Понятие электронного офиса, основные компоненты. Обеспечение электронного офиса
Пример.
1) порядка 2 относительно при ;
2) 
-
б.б.3-го порядка относительно при .
Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами– работу в электронном офисе.
Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:
· один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);
· печатающие устройства;
· средства копирования документов;
· модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);
· сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
· стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
· проекционное оборудование для проведения презентаций.
Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты.
В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты – пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием.
1.2.Автоматизация деловых процессов
Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов.
Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителей этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.
Первый класс. Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т.д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных (СУБД).
Второй класс .Более сложные задачи – задачи принятия решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.
Третий класс. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.
Четвёртый класс. Задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.
Пятый класс. Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т.п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.
1.3.Классификация работников офиса
При классификации работников офиса явно выделяются три группы (см. рис. 1).
Рис. 1. Классификация работников офиса в зависимости от уровня управления
Менеджеры высшего звена –топ-менеджеры (генеральные директора, главные администраторы, распорядители, директора, начальники отделов и т.п.), решающие задачи четвертого и пятого классов. Творческий элемент их деятельности максимален, а рутинное содержание минимально. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются основными потребителями обобщенных информационных ресурсов учреждения.
Менеджеры среднего звена и специалисты составляют специалисты - работники учреждения, которые решают задачи второго и третьего классов и формируют интеллектуальный базис учреждения.
Эффективность функционирования учреждения в основном определяется продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации.
Творческое начало в работе специалистов высоко и варьируется в достаточно широких пределах. Специалисты обеспечивают практически всю информационную подготовку для принятия решения руководителем. Они являются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы различна и при рациональной технологии должна быть очень незначительной (хотя на практике этого не происходит).
Исполнители, менеджеры низшего звена – технические работники, которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты (clercs) – кассиры, корректоры, экспедиторы, учетчики (младшие бухгалтеры) и т.п.
Работа их регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. К этой же группе относятся работники, обладающие чисто производственными навыками (машинистки, телефонистки и т.п.), ведущие регламентированную работу, не требующую полного понимания обрабатываемой информации. Основной критерий продуктивности их работы - оперативность и своевременность информационной обработки, а также поддержание высокой пропускной способности учреждения с минимальным количеством сбоев и ошибок. Наиболее многофункциональными работниками данной группы являются секретари. Они подготавливают письма, памятные записки и другие документы, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные контакты, планируют встречи и поездки, организуют «календари» своих руководителей.
Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществляющих автоматизацию документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют электронным офисом . Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые прикладными программами, основаны на использовании информационных систем и сетей, позволяющих достичь важных целей:
ü автоматизации обработки и передачи документов;
ü хранения документации в памяти систем;
ü интеграции всех процессов документооборота;
ü повышения информированности руководства;
ü уменьшения стоимости документального обеспечения;
ü сокращения времени поиска документов;
ü создания качественно новой информационной базы документации.
В результате использования информационных систем и сетей электронный офис осуществляет комплексную обработку документов, связанных с деятельностью организации или предприятия. Используемые здесь технологии опираются на базы данных, информационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:
ü учет и анализ корреспонденции;
ü учет кадров и ведение бухгалтерии;
ü составление договоров;
ü обслуживание производства заказов, сбыта продукции;
ü выполнение экспертиз и проведение консультаций;
ü анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;
ü проведение баланса и оценок работы;
ü ревизия отчетности;
ü ведение электронных картотек.
Широкое распространение в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль над деятельностью (ревизию отчетности, баланса, оценку работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий.
Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютерной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.
В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных. Все большую популярность получают телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность размещать документы в запоминающих устройствах и осуществлять поиск нужных документов.
Передача документов сотрудникам требует решения вопросов, кому, в какое время и что надо направлять. Чаще всего необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей задачи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Создание электронного офиса позволяет заменять компьютерами сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу (обработку корреспонденции, подготовку отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа остальных сотрудников становится все более активной и творческой.
Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное ПО, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:
ü использование текстового и графического редактора;
ü работа с электронными таблицами;
ü применение систем управления базами данных и информационными хранилищами;
ü использование программ подготовки презентаций.
Особо важную роль в электронном офисе имеет система управления документами предприятия либо организации. Она обеспечивает работу со всей информацией, связанной с деятельностью юридических лиц. Необходимость в использовании этой системы связана с тем, что документы, хранящиеся в базах данных общества, содержат много ценного, выявляемого лишь при комплексной их обработке. Этой цели отвечает рассматриваемая система, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная же обязанность этой системы – поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно знать, кто пользуется документами в любой момент времени.
Основными функциями системы являются:
ü прием, регистрация и учет документов;
ü упорядочение и классификация документов:
ü обработка документов;
ü дописывание комментариев к документам;
ü поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синонимам, словам с похожим написанием;
ü создание личных библиотек документов;
ü изменение конфигурации документов;
ü контроль версий документов при их модификации;
ü предоставление возможности удаленного доступа к документам независимо от места их хранения;
ü управление информацией;
ü обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
ü администрирование учета и архивирования данных.
Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них видеофильмов, звука, неподвижных изображений и текстов.
Рассылка созданных документов должна осуществляться в порядке, определенном на предприятии (в организации). Нередко в систему встраивают средства обработки изображений, получаемых на основе сканирования. Ценные бумаги, страховые полисы хранятся в виде изображений и могут также комментироваться звуковыми и текстовыми примечаниями. Система обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы. Ранние версии документов хранятся в архивных файлах.
Поиск документов осуществляется в соответствии с разнообразными их характеристиками: датой создания, авторами, организацией, рассматриваемой темой, типом документа. В помощь поиску осуществляется индексирование документов. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия.
Ядром системы является комплекс прикладных программ, включая информационное хранилище, расположенных на сервере. Специальные программы обеспечивают удобный интерфейс пользователя с ядром. Третий элемент структуры системы – средство индексирования документов, их поиска, размещенное в файл-сервере. Здесь регистрируются места хранения документов. Последние могут находиться в любых объектах сети.
Технология обработки документов в электронном офисе дополняется удобными формами выполнения необходимых работ. Например, на экране компьютера показывается поверхность «рабочего стола», на котором расположены пиктограммы, представляющие документы. Каждую пиктограмму, показав на нее курсором и нажав на клавишу, можно превратить в изображение документа, прочесть его либо отредактировать. И, наоборот, документ так же просто превращается в представляющую его пиктограмму. С документами-пиктограммами, расположенными на экране, можно выполнять разнообразные операции:
ü перемещать пиктограмму (документ) из одной «папки» в другую;
ü помещать пиктограмму в «корзину» (ликвидировать документ);
ü создавать новый документ и превращать его в пиктограмму;
ü передвигать на экране пиктограмму на изображение принтера (печатать документ).
На экране также изображаются условные обозначения запоминающих устройств. Передвижение пиктограммы с изображения одного из них на изображение другого, запускает процесс пересылки документа между этими устройствами.
Технология обработки документов вначале осуществлялась только с помощью одной информационной системы. Сложность этой работы и развитие сетей привели к созданию технологий распределенной обработки, осуществляемой большим числом систем сети предприятия, взаимодействующих друг с другом. Для обеспечения этих технологий были созданы электронные каталоги, являющиеся упорядоченными списками объектов, составленных в порядке, облегчающем их нахождение. Объектами, отображенными в каталогах, являются: документы, базы данных и знаний, пользователи, серверы, клиенты, программы и т.д. База данных каждого каталога содержит сведения об определенных группах объектов.
Необходимость работать с документами, прикладными программами и базами данных учреждения (предприятия) дома, в гостиницах, на транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов – электронных офисов, оборудование которых располагается в разных местах, городах, странах. При этом создается виртуальная сеть предприятия, предоставляющая свои ресурсы так, как будто это физическая локальная сеть. Виртуальный офис, являясь дальнейшим развитием идей электронного офиса, опирается на локальные сети, соединенные с региональными. Благодаря этому абонентские системы сотрудников предприятия (учреждения) не зависимо от того, где они находятся, могут быть включены в общую для них сеть.
В наибольшей степени появлению виртуальных офисов способствовали два фактора: прежде всего, это электронная почта и речевая почта: во вторых, широкое использование портативных персональных компьютеров и радиосетей.
Создание виртуального офиса позволяет:
ü способствовать децентрализации деловых операций и приблизить исполнителей к потребителям;
ü формировать рабочие группы только на период выполнения конкретной работы;
ü сокращать штат учреждения (предприятия) и уменьшать стоимость недвижимости:
ü поддерживать телеработу;
ü выполнять сотрудникам свои обязанности в любое время суток.
Четкая граница между работой в учреждении и домом стала стираться.
Тенденция развития виртуальных офисов стимулируется демографическими факторами, отражающимися на структуре трудовых ресурсов, появлением новых технологий, стремлением разработчиков снизить расходы, связанные с арендой помещений. В результате, быстро расширяется категория сотрудников, работающих дома.
Добавление к технологиям электронного офиса услуг Internet привело к появлению понятия «Internet-офиса». В нем кроме обычных выполняются задачи работы с банками, биржами, получение информации о состоянии банковских счетов, курсах валют и т.д.
Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ специалистов для организации электронного документооборота. К задачам ЭО относятся:
- 1. делопроизводство;
- 2. создание отчетов;
- 3. поиск, ввод и обновление информации;
- 4. составление расписаний;
- 5. обмен информацией между отделами офиса, между офисами одной фирмы и между различными фирмами и т.д.
Для выполнения этих задач в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.
Технический состав
Для реализации поставленных целей электронный офис должен быть укомплектован необходимым набором программных и аппаратных средств. В состав технических средств электронного офиса (ЭО) входят следующие технические средства:
- 1. Несколько персональных компьютеров, объединенных между собой каналами связи, которые представляют сегмент общей локальной вычислительной сети предприятия.
- 2. Печатающие устройства.
- 3. Средства связи для организации обмена информации с внешними экономическими объектами.
- 4. Средства копирования документов и другая оргтехника, в зависимости от функциональных задач, решаемых специалистами ЭО.
- 5. Дополнительно в состав ЭО могут входить сканеры, проекционное оборудование для проведения презентаций и т.д.
- 3. Microsoft Office
В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций. Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов.
Среди этих программ Microsoft Outlook - средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint - мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, SharePointDesigner - приложение для создания Web-страниц и ряд других. В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного пакета - повышение «интеллектуальности». С каждой новой версией офисных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню «под себя». На каждого специалиста из офиса любого уровня возлагаются определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор состава и возможностей используемых программ. Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средствMS Office для совместной работы многих пользователей.
Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала любого офиса считается внедрение электронного (Автоматизированного) офиса.
Речь идет о комплексном использовании: современных технических и программных средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, сохранение и поиск, передача информации по каналам связи внутри офиса и за его границы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты подготовки и принятия решения и т.д.); средств программной поддержки; подходов к проектированию помещений; охраны труда персонала.
Для каждого сотрудника офиса (или группы сотрудников) разрабатывается и оснащается автоматизированное рабочее место, профессионально ориентированное на выполнения конкретных функций управления. Такая ориентация осуществляется путем подбора и установки соответствующего программного обеспечения. К состав типового автоматизированного места входит персональный компьютер и необходимы дополнительные встроенные устройства, расширяющие его функциональные возможности, и периферийное оборудование (принтер, сканер, графопостроитель).
Кроме того каждое рабочее место обеспечивается нужной организационной техникой в соответствии с функциональными задачами. Сфера интеллектуального труда в офисах на 80% состоит из трех видов профессионально-фундаментальной деятельности: маркетинг и торговля, проектирование и анализ, управление операциями, на остальные 20% приходятся на такие сферы, как снабжение, кадры, финансы и право, которые естественно имеют различную атрибутику.
Потенциальный экономический эффект для сферы маркетинга и торговли связана не только со снижением издержек и улучшением координации деятельности, но и с увеличением прибыльности и конкурентоспособности организации и лучшим удовлетворением запросов потребителей. Кроме того, маркетинг и торговля остаются источниками информации, которая жизненно необходима для каждой организации, так, как деятельность практически всех составляющих отделов зависит от качества информации о положении на рынке и ее использования. Однако достижение успеха в деятельности организаций путем обеспечения работников офисным оборудованием определяется не только правильным выбором конкретной сферы ее использования - в большинстве этот успех зависит от отношения пользователей.
Понятие о виртуальный офис
Сегодня в периодической литературе применяют понятие "виртуальный офис" или "работа в пижамах". Такой принцип организации труда позволяет экономить время сотрудника, которому не нужно каждое утро добираться до штаб-квартиры организации.
Организация, имеющая "виртуальных" сотрудников, сокращает расходы на аренду дополнительных площадей, оборудования, электроэнергии, управленческого персонала.
Исследование английской компании ReNet показали, что сотрудник на 15% производительнее работает дома чем в офисе. Внедрение технологии виртуального офиса способствует внедрению децентрализации деловых операций.
Виртуальный офис создается на базе компьютеров и компьютерных сетей. В иностранных источниках можно найти следующее определение: Виртуальный офис - это территориально удаленные подразделения или компании и рабочие места (как дома, так и в офисе), взаимодействие которых обеспечивается за помощью информационных технологий.
Если большинство иностранных компаний вкладывают в создание виртуального офиса средства, достаточно ощутимы в смете расходов, то, очевидно, потому, что подобные затраты себя окупают. Особое внимание уделяется созданию удаленных рабочих мест, действительно является эффективным. Эксперты отмечают значительное сокращение расходов на содержание офисных помещений, экономию рабочими времени и средств на поездки в офис и домой, создания оптимальной атмосферы для работы и т. д. Все это приводит к повышению производительности труда. Итак, виртуальный офис - это комплекс технических и организационных решений, направленных на оптимизацию процесса работы. Техническая сторона виртуального офиса - это выбор оборудования, с помощью которого формируются конечные решения.
Основные проблемы создания виртуальных офисов
Одной из основных проблем, стоящих перед информационными системами современной организации, является проблема с подключением удаленных пользователей в центральный офис. При создании виртуального офиса прежде необходимо выбрать тип соединения и соответствующие линии связи, определить, какие виды сетевого сервиса и протоколы следует поддерживать.
При выборе типа соединения нужно учитывать тот факт, что информационная система, особенно система которая должна работать в режиме реального времени, не должна зависеть ни от качества (как правило, невысокого) коммутационных (Например, телефонных) каналов, ни от занятости телефонных линий. Поэтому коммутационные каналы можно рекомендовать лишь тогда, когда альтернативой плохой связи является его полное отсутствие.
Выбор сетевых служб во многом зависит от конкретного информационного провайдера и стоимости услуг связи. Протокол обмена выбирают в зависимости от уровня открытости системы, кроме того, почти всегда нужно обеспечить совместимость с сетевым оборудованием других компаний-поставщиков.
Второй проблемой, возникающей при создании распределенной информационной системы в виртуальном офисе, является невысокий уровень технического персонала в удаленных офисах. С другой стороны размеры сети удаленного офиса бывают настолько малыми, что нет необходимости поддерживать для ее обслуживание высококвалифицированных специалистов. Решение, которое предлагают специалисты, предусматривающий перенос всех функций маршрутизации и администрирования в центральный офис. Защита информации удаленных филиалов и пользователей, а также разграничения доступа к ней осуществляется также на уровне центра.
Преимущества такого подхода заключаются в следующем:
Простоте установки и обслуживания аппаратуры;
Отсутствия потребности в высококвалифицированном, а соответственно, и высокооплачиваемому обслуживающем персонале;
Централизованном администрировании;
Высокому быстродействию;
Независимости от протоколов обмена данных;
Эффективном использовании сетевых адресов;
Возможности создания друга логической сети для географически разделенных узлов.
Как пример, создание информационной сети в пределах офиса, организации, предприятия, можно рассмотреть продукт фирмы Netscape, которая разработала полноценное решение для организации совместной работы и дискуссионных групп в среде с 2000 пользователей и 2-х серверов. Производительность при этом оказалась достаточно высокой. С помощью продукта этой компании (Collabra) можно быстро просмотреть поток дискуссий. Это позволяет осуществлять контроль над дискуссиями, позволяя администратору определить, кто может создавать, поддерживать, отправлять сообщения, а также генерировать полезные отчеты и другую статистику, управлять ходом дискуссий.
На сегодня типичная ситуация состоит в том, что средства на приобретение оборудование, зачастую не окупаются. Причина этого заключается в том, что оборудование покупают не для решения конкретной задачи. После окончания поставок и развертывания информационных технологий начинается их интеграция, т.е. анализ бизнес - процессов и технологий, применяются в организации заказчика. Иногда организация, заказывает технологию, на которой работала ранее, в результате внедрения в работу подхода "виртуальный офис" получает реальную прибыль от такого решения:
Оптимизируется работа,
Уменьшаются затраты,
Повышается производительность труда.
Сейчас обращают особое внимание на процедуры четкого учета, которые наряду с проблемами координации действий следует решать с минимальными затратами. Необходим переход на полный уровень коммуникаций в работе, а именно: вопросов по строгости учета и контроля на всех уровнях управления, координации действий, планирование.