Выписка расходных накладных. Как заполнить накладную? Общие правила, важные детали и частые ошибки, бланк и образец для скачивания

Для совершения отпуска материальных ценностей со склада оформляют внутренний документ – расходная накладная, бланк которой не утвержден в едином виде. На практике применяют несколько разных форм, в зависимости от особенностей конкретного случая. Образцы документов и правила заполнения – об этом прямо сейчас.

В основном используется оптовыми торговыми компаниями, когда нужно отразить факт перемещения:

• товаров;
• сырья;
• готовых продуктов;
• оборудования и механизмов.

Под перемещением в большинстве случаев понимается отпуск имущества со склада в связи с покупкой – т.е. передача покупателю. Основное назначение в том, что именно в нем отражается информация о:

• количестве отпущенных ценностей;
• дате перемещения;
• общей сумме продукции;
• ответственных лицах, которые организовали операцию.

Таким образом, с помощью неё администрация предприятия:

• отслеживает все материальные потоки;
• может точно установить ответственного за перемещение при необходимости;
• может проанализировать и составить схему передвижения продукции для коррекции логистических потоков на складе (это особенно актуально для крупных компаний).

Ведение накладных обязательно для всех компаний, в том числе ИП, юридических лиц, общественных объединений и т.п.

Образец 2017 — 2018

В законодательстве не предусмотрено обязательное применение какой-либо формы документа, поскольку единого образца не существует. Соответственно, в каждом случае используется свой бланк. При этом допускается применение и собственного образца, утвержденного в учетной политике предприятия. Однако он обязательно должен отражать такие сведения:

1. Название («расходная накладная») и номер (обычно ведется в хронологическом порядке, отдельно по каждому обособленному подразделению; с начала календарного года начинается новая нумерация).
2. Наименование организации (допускается сокращенный вариант, например, ООО «Иберико»).
3. Суть операции – отпуск или выдача продукции со склада.
4. Полное наименование товара или других материальных ценностей.
5. Измерение и количество отпущенных единиц.
6. Общая стоимость.
7. Итоговое количество (заполняется сразу под табличной частью).
8. Официальные названия должностей всех ответственных лиц, участвовавших и в операции и разрешивших ее исполнение, подписи.
9. Дата составления – по факту отпуска продукции.

Примерный бланк расходной накладной, который можно взять за основу и использовать как образец, приведен ниже.

Можно использовать и более простой вариант – например, такой.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Составляется она исключительно по факту, в момент отпуска товаров. Не следует составлять и тем более подписывать накладную до фактической выдачи – в этом случае велика вероятность ошибок.

Если в один день произвести всю выдачу запланированной партии невозможно, значит, нужно оформить 2 накладные – 1 по факту отпущенных сегодня товарных единиц, а вторая оформляется на следующий день.

Образцы серии ТОРГ 2017 — 2018

На практике предприятия очень часто пользуются расходными накладными серии ТОРГ:

• 12 – для передачи товаров, сырья, оборудования и других имущественных объектов контрагенту (любому юридическому лицу или реже частным лицам);
• 13 – для передачи ценностей в пределах одного предприятия (как в пределах одного склада, так и между разными обособленными подразделениями);
• 14 – для фиксирования факта отпуска малыми предприятиями, занимающимися мелкорозничной торговлей.

Они имеют сходную форму, но немного отличаются отдельными графами, поскольку применяются в разных ситуациях.

ТОРГ 12

На самом деле с 2013 года единую, ранее действующую форму отменили. Однако многие предприятия продолжают пользоваться прежним старым бланком, что совершенно не противоречит закону. Документ составляется при реализации товаров покупателю. При этом чаще всего покупателем выступает юридическое лицо, хотя допустимо использовать форму и при отпуске физическим лицам.

При заполнении граф важно понимать, что она впоследствии будет использоваться в бухгалтерском учете. Поэтому даже отсутствие одного сведения и она уже будет недействительной, что может повлечь санкции в случае обнаружения недостатка при проверке:

• название и дата составления;
• название компании;
• наименование;
• натуральное и денежное измерение единиц;
• должности отпустившего и принявшего лица;
• подписи, расшифровки подписей;
• печать компании.

В шапке указывается порядковый номер документа, а также:

1. В графе «Грузоотправитель» приводится название компании, осуществившей отправку груза. Обычно в роли этой компании выступает сам поставщик, поэтому содержание соответствующих сведений дублируется.
2. Сведения о структурном подразделении записываются только в тех случаях, если товары были отправлены из обособленного подразделения поставщика.
3. В графе «Грузополучатель» приводятся реквизиты компании, получившей груз.
4. В графе «Плательщик» – реквизиты компании, оплатившей покупку: контактные данные, юридический адрес, реквизиты банковского счета и название банка, ИНН, БИК.
5. Код вписывается в соответствии с классификатором ОКПО.
6. В строке «Основание» обычно приводится формулировка
   «Договор», а также допускается «Счет».
7. По виду операции обычно ничего не вписывают, но если в компании принята внутренняя классификация видов хозяйственных операций, приводят соответствующую формулировку.

Правила оформления списка товаров описаны в таблице.

В результате указывают суммарные количества:

• записей (строк);
• мест;
• массы груза;
• массы;
• стоимость.

Подписывают:

• главный бухгалтер;
• сотрудник, который разрешил отпуск;
• сотрудник, который непосредственно осуществил отпуск имущества.

ТОРГ 13

Расходная накладная этой формы отправляется во всех случаях, когда товар перемещается в пределах одной компании – например, переходит из зоны ответственности одного сотрудника в зону ответственности другого или просто меняет место расположения. Порядок оформления по сути одинаковый.

Эта форма документа используется для тех случаев, когда на продукцию не оформляются товарные отчеты:

• продавцы в лотках;
• с тележек;
• с разносов;
• прочие мелкие торговые точки.

Чтобы зарегистрировать продажу продукции или ее передачу в другое подразделение с одного из складов, создайте расходную накладную. Для этого:

1. Выберите в меню пункт Товары и склады → Накладные.
2. Нажмите кнопку Создать и выберите пункт Расходная накладная. Новую накладную можно создать на основе уже существующей. Для этого выберите пункт контекстного меню Скопировать.
3. При необходимости отредактируйте автоматически сгенерированный номер накладной. Номер может отсутствовать, если шаблон нумерации настроен так, что при создании документа ему не хватает данных для генерации. В этом случае система предложит сгенерировать его при сохранении документа.
4. В поле Дата и время выдачи товара укажите дату и время, когда накладная должна быть проведена. По умолчанию берется значение, заданное в настройках торгового предприятия, см. Настройки учета . Если там же установлена галочка Подставлять дату по последней накладной,
5. Чтобы при создании отчетов данные этого документа были отнесены к той или иной концепции, выберите ее название в поле Концепция.
6. Из списка Тип покупателя выберите поставщика, сотрудника или гостя. В зависимости от этого дебетуется соответствующий счет:

• Для поставщиков (покупателей) – «Задолженность перед поставщиками».
• Для сотрудников – «Текущие расчеты с сотрудниками».
• Для гостей – счет «Депозиты гостей».

Есть несколько способов автоматического заполнения цен на позиции расходной накладной:

1. Заполните поля на закладке Доставка и оплата:
   • В поле Срок оплаты подставляется расчетная дата оплаты документа: к дате проведения накладной прибавляется количество дней отсрочки платежа, а также учитывается день платежа. Эти параметры заданы в карточке поставщика . на закладке Контроль цен. Если отсрочка платежа не указана, то срок оплаты введите вручную. По сроку оплаты можно проконтролировать своевременность оплаты документа в окне приема платежей.
   • Поле Дата оплаты заполните вручную после приема платежа от контрагента.
2. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть. По умолчанию все накладные сохраняются с проведением. Если вам нужно сохранить накладную без проведения, снимите галочку С проведением.

Чтобы зарегистрировать оплату по проведенной расходной накладной, в меню Действия выберите пункт Принять оплату. Далее следуйте инструкции, описанной в статье Прием платежей .

Из расходной накладной можете распечатать:

• Товарную накладную по форме ТОРГ-12.
• Упрощенную форму товарной накладной.
• Счет-фактуру.
• Требование-накладную по форме М-11.
• Товарно-транспортную накладную по форме 1-Т.
• Накладную на отпуск материалов на сторону по форме М-15.

Для этого нажмите кнопку Действия и выберите нужную форму.

Чтобы распечатать Товарную накладную с названиями товаров поставщика, нажмите кнопку Действия и выберите пункт Печать (по товарам поставщика). Документ напечатается правильно, если при его формировании позиции были найдены по коду или наименованию товара у поставщика.

Покупатель может запросить сертификаты качества и безопасности на продукцию. Чтобы их распечатать из расходной накладной:

Расчет отпускной цены по наценке

Отпускные цены на продукцию торгового предприятия могут формироваться системой автоматически на основании ее себестоимости и заданного значения наценки.

Для применения данного механизма величина наценки должна быть задана в номенклатурной карточке элемента номенклатуры на закладке Дополнительная информация.

Для определения себестоимости в накладной также должен быть выбран склад расхода. Если после расчета отпускной цены вы укажете другой склад, то данную процедуру необходимо будет выполнить заново.

Чтобы произвести автоматический расчет цен для всех или выбранных в накладной позиций, выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку Действия и выберите Рассчитать цену по наценке. Откроется форма параметров пересчета.
2. Если на продукт должна быть начислена наценка, в которую уже заложен НДС, то установите галочку Включить НДС в наценку.
3. По умолчанию для расчета цены продукта используется наценка, заданная в его номенклатурной карточке, а также ставка НДС, заданная в данной накладной. Эти значения вы можете изменить. В поля Наценка и НДС введите значения, которые должны использоваться при расчете цены выбранных продуктов.

При расчете используется себестоимость продукта на складе, с которого он будет списываться по расходной накладной.

1. Укажите количество рублей, до которого необходимо округлить расчетное значение цены (по умолчанию цена будет округлена до 10 копеек).
2. Нажмите кнопку Рассчитать.

Новая цена рассчитывается по формуле:

Цена = Цена без НДС + НДС, где:

• Цена без НДС = Себестоимость + (Себестоимость × %Наценки)/100%
• НДС = Цена без НДС × (%Ставка НДС/100%)
• При установленной галочке Включить НДС в наценку будет установлена Цена = Цена без НДС.

Например, в карточке продукта установлено новое значение наценки – 200%, себестоимость по складу расхода равна 25,43 р., в накладной указана ставка НДС 18%, в параметрах расчета указано округление до 0,01 р. Цена без НДС = 25,43 + (25,43 × 200)/100 = 76,29. НДС = 76,29 × (18/100) = 13,73. В результате расчета цены по наценке будет установлена: Новая цена = 76,29 + 13,73 = 90,02 р. При установленной галочке Включить НДС в наценку будет установлена Новая цена = 76,29 р.

Расчет отпускной цены по прейскуранту

Отпускные цены на продукцию торгового предприятия могут быть также автоматически подставлены из прейскуранта, сформированного специально для данного контрагента. Для этого нажмите кнопку Действия и выберите Рассчитать цену из прейскуранта.

Отгрузка товара по себестоимости

Внутренние перемещения товаров (например, отпуск товаров с центрального склада на склады подразделений) осуществляется по цене продажи, равной себестоимости за единицу.

В открытом периоде первичные документы могут корректироваться задним числом, при этом выполняется пересчет себестоимостей по всем ранее проведенным расходным операциям этого периода. Если отгрузка оформляется как внутреннее перемещение, то пересчет задним числом может привести к тому, что цена отгрузки не будет равна списываемой себестоимости. В этом случае необходимо в каждой расходной накладной пересчитать цену отгрузки, установив ее равной вновь обновленной себестоимости.

Для этого:

1. Создайте и заполните или откройте расходную накладную.
2. Выполните расчет суммы отгрузки по себестоимости, выбрав Действия → Отгрузить по себестоимости. Будут автоматически установлены параметры пересчета по наценке (наценка=0, НДС=0), а также галочка Перепроводить с пересчетом цены отгрузки.
3. Сохраните документ, будет пересчитана цена отгрузки.

Можно пересчитать цены отгрузки сразу в нескольких расходных накладных, отгруженных по себестоимости. Для этого выберите их из списка при нажатой клавише Shift или Ct rl и пункт контекстного меню Провести.

Групповая отгрузка

Чтобы не открывать каждую накладную при изменении отгрузочных цен в нескольких документах, вы можете сделать это прямо из списка.

Для этого:

1. Перейдите в раздел меню Товары и склады → Документы → Накладные.
2. Выделите в списке нужные расходные накладные.
3. В контекстном меню в пункте Действия выберите один из пунктов:

• Отгрузить по себестоимости.
• Отгрузить по наценке.
• Отгрузить по последнему приходу.
• Отгрузить по прейскуранту.

Программа пересчитает цену отгрузки и выдаст сообщение об успешном завершении операции.

Коммерческая деятельность большинства компаний предполагает передачу материальных ценностей за вознаграждение. Факт получения оплаты подтверждается несложно.

Достаточно взять в банке выписку, в ней будет указано, когда, кем и с какого счета, кому и за что она была произведена.

Несколько по-другому обстоит дело факта передачи имущественных ценностей. Чтобы документально подтвердить данный факт, необходимо составить расходную накладную.

Причем она должна быть подписана и заверена печатями. К правильности оформления данного документа необходимо относиться крайне серьезно.

Допустим, по прошествии времени возник спорный вопрос и разбирательство переросло в судебное. Так вот, без предоставления данного документа суду доказать факт поставки (передачи) будет невозможно.

Данный документ имеет большое значение в бухгалтерском учете. Он относится к первичной документации.

Содержание и структура документа

Данный документ оформляется в печатной форме на бумаге. Он должен содержать в себе всю необходимую информацию для того, чтобы в любой момент впоследствии можно было подтвердить факт отгрузки (передачи, поставки).

Во-первых, стоит заметить, что в нем должно быть указано название, далее пишется дата отгрузки (передачи, поставки). Кроме этого, указывается название города, где происходило событие.

Далее приводится перечень переданного имущества. Его можно оформить в виде таблицы. Она должна содержать в себе графы с наименованием продукции. Конкретизировать эту продукцию необходимо максимально точно.

То есть, если кроме названия она содержит маркировку, ее нужно вписывать в . Далее вводится графа, определяющая единицу измерения. Для различных товаров она может отличаться. Это могут быть штуки, килограммы, кубометры, тонны и так далее.

После этого необходимо указать количество переданной продукции, в тех единицах измерения, которые были указаны ранее. Обязательным является указание цены товара за одну единицу измерения. Кроме этого указывается общая сумма за объем переданного имущества, как по позициям, так и общая.

Особое место стоит уделить реквизитам сторон (продавца и покупателя). Если участники юридические лица, приводятся их регистрационные данные. Если участником сделки является частное лицо, его реквизитами служит паспортная информация. Каждый участник под своими реквизитами в соответствующей графе ставит подпись.

Если участник - юрлицо, тогда подпись полномочного лица должна быть заверена печатью. В случаях, когда продукция получается на основании доверенности, расходная накладная должна содержать информацию о ней. То есть, в тексте указывается ее номер, дата выдачи и прописывается фамилия и инициалы доверенного лица.

Ниже расположен типовой бланк и образец расходной накладной вариант которого можно скачать бесплатно.