Выдача копий документов работнику при увольнении. Документы, предоставляемые работнику работодателем

Нашей фирмы пришел запрос от бывшего сотрудника, в котором он требует предоставить ему копии наших локальных нормативных актов. Можно ли отказать ему в выдаче таких документов? И чем можно обосновать отказ?

Алина Мишина, ведущий менеджер по персоналу, г. Москва

Ответ экспертов ЮРИГМЫ:

Уважаемая Алина, ответить на поставленный Вами вопрос однозначно не представляется возможным. Поскольку отсутствует полная информация о том, какой именно локальный акт и в связи с чем запрашивается. Поэтому в зависимости от конкретных обстоятельств бывшему сотруднику можно будет либо отказать в выдаче копии локального акта, либо работодателю все же придется предоставить ее. Объясняется это следующим.

Запрос от бывшего работника

Существует мнение, что предоставлять копии документов следует только текущим сотрудникам, которые на момент запроса состоят с работодателем в трудовых отношениях (ст. 15, 20 Трудового кодекса РФ). Однако такая точка зрения представляется не вполне обоснованной. Так, согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель, среди прочего, должен выдавать работнику приказ об увольнении в срок не позднее трех рабочих дней. Но через три дня после увольнения гражданин утрачивает статус текущего работника и становится бывшим работником.

Позиция о том, что копии связанных с работой документов могут запрашивать и получать, в том числе, бывшие работники находит подтверждение и в судебной практике (см., например, Решение Покачевского городского суда ХМАО-Югры от 10.09.2010, определение Московского областного суда от 11.06.2009 по делу № 33-10422).

Документы, связанные с работой

По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан в безвозмездном порядке предоставить ему надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой:

Срок для предоставления указанных документов – не позднее трех рабочих дней со дня подачи сотрудником письменного заявления (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Понятие "документов, связанных с работой" в законодательстве не раскрыто. Примерный перечень таких документов приведен в ст. 62 Трудового кодекса РФ, но он является открытым.

Кроме того, работникам гарантировано право на свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом (ст. 89 Трудового кодекса РФ). Другими словами, работодатель должен предоставлять сотрудникам копии любых записей, содержащих их персональные данные.

Локальные нормативные акты

Что касается локальных нормативных актов. Работодатели вправе принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Принимаемые локальные акты действуют в отношении сотрудников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы (ст. 13 Трудового кодекса РФ). При этом работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись с принимаемыми локальными актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудника.

Если исходить из буквального толкования законодательства, то получается, что " связанные с работой документы" сотруднику следует предоставлять , а с локальными актами, касающимися трудовой деятельности сотрудника, его следует ознакомить под подпись. Данная позиция находит подтверждение в некоторых судебных решениях, которые признают обязанность работодателя предоставлять работникам не локальные акты , а лишь документы, содержащие персональную информацию о них. Поскольку законодательством предусмотрена обязанность по ознакомлению работников с локальными актами под подпись, но не по их предоставлению работникам (см., например, определения Московского городского суда от 08.02.2012 по делу № 33-3328, от 13.08.2013 № 4г/1-7930).

Вместе с тем, существует и противоположная судебная практика, которая признает обязанность работодателя предоставить работнику локальные акты. Объясняется это тем, что локальный акт может затрагивать интересы и права работников в связи с включением в него обязательств работодателя и сотрудников по вопросам формы, системы и размеров оплаты труда, выплаты пособий и компенсаций, занятости, переобучения, условий высвобождения, льгот и преимуществ для работников и др. (см., например, Определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).

Поэтому оценивать возможность отказать бывшему сотруднику в выдаче копии локального нормативного акта следует в индивидуальном порядке и с учетом конкретных обстоятельств.

Так, отказать в предоставлении локального акта можно в случае, если документ касается производственно-хозяйственной деятельности, а не работы самого сотрудника (см., например, Апелляционное определение Ростовского областного суда от 06.06.2013 № 33-6945).

Отказать работнику можно и в случае, если локальный акт не только не касается трудовой деятельности сотрудника, но и содержит конфиденциальную информацию (см., например, Апелляционное определение Суда ХМАО-Югры от 24.07.2012 по делу № 33-3230/2012, Решение Свердловского областного суда от 14 октября 2014 г. по делу № 72-787/2014).

Еще одним основанием для отказа в предоставлении копии локального акта может выступить отсутствие у работодателя реальной возможности предоставить запрошенный документ. В частности, в связи с истечением законодательного срока его хранения (см., например, Справка Липецкого областного суда по результатам обобщения практики рассмотрения мировыми судьями трудовых споров).

А в ситуации, когда запрошен локальный акт, которым является утвержденная работодателем , отказ работодателя в его предоставлении будет представляться необоснованным. То есть работодателю все же нужно будет предоставить запрошенный документ.

Возможна и ситуация, когда запрашиваемый документ касается не только трудовой деятельности запросившего сотрудника, но и содержит персональные данные других работников. В таком случае представляется возможным предоставить выписку из документа в той части, которая касается только сотрудника, обратившегося с запросом.

Резюмируя вышеизложенное, можно говорить о следующих случаях, когда бывшему работнику может быть отказано в предоставлении копии локального нормативного акта (ЛНА):

  • От сотрудника поступил устный запрос, а не письменное заявление о предоставлении ЛНА.
  • ЛНА касается не трудовой деятельности сотрудника у данного работодателя, а производственно-хозяйственной и/или организационно-распорядительной деятельности работодателя.
  • ЛНА содержит конфиденциальную информацию (в том числе, персональные данные других работников), разглашение которой запрещено. Но при этом возможно рассмотреть вариант с предоставлением выписки из ЛНА в части, касающейся трудовой деятельности только запросившего работника.
  • У работодателя отсутствует реальная возможность в предоставлении запрошенного ЛНА в связи с истечением нормативно установленного срока его хранения.

Вывод: Каждый конкретный запрос о предоставлении документов необходимо внимательно и тщательно анализировать. И в зависимости от конкретной ситуации/обстоятельств принимать решение о предоставлении или отказе в предоставлении копии локального акта бывшему работнику.

В частности, согласно п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, право субъекта персональных данных (т.е. работника) на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе, если обработка таких данных осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка и т.д.

C уважением,
Команда Юригмы
© URIGMA

Закон не обязывает граждан оформлять заявление о приеме на работу. Но, большинство предприятий предпочитают требовать этот документ. Специальная форма заявления о приеме на работу законом не предусмотрена. Однако, определенные требования к подобной деловой документации все же предъявляются.

Нужно ли заявление о приеме на работу

Оформление заявления о приеме на работу обязательно нужно при поступлении на службу в государственные либо муниципальные организации. Это регламентируют нормативные акты:

  • ч. 2 ст. 26 закона 79-ФЗ от 27 июля 2004 года о госслужбе;
  • ч. 3 ст. 16 закона 25-ФЗ от 2 марта 2007 года о муниципальной службе.

Статья 65 ТК РФ устанавливает точный список документации, необходимой при трудоустройстве на обычные предприятия. В него не включено заявление о принятии на работу. В то же время, если предприятием документально предусмотрена необходимость такой бумаги, кандидату предлагают ее предоставить.

Как писать заявление о приеме на работу

Порою кадровые службы предприятий предлагают заполнить готовый бланк заявления о приеме на работу, что упрощает процедуру. Дополнительно, кадровик может предоставить образец, подсказывающий, как написать заявление о приеме на работу.

Допускается составление документа в свободной форме. Но, существует обязательная информация, которая здесь должна присутствовать:

  • Заявление с просьбой принять на работу пишется исключительно на имя первого лица компании, даже когда полномочия делегированы приказом другому лицу.
  • Ф. И. О. принимаемого на работу лица.
  • Название должности, на которую работник претендует.
  • Дату начала труда.
  • Число, месяц и год составления бумаги.
  • Подпись работника.

Главное, в подобной деловой бумаге, не допустить описок и ошибок. Если заявление пишется от руки, необходимо делать это разборчиво.

Пример заявления о приеме на работу

Директору ООО «Людмила»

Назарову В. И.

От Васильева Петра Федоровича

Заявление

Прошу принять меня на работу в ООО «Людмила» на должность менеджера отдела продаж с 28 сентября 2017 года с окладом 27 500 рублей 00 копеек по штатному расписанию.

Васильев П. Ф.

Кто подписывает заявление на устройство на работу

Резолюция на заявлении о приеме на работу ставится директором. Она включает информацию:

  • содержание;
  • срок исполнения;
  • подпись и расшифровка директора;
  • дата.

Бланк о приеме на работу может содержать следующую резолюцию:

«Принять с 28 сентября 2017 года по трудовому договору». Подпись руководителя, ее расшифровка и дата резолюции.

Заявление на прием на работу: образец-2017

Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, предприятия вправе самостоятельно утверждать образец заявления о приеме на работу. Тогда человек, который трудоустраивается, оформляет документ именно в таком виде. Допустим, бланк заявления о приеме на работу может выглядеть так:

Отдел кадров выдаст кандидату готовый бланк, которые ему останется только заполнить и подписать.

Когда принимается несовершеннолетний гражданин

Когда человеку уже исполнилось четырнадцать лет, он вправе писать заявление на трудоустройство самостоятельно. Здесь документ будет заполняться, как обычно. Но, когда трудоустраивается гражданин младше четырнадцати лет, заявление за него должен заполнять его законный представитель.

Заявление о приеме на работу: образец заполнения:

Индивидуальному предпринимателю

Иванову К. А.

от Николаева Петра Валентиновича

Заявление

Прошу оформить трудовой договор с моей дочерью Николаевой Олесей Петровной (дата рождения), для выполнения ­_______________ работ за вознаграждение в сумме _____________ с 29 октября 2017 года.

Даю согласие на трудоустройство Абакумовой Олеси Петровны для выполнения легкого труда, обучению не препятствую.

Николаев П. В.

Образец формы заявления о приеме на работу 2017 года идентичен прошлым периодам, так как никаких изменений в законодательстве по этому поводу не происходило.

Работники часто обращаются к администрации работодателя с просьбой выдать им те или иные документы, их копии или предоставить информацию. Есть документы, которые работодатель обязан выдать, но есть документы, которые он выдавать не может.

Часто работники, просят выдать им копий кадровых документов такие как приказы о приеме на работу и их переводе и одновременно запрашивают распоряжения о создании подразделения, назначении руководителя, полное штатное расписание и все локальные акты. Если в запрашиваемом работником документе упоминаются другие работники, работодатель может оформите выписку из него, в части касающейся этого работника. Копии локальных актов работодатель может не выдавать. Такой отказ суды признают законным. В статье 62 ТК РФ упоминаются персональные документы работника. Локальный акт к ним не относится. Достаточно того, что работодатель ознакомил с ним работника под роспись.

Нередко работник запрашивает копии ПВТР или положения так как намерен доказать в суде, что работодатель незаконно лишил его премии, отпуска или надбавки. Но суд скептически отнесется к распечатке с корпоративного сайта. Поэтому нужна заверенная копия документа.

Если работодатель не выдаст копию такого акта, работник может оспорить отказ работодателя в суде. В таких спорах суды занимают разные позиции.

Одни суды считают, что локальный акт выдавать не обязательно и занимают сторону работодателя. Эта позиция мотивирована тем, что работодатель обязан ознакомить работника с локальными актами под роспись; выдавать их копии по смыслу ст. 62 ТК РФ он не обязыван; локальный акт не имеет отношение к выполнению конкретной трудовой функции; выдавать нужно документы, которые содержат персональную информацию о работнике.

Работодатель вправе отказать запрашиваемый акт если работник запросил копию не локального, а нормативного акта. Например, приказа госоргана или ведомства. К таким документам работодатель отношения не имеет. Отказ выдать заверенную копию будет законным.

Другие суды считают, что локальный акт работодатель должен выдать и поддерживают работников вынося решения обязать работодателя выдать копии локальных актов. По мнению судов, акты связаны с работой и этих работник, а потому они вправе запросить их в порядке ст. 62 ТК РФ.

Если у работодателя нет подписи работника подтверждающей его ознакомление с локальным актом, то работодатель обязан предложить работнику ознакомиться с такими документами и расписаться подтвердив этот факт, или выдать заверенную копию акта под роспись.

В таком случае у работника нет оснований обвинять работодателя в нарушении его прав.

Работник вправе потребовать от работодателя выдать ему копии материалов внутреннего расследования, так как он обращается за копиями так как планирует оспорить дисциплинарное взыскание. Цель работника найти в материалах нестыковки и доказать, что тот: нарушил процедуру; пропустил сроки; уволил без основания и т. п.

С заявлением может обратиться действующий или уволенный работник. Копии таких документов должны быть выданы независимо от статуса работника, та как ст. 62 ТК РФ распространяется и на бывший персонал.

За получением копий может обратиться как работник, так и его представитель. Представитель вправе забрать документы предъявив соответствующую доверенность.

Если работодатель откажется выдать копии таких документов, он может быть привлечен, к административной ответственности по п. 5.27 КоАП РФ. Штраф за подобное нарушение на работодателя составляет до 50 тыс. А еще бывший работник может взыскать моральный вред.

Однако, работодатель не обязан выдавать работнику документы без всякого разбора. Решение о выдачи документов работодатель должен принимать с учетом того, относится документ непосредственно к его работе или нет.

Иногда работники просят выдать фото- и видеодоказательства, например, его отсутствия на рабочем месте или сведения о средстве фиксации и информацию о том, кто им пользовался.

Такие требования незаконны, так как электронные свидетельства (фото, видео) не обладают признаками, по которым их можно отнести к документам, связанным с работой; запрошенные документы это основание для принятия работодателем внутреннего кадрового решения об увольнении. Работнику должны быть выданы копии приказа о дисциплинарном взыскании; сведения о технических устройствах, порядок их использования и регламент действий ответственных лиц это сведения, которые принадлежат исключительно работодателю.

Если в документе речь идет о деятельности работника в компании, выдайте его. Работник вправе получить копии приказа о взыскании, заключения проверки, объяснительной записки, должностной инструкции. Иначе конфликт перерастет в судебное разбирательство, а оно завершится в пользу работника.

Если работник передумал получать копию документа, то он должен написать соответствующее заявление. Из-за отсутствия такого заявления суд может отклонить требование работника о моральном вреде за несвоевременную выдачу копий.

Санкции ГИТ за отказ выдать копии локальных актов

Мнение инспекторов ГИТ по этому вопросу так же противоречивы. Контролеры по-разному относятся к таким отказам работодателей. Одни считают их правомерными, так как работодатель не обязан предоставлять локальные акты, а должен только знакомить с ними.

Но есть инспекторы ГИТ, которые обязывают работодателя выдать копии внутренних документов так же ссылаясь на ст. 62 ТК РФ. Такое предписание можно оспорить, ссылаясь на эту же норму. В этой норме говорится только о персональных документах работника. Локальные акты не упоминаются.

Таким образом, если работник просит копию документа из указанных в ст. 62 ТК РФ, суд удовлетворит его просьбу. В остальных случаях отказ можно обосновать тем, что в документе есть персональные данные других работников. Некоторые суды принимают такое объяснение.

Но довод о сохранности информации не гарантирует благоприятный исход в суде. Есть суды, которые считают, что нужно выдать выписку из штатного расписания или табеля. Поэтому лучше сделать это сразу после того, работодатель получит такое заявление работника.
Документы содержащие коммерческую тайну работодатель выдавать тоже не обязан.

Работник вправе запросить копии документов из ст. 62 ТК РФ и даже больше, однако есть в этом плане ограничения. Так закон запрещает снимать с документа копии если они содержат государственную, коммерческую или служебную тайну или если в документе есть конфиденциальная информация, которая касается третьих лиц.

В таких случаях суды считают отказ работодателей правомерным Если в документе нет коммерческой тайны, суд обяжет выдать копию, а инспектор оштрафует директора.

Теперь копии документов должны предоставлять и адвокату по его запросу. За отказ предоставить документы предусмотрен административный штраф.

Похожих статей пока нет.

В статье мы расскажем, как составить заявление, и выясним особенности их регистрации. Приведем примеры формулировок заявлений на все случаи кадровой жизни - от приема на работу до просьбы выдать справки при увольнении.

За время работы в организации работник оформляет множество заявлений. Заявление - документ, который фиксирует:

Инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия;

Согласие работника с какими-либо действиями работодателя.

В Трудовом кодексе РФ этот документ упоминается часто: в ст. 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1 и др.

Письменная форма обращения работника к работодателю обязательна, если работодатель должен совершить какое-либо действие только «по письменному заявлению» или «по письменной просьбе» работника. Например, выдать копии документов, связанных с работой (приказ о приеме на работу, об увольнении, выписки из трудовой книжки), по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (ст. 62 ТК РФ).

Однако ТК РФ указывает, что многие вопросы должны решаться «по соглашению сторон» или «с согласия работника». В этих ситуациях, как правило, создаются не заявления, а другие документы: заключаются письменные соглашения, работнику направляются письменные предложения и др.

Но даже если трудовое законодательство не требует оформлять заявление в письменной форме, лучше все-таки его написать. Устное заявление работника будет трудно доказать в суде. Письменные заявления подстраховывают работодателя, да и работнику спокойнее - если заявление зарегистрировали, на просьбу обязательно ответят.

КАК ОФОРМИТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ

Заявление можно написать от руки (составляется в произвольной форме) или заполнить специальную форму, разработанную в организации.

Если организация небольшая или повод для написания заявления редкий, то чаще заявление пишется от руки. Однако если организация многочисленная, а повод для написания заявления типичный (отпуск, увольнение), то нередко отдел кадров разрабатывает бланк, в котором работник только проставляет фамилию, даты, подпись. Оба варианта приемлемы с точки зрения законодательства.

Но если работник не желает использовать бланк, заставить его нельзя. Также неправомерно требовать, чтобы работник переписал заявление, если оно составлено «не по форме» или если работник написал его с грамматическими и орфографическими ошибками.

КРАТКО О ЗАЯВЛЕНИИ

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, затем - детализация затронутого вопроса. Основная часть заявления содержит личную просьбу заявителя. Стиль изложения - свободный. Текст заявитель может написать от руки или набрать на компьютере.

Автор подписывает заявление и передает руководству для принятия решения. Свое решение руководство оформляет в резолюции. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

Заявление содержит следующие реквизиты (Пример 1):

Данные об адресате - работодателе и его представителе: название организации, Ф.И.О. руководителя организации или иного полномочного должностного лица, которые указываются в дательном падеже;

Наименование вида документа (заявление);

Опись приложений, если они имеются (медицинское заключение, решение суда, справки и т.д.);

Дата составления заявления;

Подпись заявителя, расшифровка подписи;

Резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТ ДВИЖЕНИЯ ЗАЯВЛЕНИЙ

Поступившие заявления желательно регистрировать, чтобы избежать их утери и недоразумений с работником.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (п. 84).

В соответствии с п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

При регистрации входящему документу присваивается регистрационный номер, а на заявлении в левом верхнем углу лицевой стороны первого листа проставляется отметка о поступлении документа в организацию - с помощью специального регистрационного штампа или от руки (см. рисунок).

Регистрационный штамп содержит следующие реквизиты: наименование организации - получателя документа, дату поступления, регистрационный номер.

Если такого штампа нет, от руки пишутся только регистрационный номер и дата поступления документа (см. Пример 1).

Заявления, поступающие от работников организации, как правило, регистрируются в день их подписания работником и передаются уполномоченному представителю работодателя.

Обычно заявления регистрируют в журнале учета заявлений работников (Пример 2) или в журнале регистрации входящих документов.

Кто именно регистрирует заявления работников (кадровик или секретарь), каждая организация решает самостоятельно. Если заявления регистрирует кадровик, он, как правило, заводит отдельный журнал. Если регистрацией заявлений занимается секретарь, чаще используется журнал регистрации входящих документов.

После регистрации заявление передается руководителю организации или иному уполномоченному представителю работодателя для решения вопроса. Руководитель организации проставляет на заявлении резолюцию, которая содержит принятое им решение.

После визирования заявление поступает кадровому работнику для оформления соответствующих документов. Если в просьбе отказано, об этом необходимо сообщить работнику (при необходимости письменно). Однако само заявление работнику не возвращается, а остается на хранении в организации. Заявления, как и другие исполненные документы, оформляются для последующего хранения.

Сроки хранения заявлений. Согласно п. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017) документы по личному составу должны хранить все организации:

75 лет со дня создания - если документы, в том числе заявления работников, созданы до 2003 года;

50 лет со дня создания - если документы созданы начиная с 2003 года.

Заявления работников согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016) имеют следующие сроки хранения:

Вошедшие в состав личных дел (если они ведутся работодателем) - 50 (или 75) лет (ст. 656);

Не вошедшие в состав личных дел - 5 лет (ст. 415).

ЗАЯВЛЕНИЯ НА РАЗНЫЕ СЛУЧАИ КАДРОВОЙ ЖИЗНИ

Заявления в адрес работодателя поступают не только от работников, но и граждан, которые не являются работниками, например от кандидатов (о выдаче письменного отказа в приеме на работу), от бывших работников (о выдаче справок). Однако эти случаи не так часты. Рассмотрим основные виды заявлений именно работников.

ПРИЕМ НА РАБОТУ

Согласно действующему трудовому законодательству документ, который свидетельствует о наличии трудовых отношений, - трудовой договор. Поэтому заявление о приеме на работу - лишний документ, так как вопрос о приеме на работу решается не по просьбе работника, а по соглашению сторон.

Письменное волеизъявление работника не является нарушением трудового законодательства. Но поскольку оно множит лишние документы и усложняет процедуру оформления, писать заявление о приеме на работу нет необходимости.

  • О выдаче новой трудовой книжки. В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора работник обязан предъявить трудовую книжку. Исключение устанавливается для случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в ред. от 25.03.2013) оформить работнику трудовую книжку необходимо в течение недели со дня приема на работу.

Если у работника нет трудовой книжки (устраивается на работу в первый раз, книжка утеряна или испорчена), работник должен написать заявление о выдаче трудовой книжки. Просьбу выдать новую трудовую книжку можно сформулировать так:

  • Об оформлении страхового свидетельства. Страховое свидетельство - документ, который содержит страховой номер индивидуального лицевого счета в Пенсионном фонде РФ (далее - СНИЛС) и анкетные данные гражданина. СНИЛС будет нужен, чтобы заполнить персонифицированную отчетность в ПФР по работнику (ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в ред. от 28.12.2016; далее - Федеральный закон № 27-ФЗ).

Предъявлять страховое свидетельство обязаны все работники, кроме тех, кто устраивается на работу впервые. Оформить страховое свидетельство такому работнику должен работодатель (часть четвертая ст. 65 ТК РФ, ст. 9 Федерального закона № 27-ФЗ).

В этом случае работник также подает заявление:

ОТПУСК СОГЛАСНО ГРАФИКУ

  • Планирование отпуска. Очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (часть первая ст. 123 ТК РФ). Работодатель утверждает график не позднее чем за две недели до начала года, на который он составлен.

Для составления графика необходимы заявления работников. Ведь если отпуск предоставляется по частям, работодателю необходимо будет доказать, что работник был согласен на такое разделение (ст. 125 ТК РФ). Лучше, если работник запросит сроки предоставления отпуска письменно:

ОТПУСК ВНЕ ГРАФИКА

  • Ежегодный очередной оплачиваемый отпуск. Если работника приняли позже даты утверждения графика отпусков, либо он имеет право на предоставление ему отпуска в удобное для него время, либо он не сможет пойти в отпуск по графику, заявление писать придется:

  • Отпуск без сохранения заработной платы. Согласно ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Однако некоторым категориям работников работодатель обязан предоставить такой отпуск:

  • Учебный отпуск. Глава 26 ТК РФ предусматривает право работника на оплачиваемый учебный отпуск. В этом случае к заявлению необходимо приложить справку-вызов:

ДЕКРЕТНЫЙ ОТПУСК

Работники должны писать заявления о предоставлении отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, например:

А также при возвращении из данных отпусков (ст. 255-256 ТК РФ):

УВОЛЬНЕНИЕ

  • С учетом срока предупреждения. В соответствии с частью первой ст. 80 ТК РФ право расторгнуть трудовой договор возникает у работника, если он предупредил работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели до даты увольнения. Этот срок начинает течь на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

Заявление об увольнении по собственному желанию оформляется в произвольной форме. В заявлении необходимо точно сформулировать просьбу об увольнении («прошу уволить», «прошу расторгнуть трудовой договор» и т.п.).

Часто работники в заявлении жалуются на условия работы, а работодатель воспринимает эту жалобу как просьбу об увольнении. В этом случае попросите работника уточнить и дописать, о чем именно он просит - уволить его или обратить внимание на возникшие, по его мнению, проблемы. Желательно, чтобы в заявлении была указана точная дата увольнения. Это важно для определения срока предупреждения.

Если работник подает заявление без указания даты увольнения (Пример 3), работодатель применяет правила, предусмотренные ст. 80 ТК РФ, и увольняет работника через две недели.

Однако лучше просить работника указать последний день работы в организации. Например:

  • До истечения срока предупреждения. Нередко работники обращаются к работодателю с просьбой уволить ранее, до истечения срока предупреждения. В этом случае работник, как правило, указывает в заявлении дату увольнения. Действительно, трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении, если согласны обе стороны. Руководитель в этом случае ставит на заявлении соответствующую резолюцию. Но если руководитель не согласен на увольнение до истечения срока предупреждения, в резолюции он указывает дату увольнения с учетом двухнедельного срока предупреждения (Пример 4).
  • Отпуск с последующим увольнением. Иногда работник желает пойти в отпуск и уволиться, не выходя на работу. В этом случае формулировка следующая:

Обратите внимание: если работник подает два заявления - одно на отпуск, другое на увольнение, это уже не отпуск с последующим увольнением, а два отдельных заявления, не связанные друг с другом. Поэтому если оформляется отпуск с последующим увольнением, то именно это и должно быть указано в заявлении.

  • Перевод к другому работодателю. Отдельным основанием увольнения является увольнение в связи с переводом к другому работодателю (п. 5 части первой ст. 77 ТК РФ). Если работник хочет уволиться по данному основанию, то именно это следует указать в заявлении:
  • По соглашению сторон (п. 1 части первой ст. 77 ТК РФ). Инициатором в этом случае может быть также и работник. Например, он вправе предложить сумму компенсации, при выплате которой согласен покинуть место работы:

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

Рабочее время, прописанное в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре, не остается неизменным на протяжении всего периода работы.

То и дело работник и работодатель соглашаются о каких-то изменениях. Например, что работник будет работать сверхурочно или выйдет на работу в выходной день, или работнику будет установлено неполное рабочее время, или поменяется график работы и т.д.

Инициатором этих изменений может быть как работник, так и работодатель. В первом случае работник пишет соответствующее заявление, во втором - дает письменное согласие.

  • Сверхурочная работа. Свое согласие поработать сверхурочно работник может оформить в виде заявления или написать согласие на предложение о сверхурочной работе, которое подготовил работодатель (ст. 99 ТК РФ):
  • Работа в выходной день. Аналогичным образом оформляется согласие на привлечение к работе в выходной день:
  • Изменение графика работы. Если работник просит изменить график работы, ему также необходимо обратиться к работодателю письменно:
  • Неполное рабочее время. Иногда работники просят установить им режим неполного рабочего времени. При этом в отдельных случаях работодатель обязан это сделать. Например, если о неполном рабочем времени просит беременная женщина. В таком случае работодатель должен установить ей неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (ст. 93 ТК РФ) с оплатой пропорционально отработанному времени:

Если о неполном рабочем времени просит работница с ребенком до трех лет, работодатель устанавливает ей режим неполного рабочего времени с сохранением права на получение пособия по уходу за ребенком (ст. 256 ТК РФ). Просьбу в заявлении можно сформулировать следующим образом:

ВЫДАЧА СПРАВОК И ДОКУМЕНТОВ

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником выдать ему трудовую книжку, копии документов, связанных с работой. Речь идет о копиях приказов, выписках из трудовой книжки, справках о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д. Копии документов, связанных с работой, следует заверить надлежащим образом и предоставить работнику безвозмездно.

Если работников много и они обращаются за справками часто, можно подготовить бланк с перечнем всех возможных видов справок. Работникам останется только отметить необходимые им справки (Пример 5).

Чтобы получить документы (копии или оригиналы), работник также должен написать заявление. Например, просьба выдать оригинал трудовой книжки может выглядеть следующим образом:

ИЗМЕНЕНИЯ СВЕДЕНИЙ И ПЕРЕВОД НА ДРУГУЮ ДОЛЖНОСТЬ

Согласно ст. 72.1 ТК РФ с согласия работника его могут перевести на другую должность. Инициатором такого перевода может быть как работодатель, так и работник. Если работник проявляет инициативу и просит его перевести, то он также обращается к работодателю с заявлением. Например:

Нередко работник просит изменить в трудовом договоре те или иные сведения, например фамилию, паспортные данные. Тогда обращение выглядит так:

ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА И ПОСОБИЯ

  • Удержания из заработной платы. Согласно ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся для погашения его задолженности работодателю. Однако по инициативе работника из его заработной платы могут быть удержаны суммы, указанные в его заявлении. Например, если работник согласен возвратить ошибочно начисленные суммы:

Заявление об удержании сумм из заработной платы работник пишет также, если причинил организации материальный ущерб и согласен возместить его. Согласно ст. 248 ТК РФ работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично:

  • Выплата пособий. Чаще всего работники просят выплатить пособия, связанные с рождением детей.

Так, пособие по уходу за ребенком выплачивается, если работник обратился с заявлением не позднее шести месяцев со дня достижения ребенком возраста полутора лет (ч. 2.1 ст. 12 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», в ред. от 01.05.2017).

Пособие должно быть назначено в течение 10 календарных дней с момента предоставления работником необходимых для этого документов и будет выплачиваться в течение всего периода отпуска по уходу за ребенком. В этом случае лучше подготовить шаблон заявления, так как п. 58 приказа Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н предусматривает сведения, которые необходимо отразить в таком заявлении:

Как видим, заявления играют значительную роль в оформлении трудовых отношений, и их нельзя оставлять без внимания. Жизненный цикл заявления представлен в блок-схеме.

С 1 июля 2018 года вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит ГОСТ Р 6.30-2003.

Как правильно написать и направить заявление о выдаче документов, связанных с работой?

Очень часто в нашей жизни необходимо предоставить в тот или иной орган копию документа, связанного с работой. И касается это не только трудовых книжек, но и копий трудового договора, приказов и финансовых документов.

Связанных с работой, установлена статьей 62 Трудового кодекса РФ. Такая обязанность работодателя возникает на основании письменного заявления работника.

Заявление подается в письменной форме и должно содержать:

  • адресата (заявление подается на имя работодателя);
  • сведения о работнике (от кого подается заявление);
  • перечень необходимых документов;
  • дата подачи заявления и личная подпись работника.

Заявление может быть написано от руки или с использование печатных устройств.

Подавая заявление о выдаче документов, связанных с работой, помните:

  • факт подачи заявления на имя работодателя необходимо зафиксировать (регистрация заявления в порядке делопроизводства, вручение заявления под роспись, направление заявления заказным письмом);
  • работодатель обязан предоставить копии документов;
  • копии документов должны быть предоставлены в течение трех дней с даты подачи работником заявления;
  • в своем заявлении работник не обязан указывать с какой целью ему требуются копии документов;
  • копии документа удостоверяется подписью руководителя и печатью организации;
  • на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя;
  • копии документов предоставляются работнику безвозмездно.

Какие документы можно запросить у работодателя?

Перечень копий документов, связанных с работой, приведен в статье 62 ТК РФ, но он не является исчерпывающим. В самой статье перечислены следующие документы:

  • копии приказа о приеме на работу;
  • копии приказов о переводах на другую работу;
  • копия приказа об увольнении с работы;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

Что делать, если работодатель игнорирует заявление о выдаче документов, связанных с работой?

  1. Зафиксировать факт подачи заявления о выдаче копий документов.
  2. Сообщить о неправомерных действиях работодателя, например, в прокуратуру. Работники прокуратуры проведут проверку, обяжут работодателя восстановить нарушенные права работника (выдать копии документов). И могут привлечь работодателя к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства.
Поделиться: