Ввод начальных остатков отпусков в зуп 8. Ввод начальных остатков отпусков

В данной статье рассматривается процесс актуализации информации об остатках отпусков в программе в том случае, если с момента приема работники использовали свои отпуска, но в программе эти факты не отражены должным образом. В первой части рассматривается механизм расчета остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника, если не вводились остатки. Во второй части рассматривается процесс ввода остатков отпусков прошлых лет и расчет остатков на текущую дату с учетом введенных остатков. В третьей части рассматривается отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.

Остатки отпусков открываются из Рабочего стола, закладка «Кадровый учет», кнопка «Остатки отпусков»

Рассмотрим остатки отпусков сотрудника «Шорин Виктор Андреевич», дата приема на работу – 01.06.2009, рабочий год – с 01.06 по 31.05, текущий остаток отпуска – 173 дня:

Остаток отпуска нигде в программе не хранится, а рассчитывается в момент открытия этой формы.

Данными для расчета остатка отпуска для сотрудника являются:

1. Количество дней отпуска в год

2. Данные ручного редактирования остатков отпусков прошлых лет

3. Дата приема сотрудника на работу

4. Текущая дата (или дата, указанная в поле «Дата остатка отпусков»)

Принцип расчета остатков для выделенного сотрудника отображается в разделе «Остатки отпусков прошлых лет» и меняется в зависимости от введенных данных.

Часть 1. Расчет остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника.

В нашем примере по сотруднику «Шорин» видим остаток 173 дня и принцип расчета остатка – рассчитывать, начиная с даты приема. Это значит, что программа определила количество дней отпуска в год (28 дней, по умолчанию), количество отработанных месяцев (с 01.06.2009 по текущую дату (23.07.2015) =6 лет и 2 месяца = 74 месяца; месяц считается отработанным, если в нем отработано 12 рабочих дней) и вычислила остаток по формуле:

ОстатокОтпуска = КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12

Для сотрудника «Шорин» остаток получился 172,6666666666667. Это число округляется всегда в большую сторону до 173.

Количество дней отпуска в год определяется в карточке должности сотрудника, либо задается индивидуально для сотрудника в «Остатках отпусков» по кнопке «Изменить количество дней отпуска в год»

В этой части мы выяснили, как рассчитывается остаток отпуска, начиная с даты приема. Теперь разберемся с вводом остатков отпуска.

Часть 2. Ввод остатков отпусков.

Форма ввода остатков открывается из «Остатков отпусков» по кнопке «Редактировать остаток отпуска»

В подсказке видим, что когда остатки введены, то программа будет рассчитывать остатки для всех рабочих лет, следующих за последним рабочим годом, на который заполнены остатки.

Есть 2 способа ввода остатков: простой и детальный.

Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован полностью. Т.е. вводится только остаток на последний день последнего рабочего года (в нашем примере с «Шориным» это будет 31.05.2015).

Предположим, остаток равен 14 дням. Тогда на форме указывается дата и количество дней, затем кнопка «Ок». Нажимать кнопку «Рассчитать» не нужно (если нажали – то придется повторить ввод остатков).

В результате появляется новая строка в «Остатках отпусков прошлых лет»:

А также меняется текущий остаток: теперь он равен 19 дням. Это число получается в результате следующего расчета:

Остаток = КоличествоДней + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;

КоличествоДней – это введенное нами число остатка на 31.05.2015.

ОтработаноМесяцев – начиная с даты ввода остатов по текущую дату (у нас - с 31.05.2015 по 23.07.2015).

КоличествоДнейОтпускаВГод – заданное для должности или для сотрудника (у нас – 28 дней).

У нас остаток равен 18,66666666666667. На форме он округлен до 19.

Рассмотрим детальный способ ввода остатков.

Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован не полностью. Т.е. вводится остаток по каждому рабочему году.

Предположим, что наш сотрудник «Шорин» с начала работы отгулял свой отпуск не полностью, а именно: за каждый рабочий год использовано 23 из 28 дней отпуска. Т.е. остаток на конец каждого года равен 5 дням. Заполним форму:

В результате этих действий программа суммирует остатки прошлых лет и рассчитывает текущий остаток по формуле:

Остаток = СуммаОстатковПрошлыхЛет + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;

В нашем случае остаток равен 5+5+5+5+5+5+28*2/12 = 34,66666666666667, округленно 35.

Итак, в этой части мы рассмотрели простой и детальный способы ввода остатков отпусков. В рассматриваемом примере с момента окончания последнего рабочего года (31.05.2015) и до текущей даты (23.07.2015) сотрудник не ходил в отпуск. Если это событие имело место в вашей компании, то такой факт нужно отразить в программе.

Часть 3. Отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.

Но мы рекомендуем для отражения отпуска за текущий рабочий год не использовать документ «Корректировка записей регистров», а пользоваться обычным отпуском. Проверьте в настройках параметров учета каким способом списываются фактические отпуска. Это может быть либо кадровый приказ «Отпуск организации», либо расчетный документ «Начисление отпуска»:

В нашем примере остатки уменьшаются кадровыми приказами.

Предположим, что сотрудник «Шорин» в текущем году (с 31.05.2015 по текущую дату (23.07.2015)) уже успел сходить в отпуск на 14 дней, а в программе это никак не отражено. Т.е. в остатках отпусков должен быть остаток не 35, а 21 день.

Для этого создаем документ «Отпуск организации» из меню «Кадровый учет» - «Отпуска». Заполняем, как показано на картинке.

После проведения документа смотрим остатки отпусков:

Получается 21 день, что соответствует действительному остатку отпуска на текущую дату с учетом остатков прошлых лет и использованного отпуска в текущем рабочем году.

Остатки отпусков в 1С ЗУП

Каждый сотрудник любой организации на территории Российской Федерации согласно законодательству имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Кроме того, в некоторых случаях, у сотрудника организации может быть дополнительный отпуск, к примеру, из-за не нормируемого рабочего дня. Также сотрудник может воспользоваться правом не ходить в отпуск, а компенсировать его в денежном эквиваленте, либо использовать его частично. Вследствие последнего, возникают остатки отпусков, которые необходимо учитывать, чему и будет посвящена данная статья. В случае не предоставления отпуска более двух лет на предприятие может быть наложен штраф. Первым делом в программе необходимо проверить соответствующие настройки. Для этого перейдем в раздел “Настройки” и выберем пункт “Настройки зарплаты”. По ссылке “Настройка состава начислений и удержаний” и в ней перейдем в раздел “Отпуска”.

Мы рады представить Вам видео-версию этой статьи:

В данном окне есть возможность установить какие отпуска будут учитываться в программе. Далее вернемся в раздел “Настройки” и выберем пункт “Виды отпусков”. Здесь будут перечислены все виды отпусков, которые есть в программе. При необходимости мы можем добавить новый вид отпуска по кнопке “Создать” в шапке.

Откроется форма, в которой необходимо указать наименование вида отпуска, в нашем примере он будет являться ежегодным и предоставляться постоянно 5 дней в год. В программе расчет дней отпуска ведется автоматически, после того как сотрудник принят на работу. Для этого оформляется документ “Прием на работу”.

В поле “Дата приема” указывается с какого числа будет рассчитываться отпуск и также в правой части документа указано какие виды отпуска есть у этого сотрудника.

Для отражения корректировки остатков отпусков необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Работа с кадрами”. Далее создать документ “Ввод остатков отпусков”.

Далее заполняем созданный документ. Указываем организацию и сотрудника, дату ввода остатков. В верхнюю табличную часть добавляем виды отпусков, а в нижней указываем рабочий период и остаток количества дней каждого отпуска, если их несколько. После, чего в верхней табличной части поле “Остаток” заполнится автоматически.

Помимо этого, возможны случаи, если организация только перешла на систему учета 1С, но при этом у работника уже имеются остатки отпусков. Чтобы внести информацию об остатках необходимо выбрать раздел “Главное” и в нем выбрать пункт “Данные на начало эксплуатации”. После чего создать документ “Начальная штатная расстановка”. И заполнить остатки аналогично как в документе “Ввод остатков отпусков”.

Также при создании документа “Отпуск” можно посмотреть количество оставшегося отпуска. Для этого достаточно перейти по ссылке “Как сотрудник использовал отпуск”.

После чего будет сформирован печатный документ с информацией по остаткам дней отпуска.

В программе имеется специальный отчет, который также позволяет посмотреть остатки отпусков сотрудников. Для этого необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Кадровые отчеты”.

Сформируем отчет “Остаток отпусков” по всем организация и сотрудникам.

Данные инструменты позволяют вносить, корректировать и отслеживать остатки отпусков сотрудников.

Если у Вас остались вопросы по расчету остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.

Любой работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Его размер составляет 28 календарных дней. В некоторых ситуациях длительность может увеличиваться за счет дополнительных отпусков. Они могут назначаться, например, из-за особого территориального расположения, вредности, интенсивности труда и проч.

На каждый календарный год составляется график отпусков. Его обязан соблюдать как работодатель, так и работник. Если сотруднику не предоставляется залуженный отпуск более двух лет, на предприятие могут наложить штраф. Сам ежегодный отпуск (основной) предоставляется за фактически отработанное время.

В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С 3.1 ЗУП 8.3, их ввод и то, что на них влияет. Очень важно правильно отражать подобного рода данные в программе. В противном случае может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.

Не редко бывает, когда организация «переходит» на 1С уже в процессе своей деятельности. Сотрудники давно приняты на работу. Им положены отпуска, причем кто-то уже мог их «отгулять».

Зачастую при переходе на ЗУП 3.1 ранее учет уже велся в какой-либо информационной системе и данные не сложно перенести. Но, все же, бывают случаи, когда остатки отпусков нужно внести вручную. Для этого в 1С ЗУП служит документ «Ввод остатков отпусков».

В нашем случае Волков Марат Савельевич, который является сотрудником компании «Крон-Ц» имеет право на отпуск в размере 28 календ. дней. Фактические остатки отпусков, с учетом предоставленных указываются в нижней табличной части документа.

Отражение отпусков в программе

Теперь рассмотрим ситуацию, когда учет отпусков производится непосредственно в программе. Для оформления отпуска сотруднику воспользуйтесь одноименным документов из раздела «Кадры».

При отражении в программе отпуска зачастую нужно проанализировать предыдущие периоды. Для этого вы можете воспользоваться специальным отчетом, перейдя по гиперссылке «Как сотрудник использовал отпуск?».

Данный отчет позволяет увидеть не только периоды ранее используемых отпусков, но и количество накопленных дней.

Где посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП: сколько осталось дней отпуска

В разделе «Кадры» есть специальный подраздел» Кадровые отчеты». В нем вы можете найти отчеты по остаткам отпусков (полный и краткий). Их отличие заключается лишь в интерфейсе, разрезах и количестве выводимых данных.

Сформируем полную версию отчета по остаткам отпусков для Бажовой С. В., как сотрудника «Крон-Ц» на конец октября 2017 года. На рисунке ниже отражен отчет, который был сформирован до внесения в программу отпуска с 23 по 29 декабря.

В отчете видно, что с учетом дополнительного отпуска за интенсивный труд и ответственность остаток составляет 29,16 дней.

Теперь внесем в программу отпуск Бажовой С. В. И проведем его. Переформировав отчет, мы видим, что основной и как следствие общий остаток отпуска сократился ровно на 7 дней. Это именно тот период с 23 по 29 октября 2017 года, который был введен в программу.

Как видите, своевременное внесение в программу достоверной информации значительно упрощает жизнь сотрудникам кадровой службы. Не нужно производить сложных расчетов, так как программа может сделать это сама.

Остатки отпуска в 1С Зарплата и Управление Персоналом 3

В 1С «Зарплата и управление персоналом» версии 3.1 очень удобный функционал учета отпусков. По умолчанию всем сотрудникам полагается основной отпуск, являющийся ежегодным и согласно законодательства, продолжающийся 28 календарных дней.

В зависимости от местонахождения организации и условий труда сотрудникам возможно назначать ежегодные отпуска дополнительно к основному. К таким отпускам относятся: северный, дополнительный отпуск за вредность, дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС и др. Данные виды отпусков становятся доступными для назначения после необходимых настроек информационной базы.

Так, например, для дополнительного отпуска согласно территориальным условиям, в настройках организации на вкладке «Основные сведения» установим соответствующие флажки, как на рисунке:

А чтобы назначить дополнительный отпуск за вредные условия труда, в настройках состава начислений и удержаний (раздел Настройка – Расчет зарплаты) укажем, что начисляем надбавку за вредные условия труда:

В справочнике Виды отпусков (Настройки – Предприятие) можно просмотреть доступные для назначения отпуска. При необходимости можно создать новый отпуск, отвечающий требованиям условий труда, действующим на предприятии. Во вновь создаваемом виде отпуска указываем его наименование, периодичность и продолжительность.

Также в ЗУП 3.1 предусмотрена возможность назначения дополнительных отпусков для отдельных категорий работников в штатном расписании. Впоследствии, при приеме на работу в должность с дополнительным отпуском данные автоматически заполняются в карточке сотрудника.

При внесении изменений в штатное расписание необходимо учесть следующее: если мы изменяем отпуска в должностях, на которых уже приняты сотрудники, то автоматически сведения у этих сотрудников не обновятся. Чтобы актуализировать данные, необходимо создать документ «Кадровый перевод» и в нем указать изменение дополнительного отпуска.

В случае ухода сотрудника в отпуск, в информационной базе создается документ «Отпуск», который делает записи об использовании отпусков в регистре накопления «Фактические отпуска»:

Из документа «Отпуск» можно сформировать справку об остатках отпусков. Также данную информацию можно просмотреть, сформировав в разделе Кадры отчет «Справка об остатках отпусков».

Также в конфигурации предусмотрена возможность ввода остатков отпусков сотрудников. Если до этого учет велся в другом программном обеспечении или сотрудники были приняты до начала эксплуатации программы, такой функционал решает проблему автоматизации кадрового учета, потому что не нужно вводить документ «Прием на работу» для каждого сотрудника. Начальная штатная расстановка создается в подразделе «Данные на начало эксплуатации» (раздел Главное – См. также).

В табличной части мы заполняем данные сотрудника, дату приема, должность, оклад, количество занимаемых ставок и способ расчета аванса. По умолчанию в графу отпуска подтягивается основной отпуск, внести изменения мы можем, нажав гиперссылку с количеством дней отпуска и внести информацию по дополнительным отпускам, а также указать остатки отпусков за трудовые периоды.

В том случае, если данные о сотрудниках уже внесены и требуется только корректировка количества дней отпуска, нам поможет документ «Ввод остатков отпусков». По умолчанию документ в конфигурации скрыт, но его можно открыть через меню «Все функции» (в левом верхнем углу окна) – Документы – Ввод остатков отпусков, либо в разделе Главное добавить видимость документа настройкой навигации.

При увольнении сотрудника данные об использованных днях отпуска покажут бухгалтеру – компенсировать неиспользованные дни либо же удерживать из начислений сумму за предоставленный авансом отпуск.

Если у Вас остались вопросы по остаткам отпусков в 1С ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.

Отправить эту статью на мою почту

Каждый сотрудник организации имеет право на получение временного освобождения от работы с гарантией сохранения своего места работы и заработной платы. Это право гарантируется законодательством и называется отпуском. Целью отпуска, как правило, является предоставление свободного времени для отдыха и восстановления работоспособности работников компании.

Количество дней отпуска зависит от множества факторов: стаж, место работы, условия договора и т.п. Согласно законодательству количество оплачиваемых дней отпуска за год должно быть не менее 28 календарных дней. Контролировать правильность начисления отпуска и своевременность его предоставления должен работодатель или назначенное им ответственное лицо, в крупных компаниях для этого существуют отделы по работе с кадрами. Соответственно автоматизированная учетная система, в которой ведется кадровый учет, и расчет заработной платы так же содержит данные необходимые для правильно начисления отпусков сотрудникам предприятия.

В этой статье мы рассмотрим, как получить информацию об остатках отпусков в 1C ЗУП редакции 3.1.

Для регистрации в системе права сотрудников на получения дней отдыха

Получить данные о количестве дней отпуска, которые полагаются сотруднику на текущий момент можно несколькими способами:

Из карточки сотрудника.

Из документа Отпуск

Из отчетов.

Обратите внимание, все объекты системы, о которых в дальнейшем будет идти речь, находятся в разделе Кадры. В этой статье мы будем рассматривать только печатные формы и отчеты. С их помощью вы можете получить обобщенные данные об отпусках, но не внести исправления, они отобразят итоговые результаты операций, отраженных в базе данных. Списание и начисление выходных дней выполняется с помощью соответствующих кадровых документов, таких как Приемы на работу, Кадровые перевод, Отпуска и т.п.

Если у вас есть вопросы по теме, как сформировать остатки отпуска в 1С ЗУП, задайте их в комментариях под статьей, наши специалисты постараются ответить на них.

Первый способ вывода данных об остатках отпусков в 1с ЗУП это формирование печатной формы из карточки сотрудника (как из открытой карточки, так и из списка). Выполняется по команде Печать и выборе в предлагаемом перечне форм Справки по отпускам сотрудника.

Данная справка содержит информацию только об одном сотруднике. Но так же можете вывести ее по нескольким лицам, выделив их в справочнике и нажав Печать.

Данная форма содержит следующие сведения:

Место работы сотрудника (организация, подразделение);

Занимаемую должность;

Кадровые документы, согласно которым происходит регистрация права на отпуск и списание дней отпуска с разбивкой на виды отпусков. Увеличение и уменьшений отпускных дней отображается с соответствующими знаками: + и -.

Остатки отпусков так же с детализацией до видов отпусков.

Если в системе зафиксирован перерасход отпуска, т.е. сотрудник отгулял его авансом, то в печатной форме итоговые данные будут отображены со знаком минус и выведены красным шрифтом.

Второй способ получения печатной формы Справка по отпускам сотрудника это ее вывод по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? из документа Отпуск.

Способ третий заключается в формировании отчетов. Открываются они по ссылке Кадровые отчеты.

Справка об остатках. В целом отчет схож с ранее рассматриваемой печатной формой, данные представлены в том же виде, но формируется он на произвольную дату и для просмотра сведений обо всех сотрудников придется воспользоваться колесом прокрутки. В этом отчете сотрудники идут друг за другом в алфавитном порядке без дополнительных группировок. Несмотря на то, что в шапке отборов по умолчанию доступен выбор только одного сотрудника, можно сформировать отчет по нескольким сотрудникам. Для этого предназначено окно настроек. Нажимаем кнопку Настройки, выбираем вариант Расширенный и в строке отбора Сотрудник ставим Условие В списке, а затем уже подбираем список интересующих лиц.

Что примечательно, только в этом отчете вы сможете просмотреть документы, с помощью которых были зафиксированы изменения в количестве отпускных дней, а так же при необходимости перейти к документу-регистратору и если требуется отредактировать в нем данные, достаточно дважды кликнуть в строке с нужным документом.

Отчет так же можно распечатать, для этого предназначена команда Печать, которая расположена в перечне команд находящихся в меню Еще.

Еще два отчета, с помощью которых можно получит данные об остатках отпусков в 1С ЗУП сотрудников на определенную дату с детализацией видам отпусков отчетов Остатки отпусков и Остатки отпусков (кратко). В отличие от выше рассматриваемого отчета, в этих отчетах сотрудники сгруппированы по организациям и подразделениям, а так же в них можно получить суммовые показатели о количестве дней причитающегося отдыха. Для удобства просмотра суммовых показателей можно использовать группировку данных. Доступные действия (Свернуть все группировки, Развернуть все группы, а так же отобразить различные Уровни группировок) можно выбрать, открыв контекстное меню, щелкнув мышью в левой части экрана.

Здесь так же есть отборы, выведенные по умолчанию и подлежащие редактированию в окне настроек. Печать осуществляется по команде Печать в меню Еще.