имеющих финансовые последствия.

Стоит напомнить, что заявление на получение подотчетных средств, подписанное руководителем, является основанием для оформления расходного кассового ордера для выдачи сотрудникам подотчетных сумм. В этом случае разрешительная подпись руководителя компании служит распоряжением кассиру о выплате денежных средств, а заявление признается формой платежного документа, содержащего в себе указанное распоряжение.

Кроме того, в Указании №3210-У есть прямая норма, разрешающая использование факсимиле: в п.4 говорится, что применение для ведения кассовых операций факсимильной подписи допускается только работниками – инвалидами по зрению. Но сами эти работники не должны являться кассирами, а факсимиле используется ими для подтверждения факта совершения кассовой операции в отношении них.

Это означает, что во всех остальных случаях использование факсимиле при оформлении кассовых документов, включая и заявление на получение средств под отчет, не допускается . И этот запрет распространяется и на оформление документов предпринимателями.

Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм

От сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору

Очень многие компании беспокоит один вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет не работнику предприятия? На это прямой ответ дает само Указание Банка России №3210-У. Своими пунктами 6.3 и 5 Указание №3210-У разрешает выдавать средства работникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору.

При этом не имеет значения:

• ни срок договора;
• ни продолжительность работы, т.е. он может быть заключен на разовое выполнение задания или на постоянное сотрудничество с пролонгацией;
• на характер самой работы – дистанционная или в офисе; подряд, услуги и т.д.

Но важным условием является – заключение гражданско-правового договора именно с физическим лицом, у которого нет регистрации в качестве предпринимателя . Это проистекает из анализа пункта 5 Указания №3210-У. При наличии такого договора разрешается выдача подотчетных сумм работникам, которые находятся вне штата предприятия (предпринимателя).

Однако каков порядок выдачи внештатному сотруднику (по тексту далее – подрядчик) денег под отчет? Точно такой же, как и для штатного работника:

1. подрядчик должен написать заявление на подотчетные деньги, указав в самом заявлении:

• основание для получения указанных средств, т.е. реквизиты гражданско-правового договора и характер выполняемой работы;
• свою «должность», т.е., например, «от подрядчика Иванова Виктора Степановича».

1. срок отчета по выданным под отчет средствам остается тот же — 3 рабочих дня по истечении срока, подтвержденного руководителем (предпринимателем) в заявлении подрядчика;
2. предоставление авансового отчета со всеми подтверждающими расход документами. При этом в самом авансовом отчете (если используется форма Госкомстата, утвержденная его Постановлением №55 от 01.08.2001г.) в строке «Профессия (должность)» следует указать «подрядчик» или «договор подряда №…от…», например.

Наличие такой конкретики избавит от необходимости придумывать, чем заполнить иные строки авансового отчета, в частности «Табельный номер» и «Структурное подразделение».

Очень часто для того, чтобы обезопасить себя от претензий налоговых органов, дополнительно организациям (предпринимателям) рекомендуют в Положении о подотчетных лицах сделать уточнение для сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, о распространении на них общих правил выдачи подотчетных сумм и подтверждения их целевого расхода. Без этого можно и обойтись, но лишним не будет.

Но вот указать на возможность получения подрядчиком средств под отчет из кассы предприятия (предпринимателя) и о правилах подтверждения их целевого расхода в договоре подряда (или в ином гражданско-правовом договоре) все-таки следует.

Тогда ни у кого не возникнет сомнений, что выданные деньги – это подотчетные средства, а не аванс. Кроме того, и у подрядчика не возникнет тогда никаких претензий к работодателю.

От директора

Руководитель фирмы (юридического лица или компании предпринимателя) – это тоже сотрудник, который, как правило, работает по трудовому договору. И на этот счет Указание №3210-У не предусматривает дискриминации, относя руководителя к разряду обычных сотрудников.

А это значит, что получать указанный сотрудник средства под отчет будет в общем порядке, т.е. на основании заявления. Правда, само заявление не пишется на имя руководителя, а обезличенно. Например, «Заявляю о необходимости в получении под отчет 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей для покупки канцтоваров».

Самое главное, чтобы в заявлении были указаны срок, на который должна быть выдана сумма, сама требуемая сумма, а также должны стоять собственноручная подпись руководителя и дата оформления заявления.

И тогда уже на основании такого заявления оформляется расходный кассовый ордер и выдаются средства.

А, если руководитель (предприниматель) совмещает должности, выполняя функции кассира? С одной стороны, выдача подотчетных сумм работникам, к которым относится и руководитель компании требует оформления заявления. А с другой стороны, заявление необходимо, как разрешение кассиру на выдачу денег для оплаты расходов предпринимательской деятельности предприятия (п.6.3 Указания №3210-У).

И если кассиром является руководитель этого предприятия, то какой смысл в заполнении заявления? В этом качестве вполне может хватить и расходного кассового ордера. Только при его заполнении следует в строке «Основание» указать: «выдача денег под отчет для оплаты …., на срок ….».

Тогда самое лучшее будет закрепить в Положении о подотчетных лицах, что руководитель организации при совмещении им обязанностей кассира (!) оформляет на получение подотчетных средств только расходный кассовый ордер.

А вот отчитываться придется в общеустановленном порядке — с заполнением авансового отчета.

Нужно ли заявление, если сотрудник потратил свои деньги?

Выдача подотчетных сумм – это предоставление работникам денег в качестве аванса для оплаты предстоящих расходов. Поэтому для указанных целей требуется заявление и последующий отчет о произведенных тратах. Даже сам этот отчет называется не иначе, как авансовый!

В случае же, когда сотрудник потратит собственные средства на нужды предприятия, возникает обязательство компании погасить возникшую задолженность. И вот тогда-то и наступают проблемы.

Дело в том, что налоговые органы не очень довольны подобными тратами, пытаясь признать процедуру передачи имущества организации, купленной на деньги сотрудника, как куплю-продажу. В этом случае полученные в погашение задолженности средства от компании-работодателя налоговики считают доходом сотрудника.

Однако это можно оспорить, если документы по произведенным за счет сотрудника расходам сразу оформлены на имя компании.

Кроме того, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами, можно:

• оформить беспроцентный заем, который предоставляется организации ее работником. Далее эти средства «выдаются» сотруднику под отчет. Причем, оформить эти две операции следует одним днем. Но тут есть свои неловкости. В частности, за беспроцентными займами пристально следят налоговики. Особенно, их опасно оформлять, когда компания имеет денежную выручку в кассе или средства на расчетном счете. Кроме того, возникает проблема с датой оформления всей операции: по дате совершенной покупки? А если она была осуществлена вчера – днем, когда закрыты все записи по кассовой книге? Таким образом, беспроцентный заем хорош тогда, когда операция по оплате расходов и «оформление» условного заемного договора происходит в течение одного рабочего дня до закрытия кассовой книги. И главное – чтобы сотрудник не потратился с помощью платежной карты. Тогда идея с беспроцентным займом окажется бесполезной;

• но можно издать приказ по предприятию, в котором утвердить возможность расходования личных средств на нужды компании, при каких условиях и какими сотрудниками (т.е. указать должности и даже Ф.И.О. конкретных лиц). Кроме того, не лишним будет утверждение и порядка отчета по совершенной покупке, например, с помощью авансового отчета и посредством подготовки заявления сотрудникам с просьбой возместить ему потраченные им средства в интересах деятельности предприятия.

Самое главное в этом случае, чтобы документы на совершенную покупку (если это возможно формой документа) были оформлены сразу на компанию (предпринимателя).

Можно ли перечислить деньги в подотчет на карту сотрудника?

Можно. Тем более судебная практика на сегодня довольно противоречива. Главное – это возможность предприятия (предпринимателя) документально подтвердить целевой характер перечисленных на зарплатную карту средств. Для этой цели в Положении о подотчетных лицах следует:

• прописать возможность перечисления средств на карту и каких сотрудников;
• утвердить порядок отчета по этим средствам (авансовый отчет и сроки его сдачи);
• определить порядок перевода средств. Т.е. при перечислении на зарплатную карту подотчетных денег следует в платежном документе указать «выдача средств под отчет».

А нужно ли писать в этом случае заявление? Дело в том, что заявление – обязательное условие выдачи средств из кассы (!). Но оно станет не лишним и при предоставлении денег под отчет в безналичной форме:

• его наличие успокоит налоговиков;
• оно поможет в контроле расходования денег на предприятии;
• и его наличие позволит бухгалтеру без рисков производить подотчетные переводы.

Тем более для оформления такого заявления можно пользоваться формой, которая предусмотрена для выдачи наличных подотчетных сумм работникам.

Видео — как правильно оформить заявление на выдачу денег в подотчет на командировочные расходы:

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей -

Оптимальные условия по открытию и ведению расчетного счета для предпринимателей

Заявление о выдаче денег под отчет и важные правила работы с подотчетными

Электронная газета

Правило № 1

Подотчетные вправе получить сотрудники и подрядчики

Подотчетные получают работники (п. 6.3 Указания № 3210-У). Но работники в новом кассовом порядке — это не только штатные специалисты, но и «физики», с которыми заключен гражданско-правовой договор (п. 5 Указания № 3210-У). А значит, выдавать деньги под отчет можно и подрядчикам, которые в штате компании не числятся. Согласны с этим и в ЦБ РФ (письмо от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859).

Правда, у компании нет таких же мер воздействия на подрядчика, как на работника. В частности, она не может удержать у него деньги из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Поэтому не исключено, что «физик» выполнит работы, а отчет так и не сдаст. Избежать таких ситуаций помогут формулировки в договоре. Например, в тексте можно записать: «Подрядчик получает деньги под отчет на покупку материалов, необходимых для выполнения работ. В течение трех рабочих дней после истечения срока Подрядчик обязуется представить Заказчику авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. В случае нарушения данного срока Заказчик начисляет неустойку в размере 1 процента от выданных средств».

Правило № 2

Деньги можно выдать наличными или перечислить на карту

Деньги под отчет можно выдавать любым способом — наличными или перечислить на карту (зарплатную или корпоративную). Но порядок выдачи подотчетных денег на личные карты безопаснее прописать в учетной А при заполнении поручения в назначении платежа необходимо написать, что это подотчетные. Тогда не будет путаницы, какие суммы компания выдавала — под отчет, зарплату, дивиденды и т. п. (письма № 02-03-10/37209, Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13, Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288).

Правило № 3

Форма заявления зависит от способа выдачи подотчетных

Для выдачи подотчетных надо получить от работника письменное заявление. Заявление о выдаче денег под отчет оформляется произвольно, а содержание зависит от способа выдачи денег — наличными или на карту (см. образцы 1 и 2).

Если компания выдаст деньги из кассы без заявления, то налоговики считают это нарушением кассового порядка. Логика следующая: если нет заявлений, то нет и самих подотчетных. Значит, их сумму надо прибавить к остатку по кассовой книге. Если полученное сальдо выше лимита, значит, он превышен. За это инспекторы штрафуют до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Правда, многие судьи уверены, то отсутствие заявления — это лишь нарушение порядка выдачи наличных, а не ведения кассовых операций. За такие действия штраф не (постановление Седьмого апелляционного суда от 18.03.14 № А03-14372/2013).

Если не будет заявления на выдачу средств на зарплатные карты, налоговики могут посчитать, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы. А с них потребовать НДФЛ. У работников стоит брать заявление, если они тратят свои деньги, а потом просят их возместить. Но в заявлении не надо писать, что это подотчетные. Ведь до покупки работник не получал деньги от компании, а значит, отчитываться ему не за что.

Правило № 4

Выдать деньги можно после получения отчетов за прошлые покупки

Выдать наличные под отчет можно, если сотрудник полностью погасил долг за ранее полученные деньги (п. 3 Указания № 3210-У). За нарушение некоторые налоговики на местах штрафуют компании до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Правда, такой штраф можно оспорить. Ведь предусмотрена только за нарушения (превышение лимита кассы, неполное оприходование наличности и т. д.), а не за порядок выдачи денег под отчет. С этим согласны судьи (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.01.13 № 09АП-34612/2012).

Если же компания не готова к спорам, а работника надо срочно отправить в командировку, безопаснее сначала документы на возврат его долга. Для этого надо составить приходный кассовый ордер. А затем взять заявление, в котором он увеличит сумму, необходимую на командировку, на задолженность по предыдущему подотчету. За работником так и останется долг, но компания ничего не нарушит.

Правило № 5

Работник вправе вернуть остаток подотчетных любым способом

Работник, который получил подотчетные на карту, вправе вернуть их наличными в кассу компании. И наоборот, если ему выдали наличные, то он может со своей карточки зачислить деньги на счет компании. Это нам подтвердили и специалисты

Правда, некоторые банки отказываются принимать наличные, если компания перечисляла деньги на карту. Они ссылаются на банковские правила. В числе прочих поступлений прямо названы только подотчетные, которые клиенты получили по чекам (приложение 1 к Указанию от 12.11.09 № 2332-У). А при перечислении денег на карты компания не заполняет чек На практике коллеги решают проблему разными способами. Первый — в объявлении на взнос наличными можно не упоминать, что это возврат подотчетных. Вместо этого лучше написать, например, прочие поступления. Вариант второй — можно аннулировать приходный ордер, вернуть работнику неизрасходованные деньги и взять у него заявление на удержание долга из зарплаты.

Правило № 6

Лимит в 100 тыс. рублей не действует для подотчетных

Компания вправе выдать подотчетные в сумме свыше 100 тыс. рублей. Этот лимит действует только при наличных по сделкам с компаниями и предпринимателями (п. 6 Указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У). Сотрудник же от своего имени может сделать покупки в на любую сумму. В то же время если сотрудник едет к контрагенту заплатить наличные от имени компании, то он может передать не более 100 тыс. рублей. И только если по тому же договору компания ранее не рассчитывалась наличными. Иначе за расчеты сверх лимита налоговики могут оштрафовать и поставщика, и покупателя на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, письмо от 09.07.14 № ЕД-4-2/13338).

Лимит расчетов наличными продолжает действовать, даже если контракт уже закончился. Например, истек срок или поставки, но за компанией остался долг. Поэтому безопаснее проверить расчеты по договору, так как погасить долг наличными можно только в пределах 100 тыс. рублей.

Правило № 7

Заявление на подотчет обязательно для всех работников

Заявление о выдаче денег под отчет обязательно для всех получателей, включая Ведь он тоже работник (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Но стандартную формулировку можно немного изменить, чтобы оно не выглядело так, как будто директор разрешил выдать деньги самому себе. В правом верхнем углу вместо фразы «Директору ООО «Компания» Астахову И.И." можно написать, к примеру, просто «В ООО „Компания“». А вместо формулировки «Прошу выдать» использовать фразу «Необходимо выдать». Подпись под заявлением сама по себе будет разрешающей.

Правило № 8

Подотчетные деньги нельзя передавать другим сотрудникам

Но нет и порядка передачи. А значит, возможны споры на кассовой проверке. Чтобы их избежать, надо проинструктировать работников, что им запрещается передавать деньги своим коллегам. Это же правило можно записать во внутреннем положении о подотчетных.

Правило № 9

Авансовый отчет нужен, только если компания выдавала деньги

Отчет сотрудника о потраченных средствах зависит от того, как работник получил деньги и как их потратил. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется. Достаточно взять у работника заявление на возмещение его расходов в интересах компании (см. образец справа) и подтверждающие их документы. Если работник заранее получил деньги на карту или наличными, то необходим авансовый отчет. И уже к нему нужно приложить документы на расходы.

Документы могут быть двух видов. Во-первых, подтверждающие покупку (товарные чеки, накладные и т. п.). Во-вторых, подтверждающие оплату покупки, то есть кассовый чек. А если работник платил картой, то чек терминала или выписку с карты (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288). На практике бывают ситуации, когда работник получает подотчетные на карту, а потом снимает их и тратит наличными. В этом случае достаточно приложить кассовые и товарные чеки. Квитанция о снятии наличных в банкомате не требуется. Это нам подтвердили опрошенные налоговики.

Если сотрудник потерял документы, то проверяющие посчитают подотчетные его доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Налоговиков поддерживают и многие судьи (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.06.14 № А26-5684/2013). Правда, иногда компаниям удается доказать, что доходов не возникает. Если работник принес товары, а компания оприходует эти ценности. Значит, задолженности перед работодателем нет (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 25.06.14 № А35-2638/2013).

Правило № 10

Расходы в надо пересчитать в рубли

Сотрудникам надо компенсировать фактические затраты (ст. 168 ТК РФ). Но сложность в расчетах возникает, если работник ездил за рубеж. Как правило, компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на валюту (евро, доллары и т. п.). Чтобы определить расходы работника, их надо пересчитать в рубли.

Есть два возможных варианта. Первый — у работника есть документы, подтверждающие курс обмена валюты. Например, справка об обмене валюты или выписка со счета, если работник оплачивал покупки картой. Тогда расходы надо пересчитать по курсу, установленному в этих документах.

Второй способ определения валютных расходов действует, если курс обмена подтвердить нечем. Тогда расходы работника надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения его авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Заявление на подотчет - образец 201 7-2018 годов можно скачать в этой статье. В процедуру составления такого заявления внесен ряд изменений, ознакомиться с которыми вы можете в материале ниже.

Изменения в заявлении на подотчет в 2017 году

Сегодня практически каждая компания сталкивается с необходимостью выдачи денежных средств (ДС) под авансовый отчет. Основной нормативный документ, регулирующий выдачу подотчетных сумм, – указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У, а конкретно – п. 6.3 данного указания.

Если ранее заявление было обязательным элементом для выдачи подотчетных сумм, то с вступлением в силу 19.08.2017 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У за фирмой закреплено право выдавать деньги под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководителя.

Выбранный порядок должен найти отражение в .

Разъяснения Центробанка о том, как оформить распорядительный документ на подотчет, см. в материале «Выдача денежных средств в подотчет - по какому документу?» .

Как выглядит заявление подотчетного лица о выдаче денег

Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):

1 Сумму необходимых для покупки средств.

2 Срок, на который выдаются ДС.

3 Разрешающую визу руководителя и дату.

ВАЖНО! С 19.08.2017 допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).

Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Подробности - в статье .

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.

Образец заявления на получение денег в подотчет

Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления - тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.

Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после - подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.

Образец заявления на выдачу средств под отчет можно скачать на нашем сайте:

Итоги

Действующее законодательство больше не содержит однозначное требование о необходимости оформления сотрудниками компании заявлений для получения денежных средств под авансовый отчет: выдачу денег можно оформлять и приказом руководителя. Однако если ваша компания определила в локальном нормативном акте, что подотчетные суммы выдаются по заявлению, то данный документ должен быть правильно оформлен и завизирован руководителем.

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

1. Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления подотчетного лица, по распорядительному документу руководителя организации.

Выдача наличных денег работнику под отчет производится на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Это могут быть расходы на покупку канцтоваров, на изготовление визиток, рекламы или информационных услуг и другие разумные расходы организации.

Согласно п 6.3. УКАЗАНИЯ (этот пункт изменен 19.06.2017 ) О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. правила выдачи наличных денег изменились и теперь бухгалтер или сам подотчетный сотрудник могут записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. А руководителю останется лишь завизировать такое заявление (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У).

В шаблоне заявления для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи денег. Для руководителя компании заявление на выдачу наличных денег под отчет также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.

к меню

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

к меню

КАК НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу денег в ПОДОТЧЕТ, ПРИМЕР бланка формы в Word

Если сотруднику понадобились наличные под отчет. В заявлении он указывает необходимую сумму и цели, на которые ее потратит.

Генеральному директору ОАО «ГАЗПРОМ»
Медведеву А. П.
от главного специалиста
Распутина И. И.

ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче денег под отчет

Прошу выдать мне в подотчет наличные денежные средства в сумме 100 000 (Сто тысяч) руб. на срок 60 (шестьдесят) календарных дней.

Бухгалтер _____________ Свиридова Т.Н.

РАЗРЕШАЮ :

Генеральный директор ___________ Медведев А.П.

Руководитель может выпустить приказ со списком подотчетных лиц и сроками выдачи денег в подотчет, или можно писать заявление на . Это заявление директор визирует.

Заявление на выдачу денег в подотчет должен быть приложен к Расходному Кассовому Ордеру (РКО), потому что этот документ оформляется на основании Заявления.

Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

к меню

Можно оформлять подотчет любым распорядительным документом

Компания вправе сама решить, какой распорядительный документ оформить, чтобы выдать под отчет сотрудникам. Такой вывод впервые сделал Центробанк в письме от 06.09.17 № 29-1-1-ОЭ/20642 .

С 19 августа компания вправе отказаться от заявлений на подотчетные. Вместо них можно оформлять распорядительный документ (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Форму документа чиновники не утверждали и не рекомендовали, поэтому компания вправе сама решить, как именно составить бумагу.

В распорядительном документе должны быть обязательные реквизиты: Ф.И.О. подотчетного сотрудника, сумма и срок, на который выдает деньги компания, подпись руководителя и дата. В документе нужно проставить регистрационный номер.

Вид распорядительного документа можно выбрать из классификатора ОК 011–93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299). Компания вправе оформить распоряжение, приказ либо другую бумагу. Но выдачу под отчет нельзя оформить одним расходным ордером. Это кассовый, а не распорядительный документ.

Компания вправе по-прежнему брать у сотрудников заявления на подотчет. Но распорядительный документ удобнее. Его составляет бухгалтерия, а значит, не будет ошибок.

Как составить распоряжение руководителя о выдаче денег под отчет на хозрасходы

Поскольку приказ или распоряжение - это не заявление, формально в них не нужна подпись подотчетного сотрудника. В то же время нужно ознакомить работника с суммой и сроками, в течение которых он должен отчитаться. Поэтому безопаснее, чтобы подотчетник расписывался в документе.

Если выдаете деньги под отчет сразу нескольким сотрудникам, например, на хоз расходы, оформите общий документ .

Уточните в документе, в каких днях измеряется срок - рабочих или календарных. Отчитаться о тратах сотрудники должны в течение трех рабочих дней после окончания срока из приказа (п. 6.3 указания № 3210-У). Если сотрудник в срок не отчитается, то в течение месяца компания вправе удержать эти деньги из зарплаты ( , письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

к меню

Приказ о командировке и выдаче денег под отчет

Деньги под отчет сотрудники получают на служебные поездки. В этом случае можно еще больше упростить документооборот.

Не нужно издавать отдельное распоряжение на выдачу денег, можно записать о выплате аванса прямо в приказе на командировку (см. образец ). Конечно, если компания использует собственную, а не унифицированную форму.

1. 
   Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций,как то накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на юридических лиц от 40 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 15.
2. 
   Указан порядок использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями наличных денег, поступивших в их кассы, а также предельный размер.