Порядок составления номенклатуры дел. Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

В любой компании, которая работает не первый год, имеется архив.
Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.

В конце года туда отправляются

• личные дела сотрудников, которые были уволены,
• приказы и распоряжения,
• бухгалтерская документация,
• выполненные договора

и многие другие документы, обеспечить сохранность которых организация обязана в соответствии со сроками хранения этих документов.

Однако если в организации нет утвержденной номенклатуры дел все эти документы будет сложно назвать архивом.

И в первую очередь, потому что архив подразумевает хранение, а также оперативный поиск документов в случае необходимости.

Так что такое номенклатура дел в организации?

Этот документ представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации. В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения.

Функциональное назначение номенклатуры дел

Такой многофункциональный документ как номенклатура дел может быть необходим при разных ситуациях:

1. Номенклатура дел позволяет сгруппировать документы в дела в необходимом порядке, что обеспечит в случае необходимость их оперативный поиск.
2. Применяется в процессе регистрации входящей, а также исходящей документации. Номера и индексы указываются в соответствии с принятой нумерацией в номенклатуре дел.

Служит основным документом при передаче дел в архивное хранение.

3. Является учетным документом дел, имеющих временные сроки хранения: не потребуется дополнительно составлять опись дел.
4. Используется в архивном деле, где является основным документом, необходимом для составления описей к делам и постоянного, и временного времени хранения.

Читайте также Коэффициент текущей ликвидности: формула и нормативное значение

Составление номенклатуры дел: образец заполнения

В первом столбце будут указаны индексы входящих в номенклатуру дел.

Индексы выбираются произвольно в зависимости от принятых в организации цифровых обозначений отделов или структурных подразделений компании, а также будут состоять из номера дела.

Нумерация выполняется арабскими цифрами. К примеру, 04-05 - будет означать: «04» - индекс отдела, «05» - номер входящего в номенклатуру дела.

Желательно придерживаться одинаковой нумерации для однотипных документах в разных структурных подразделениях

Например, «Приказы по основному виду деятельности» могут иметь обозначение: 03-02, 04-02, 05-02 и так далее.

Столбец второй будет содержать заголовки дел, структура расположения которых в пределах одного раздела будет зависеть от степени важности документов.

Так, обычно первыми располагаются организационно-распорядительная документация. Это могут быть приказы по основному виду деятельности.

При этом приказы, распоряжения главной организации желательно располагать вначале, перед документацией структурных подразделений.

Заголовок должен быть лаконичным и четким, в обобщенной форме содержать основное содержание дела.

Не допустимы в названиях дел сложные обороты, вводные слова, расплывчатые фразы, вроде «Различные документы».

Третий столбец будет содержать количество дел, частей или томов. Данные в этот столбец вносятся в конце года, в процессе подготовке дела к сдаче в архив.

Четвертый столбец включает в себя информацию о времени хранения документации, нумерации статьи по перечню, а также ссылку на правовой документ, который регламентирует эти сроки.

В пятый столбец заносятся заметки о заведении дела, передачи его в другую организацию или структурное подразделение, сведения об уничтожении и так далее.

В своей работе любое предприятие имеет дело с массой документов и бумаг. Четкая их классификация необходима для систематизации, контроля, а также для эффективного принятия решений. Ведь, если бы бухгалтерия или кадровая служба просто составляли документы, не присваивая им номер и дату, то разобраться в приказах и отчетах было бы просто невозможно. А для того, чтобы быстро найти в архиве то или иное дело, нужен единый справочник, которым является номенклатура дел. Номенклатура - это составленный определенным образом перечень всех пронумерованных дел.

Предназначение номенклатуры на предприятии

Без четкой систематизации в архивах творился бы хаос. Поскольку номенклатура - это важная составляющая работы любого предприятия, важно определить ее значение.

Виды номенклатуры

Номенклатура дел может быть представлена в трех видах: типовой, примерной и индивидуальной.

Типовую используют все однотипные предприятия, например, из одной отрасли. При этом она на распространяется на все эти предприятия и является нормативным документом.

Эти два вида разрабатываются государственными службами по делопроизводству и являются обязательными для применения. Чаще всего это касается заголовков, шапок документов. Лишь изредка в них можно вносить некоторые коррективы с учетом специфики предприятия.

Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается исключительно в границах организации. Ее используют только для документации внутреннего назначения.

Составление классификационного списка

Если на новообразованном предприятии отсутствует номенклатура учреждения, то рекомендуется поскорее заняться построением книги и классификационного списка. Это можно сделать двумя основными путями: поручить выполнение кадровой службе или посторонней организации, специализирующейся на делопроизводстве.

В первом случае существенное преимущество - это то, что можно разработать номенклатуру исключительно под предприятие, учитывая специфику производства и индивидуальные особенности. Но большой минус в том, что не все специалисты кадровой службы знают, как правильно организовать эту работу. В процессе можно сделать много ошибок, которые приведут к потере важных документов.

И второй вариант - пригласить профессиональных делопроизводителей и заплатить им гонорар за составление номенклатуры. Минус - придется тратить деньги. Плюс - работа будет выполнена качественно и быстро.

Этапы формирования

В процессе построения списка документов необходимо пройти несколько главных этапов, без которых номенклатура организации не будет качественно выполнена и ее нельзя будет использовать.

1. На первом этапе номенклатура визируется ответственным за архив сотрудником.

3. Потом собирается экспертная комиссия предприятия, для согласования номенклатуры. По итогам заседания составляется протокол.

4. После этого готовая номенклатура отправляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующей архивной организации. Делать это нужно раз в 5 лет (данный этап не касается организаций, которые не передают друментацию на государственное хранение).

5. И последний штрих - подпись руководителя организации на грифе утверждения.

После успешного завершения всех пяти пунктов, номенклатура готова к использованию.

Пример составления номенклатуры

Поскольку номенклатура - это определенным образом составленный список документов, он имеет типичную структуру. Рассмотрим на примере, как должна выглядеть классификация в бумажном или электронном формате:

Общий вид номенклатуры представлен на рисунке:

В конце года в отдельной графе заполняется запись об общем количестве заведенных дел, переданных в архив, уничтоженных.

Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме Приложение на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учреждения).

Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве.

При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения).

Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. После одобрения экспертной комиссией номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет.

Требования к заполнению формы номенклатуры дел

Составляют номенклатуру по форме, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству (Рисунок 7.3).

Номенклатура содержит в себе пять граф:

Графа первая – «Индекс дела».

Проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. Например: 06–02.

02 – Приказы ректора Академии по основной деятельности. (Копии).

Формат А4 (210х297 мм)

Рисунок 7.3. Примерный вид номенклатуры дел

Графа вторая – «Заголовок дела (тома, частей)».

В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации (учреждения).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовую, организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел организации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Графа третья – «Количество дел (томов, частей)».

Заполняется эта графа в конце года, указывается количество дел (томов, частей).

Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части) и
№ статей по перечню».

Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (Например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка «ЭК», которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение.

Графа пятая – «Примечание».

Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи.

Каждая организация в процессе работы сталкивается с большим документооборотом. Договора, уставные, бухгалтерские, внутренние документы... Часть из них должна храниться на предприятии весь период его существования, но большинство справок можно уничтожить по завершении срока их действия. Чтобы иметь возможность быстро разобраться в собранных документах, составляется номенклатура дел организации. Образцы этого документа и алгоритм его построения будут рассмотрены далее.

Предназначение

В каждой организации создаются сотни документов. Ежедневно они накапливаются, работники постепенно сменяют друг друга. В какой-то момент становится сложно обнаружить приказ двухлетней давности. Во избежание таких ситуаций и создается номенклатура дел.

Определение

Дело - это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел - это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

• систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
• присвоение регистрационного номера по классификации дел;
• составление постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства. При этом форма собственности организации значения не имеет. Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

Обязательно или принудительно?

Составление данного перечня предусмотрено ”Правилами работы архивов”. Он является обязательным для организаций, у которых создается архив в качестве отдельной службы. В этот перечень, кроме государственных и муниципальных учреждений, также попадают некоторые коммерческие структуры, например нотариальные конторы.

Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок. Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года.

Структура

Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”. Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений. Но, например, профсоюз - это самостоятельная организация. Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника. Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация.

Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже.

Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму. В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска. Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации. Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам.

С чего начать?

Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения а в малых - секретарь, другое назначенное лицо. В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов. Поскольку информация должна поступать со всех структурных подразделений, то целесообразнее начать с разработки приказа о номенклатуре дел в организации. Образец такого приказа представлен вашему вниманию далее.

ООО “АВС”

20.11.2017 г. Москва

С целью систематизации, хранения и учета документации

ПРИКАЗЫВАЮ:

• Утвердить и ввести в оборот номенклатуру дел Общества с 01.01.2018.
• Руководителей структурных подразделений обеспечить по утвержденной форме.
• Секретарю направить в структурные подразделения выписки из справочника для работы.

Гендиректор Иванов Н.А.

Для учреждений некоторых сфер деятельности образцы номенклатуры дел организаций уже разработаны министерством. Этот нюанс следует уточнить до формирования справочника. Типовые номенклатуры следует заполнять в четком соответствии с заданным образцом номенклатуры дел организации. Остальные учреждения могут использовать эти справочники для составления индивидуального документа.

Вспомогательная документация

При разработке формы справочника коммерческим организациям следует ориентироваться на:

• «Правила архивов» (решение Росархива от 06.02.02);
• Раздел 5 Постановления № 477 от15.06.2009 «Об утверждении правил делопроизводства».
• Инструкцию по делопроизводству.
• Перечень архивных документов.

Также следует изучить штатное расписание, устав, положения о подразделениях, правила, стандарты, инструкции, описи дел. В них содержатся ссылки на применяемые документы. Сначала составляются образцы номенклатуры дел организации по подразделениям, чтобы потом сформировать общий справочник. Иногда применяется функциональный, а не структурный принцип. То есть распределение осуществляется не по подразделениям, а по функциям.

Как составить образец номенклатуры дел организации?

Форма справочников оговорена в приложении №8 к «Правилам работы архивов». Справочники составляются на бланке организации. Основная часть отчета представлена в виде таблицы и состоит из 5 граф:

• индекс дела;
• заголовок (тома, части);
• количество (томов, частей);
• срок хранения, номер статьи по перечню;
• примечание.

Индекс

Индекс - это цифровое обозначение структурного подразделения в пределах предприятия. Например: 04-06, где 04 - порядковый номер отдела кадров, 06 - порядковый номер дела. Индекс может состоять из трех пар цифр, например: 04-03-08, где 04 - код финансово-экономического отдела, 03 - обозначение бухгалтерии, 08 - номер дела. Индекс может быть цифровым, буквенным или смешанным.

Заголовки

Заголовки распределяют по степени важности документов. Сначала учитывается организационно-распорядительная документация (начинают с вышестоящих подразделений и переходят к структурным подразделениям). Затем перечисляются правила, положения, разработанные самой организацией. Далее учитываются планы и отчеты (годовые, квартальные, месячные). Проекты распорядительных документов помещаются вслед за основными документами. Однотипные дела (например, личные карточки работников) заполняются в алфавитном порядке.

Заголовок должен в обобщенной форме отражать содержание документа. Употребление общих формулировок по типу «разное», «переписка», «входящие /исходящие документы» не допускается. Заголовок дела содержит такие элементы:

• название документа или рода заводимого дела, если документ является частью большого тома;
• автор документа или подразделения);
• адресат (от кого получены или кому будут направлены документы);
• краткое содержание/суть (например «Вопросы аттестации»);
• название территории;
• дата/период;
• отметка, если дело содержит копии других документов, а не их оригиналы.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. Если предполагается, что дело будет объемным, то оно разбивается на части и тома. В третью графу в конце календарного года указывается количество фактически заведенных дел.

В четвертой графе указывают сроки хранения документов, согласно Правилам. Их должны соблюдать как государственные, так и коммерческие организации. Если документ отсутствует в Правилах, то срок его хранения следует определить исходя из Перечня. Отсчет срока хранения начинается с 1 января следующего года после его заведения. Если справка выписана в 2016 году, то отсчет срока следует начинать с 01.01.2017.

Обновление списка

Ежегодно при передаче дел в архив подается детальный перечень. Вот как выглядит обновленный образец номенклатуры дел филиала охранных организаций:

В течение года все документы группируются по утвержденной форме. Если необходимо добавить неиспользуемый ранее отчет, то формируется новый заголовок. И процесс повторяется по вышеописанному алгоритму.

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных доку-ментов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, по-мещенных в отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возмож-ность использования нужной информации, документы класси-фицируют: разделяют их на группы с разными сроками хране-ния. Специальным классификационным справочником, позво-ляющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено-ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хране-ния, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

Номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, перено-сятся затем на обложки дел;

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким об-разом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

Номенклатура дел используется при построении информа-ционно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис-пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав-ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре .

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод-ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

Охват всех документов, получаемых и создаваемых в про-цессе деятельности организации;

Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

Конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

Систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот-ветствии со степенью важности и сроком хранения доку-ментации.

Виды номенклатур .

Различают типовые, примерные и кон-кретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, од-нородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и яв-ляется нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной но-менклатур, каждая организация должна составлять свою кон-кретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного де-ления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заво-димых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяют-ся в сводную номенклатуру.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полно-стью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются на-звания тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенкла-туре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или пример-ной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

Составление номенклатуры .

Составлению номенклатуры пред-шествует изучение состава, содержания и количества докумен-тов, образующихся в процессе реализации учреждением (орга-низацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учре-ждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картоте-ки). Но главным источником являются сами документы органи-зации. При определении сроков хранения дел основными посо-биями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, за-крепленные в таких нормативных и нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения управления, Типовая инструкция по делопроизвод-ству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов. Архивными уч-реждениями разработаны и методические пособия по составле-нию номенклатур дел.

К процедуре составления номенклатуры дел необходимо при-влекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

Номенклатура дел на предстоящий год составляется в по-следнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организа-ции — заново составляться и согласовываться.

Разработка номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

Определение круга документов для включения в номенк-латуру;

Составление заголовков (наименований) дел;

Разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

Определение сроков хранения дел;

Определение системы индексации и установление индексов дел;

Оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклату-ру.

Основное требование к номенклатуре — охват всех доку-ментов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организа-ций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы уче-та, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы вре-менно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не окон-ченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения во-проса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенк-латуру каждого года на протяжении всего срока решения во-проса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате по-явления в деятельности организации новых вопросов. Для та-ких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматри-вают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборни-ки, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел.

Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов ком-плекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании доку-ментов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формули-ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспе-чивать наиболее благоприятные условия для работы с доку-ментами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

Понятие дело употребляется в заголовках судебных, след-ственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательно-стью делопроизводства по одному конкретному вопросу. На-пример: «Дело о выделении средств на ремонт краеведче-ского музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ "Станкин"».

При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

Термин документы употребляют в заголовках дел, содержа-щих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды до-кументов. Например: «Документы о строительстве нового учеб-ного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, пла-ны работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Использование терминов материалы и документальные мате-риалы неправомерно, так как они не предусмотрены государст-венным терминологическим стандартом. В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется.

Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:

Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диа-бетических препаратов».

Если в деле сгруппирована переписка с однородными кор-респондентами, их название в заголовке дела дается обоб-щенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

Если однородные корреспонденты находятся на одной оп-ределенной территории (край, область, район), целесооб-разно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в матема-тической олимпиаде».

В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь во-прос, например: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"».

Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.».

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку-менты, должны включать указание на вид и характер доку-ментов, их периодичность, например: «Годовой отчет о науч-но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука-зываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».

Разработка классификационной схемы .

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он ос-нован на учете организационно-структурного построения аппа-рата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих ор-ганов, затем — дела, содержащие организационную документа-цию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее распола-гают дела с распорядительной документацией самого учрежде-ния или организации (приказы, распоряжения, решения кол-легиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плано-выми и отчетными документами (годовыми, квартальными, ме-сячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично сис-тематизируют и дела с отчетными документами. Дела с пере-пиской располагают в следующем порядке: вначале — пере-писка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомст-венными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований коррес-пондентов или географических названий, например:

Переписка с фирмой «Арбель».

Переписка с фирмой «Информсервис».

Переписка с фирмой «Регана».

Переписка с вузами Астраханской области.

Переписка с вузами Вологодской области и т.д.

Номенклатура дел организации составляется на основе но-менклатур дел структурных подразделений. В этом случае разде-лами сводной номенклатуры дел будут служить названия струк-турных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроиз-водства (например, канцелярия). Последние разделы — это об-щественные организации или органы, действующие на общест-венных началах.

В организациях без структурного деления или с нестабиль-ной структурой разделами номенклатуры являются управленче-ские функции или основные направления деятельности, напри-мер: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре орга-низации должен быть стабильным и одинаковым для всех струк-турных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Определение сроков хранения дел.

Сроки хранения дел ус-танавливают для обеспечения сохранности ценных докумен-тов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не мо-гут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждения-ми, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отра-жают общие функции и вопросы (руководство, контроль, плани-рование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

При определении сроков хранения документов могут ис-пользоваться несколько видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельно-сти госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государствен-ные архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того, негосударственные коммерческие организа-ции могут пользоваться справочным пособием «Управленче-ские документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М.: ВНИИДАД, 1966).

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней ми-нистерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содер-жатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране-ния всего дела устанавливается для наиболее ценной доку-ментации, т.е. больший. Например, если в деле находятся до-кументы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Индексация дел.

Для практического использования номенк-латуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио-нальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядко-вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит ус-ловное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас-полагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть посто-янной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел.

Но-менклатура дел составляется по унифицированной форме, кото-рая разработана архивными органами и закреплена в Государст-венной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Формы но-менклатур дел организации и структурного подразделения при-ведены в приложениях 4 и 5.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хра-нения и примечания.

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не преду-смотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа — названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до мино-вания надобности» (например, инструктивные письма выше-стоящих организаций, присланные для сведения) или «до заме-ны новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экс-пертизе ценности с возможным выделением некоторых доку-ментов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия но-менклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведе-нии новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в но-менклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел по-стоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указыва-ется количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, соста-вившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответствен-ным за документационное обеспечение, и согласовывается с ар-хивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если докумен-ты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, прини-мающий дела данной организации, и только после этого утвер-ждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна со-ставляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в струк-турном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составлять-ся в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два эк-земпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Вто-рой экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а чет-вертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразде-ления для заведения дел.