Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля. Путевой лист на месяц

Отсутствие путевых листов – серьезный риск для компании, так как сотрудники налоговой инспекции могут отказать в признании расходов на содержание транспортных средств и ГСМ. В статье расскажем как выбрать бланк, приведем пример заполнения путевого листа на месяц в 2019 году.

Образец заполнения журнала учета движения путевых листов скачать

Можно ли оформлять путевой лист на месяц

Как правило, путевой лист выписывают на ежедневной основе, но есть компании, которые оформляют путевые листы на 10 – 12 дней. Это не является ошибкой, так как максимальный срок, на который выдается путевой лист, не должен превышать одного месяца. Такой порядок установлен п. 10 Приказа Минтранса России от 18.12.2008 № 152.

Внимание! Минтранс отменил путевой лист на месяц. Но есть рассказал, что только в одном случае его можно применять без штрафов.

Какой выбрать бланк

Если компания не относится к транспортной, то она вправе самостоятельно разработать бланк путевого листа, но с учетом обязательных реквизитов:

• 1 – наименование и номер путевого листа
• 2 – период, на который выписан путевой лист (срок действия)
• 3 – сведения о собственнике транспортного средства
• 4 – сведения о транспортном средстве
• 5 – сведения о водителе

Транспортные компании обязаны использовать только унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78:

• форма 3 – для легкового автомобиля
• форма 4-с – для грузового автомобиля (при сдельной форме оплаты труда водителя)
• форма 4-п – для грузового автомобиля (при повременной)

На что обратить внимание при заполнении путевого листа

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. При внесении сведений о собственнике транспортного средства юридическое лицо указывает свою организационно-правовую форму, наименование, местонахождение, телефон, ОГРН. Если владельцем транспортного средства является ИП - ФИО, почтовый адрес, телефон, ОГРНИП.

В соответствии с п. 3 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 сведения о транспортном средстве должны содержать следующее:

• тип транспортного средства (легковой/грузовой автомобиль и др.)
• государственный регистрационный знак
• показания одометра при выезде и возвращении
• дата и время выезда/возвращения
• дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства

Как оформить путевой лист на месяц

Согласно приказу Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17 в заголовочной части путевого листа больше не нужно ставить печать или штамп. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства указываются контролером и заверяются его подписью и ФИО.

Как вести учет путевых листов

Для учета путевых листов предназначен специальный журнал (форма 8). Как и в случае с путевыми листами, типовой бланк необходимо заполнять только транспортным компаниям.

Учет выданных путевых листов должен производиться в хронологическом порядке. Листы журнала должны быть прошиты и пронумерованы. Количество страниц заверяется печатью и подписью руководителя компании. Срок ведения журнала, как правило, составляет 1 год.

Изменилось ли что-то в правилах заполнения путевых листов по сравнению с прошлым годом? В марте действительно ли существует такая вероятность, что заполнять путевые листы необходимо по новым правилам? Обязательно ли теперь в каждом путевом листе проставлять подпись механика о том, что он действительно провел осмотр грузового или легкового перед рейсом?

Эти и многие другие вопросы интересуют многих водителей и дальнобойщиков, которые часто отправляются в командировки. О том, какое правильное и точное заполнение путевого листа по новым правилам в 2017 году образец и бланк заполнения вы подробно рассмотрите этой информационной статье.

Новые правила заполнения путевых листов в 2017 году

Бланки путевых листов

Индивидуальный предприниматель или организация в 2017 году могут использовать и формировать:

• Разработанные самостоятельно формы путевых бланков;
• Унифицированные бланки путевых листов, которые постановил и утвердил Госкомстат 28 ноября 1997 года № 78.

Если ИП или организации вдруг не подходят унифицированное оформление путевых листов (например, в них нет нужных реквизитов или заполнены «лишние»), то есть возможность разработать документ путевого листа самостоятельно. Но нужно иметь в виду, что в этом случае в разработанной самостоятельно форме должны быть заполнены все реквизиты, которые являются обязательными, они предусмотрены во втором разделе приказа Министра России №152 от 18 сентября 2008 года.

Для чего нужны путевые листы? Для того, чтобы производственный характер поездок имел подтверждение, для списания горючего, компенсации за использование собственного транспорта, запчастей. Учет ведется в бухгалтерской книге.

Правила заполнения путевых листов в 2017 году

Правильность заполнения путевых листов в 2017 году

Минтранс с 26 февраля добавил к обязательным реквизитам несколько дополнительных пунктов (Приказ Министра Российской Федерации №17 от 18.01.2017 года). В командировочном автомобильном листе с этой даты требуется обязательно ставить отметку о том, что автомобиль перед рейсом прошел технический осмотр. Механик обязан указать время и дату проверки транспорта, поставить свои инициалы, фамилию и расписаться. До этого дня такие реквизиты указывать нужно было, но совсем необязательно. Итак, с 26.02. порядок заполнения путевых листов в 2017 году выглядит так:

1. название путевого документа;
2. его номер;
3. с кого по какое число действителен;
4. данные о собственнике автомобиля;
5. модель и тип машины;
6. регистрационный государственный номер машины;
7. показания счетчика одометра при отправке и при въезде автомобиля в гараж;
8. время и дата выезда и заезда транспорта в гараж;
9. фамилия, имя и отчество, подпись работника, который в листе ставит время и дату, а также показания одометра;
10. полные инициалы водителя;
11. время и дата медосмотра водителя перед поездкой и после нее;
12. ФИО, подпись и штамп медицинского работника, который делал заключение о состоянии водителя;
13. отметка об осмотре перед рейсом технического состояния автомобиля со временем и датой;
14. ФИО и подпись контролера технического состояния автотранспорта.

Печать и штамп на путевых листах в 2017 году

В 2017 году с 26 февраля штамп или печать в путевых листах ставить не обязательно. Достаточно будет информации о собственнике автомобиля. Это название арендодателя или компании, телефон и адрес. Что указывается также в приказе Министерства Транспорта России от 18.01.2017 года №17. Тем не менее, ошибки не будет, если печать проставится после указанной даты.

Путевые листы разрешается оформлять как на один день, так и на несколько, но не более одного месяца. Если несколько водителей используют одно транспортное средство, но посменно, можно сразу оформить столько путевых листов, сколько водителей работает на данной машине.

Новый бланк путевого листа на 2017 год

Некоторые ИП и организации в связи с тем, что список обязательных реквизитов увеличился, корректируют свои документы путевых листов. Если проверяющие после 29 февраля 2017 г. на листе не найдут обязательных реквизитов, то такой документ будет расценен как «неполноценный». Вследствие этого могут возникнуть сложности с признанием затрат на горюче-смазочные материалы.

Пример заполнения путевого листа . Ниже приведен образец заполнения путевого листа, в котором содержатся все обязательные с 26 февраля 2017 года реквизиты. Вот так он выглядит:

Также можно скачать в формате Word новый бланк путевого листа для легковых автомобилей 2017 г. Похожим образом можно внести поправки в путевые листы грузовых автомобилей, чтобы делать в нем записи о техническом предрейсовом осмотре.

Во многих компаниях механик, водитель и организатор – это один человек. В этом случае, ознакомившись с правилами заполнения путевого листа в 2017 году . он сам лично ставит время, дату и подпись о том, что предрейсовый осмотр был произведен.

Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю является, как правило, путевой лист легкового автомобиля. Приведем образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в нашей консультации.

Бланк путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Образец путевого листа легкового автомобиля:

При этом, даже решив применять унифицированный бланк, его придется доработать. К примеру, в нем необходимо будет указать дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

А если организация оказывает транспортные услуги, в путевом листе придется также отражать сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния легкового автомобиля (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 , п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Также в состав обязательных сведений о собственнике (владельце) транспортного средства в путевом листе включены ОГРН/ОГРНИП.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

Покажем пример заполнения новой формы путевого листа легкового автомобиля в 2018 году с учетом требований п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 .

Предполагаем, что автомобиль не используется для оказания транспортных услуг, поэтому сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства в новом бланке путевого листа легкового автомобиля 2018 не приводим.

По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, путевой лист выписывают только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Однако в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 Минфин России высказал следующую позицию. Путевой лист можно выписывать и на более длительный срок, например, на неделю или даже на месяц. Правда, и в этом случае он должен обеспечивать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов. И документ также будет подтверждать расходы учреждения (в том числе и как налогоплательщика) на ГСМ. Не забудьте, приняв подобное решение, утвердить его в учетной политике.

Итак организация может составлять путевой лист не каждый день, а, скажем, раз в неделю (месяц, квартал),

Что касается медосмотров:

Каждое учреждение, которое эксплуатирует транспортные средства, обязано проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей. Такая обязанность возложена на них в соответствии с пунктом 1 статьи 20 и статьей 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Отметим, что Минздрав России совместно с Минтрансом России утвердили Методические рекомендации «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств» (см.

письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32). Этот документ регламентирует порядок проведения медосмотров водителей и в первую очередь должен помочь учреждению правильно организовать этот процесс.

На путевой лист ставится штамп, в котором указываются дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование.

Штамп ставят только при отсутствии симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии и т. п.

Предрейсовые медосмотры может проводить только персонал, имеющий соответствующий сертификат, а также медицинские учреждения при наличии лицензии. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (постановление ФАС Уральского округа от 1 августа 2005 г. № Ф09-3196/05-С7).

Напомним, что отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано как нарушение законодательства

Штраф за такое нарушение- 30000р

Медосмотр является предрейсовым и послерейсовым, след-но если водитель находится в командировке, то штамп врача действует на все время отсутствия водителя по месту основной стоянки

Путевой лист – учетный документ. Согласно данным, указанным в путевом листе, можно вести учет пробега, расхода топлива, затраты на содержание автомобиля, а также рабочие часы водителя. Путевой лист необходим, если на транспортном средстве перевозятся определенные грузы. В нем указывается информация о месте отправки и прибытия, маршрут следования и наименование груза. Путевой лист признается недействительным, если в нем нет следующих обязательных данных:

• дата выдачи;
• печать организации, предприятия;
• тип транспортного средства;
• регистрационный номер документа;
• сведения о водителе.

В качестве приложения к путевому листу должен прилагаться отрывной талон.

Если организация не является перевозчиком, то она может выписывать путевые листы сроком от 1 до 30 дней. Это прописано в письме Минфина № 03-03-07/51 от 30.11.12. Если компания занимается перевозками профессионально, то выдаваться водителю путевые листы должны ежедневно, это прописано в постановлении Госкомстата России № 78.

Путевой лист выдается водителю только после сдачи старого. Срок хранения документа
в организации пять лет. Выдачей путевого листа занимается диспетчер, либо при его отсутствии бухгалтер. При выдачи путевого листа регистрационный номер заносится в журнал учета, также там указывается дата выдачи и данные водителя.

При приеме документа подписи ставят диспетчер
и водитель.

Путевые листы для разного вида транспорта имеют свою форму:

Все вышеперечисленные формы путевых листов рассчитаны на однократное использование, однако, формы 3 и 6 могут быть составлены и на более длительный срок, их можно отнести к формам путевого листа на месяц.

Если путевой лист рассчитан на месяц, то дату в нем целиком указывать не надо, следует указать месяц и год, увеличить количество ячеек и вписывать в них необходимый рабочий день. Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля на месяц, а также образец путевого листа грузового автомобиля представлен на нашем сайте. Бланк путевого листа вы можете скачать по ссылкам выше.

В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового транспортного средства. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя.

Нововведения 2018 года

С 15.12.2017 вступили в силу изменения порядка заполнения путевок, утвержденные приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476. С нового года перечень обязательных реквизитов дополнен, теперь нужно указывать:

• ОГРН организации (ОГРНИП для индивидуальных предпринимателей);
• дату и время предрейсового контроля технического состояния;
• подпись и Ф.И.О. контролера.

Как выглядит

Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2018 утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2018 года практически не отличается от него. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

Также можно самостоятельно разработать свою форму и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. При этом есть обязательные реквизиты, которые долж-ны при-сут-ство-вать в таком блан-ке:

• на-име-но-ва-ние и номер путевки;
• срок дей-ствия;
• соб-ствен-ни-к транс-порт-но-го сред-ства;
• све-де-ния о транс-порт-ном сред-стве;
• данные во-ди-те-ля.

Путевой лист легкового автомобиля, форма 3

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля

Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в Журнал выдачи путевых листов. Оформленные документы нужно хранить в течение 5 лет.

Автотранспортные предприятия оформляют путевки ежедневно. Другие могут делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Однако, если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.

Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник. Это может быть диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки должны быть пронумерованы.

При выезде автомобиля, а также после его возвращения в гараж, путевку должен проверить механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверить своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, а также поступление и использование ГСМ.

Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.

Также в обязательном порядке должны быть проставлены отметки медработника о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Ответственность

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.

Трудовая инспекция может оштрафовать (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):

• организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
• должностных лиц (например, руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.

Путевой лист — это необходимый документ первичной отчетности. Лист применяется для учета работы легкового автотранспорта и будет помогать при начислении зарплаты водителю. Выписывается путевка диспетчером предприятия в одном экземпляре. Чаще всего на один день или смену.

Путевой лист необходим, если:

• бизнес организации связан с перевозкой людей, багажа, грузов с помощью городского транспорта (согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Это касается всех транспортных компаний, осуществляющих пассажирские и грузоперевозки вне зависимости, один пассажир в транспортном средстве (ТС) или больше;
• организация услуг по перевозке не оказывает, но использует легковой автомобиль. Путевой лист подтверждает списание расходов на ГСМ;
• водитель на собственном авто осуществляет поиск клиентов с компенсацией топливных затрат.

Бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 и правила его заполнения

В качестве бланка можно использовать форму 3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Предприятие может разработать и использовать собственный путевой лист, главное — оформлять его правильно.

Путевой лист легкового автомобиля форма 3 содержит перечень обязательных реквизитов документа, которые указаны в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152. Новая его редакция была принята 26.02.2017 (Приказ Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17). Но с 1 марта документ претерпит еще некоторые изменения, о которых необходимо знать заранее (Приказ Минтранса России от 21.12.2018 № 467). Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 г. предусматривает следующие новшества при заполнении:

Что не изменилось	На что нужно обратить внимание	Что изменилось
Номер и время выдачи и срок действия листа	Дата и время проведения техосмотра ТС перед выездом в рейс. С указанием должности, Ф.И.О. и личной подписью механика.	Можно не ставить штамп и печать владельца автотранспортного средства в верхней части.
Данные водителя (Ф.И.О., номер водительского удостоверения) и адрес организации с указанием ОГРН	Отметим, что до 01.03.2019 максимальный период, на который может оформляться путевой лист, — месяц (п. 10 Приказа Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152). В этом случае образец путевого листа легкового автомобиля на месяц будет содержать данные о том, когда автомобиль покинул гараж (место парковки), и дату его возвращения. Ответственность за отсутствие документа Отсутствующий лист может стать причиной привлечения к административной ответственности: для водителя размер штрафа составит 500 руб. (ч. 2 ); штраф для юрлица составит 100 000 руб. (ч. 1 ). Организации обязаны регистрировать заполненные путевые листы в соответствующих журналах, а затем хранить их в течение минимум 5 лет.