5. Организация работ 1941 год.1. Работа по использованию урана для военных целей ведется во Франции, Великобритании, США и Германии с 1939 года.2. В 1941 году Военный кабинет Великобритании сформировал Урановый комитет во главе с Дж. П. Томсоном для координации работ по

Организация Гелена Долгожданная встреча состоялась 22 мая. А еще через несколько дней Гелен предстал перед генералом Сайбертом, начальником разведки 12-й армии США, и генералом Паттерсоном из военной контрразведки. Они внимательно выслушали Гелена и тут же сообщили о нем

ИЗ ЛИЧНОГО ДЕЛА СЕКРЕТНОГО АГЕНТА КГБ «КОНСТАНТИНОВ» «…Глубокое проникновение в суть дела, трезвая расчетливость, дальновидность, основательность. Адаптация к новой обстановке высокая. Ответственность за свои обещания, обязательства выполняет аккуратно и в срок.

УТРО СЕКРЕТНОГО АГЕНТА «Константинов» брился, стоя перед зеркальным шкафом. Что может быть лучше ощущения горячего прилива жизни! Черт возьми, какая легкость во всем теле! Кровь так всего и омывает, пена для бритья так и кипит на щеках - вены готовы взорваться от

Задачи руководителей по соблюдению режима секретности

1. Руководитель обязан организовать обучение и проверить знания основных положений документов по режиму секретности;

2. Для исполнения секретных документов использовать только специальные блокноты, зарегистрированные тетради или предварительно учтенные в секретариате отдельные листы бумаги;

3. Обеспечение контроля за тем, чтобы передача секретных документов от одного работника другому осуществлялась только под роспись;

4. Снабдить всех сотрудников, работающих с секретными документами металлическими сейфами с двумя экземплярами ключей и личными печатями сотрудников;

5. При формировании документов в дела необходимо производить отметки в журналах или карточках в какой том и на какой странице подшит документ;

6. Исключить вынос секретной документации за пределы ведомственных зданий в обход существующих правил;

7. Исключить перевоз секретных документов без надлежащей охраны на личном или общественном транспорте.

Секретное делопроизводство

Делопроизводство – документирование и организация работы с документами (документооборот).

Документирование – составление, оформление и печатание, размножение документа.

Документооборот – движение документа внутри органа с момента его получения или создания до отправки или уничтожения.

В зависимости от документооборота учет документов ведется в журналах или карточках. При организации делопроизводства разрабатывается номенклатура дел и оформляется журнал учета журналов и карточек. Данный журнал является переходящим. В секретном делопроизводстве используется журналы и карточки для входящей, исходящей и документации внутреннего обращения.

Журналы и карточки входящих и исходящих, документов внутреннего обращения заводятся ежегодно, остальные ведутся до окончания.

Оформление журналов

Каждый журнал или карточка регистрируются и выдаются исполнителю под расписку. Листы журналов должны быть прошиты, пронумерованы и опечатаны. На последнем листе каждого журнала делается заверительная надпись работника секретариата о количестве опечатанных в журнале листов.

Всем документам и входящим и исходящим регистрируемый номер присваивается один раз, под которым они затем везде учитываются. После регистрационного номера указывается: ОВ, СС или С.

Документы ОВ учитываются отдельно, а СС и С – вместе. Если в журнал внесены исправления, они заверяются подписью и датой. Запрещено надписи подчищать и замазывать.

Порядок хранения секретных документов

Требования к помещениям:

1. Должны находиться в средних этажах зданий и не должны иметь вблизи различных сооружений, облегчающих возможность проникновения (пожарных лестниц, водосточных труб, балконов, крыш, пристроек).

2. Помещение должно быть изолированным, отвечающее требованиям противопожарной безопасности, желательно с капитальными стенами и перекрытиями.

3. Должны иметь металлические или деревянные обитые железом двери с надежными замками.

4. Окна должны оснащаться средствами, исключающими возможность просмотра через них секретных документов, а также проникновения через них в помещение.

5. При необходимости окна и двери блокируются сигнализацией.

6. Возможна охрана людьми.

В целях исключения доступа посторонних лиц в местах хранения секретных документов, они оборудуются специальными окнами для приема и выдачи документов.

Работа с документами, не подлежащими выдаче на рабочие места, осуществляется в специальных изолированных комнатах. Доступ в эти помещения разрешен исключительно руководителям органов, работникам секретариата и лицам, отвечающим за сохранность документов.

Документы Особой Важности хранятся только в сейфах отдельно от других документов. С и СС могут храниться на открытых стеллажах.

Работники, работающие с секретными документами должны иметь сейф, второй ключ от которого находится у ответственного лица. По окончании рабочего дня опечатывается сейф, помещение. Рабочий день начинается с осмотра печатей. Если печать нарушена, об этом докладывается руководителю и проводится проверка. Если в отсутствии лица необходимо вскрыть его сейф для изъятия документов, то создается комиссия и составляется акт вскрытия помещения и изъятия документов.

В случае пожара и других стихийных бедствий разрабатывается инструкция, утвержденная начальником, предусматривающая порядок вызова ответственных должностных лиц, вскрытия помещений, очередность спасания дел и документов, а также порядок их последующего размещения.

Печатание и учет документов в машинописном бюро

Помещение, где работает машинистка должно отвечать безопасности.

Принимает машинистка черновики, только на зарегистрированной бумаге (листы, спецблокнот). Эти черновики регистрируются в журнале машбюро.

На отпечатанном документе в правом верхнем углу гриф секретности и номер пункта перечня, в соответствии с которым проведено засекречивание и номер экземпляра. На обороте каждого листа указывается номер машбюро, количество отпечатанных экземпляров и для кого отпечатаны, фамилия машинистки и фамилия исполнителя. Если секретный документ печатает сам исполнитель, то документ вначале регистрируется в машбюро, а затем туда же сдается для оформления.

Оформление, учет, хранение рабочих тетрадей, специальных блокнотов и порядок их уничтожения

Рабочие тетради предназначены для ведения секретных записей. Эти тетради учитываются в журнале. Листы тетради нумеруются, прошиваются, опечатываются и заверяются подписью работника секретариата.

Спецблокноты для подготовки черновиков также учитываются в журнале, листы и корешки нумеруются.

Отдельные листы бумаги, выдаваемые исполнителем для составления документов и черновиков также учитываются в журнале. На таких листах проставляется штамп с указанием регистрационного номера и даты.

Для учета и передачи секретных документов, находящихся у исполнителей секретариат выделят внутренние описи, которые регистрируются в журнале.

Порядок уничтожения секретных документов

Приказом начальника создается комиссия. Комиссия отбирает документы, подлежащие уничтожению и составляет акт, в котором перечисляются документы, отобранные для уничтожения. Уничтожаются обычно в топках или измельчением в специальных машинах.

Акт уничтожения документов

________________

(гриф секретности)

РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ

_________________________________

(должность)

____________ __________________

(подпись) (фамилия)

«___»___________________20__ г.

АКТ №________

Комиссия в составе _________________________________________________________

(должности и фамилии)

________________________________________________________________________________

Отобрала для уничтожения, утратившие практическое значение и не имеющие научной и исторической ценности, следующие документальные материалы:

Всего подлежит уничтожению _________________________________ наименований (прописью)

документальных материалов в ________________ экземплярах, в _______________ томах.

(прописью) (прописью)

Члены комиссии:

1. ________________________________

2. ________________________________

3. ________________________________

(подписи)

«____»_________________20__ г.

Правильность произведенных записей в акте с данными учета сверил _________________________________________________________

(фамилия, подпись)

Документальные материалы перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью уничтожили путем ___________________________________________________

«____»________________20 г.

Члены комиссии:

1. _______________________________

2. _______________________________

3. _______________________________

(подписи)

Отметки в учетах об уничтожении документальных материалов произвел _________________________________________________________

(фамилия, подпись)

«____»________________20__ г.

Без составления акта, но с отметкой в журнале учета и проставлением даты уничтожения, уничтожаются следующие материалы:

· черновики и проекты секретных сведений;

· испорченные листы спецблокнотов;

· корешки спецблокнотов и внутренние описи,

· испорченные секретные бланки и т.д.

Порядок обращения со сведениями ограниченного распространения

Касается служебной информации. Эти сведения не составляют государственной тайны, однако ее разглашение может нанести ущерб интересам ведомства. Обычно на таких документах ставится гриф ДСП. За утрату данных сведений, наступает только дисциплинарная ответственность.

Проверка наличия документов

Осуществляется в целях предупреждения их утраты и соблюдения порядка их хранения и работы с ними. Осуществляется комиссией, которая по результатам проверки составляется акт.

Сроки проверки: документы особой важности проверяются ежемесячно; секретные и совершенно секретные документы, не подшитые в дела – один раз в полгода; по окончании года проверяются все документы; документы с грифом ДСП проверяются один раз в год.

В ходе проверки не требуется сдача документов исполнителями, однако, их наличие на рабочем месте обязательно.

С разрешения начальника органа могут проводиться внезапные проверки.

Проведение служебного расследования

По каждому факту разглашения секретных сведений, утраты документов, содержащих такие сведения, проводится служебное расследование. Для этого приказом начальника создается комиссия из трех человек, которые не заинтересованы в исходе дела. Комиссия вправе производить осмотр помещений, сейфов и других мест, где могут находиться утраченные документы, проверять полистно секретную документацию, опрашивать сотрудников, виновных в разглашении секретных сведений, либо утрате документов, а также других сотрудников, которые могут оказать содействие в установлении обстоятельств разглашения, либо утраты документов.

На проведение служебного расследования, отводится срок не более месяца. По окончании расследования комиссия составляет заключение, к которому прилагаются объяснение лиц, акт осмотра и другие документы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

по факту утраты

ООО «Вихрь»

г.Брянск «__» __________ 20__ г.

Я, начальник службы безопасности ООО «Вихрь» ____________________, рассмотрев факты утраты документа, установил, что «__» __________ 20__г. сотрудник ______________ получил секретный документ, о чем расписался в журнале учета секретных документов.

Обеспечение режима секретности в других государствах

Самая жесткая система защиты информации в США. Она предусматривает возможность проверки сотрудников на благонадежность путем перлюстрации корреспонденции (прочтения, просмотра), прослушивания телефонов, слежки, провокации. Осуществляется контрразведывательное образование населения, включающее воспитание ответственности за охрану секретов, бдительности, выработку умения давать правильную оценку действиям, представляющим угрозу национальной безопасности.

В Великобритании защита информации базируется на законе «О Государственной тайне» 1911 года, который предусматривает радиоперехват, подслушивание телефонов, перлюстрацию корреспонденции.

Во Франции информация защищается на основании закона 1960 года «О секретах», который предусматривает смертную казнь. Ответственность также наступает за разглашение сведений по неосторожности.

В Германии защита информации регулируется нормативными актами МВД. Директива «О безопасности» 1988 года предусматривает создание федеральных органов, уполномоченных по охране секретов. Согласно этой директиве не допускаются к работе с секретной документацией лица с политической неблагонадежностью, психическими расстройствами, половыми извращениями, лиц, чьи биографические сведения нельзя подтвердить.

Порядок работы с секретными документами

1. Порядок разработки, учета, хранения, размножения и уничтожения секретных (конфиденциальных) документов

Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.

При засекречивании сведений руководствуются следующими принципами:

-решение проблемы засекречивания в целом с позиции государственной значимости этих сведений; при этом необходимо учитывать противоречивость и единство двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежность сохранности государственных и служебных тайн, с другой стороны, не допустить необоснованного массового засекречивания;

-объективный характер определения степени секретности сведений, который основывается на точном использовании существующих перечней охраняемых сведений;

-оптимизация объема засекречиваемых сведений;

-периодический просмотр степени секретности (СС) сведений на предмет снятия или снижения грифа секретности.

Рассекречивание СД производится при:

-изменении перечней сведений, подлежащих засекречиванию;

-окончании срока действия грифа;

-изменении международной обстановки;

-появлении новых достижений в науке и технике;

-продаже или передаче вооружения другим странам;

-снятии оружия или б/техники с вооружения.

Для проведения работ по рассекречиванию создаются специальные комиссии из числа работников РСО и соответствующих специалистов.

Говоря о технологии подготовки к документированию и документировании конфиденциальной информации, отметим наличие двух специфических особенностей (дополнительных этапов) , необходимых для обеспечения заблаговременного сохранения в тайне содержания создаваемого документа: присвоение будущему документу определенного уровня грифа конфиденциальности и предварительный учет того носителя, на котором этот документ будет составляться. Следующая, третья, специфическая особенность состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен с черновика и обрести статус правомерно документированной информации без санкции (письменного разрешения) полномочного должностного лица фирмы.

Причина появления этой особенности заключается в необходимости документирования такого правового события, как зарождение персональной ответственности данного должностного лица за издание конкретного документа, т.е. распространение конфиденциальных сведений и соответствующее увеличение состава источников, владеющих данной информацией. Исполнитель документа таким правом обладать не может в силу того, что он лишь потребитель информации, а не ее собственник или владелец. Если решение об издании открытого документа принимается руководителем при подписании готового беловика документа, то вопрос об издании конфиденциального документа решается этим руководителем еще до изготовления первого проекта документа на основании анализа сложившейся ситуации и ознакомления с черновиком будущего документа.

Разрешение фиксируется двумя способами: или утвержденным первым руководителем фирмы перечнем (табелем, списком) издаваемых в подразделениях конфиденциальных документов, или индивидуальным разрешением в виде соответствующей подписанной этим руководителем записи на черновике документа. На черновике документа, вошедшего в указанный перечень, исполнитель указывает: наименование подразделения (направления деятельности) фирмы, свою фамилию и номер телефона, количество необходимых экземпляров проекта документа, номер формы бланка или типовой формы. Отметка заверяется росписью исполнителя. Во втором случае эта отметка утверждается разрешающей визой соответствующего руководителя фирмы.

Четвертая и, пожалуй, наиболее существенная особенность документирования конфиденциальной информации, касающаяся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа, состоит в централизованном учете - присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. Одновременно на еще не изготовленный документ в службе КД заполняется комплект учетных карточек. Полученный черновиком документа учетный номер будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в течение его последующего «жизненного цикла». Обязательно учитываются проекты подготовленных конфиденциальных электронных документов, телетайпограмм, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер. Приложения к подготовленным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета, в том числе номер открытого документа, если приложение не содержит защищаемых сведений.

В случае, когда исполнитель имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнением этого этапа он обязан передать черновик в службу КД для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного документа. Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа.

В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.

Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек подготовленных документов, имеющем графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; подпись сотрудника участка подготовленных документов за получение карточки документа и дата; примечание.

Таким образом, подготовленный черновик и проект будущего документа постоянно находятся под контролем службы КД независимо от места и способа их изготовления. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их подписания или утверждения руководителем, то конфиденциальные документы - до изготовления проекта документа с черновика. Процесс превентивного, предупредительного контроля за документированием конфиденциальной информации и технологическая реализация этого процесса входят обязательной составной частью в структуру системы защиты информации от несанкционированного доступа к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации. Интересно, что еще не согласованный окончательно, не подписанный и не утвержденный проект конфиденциального документа на этапе окончания работы над черновиком обязательно зафиксирован по двум видам учета: во-первых, по учету носителей документированной информации и, во-вторых, по учету подготовленных документов, в учетной карточке которого последовательно отражается ход работ над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.

В процессе изготовления конфиденциального документа должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации :

-предотвращение несанкционированного изготовления конфиденциального документа кем-либо из персонала фирмы, даже при наличии объективных предпосылок для такого действия; ссылки на последующее получение разрешения на издание не должны иметь силы;

-обеспечение контроля за сохранностью носителей, на которых последовательно изготовляются черновик, проект документа и его варианты; контроль за сохранностью и порядком уничтожения испорченных носителей посредством установления информационной связи различных форм учета: например, учета носителя, учета черновика и изготовленного проекта документа, инвентарного учета и других;

-обеспечение тайны информации путем изготовления документа в специально оборудованном помещении, оснащенном комплексом технических средств защиты информации и исключающем нахождение в нем посторонних лиц;

-обеспечение оперативных и результативных проверок наличия, комплектности, целостности и подлинности документов путем нанесения на проект документа учетных и защитных отметок.

Этап изготовления конфиденциальных документов включает следующие технологические процедуры (рисунок 1.3.):

-прием работником службы КД от исполнителя черновика документа;

-традиционный или автоматизированный учет черновика и проекта подготовленного документа;

-печатание и выдача черновика и проекта документа исполнителю;

-перепечатывание отдельных листов и документа в целом;

-снятие копий с документа, производство выписки и изготовление дополнительных экземпляров документа;

-ежедневная проверка наличия у работника службы КД черновиков и проектов документов, находящихся на этапе изготовления.

При полном перепечатывании документа его новый вариант регистрируется за новым учетным номером. Новый учетный номер присваивается также копиям и выпискам из документа. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются в карточке и за номером основного документа с проставлением соответствующей отметки на размноженном документе и учетной карточке. Ценные текстовые и табличные конфиденциальные документы с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются централизованно в помещении службы КД с использованием пишущих машин или персональных ЭВМ. Информационные показатели в черновиках этих документов не указываются, а вписываются от руки первым руководителем в уже изготовленный экземпляр документа.

Основная масса проектов типовых по содержанию конфиденциальных документов может с разрешения первого руководителя фирмы изготавливаться децентрализовано самими исполнителями и руководителями непосредственно на рабочих местах при наличии специального защитного оборудования в их кабинетах, рабочих комнатах и с соблюдением общего прядка учета этих документов. Проект документа, изготовленный лично исполнителем или руководителем, немедленно передается им в службу КД вместе со всеми сопутствующими материалами для внесения необходимой записи в учетную карточку. После выполнения этой операции проект документа и все материалы возвращаются исполнителю под роспись в учетной карточке.

При этом следует помнить, что исполнителям не разрешается передавать черновики документов для печатания техническим сотрудникам подразделения, не имеющим допуска к выполнению подобной работы. Изготовление конфиденциальных документов осуществляется только на выделенных для этих целей пишущих машинках, компьютерах и принтерах. Эти средства должны находиться под контролем специалистов службы безопасности.

Чертежно-графическая документация изготавливается децентрализовано исполнителями с соблюдением установленных правил и под контролем руководителя подразделения (направления деятельности) фирмы и службы КД.

Конфиденциальные документы могут копироваться и размножаться с помощью соответствующей организационной техники с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм). Копирование и размножение конфиденциальных документов всегда санкционируется полномочным должностным лицом с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в помещении службы КД. Множительная техника обслуживается специалистами соответствующего структурного подразделения фирмы.

На принтере, как правило, изготавливается только один экземпляр конфиденциального документа. После окончательного согласования с него на копировальном аппарате снимается количество копий, указанное на обороте документа.

В ходе изготовления конфиденциальных документов не должны использоваться новая красящая лента и копировальная бумага. Под валик печатающего устройства нельзя подкладывать дополнительные уплотняющие листы бумаги. Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон, так как это может образовать эффективный акустический канал утечки информации. Испорченные листы и материалы, сопутствовавшие составлению и изготовлению документа, не следует выбрасывать и мусорную корзину, их необходимо помещать в специальные сборники и затем уничтожать в установленном порядке.

На последнем листе всех экземпляров отпечатанного документа (на лицевой или оборотной стороне) проставляются учетный номер, гриф конфиденциальности документа, фамилия исполнителя и номер его телефона, фамилия лица, печатавшего документ, дата. Указывается количество изготовленных экземпляров и при необходимости - адресность каждого из них. Может указываться номер магнитного носителя, с которого печатался документ. Кроме того, учетный номер с указанием грифа конфиденциальности проставляется на нижнем поле каждого листа документа, что закрепляет каждый лист за документом определенного номера. Количество экземпляров документа определяет исполнитель, исходя из реальной потребности в них.

Особо ценные документы на бумажных носителях могут при необходимости снабжаться специальными защитными средствами, препятствующими попыткам копирования или фальсификации документов, например угасание текста при копировании документа, использование красящих лент, отпечаток которых не воспроизводится при копировании или фотографировании, проставление условно случайных знаков в установленных местах, не воспроизводимых в процессе копирования или фальсификации.

При изготовлении документов на машиночитаемых носителях могут производиться следующие действия, затрудняющие несанкционированный доступ к этим документам : шифрование всего или части текста документа, внесение программных дополнений, не позволяющих посторонним лицам прочитать или скопировать документ. После изготовления с помощью компьютера бумажного или (и) машиночитаемого конфиденциального документа информация с магнитного диска, который использовался при составлении текста документа, стирается. Дискеты подлежат многократному форматированию или физическому уничтожению. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и работника службы КД в учетной форме документа и аппаратном журнале компьютера.

Этап издания конфиденциальных документов технологически не отличается от процесса придания открытому документу юридической силы. Однако при издании конфиденциальных документов должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:

-предотвращение доступа к документу должностных лиц и сотрудников, не имеющих служебного отношения к данному документу;

-предупреждение утраты документа или его частей, элементов

-текста в процессе передачи документа при издании;

-перекрытие визуальных и акустических каналов в процессе обсуждения с должностными лицами содержания документа.

Издание документа включает в себя следующие последовательно выполняемые процедуры:

-заключительное корректирование текста и подготовка документа к изданию (подбор необходимых материалов, предыдущих документов, уточнение фамилий руководителей и исполнителей, сроков исполнения, указанных в тексте, исправление допущенных неточностей и др.);

-итоговое внутреннее согласование документа (предварительное согласование проводилось при работе над черновиком и проектом документа);

-внешнее согласование документа;

-подписание документа руководителем;

-утверждение, одобрение документа (при необходимости).

Процедуры этапа организует лично исполнитель документа. При направлении проекта документа должностному лицу на срок более одного дня передача осуществляется через службу КД с внесением необходимых отметок в учетную форму документа и внутреннюю опись документов, находящихся у должностного лица. Факт передачи документа на срок до одного дня фиксируется росписью должностного лица во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя.

Проекты конфиденциальных документов должны обязательно визироваться руководителем службы КД. При визировании ему предъявляются все экземпляры документа со всеми приложениями, а также их учетные формы. Если в процессе визирования или подписания проекта документа принимается решение об изменении уровня грифа конфиденциальности, то такое изменение должно быть срочно внесено во все экземпляры документа, черновик редакции документа, в учетные формы и описи. Изменение грифа во всех указанных материалах заверяется росписью работника службы КД и датируется.

Следовательно, этапы изготовления и издания конфиденциальных документов характеризуются наличием комплекса специфических ограничительных и учетных процедур, предназначенных для защиты носителя и конфиденциальности информации, Особое значение в этом комплексе имеет процедура учета подготовленного черновика и проекта документа, которая дает возможность организовать постоянный контроль за движением проекта документа и работой исполнителя с ним.

2. Составление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел

Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных конфиденциальных документов, должны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.

Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел.

Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.

Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации. Вместе с тем номенклатура является и учетным документом для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых в архив предприятия.

Номенклатура конфиденциальных дел должна быть самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел, т.к. состав граф этих номенклатур имеет существенные различия.

Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел). Она составляется на каждый год подразделением конфиденциального делопроизводства на основе письменных предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав конфиденциальных документов, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделением конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом предприятия, рассматривается на заседании постоянно действующей экспертной комиссии предприятия и утверждается руководителем предприятия.

Такой порядок должен быть при первоначальной разработке номенклатуры конфиденциальных дел и в случае ее значительной переработки. Если таких изменений нет, то на каждый последующий год (до 5 лет) номенклатура перепечатывается, подписывается руководителем подразделения КД, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие без вышеперечисленных согласований.

Номенклатура должна иметь соответствующий гриф конфиденциальности, издаваться в двух экземплярах и регистрироваться в журнале учета изданных документов. Первый экземпляр номенклатуры хранится в подразделении конфиденциального делопроизводства и по окончании года подшивается в специальное дело, второй передается в качестве рабочего в архив предприятия. Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись на первом экземпляре номенклатуры, что является основанием для привлечения их к ответственности в случаях неправильного адресования документов в дела.

После утверждения номенклатуры дел возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с проставлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений.

Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием. В номенклатуру включаются также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы независимо от того, имеют или не имеют они гриф конфиденциальности. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиденциальные дела, поступившие из других предприятий: закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру дел соответствующего года, незакрытые - в номенклатуру дел текущего года.

Дела, ведущиеся в течение нескольких лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с момента их заведения до закрытия.

В номенклатуру не включаются документы, зарегистрированные по журналу учета документов выделенного хранения.

Планируемая группировка документов в дела закрепляется в номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщенном виде правильно и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке в дело. Не допускаются заголовки типа «Общая (разная) переписка», «Руководящие материалы» и им подобные, которые не раскрывают содержание дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела.

Заголовок может включать в себя указание вида дела («дело», «документы», «переписка») или видов документов, название автора, корреспондента, содержание документа (вопрос), время и место события.

Вид дела или виды документов обязательно указываются в заголовке любого дела и помещаются в начале его.

Полнота и сочетание в заголовках других компонентов могут быть различными. Указывать их следует тогда, когда они несут в себе необходимую информацию и без их наличия теряются индивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое понимание. При этом:

-в заголовках дел с планово-отчетной документацией указывается периодичность этой документации, например: «Месячные планы…», «Отчет о выполнении плана… за - г.»;

-если в деле объединяется переписка с несколькими однородными предприятиями, то в заголовке указывается их обобщенное название, например: «Переписка с приборостроительными заводами…»;

-в конце заголовков дел с копийными распорядительными документами пишется слово «копии».

При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:

-группировку документов в дело по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов);

-раздельную группировку документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения;

-группировку документов с учетом распределения обязанностей между сотрудниками предприятия, что позволяет в значительной мере предотвращать ознакомление пользователей с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы;

-группировку распорядительных документов по видам документов (приказы, указания, постановления, распоряжения, решения);

-группировку приказов по предприятию по трем делам: по основной деятельности, личному составу (при наличии конфиденциальных приказов) и оперативным вопросам;

-группировку приказов по основной деятельности в два дела: с подлинниками и копиями;

-группировку документов коллегий и других коллегиальных органов в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.);

-группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела);

-группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отдельно от их проектов;

-группировку документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года.

Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов.

При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия. Каждому разделу присваивается номер.

Дело с номенклатурой конфиденциальных дел, конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам, а при наличии разделов в разделе, соответствующему названию подразделения КД при структурной схеме построения номенклатуры дел, или в разделе «Конфиденциальное делопроизводство» при производственно-отраслевой схеме построения.

Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 01-01, 01-02, 02-01 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре.

Формирование конфиденциальных дел включает группировку документов по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов.

Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении КД.

В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в установленном порядке. Вторые экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения (до 10 лет) проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения КД допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату.

Ведение переходящих дел допускается в отдельных случаях, главным образом по планированию, проектированию, а также разработке научных тем и, как правило, для документов временного срока хранения.

В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательности или их сочетании.

Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров.

В делах с перепиской поступившие документы помещаются, как правило, вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены. Копии изданных инициативных документов, направляемых в другие предприятия, в целях обеспечения их сохранности подшиваются, как правило, в дело сразу, до получения ответов на них.

Распорядительные документы вышестоящих предприятий, изданные в текущем году, но поступившие в начале следующего года, помещаются в дело текущего года.

Планы и отчеты помещаются в дела года, к которому они относятся, независимо от времени их составления. Перспективные планы помещаются в дела начального года действия планов, отчеты об их выполнении - в дела последнего года действия планов.

Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках-скорошивателях или в папках регистраторах, если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимости могут выдаваться отдельные документы дел), в них ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вместе с документами дела.

Если в дела подшиваются документы, зарегистрированные по учетам предшествующего или следующего года (планы, отчеты и др.), то в журналах их учета рядом с индексом (номером) дела в скобках проставляется год дела, в которое они помещены.

Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель.

О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответствующая отметка в описи документов дела. При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производятся лишь в соответствующих учетных формах документов.

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.

Список литературы

секретный документ несанкционированный доступ

1.Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149 - «РГ» - Федеральный выпуск №4131 от 29 июля 2006 г.

2.Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти - «РГ» - Федеральный выпуск №4937 от 24 июня 2009 г.

.Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно - практическое пособие). - М.; «Издательство РАГС», 2003. - 372 с.

.Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов - Журнал «Делопроизводство» №1, 2008 г.

.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.; «Приор - издат», (издание 9-е переработанное и дополненное), 2010. - 160 с.