Как выглядит образец выписки из штатного расписания. Как сделать выписку из штатного расписания - образец Как сделать выписку из штатного расписания

Прежде всего, необходимо разобраться с терминами. Выписка – это документ, оформленный в установленном порядке с точным воспроизведением части документа, с которого она делается. Выписку делают в том случае, если копию документа не целесообразно по каким-либо причинам выдавать на руке запрашивающей стороне.

Штатное расписание – это внутренний документ, по кадровому составу, отображающий сведения о структуре, составе и штатных единицах в количественном виде по всей организации, и естественно, ставки и . Штатное расписание вводится приказом по организации. Традиционно его составляют не более чем на год.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Штатное расписание

Унифицированная форма штатного расписания Т-3 (постановление Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26). Эта форма необязательна к применению в организации, но в то же время имеет все необходимые реквизиты, легка в заполнении и использовании на практике.

Штатное расписание по форме имеет следующие требования к заполнению:

1. Обязательные реквизиты, или шапка документа. Эта часть документа должна содержать: название предприятия, краткие реквизиты, номер, дату составления и утверждения, период действия.
2. Основная часть. Состоит из следующих граф для заполнения: наименование и код структурного подразделения; должность или квалификация работника; штатные единицы в количественном составе; тарифные ставки, надбавки и всего; примечания.
3. Подпись, должность и ФИО.

Выписка

Нет четких правил для выписок из любых документов. Поэтому следует опираться на требования к заполнению унифицированной формы штатного расписания и на общие требования выписки из документа.

Порядок составления выписки из штатного расписания:

1. В выписке должны быть воспроизведены все реквизиты штатного расписания, только перед «наименованием документа» ставится слово «выписка». Пример, вместо слова «Штатное расписание», пишется «Выписка из штатного расписания».
2. Обязательно должна содержать регистрационный номер и дату оригинального документа – штатного расписания, но ни в коем случае, дату выписки и ее номер.
3. Руководитель, утверждающий расписание, не подписывает выписку. В конце выписки прописывается должность, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего само штатное расписание.
4. Выписка из любого документа приравнивается к копии обычного документа. Для придания выписке легитимности ее заверяют печатью и ставят отметку о заверении копии документа.

Правила составления выписки

Организация обычно регламентирует правила составления выписки своими локальными актами. Зачастую выписку составляют на бланке предприятия. Если вводная часть в документе отсутствует, то пишут нужный фрагмент, к примеру, ПРИКАЗЫВАЮ и т.д.

Также многие рекомендуют писать между должностью и Ф.И.О. слово подпись, хотя такая рекомендация не закреплена ни в одном нормативном документе, и по сути, можно считать ее лишней, т.к. любой документ регистрируется только после его подписания.

Соответствие выписки оригинальному расписанию

Если выписка из штатного расписания будет использоваться исключительно внутри предприятия, то заверять ее печатью не следует.

Следует знать, если выписка состоит из нескольких листов, то можно не заверять каждый лист печатью и надписью, а воспользоваться особым порядком заверения: все листы сшиваются между собой, на последнем листе (на обороте) пломбируется нить и ставиться надпись следующего содержания: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов», ниже подписывается начальником или уполномоченным лицом и ставится печать. При этом часть оттиска печати должна захватывать пломбу.

Образец заполнения

1. Шапка документа должна содержать наименование документа и дату его издания: «Выписка из ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ за 01 февраля 2015 г.»
2. Наименование организации издавшей выписку: «ООО «АБВГ».
3. Далее, заполняются графы в точном соответствии со штатным расписание:
   • Структурное подразделение: «Администрация».
   • Код, при наличии: «001».
   • Должность: «Директор по производству».
   • Количество штатных единиц: «1».
   • Оклад (), руб.: «10000».
   • Надбавка, при наличии: «5000».
   • Месячный фонд заработной платы, руб.: «15000».
   • Примечания.
4. Должность, и расшифровка подписи (ФИО).
5. Заверительная «мокрая» печать и надпись.

Вопросы

Нужно ли указывать Ф.И.О. сотрудника? Штатное расписание сугубо обезличенный документ. В нем не пишется фамилия сотрудников, так как сотрудник может уволиться. Штатное расписание содержит информацию только о должности и окладе. Работник назначается на должность, на основании штатного расписания. Тоже касается выписки, в ней не указывается фамилия и инициалы сотрудника.

Кто может запрашивать выписку из штатного расписания

Выписку могут запросить проверяющие органы. В таком случае выписка должна быть оформлена по всем правилам. На основании норм ст. 62 ТК РФ сотрудник любой организации имеет право запросить выписку через письменный запрос.

При выдаче, выписка должна содержать исключительно сведения только о его должности и полагающихся выплатах. Сведения о других сотрудниках в такой выписке не указываются и не допускаются на основании положений ст. 88 ТК РФ, в которой гарантирована защита персональных данных в части ее передачи.

Выписку может направлять в структурные подразделения головное предприятие. Обычно головное предприятие формирует и утверждает штатное расписание, затем рассылает выписки по своим подразделениям.

Нужно ли указывать структурное подразделение в штатном расписании

Если проверяющие органы, запрашивают выписку из расписания, то они смотрят не только налогооблагаемую базу, но и структуру предприятия. Штатное расписание четко должно отображать структуру и подчиненность, которая существует на предприятии. Структурное подразделение также должно фигурировать в выписке.

Можно ли указывать в штатном расписании вакантные должности

Ответ однозначный не только можно, но и нужно. На самом деле нельзя принять человека, если нет вакантной должности.

Можно ли изменять унифицированную форму

Такая форма не имеет многих граф, которые хотели бы видеть предприятия. Но форма Т-3 имеет всего лишь рекомендательный характер. Поэтому если надо внести изменения, вносите. К примеру, если используется «вилка» окладов, то ее можно внести, что также отображается в выписке.

Какая процедура составления штатного расписания и выписки в филиалах

Если предприятие имеет структурные подразделения , без создания юридического лица, то все понятно, штатное расписание едино и выписки из него рассылаются по подразделениям. Но если предприятия имеет филиалы или представительства, то предприятие вправе решать этот вопрос самостоятельно.

В учредительных документах или в доверенности направо управление филиалом, обычно отображается такая информация. Т.е. и выписка создается из этих соображений, если подразделение самостоятельно в создании штатного расписания, то оно и выдает выписку. Если расписание создается головным предприятием на все подразделения, то выписку оно и выдает.

В бухгалтерском и кадровом документообороте возникают случаи, когда необходимо предоставить информацию, которая содержится в общем документе, который включает в себя ряд других коммерческих сведений, нежелательных к разглашению или ненужных в этом деле. Как оформить предоставление частичной информации, в какой способ и каким документом? Далее, подробнее об этом в нашей статье.

Что такое выписка из штатного расписания?

Выписка – это предоставление частичной информации из общего документа на отдельной бумаге. Как правило, делается по запросу. Ее оформляют, когда вся информация из основного документа не нужна и будет только мешать восприятию данных. В случае если общая информация является коммерческой тайной или содержит информацию о третьих лицах, которая не касается запрашиваемого лица.

Выдержка из кадрового расписания необходима в случаях:

• Необходимости предоставления данных в социальные службы: трудовую инспекцию, Пенсионный фонд, Соцстрах;
• Для налоговой;
• При участии в тендерах;
• Для вступления в Саморегулируемую организацию;
• Документ необходим лично работнику;
• Для судового процесса.

Выписка из штатного расписания представляет собой документ, в который включают:

• Шапку – наименование организации, ее полные реквизиты, для кого выдается;
• Основная часть – в ней находятся запрашиваемые данные;
• ФИО составлявшего.

Как сделать выписку из штатного расписания?

Получить выписку из штатного расписания можно на основании письменного запроса с указанием ее назначения. Базисным документом для нее является кадровое расписание. Его предприятие может оформлять на свое усмотрение или использовать или видоизменять общепринятую форму Т-3.

Единой унифицированной формы выдержки нет. Ее оформляют как копию части основного акта или набирают необходимую информацию на отдельном листе бумаги и подтверждают ее достоверность подписью и печатью.

В выдержке указывают следующую информацию:

• Полное наименование и реквизиты предприятия, коды организации - ОКУД и ОКПО;
• Его название, дата составления и регистрационный номер;
• Указывают информацию о первичном акте, из которого делают выдержку - указывают регистрационный номер кадрового распорядка, его дату, кем утвержден, с какой даты вступил в силу, его срок действия и общая численность штата;
• Воспроизводят шаблон штатного распорядка и данные в нем по конкретному сотруднику.

Информация включает в себя:

• Название конкретной структурной части предприятия и ее код;
• ФИО работника, его должность;
• Разряд, категорию профессии или квалификацию;
• Размер ставки (оклада) этого работника;
• Все положенные виды премий, надбавок, льгот. Указывают или сумму, если она фиксированная, или установленный процент к окладу за запрашиваемый период;
• Удержания, если таковые были;
• Итоговая сумма к выплате (зарплата);
• Последняя строка - это колонка для возможных примечаний.

В конце, указывают ФИО, составляющего документ, руководителя отдела кадров, самого сотрудника. Руководителя предприятия указывают, только если он подписывал штатный распорядок.

Выдержка может быть оформлена на нескольких сотрудников , например, по запросу для проверки в налоговую. Акт, состоящий из нескольких листов, обязательно сшивают, листы нумеруют, на место сшива клеят квадратный листок бумаги, и пишут копия верна, указывают количество листов в подшивке.
На копиях обязательно ставят надпись: «Копия верна», подпись лица делавшего копию, руководителя отдела кадров. Все подписи на выдержке, должны быть с полным указанием должности и расшифровкой (указанием фамилии и инициалов).

Выписка из штатного расписания – форма Т-3

Выписка из штатного расписания унифицированной формы Т-3 должна быть заполнена по всем правилам. Неверно оформленный документ, считается недействительным. На предприятии, должны быть акты локальных (к ним относят и неунифицированные документы) актов, в которых должен быть прописан порядок составления выписки.

Выписка из штатного расписания без окладов – образец 2018

Выдержка без окладов, может потребоваться, например, для проверяющих органов для подтверждения численности штата или для предоставления в центр занятости. Документ оформляется по тем же правилам, что и общая выписка, только не указываются размеры окладов, ставок, надбавок, отчислений, общая сумма заработной платы. В него вписывают только полные ФИО работников, их должности и профессиональные разряды и квалификации.

Подписывают документ, по тем же правилам, что и с окладами - ответственный за составление и все лица, которые подписывали штатное расписание.

Каждая организация для законного осуществления деятельности должна точно следовать основным требованиям законодательства, к которым относится необходимость подготавливать множество документов. Хотя отсутствует какой-либо единый и строгий порядок, на основании которого ведется документооборот, все равно требуется соблюдать определенные правила.

Поэтому каждый предприниматель должен знать, каково предназначение выписки из штатного расписания, а также как она формируется.

Данный документ нередко требуется при обращении в различные государственные учреждения.

Важно! Каждая документация, создаваемая на предприятии, должна формироваться при учете многочисленных нюансов и требований, а иначе можно получить отказ в какой-либо льготе или услуге.

Штатное расписание представлено особым документом, который непременно должен иметься в любой фирме. В него вписываются важнейшие данные:

• состав штата организации;
• структура кадров. содержится информация о том, что такое кадровый резерв и как его формируют;
• количество людей, работающих в фирме на официальной основе;
• размер зарплаты каждого человека, трудящегося на той или иной должности.

Как осуществляется оформление штатного расписания по унифицированной форме Т-3 и получение выписки из такого расписания – смотрите тут:

Цели создания расписания

Основным назначением расписания является определение должностей работников, что позволит в будущем планировать, как распределять обязанности между всеми специалистами. Создается штатное расписание для разных целей:

• реализация разнообразных сравнительных операций, призванных определить, какие обязанности и задачи ставить перед теми или иными сотрудниками фирмы;
• разделение всех работников в соответствии с их количеством, имеющейся квалификации и нагрузке на работе, причем все созданные группы можно будет в будущем эффективно использовать для работы фирмы;
• произведение оценки правильности и эффективности существования конкретной должностной структуры в компании.

Для составления данного расписания непременно используется специальная форма, называемая №Т-3. Заполняется документ достаточно легко, но для этого непременно учитываются определенные требования. Выписка представлена копией штатного расписания, причем место ее формирования зависит от того, какова цель ее создания.

Важно! Выписка делается исключительно в ситуации, когда невозможно или нецелесообразно сделать копию штатного расписания, например, размер данного документа превышает 10 листов.

Когда и как делается выписка

Оригинал и копия выписки могут понадобиться в разных ситуациях, например:

• требуется передать соответствующие данные в различные государственные учреждения, к которым относится ФНС или внебюджетные фонды. Какие отчисления должен осуществлять ИП во внебюджетные фонды – читайте ;
• самому работнику по разным причинам нужна документация, например, он участвует в судебном процессе, поэтому выписка нужна для подтверждения определенных данных;
• сотруднику организации необходимо составить заявление, для чего требуются данные содержащиеся в штатном расписании.

Важно! Руководство любой компании должно знать, что выдача любой документации работнику должна производиться по первому его требованию.

Для получения документа надо написать гражданину заявление, которое передается в отдел кадров компании или непосредственно руководству. На основании него выдается выписка.

Бланк выписки из штатного расписания.

Выдачей занимается определенный сотрудник компании, у которого имеются соответствующие полномочия, причем для этого руководитель фирмы пишет конкретный приказ. Обычно выбор падает на работника отдела кадров.

Что представляет собой и по каким правилам его составляют – узнайте по ссылке.

Важно! Во время выдачи выписки необходимо регулярно заносить эти сведения в журнал учета. Выписка действительно только один год, как и само штатное расписание, но хранится эта документация в архиве на протяжении пяти лет.

Сам процесс формирования выписки должен подчиняться определенным правилам:

• вписываются основные данные из самого штатного расписания, а именно его номер и дата формирования;
• подписывается выписка работником фирмы, который заполнял ее;
• заверяется документ специалистом, обладающим соответствующими полномочиями, поэтому он ставит на нем подпись, что подтверждает верность внесенных сведений.

Обычно на предприятиях используется стандартный бланк для создания выписок.

Кто может обратиться за выпиской

Запросить данный документ могут:

• непосредственные работники организации;
• ФНС или трудовая инспекция;
• специалисты компании, которые занимаются участием в торгах или вступлением в СРО,

Если требуется документ работнику фирмы, то обычно это означает, что он участвует в судебных разбирательствах с фирмой. Разные государственные учреждения требуют эту документацию для проведения камеральных проверок.

Нередко требуется информация для фондов, чтобы определить, каков реальный стаж того или иного гражданина, что позволит правильно рассчитать страховые взносы.

Структура и порядок формирования документа

Бланк может значительно отличаться в разных компаниях, но непременно для составления документа должны учитываться строгие требования. Допускается скачать бланк из интернета, а также просмотреть разные варианты форм.

Структура считается простой, так как последовательно вносятся нужные сведения:

• информация о фирме, а именно ОКПО и ОКУД;
• название компании;
• дата и номер выписки;
• срок, в течение которого действительно штатное расписание;
• ФИО работника, составляющего и утверждающего документ;
• размер штата, причем желательно для этого пользоваться таблицей;
• прописывается заработок каждого работника, его должности и иные особенности;
• в конце документ заверяется.

Если точно следовать простым правилам составления документа, то он формируется оперативно и без ошибок. Для этого требуется только постоянно сверяться с информацией, имеющейся в первичных документах фирмы.

Образец заполнения выписки из штатного расписания.

Какие сведения вносятся в выписку

Чтобы грамотно составить документ, важно знать, какие данные вписываются в него в обязательном порядке. Для этого учитываются правила:

• слева вверху непременно указывается название компании, причем не допускается пользоваться сокращенным вариантом, поэтому прописывается наименование полностью;
• ниже пишется наименование документа, его номер и дата, когда он составляется;
• вносятся сведения по расписанию, причем желательно прописывать краткую информацию;
• ставится численность штата;
• основной раздел выписки содержит таблицу, в которой имеется расписание штата;
• если у фирмы открыто несколько подразделений, то в таблице отдельно вносятся данные о каждом филиале с указанием его кода;
• во второй колонке таблицы прописываются специальности работников фирмы и их разряд;
• третья колонка содержит количество сотрудников, занимающих конкретную должность;
• в 4 столбце прописывается оклад работников;
• в пятой графе указывается, получали ли сотрудники фирмы какие-либо дополнительные выплаты помимо зарплаты;
• 6 столбик содержит полную заработную плату специалистов;
• в последней графе имеются примечания;
• в конце ставится подпись специалиста и руководителя отдела кадров.

Важно! Без указания окладов работников выписка будет недействительной. Готовая выписка передается работнику фирмы под роспись. После она заверяется главным бухгалтером и руководителем фирмы.

Заключение

Таким образом, выписка из штатного расписания считается важным документом, который нередко требуется самим работникам или разным государственным учреждениям.

Она должна содержать нужную информацию обо всех работниках компании. Занимается ее составлением специалист, получивший соответствующие полномочия в результате создания приказа руководства. Как составить – читайте в статье по ссылке.

Как составить штатное расписание и соответствующую выписку – смотрите в этом видео:

Наличие штатного расписания на предприятии – условие не обязательное. Однако большинство фирм практикуют его ведение. Рассмотрим порядок предоставления и образец выписки из штатного расписания в 2019 году.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что это такое и как она выглядит

Наличие штатного расписания не является обязательным условием функционирования предприятий. Но как показывает практика, в большинстве структур оно ведется. С наличием такого документа легче отслеживать кадровые передвижения внутри организации.

Штатное расписание содержит в себе данные обо всех сотрудниках данной фирмы, сведения о занимаемых должностях, структурных подразделениях, тарифной сетке и окладах работников. Подобная информация относится к сфере коммерческой тайны, поэтому получить к ней доступ может ограниченный круг лиц.

Правила составления штатного расписания регулируются Постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года. Согласно нему для его ведения предполагается использовать унифицированную .

Но это не является обязательным условием. Работодатели имеют право несколько адаптировать эту форму к тем условиям, в котором работает данная структура.

Если лицо, которое имеет на это право, запрашивает выписку, то ему обязаны ее предоставить. Она может быть составлена на отдельном листе в простой форме.

Однако на крупных предприятиях практикуется наличие специальных бланков для таких документов, в которые просто вносятся все необходимые сведения. Но их наличие не обязательно.

Чаще всего выписка – это один заполненный лист. Но если объем представляемой информации на нем не умещается, то выписка может быть сделана на нескольких листах, которые составитель должен скрепить между собой, прошив нитью (скреплять такой документ степлером запрещено).

Затем на нить должен быть приклеен проштампованный небольшой листок бумаги с указанием количества листов в предоставляемом документе, датой выдачи и подписью руководящего работника. Плюс на нем необходимо проставить надпись «копия верна».

После предоставления выписки заявителю следует сделать отметку в специальном журнале учета, где следует зафиксировать номер выданного документа и дату, когда это произошло. Кроме того необходимо сделать соответствующую пометку в личном деле просителя.

Для чего нужна

Выписка из штатного расписания требуется редко. Но в ряде случаев предоставление ее обязательно. Ее могут запросить в следующих ситуациях:

• в судебные органы при слушании дела, где необходима доказательная база, что конкретный гражданин трудоустроен;
• в ПФР при оформлении пенсии;
• в ФСС для расчета пособий;
• при вступлении в саморегулируемую организацию;
• для комиссии, чтобы доказать свое право участвовать в тендерных торгах;
• в банковские структуры при оформлении кредитной линии;
• в Налоговую службу или в Трудовую Инспекцию, в рамках рассмотрения дела о работе предприятия, начислении трудового стажа и пр.

Иногда выписку запрашивают не сами работники, а непосредственно контролирующие органы, если такие документы необходимы для проведения текущих проверок.

Чтобы сведения всегда соответствовали истине, их необходимо периодически обновлять, т.к. происходят изменения в штате сотрудников, в размере заработной платы и т.д.

Кто делает

Непосредственно составлением документа должен заниматься отдел кадров (если он есть в наличии на предприятии). Это может быть и начальник отдел, и рядовой сотрудник.

В ряде организаций практикуется, что выписку составляет секретарь или за ней следует обращаться в юридический отдел (или к отдельному штатному юристу). Такие правила индивидуальны для каждой рабочей структуры.

Как сделать и ее образец заполнения

Рассмотрим подробнее правила составления выписки из штатного расписания:

1. В правом верхнем углу следует обозначить наименование организации, которая предоставляет документ (полное и краткое название).
2. Затем необходимо прописать наименование документа, дату его составления. Также нужно проставить номер Приказа, которым на предприятии утверждалось штатное расписание.
3. Следом требуется обозначить срок, в течение которого выписка будет действительна. В данном случае конечную дату будет лучше не писать, а лишь отметить дату, с которой документ вступает в силу.

Без окладов

Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы. В данном утверждении следует отталкиваться от Постановления Госкомстата № 1 от 2004 г.

Подтверждающая наличие сотрудников

Основная часть выписки должна начинаться с предоставления информации о точном количестве лиц, состоящих в трудовых отношениях с данной фирмой. Затем составляется таблица.

Если исходить из формы Т-3, то она должна состоять из 10 столбцов. Но и количество их, и содержимое допускается изменять.

Затем по каждому отдельному работнику предоставляются следующие сведения:

• название отдела, где трудится сотрудник плюс код данного подразделения;
• занимаемая должность и присвоенная квалификация работника;
• общее количество сотрудников, которые числятся в штате организации, включая тех, кто работает по совместительству. Также следует указать вакансии, которые являются открытыми;
• размер должностных окладов, всех денежных доплат и премий для каждого работника ежемесячно.

Примерный образец выписки из штатного расписания выглядит следующим образом:

Чем отличается от копии

Главное отличие копии от выписки очень просто. Копия – это документ, который абсолютно идентичен оригинальному. Он повторяет его от начала и до конца. Выписка же содержит в себе лишь какую-то часть первоначального текста.

Если говорить о выписке применительно к штатному расписанию, то, как правило, этот документ содержит в себе сведения об одном лице (сотруднике).

В нее редко включают информацию о самом предприятии, где трудится данный работник и которая обычно содержится в «шапке» основного документа. Также в выписку не включают ту часть, которая содержит основные реквизиты предприятия и подписи ответственных лиц.

Нужно ли писать заявление

Писать или не писать заявление на предоставление выписки – это внутреннее дело каждой отдельной организации, которое зависит от собственного распорядка. Этот вопрос никак на законодательном уровне не регулируется.

Если все же работодатель требует от сотрудника составления заявления, то он обязан рассмотреть его в течение трех рабочих дней с момента получения. Указывать ли в заявлении с какой целью требуется выписка?

Иногда работодатели требуют обозначить, в какую структуру данный документ будет предоставляться. Это незаконно. Каждый работник обладает правом на получение любых сведений, которые касаются лично его самого. Т.е. выписку обязаны предоставить при любых обстоятельствах.

Срок действия

Если говорить о сроках, пока выписка считается действительной, то, обычно, они ограничиваются 1 годом (т.е. это время пока штатное расписание считается действительным).

Но правила предусматривают возможность их уменьшить. В таком случае ограничительный срок должен быть указан в самом документе.

Заверение

Чтобы выписка считалась действительной, ее должно заверить несколько человек. В первую очередь это – руководящие лица. На ней должна быть подпись директора предприятия (или ИО за его отсутствием).

Также следует завизировать документ руководителю того структурного подразделения, в котором трудится получатель, а еще это следует сделать начальнику отдела кадров. Плюс на документе должен расписаться и сам работник, для которого он составляется.

Начиная с 2016 года ставить печать на подобного рода документах не обязательно. Это касается и юридических лиц, а также ИП. Однако ряд организаций проставляет штемпель согласно внутренним правилам работы с бумагами. Законом это не возбраняется.

Сотрудники отдела кадров обязаны периодически отслеживать все правовые нюансы, связанные с ведением документооборота и предоставлением необходимых документов различным лицам.

Это касается и выдачи выписки из штатного расписания. Делать это необходимо, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда предоставляемая выписка будет признана не имеющей законной силы.

Выписка из штатного расписания в 2019 году может потребоваться как сотруднику, так и самой организации. Рассказываем о том, как правильно ее оформить, предлагаем скачать образец

Читайте в нашей статье:

В каких случаях требуется выписка из штатного расписания

Cведения из документов организации сотрудник может получить только в виде выписок, содержание которых относится непосредственно к нему. Это же касается и штатного расписания , которое, помимо этого, довольно объемный массив данных, а также внутренний документ, содержание которого составляет коммерческую тайну.

Выписка из штатного расписания в 2019 году может потребоваться работнику для предъявления в госорганы, например, в Пенсионный фонд, в ФСС (Фонд социального страхования), в банк или иную кредитную организацию, в налоговую инспекцию или ГИТ (трудовую инспекцию), а также в судебные органы в случае рассмотрения трудовых споров.

Кроме того, выписка может потребоваться юридическому лицу для участия в тендере на выполнение госзаказа или для вступления в СРО.

Чем отличается выписка от оригинального документа

Как правило, штатное расписание содержит три основных раздела:

Во-первых шапка, содержащая заголовок документа, дату его утверждения, срок действия, регистрационный номер.

Во-вторых основной раздел, содержащий наименования структурных подразделений, количество и состав штатных должностей с указанием квалификаций, надбавки и тарифные ставки по должностям.

В-третьих заключительный раздел, в котором указаны должности, фамилии и инициалы составителей документа, их подписи, а также реквизиты юридического лица.

Как составить выписку из штатного расписания

Форма документа может быть разработана и утверждена работодателем самостоятельно. Важно, чтобы в выписке из штатного расписания были предусмотрены поля, в которые будет внесена следующая информация и реквизиты:

• полное и сокращенное наименование предприятия;
• присвоенные предприятию коды по ОКУД и ОКПР;
• наименование документа, его регистрационный номер и дата выдачи;
• информация об оригинале: наименование, номер и дата приказа, которым было утверждено штатное расписание , срок его действия, общее количество штатных единиц в данной организации.

Основную часть для удобства восприятия лучше оформить в табличной форме. Так, выписка из штатного расписания в Excel может содержать графы:

1. Наименование структурного подразделения предприятия.
2. Специальный код подразделения.
3. Наименование должности, профессии, специальности с указанием разряда, категории, квалификации.
4. Количество штатных единиц, работающих в данной должности.
5. Оклад (тарифная ставка) по данной должности.
6. Все виды и величина надбавок, если они имеются.
7. Итоговая суммарная величина заработной платы.
8. Примечание.

Основная задача кадровика - составить документ таким образом, чтобы информация была достоверной, соответствовала оригиналу и не содержала лишних данных.

Читайте также:

Кто выдает и заверяет выписку из штатного расписания в 2019 году

Выписка из штатного расписания в 2019 году подписывается начальником отдела кадров, главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на составление этих документов. Если документ выдается по заявлению сотрудника, он также должен поставить свою подпись под надписью «Копия верна». Заверить документ своей подписью должен руководитель или главный бухгалтер. Каждая подпись должна иметь расшифровку с указанием должности, фамилии и инициалов.

Чтобы выписка имела юридическую силу, она должна иметь все необходимые для такого вида документов реквизиты. Ее форма и содержание должны быть утверждены . Этим же актом необходимо установить единые правила выдачи и оформления выписок. Произвольное заполнение должно отвечать цели запроса и не относится к этим важным реквизитам.

Независимо от того, с какой целью потребовалась выписка из штатного расписания в 2019 году - по заявлению сотрудника или при оформлении организацией документов на тендер или вступления в СРО, оформлением ее занимается уполномоченное на это лицо. Его полномочия должны быть подтверждены приказом и входить в должностные обязанности, перечисленные в трудовом договоре или должностной инструкции. Это может быть сотрудник отдела кадров или бухгалтерии. Чаще всего именно кадровый работник оформляет этот документ.

Обратите внимание!

Информация обо всех выданных выписках должна вноситься в специальный журнал учета выдачи подобных документов. Этот журнал также ведет уполномоченное лицо - специалист по делопроизводству или кадровик.